Manajemen Inventory

Elisa Kusrini elisa_kusrini@yahoo.com

MATERI
Pendahuluan ABC Analysis Cycle counting Teknik Pemesanan Teknologi dalam inventory

Inventory Management

Inventory adalah persediaan barang . Inventory manajemen memfokuskan pada perencanaan dan pengendalian finished goods, raw materials, purchased parts, work-in-progress .

Inventory Management Locations

Production Process

Work center

Work center

Work center

Work center

WIP

WIP
Raw Materials Receiving

Finished Goods

Mengapa inventory diperlukan?

Untuk menjaga independensi operasi Untuk memenuhi demand yang bervariasi Untuk fleksibilitas jadwal operasi Untuk pengaman dari variabilitas pengiriman raw materials Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas. Untuk Menjaga pengaruh inflasi dan kenaikan harga

Pressures dalam jumlah inventory

Pressure untuk lower inventory
Inventory investment Inventory holding cost

Pressure untuk higher inventory

Customer service Other costs related to inventory: STOCK OUT

ABC Analysis
Membagi on-hand inventory ke dalam 3 kategori
Kelas A, Kelas B, kelas C

Dasar pembagian nilai annual $ volume

$ volume = Annual demand x Unit cost

Kebijakan dalam ABC analysis

Pengembangan supplier kelas A Kontrol fisik lebih ketat untuk item kelas A Forecast A lebih berhati-hati.

Klasifikasi Items dalam ABC

% Annual $ Usage
100 80 60 40 20 0 0 50 100

Class A B C

% $ Vol 80 15 5

% Items 15 30 55

A B

C
% of Inventory Items

ABC Classification - Contoh

Contoh 1: KLASIFIKASIKAN ITEM BERIKUT DALAM A,B, ATAU C.
Item 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Annual Annual Dollar Demand Unit Cost Volume Classification 1,000 4,300 4,300,000 A 5,000 720 3,600,000 A 1,900 500 950,000 B 1,000 710 710,000 B 2,500 250 625,000 B 2,500 192 480,000 B 400 200 80,000 C 500 100 50,000 C 200 210 42,000 C 1,000 35 35,000 C 3,000 10 30,000 C 9,000 3 27,000 C

Cycle Counting
Perhitungan berkala secara fisik barang yang ada digudang. Didasarkan pada klasifikasi ABC
Item A dihitung lebih sering (mis harian)
Annual $ Volume

A B C

Contoh: Cycle Counting

Sebuah perusahaan menerapkan cycle counting program. Class A items akan dihitung bulanan,Class B items akan dihitung kuartalan dan klas C akan dihitung setengah tahunan. 5% dari stock masuk dalam kategori A, 20% masuk Class B, dan 75% masuk Class C. Jika perusahaan punya 16,000 SKUs (unique inventory items), Berapa banyak item akan dihitung setiap hari? Assumsi ada 200 hari per tahun untuk cycle counting.

Class Counts of Item

A B C Total

Number of Items per Class 800 3,200 12,000 16,000

Number of Counts per Item

Total

per Year per Year 12 4 2 9,600 12,800 24,000 46,400

Example: Cycle Counting

The cycle-counting personnel harus menghitung 232 inventory items per hari.Jika rata-rata seorang pekerja dapat menhitung 24 items per day,Berapa orang diperlukan untuk menghitung? Jumlah pekerja untuk menghitung
Number of items counted per day = Number of items per day per counter

= 232/24 = 9.67 or 10 counters

Inventory Model
Jenis biaya dalam inventory model : Holding costs (biaya simpan) berhubungan dengan penyimpanan atau membawa barang dari waktu ke waktu. Ordering costs(biaya pesan) berhubungan dengan biaya penempatan pesanan dan penerimaan pesanan.

Holding Costs (biaya simpan)

Obsolescence Insurance Extra staffing Interest Pilferage Damage Warehousing Etc.

Inventory Holding Costs (Approximate Ranges)

Category
Housing costs (building rent, depreciation, operating cost, taxes, insurance)
Material handling costs (equipment, lease or depreciation, power, operating cost) Labor cost from extra handling Investment costs (borrowing costs, taxes, and insurance on inventory) Pilferage, scrap, and obsolescence Overall carrying cost

Cost as a % of Inventory Value

6% (3 - 10%)
3% (1 - 3.5%) 3% (3 - 5%) 11% (6 - 24%)

3% (2 - 5%) 26%

Inventory Models
Fixed order-quantity models
Economic order quantity
EOQ adalah ukuran lot terbaik yang dipesan sehingga menghasilkan total biaya pesan yang minimal.

Membantu menjawab pertanyaan inventory planning !

Fixed order-period models

How Much? When? To Order

Berapa banyak dan kapan melakukan pemesanan tergantung dari beberapa faktor antara lain : biaya pesan, biaya kirim, lead time, variasi deman, variasi di bidang produksi dan sebagainya. Economic Order Quantity (EOQ) merupakan metode untuk menentukan berapa jumlah barang yang harus dipesan sehingga biaya inventorinya minimal.

Reorder Point (ROP) adalah batas jumlah inventori di mana akan dilakukan pemesanan kembali.

How Much?
When!

Fixed order-quantity /model Q/ Sistem

Demand diketahui dan tetap Lead time diketahui dan konstan Instantaneous receipt of material( barang datang seketika dan lengkap) No quantity discounts Hanya order (setup) cost dan holding cost No stockouts

perpetual Asumi EOQ

EOQ Model When To Order

Inventory Level
Optimal Order Quantity (Q*) Reorder Point (ROP) Average Inventory (Q*/2)

Lead Time

Time

EOQ Model How Much to Order?

Annual Cost

Minimum total cost

Order (Setup) Cost Curve

Optimal Order Quantity (Q*)

Order quantity

Persamaan model EOQ

1. Membuat persamaan untuk biaya setup atau biaya pesan 2. Membuat persamaan untuk biaya penyimpanan 3. Menentukan setup cost sama dengan holding cost 4. Menyelesaikan persamaan untuk kuantitas pemesanan optimum.

D = Demand per year S = Setup (order) cost per order H = Holding (carrying) cost d = Demand per day L = Lead time in days

1. Biaya pesan (Set Up) =Jumlah pesanan x biaya pesan per pesanan = D/Q x S 2. Biaya penyimpanan tahunan = Rata rata tingkat persediaan x Biaya simpan = Q/2 x H 3. menyamakan dua persamaan D/Q x S = Q/2 x H 4. Kuantitas pesanan optimal EOQ = 2.D.S/H

EOQ Model Equations

Optimal Order Quantity Expected Number of Orders

= Q* =

2 D S H D =N = Q*

Expected Time Between Orders

=T =

Working Days

/ Year

d =

D
Working Days / Year

ROP = d L

D = Demand per year S = Setup (order) cost per order H = Holding (carrying) cost d = Demand per day L = Lead time in days

Basic EOQ Example

Example 2a: Kebutuhan User akan suatu part untuk sebesar 9,600 unit per tahun. Biaya simpan sebesar (Annual Carrying Cost ) $16 per unit, biaya pesan (Ordering Cost ) sebesar $75. Hari kerja 288 hari. Berapa EOQ?

2DS Econmic Order Quantity = Q 0 = H 2(9,600)(75) = = 300 16

Basic EOQ Example

Example 2b: Berapa kali gudang melakukan pemesanan dalam satu tahun?

D 9,600 Number of Orders Per Year = = = 32 Q0 300

Example 2c: berapa panjang antar pesanan(Cycle Time)?

Q0 300 Length of Order Cycle = = =.03125 D 9,600 therefore since there are 288 days in the year the Order Cycle = .03125*288 = 9 days

Basic EOQ Example

Example 2d: Berapa biaya tiotal dalam satu tahun?

Q D 300 9,600 TC H S (16) (75) 2 Q 2 300 = $2,400 + $2,400 = $4,800

Basic EOQ Example

Penentuan Safety Stock

Safety Stock (SS) adalah dilema, jika terjadi stock out akan berakibat terganggunya proses produksi dan jika berlebihan akan membengkakan biaya penyimpanan. Oleh karena itu perlu diadakan penyeimbangan (penentuan level yang seimban Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan perusahaan melakukan safety stock, yaitu : 1. Biaya atau kerugian yang tinggi yang disebabkan oleh stockout. 2. Variasi atau ketidakpastian permintaan yang meningkat. 3. Resiko stock out meningkat. 4. Biaya penyimpanan safety stock yang murah

Metode Menentukan Safety Stock

Berdasar Intuisi. Besarnya safety stock berdasarkan pengalaman sebelumnya. Service level tertentu. Ditentukan berdasarkan tingkat efektifitas perusahaan mensuplai barang Besarnya safety stock biasanya tergantung pada ketidakpastian pasokan maupun permintaan. Pada situasi normal, ketidakpastian pasokan bisa diwakili oleh standar deviasi lead time dari supplier sedangkan ketidakpastian permintaan diwakili oleh standar deviasi permintaan perperiode. Interaksi antara permintaan dan lead time pada penentuan safety stock ditunjukkan oleh tabel berikut :

variabe l

Sdl = Sd l Safety stock ditentukan oleh ketidakpastian permintaan

permintaan

Sdl = (d Sl + l Sd) Safety stock ditentukan oleh interaksi dua ketidakpastian

Sdl = 0 konstant
Tidak diperlukan safety stock konstant

Sdl = d Sl Safety stock ditentukan oleh ketidakpastian lead time

variabel

Lead time

l = rata-rata periode lead time d = rata-rata permintaan perperiode sl = standart deviasi lead time sd = standart deviasi permintaan per periode Safety stock (SS) = Z Sdl Nilai Z diterjemahkan dari keputusan manajemen, jika manajemen memberikan toleransi terjadinya kekurangan 5 kali untuk setiap 100 siklus pemesanan, berarti service level yang diinginkan adalah 95%. Nilai Z yang berkorelasi dengan service level 95% adalah 1,645 Reorder Point (ROP) = permintaan selama lead time safety stock = d l + SS

Contoh : Diketahui lead time pengiriman adalah 5; 4; 6; 4;6 hari dan besarnya permintaan perhari 6;3;4;5;2 ton. Jika service level 95%. Maka : l = 5; d = 4; Sl = 1 dan Sd = 2,5 Sdl = (16 1 + 5 2,5) = 18,5 = 4,3 SS = 1,645 4,3 = 7,07 ton ROP = 4 5 + 7,07 = 27,07 ton

Fixed Period Model (model P /sistem periode tetap)

Orders dipesan pada interval tetap
Inventory sampai pada target maksimum. (Qo =
E = maksimum inventory level = D(T + L) / N. dengan T =interval antar pemesanan (T = 1/M) dengan M : Frekuensi pemesanan. N= Jumlah hari kerja dalam satu tahun. M = D/Q.

Jumlah order bervariasi

Tdk dilakukan perhitungan stok secara continu

Inventory dalam Fixed Period System

Sejumlah Qi dipesan pada priode tertentu (p) berdasar pada kebutuhan kuantitas untuk memenuhi target maksimum inventori.
Target maximum

Q1
On-Hand Inventory

Q2
Q3 p p p

Q4

Time

Perbandingan sistem Q and P

Continuous Review System (Q) Sistem dengan jumlah pesanan tetap yang dilakukan pada saat inventory mencapai ROP. Kontrol dilakukan secara
kontinyu.

Periodic Review System (P)

Sistem dengan interval pemesanan tetap. Sistem dikontrol secara periodik.

Alat Ukur Persediaan

1. Tingkat Perputaran Persediaan (inventory turnover rate): seberapa cepat produk/barang mengalir relatif terhadap jumlah yang rata-rata tersimpan sebagai persediaan. 2. Inventory days of supply: Rata-rata jumlah hari suatu perusahaan bisa beroperasi dengan jumlah persediaan yang dimiliki. 3. Fill rate(service level): Persentase jumlah item tersedia ketika diminta oleh pelanggan .
37

Inventory Measures
Average inventory = $2 million Cost of goods sold = $10 million

52 business weeks per year

Weeks of supply = = Average inventory value Weekly sales (at cost) $2 million ($10 million)/(52 weeks) Inventory turns = = Annual sales (at cost)

= 10.4 weeks

Average inventory value $10 million = 5 turns/year $2 million

38

Teknologi dalam manajemen Inventory Vendor Managed Inventory (VMI)

Pemesanan ke pemasok dengan cara tradisional mengakibatkan inefisiensi: -pemasok tidak tahu berapa dan kapan barang akan dipesan sehingga stock menumpuk -terjadinya perubahan jadwal dari pembeli secara tiba-tiba mengakibatkan service level rendah dan schedule nervosuness VMI didesign untuk mengatasi cara tradisional hubungan pembeli pemasok Perusahaan Pembeli memberikan informasi tentang permintaan pelanggan, inventory sisa, informasi promosi ,dll. Dibutuhkan infrastruktur komunikasi dan informasi antara pemasok-pembeli Contoh : IBM, Unilever

39

Kesimpulan
Fungsi dan jenis-jenis inventori Biaya inventory ABC dan EOQ model adalah model tradisional yang masih sering dipakai dalam kondisi tertentu Continuous review system (Q) untuk highvalue parts; Periodic review system (P) untuk low value parts Weeks of Supply dan inventory turns secara luas digunakan untuk ukuran inventory.