Anda di halaman 1dari 40

DESKRIPSI ANALISA PENJUALAN PADA APOTEK KIMIA FARMA Disusun untuk memenuhi tugas II matakuliah Rekayasa Perangkat Lunak

Oleh : Agus Widyatama Arisman A Devia Siswati M Dwi Cahyawati Elicia Juniar Elis Khulaeli Y (0600910005) (0600910018) (0600920027) (0600920031) (0600920036) (0600920037)

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2008

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah Pada masa globaliasi,computer sudah merupakan kebutuhan sebagai penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk sebuah alat

instansi

pemerintahan atau perusahaan,misalnya apotik kimia farma.komputer telah menjadi alat yang sangat penting dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Apotik kimia farma adalah sebuah apotik yang terlengkap dan dipercayakan oleh beberapa dokter.apotik ini telah memakai computer dalam kegiatan sehari-hari.tetapi hanya bagian tertentu saja yang menggunakan computer dan software yang digunakan pun hanya software paket Ms office yaitu Ms Acces.sehingga dalam pengolahan data mencapai hambatan terutama pada bagian gudang.salah satu informasi yang sangat penting di dalam apotik tersebut adalah pengolahan data persediaan barang . Salah satu tugas dari pengolahan data persediaan barang Apotik Kimia Farma adalah mendata dan menghitung keseluruhan dan proses pendataan penghitungan tersebut dilakukan dengan software dengan database yang sangat sederhana,sehingga informai yang dihasilkan tidak akurat karma banyak kemungkinan kesalahan dalam proses pendataan dan perhitungan tersebut.oleh karena itu sebagai alternative untuk pemecahan dari masalah pengarsipan,perlu kiranya perancangan database yang lebih baik dari sufware yang digunakan. 1.2 Maksud Dan Tujuan Penelitian Maksud Dan Tujuan dari pelaksanaan tugas adalah salah satunya untuk memenuhi syarat dalam penyelesaian program rekayasa perangkat lunak .Adapun tujuan lain dari pelaksanaan tugas ini adalah : 1. mempermudah proses penerimaan dan pengeluaran barang

2. menghasilkan penerimaan dan pengeluaran barang yang akurat,relevan dan tepat waktu 3. meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan 4. membangun perangkat lunak untuk membantu user dalam mengolah data persediaan barang di apotik kimia farma 1.3 Indentifikasi Masalah Staf persediaan barang yang biasanya melakukan pemeriksaan terhadap barang atau control stok barang yang akan dipesan oleh konsumen apakah sesuai dengan permintaan atau tidak, penanganan yang menggunakan cara manual memerlukan banyak waktu sehingga tidak efisien lagi. Untuk system persediaan barang dan pengendalian control stok barang ini memerlukan aplikasi yang khusus, masalah utama yang dihadapi yaitu : 1. 2. 3. sulit diperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang secara tepat waktu informasi persediaan barang yang diperoleh dari bagian gudang sering tidak akurat. volume data yang cukup besar sehingga menyulitkan dalam pencarian data persediaan barang. 1.4 Batasan Masalah Berdasarkan permasalahan dari data diatas yaitu system pengolahan data persediaan barang apotik kimia farma , maka masalah dibatasi hanya meliputi : 1. informasi pencatatan, penerimaan dan pengeluaran data stok barang meliputi: a. transaksi pembelian barang b. transaksi penjualan barang /faktur penjualan 2. laporan pembelian dan penjualan barang untuk periode bulanan. 3. laporan persediaan barang untuk periode bulanan

1.5 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah secara logis, dimana memerlukan data - data untuk mendukung terlaksananya suatu penelitian.metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk pengumpulan data dan metode pengembangan system 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk membuat laporan tugas akhir ini antara lain : 1. riset lapangan yaitu riset yang dilakukan dengan cara mendatangi tempat kerja praktek dan pengumpulan datanya dilakukan langsung melalui responden 2. observasi yaitu dengan cara melakukan pengamatan langsung dan memperhatikan serta meneliti proses pekerjaannya 3. wawancara yaitu melakukan tanya jawab langsung kepada pihak yang berkepentingan. 4. riset perpustakaan yaitu dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang ada di perpustakaan dan sumber lain yang berhubungan dengan objek permasalahan yang dibahas. 1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak Pengembangan system informasi perlu digunakan metodologi sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dilakukan selama melaksnakan pengembangan system.adapun berikut : pengembangan system yang digunakan adalah paradigma waterfall (classical life cicle). Tahapan-tahapannya adalah sebagai

Keterangan : 1. rekayasa perangkat lunak (system enginerring), melakukan pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen system 2. requirements analysis, melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performsi dan interfacing 3. design, menetapkan domain informasi untuk perangkat lunak, fungsi dan interfacing 4. coding (implementasi), pengkodean yang mengimplementasikan hasil desain ke dalam kode atau bahasa yang dimengerti oleh mesin lomputer dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu. 5. testing ( pengujian ), kegiatan untuk melakukan pengetesan program yang sudah dibuat apakah sudah benar atau belum di uji dengan cara manual.jika testing sudah benar maka program boleh digunakan 6. maintenance ( perawatan ), menangani perangkat lunak yang sudah selesai supaya dapat berjalan lancar dan terhindar dari gangguan-gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan.

1.6 Sistematika Penulisan Laporan Agar hasil penelitian ini dapat digunakan semaksimal mungkin maka secara garis besar kami menyajikan laporan ini dalam 6 (enam) bab, yang setiap isi babnya adalah sebagai berikut : BAB I : Pendahuluan Bab ini berisi tentang latar belakang masalah,maksud dan tujuan,indentifikasi masalah,batasan masalah dan metodologi penelitian. BAB II: Landasan teori Bab ini menjelaskan tentang pengertian atau teori-teori yang digunakan sebagai penjelasan dari permasalahan yang dibahas BAB III: Analisis system Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum apotik atau objek penelitian tersebut,pendeskripsian masalah tersebut,pendeskripsian system yang sedang berjalan,penganalisian dokumen dan system yang sedang berjalan di dalam pengolahan data persediaan obat atau barang . Disini juga dituliskan tentang pembangunan perangkat lunak sesuai dengan metodologi pengembangan yang dipakai serta menjelaskan dan menyajikan kesimpulan analisis dengan hasil berupa diagram analisis yaitu DFD dan flow map. BAB IV: Perancangan system Bab ini menjelaskan tentang flow map ( alur dokumen ) , data flow diagram ( DFD) , entity relationship diagram ( ERD) perancangan data base , perancangan spesifikasi rinci yg terdiri atas struktur program , struktur menu , format masukan dan format keluaran. BAB V: Implementasi system Bab ini berisi tentang pemilihan bahasa program, kebutuhan alat dan spesifikasi perangkat keras , fasilitas program . BAB VI: Kesimpulan dan saran Bab ini merupakan bab penutup tentang kesimpulan dari seluruh laporan dan saran dari penulis .

BAB II LANDASAN TEORI


2.1 Rekayasa Perangkat Lunak Rekayasa perangkat lunak adalah disiplin ilmu yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan (Sommerville, 2003). Pada definisi ini, ada dua istilah kunci yaitu: (1) Disiplin rekayasa, perekayasa membuat suatu alat bekerja. Menerapkan teori, metode, dan alat bantu yag sesuai, selain itu mereka menggunakannya dengan selektif dan selalu mencoba mencari solusi terhadap permasalahan, walaupun tidak ada teori atau metode yang mendukung. Perekayasa juga menyadari bahwa mereka harus bekerja dalam batasan organisasi dan keuangan, sehingga mereka berusaha mencari solusi dalam batasan-batasan ini. (2) Semua aspek produksi perangkat lunak, rekayasa perangkat lunak tidak hanya berhubungan dengan proses teknis dari pengembangan perangkat lunak tetapi juga dengan kegiatan seperti manajemen proyek perangkat lunak dan pengembangan alat bantu, metode, dan teori untuk mendukung produksi perangkat lunak. Secara umum, rekayasa perangkat lunak memakai pendekatan sistematis dan terorganisasi terhadap pekerjaan mereka karena cara ini seringkali paling efektif untuk menghasilkan perangkat lunak berkualitas tinggi. Namun demikian, rekayasa ini sebenarnya mencakup masalah pemilihan metode yang paling sesuai untuk satu set keadaan dan pendekatan yang lebih kreatif, informal terhadap pengembangan yang mungkin efektif pada beberapa keadaan. Pengembangan informal sangat cocok untuk pengembangan sistem e-commerce web membutuhkan gabungan keahlian perangkat lunak dan perancangan grafis. 2.1.1 Proses Perangkat Lunak Proses perangkat lunak adalah serangkaian kegiatan-kegiatan dan hasil-hasil relevannya yang menghasilkan perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini sebagian

besar dilakukan perekayasa perangkat lunak. Ada empat kegiatan proses dasar yang umum bagi seluruh kegiatan proses perangkat lunak. Kegiatan-kegiatan ini adalah : (1) (2) (3) (4) Spesifikasi perangkat lunak, fungsionalitas perangkat lunak dan batasan kemampuan operasinya harus didefinisikan Pengembangan perangkat lunak, perangkat lunak yang memenuhi spesifikasi tersebut harus diproduksi. Validasi perangkat lunak, perangkat lunak harus divalidasi untuk menjamin bahwa perangkat lunak melakukan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Evolusi perangkat lunak, perangkat lunak harus berkembang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berubah-ubah. Proses perangkat lunak yang berbeda mengatur kegiatan ini dengan cara berbeda dan dijelaskan dengan tingkat kerincian yang berbeda pula. Waktu kegiatan bervarias, sebagaimana hasilnya. Pegaturan yang berbeda dapat menggunakan proses yang berbeda untuk menghasilkan produk dengan jenis yang sama. Namun demikian, untuk beberapa jenis aplikasi tertentu, beberapa proses lebih sesuai dari yang lainnya jika digunakan proses yang tidak sesuai, maka kualitas penggunaan produk perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut mungkin berkurang. 2.1.2 Model Proses Perangkat Lunak Model proses pengembangan perangkat lunak adalah sebagai berikut : (1) Model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya. (2) Pengembangan evolusioner. Pendekatan ini berhimpitan dengan kegiatan spesifikasi, pengembangan, dan validasi. Suatu sistem awal dikembangkan dengan cepat dari spesifikasi abstrak. Sistem ini kemudian diperbaiki dengan masukan dari pelanggan untuk menghasilkan sistem yang memuaskan bagi kebutuhan pelanggan. (3) Pengembangan sistem formal. Pendekatan ini didasarkan atas pembuatan spesifik sistem matematis dan pentransformasian spesifikasi, dengan memakai

metode matematis untuk membangun program. Verifikasi komponen sistem dilakukan dengan membuat argumen matematis yang disesuaikan dengan spesifikasi. Pengembangan berdasarkan pemakaian ulang. Pendekatan ini didasarkan atas adanya komponen yang dapat dipakai untuk jumlah yang signifikan . Proses pengembangan sistem terfokus pada integrasi komponen-komponen ini ke dalam suatu sistem dan bukan mengembangkan dari awal. 2.2 Pengertian System Suatu system harus mempunyai sasaran, tujuan,komponen-komponen yang saling berinteraksi satu sama lainnya sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Ada dua kelompok pendekatan yang dapat didefinisikan dalam suatu system yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada elemen. System adalah suatukesatuan dari elemen yang saling berkait yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu.untuk lebih jelasnya,akan uraikan pengertianpengertian system menurut para ahli Menurut mulyadi(1997) system adalah sekelompok unsure yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi sama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.system dibuat untuk menengani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi. 2.3 Pengertian Pengolahan Data Sebelum membahas pengertian pengolahan data alangkah baiknya mengetahui apa arti data dan informasi.data adalah keterangan mengenai fakta suatu objek (manusia, benda, peristiwa) yang diwakili dengan symbol(huruf, kalimat, angka, gambar, suara) yang belum diolah menjadi informasi.dari proses pengolahan data tersebutlah yang akan dihasilkan informasi sebagai output.suatu output dari pengolahan data merupakan informasi apabila output tersebut dapat berguna bagi pemakainya. Untuk menghasilkan informasi dari data-data yang relevan harus melalui suatu system yang disebut sebagai system pengolahan data.system pengolahan data

meliputi sejumlah proses,peralatan dan tenaga pelaksanaan yang saling berhubungan dan berkaitan. Pengolahan data sebagai serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan , guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.unsure-unsur dalam pengolahan data yaitu membaca, menulis dan mengetik, mencatat dan mencetak, menyortir, menyampaikan atau memindahkan, menghitung, membandingkan dan menyimpan. Definisi pengolahan data adalah suatu bahan mentah yang diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan suatu informasi 2.3.1 Siklus Pengolahan Data Siklus pengolahan data baik yang manual maupun yang menggunakan computer mengalami sikllus pengolahan data yang terdiri dari tiga tahap yaitu sebagai berikut :
INPUT PROSE S OUTPUT

Gambar 1. Siklus pengolahan data 1. data dimasukkan ke komputer dalam bentuk yang dimengerti oleh computer (input) 2. data diproses sesuai dengan instruksi yang diterima computer 3. hasil pengolahan (output),berupa data yang dapat dimengerti dan berguna untuk manusia 2.3.2 Metode Pengolahan Data Pengolahan data system informasi dalam kebanyakan organisasi biasanya terdiri atas metode taknologis dan manual.menurut buch dan stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting : 1. Manual Dalam metode manual semua operasi dapat dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting seperti pensil ,kertas dan lain-lain.

10

2. Electromechanical Merupakan suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine) 3. Methode Punched Equipment Merupakan suatu metode yang menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system). Prinsipnya adalah bahwa data mengenai data seseorang, suatu objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam suatu kartu, Sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya : data gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek 4. Methode Electric Computer Komputer disini berarti suatu susunan dari alat - alat masukan ,suatu unit pengolahan pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran 2.4 Pengertian Persediaan Persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa 2.4.1 Konsep Dasar Persediaan Berdasarkan pengertian a) b) c) tersedia untuk dijual masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang dalam proses atau pengolahan ) akan digunakanuntuk produksi barang jadi yang akan dijual (bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal perusahaan diatas istilah persediaan digunakan untuk

menyatakan barang yang berwujud yaitu:

2.4.2 Prosedur Persediaan

11

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih,yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu system terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal(klerikal operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi : a. menulis b. menggandakan c. menhitung d. memberi kode e. mendaftar f. memilih g. memindah h. membandingkan dan , prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal adalah sebagai berikut : 1. laporan, yaitu hasil akhir dari sebuah proses 2. jurnal. yaitu catatan yang digunakan untuk mencatat, mengklaifikasikan, dan meringkas data 3. formulir, yaitu dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi 2.4.3 Metode Pencatatan Persediaan Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu : 1. metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method ) setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang harga pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan 2. metode persediaan fisik ( physical inventory method ) hanya tambahan persediaan yang dicatat,sedangkan mutasi berkurangnya persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan

12

untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dojual harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode.harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan 2.4.4 Sistem dan Prosedur dengan System Persediaan System dan prosedur dengan system persediaannya adalah sebagai berikut : a. prosedur pencatatan produk jadi b. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual c. prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli d. prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses e. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli f. prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok g. prosedur permintaan dan pengeluaran barang di gudang h. prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang di gudang i. system perhitungan fisik persediaan 2.4.5 Tinjauan Umum Organisasi Untuk memahami proses yang terjadi pada system , maka dilakukan analisis system dan lingkungan kerja yang sedang berjalan analisis ini dilakukan untuk mengetahui : 1. cara kerja proses yang terdapat dalam system 2. keterkaitan antar proses dalam system 3. efektifitas penggunaan dokumen antar proses dalam sistem di dalam pembangunan atau pengembangan system , pada langkah awal kita harus melakukan suatu langkah yang dinamakan analiis system yang sdaeng berjalan . dalam langkah analisis ini diharapkan kita dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan system yang sedang berjalan dan jika dilanjutkan pada tahap

13

berikutnya,kesalahan yang terjadi dapat ditekan seminimal mungkin dan diharapkan untuk kerja system akan lebih baik.pada paparan system yang sedang berjalan didapat dengan cara : 1. studi kelayakan yang dimulai dengan cara mempelajari system yang sedang berjalan dan dilanjutkan dengan wawancara atau mengajukan pertanyaan 2. mempelajari prosedur yang ada ,mengumpulkan dan menganalisis dokumen yang terlibat dan mempelajari laporan-laporan yang dihasilkan oleh proses.

BAB III Analisis system

14

3.1

Penyajian Data Apotek kimia farma terletak strategis sehingga banyak pembeli dari masyarakat luas. Pembeli diantaranya mendapat resep langsung dari dokter rumah sakit yang sudah berelasi dengan apotek kimia farma. Pemberian pelayanan dalam bertransaksi terhitung lebih cepat sehingga konsumen merasa lebih puas. Daftar obat-obatan di apotek kimia farma tergolong cukup lengkap, mulai dari daftar golongan A sampai obat-obatan terlarang yang hanya boleh digunakan di medis tersedia di apotik kimia farma. Salah Satu Faktor dan sangat menentukan dalam keberhasilan sebuah apotek adalah pengelolaan yang terpadu dan professional dari karyawan, sekaligus partisipasi aktif masyarakat dan unsure-unsur yang terkait lainya. Hal ini seiring dengan pola penembangan dan penerapan pengelolaan berbasis komputerisasi yang diharapkan mampu meningkatkan kualitas dari apotek kimia farma menjadi lebih baik. Sesungguhnya dalam pengelolaan berbasis computer yang dilakukan di apotek kimia farma masih bersifat manual karena penggunaan software yang masih belum spesifik pada proses penjualan, apotek kimia farma memiliki gudang stok barang yang dicataf secara manual di ms excel dan pengolahan data di ms word. Banyaknya pembeli di apotek kimia farma menyebabkan pencatatan stok barang atau obat sering mengalami ketidak cocokan dengan antara data penjualan dan data real obat yang ada digudang

3.2

Proses Manual Kerja Penjualan Adapun proses kerja penjualan di apotek kimia farma adalah dari konsumen secara langsung menyerahkan resep dari dokter atau konsumen membeli tanpa menggunakan resep dokter, transaksi penjualan dilayani oleh karyawan atau kasir berdasarkan resep atau pembelian dari pelanggan. Obat yang tersedia dicek di persediaan obat oleh karyawan jika obat tersedia maka obat dapat diserahkan ke konsumen disertai nota pembayaran. Pencatatan stok barang atau obat dilakukan dengan mencatat tiap obat yang di jual sehingga dikemudian hari dapat dihitung stok barang yang sudah habis dan barang yang sering laku bisa diketahui.

3.3

Proses Manual Kerja Pembelian Obat kepada Suplier

15

Adapun proses pembelian obat kepada supplier adalah pegawai memeriksa persediaan obat yang tersedia di dalam apotik. Kemudian jika sekiranya stok obat yang telah tersedia tersebut kurang maka pegawai melakukan proses pencatatan kode obat - kode obat tersebut dan melakukan proses pembelian kepada supplier obat tersebut. Pegawai menyerahkan order pembelian kepada supplier obat, jika pembelian dari supplier sudah diterima maka stok digudang akan bertambah sesuai jumlah obat yang dibeli. Penghitungan obat dilakukan dalam bentuk satuan dan kaplet.

BAB IV Perancangan Sistem

16

Tahapan pembuatan system informasi penjualan obat di apotik adalah sebagai berikut : 1. Pembuatan deskripsi sistem. 2. Pembuatan requerment data : pembuatan entitas pembentuk sistem, pembuatan atribut entitas pembentuk system dan pembuatan ERD Full-Atribut Based. 3. Pembuatan requerment proses : pembuatan dekomposisi diagram, pembuatan DFD (Data Flow Diagram).

4.1 Deskripsi Sistem Sistem informasi penjualan obat di apotik merupakan system informasi yang berkaitan dengan proses transaksi penjualan obat dengan konsumen sekaligus proses transaksi pembelian obat kepada supplier. Keunggulan dari system informasi yang dibangun ini adalah : 1. 2. 3. 4. mempermudah proses penjualan dan pembelian obat memperrmudah dalam pencatatan proses penjualan dan penerimaan obat mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan obat mempermudah dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian obat dalam kurun waktu periode tertentu Data yang dibutuhkan dalam system informasi ini adalah data pegawai, data konsumen, data dokter, data supplier, data obat, data transaksi penjualan, data transaksi pembelian. Sedangkan informasi yang dapat diambil adalah berupa laporan pegawai, laporan persediaan obat, laporan User yang terlibat dengan system informasi ini adalah sebagai berikut 1. Pegawai

17

Pegawai adalah user yang sangat berperan dalam system informasi ini. Adapun peran dari pegawai adalah mencatat pesediaan obat, mencatat transaksi penjualan dan pembelian obat, pembuatan laporan. 2. Konsumen Konsumen adalah user yang hanya berperan dalam proses penjualan obat, terutama sebagai pembeli obat. 3. Supplier Supplier adalah user yang berperan dalam proses penyedia dan pengirim obat. 4. Dokter Dokter adalah user yang berperan dalam pemberian resep obat kepada konsumen yang hendak membeli obat dalam suatu resep dokter. 4.2 Requerement Data

4.2.1 Entitas Pembentuk Sistem. Entitas merupakan kelompok individu, tempat, dan kejadian untuk menyimpan suatu data. Entitas yang terdapat dalam pengembangan system informasi ini adalah sebagai berikut : 1. Entitas Pegawai Adalah entitas yang menyimpan data - data personal pegawai. 2. Entitas Konsumen Adalah entitas yang menyimpan data data personal konsumen yang disini dianggap sebagai member. 3. Entitas Dokter Adalah entitas yang menyimpan data data personal dokter. 4. Entitas Supplier

18

Adalah entitas yang menyimpan data data supplier penyedia obat. 5. Entitas Obat Adalah entitas yang menyimpan data data obat. 6. Entitas Golongan Adalah entitas yang menyimpan data mengenai golongan obat. 7. Entitas Penjualan Adalah entitas yang menyimpan data data mengenai transaksi penjualan obat. 8. Entitas Detail Penjualan Adalah entitas yang menyimpan data data transaksi penjualan yang lebih mendetail lagi. 9. Entitas Pembelian Adalah entitas yang menyimpan data data transaksi pembelian obat kepada supplier. 10. Entitas Detail Pembelian Adalah entitas yang menyimpan data data transaksi pembelian yang lebih mendetail lagi.

4.2.2

Atribut Entitas Pembentuk Sistem

Atribut dari masing-masing entitas pembentuk sistem antara lain :

Nama

Keterangan

19

o 1. 2. 3. 4.

KODE_PEGAWAI NAMA_PEGAWAI ALAMAT No_TELP

Kode Pegawai Nama Pegawai Alamat Pegawai Nomer Telpon Pegawai Tabel 1. Atribut Entitas Pegawai

N o 1. 2. 3. 4. 5.

Nama KDKONS NMKONS UMUR TELPKONS ALMTKONS

Keterangan Kode Konsumen Nama Konsumen Umur Konsumen Nomer Telepon Konsumen Alamat Konsumen Tabel 2. Atribut Entitas Konsumen

N o 1. 2. 3. 4. 5.

Nama KDDOKTER NMDOKTER SPESIALIS TELPDOKTER ALMTDOKTER

Keterangan Kode Dokter Nama Dokter Spesialis Dokter Nomer Telpon Dokter Alamat Dokter Tabel 3. Atribut Entitas Dokter

No 1. 2. 3. 4. 5.

Nama KDSUP NMSUP TELPSUP ALMTSUP KOTA

Keterangan Kode Supplier Nama Supplier Nomer Telp Supplier Alamat Supplier Kota Supplier Tabel 4. Atribut Entitas Supplier

No Nama 1. KDOBAT

Keterangan Kode Obat

20

2. 3. 4. 5. 6. 7.

KDGOL NMOBAT JENIS SATUAN STOK HRGSATUAN

Kode Golongan Obat Nama Obat Jenis Obat Satuan Obat Stok Obat Harga Satuan Obat Tabel 5. Atribut Entitas Obat

No Nama 1. KDGOL 2. NMGOL

Keterangan Kode Golongan Nama Golongan Tabel 6. Atibut Entitas Golongan

No Nama 1. 2. 3. 4. 5. 6. NOJUAL KDDOKTER KDKONS KODE_PEGAWAI TGLJUAL TOTAL

Keterangan Nomer Penjualan Kode Dokter Kode Konsumen Kode Pegawai Tanggal Penjualan Total Penjualan

Tabel 7. Atribut Entitas Penjualan No Nama 1. 2. 3. 4. KDOBAT NOJUAL HRG_JUAL SUB_TOTAL Keterangan Kode Obat Nomer Penjualan Harga Jual Obat Subtotal Penjualan Obat

Tabel 8. Atribut Entitas Detail Penjualan

21

No Nama 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. NOFAKTUR KDSUP KODE_PEGAWAI TGL_FAKTUR TOTAL BAYAR TERUTANG

Keterangan Nomer Faktur Pembelian Kode Sipplier Kode Pegawai Tanggal Faktur Pembelian Total Pembelian Total yang sudah terbayar Total yang belum terbayar

Tabel 9. Atribut Pembelian No 1. 2. 3. 4. Nama KDOBAT NOFAKTUR HRGA_BELI SUB_TOTAL Keterangan Kode Obat Nomer Faktur Pembelian Harga Beli Obat Subtotal Pembelian Obat Tabel 10. Atribut Detail Pembelian 4.2.3 ERD Full-Atribut Based. Merupakan hubungan antar entitas beserta atributnya yang akan mengidentifikasi semua atribut yang akan di-capture dan disimpan dalam database di masa mendatang. Hubungan antar entitas beserta atributnya dalam Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Obat di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar :

22

T erd a pa t

M en c at a t

P en jua lan N oJ ua l T glJ ua l T ota l

M e r u juk O b a t

D ok ter k dD ok te r N mD ok ter s pe s ia lis t elp Do k t er A lm tDo kte r k on s um en k dK on s N mK on s u mu r T elp K o ns A lm tK o ns

M em be li ob a t

Ob a t K dO ba t N mO ba t J en is S atu an S to k H rg Sa t ua n

P eg aw ai K od e_ P eg aw ai N am a_ Pe g aw ai A la ma t N o_ Te lp

M en c a t a t

T er d a p a t

M em ilik i

G o lo ng an K dG ol N mG ol

Pem be lian N oF ak tur T glF ak tur T ota l B ay ar _ Pe mb e lia n T er u ta n g

M em as o k

S up lier K dS up N mS up T elp Su p A lm tS u p K ota

Gambar 2. ERD Full Based

Sedangkan Phisycal Data Model (PDM) dari proses ERD di atas dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :

23

DEA TIL _PENJUA LA N K DO BA T NOJUA L HRG _JUA L S UB _TOTA L Tex t(5 ) Tex t(1 1 ) Inte g er Inte g er

PENJUA L A N NOJUA L K DDOK TER K DK ONS K ODE_ PEGA WA I K OD E_ P EG AW AI = K O D E _P E GA W ATGL JUA L I TOTA L
N OJ U A L = N O J U A L

K D O BA T = KD O BA T

OB A T KDO BA T KDG OL NMO BA T JENIS SA TUA N STO K HRG SA TUA N Tex t(5 ) Tex t(3 ) Tex t(3 0 ) Tex t(3 0 ) Tex t(1 5 ) Inte g er Cur r en cy

DOK TER Tex t(1 1 ) K DDOK TER Tex t(4 ) Tex t(4 ) NMDOK TER Tex t(3 0 ) Tex t(4 ) K D D OK TER = K D D OK T ER PESIA LIS S Tex t(2 0 ) Tex t(7 ) TEL PDOK TER Tex t(1 5 ) Date Time A L MTDOK TER Tex t(5 0 ) Inte g er

PEG A W A I K ODE_ PEGA WA I NA MA _ PEGA WA I A L A MA T NO_ TELP Tex t(7 ) Tex t(3 0 ) Tex t(3 0 ) Tex t(1 5 )
K D K ON S = KD K ON S

K ONSUMEN K DK ONS NMK ONS UMUR TEL PK ONS A L MTK ONS Tex t(4 ) Tex t(3 0 ) Tex t(3 ) Tex t(1 5 ) Tex t(5 0 )

PEMBELIA N
K D O BA T = KD O BA TOD E_ P EG AW AI = K O D E _P E GA W A I K K D G OL = K D G OL

NOFAK TUR K DS UP K ODE_ PEGA WA I DETA IL _PEMB EL IA N TGL FA KTUR K DOBA T Tex t(5 ) TOTA L NOFA K TUR Tex t(1 1 ) N BR HRGA _ BELI Inte g er OF AK TU R = N OF AK TUA Y A R TERUTA NG S UB _TOTA L Inte g er

Tex t(1 1 ) Tex t(4 ) Tex t(7 ) Date Time Inte g er Inte g er Inte g er

S UPLIER
K DS UP = KDS U P

K DS UP NMS UP TEL PS UP A L MTS UP K OTA

Tex t(4 ) Tex t(3 0 ) Tex t(1 5 ) Tex t(5 0 ) Tex t(2 5 )

GO L ONGA N K DGOL Tex t(3 ) NMGOL Tex t(2 5 )

Gambar 3. Phisycal Data Model 4.3 Requerement Proses 4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Sistem DFD digunakan untuk menggambarkan aliran proses yang digunakan untuk membuat sebuah sistem. Langkah-langkah

dalam membuat DFD adalah membuat diagram konteks sistem, kemudian sistem akan dijabarkan level terkecil dalam sebuah sistem). sampai level primitif (yaitu

4.3.1.1 Diagram Konteks

24

Merupakan model proses yang mendokumentasikan lingkup sistem. Diagram konteks dalam Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek dapat ditunjukkan pada gambar di bawah ini :
Data_Kasir Data_Obat Pegawai Data_pembelian_obat Laporan_Stok_obat Kebijakan Manajer

Laporan_obat_Expired Nota Data_konsumen

1 SISTEM INFORMASI PENJUALAN OBAT DI APOTEK Laporan_Pembelian Laporan_Penjualan Data_Dokter

Pembelian Obat Konsumen

+
Laporan_data_konsumen Obat Dokter

Faktur Supplier Data_Suplier Laporan Data Order Pembelian

Gambar 4. Diagram Konteks Keterangan : Pada gambar di atas terdapat satu proses dalam Sistem Informasi Penjualan di Apotek dan lima external entity yaitu, pegawai, dokter, konsumen, supplier, dan manajer. Pegawai memiliki peranan yang sangat penting dalam proses ini karena pegawai memiliki interaksi ke semua external entity. Pegawai juga bertugas mengolah data untuk menghasilkan informasi kepada user lain atau laporan laporan untuk manajer.

25

4.3.1.2 DFD level 0

Pegawai

Data_Dokter Data_Kasir

Dokter

Supplier

Pegawai

Konsumen Data_konsumen Data Kasir Baru Data Konsumen Baru Kasir Data Konsumen

1 Kerja Pegawai

Data_Suplier Data_Obat Data Suplier Baru Data Obat Baru Suplier

Data Dokter Baru

Konsumen Nota

Data Kasir1

Data Konsumen Terdaftar

Data Dokter

Data Suplier Terdaftar 3 Konsumen Pembelian Obat Penjualan Data Dokter Terdaftar Obat Pengurangan Stok Obat Obat yang Tersedia Penambahan Stock Konsumen Obat Data Detail Penjualan Baru Data Transaksi Penjualan Detail Pembelian Obat Pegawai Detail Transaksi Penjualan Data Detail Transaksi Penjualan Detail Pembelian Transaksi Pembelian Transaksi Penjualan 2

Data Transaksi Baru

Pembelian Faktur Supplier

Data_pembelian_obat Transaksi Pembelian Baru Pegawai

4 Laporan_obat_Expired Pembuatan Laporan

Data Detail Transaksi Pembelian Data Transaksi Pembelian Laporan_data_konsumen Laporan_Stok_obat Laporan_Pembelian Laporan Data Order Pembelian

Kebijakan Laporan Data Order Pembelian Laporan_Penjualan

Manajer

Supplier

Manajer

Manajer

Manajer

Dokter

Gambar 5. DFD Level 0 Keterangan : DFD level 0 merupakan pengembangan proses dari diagram konteks. Pada DFD level 0 terdapat 4 proses yaitu kerja pegawai, penjualan, pembelian dan pembuatan laporan.

26

4.3.1.3 DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai


1 Konsum en D ata_konsum en Pengolahan D ata Konsum en D Konsum ata en D Konsum Baru ata en

2 D okter D ata_D okter Pengolahan D D ata okter D D ata okter Baru D D ata okter

Supplier

D ata_Suplier

3 Pengolahan D Suplier ata

D Suplier Baru ata

Suplier

D ata_Kasir Pegaw ai

4 Pengolahan D Kasir ata

D Kasir Baru ata Kasir

Pegaw ai

D ata_O bat

5 Pengolahan D Obat ata D O Baru ata bat O bat

Gambar 6. DFD Level 1 Proses Kerja Pegawai Keterangan : DFD Level 1 ini merupakan proses pengembangan dari Proses Kerja Pegawai pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 terdapat 5 proses yaitu, pengolahan data konsumen, pengolahan data dokter, pengolahan data supplier, pengolahan data kasir, pengolahan data obat. Setiap proses akan menghasilakan data yang akan disimpan dalam database.

27

4.3.1.4 DFD Level 1 Proses Penjualan


D ata Konsum en D ata D okter Obat : 1

D ata D okter Terdaftar

D Konsum Terdaftar ata en

1 Pencatatan Penjualan O bat

D ata Obat Yang Tersedia D ata D etail Penjualan Baru

Pem belian Obat Konsum en D Transaksi Baru ata Transaksi Penjualan D ata Transaksi Penjualan Konsum en 2 Pelayanan Penjualan Obat O bat D ata Transaksi Penjualan D ata Kasir1 D etail Transaksi Penjualan

Konsum en

N ota Pengurangan Stok Obat

Kasir

O bat : 2

Gambar 7. DFD Level 1 Proses Penjualan Keterangan : DFD Level 1 Proses Penjualan merupakan pengembangan dari proses penjualan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 proses penjualan ini terdapata 2 proses yaitu pencatatan penjualan obat dan pelayanan penjualan obat. Entitas yang terdapat dalam DFD level 1 ini hanya memiliki 1 entitas yaitu konsumen.

28

4.3.1.5 DFD Level 1 Proses Pembelian


Suplier 1 Pemesanan Obat Data Suplier Terdaftar Data_pembelian_obat Detail Pembelian Obat Pegawai

Transaksi Pembelian Baru

Transaksi Pembelian Data Transaksi Pembelian

Detail Pembelian

Supplier

Faktur

2 Pencatatan Pembelian Obat

Data Detail Transaksi Pembelian

Penambahan Stock

Obat

Gambar 8. DFD Level 1 Proses Pembelian Keterangan : DFD Level 1 Proses Pembelian merupakan pengembangan dari proses pembelian pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses Pembelian ini terdapat 2 proses yaitu proses pemesanan obat dan pencatatan pembelian obat. Pegawai melakukan pemesanan obat obat yang akan dipesan kemudian terjadi transaksi pembelian antara supplier dan pegawai.

29

4.3.1.6 DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan


Transaksi Penjualan Data Detail Transaksi Penjualan Manajer Data Transaksi Penjualan 1 Pengolahan Laporan Data Penjualan Dokter

Laporan_Penjualan

Data Obat Terjual

Laporan_data_konsumen Supplier

Detail Transaksi Penjualan

Transaksi Pembelian 2 Pengolahan Laporan Transaksi Pembelian Laporan Data Order Pembelian Laporan_Pembelian Laporan Data Order Pembelian Manajer

Data Transaksi Pembelian Daftar Obat Yang Bertambah

Supplier 3 Manajer Kebijakan Pengolahan Laporan Data Obat

Daftar Obat Baru Laporan_obat_Expired Data Detail Transaksi Pembelian Detail Pembelian

Laporan_Stok_obat

Manajer

Pegawai

Gambar 9. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan Keterangan : DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan merupakan pengembangan dari proses pembuatan laporan pada DFD Level 0. Pada DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan ini terdapat 3 proses yaitu pengolahan laporan data penjualan, pengolahan laporan transaksi pembelian, pengolahan laporan data obat.

30

BAB V IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 FORM MENU

Keterangan : Pada form menu terdapat satu jenis pilihan menu yaitu file. Dalam pilihan menu tesebut terdapat submenu Open dan Exit. Submenu open befungsi untuk membuka berbagai macam form diantaranya form pegawai, form konsumen, form dokter, form supplier, form obat, form golongan, form penjualan, form pembelian. Sedangkan submenu exit berfungsi untuk keluar / menutup dari form.

31

5.2 FORM PEGAWAI

Keterangan : Pada form pegawai terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya.

32

5.3 FORM KONSUMEN

Keterangan : Pada form konsumen terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya.

33

5.4 FORM DOKTER

Keterangan : Pada form dokter terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya.

34

5.5 FORM SUPPLIER

Keterangan : Pada form supplier terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya.

35

5.7 FORM OBAT

Keterangan : Pada form obat terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya.

36

5.8 FORM GOLONGAN

Keterangan : Pada form golongan terdapat button tambah yang berfungsi untuk menambah data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan edit berfungsi untuk mengedit data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya.

37

5.8 FORM PENJUALAN

Keterangan : Pada form penjualan terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan data, cari berfungsi untuk mencari data, hapus berfungsi untuk menghapus data, dan simpan yang berfungi menyimpan data. Jika ingin menambah data maka tekan button tambah kemudian masukkan data data dan tekan tombol OK. Demikian dengan button button yang lainnya. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input kemudian isikan data data yang akan diinputkan dan tekan simpan.

38

5.9 FORM PEMBELIAN

Keterangan : Pada form pembelian terdapat button input yang berfungsi untuk memasukkan data, simpan berfungsi untuk menyimpan data yang telah dimasukkan,dan hapus berfungsi untuk menghapus data. Jika kita akan menginputkan data maka tekan button input kemudian isikan data data yang akan diinputkan dan tekan simpan.

39

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek ini merupakan pengembangan dari system yang sudah ada dalam apotek Kimia Farma. Dalam proses pengembangan system informasi ini kami menggunakan metode penelitian untuk meneliti permasalahan permasalahan yang dihadapi, mengumpulkan permasalahan tersebut, menganalisa permasalahan, dan membuat metode penyelesaian dari permasalahan permasalahan tersebut. Sistem informasi ini user dapat memperoleh informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran barang secara tepat waktu, informasi persediaan barang yang diperoleh dari bagian gudang yang akurat, mempercepat dalam pencarian data mengenai persediaan barang tertentu. 6.2 Saran Berdasarkan analisa dari obserfasi pada Apotek Kimia Farma, penulis mengajukan saran saran sebagai berikut : 1. Mengingat pengolahan data penjualan obat di apotek yang masih menggunakan Microsoft Excel yang masih kurang efiien, kurang cepat dan kurang akurat maka sebaiknya pengolahan data penjualan obat di apotek yang dialihkan menggunakan bahasa pemrograman Visual C# 2005 Express Edition dan Database Microsoft Access sehingga dapat memperkecil ketidakefisiennya pengolahan data. 2. Mengptimalkan penggunaan computer, misalnya dengan membuat bentuk aplikasi program yang bisa bermanfaat bagi apotek seperti program pengolahan data penjualan obat, dan berbagai macam form form contohnya form pegawai, form konsumen, form dokter, form penjualan dan form yang lainnya.

40