Proposal

Proyek Tugas Akhir/Project Work

Pengelolaan Dokumen

Disusun Oleh :
Nama : Wanti Mujiyati
Nis : 0492
Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)
BANGUN NUSANTARA
KECAMATAN PELEPAT ILIR KABUPATEN
BUNGO
TAHUN AJARAN 2008/2009

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadiran Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunianya,
penulis dapat menulis proposal ini, dalam rangka pemenuhan tugas akhir uji
kompetensi yang dilakukan oleh pihak seklah.
Seperti kita ketahui bahwa tujuan utama sekolah menengah kejuruan adalah
menyiapkan siswa untuk bekerja sesuai dengan keterampilan dan keahlian yang
dimilikinya.
Bagi siswa SMK keahlian sebagai modal utama untuk hidup nanti apabila
terjun didalam masyarakat. Menyadari sangat pentingnya suatu keahlian, maka SMK
mempunyai program, yang mana prorgram terebut siswa mempraktekkan langsung
dilapangan.
Sekarang siswa sebagai genersi penerus harus mampu menghadapi kemajuan
teknologi dan eraglobalisasi yang semakin maju, dengan begitu siswa mempunyai
skiil dan keterampilan.
Melalui uji kompetensi ini setidakya siswa dapat mengenal salah satu keahlian
dalam dunia bisnis dan manajemen, diharapkan pula dapat mengetahui apa yang
menjadi kebutuhan hidup.
Demikian proposal ini saya susun dan saya sangat mengharapkan saran dan
kritik yang sifatnya membangun dari berbagai pihak demi tercapainya hasil yang
memuaskan.

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.....................................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN.........................................................................................ii
KATA PENGANTAR.................................................................................................iii
DAFTAR ISI................................................................................................................iv

I. Latar Belakang.................................................................................................1
II. Keuntungan prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar dengan
menggunakan sistem agenda ..........................................................................1
III. Bahan ................................................................................................................2
IV. Peralatan...........................................................................................................2
V. Sistematika Pekerjaan ....................................................................................3
VI. Rencana anggaran biaya..................................................................................
a. Daftar harga bahan .............................................................................9
b. Harga peralatan....................................................................................9
VII. Sasaran Pengguna..........................................................................................10
VIII. Jadwal Pelaksanaan.......................................................................................10
IX. Penutup...............................................................................................................
a. Kesimpulan ........................................................................................11
b. Saran....................................................................................................11

Lampiran
1. Lembar kemajuan pelaksanaan
2. Daftar rencana bukti belajar

iv
I. Latar belakang

Pengolahan dokumen memiliki peranan penting dalam sebuah lembaga atau

intansi pada zaman sekarang ini. Pengolahan dokumen dilakukan sebagai kegiatan
untuk mencapai kebenaran dan melaksanakan kerjanya dan dapat dilakukan secara
sistematis. Didalam melaksanakan tugas pengolahan dokumen baik dalam bidang
pemerintah, swasta maupun masyarakat umum yang termasuk dalam pengolahan
dokumen adalah menangani surat masuk dan surat keluar.
Mengola dokumen merupakan tugas penting/rutin seseorang sekretaris karena
seorang sekrearis hampir tiap hari pasti berhadapan dengan dokumen. Agar dokumen
itu mudah dicari atau ditemukan kembali apabila diperlukan atau dibutuhkan maka
seorang sekretaris harus menyimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada,
yang dimaksud dalam pengolahan dokumen ini yaitu menangani surat masuk dan
surat keluar dengan sistem agenda.

II. Keuntungan Prosedur penangan surat masuk dan surat keluar dengan
sistem agenda
Keuntungan yaitu :
a. Dapat disusun dan ditulis denga jelas
Semua surat masuk maupun surat keluar dapat disusun dengan mudah sesuai
dengan ketentuan yang ada.
b. Jika diperlukan dapat dengan mudah ditemukan
Apabila kita membutuhkan surat atau dokumen tersebut dengan mudah kita
dapat menemukannya kembali.
c. Menghemat waktu dan tempat.
Penangan surat masuk maupun surat keluar ini sangat menghemat waktu dan
tempat.

1
III. Bahan

No Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jumlah

1 Buku tulis bergaris Folio Buah 1
2 Kertas catatan Post IT Pak 1
3 Isi staples Ukuran 10 Pak 1
4 Stop map 3 Warna Buah 10
5 Lem kertas Kecil Botol 1
6 Kertas HVS A4 Lembar 15

IV. Peralatan

No Nama Peralatan Spesifikasi Satuan Jumlah

1 Bak setempel 3 Susun Set 2
2 Stapler Ukuran 10 Buah 1
3 Pembuka surat Gunting/cutter Buah 1
4 Setempel tanggalan Manual Buah 1
5 Bak stempel Tinta biru Buah 1
6 Pulpen 2 Warna Buah 2
7 Pensil 2B Buah 1
8 Spidol permanent Buah 1
9 Penggaris 30 cm Buah 1
10 Stabillo 1 Warna Buah 1

V. Sistimatika pekerjaan
 Sistimatika pekerjaan surat masuk dan surat keluar ialah :
Prosedur surat masuk dan surat keluar
1. Prosedur pengurusan surat masuk
Langkah-langkah pengurusan surat-surat pada aumunya dilakukan sbb :
a. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan denga cara :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2. Meneliti ketepatan alamat sipengirim
3. Penggolongan surat sesuai dengan jenisnya.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat
telah diterima.

b. Penyortiran.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karywan
lainnya, dan surat dinas lainnya.
2. Mengolong-golongkan surat dinas kedalam : surat dinas rutin, surat
dinas penting, dan surat dinas rahasia.
3. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,
seperti surat tercatat atau terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wasel pos
dsb. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat
diterima oleh orang yang memang berhak.

3
c. pencatatan
 Tugasnya :
1. Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan
dapat cepat menangkap inti maksud dari isi surat, denga cara
menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting.
2. Pemeriksaan lampiran-lapiran

3
3. membubuhkan cap (time stamp atau elektric clock dating machine)
yang merupakan stampel agenda pada ruang yang kosong dibagian
atas atau bawah halaman pertama surat.
4. Mengagendakan surat masuk yaitu mencatat surat tersebut dalam
buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini disebut buku
agenda masuk (daily mail record) petugasnya dinamakan agendaris
(mail clirk) setiap surat masuk sicatat dan diberi nomor agenda
surat msuk.

d. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
dieruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
1. Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi (action slip)
oleh sekretaris atau kepada tata usaha.
2. Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan
kepada pimpinan atau kepada bagian untuk memperoleh tangapan atas
isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa
intruksi atau impormasi.
3. Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada
sekretaris atau kepala tata usaha selanjutnya diteruskan kepada unit
pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi.

4
e. Penyampaian surat
 Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi.
Tugasnya yaitu :
1. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi
intrern.
2. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekpedisi kepada penjabat
yang bersangkutan. Buku ekpedisi diparaf sebagai tanda surat telah
diterima.
3. Petugas pengarahan atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

f. Penyampaian berkas atau arsip surat masuk

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) mengikuti

langkah-langkah sbb :
1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan
(realsi mark). Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi
dengan kata-kata file atau dep (deponeren = disimpan), atau mengaris
bawahi kata-kata yang memberikan petujuk, bahwa masalahnya perlu
dilakukan penyimpanan
2. Mengindeks
3. Memberi kode dan menyortir
4. Menyimpan kedalam folder (map) tertentu, dan
5. Menata arsip

5
Dari uraian tentang prosedur surat masuk tersebut diatas, dapatlah dijelaskan dengan
memperhatikan skema arus pekerjaan sbb :
 Gambar arus prosedur surat masuk
Ekpedisi

penerimaan

Penyortiran

Agenda masuk

Ka.Bagian Pimpinan Ka.Bagian

Diposisi Diposisi Diposisi

Sekretaris / kepala
tata usaha

Diproses

Arsip

2. Prosedur pengurusan surat keluar

a. Pembuatan konsep
Kegiatan membuat rencana dan penyusuna penulisan surat keluar.

d. Pengetikan
1. Konsep yang telah mendapat persetujuan dan telah memperoleh
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengetikan
2. Kepala unit pengetikan hatus tekun dan teliti mentaktik hasil
pengetikan konsep surat hinga konsep surat itu menjadi bentuk
surat jadi (net surat, setelah melaui koneksi kesalahan).

e. penandatanganan
Net suart itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat
yang berwenang untuk ditandatangani.

f. Pencatatan
1. net surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai
kelengkapan lainya menjadi surat dinas resmi.
2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh
petugas yans disebut verbalitas
3. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal surat siap unutk
dikirim

7
g. Pengiriman surat keluar
Pengiriman surat keluar terbagi dalam dua bagian yaitu :
 Pengiriman surat intern dan pengirman surat ekstern.
Gambar prosedur surat keluar
Kepala bagian Pimpinan Kepala bagian

Disposisi

Sekretaris/ka. TU

Agenda verbal

Sekretaris umum

Pengetikan/penggan
daan

Sekretaris umum
Ka.Bagian Ka.Bagian

Tanda tangan Pimpinan Tanda tangan

Sekretaris/ka TU
cap, sampul, alamat

Ekspedisi Arsip

Keluar
h. Pengiriman surat keluar
Ada 2 cara yaitu intern dan ektern
8\
VI. Rencana anggaran biaya
a. Daftar harga bahan
 No Nama Bahan Spesifikasi Satuan J Harga Total
uml
ah
1 Buku bergaris Folio Buah 1 15.000 15.000
2 Kertas catatan Post IT Pak 1 3.000 3.000
3 Isi stapler Ukuran 10 Pak 1 15.00 1500
4 Stop map 3 Warna Buah 10 500 5.000
5 Lem kertas Kecil Botol 1 2000 2.000
6 Kertas HVS A4 Lembar 15 100 1.500
Jumlah 27.500

b. Harga peralatan
No Nama Bahan Spesifikasi Satuan J Harga Total
uml
ah
1 Baki surat 3 Susun Set 2 20.000 40.000
2 Stopler Ukuran 10 Buah 1 10.000 10.000
3 Pembuka surat Gunting/ctr Buah 1 4.000 4.000
4 Stempel tgl Manual Buah 1 15.000 15.000
5 Bak setempel Tinta biru Buah 1 10.000 10.000
6 Pulpen 2 Warna Buah 2 2.000 4.000
7 Pensil 2B Buah 1 2.000 2.000
8 Spidol Permanent Buah 1 7.000 7.000
9 Penggaris 30 cm Buah 1 2.000 2.000
10 Stabillo 1 Warna Buah 1 5.000 5.000
Jumlah 99.000
Total biaya dibutuhkan
a. Biaya bahan : Rp. 27.500
b. Biaya alat : Rp. 99.000
c. Biaya jasa : Rp. 220.000
Total biaya : Rp. 347.500

9
VII. Sasaran pengguna
 Dalam proyek penanganan surat masuk dan surat keluar dengan pada
Puskesmas Kuamang Kuning I SPA ini diharapkan dapat dilakukan oleh 3
bagian yaitu :
a. Intansi atau pemerintah adalah surat masuk dan surat keluar sebagai
alat komunikasi baik langsung maupun tidak langsung.
b. Intansi atau pemerintah adalah sebagai barang bukti untuk kemajuan
usaha yang sedang dilaksanakan dan sebagai bahan bukti atau
pertimbangan.
c. Masyarakat karena masyrakat sangat membtuhkan sebagai contoh atau
bukti kepda orang lain apabila orang lain terebut tak percaya

VIII. Jadwal pelaksanaan.

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Proposal
2 Konsultasi
3 Proses
4 Laporan
5 Verifikasi
6 Uji Nas

10
IX. Penutup

a. Kesimpulan
 Penyusunan proposal ini tentang surat masuk dan surat keluar memiliki peranan
yang sangat penting disuatu kantor. Pengetahuan keterampilan sangat diperlukan,
disamping itu sikap seorang siswa juga harus diperhatikan dan sangat diperlukan.

Dengan adanya uji praktek atau uji kompetensi jurusan administrasi perkantoran
dapat membantu atau mendidik siswa meperoleh keterampilan sebagai dasar atau
acuan untuk terjun langsung kedunia usaha dan bisnis. Dengan adanya penyusuan
proposal ini, kita dapat mengetahui tentang pengolahan dokumen yang baik dan agar
mendapatkan hasil yang memuaskan.

b. Saran
Sebelum siswa mengadakan atau melaksanakan prakerin, sebaiknya diadakan
pembekalan yang lebih matang.
Dalam uji kompetensi harus diperpanjang waktunya.
Sebagai guru pembimbing dalam monitoring siswa harus sesuai dengan jadwal yang
sudah diberikan.

11

PROPOSALPROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris
Paket keahlian : Sekretaris Yunior
Kode :
Alokasi Waktu:

Nomor Peserta:
Nama Peserta : Wanti Mujiyati
Judul Projek Work : Pengelolaan Dokumen

MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR

DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM AGENDA
DIRUANG LINGKUP PUSKESMAS
KUAMANG KUNING 1 SPA
Kuamang Kuning,……………2009

Menyetujui
DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Firdaus. SKM Wanti Mujiyati

Nip. Nis. 0492/9913130748

Mengetahui :
Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Rice Febrianti. Spd

Nip: Nip:
ii