Time Management

Dipresentasikan oleh Muhammad Adha Ilhami

Curriculum Vitae

Muhammad Adha Ilhami S1 & S2 : Institut Teknologi Bandung Pengalaman di kemahasiswaan: 1. Ketua Divisi PSDM Himpunan MTI-ITB 2. Staf Kaderisasi Kabinet Mahasiswa ITB 3. Komandan Lapangan (DanLap) Kaderisasi Himpunan MTI-ITB 4. Anggota Tim Majelis Wali Amanat Mahasiswa ITB 5. Tim Konseptor Kaderisasi Himpunan MTI-ITB 6. Mentor Kaderisasi (OSKM ITB) 7. Asisten Lab Perancangan Sistem Kerja & Ergonomi 8. Kepanitiaan : 27 kegiatan kepanitiaan (seminar, pelatihan, upgrading, dll) IP S1 : 3,12 & IP S2 : 3,93 Durasi Kuliah S1 : 5 tahun dan S2 : 1,5 tahun

First things first

You cant manage time!

First things first

Time is Finite

First things first

Time is A Hard Constraint

Time Self

Management

Tujuan Manajemen (Diri) Waktu

Stress=Mengatur waktu secara baik dapat

mencegah stres pada hal yang kita kerjakan. Balance=Kebiasaan yang baik membuat kita mendapatkan kehidupan yang berimbang, dengan waktu dan energi yang cukup untuk bekerja, keluarga, dan diri sendiri.
Mackenzie, 1997

Tujuan Manajemen (Diri) Waktu

Productivity=Jika anda bisa menjadi lebih

efektif dengan waktu, anda secara otomatis meningkatkan produktivitas anda. Goals=untuk mencapai progress demi tujuan personal atau profesional, kita membutuhkan waktu. Tak ada yang bisa dikerjakan saat kita kehabisan waktu.

Mackenzie, 1997

Konsep yang Salah

Time management is nothing but

common sense. I work best under pressure. I use an appointment calendar and a todo list. Isnt that good enough? Im a spontaneous person. Time management will take all of the fun out of life. I dont have time to learn how to do all of this.

Langkah Mengatur Waktu

Goals Task List Time Management

Tool Scheduled Planning Session

Putting it All Together

1. Mulai dengan tujuan jangka panjang.

2. Hubungkan aktivitas harian terhadap tujuan jangka panjang.

3. Tetapkan prioritas pada aktivitas harian berdasarkan kontribusinya terhadap tujuan jangka panjang. 4. Jadwalkan aktivitas berdasarkan prioritas dan tingkat konsentrasi yang dibutuhkan. 5. Stay on track, siapkan rencana untuk menuntun anda melalui krisis dan gangguan.
Mackenzie, 1997

1.Effective Goals SMART

Specific Measurable Achievable Realistic Timed

2. Priorities
Priority Matrix
Importance
high

Urgency

HighLow

HighHigh

The most successful people spend 65 to 80 percent of their time on activities that are important, but not urgent. The typical person spends about 15 percent of his or her time on those activities and much more (50-60 percent) on putting out fires for urgent, but not important activities such as interruptions and handling other peoples priorities.
Mackenzie, 1997

LowLow

LowHigh
high

low

3. The 80/20 Rule (Pareto Principle)

20% of your efforts produce 80% of the

results.
Belajarlah memahami dan fokus pada 20%, 20% dari teman, staf, dan permasalahan memungkinkan 80% dari dukungan dan kepuasan yang diharapkan. 20% itu adalah suporter anda dan anda harus menjaganya.

Vaccaro, 2000

Ilustrasi

Permasalahan Paijo Permasalahan Tukimin

Dono

Parto
Suparjo Imin
Partini

Joko Mono Jono

The 80/20 Rule Where are you?

Anda berada di daerah 80% jika anda: Bekerja pada aktivitas yang orang lain ingin anda di situ, namun tidak ada investasi apapun dari orang lain tersebut pada aktivitas tersebut. Secara terus menerung bekerja pada aktivitas dalam kondisi urgent Menghabiskan waktu pada aktivitas yang bukan anda kuasai Mengeluh sepanjang waktu.

The 80/20 Rule Where are you?

Anda berada di daerah 20% jika anda: Berada di aktivitas yang memajukan tujuan anda dalam hidup. Melakukan pekerjaan yang selalu anda inginkan atau membuat anda merasa nyaman Bekerja pada aktivitas yang tidak anda suka, namun anda melakukannya karena anda tahu aktivitas tersebut berhubungan dengan tunjuan yang lebih besar Tersenyum

Implementasi the 80/20 Rule

Sedikit membaca. Identifikasikan 20%

dari jurnal yang anda dapat yang paling bagus. Ikuti perkembangan teknologi. Teknologi mempermudah pekerjaan. Ingat yang dasar. Lalu gunakan etika dan kemampuan mengambil keputusan sehingga anda akan tetap berada pada daerah 20%

Yang Menghabiskan Waktu

Meninggalkan Komunikasi yang

pekerjaan Staf yang tidak cukup Bersosialisasi Bingung antara tanggungjawab atau kekuasaan

buruk Kendali dan laporan kemajuan yang minim Informasi yang tidak lengkap Perjalanan

Time Wasters
Manajemen

berdasarkan krisis Adanya telepon bilang tidak Rencana yang tidak Menunda cukup Rapat-rapat Tamu yang terus Paperwork menerus datang Delegasi yang tidak efektif

Kurang disiplin Ketidakmampuan

Berani katakan tidak?

Mengapa sulit berkata tidak? Banyak dari kita berpikir bahwa menolak adalah tidak sopan bahkan penghinaan. Cenderung menilai waktu orang lain lebih penting dari pada waktu kita. Kita memiliki keinginan untuk disukai. Bahkan ada pikiran kalau menolak adalah sifat malas atau egois.

Katakan tidak bisa

Cara penolakan yang halus? Saya tidak bisa sekarang, tapi nanti bisa Saya bukan orang yang pas untuk pekerjaan itu, bagaimana kalo si Saya lagi ada kerjaan Saya tidak bisa fokus ke pekerjaan itu saat ini.

Katakan tidak
Saya sudah komit untuk beresin

pekerjaan ini dulu, baru nanti saya bantu. Normalnya sih bisa, tapi saya ada pekerjaan yang tidak diduga dan harus beresin itu dulu Sebaiknya saya bilang tidak deh, daripada ntar hasilnya ga bagus

 Orang Indonesia bukanlah bangsa

pemalas, namun bangsa ini adalah bangsa yang malas untuk memulai. Butuh energi yang cukup besar untuk memaksa diri untuk memulai sementara butuh pengalihan kecil untuk membuat berhenti. Tips: jangan berhenti sampai pekerjaan tersebut selesai.
Ilhami, 2007

Contoh Time Management

Where does all my 1 (most Put these in order of time go?important) to 10 (least important)

Earning some extra cash

Keeping fit / playing sport Listening to music. Revising for exams Time with my family Looking after my appearance Finding (or spending time with) a partner

Watching TV

Planning my summer holiday

Socialising with friends

Vacarro, 1999

Membuat Jadwal Aktivitas

Misal: Persiapan ujian
Pertanyaan awal:

Berapa minggu waktu sebelum ujian?

Jarak UTS ke UAS adalah 7 minggu

Berapa waktu maksimum yang secara realistis bisa saya alokasikan?

.hari kerja? .sabtu? .minggu? .2 jam? .0 jam? .3 jam?

Apakah ada hari dalam selang 7 minggu tersebut yang tidak mungkin saya gunakan untuk persiapan ujian?
Final Liga Champion Lebaran Hari libur Pernikahan teman Liga Inggris dan Spanyol Tahun baru

Ulang tahun/traktiran teman

Semi Final Liga Champion

Berapa banyak Mata Kuliah?

Menggambar Teknik Pendidikan Agama 2 Pendidikan Kewarganegaraan

Kalkulus 2
Fisika Dasar 2

Berapa banyak topik dalam satu mata kuliah?

Potongan
(1Jam)

GLBB (1Jam) Magnet (1Jam)

Isometric (1Jam)
Makna Shalat (1Jam) Zakat (1Jam) Wajib Militer (1Jam) Tur Parsial (1Jam) Slopes
(1Jam)

Integral (1Jam)

JUMLAHKAN !!!!
Alokasi jam per hari x Jumlah hari kuliah dalam 7 minggu Alokasi jam per Sabtu x Jumlah hari sabtu dalam 7 minggu Alokasi jam per Minggu x Jumlah hari minggu dalam 7 minggu Total jumlah jam untuk persiapan ujian = Jumlah semuanya 2 x 28 = 56 1x7=7 1x7=7 56 + 7 + 7 = 70

Jumlah total tersebut dibagi jumlah minggu = alokasi belajar waktu mingguan 70 7 = 10

ALOKASIKAN WAKTU UNTUK SETIAP MATA KULIAH !!!!

Tidak harus sama antara satu mata kuliah dengan mata kuliah lain Mata kuliah yang berat diberikan alokasi waktu yang lebih banyak

Anda tidak harus memberikan alokasi waktu yang sama untuk setiap topik pembahasan Anda mungkin perlu mengalokasikan waktu yang lebih banyak pada topik yang lebih sulit.

Subject

Jam total untuk belajar

Alokasi jam per week

Menggambar Teknik Pendidikan Agama Pendidikan Kewarganegaraan Kalkulus 2 Fisika Dasar 2

TOTAL

14 14 7

2 2 1

21
14 70

3
2 10

Schedule dari tanggal sampai ..

Gamtek
2jam

PAI
2jam

PPKN
1jam

Kalkulus
3jam

Fisdas
2jam

TOTAL

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu TOTAL Potongan

(1Jam)

Tur Parsial
(1Jam)

Makna Shalat (1Jam)

GLBB
(1Jam)

1 2

Slopes
(1Jam)

1
2 1 0 3 10

Wajib Militer (1Jam)

Isometric
(1Jam)

MALEM MINGGU NONTON BPL & LA LIGA

Zakat
(1Jam)

Integral
(1Jam)

Magnet
(1Jam)

Komitmen terhadap Jadwal

Komitmen adalah bagian akhir yang

sangat penting. Tanpa komitmen jadwal hanyalah selembar kertas. Bekali diri anda dengan strategi penolakan terhadap gangguan atau masalah. Kenali/identifikasi aktivitas tiba-tiba yang prioritasnya lebih besar dari rencana anda.

Terima kasih