P. 1
Proposal Projek Work 2

Proposal Projek Work 2

5.0

|Views: 1,146|Likes:
Dipublikasikan oleh Pantom

More info:

Published by: Pantom on Jan 25, 2009
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/03/2013

pdf

text

original

PROPOSAL

PROYEK TUGAS AKHIR (PROJECT WORK) PENGELOLAAN DOKUMEN

Disusun Oleh : Nama NIS Jurusan : Fitri Afriana : 0423 : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN BANGUN NUSANTARA KECAMATAN PELEPAT ILIR KAB. BUNGO TAHUN AJARAN 2008/2009

PROPOSAL PROJECT WORK
Satuan Pendidikan Program Keahlian Kode Alokasi Waktu: Nomor Peserta: Nama Peserta Judul Projek Work : Fitri Afriana : Pengarsipan Dokumen pada PT. Federal International Finance Kuamang Kuning PRODUK Produk JASA PENGARSIPAN DOKUMEN Jasa Pengarsipan Dokumen Kuamang Menyetujui DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji Kuning……………….2009 : Sekolah Menengah Kejuruan : Sekretaris / Administrari Perkantoran :

Erwin Virdiansyah

Fitri Afriana

Mengetahui : Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs.Sunaryo Nip:

Binti Markamah.Amd Nip:

KATA PENGATAR
Dengan mengucapkan alhamdulillah penulis sangat bersyukur atas segala rahmat dan hidayah yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha esa dan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang membantu penyusunan proposal ini. Proposal ini dibuat sesuai dengan praktek kerja yang telah dilaksanakan selam 4 bulan untuk menunjang proses belajar mengajar yang merupakan program pelaksanaan PSG (Pendidikan Sistem Ganda) yang juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas lulusan SMK yang propesional. Proposal ini juga merupakan persyaratan untuk mengikuti ujian akhir nasional. Penyusun proposal ini bertujuan agar sisiwa menengah kejuruan mampu mengembangkan pengetahuan dalam dunia industri, tidak hanya teori namun dapat menerapkannya dengan praktek kerja yang nyata seiring dengan kemajuan teknologi bangsa ini yang selalu mencari generasi yang cerdas dan memiliki keterampilan ataupun bakat nyata, maka penulis menyusun proposal ini dengan judul pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance. Dengan melaksanakan praktek kerja ini siswa mampu berpikir untuk selalu berusaha dalam memenuhi kebutuhan hidup dan ikut melestarikan lingkungan alam sebagai ungkapan rasa syukur atas segala anugrah Tuhan Yang Maha Esa. Tak ada gading yang tak retak, tak ada manusia yang sempurna, maka penulis sangat yakin dalam penyusunan proposal ini masih memiliki banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharap saran dan kritik dari berbagai pihak untuk memperbaiki proposal ini. Kuamang Kuning,………….2009

Penulis

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL……………………………………………………………….…i LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………………….ii KATA PENGANTAR……………………………………………………….............iii DAFTAR ISI…………………………………………………………………............iv I. II. III. IV. V. Latar Belakang ………………………………………………………1 Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen…………….1 Bahan………………………………………………………………….2 Peralatan………………………………………………………...........2 Sistematika Kerja……………………………………………….......... a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip ………………………...........3 a. 2 Keterangan………………………………………………...........4 b. 1 Seketsa kerja penemuan kembali arsip……………………….6 b. 2 Keterangan………………………………………………...........7 VI. Rencana Anggaran Biaya ……………………………………………. a. Daftar Harga Bahan ……………………………………………..9 b. Daftar Harga Peralatan …………………………………………9 VII. VIII. IX. 1. 2. Sasaran Pengguna…………………………………………………..10 Jadwal Pelaksanaan ………………………………………………..10 Penutup……………………………………………………………...10 Lembar kemajuan Pelaksana………………………………………… Daftar rencana bukti belajar…………………………………………

Lampiran………………………………………………………………………………

1. Latar Belakang Semakin maraknya persaingan-persaingan perusahaan dalam mencari tenaga kerja yang ahli disetiap kegiatan yang ada diperusahaan, maka setiap orang harus memiliki keahlian khusus . Seperti halnya dalam pengarsipan dokumen. Dengan mengarsipkan dokumen hendaknya dilaksanakan oleh seseorang yang ahli, agar dokumen-dokumen tersebut dapat tersimpan secara sistematis. Namun didalam sebuah perusahaan tidak semua sekretaris dapat melakukan secara rutin, seringkali terlihat banyak dokumen yang hendak harus diarsipkan masih menumpuk dimeja kerja sekretaris. Dengan kejadian itu seorang sekretaris sering mendapat teguran dari atasan karna kurang teratur dalam mengarsipkan dokumen sehingga dapat menajadika dokumen rusak atau hilang. Kejadian diatas juga terjadi pada sistem pengarsipan dokumen di PT. Federal International finance (FIF). Sehingga membutuhkan adanya pembenahan dalam mengarsipkan dokumen diperusahaan tersebut juga perlu dilakkan penyediaan order untuk tempat penyusunan dokumen yang akan disimpan sehingga tidak terjadi kekurangan. Untuk itu penulis mengajukan proposal ini agar dapat memerbaiki pola kerja dalam sisitem pengarsipan dokumen sehingga lebih teratur dan sistematis dengan judul pengarsipan dokumen dengan sisitem wilayah. II. Keuntungan dan Keunggulan Pengarsipan Dokumen Pengarsipan dokumen yang dilakukan dengan sistematis mempunyai keuntungan dan keunggulan antara lain : 1. Dokumen-dokumen tidak akan cepat rusak rusak dan hilang 2. Penemuan kembali dokumen dapat dilakukan dengan mudah 3. Dokumen dapat disusun secara sistematis 4. Ruang kerja terlihat rapi dan bersih

III. Bahan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nama Bahan Kertas HVS Pena “Pilot” Buku Agenda Tipe x Penggaris Pensil Penghapus Pensil Ordner Gide Card Kartu Indeks Map Kartu Klaper Spesifikasi A4 Hitam Folio Satuan Lembar Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Lembar Lembar Lembar Lembar Jumlah 15 1 1 1 1 1 1 10 10 10 10 10

IV. Peralatan No 1 2 3 4 5 Nama Peralatan Rak penyartir Lemari arsip Pelobang kertas Stepler Isi stepler Besar & kecil Besar & kecil Spesifikasi Satuan Unit Unit Buah Buah Buah Jumlah 1 1 1 2 2

V. Sistematika Kerja a. 1 Sketsa kerja penyimpanan arsip

Adapun proses penyimpanan arsip adalah sebagai berikut : Pengumpulan

Penelitian

Pentapan Indeks

Penetapan Kode

Penyortiran

Penyimpanan

Penataan

Perawatan

Pemusnahan

a. 2 Keterangan 1. Pengumpulan

Merupakan kegiatan bagian kearsipan untuk mngumpulkan dokumendokumen yang diarsipkan. 2. Penelitian Penelitian dokumen-dokumen dilakukan untuk memastikan data-data dokumen seperti alamat, nama pengirim, atau penerima terjadi kesalahan. Dalam meneliti dokumen tidak haya data yang diteliti namun perlu diteliti jumlah lampiran untuk mengetahui sama tidaknya dengan yang terlampir pada surat / dokumen. 3. Penetapan indeks abjad Setelah penelitian dokumen maka langkah selanjutnya adalah penetapan indeks dengan sistem wilayah untuk membuat daftar klasifikasi. Contoh daftar klasipikasi wilayah adalah sebagai berikut. Daftar klasipikasi Wilayah Wilayah Bungo Jambi Kuamang Kuning Sub Wilayah Bungo Jambi Bangun Harjo Bungo Jambi Jl. Jujuhan Jl. Kubang Ujo Jl. Pamenang Jl. Rimbo Bjang Jl. Singkut Karya Harapan Mukti Jl. Banda aceh Jl. Bandung Jl. Jakarta Jl. Jogja Dengan penetapan indeks yang disesuaikan dengan daftar kalsifikasi diatas maka langkah selanjutnya adalah penetapan kode abjad. Sub-sub Wilayah

4. Penetapan kode abjad Penetapan kode abjad digunakan untuk mempermudah dalam membuat kartu klaper. Contoh penetapan kode abjad misalnya B-1 (merupakan kode dari wilayah

bungo). Kode abjad tersebut digunakan dalam membuat kartu klaper. Contoh kartu klaper adalah sebagai berikut : BI No urut Tanggal Bungo – Jambi No. Kartu : 1 M atau K Perusahaan isi Ke

5. Penyortiran Surat-surat atau dokumen yag telah diteliti, diberi kode abjad lalu disortir sesuai dengan kepentingan surat apakah surat itu termasuk surat keluar atau surat masuk, surat rahasia atau biasa. Penyortiran dokumen dilakukan untuk mempermudah pengarsipan. 6. Penyimpanan Tempat penyimpanan arsip harus disediakan sebelum arsip-arsip akan disimpan, agar dalam penyimpananya dapat dilakukan secara teratur dan rapi. Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus disesuaikan atau diurutkan sesuai denga kode abjad yang telah dibuat pada kartu klaper. 7. Penataan Dalam menata arsip harus ditentukan cara penataanya. Agar arsip tertata / terlihat lebih rapi. Dalam penataan arsip dapat digunakan dengan 3 cara antara lain cara horizontal, vertikal dan lateral. 8. Perawatan hingga pemusnahan Setelah arsip tersimpan secara rapi, maka perlu adanya perwatan. Perawatan dilakukan untuk menjaga arsip tetap terjaga dari kerusakan. Misalnya denga selalu

membersihkan tempat penyimpanan arsip agar tidak menjadi lembab yang dapat menimbulkan arsip rusak. Dalam perawatan arsip, semua arsip juga perlu diperiksa atau diteliti untuk mengetahui arsip tersebut masih aktif atau arsip in aktif. Jika arsip itu termasuk arsip in aktif maka setelah kita tanyakan dan mendapat persetujuan dari pimpinan bahwa arsip tersebut merupakan arsip in aktif maka harus diadakanya pemusnahan. b. 1. Skestsa kerja penemuan kembali surat adapun proses penemuan kembali surat adalah sebagai berikut : Penelitian Kode

Penetapan tempat

Pencarian Dokumen

Pengambilan

Pergantian dengan Bon Pinjam

Pengambilan

b. 2. Keterangan 1. Penelitian kode

Untuk menemukan kembali dokumen/arsip yang telah disimpan maka perlu diadakan penelitian kode, agar tidak terjadi salah pengambilan arsip. 2. Penetapan tempat Setelah kode arsip diteliti maka pentapan tempat arsip dapat dilakukan dengan mudah. 3. Pencarian dokumen Dalam pencarian dokumen harus dilakukan secara teliti supaya dokumen yang akan diambil tidak salah dan sesuai dengan yang diminta. 4. Pengambilan Pengambilan dokumen dilakukan secara hati-hati dari tempatnya gar dokumen tidak rusak dan dokumen yang lain tetap tertata rapi. 5. Pergantian dengan bon pinjam. Arsip yang telah diambil harus diganti dengan bon pinjam arsip. Agar tidak terjadi hilangnya arsip karena pihak peminjam yang tidak bertanggung jawab.

Contoh dari bon pinjam adalah sebagai berikut :

Bon Pinjam Arsip Tanggal : ......................

1. Kode arsip 2. Nomor surat 3. Tanggal surat 4. Hal surat 5. Nama peminjam a. Bagian b. Jabatan 6. Lama dipinjam Yang memberikan Tanda tangan

: .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... : .................................................... ; tgl ...........s/d.............tgl.......... Yang meminjam Tanda tangan

Nama Terang

Nama Terang

6. Penyerahan Peminjam arsip yang telah mengisi bon pinjam arsip atau menandatanganinya maka arsip yang dipinjam tersebut harus diserahkan kepada pihak peminjam, dan berusaha mengingatkan kembali tentang pengembalian arsip yang telah disepakati dengan tepat.

V.I RENCANA ANGGARAN BIAYA a. Daftar harga bahan

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Nama Bahan Kertas HVS Pena “Plat” Buku agenda Tipe x Pengaris Pensil Penghapus k Ordner Guide card Kartu indeks Kartu klaper map Jumlah

Spesifik asi A4 Hitam falio

Satuan Lembar Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Lembar Lembar Lemabr Lembar

Jumlah 15 1 1 1 1 1 1 1 10 10 10 10

harga 200 2000 11000 2500 100 1500 1000 15000 700 700 700 500

Total Harga 3000 2000 11000 2500 1000 1500 1.000 150.000 7000 7000 7000 5000 198.000

b. Daftar harga peralatan No Nama Peralatan Spesifikas i 1 2 3 4 5 Rak penyortir Lemari arsip Pelubang k Stepler Isi stepler Bsr&kcl Bsr/kcl Unit Unit Buah Buah Buah Satuan J uml ah 1 1 1 2 2 100.00020 0.000 30.000 1.000 1.000 harga Total Harga 3000 2000 11000 2500 1000 332.000

Jumlah Total biaya yang dibutuhkan a. Biaya bahan b. Biaya alat c. Biaya jasa Total biaya VII. Sasaran Pengguna Rp. 198.000 Rp. 332.000 Rp. 250.000 Rp. 780.000,-

Kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International Finance dilakukan hanya 1 bagian saja yaitu hard copy atau sekretaris dan kegiatan

pengarsipan ini sangat penting dilakukan pada organisasi-organisasi baik swasta maupun negeri juga lembaga-lemabga pemerintah. Pada PT. Federal International Finance dalam pengarsipannya ini lebih baik menggunakan sistem wilayah. VII. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan 1 2 3 4 5 6 Proposal Konsultasi Proses Laporan Verifikasi Uji Nas Desember Januari Februari Maret April 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

IX. Penutup Dengan terselesainya proposal ini yang telah diajukan dengan adanya bimbingan-bimbingan yang akan dijadikan sebagai suatu pembenahan kegiatan pengarsipan dokumen pada PT. Federal International finance yang dilaksanakan oleh sekretaris perusahaan tersebut, maka penulis sangat berharap adanya partisipasi dan dukungan karyawan pada program yang telah dibuat ini, agar tujuan didalam proposal ini terpenuhi. Penulis juga mengharapkan dengan adanya proposal ini kegiatan pengarsipan dalam perusahaan akan lebih teratur guna menunjang kualitas kegiatan perusahaan untuk lebih baik. Dan semoga proposal ini dapat bermampaat bagi penulis, pembaca dan perusahaan agar dapat mengetahui pentingnya pengarsipan dalam kelancaran kegiatan perusahaan/lingkungan.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->