KATA PENGANTAR

Puji sukur penulis panjatkan kehadirat tuhan yang maha esa karena berkat
rahmat,iman,kesehatan dan kekuatan yang telah di limpahkan nya sehingga penulis
dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik.Tujuan utama disusunnya proposal ini
adalah untuk melengkapi UAS/UAN tahun ajaran 2008/2009 dan agar siswa mampu
untuk meningkatkan pengetahuan dan memberi bekal untuk belajar lebih lanjut.
Tidak lupa pula penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu penulis dalam menyelesaikan proposal tugas akhir atau project work,.
khusus nya kepada:
 Kepala sekolah SMK Bangun Nusantara.
 Semua majelis guru khususnya jurusan sekretaris.
 Guru pembimbing.
 Dodi puskesmas kuamang kuning I spa dan,
 Semua teman-teman kelas III sk.

Akhirnya penulis menyadari dalam penulisan proposal ini masih belum sempurna,
oleh karna itu penulis berharap adanya kritik dan saran yang sifatnya memperbaiki
atau menyempurnakan proposal ini.

Kuamang kuning, april 2009

Penulis
 PROPOSAL
PROYEK TUGAS
AKHIR/PROJECT WORK
“MENGELOLA DOKUMEN”

Disusun Oleh :
Nama : Aan Sukoco
Nis : 0393
Kelas : III SK
Jurusan : Sekretaris

YAYASAN PENDIDIKAN BANGUN NUSANTARA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)
BANGUN NUSANTARA
KECAMATAN PELEPAT ILIR KABUPATEN
BUNGO
TAHUN AJARAN 2008/2009
 DAFTAR ISI

Halaman judul ……………………………………………………………………..i

Lembar pengesahan ………………………………………………………………..ii
Kata pengantar …………………………………………….………………………..iii
Daftar isi……………………………………………………...………………………iv

I. Latar belakang……………………………………………….....……………1
II. Keuntungan prosedur jasa penangan Surat keluar………...…..………….2
III. Bahan………………….…………………………………………………..…..2
IV. Peralatan …………………………….…………………………………..……3
V. Sistematika …………………………….……………………………..………3
VI. Rencana anggaran biaya………………………………………….…………4
a. Daftar harga bahan …………………………….………………..……... 4
b. Daftar harga peralatan…………………………..………………..……..4
VII. Sasaran pengguna……………………………….….……………..…….…..5
VIII. Jadwal pelaksanaan…………………………….….……………….….…...5
IX. Penutup……………………………………………….……………….……..6
A. Kesimpulan……………………………………..………………….….…6
B. Saran………………………………………..……………………….…...6

Lampiran
1. lembar kemajuan pelaksanaan
2. Daftar rencana bukti belajar
1. Latar belakang

Kegiatan administrai dilaksanakan lembaga pemerintah atau swasta,yang

mana setiap kantor menyediakan jasa informasi baik untuk keperluan internal kantor
atau eksternal.Di setiap perkantoran membutuhkan sekretaris yang man tugas nya atau
kegiatan nya menangani berkas baik menangani surat keluar yang di mulai dari surat
masuk sampai surat keluar sebagai bahan pertimbangan surat tersebut menjadi arsip.
Pada perkantoran yang sering menjadi permasalahan bagi penanganan surat
adalah surat keluar,selain banyak hal-hal dalam penanganan surat keluar yang
membuat seorang sekretaris selalu di marahi oleh atasan,seperti pada kejadian
penanganan surat yang penting dan mempunyai batas waktu yang mendesak,dimana
surat di catat oleh sekretaris lalu di sampaikan ke atasan sampai surat di kirim,dan
sekretaris akan kena tegur karena tidak mengingatkan atasan tentang surat tersebut.
Untuk itu di ajukan proposal ini yang akan dapat memperbaiki penanganan surat
keluar secara efesien dan efektif.
II keuntungan prosedur penanganan surat keluar.

Kejadian di atas tentang masalah penanganan surat keluar yang terjadi dapat di
perbaiki dengan prosedur yang akan di ajukan,serta mempunyai keuntungan .
a. Semua surat akan tercatat secara detail,dan dapat di telusuri apabila hilang.
b. Surat yang di tangani dan di berikan ke atasan agar dapat di tindak lanjuti oleh
atasan karena akan di buat berdasarkan klasifikasi kepentingan nya.
c. Surat yang telah di berikan di sposisi oleh atasan agar cepat di tangani
d. Semua surat tidak akan mengalami keterlambatan dalam penanganan nya.

III Bahan yang di gunakan dalam menangani surat keluar

No Nama bahan spesifikasi Satuan jumlah

1 Buku tulis bergaris folio buah 1

2 Lem kertas kecil botol 1
3 Kertas HVS A4 lembar 15
4 Isi stapler Ukuran 10 pak 1
5 Stap map 3 warna buah 10
6 Kertas catatan Post IT pak 1

IV Peralatan yang diperlukan dalam menangani surat keluar

No Nama peralatan spesifikasi satuan jumlah
1 Baki surat 3 susun set 2
2 Pembuka surat Gunting/cutter buah 1
3 pensil 2B buah 1
4 penggaris 30 cm buah 1
5 stabilo 1 Warna buah 1
6 stapler Ukuran 10 buah 1
7 stempel tangan Manual buah 1
8 pena 2 Warna buah 2
9 bak stempel Tinta biru buah 1
10 spidol permanent buah 1
V Sistematika pekerjaan

Dalam pengujian proposal ini yang akan di lakukan adalah sistem di

sentralisasi di mana surat keluar yang akan di kelola masing-masing bagian dalam
melaksanakan sistem ini. Adapun sketsa gambar dalam proses surat keluar adalah
sebagai berikut :

Instruksi pimpinan Pembuatan konsep

Persetujuan konsep

pengatikan Penanda tangan

pencatatan

pengiriman penyimpanan

Keterangan gambar :

a. Pembuka konsep
Pembuka konsep sebaiknya di buat secara lengkap di sesuai kan dengan
bentuk yang di kehendaki di suatu organisasi kantor,sehingga memprmudah
pengetikan dalam mengetik surat.

b. Persetujuan konsep
 Apabila konsep surat sudah selesai di buat maka konsep surat harus di minta
persetujuan kepada pimpinan,apabila konsep surat terdapat kesalahan,maka
konsep surat akan di betulkan oleh pimpinan.

c. Pengetikan
Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode
Nomor surat,diserah kan kepada petugas pengetikan konsep surat itu menjadi
bentuk surat setelah melalui koreksi kesalahan.

d. Penanda tangan
Kemudian surat tersebut di sampaikan pimpinan atau pejabat yang
berwenang untuk menanda tangani nya.

e. Pencatatan
Kemudian surat tersebut di catat dalam buku agenda atau verbal khusus untuk
mencatat surat surat keluar dan surat tiap di kirim.

f. Pengiriman.
Surat di kirim pada organisasi kantor yang di tujudapat mempergunakan buku
ekspedisi.

g. Penyimpanan.
Penyimpanan surat-surat yang telah diproses atau yang telah di tanggapi di simpan
oleh sekretaris dalam lemari arsip.

VI Rencana anggaran biaya

A. Daftar harga bahan
No Nama bahan spesifikasi satuan jumlah harga total
1 Buku tulis bergaris folio buah 1 10.000 10.000
2 Lem kertas kecil botol 1 2.500 2.500
3 Kertas HVS A4 lembar 15 100 1.500
4 Isi staples Ukuran 10 pak 1 2.000 2.000
5 Stop map 3 Warna buah 10 500 5.000
6 Kertas catatan Post IT pak 1 4.000 4.000
Jumlah 25000

B. Daftar harga peralatan

No Nama peralatan spesifikasi satuan jumlah harga total

1 Buku surat 3 susun set 2 20.000 40.000

2 Pembuka surat Gunting/cutter buah 1 4.000 4.000
3 Pensil 2B buah 1 2.000 2.000
4 Penggaris 30 cm buah 1 2.000 2.000
5 Stabillo 1 Warna buah 1 5.000 5.000
6 Staples Ukuran 10 buah 1 10.000 10.000
7 Stempel tunggal Manual buah 1 15.000 15.000
8 Pena 2 Warna buah 1 2.000 2.000
9 Bak stempel Tinta biru buah 1 10.000 10.000
10 Spidol permanent buah 1 8.000 8.000
Jumlah 98.000

Total biaya di butuhkan :

A. Biaya bahan : Rp. 25.000
B. Biaya peralatan : Rp. 98.000
C. Biaya jasa : Rp.150.000
Total biaya; Rp. 273.000

VII Sasaran pengguna

 Di dalam proyek penanganan surat keluar di puskesmas kuamang kuning I spa
dapat di lakukan oleh organisasi itu sendiri, terutama para sekretaris yang menangani
surat kaluar dan sasaran akan di lanjutkan ke lembaga :

1. Instansi pemerintah
Surat keluar digunakan sebagai alat komunikasi langsung maupun tidak langsung
2. Instansi swasta.
Sebagai barang bukti untuk kemajuan usaha yang sedang di laksanakan sebagai
bahan bukti
3. Masyarakat umum
Masyarakat sangat membutuhkan sebagai contoh atau bukti Kepada orang lain
apabila orang itu tidak percaya.

VII Jadwal pelaksanaan

Kegiatan Desember Januari Februari Maret April

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Proposal
2 Konsultasi
3 Proses
4 Laporan
5 Verifikasi
6 Uji Nas

IX PENUTUP

Penulis berharap semoga proposal ini bermanfaat dan diharap kan menjadi
pedoman dalam memasuki dunia kerja agar dalam praktek nya nanti dapat mudah
mengelola dokumen,sehingga pengelolaan dokumen dalam suatu instasi /perusahaan
dapat berjalan dengan baik dan lancar.serta instasi /perusahaan yang terkait dalam
proposal ini dapat memberikan kerja sama yang baik,bagi pembaca hendak nya
mengetahui isi atau maksuddaru proposal ini.

A. Kesimpulan

1. pemahaman proses surat keluar dapat lebih di kuasai dengan praktek langsung
2. keterampilan mengelola dokumen sangat di butuh kan oleh seorang sekretaris
3. cara mengelola surat keluar harus dilakukan dengan baik
4. tugas pokok seorang sekretaris adalah mengelola dokumen
5. dengan adanya uji kompetensi maka kemampuan siswa-siswi dapat di ketahui

B. Saran

1. sebelum siswa melakukan praktek sebaik nya di adakan pembekalan terlebih

dahulu
2. semoga kami dapat memanfaatkan apa yang telah kami pelajari baik teori atau
praktek
3. dengan ada nya proposal ini dapat membantu dan bisa bermanfaat bagi semua
pihak serta lebih baik lagi untuk tahun baru.

LEMBAR PENGESAHAN
PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK
SATUAN PENDIDIKAN : SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN
PROGRAM KEAHLIAN : SEKRETARIS
 KODE : F-26
ALOKASI WAKTU : 80 s/d 100 JAM

Nomor peserta :
Nama peserta : Aan sukoco
Judul proyek : pengelolaan dokumen

PRODUK
JASA PENGURUSAN SURAT KELUAR DI
RUANG LINGKUP PUSKESMAS

KUAMANG KUNING I SPA

Kuamang kuning, November 2008

Di setujui Peserta WI
Du/di/pemberi order

Mengetahui Guru pembimbing

Kepala sekolah
PROYEK TUGAS AKHIR/PROJECT WORK

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Program Keahlian : Sekretaris
Kode : F - 26
Alokasi Waktu: 80 s/d 100 Jam

Nomor Peserta:
Nama Peserta : Aan sukoco
Judul Projek Work : Pengelolaan Dokumen

JASA PENGURUSAN SURAT KELUAR

DIRUANG LINGKUP PUSKESMAS
KUAMANG KUNING I SPA

Kuamang Kuning,……………2009
Menyetujui
DU/DI/Pemberi Order Peserta Uji

Firdaus. SKM Aan Sukoco

Nip. Nis.

Mengetahui :
Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Sunaryo Rice Febriyanti. Spd

Nip. Nip.