Proposal

DAFTAR ISI
1. Pendahuluan .................................................................................................2 2. Sistem Inventori ............................................................................................3 Flow Diagram.................................................................................................4 Rencana Proses, Fitur & Fungsi...................................................................6 Spesifikasi .....................................................................................................7 3. Langkah-langkah ..........................................................................................8 4. Hasil Pembangunan Aplikasi .......................................................................9 5. Implementasi Aplikasi ..................................................................................9

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 1 / 9

Proposal

1. Pendahuluan
Sebuah perusahaan / instansi tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Selain itu proses pemasukan dan pengeluaran barang juga merupakan hal yang umum terjadi. Dengan banyaknya jenis barang yang mungkin akan disimpan dan dalam jumlah yang besar pula maka akan timbul kesulitan dalam melaksanakan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Akan sangat lebih menyulitkan lagi jika proses tersebut masih dicatat dan diatur secara manual. Sistem inventaris yang baik haruslah memperhatikan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan proses pemasukan dan pengeluaran barang. Hal hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyimpan barang agar berada pada tempat semestinya, bagaimana mengatur lokasi penyimpanan barang serta pengelompokannya sehingga pengeluaran kembali barang tersebut dapat dilakukan dengan mudah. Jika proses pengaturan dilakukan secara manual, butuh banyak catatan posisi/lokasi barang yang setiap saat bisa berubah. Selain itu tercecernya barang juga sangat mungkin terjadi, terutama jika aktivitas sangat tinggi sedangkan pengawasan kurang. Dengan adanya perangkat lunak yang dapat membantu mengatur posisi barang serta menampilkan lokasi dari barang yang harus dikeluarkan, maka proses keluar masuk barang akan lebih efektif dan efisien. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya transaksi (keluar / masuk barang) dan jenis barang, juga faktor human error dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena lokasii penyimpanan yang belum diatur dengan baik. Pengaturan penyimpanan barang dalam gudang atau pada beberapa lokasi penyimpanan tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang.

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 2 / 9

Proposal

Kesulitan kesulitan tersebut diatas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan penyimpanan barang yang dilakukan secara terkomputerisasi. Tujuan utama pembuatan sistem ini adalah untuk mengatasi masalah kesulitan pengaturan barang secara manual serta meminimalkan kesalahan dalam pencatatan yang dilakukan secara manual. Pengaturan penyimpanan penyimpanan. Sistem yang dibuat meliputi pencatatan data barang, transaksi yang melibatkan keluar-masuknya barang ke/dari gudang serta sistem pelaporan. barang akan ditunjang dengan adanya identifikasi lokasi

2. Sistem Inventori
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem inventory perusahaan adalah sistem pemasukan, pengeluaran, pemeriksaan stok dan pembuatan laporan. Untuk sistem inventory, yang akan ditekankan pada proses pemasukan barang, pengeluaran barang serta pemeriksaan stok barang. Berikut akan dijabarkan lebih detail lagi mengenai ketiga proses tersebut. Pemasukan barang Pemasukan barang merupakan proses penambahan inventori barang. Proses pemasukan barang dalam perusahaan terjadi setelah adanya pembelian dari supplier. Jika terjadi retur penjualan, barang tidak akan disimpan sebagai inventori barang baru tetapi akan disimpan sebagai barang rusak. Pengeluaran barang Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan. Pemeriksaan stok Pemeriksaan stok dilakukan secara periodik, misal per triwulan namun bisa juga dilakukan tidak secara periodik. Pemeriksaan stok tidak selalu dilakukan

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 3 / 9

Proposal

secara keseluruhan, tetapi lebih sering dilakukan untuk beberapa barang yang dianggap memiliki frekwensi transaksi yang cukup besar. Pada masalah inventory barang di lingkungan Departemen Kebudayaan Pariwisata, agak sedikit unik, karena didalam pemesanan barang tidak dilihat dari frekwensi keluar/masuk-nya saja tetapi amat sangat bergantung pada event atau rencana program yang akan dilaksanakan pada periode berikutnya, untuk itu maka fungsi bagian perencanaan amat sangat berperan pada proses rencana pengadaan barang. Sehingga urutannya menjadi : Perencanaan Perencanaan Distribusi Barang Daftar Rencana Kebutuhan Barang Proses Pemeriksaan Kebutuhan terhadap Stock Barang Daftar Usulan Pengadaan Barang Pemesanan Barang Pemasukan Barang Surat Jalan Entry Barang Pengeluaran Barang Permohonan Barang Tanda Terima Pemeriksaan Stock Perhitungan Stock

Flow Diagram
Flow diagram dibawah ini mencoba untuk menggambarkan keterkatian antar bagian yang terhubung dalam sebuah rangkaian kegiatan, yaitu kegiatan pada bagian perencanaan, kegiatan pada saat pemasukan barang dan kegiatan pada saat pengeluaran barang.

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 4 / 9

Proposal

Flow Diagram pada saat kegiatan perencanaan

Flow Diagram Kegiatan Pemasukan Barang

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 5 / 9

Proposal

Flow Diagram Kegiatan Pengeluaran Barang

Rencana Proses, Fitur & Fungsi

Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi yang terintegrasi, sehingga seluruh kegiatan perencanaan, pemasukan barang dan pengeluaran barang serta pelaporan dilakukan oleh sebuah program aplikasi yang bersifat multiuser, sehingga beberapa fitur standar yang ada pada aplikasi ini adalah : Fasilitas entry rencana kebutuhan sesuai dengan rencana pengiriman /distribusi barang bahan promosi Fasilitas perhitungan dan cetak laporan daftar usulan pengadaan berdasarkan hasil perhitungan antara kebutuhan dan ketersediaan barang (stock). Fasilitas pembuatan dan pencetakan Purchase Order Fasilitas entry penerimaan barang berdasarkan tanggal penerimaan/supplier/surat jalan, dengan informasi lokasi peyimpanan barang
April 2008 Sistem Aplikasi Stock Control - 6 / 9

Proposal

Fasilitas pencetakan tanda terima barang (masuk) Fasilitas pencatatan permintaan barang Fasilitas pencetakan tanda terima barang (keluar) Fasilitas perhitungan stock berdasarkan periode dengan format laporan standar (sisa sebelum periode, transaksi selama periode & sisa akhir periode) Fasilitas pencarian barang & lokasi barang Fasilitas rekapitulasi pengiriman barang berdasarkan tujuan barang

Spesifikasi
Program Aplikasi ini dirancang untuk dapat dijalankan pada komputer yang berbasis Windows (Windows 98, Millenium, 2000, & XP) dengan Microsoft Office standard packet sudah terinstal. Komputer, mengenai kebutuhan hardware tidak ada spesifikasi khusus, dengan komputer minimal Pent-3 dengan RAM 256 Aplikasi sudah dapat berjalan dengan baik. Jaringan, Jaringan komputer bukan suatu keharusan, tetapi Aplikasi ini mutiuser-ready sehingga apabila diperlukan untuk pemisahan antar bagian sangat dimungkinkan.

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 7 / 9

Proposal

3. Langkah-langkah
Langkah-lagkah yang akan dilaksanakan pada pembangunan sistem ini adalah : A. Tahap Pembangunan Sistem a. Survey & Wawancara b. Design Sistem (Struktur Database , Flow Diagram & Prosedure) c. Penyusunan Sistem B. Tahap Instalasi C. Tahap Pelatihan D. Tahap Implementasi dangan mekanisme Paralel-run, antara manual dengan pemakaian aplikasi.

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 8 / 9

Proposal

4. Hasil Pembangunan Aplikasi

Hasil-hasil pembangunan Aplikasi adalah sebagai berikut : 1. Executable Program 2. Petunjuk pemakaian sistem, yang terdiri dari : a. Petunjuk pemakaian sistem bagi pemakai akhir (user manual) b. Petunjuk pemakaian/pengaturan sistem bagi sistem administrasi 3. Training Aplikasi

5. Implementasi Aplikasi
Kegiatan Survey, Disain, Coding, Instalasi termasuk uji coba & revisi, Pelatihan & Implementasi Aplikasi, akan membutuhkan waktu k.l 4 Bulan sejak kontrak ditandatangani. No.
1

Kegiatan
Thp Pembangunan sistem (survey, desain & penyusunan) Thp. Instalasi & Uji Coba & Revisi Thp. Pelatihan Thp. Implementasi dengan metoda paralel-run

Bln1

Bln2

Bln3

Bln-4

2 3 4

April 2008

Sistem Aplikasi Stock Control - 9 / 9