Anda di halaman 1dari 144

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH (Studi kasus di SMK SANTANA 1 Cibatu) TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Sarat Kelulusan Pada Program Studi S1 Teknik Informatika

Oleh: HADI NOVIANA (0606035)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2010


1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi kini semakin cepat memasuki berbagai bidang, sehingga banyak instansi dan organisasi yang berusaha meningkatkan pekerjaannya dengan menggunakan aplikasi teknologi informasi yaitu sistem informasi berbasis komputer karena dalam proses pengolahan data menjadi informasi menjadi lebih cepat. Dalam sebuah instansi atau organisasi pasti memiliki sistem informasi, namun dalam pengelolaan dan pengolahannya ada yang masih berbasis manual atau yang sudah terkomputerisasi. Sistem informasi terkomputerisasi merupakan sistem yang pengolahan datanya (perhitungan, penyimpulan, pengumpulan dan proses lain) sudah terotomatisasi oleh sistem basisdata yang kompleks. Sehingga aktifitas manusia dalam sistem informasi tersebut biasanya hanya melakukan input data dengan menggunakan bantuan alat pengolah data elektronik yaitu komputer dan hanya melakukan kegiatan pencetakan informasi atau output informasi melalui perantara seperti kertas. Begitu pula dengan organisasi yang berada di bidang pendidikan karena pendidikan merupakan wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia. Dalam arti teknis, pendidikan menunjuk kepada suatu proses yang disengaja dimana orang-orang dijadikan sasaran pengaruh suatu lingkungan yang dipilih dan dikontrol sedemikian rupa hingga mereka dapat memperoleh kemampuan sosial dan perkembangan individual, yang didalam praktek umumnya melibatkan berbagai pihak, sumber-sumber, dan jaringan kerja. Upaya tersebut terbentuk dalam suatu sistem kerjasama yang berusaha agar berlangsungnya proses yang dimaksud. Artinya, berusaha menciptakan lingkungan yang memungkinkan terjadinya peristiwa belajar mengajar ke arah

3 tercapainya suatu tujuan. Dalam keadaan demikian sudah tentu tekanan terdapat pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan menjadi semakin kompleks. Maka konsekuensinya adalah tersedianya informasi yang komprehensif dan memadai menjadi semakin penting. Ini artinya informasi kependidikan harus terus ditingkatkan agar senantiasa menjadi bermutu. Seiring dengan perkembangan teknologi komputer dan teknologi informasi, sekolah-sekolah di Indonesia sudah waktunya mengembangkan Sistem Informasi agar manajemennya mampu mengikuti perubahan jaman, khususnya Sekolah Mengengah Kejuruan (SMK) SANTANA 1 Cibatu yang juga dituntut untuk mengikuti transformasi pengolahan data menjadi lebih terorganisir dan terkomputerisasi. Sebagai organisasi formal, sebuah sekolah tentu melakukan berbagai kegiatan yang membutuhkan dan menghasilkan informasi, agar kelangsungan kegiatan sekolah dapat berjalan dengan baik dibutuhkan manajemen sistem informasi yang baik pula. SMK SANTANA 1 Cibatu didirikan pada tahun 1992 dibawah naungan yayasan pendidikan kejuruan yang merupakan salah satu lembaga pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan menegah yang mengkhususkan diri dibidang kejuruan untuk memberikan pembelajaran siswa yang siap kerja dan bersaing di dunia kerja, dengan membuka jurusan listrik, mesin, otomotif. SMK SANTANA 1 Cibatu bila dilihat secara geografis tepat berada di jantung kota kecamatan Cibatu. Kondisi ini sangat strategis dan menguntungkan SMK SANTANA 1 Cibatu terlebih lokasinya diapit oleh 4 (empat) kecamatan, yaitu Kecamatan Limbangan, Malangbong, Sukawening, Leuwigoong. Dengan dikelilingi oleh keempat Kecamatan tersebut merupakan suatu kebanggaan tersendiri untuk SMK SANTANA 1 Cibatu dalam merekrut siswa-siswa lulusan SLTP dari keempat kecamatan tersebut untuk di didik/dibina menjadi lulusan yang terampil. Adapun visi dari SMK Santana I Cibatu adalah Meningkatkan dan memperkokoh keterkaitan dan kesepadanan (Link and Macth) antara Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan dunia usaha dalam rangka memenuhi tenaga kerja sehingga dapat memberikan kontribusi bagi pembangunan nasional.

4 SMK Tahun 2010 terunggul di Kabupaten Garut Tahun 2015 terunggul di Propinsi Jawa Barat Tahun 2020 Terunggul di tingkat Nasional ini dalam upaya ikut mencerdaskan kehidupan bangsa

mempunyai misi adalah Mempersiapkan generasi muda yang profesional, yaitu tenaga kerja tingkat menengah yang bertaqwa kepada Allah SWT, menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi, keterampilan, etos kerja dan berjiwa wirausaha sehingga sesuai dengan kebutuhan dunia industri atau dunia usaha. Tabel 1.1 Keadaan Siswa Maret, 2010 Jumlah keadaan siswa SMK SANTANA 1 Cibatu sampai Maret 2010 sebanyak 791 orang dengan perincian : Bidang Keahlian/ TINGKAT II III JUMLAH 74 149 568 791

I Program Keahlian - Teknik Pemanfaatan Tenaga Listrik 33 15 26 - Teknik Pemesinan 48 38 63 - Teknik Mekanik Otomotif 236 163 169 Jumlah 317 261 258 Sumber : [SMK SANTANA 1 CIBATU, Maret, 2010]

Dalam pengelolaan Administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA 1 Cibatu mmpunyai sumber dana dari SPP, praktek, kesiswaan perpustakaan, bangunan, masih mengunakan program microsoff exel. Dan hanya di batasi hanya pada SPP saja dalam tugas akhir. Stuktur organisasi pada kegiatan pengelolaan Administrasi keuangan sekolah terbagi 2 divisi yaitu, keuangan yang biasanya dipegang oleh yayasan pengelola sekolah dan administrasi / tata usaha. Kedua divisi ini mempunyai fungsi dan tugas yang berbeda. Selain itu ada pula pihak yang laian yang terlibat dalam proses bisnis ini adalah orang tua murid. Berikut adalah gambaranya:
1.

Siswa, merupakan pihak luar yang berinteraksi dengan bagian administrasi / tatausaha yang melakukan proses kegiatan pembayaran biaya pendidikan.

5 2. Administrasi /Tata Usaha, merupakan divisi yang berperan penting dalam kegiatan pengelolaan Administrasi keuangan sekolah yang kegiatanya antara lain:
a.

Penagihan, yaitu proses pemberitahuan kepada para Siswaatas biaya uang sekolah.

b. Pembayaran, yaitu proses penerimaan pembayaraan dari Siswa dari

tagihan uang sekolah Serta pembuatan bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh siswa. c.
3.

Pelaporan, yaitu proses pembutan laporan pendapatan yang akan diteruskan kepada bagian keuangan.

Kepala Sekolah, merupakan penerima laporan-laporan yang dihasilkan oleh bagian admistrasi/tata usaha, yang akan digunakan untuk membuat laporan keungan dan pengambilan keputusan manjemen. Dari pembatasan area bisnis di atas, maka penjabaran proses bisnis yang ditetapkan pada sekolah SMK SANTANA adalah sebagai berikut: 1. Procedur penagihan uang sekolah Setelah kegitan belajar mengajar mulai berlangsung, maka procedur penagihan uang sekolah dimulai, yaitu dengan membuat satu per satu tagihan dengan atas nama murid. 2. Proedur penerimaan
a.

TU menerima uang baik pembayaran uang sekolah atas tagihan yang di berikan beserta kartu SPP sekolah.

b. TU membuat kartu SPP dan menyerahkan pada pembayar dngan

mencap dan mandatangi kartu uang sekolah sebagai tanda telah membayar.
c.

Lalu pembayaran di bukukan pada buku pembayaran spp.

Tahapan prosedur pengelolaan Administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA 1 Cibatu dapat dilihat pada gambar berikut.

Buku siswa Kartu SPP

Tata usaha
Buku SPP Membayar

siswa

LAPORAN PEMBAYARAN SPP

Manajemen sekolah

Gambar 1.1 Procedur pengelolaan Administrasi keuangan sekolah Permasalahan yang timbul dalam pengelolaan Administrasi keuangan sekolah adalah semakin bertambah banyaknya siswa tiap tahun yang masuk di SMK SANTANA 1 Cibatu, sehingga dibutuhkan sistem yang dapat mempermudah staf adminstarsi dalam proses transaksi pembayaran uang sekolah, dan tagihan lainya sehingga lebih cepat dalam pelayaanan. Namun dalam proses pencatatn pembukuan pembayaran SPP masing mengunakan program aplikasi berbasis Excel. Sehingga dalam proses pencarian data dan proses pembuatan laporan dalam pengerjaan laporan penerimaan spp yang masih belum membayar (piutang) agar dapat menghasilkan laporan yang tepat waktu dirasakan kurang optimal. Sehingga dibutuhkan sistem informasi terkomputerisasi yang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan data tersebut

7 Oleh karena itu, di carilah solusi alternative untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu dibuat sebuah sistem baru berbasis teknologi komputer yang di sesuikan dengan sistem informasi oprasional yang di butuhkan oleh SMK SANTANA 1 Cibatu yaitu dengan merancang sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi, (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005). Adapun pengertian dari administrasi adalah sebagai berikut : Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha, (Haryadi, 2009).

Gambar 1.2 Rangkaian Aktivitas Tatausaha. Sumber : (Silalahi, 2009) Dengan hadirnya sistem yang baru diharapkan pelayanan akan semakin optimal agar dapat memenuhi semua kebutuhan bagi pihak-pihak yang bersangkutan, serta dapat menghasilkan suatu kebijakan yang baru dalam hal administrasi

8 Dengan demikian, untuk melakukan perancangan sistem informasi Administrasi keuangan di lingkungan SMK SANTANA 1 Cibatu, Dalam penelitian ini penulis mengambil judul maka penulis mencoba mengungkapkan permasalah yang timbul dari studi ini dengan judul PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH (Studi kasus di SMK SANTANA Cibatu) . 1.1 Identifikasi Masalah Berkaitan dengan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas maka diidentifikasi permasalahan yang timbul dari sistem informasi administrasi keuangan sekolah adalah : a. Semakin bertambah banyaknya siswa tiap tahun yang masuk di SMK SANTANA SPP. b. Sistem pelaporan yang masih bersifat manual menyebabkan data yang disajikan tidak tepat waktu karena proses pencarian data yang lama. Dan informasi yang dihasilkan kurang optimal. c. Bagaimana agar proses pembuatan laporan yang dapat SPP menghasilkan laporan yang tepat waktu . 1.2 Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan dari penyusunan laporan tugas akhir ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi administrasi keuangan sekolah yang berbasis komputer sehingga dapat memberikan peningkatan pelayanan dan pengelolaan yang lebih efektif. membantu staf administrasi untuk mempermudah dalam pengerjaan laporan pembayaran 1 Cibatu, sehingga dibutuhkan sistem yang dapat mempermudah staf adminstarsi dalam proses pembayaran uang sekolah

9 1.3 Batasan Penelitian Adapun batasan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
1) Sistem Informasi yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada aktifitas

bisnis administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA 1 Cibatu kususnya pada pembuatan laporan pembayaran SPP Sekolah .
2) Tahapan perancangan system informasi administrasi keuangan sekolah

menggunakan metode Rapid Aplication Development (RAD) S.Pressman dan hanya pada tahapan simulasi. 3) Arsitektur sistem yang digunakan berupa stand alone. 4) Dalam penelitian ini, penulis menggunakan pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.

Roger

5) Perangkat lunak yang digunakan untuk database-nya yaitu Microsoft

Access. 1.4 Metodologi Penelitian Adapun metodologi penelitian yang digunakan mencakup 2 metode yaitu Metode Pengumpulan Data dan Metode Pengembangan di antaranya : 1.4.1 Metode Pengumpulan Data : Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pegawai SMK SANTANA. b. Studi Kepustakaan Mempelajari dan menganalisa beberapa referensi buku yang berkaitan dengan masalah-masalah yang ada dalam ruang lingkup penelitian. c. Studi Dokumentasi Mempelajari beberapa dokumen, literatur, atau file-file yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. d. Observasi Mengamati kinerja SMK SANTANA, mempelajari bagaimana proses sistem informasi data yang sedang berjalan, sehingga peneliti bisa

a. Wawancara

10 mengetahui sejauh mana kelancaran kinerja yang ada dan dapat mengetahui informasi-informasi apa saja yang dihasilkan dan informasi apa yang akan diidentifikasi.
1.4.2 Metode Pengembangan Sistem:

Adapun metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode Rapid Application Development (RAD). Model RAD merupakan model inkremental dari proses pengembangan perangkat lunak yang menekankan pada sedikitnya siklus pengembangan. Model ini memecah suatu proyek menjadi bagian-bagian kecil yang mana tiap bagiannya dibangun dengan model yang mirip dengan Waterfall. Tujuan utama model ini adalah menyelesaikan suatu proyek per bagian, sehingga proses perencanaannya pun per bagian (walaupun pada awalnya melakukan perencanaan secara global).

RAD menekankan pada siklus pengembangan yang pendek/singkat. RAD mengadopsi model waterfall dan pembangunan dalam waktu Waktu yang singkat adalah batasan yang penting untuk model ini. Jika kebutuhan lengkap dan jelas maka waktu yang dibutuhkan untuk

singkat dicapai dengan menerapkan component based construction.

menyelesaikan secara komplit software yang dibuat adalah misalnya 60 sampai 90 hari.

Jika data, analisa jelas, dan lingkup kecil maka RAD dapat digunakan

dgn baik sering juga disebut versi high speed dari model waterfall. Berikut adalah gambar dari metode pemodelan RAD:

11

Gambar 1.3 Rapid Aplication Development(RAD) Sumber : (Pressman, 1997). Fase-fase di atas menggambarkan proses dalam model RAD. Sistem dibagi-bagi menjadi beberapa modul dan dikerjakan dalam waktu yang hampir bersamaan dalam batasan waktu yang sudah ditentukan.

Business modeling. yaitu aliran informasi di antara fungsi-fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis ? Informasi apa yang dimunculkan ? Siapa yang memunculkannya ? Ke mana informasi itu pergi ? Siapa yang memprosesnya ?

Data modeling. Aliran informasi yang didefinisikan dari business modeling, disaring lagi agar bisa dijadikan bagian-bagian dari objek data yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis tersebut. Karakteristik (atribut) setiap objek ditentukan beserta relasi antar objeknya mengunakan DFD, ERD.

Process modeling. Objek-objek data yang didefinisikan sebelumnya diubah agar bisa menghasilkan aliran informasi untuk diimplementasikan

12 menjadi fungsi bisnis. Pengolahan deskripsi dibuat untuk menambah, merubah, menghapus, atau mengambil kembali objek data.

Application generation. RAD bekerja dengan menggunakan fourth generation techniques (4GT). Sehingga pada tahap ini sangat jarang digunakan pemrograman konvensional menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga (third generation programming languages), tetapi lebih ditekankan pada reuse komponen-komponen (jika ada) atau membuat komponen baru (jika perlu). Dalam semua kasus, alat bantu untuk otomatisasi digunakan untuk memfasilitasi pembuatan perangkat lunak mengunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0 .

Testing and turnover. Karena menekankan pada penggunaan kembali komponen yang telah ada (reuse), sebagian komponen-komponen tersebut sudah diuji sebelumnya. Sehingga mengurangi waktu testing secara keseluruhan. Kecuali untuk komponenkomponen baru.

1.5 Kerangka Pemikiran Untuk dapat mengembangkan Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA Cibatu ini, maka terlebih dahulu dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Kemudian hasil dari analisis ini akan menjadi output untuk perancangan sistem yang akan dibuat. Berikut ini adalah gambaran kerangka pemikiran Pengembangan Sistem Informasi administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA :

13

P E ND E K A TA N A N A LIS IS

Visi Sistem Yang Sedang Berjalan Misi

Buku siswa Kartu SPP

Tata usaha
Buku SPP Membayar

siswa

LAPORAN PEMBAYARAN SPP

Manajemen sekolah

Analisis Current Sistem

Metode Analisis RAD

Business modeling Flow Map

Data modeling ERD,DFD,KAMUS DATA

Process modeling Proses model

Deskripsi Permasalahan

Semakin bertambah banyaknya siswa tiap tahun yang masuk di SMK SANTANA , sehingga dibutuhkan sistem yang dapat mempermudah staf adminstarsi dalam proses transaksi pembayaran uang sekolah . Penyimpanan data yang ada pada saat ini sangat rentan terhadap kerusakan dan kehilangan data karena faktor cuaca di tempat penyimpanan data tersebut dan factor manusia yang sering melakukan kesalahan . Bagaimana agar proses pembuatan laporan yang dapat membantu staf administrasi untuk mempermudah dalam pengerjaan laporan penerimaan Kas , dan Laporan Daftar murid yang masih belum membayar (piutang ) yang menghasilkan laporan yang tepat waktu .

Perancangan Sistem Baru

Metode Desain RAD

Application generation Basis data ,Software Microsoft Visual Basic 6.0

Testing and turnover Simulasi

Desain sistem

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN SEKOLAH DI SMK SANTANA CIBATU

Gambar 1.4 Kerangka Pemikiran.

14
1.

Proses perancangan sistem informasi di mulai dengan tahapan analisa current sistem yang berjalan dengan metode Rapid Aplication Development (RAD) Sumber Roger S. Pressman, 1997 dimana menganaslisa business modeling dengan mengunakan flowmap kemudian dilanjutkan dengan tahapan analisis data modeling dengan mengunakan ERD, DFD, dan kamus data dan di gambarkan process modelling dengan proses model yang ada pada buku Pressman.

2.

Bedasarkan hasil analisa sistem, kemudian di buat rancangan sistem baru dengan metode Rapid Aplication Development (RAD) Sumber Pressman,1997 , di implementasikan ke dalam Application generation mengunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0.

3.

Pada tahapan akhir pencangan sistem infomasi dilakukan testing sampai tahapan simulasi.

1.6 Sistematika Penulisan Agar laporan tugas akhir ini dapat dipahami dengan baik oleh pembaca dan dapat memberikan gambaran secara umum tentang isi dari laporan tugas akhir ini, maka dari pada itu penulis membuat sistematika penulisan laporan tugas akhir sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai bagaimana kondisi yang ada di SMK SANTANA 1 Cibatu yang menggambarkan mengenai aktivitasnya dalam pengolahan administrasi keuangan sekolah khususnya pada pembayaran SPP, melalui tahapan analisis terhadap sistem dengan pendekatan konvensional menggunakan Rapid Application Development (RAD). yang dikemukakan oleh Roger S. Pressman pada tahun 1997, yaitu Traditional Rapid Application Development (RAD) Methodology.

15

BAB II

LANDASAN TEORI kegiatan analisis maupun didalam menyelesaikan permasalahan dari studi kasus yang dipilih.

Berisi landasan teori yang digunakan sebagai referensi baik didalam

BAB III ANALISIS SISTEM Pada bab ini, berisi analisis yang menggambarkan dari current systems administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA Cibatu dengan menggunakan Rapid Application Development (RAD). Memberikan gambaran tentang menganaslisa business modeling dengan mengunakan flowmap kemudian dilanjutkan dengan tahapan analisis data modeling dengan mengunakan ERD, DFD, dan kamus data dan di gambarkan process modelling dengan proses model yang ada pada buku Pressman. BAB IV DESAIN SISTEM Bab ini memberikan gambaran tentang Bedasarkan hasil analisa sistem, kemudian di buat rancangan sistem baru dengan metode Rapid Aplication Development (RAD) Sumber Pressman, 1997, di implementasikan ke dalam Application generation mengunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang kesimpulan dan saran-saran dari hasil akhir penelitian serta pemecahan masalah untuk kesempurnaan. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

16 BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini akan diuraikan tentang berbagai konsep yang menjadi landasan pemikiran dalam pemecahan sebuah permasalahan yang berhubungan dengan konsep analisis dan perancangan suatu system. 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengembangan Sistem ditentukan oleh pemahaman tentang konsep dasar mengenai sistem juga disertai dengan pemahaman tentang teknik-teknik, konsep, dan aturan dalam pengembangan sebuah sistem. 2.1.1 Definisi Sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. (Kadir, 2003)

Definisi sistem dari kamus Websters Unabridged lebih mendekati dengan keperluan, yaitu:
Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. (Amsyah, 2005)

Dari beberapa definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dan saling berhubungan untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran dan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk tujuan pemakaian sistem dalam sistem informasi manajemen, modul sistem pada gambar berikut adalah contoh yang jelas mengenai hubungan dari elemen-elemen yang secara bersama-sama membentuk satu kesatuan yang disebut dengan sistem. Modul sistem digambarkan sebagai berikut:

17

M su n a ka

Pe g la a no hn

Ke a n lu ra

U p n Ba /Ko tro ma lik n l

Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem (Amsyah, 2005)

Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem, yaitu: 1. Masukan berupa kumpulan data, contohnya data tahun ajaran, data panitia, data sekolah asal, dsb. 2. Pengolahan untuk mengelola pendaftaran pengolahannya dilakukan dengan cara manual. 3. Keluaran menampilkan hasil yang didapat dari kegiatan sebelumnya berupa informasi yang dibutuhkan seperti menampilkan laporan (pendaftaran, penilaian dan kelulusan). 4. Umpan balik/kontrol terdiri dari usul perbaikan yang diberikan oleh unit pengawasan mutu dari instansi yang bersangkutan. 2.1.2 Elemen Sistem Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu tujuan, masukan, keluaran, proses, mekanisme pengendalian dan umpan balik. Selain itu, sistem juga berinteraksi dengan lingkungan dan memiliki batas. a. Tujuan Setiap sistem mempunyai tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. b. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. c. Proses calon peserta didik baru

18 Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. d. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil pemrosesan. e. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. f. Batas Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. g. Lingkungan Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.

19

Masuk an

Proses

Keluar an

Mekanisme Pengendalia n

Umpa n Balik

Tujuan

Gambar 2.2 Sistem dan Elemen-elemennya (Kadir, 2003)

2.1.3

Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah

sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan

sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

Lingkunga n

Batas Sistem

20
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia dengan melibatkan interaksi antara dengan mesin seperti sistem informasi.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan

sistem tidak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tidak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system ) dan sistem

terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya, bekerja secara otomatis tanpa ada turut camput tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan linkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan atau subsistem yang lainnya.
5. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem sederhana dan sistem kompleks.

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem yang sederhana dan sistem yang kompleks. 2.1.4 Definisi Informasi Informasi merupakan suatu hal yang sangat dibutuhkan di dalam suatu organisasi ataupun instansi berdasarkan kebutuhan manajemen masing-masing. Informasi didefinisikan sebagai berikut :
Data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. (Amsyah, 2005)

21 Informasi menurut Davis (1999) adalah:


Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. (Kadir, 2003)

Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang seteleh diolah atau diproses, menghasilkan informasi yang memiliki nilai dan lebih bermanfaat bagi penggunanya. Berdasarkan pada bentuknya, informasi dapat dibedakan menjadi (Amsyah, 2005): 1. Informasi Uraian Informasi Uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo. 2. Informasi rekapitulasi Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom. Contohnya neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian. 3. Informasi Gambar (Bagan) Informasi Gambar (Bagan) adalah informasi yang di buat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi. 4. Informasi Model Informasi Model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternatif bagi pembuatan keputusan. 5. Informasi Statistik Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau tabel.

22 6. Informasi Formulir Informasi formulir adalah informasi yang di buat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing. 7. Informasi Animasi Informasi animasi adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara dan video. Informasi ini dapat juga disebut informasi multimedia. 8. Informasi Simulasi Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang di buat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya simulasi untuk pendidikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus. 2.1.5 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan suatu model tertentu.
Masukan (Data) Proses (Model) Keluaran (Informasi)

Penerima
Basis Data

Data (Ditangkap)

Hasil Tindakan

Keputusan Tindakan

Gambar 2.3 Siklus Informasi (Kadir, 2003)

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan

23 tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. 2.1.6 hal, yaitu:
1. 2. 3.

Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga Informasi harus akurat (accurate) Tepat pada waktunya (timeliness) Relevan (relevance)

Kualitas informasi dapat dianalogikan sebagai pilar-pilar dalam bangunan (Burch dan Grudnitski, 1989) dan menentukan baik tidaknya pengambilan keputusan.

Kualitas Informasi
T E P A T W A K T U

K E A K U R A T A N

R E L E V A N S I

Gambar 2.4 Kualitas Informasi (Kadir, 2003)

Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

24 penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan Relevan, lainnya berbeda. 2.1.7 Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya bisa lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya satu pihak. Pengukuran informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.1.8 Definisi Sistem Informasi Dari beberapa definisi mengenai sistem dan informasi yang telah dijelaskan diatas, maka Sistem Informasi menurut Gelinas, Oram dan Wiggins dapat didefinisikan sebagai berikut :
Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. (Kadir, 2003)

landasan informasi

di dalam pengambilan tersebut mempunyai

keputusan. manfaat

Bila untuk

pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal. berarti pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang

25 Sistem informasi merupakan suatu sistem yang saling berkaitan dan berintegrasi satu sama lain dan bertujuan untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. 2.1.9 Komponen Sistem Informasi Dalam sebuah sistem informasi terdapat komponen-komponen yang berfungsi sebagai pendukung, komponen-komponen tersebut diantaranya adalah sebagai berikut (Kadir, 2003) :
1.

Perangkat keras (hardware) : mencakup peranti-peranti fisik seperti Perangkat lunak (software) atau program : sekumpulan instruksi yang Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yang

komputer dan printer.


2.

memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data 3. 4.


5.

pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. yang berkaitan dengan penyimpanan data.
6.

memungkinkan sesumber (resource) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. Pada prakteknya, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut. Sebagai contoh, sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan satu pemakai dan satu komputer tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. Namun, sistem informasi group kerja (working information system) yang melibatkan sejumlah orang dan sejumlah komputer, memerlukan sarana jaringan data komunikasi.

26

Perangkat \ Keras Perangkat Lunak

Orang

Kompone n Sistem Informasi


Basis Data Jaringan Komputer dan Komunikasi Data Prosedur

Gambar 2.5 Komponen Sistem Informasi (Kadir, 2003)

2.1.10

Arsitektur Sistem Informasi

Arsitektur system informasi adalah suatu pemetaan atau rencana kebutuhankebutuhan informasi di dalam suatu organisasi. Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak-biru (blueprint) untuk arahan di masa mendatang. Tujuan dari arsitektur ini adalah agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis organisasi.

27

Basis Data Perusahaan

Kantor Pusat Perusahaan


IBM

IBM M ainfram e

LAN

Pem asaran dan Penjualan M inikom puter IBM AS /400 Jalur Telepon

Keuangan Basis Data Divisi

Produksi

Jalur Telepon

PC Server LAN

PC Server LAN

PC

PC Kantor Cabang A

PC

PC

PC Pabrik

PC

Gambar 2.6 Contoh Arsitektur Sistem Informasi (Kadir, 2003)

Sebuah arsitektur sistem informasi yang detail berisi perencanaan yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: - Data apa yang akan dikumpulkan? - Dimana dan bagaimana data dikumpulkan? - Bagaimana cara mengirimkan data? - Dimana data akan disimpan? Arsitektur sistem informasi menggunakan arsitektur teknologi yang dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu: 1. Arsitektur Tersentralisasi - Dikenal semenjak tahun 1960
- Mainframe sebagai aktor utama

- Pemrosesan data yang terpusat (komputasi terpusat)

28

Gambar 2.7 Contoh Arsitektur Tersentralisasi (Kadir, 2003)

2. Arsitektur Desentralisasi - Pemrosesan data tersebar (terdistribusi) atau disebut komputasi tersebar - membagi sistem pemrosesan data terpusat ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil yang pada hakikatnya masing-masing subsistem tetap berlaku sebagai sistem pemrosesan data yang terpusat - Terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi - Dihubungkan dengan sarana telekomunikasi - Masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang serupa secara mandiri - Bisa saling berinteraksi dalam pertukaran data

Gambar 2.8 Contoh Arsitektur Desentralisasi (Kadir, 2003)

29
3. Arsitektur Client/Server - Client, sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data

atau layanan ke server


- Server, sistem atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta

oleh client
- Sistem informasi dapat dibangun dengan menggunakan perangkat lunak

gado-gado
Client Server

Basis Data

Client

Printer

Gambar 2.9 Contoh Arsitektur Client/Server (Kadir, 2003)

2.1.11 1. 2. 3. 4.

Kegiatan Sistem Informasi Kegiatan dalam sistem informasi mencakup: Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk Proses, menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas

diproses. menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. tersebut. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Kontrol, ialah suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

30

2.2 Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Pemahaman tentang Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi sangat diperlukan untuk mendukung keberhasilan organisasi. 2.2.1 Manajemen Manajemen dapat didefinisikan sebagai berikut:
Manajemen adalah proses mengkoordinasikan, mengintegrasikan, menyederhanakan, dan mensinkronisasikan sumber daya manusia, material, dan metode dengan mengaplikasikan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggiatan, pengawasan, dan lain-lain agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif. (Amsyah, 2005)

2.2.2

Tingkat Manajemen Dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan manajemen, sebagai ukuran

tinggi rendahnya tingkat kelompok pimpinannya. Karena organisasi terbagi dalam unit-unit kerja, maka tingkatan tersebut merupakan juga tingkat unit kerja. Tingkat tersebut umumnya terdiri dari tingkatan manajemen lini atas (top management), manajemen lini tengah (middle management) dan manajemen lini bahwa (lower management).

Top management

Middle management

Lower management

Gambar 2.10 Ketiga Tingkat Manajemen (Amsyah, 2005)

31 Kegiatan manajemen lini puncak adalah memformulasikan perencanaan dan strategi. Tingkat manajemen ini berorientasi pada masa depan organisasi dan meninjau hasil kerja dan pencapaian tujuan organisasi secara umum dan menyeluruh. masyarakat. Manajemen lini tengah bertugas meninjau hasil dalam organisasi dan dengan kegiatan-kegiatan pengawasan yang menggerakkan organisasi mencapai sasaran. Manajemen pada lini ini lebih berorientasi pada masalah-masalah pelatihan personal, pertimbangan terhadap personal, pengadaan peralatan dan bahan, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah-masalah kritis dalam mencapai keberhasilan kinerja. Pada manajemen lini bawah terdapat jumlah manajer yang banyak, sesuai dengan bentuk piramida organisasi yang makin membesar ke bawah. Tingkat ini disebut juga tingkat manajemen operasional. Tugas pentingnya adalah mengawasi dan mengatur personal berketerampilan teknis atau karyawan biasa. Para manajer pada tingkat ini mengusahakan agar pekerjaan dilaksanakan sesuai prosedur dan metode yang sudah ditentukan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan sesuai rencana, sesuai jadwal waktu, hubungan manusia, pembiayaan dan pengawasan kualitas. 2.2.3 Fungsi Manajemen Untuk mencapai tujuannya, organisasi memerlukan dukungan manajemen dengan berbagai fungsinya yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing. Kegiatan fungsi-fungsi tersebut memerlukan data dan informasi, dan akan menghasilkan data dan informasi pula. Beberapa fungsi manajemen pokok adalah: a. Perencanaan Berkaitan dengan penyusunan dan penjabaran tujuan. b. Pengorganisasian Berkaitan dengan pengelompokan personel serta tugasnya. Tugas-tugas pada tingkat ini terutama mengkoordinasikan keseluruhan upaya organisasi dan hubungan dengan lain-lain organisasi dan

32 c. Pengaturan personel Berkaitan dengan kegiatan bimbingan dan pengaturan kerja personel. d. Pengarahan Berkaitan dengan kegiatan melakukan instruksi tugas-tugas.
e. Pengawasan

Berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai dan melakukan koreksi-koreksi. Fungsi-fungsi manajemen sebagian bentuk operasionalnya digambarkan sebagaimana diagram di bawah ini:
PERENCANAAN Tujuan Kebijakan Program
PENGORGANISASIAN

PENGARAHAN Memotivasi Membimbing Supervisi

PENGAWASAN Biaya Kualitas Kuantitas

Struktur Penyusunan staf koordinasi

Sistem dan prosedur

Internal Organisasi

Operasional dan produks

Anggaran dan sumber daya

Gambar 2.11 Diagram Fungsi Manajemen (Amsyah, 2005)

Adapun diagram proporsi fungsi manajemen pada masing-masing tingkat manajemen adalah sebagai berikut:

Gambar 2.12 Diagram Perbandingan Fungsi Manajemen Pada Tingkat Manajemen (Amsyah, 2005)

Dari diagram diatas terlihat bahwa fungsi perencanaan dan fungsi pengorganisasian sangat banyak dilakukan oleh manajemen tingkat atas, disusul oleh manajemen tingkat tengah dan manajemen tingkat bawah. Fungsi pengarahan

33 dan fungsi pengawasan yang terbanyak adalah dilakukan oleh manajemen lini bawah, disusul manajemen lini tengah dan kemudian manajemen lini atas. 2.2.4 Definisi Manajemen Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of Information System yang lazim disingkat MSI. Adapun definisi dari MSI adalah:
MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsipprinsip manajemen. (Amsyah, 2005)

Karena sistem informasi dikerjakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif maka disebut Manajemen Sistem Informasi (MSI). 2.2.5 Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Sistem Informasi Pekerjaan MSI berkembang melalui empat proses sesuai dengan perkembangan alat pengolah data yaitu zaman MSI: i. ii. iii. iv. Dikerjakan secara manual Dikerjakan dengan alat mesin manual Dikerjakan dengan alat mesin elektrik Dikerjakan dengan elektrik (komputer) Keseluruhan ruang lingkup pekerjaan MSI disederhanakan dalam bentuk diagram berikut ini:

34

Gambar 2.13 Visi dan Misi Pekerjaan MSI (Amsyah, 2005)

Pekerjaan MSI dimulai dari pengumpulan data yang dibuat atau terjadi karena adanya fakta. Fakta tersebut dicatat atau direkam pada komputer sehingga

35 menghasilkan fakta yang disebut data. Data atau fakta tertulis otentik (asli) harus disimpan sebagai arsip (otentik) untuk keperluan pembuktian-pembuktian dan back-up baik sebagai bukti administratif ataupun sebagai bukti hukum tertulis bila terjadi kesalahan pada komputerisasi data bersangkutan untuk pengolahan menjadi informasi dalam pekerjaan sistem informasi. Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi, atau manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi, sortir, kalkulasi, dan penyimpulan. Alat pengolahnya dapat dikelompokkan menjadi alat pengolah manual, mesin manual, mesin elektrik, dan komputer. Hasil pengolahan data adalah informasi yang berbentuk laporan, model deskriptif, dan bentuk statistik. Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan keputusan. Keputusan pada manajemen lini bawah umumya bersifat teknis, pada manajemen lini tengah umumnya bersifat taktis, dan pada manajemen lini atas umumnya bersifat strategis. Keputusan kemudian dioperasionalkan ke dalam bentuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi atau penilaian. Pada setiap kegiatan tersebut dilakukan juga kegiatan pengawasan. Kegiatan tersebut secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif, terutama dalam menghadapi era globalisasi yang penuh dengan persaingan, di mana setiap kegiatan memerlukan dukungan data dan informasi. 2.3 Konsep Dasar Data Data merupakan bahan utama dari pekerjaan manajemen sistem informasi, tanpa adanya data maka pekerjaan informasi tidak akan pernah ada.

36 2.3.1 Definisi Data Data dapat didefinisikan sebagai berikut:


Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media. (Amsyah, 2005) Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. (Kadir, 2003)

Dengan kata lain, data merupakan keterangan atau bukti mengenai suatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri, belum diorganisasikan dan belum diolah. Berikut ini adalah gambar fakta yang direkam atau ditulis menjadi data:
Fakta Kegiatan: Pelaporan Komunikasi Transaksi Perjanjian Dsb.

direkam / dicatat
Data

disimpan

Arsip Otentik

diproses keluaran
Komputer

disimpan
Informasi

Gambar 2.14 Hubungan Fakta, Data, Arsip dan Informasi (Amsyah, 2005)

2.3.2

Jenis Data Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-

unitnya. Untuk keperluan penulisan data di kertas atau kartu dan pemasukan data ke komputer, maka data dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

37 1. Data statis

Data statis adalah jenis data yang umumnya tidak berubah atau jarang berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor ataupun alamat. 2. Data dinamis Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yang singkat atau agak lama dan lain-lain. Data tersebut sering dikatakan sebagai peremajaan data. Data tersebut misalnya, data tabungan, data gaji, data nilai mahasiswa, dan sebagainya. Berdasarkan sifatnya, data dapat dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu: 1. Data kuantitatif Data kuantitatif adalah data dengan hitungan bilangan. Misalnya 5 ekor, Rp.1000, satu juta, dan sebagainya. 2. Data kualitatif Data kualitatif adalah data yang tidak dihitung dengan hitungan bilangan, tetapi diukur dngan kata-kata bernilai. Misalnya banyak, sedikit, kecil, rendah, dan sebagainya. 2.3.3 Sumber Data Berdasarkan sumbernya maka data dikelompokkan menjadi dua, yaitu: 1. Data internal Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri, yaitu oraganisasi pusat dan cabang-cabangnya. 2. Data eksternal Data eksternal adalah data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri. Berdasarkan isinya maka baik data internal maupun data eksternal dapat dibagi menjadi empat kelompok.

38

Gambar 2.15 Pengelompokkan Data (Amsyah, 2005)

1. Data kegiatan Setiap organisasi mempunyai kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan baik oleh perorangan maupun unit-unit kerja yang terdapat dalam organisasi bersangkutan. Kegiatan-kegiatan itu perlu direkam, untuk dipergunakan sebagai bahan pengingat, bukti, pengambil keputusan, laporan, informasi, penelitian, perencanaan, penilaian, pengawasan, dan lain-lain. 2. Data Hasil penelitian Hasil penelitian merupakan data yang penting bagi organisasi. Hasil penelitian cenderung disebut data, karena untuk dapat digunakan lebih lanjut oleh unitunit (fungsi) organisasi secara spesifik masih harus diubah terlebih dahulu bentuknya sesuai dengan keperluan. 3. Data lingkungan Data penting untuk keperluan pekerjaan manajer dalam membuat keputusan dan mengerjakan fungsi-fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, penganggaran, pengawasan, evaluasi atau lain-lainnya, adalah data lingkungan. Definisi data lingkungan ini sangat luas, yaitu mengenai semua bidang yang berkaitan dengan kegiatan organisasi dan yang dapat mempengaruhi kegiatan organisasi. Data tersebut banyak terdapat pada media cetak seperti buku, buku referensi, majalah, koran, dan lain-lain. 4. Data peraturan Data penting lainnya yang sangat berguna sebagai alat bantu dalam pekerjaan manajemen dan pekerjaan operasional adalah bahan-bahan peraturan.

39 2.4 Hubungan Informasi Dengan Manajemen Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan informasi internal. Sistem informasi mempunyai peranan penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen semua tingkatan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat mengena dan berguna bagi manajemen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan oleh manajemen. Untuk maksud ini, maka analis sistem harus mengerti terlebih dahulu apa kegiatan dari manajemen untuk masing-masing tingkatannya dan bagaimana tipe keputusan yang diambilnya. Selanjutnya bagaimana tipe informasi yang dibutuhkan oleh manajemen juga harus diketahui. Akhirnya diharapkan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akan dapat mengena sesuai dengan yang dibutuhkan oleh manajemen. Adapun kebutuhan informasi berdasarkan tingkatan manajemen dapat dilihat dari gambar berikut ini: Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen, tipe informasi yang dibutuhkan berbeda. Untuk manajemen tingkat bawah, tipe informasinya adalah terinci (detail), karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatnya, tipe informasinya adalah semakin tersaring (terfilter) atau lebih ringkas. 2.5 Analisis Dan Desain Sistem Analisis dan desain sistem terdiri dari teori analisis sistem dan desain sistem yang didalamnya terdapat beberapa sub bab.

40 2.5.1 Analisis Sistem Pengertian analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi ke dalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. (Hartono, 2005). Pada dasarnya, analisis sistem merupakan proses untuk memahami sistem yang ada, kemudian mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Analisis sistem memiliki tujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya. Alasan yang melatar belakangi dilakukannya analisis system (Hartono, 2005): 1 Problem Solving, dikarenakan sistem yang lama sudah tidak bisa memenuhi kebutuhan, sehingga diperlukan pengembangan sistem yang baru. Hal ini memerlukan analisis sistem agar sistem yang baru dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan. 2. Adanya kebutuhan baru dalam lingkungan atau organisasi di tempat sistem berjalan yang memerlukan modifikasi untuk mendukung organisasi. 3. 4. Meningkatkan kemampuan atau performance sistem. Meningkatkan performance sistem secara keseluruhan.

Analisis dan evaluasi terhadap sistem yang ada bertujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya: 1 Aspek aspek yang dianalisis meliputi : Klasifikasi data, proses dan fungsi, kebutuhan informasi seluruh bagian organisasi yang merupakan kebutuhan informasi untuk masa yang akan datang.

41 2 3 Dokumentasi hasil analisis srehingga dapat dijadikan pedoman atau landasan bagi tahap pengembangan berikutnya. Lakukan evaluasi dengan membandingkan sistem yang berjalan dengan sistem yang ideal. 2.5.2 1 Desain Sistem Desain sistem memiliki beberapa definisi, diantaranya: Menurut Robert J. Verjello/ John Reuter III: Tahap setelah analisis dari siklus perancangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan- kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. (Hartono, 2005). 2 Menurut John Bruch & Grund Grundnitski: Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. (Hartono, 2005). 3 Menurut M. Scott: Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen- komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari dari sistem akan benar- benar memuaskan rangcang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. (Hartono, 2005). Desain sistem memiliki dua maksud dan tujuan utama, yaitu: 1 2 Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli- ahli teknik lainnya yang terlibat

42 Agar tujuan dapat dicapai, maka seorang analis sistem harus mencapai sasaran- sasaran sebagai berikut: 1 2 Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem 3
4

Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing- masing komponen dari sistem informasi.

Desain Input Input memulai arus data melalui sebuah sistem, seperti komponen sistem lainnya, rancangan input harus direncanakan dan

perancangan

dilaksanakan dengan hati- hati untuk mengkonversikan data mentah (input) ke dalam informasi yang dapat digunakan (output). Kegiatan yang dilakukan pada desain input: 1 Menentukan kebutuhankebutuhan input dari sistem informasi, menentukan media pemasukan dan pengaturan format data ketika dimasukan dalam media tersebut 2
3

Mendefinisikan data yang akan dicatat atau dikirim Merancang antar muka dalam proses pemasukan data. Desain Output Tujuan dari desain output adalah untuk mengubah tumpukan data menjadi

informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan. Sasaran sesungguhnya bukan untuk menghasilkan data , bahkan juga bukan informasi, melainkan menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat.

43 Kegiatan dari desain output adalah sebagai berikut: 1 2 4.1 Menentukan kebutuhan input dari sistem informasi Menentukan parameter dari output, yang meliputi: Bentuk output Format output Media yang digunakan Metode Pengembangan Sistem Metodologi dan perancangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dikelompokan menjadi beberapa tahapan yang membantu kita dalam perancangan sistem. Metodologi perancangan perangkat lunak yang akan digunakan adalah RAD (Rapid Application Development). Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan (Pressman, 1997) :

Gambar 2.16 Rapid Aplication Development, (Pressman, 1997).

Fase-fase di atas menggambarkan proses dalam model RAD. Sistem dibagi-bagi menjadi beberapa modul dan dikerjakan dalam waktu yang hampir bersamaan dalam batasan waktu yang sudah ditentukan.

44

Business modeling. Pada tahap ini, aliran informasi (information flow) pada fungsi-fungsi bisnis dimodelkan untuk mengetahui informasi apa yang mengendalikan proses bisnis, informasi apa yang hasilkan, siapa yang membuat informasi itu, kemana saja informasi mengalir, dan siapa yang mengolahnya.

Data modeling. Aliran informasi yang didefinisikan dari business modeling, disaring lagi agar bisa dijadikan bagian-bagian dari objek data yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis tersebut. Karakteristik (atribut) setiap objek ditentukan beserta relasi antar objeknya.

Process modeling. Objek-objek data yang didefinisikan sebelumnya diubah agar bisa menghasilkan aliran informasi untuk diimplementasikan menjadi fungsi bisnis. Pengolahan deskripsi dibuat untuk menambah, merubah, menghapus, atau mengambil kembali objek data.

Application generation. RAD bekerja dengan menggunakan fourth generation techniques (4GT). Sehingga pada tahap ini sangat jarang digunakan pemrograman konvensional menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga (third generation programming languages), tetapi lebih ditekankan pada reuse komponen-komponen (jika ada) atau membuat komponen baru (jika perlu). Dalam semua kasus, alat bantu untuk otomatisasi digunakan untuk memfasilitasi pembuatan perangkat lunak.

Testing and turnover. Karena menekankan pada penggunaan kembali komponen yang telah ada (reuse), sebagian komponen-komponen tersebut sudah diuji sebelumnya. Sehingga mengurangi waktu testing secara keseluruhan. Kecuali untuk komponenkomponen baru.

4.2 Proses Pengembangan Sistem yang Disederhanakan Pengembangan suatu sistem berarti menyususn suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pengembangan sistem ini terdiri atas sederetan kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut

45 yaitu antara lain permulaan sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem. a. Permulaan Sistem Permulaan sistem adalah perencanaan awal untuk sebuah aktifitas yang mendefinisikan lingkup, tujuan, jadwal dan anggaran bisnis awal. b. Analisis Sistem Analisis sistem adalah property atribut yang mendefinisikan nilai atribut apa yang dapat diambil secara sah untuk merekomendasikan perbaikan dan menspesifikasikan persyaratan dan prioritas bisnis untuk solusi. c. Desain Sistem Desain sistem adalah spesifikasi atau konstruksi solusi yang teknis dan berbasis computer untuk persyaratan bisnis yang diidentifikasikan dalam analisis sistem. d. Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah spesifikasi atau konstruksi, instalasi, pengujian dan pengiriman sistem ke dalam produksi (artinya produksi sehari-hari) (Whiten, 2004). 4.3 Perangkat Lunak Perangkat lunak adalah (1) Perintah (program computer) yang bila dieksekusi memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang diinginkan. (2) Struktur data yang memungkinkan program memanipulasi secara proporsional. (3) Dokumen yang menggambarkan operasi dan kegunaan program. (Pressman, 1997). 4.3.1 Karakteristik Perangkat Lunak Perangkat lunak lebih merupakan elemen logika dan bukan merupakan elemen sistem fisik. Dengan demikian perangkat lunak memiliki karakteristik diantaranya:

46 a. Perangkat lunak dibangun dan dikembangkan, tidak dibuat dalam bentuk yang klasik. b. Perangkat lunak tidak pernah using.
c. Sebagian besar perangkat lunak dibuat secara custom-built, serta tidak

dapat dirakit dari komponen yang sudah ada. (Pressman, 1997). 4.3.2 Apilkasi Perangkat Lunak Kategori umum untuk aplikasi perangkat lunak maka dapat digolongkan menjadi jenis perangkat lunak diantaranya : a. Perangkat Lunak Sistem Perangkat Lunak Sistem merupakan sekumpulan program yang ditulis untuk melayani program-program yang lain.
b. Perangkat Lunak Real-Time

Program-program yang memonitor, menganalisis atau mengontrol kejadian dunia nyata pada saat terjadi. c. Perangkat lunak Bisnis Pemrosesan informasi bisnis merupakan area aplikasi perangkat lunak yang paling luas. d. Perangkat Lunak Teknik dan Ilmu Pengetahuan Perangkat lunak yang memiliki jangkauan aplikasi mulai dari astronomi sampai vulkanologi, dari analisis otomotif sampai dinamika orbit pesawat ruang angkasa dan dari biologi molekuler sampai pabrik yang sudah diotomatiskan.
e. Perangkat Lunak Tertanam (Embedded Software).

Embedded software ada dalam Read Only Memory dan dipakai untuk mengontrol hasil serta sistem untuk keperluan konsumendan pasar industry. f. Perangkat Lunak Komputer Personal Perangkat lunak yang dikhususkan untuk kepentingan personal. g. Perangkat Lunak Kecerdasan Buatan

47 Perangkat lunak yang menggunakan algoritma non-numeris untuk memecahkan masalah kompleks yang tidak sesuai untuk perhitungan atau analisis secara langsung. (Pressman,1997). 4.3.3 Peranan Perangkat Lunak

Menggantikan peran manusia, dengan otomasi terhadap suatu tugas atau proses Memperkuat peran manusia, dengan menyajikan informasi yang diperlukan manusia untuk menyelesaikan tugas atau proses Restrukturisasi peran manusia, dengan melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Hiburan dan permainan, dengan menyajikan aplikasi interaktif yang semakin dekat dengan kenyataan.

(Pressman,1997). 4.3.4 Fase Pengembangan Perangkat Lunak Kegiatan yang berhubungan dengan fase pengembangan perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam tiga fase umum yaitu :
1. Fase Definisi (Definition phase)

Pada fase ini pengembangan perangkat lunak harus mengidentifikasi informasi apa yang akan diproses, fungsi dan unjuk kerja apa yang dibutuhkan, tingkah laku sistem yan seperti apa yang diharapkan, interface apa yang akan dibangun, batasan desain apa yang ada, dan criteria validasi apa yang dibituhkan untuk mendefinisikan sistemyang suskses.
2. Fase Pengembangan (Development phase)

Pada

fase

ini

pengembang

mendefinisikan

bagaimana

data

dikonstruksikan, bagaimana fungsi-fungsi di implementasikan sebagai sebuah arsitektur preangkat lunak, bagaimana detail prosedur akan diimplementasikan, bagaimana interface ditandai (dikarakterisasi),

48 bagaimana rancangan akan diterjemahkan kedalam bahasa pemrograman, serta bagaiman apengujian akan dilakukan.
3. Fase Pemeliharaan (Maintenance Phase)

Fase ini berfokus pada perubahan (change) yang dihubungkan dengan koreksi kesalahan, penyesuaian yang dibutuhkan ketika lingkungan perangkat lunak berkembang, serta perubahan sehubungan dengan perubahan kebutuhan pelanggan. (Pressman, 1997). 4.3.5 Proses Perangkat Lunak Proses perangkat lunak adalah sebuah krangka kerja proses umum dibangun dengan mendefinisikan sejumlah kecil aktivitas kerangka kerja yang bisa diaplikasikan ke semua proyek perangkat lunak, tanpa melihat ukuran atau kompleksitasnya. Berikut ini lima tingkat kematangan proses dalam proses perangkat lunak :

Level 1 : Initial adalah proses perangkat lunak yang ditandai sebagai ad haus, dan bahkan kadang-kadang bersifat kacau (chaotic). Level 2 : Repeatable adalah proses manajemen proyek dasar dibangun untuk menelusuri masalah biaya, jadwal dan fungsionalitas. Level 3 : Defined adalah proses lunak, baik untuk aktivitas manajemen atau perekayasaan didokumentasikan, distandarkan, dan diintegrasikan kedalam proses perangkat lunak organisasi besar.

Level 4 : Managed adalah pengukuran detail terhadap proses perangkat lunak dan kualitas produksi dikumpulkan. Level 5 : Optimizing adalah pertambahan proses yang terus menerus dimungkinkan oleh umpan balik kuantitatif dari proses dan dari gagasan inovatif pengujian serta teknologi.

(Pressman, 1997).

49 4.4 Alat Bantu atau Tools Analisis dan Desain Sistem Untuk mendapatkan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan merupakan alat untuk membantu dalam peningkatan hasil dari pengembangan sistem yang akan didokumentasikan, baik yang digunakan secara manual maupun secara terkomputerisasi. 4.4.1 Bagan Air (Flow Map) Flow map atau bagan air adalah bagan yang menunjukan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi. Adapun pedomanpedoman dalam pembuatan flowmap adalah sebagai berikut :
1. Flowmap sebaiknya digambarkan dari atas ke bawah dan mulai dari

bagian kiri dari suatu halaman


2. Kegiatan di dalam flowmap harus ditunjukkan dengan jelas.

3. Harus ditunjukan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir.
4. Masing-masing kegiatan didalam flowmap sebaiknya digunakan suatu kata

yang mewakili suatu pekerjaan.


5. Masing-masing kegiatan didalam flowmap sebaiknya digunakan suatu kata

yang mewakili suatu pekerjaan. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung. 7. Gunakan symbol-simbol flowmap yang standar. (Kristanto, Andri, 2003) Adapun symbol-simbol yang sering digunakan dalam flowmap dapat dilihat pada table berikut ini :

50 Table 2.1 : Symbol Dan Keterangan Flowmap. simbol keterangan Symbol yang digunakan untuk

menunjukan awal atau akhir dari suatu proses Symbol dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer Symbol pekerjaan yang dilakukan secara manual oleh orang terlibat di dalam proses yang dikerjakan Symbol multi dokumen yang didalamnya terdapat lebih dari satu dokumen Symbol pengarsipan data yang dilakukan secara manual untuk penyimpanan dokumen atau berkas yang telah diproses maupun tidak Symbol proses menunjukan bahwa dalam sebuah sistem terdapat lebih dari satu proses Sumber : (Amsyah, 2000) 4.4.2 Data Flow Diagram (DFD) Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. (Al-Bahra Bin Ladjamudin, Yogyakarta, 2005)

Table 2.2 Simbol-Simbol Pada DFD Terminator = menunjukan kesatuan antar

51 sistem Data Flow (aliran data) = menunjukan arah proses Process (proses) = suatu kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer Data (Yourdon, Edward, 1989) Keterangan : Terminator adalah entitas diluar sistem yang berkomunikasi atau berhubungan langsung dengan sistem, terdapat 3 jenis terminator :
1. Terminator sumber

Store

(penyimpanan

data)

yang

menunjukan nama dari file tersebut

Merupakan terminator yang menjadi sumber

Terminator sumber
2. Terminator tujuan

Merupakan terminator yang menjadi tujuan data atau informasi sistem

Terminator tujuan
3. Terminator tujuan dan terminator sumber

Terminator tujuan dan terminator sumber

52 Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, perusahaan atau departemen yang berada siluar sistem yang akan dibuat, diberi nama yang berhubungan dengan sistem tersebut dan biasanya menggunakan kata benda. Hal yang harus siperhatikan tentang terminator :
a. Alur data yang menghubungkan terminator dengan sistem, menunjukan

hubungan sistem dengan dunia luar.


b. Professional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja, prosedur

yang berkaitan dengan terminator.


c. Hubungan yang ada antar terminator tidak digambarkan dalam DFD.

(Imam, Ahmad, 2004) 4.4.2.1 Diagram Konteks Diagram kontek adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan meggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari suatu sistem. Ia akan memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam digram kontteks. (Ladjamudin, 2005) 4.4.2.2 Diagram Nol atau Zero (Overview Diagram) Diagram nol adalah diagram yang menggambarkan proses dari data flow diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan eksternal entity. Pada level ini sudah dimunkinkan adanya atau digambarkannya data store yang digunakan. Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya, symbol * atauP (functional primitive) dapat ditambahkan pada akhir nomor proses. Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram konteks harus terpelihara. (Ladjamudin, 2005)

53 4.4.2.3 Diagram Rinci (Level Diagram) Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level diatasnya. Penomoran level pada DFD,ditunjukan pada table 2.3 sebagai berikut : Table 2.3 : Penomoran Level Pada DFD Nama level 0 1 2 2 2 3 3 3 dst Nama diagram Context Diagram 0 Diagram 1.0 Diagram 2.0 Diagram 3.0 Diagram 1.1 Diagram 1.2 Diagram 1.3 Nomor proses

1.0, 2.0, 3.0, 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 3.2, 3.3, 1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.3.1, 1.3.2,

Di dalam satu level seyogyanya tidak terdapat lebih dari 7 buah proses dan maksimal 9, bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi. (Al-Bahra Bin Ladjamudin, Yogyakarta, 2005) 4.4.2.4 Balancing dalam DFD Aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari suatu proses harus sama dengan aliran data yang masuk kedalam dan keluar dari rincian proses pada level atau tingkatan dibawahnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada DFD yang memiliki lebih dari satu level sebagai berikut. Harus terdapat keseimbangan input dan output antara satu level dan level berikutnya. Keseimbangan antara level 0 dan level 1 dilihat pada input atau output dari aliran data kea tau dari terminal pada level 0 sedangkan keseimbangan antara level 1 dan level 2 dilihat pada input atau output dari aliran data ke atau dari proses yang bersangkutan.

Nama aliran data, data store dan terminal pada setiap level harus sama, apabila objeknya sama.

54

Ada sumber buku yang menyatakan terminal tidak perlu digambarkan pada level 1,2 dan seterusnya namun untuk perjelas diagram, maka sebaiknya terminal tetap digambarkan pada level 1, 2 dan seterusnya.

(Al-Bahra Bin Ladjamudin, Yogyakarta, 2005) 4.4.2.5 Spesifikasi Proses (Process Spesification) Setiap proses di DFD harus memiliki spesifikasi proses (Process Spesification). Tanpa ini kita tidak akan mengetahui apa yang akan terjadi di dalam proses tersebut. Banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menggambarkan proses tersebut. Metode yang digunakan untuk menggambarkan proses pada top level berbeda dengan metode yang digunakan untuk proses yang ada pada proses paling bawah. Demikian pula ada beberapa istilahyang digunakan, antara lain sebagai berikut.

Mini_spec (mini specification/spesifikasi singkat). Job_spec (job specification/spesifikasi tugas atau pekerjaan dari proses). Proses description (deskripsi proses). Lain-lain. Spesifikasi proses untuk level atas dapat menggunakan kalimat deskriftif

namun pada level yang lebih rinci, yaitu pada proses paling bawah (functional primitive) membutuhkan spesifikasi yanglebih terstruktur dengan menggunakan kaidah-kaidah tertentu, spesifikasi proses akan menjadi pedoman bagi programmer dalam membuat program (coding). Metode yang digunakan dalam spesifikasi proses dapat berupa :

Uraian proses dalam bentuk cerita. Bahasa Indonesia atau inggris yang terstruktur. Decision table Dicision tree.

(Ladjamudin, Arus Data (Data Flow)

55 Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir diantara proses, data store dan menunjukan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem. Pedoman pemberian nama aliran data : Nama aliran data yang terdiri dari beberapa aliran kata dihubungkan dengan garis sambung. Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama, dan pemberian nama harus mencerminkan isinya. Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen Hindari penggunaan kata data dan informasi untuk member nama pada aliran data Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut. Data flow yang masuk kea tau keluar dari data store tidak perlu diberu nama bila : Aliran data sederhana dan mudah dipahami Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh). Ketentuan lain :

Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.

(Ladjamudin, 2005) 4.4.2.6 Proses (Process) Proses merupakan apa yang dikerjakan oleh sistem. Proses dapat mengolah data atau aliaran data masuk menjadi aliran data ke luar. Proses berfungsi

56 mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa mmenghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering pula di sebut bubble. Pedoman pemberian nama proses : Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya hitung bonus, pendapatan karyawan, cetak faktur, dan lain-lain. Jangan mengguanakan kata proses sebagai bagian dari nama suatu proses. Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama Proses harus diberi nomo, urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran atau urutan proses, namun demikian urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis

Penomoran proses pada tingkat pertama (diagram nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0 dan seterusnya Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses 1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dam setrusnya. Context diagram tidak perlu diberi nomor

(Ladjamudin, 2005)
2.5.1.1

Simpanan Data (Data Store)

Simpanan data merupakan tempat penyimpanan data pengikat data yang ada dalam sistem. Data store dapat disimbolkan dengan sepasang dua garis sejajar atau dua garis dengan salah satu sisi samping terbuka. Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke database. Pedoman pemberian nama data store:

Nama harus mencerminkan data store tersebut. Bila namanya lebih dari satu kata maka harus diberi tanda sambung

(Ladjamudin, 2005) 4.4.3 Kamus Data (Data Dictionary)

57 Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis data sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran ,penyimpanan dan proses. Kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis,kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunaka untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat brdasarkan arus data yang ada di DAD (Diagram Aliran Data). Arus data di DAD sifatnya global, hanya ditunjukan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DAD secara lebih terinci dapat dilihat di kamus data. Kamus data memuat hal-hal sebagai berikut : a. Nama arus data Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. b. Alias Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama lain dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada. Alias terjadi karena kurang koordinasi anatara beberapa analis sistem yang satu menggunakan EMPLOYEE, dan analis sistem yang lain menggunakan KARYAWAN. Namun keduanya memiliki pengertian sama. c. Bentuk Data

58 Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat dipergunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. d. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD. e. Penjelasan Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. (Ladjamudin, 2005) Pendefinisian kamus data menggunakan notasi yang umum digunakan dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah symbol, yaitu : Table 2.4 Simbol Kamus Data No Symbol Uraian 1 = Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjdi, artinya 2 + Dan 3 () Opsional (boleh ada ataun boleh tidak) 4 {} Pengulangan 5 [] Memilih salah satu dari sejumlah alternative, seleksi 6 ** Komentar 7 @ Identifikasi atribut kunci 8 Pemisah sejumlah alternative pilihan antara symbol [] (Husni, Iskandar , 1995) 4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam Data Flow Diagram) (Husni Iskandar Pohan, Kusnassriyanto Saiful Bahri,1995). ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubunngan antar antar data. ERD mengguanakan sejumlah

59 notasi dan symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. Pada dasarnya ada tiga macam symbol yang digunakan yaitu :
2

Entitas (Entity) Entitas adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistemyang akan dibuat. Siswa, guru dan lain-lain. Seandainya x adalah seorang siswa maka x adalah adalah isi dari siswa. Sedangkan jika y adalah seorang guru maka y adalah isi dari guru. Karena itu harus dibedakan antara entity (sebagai bentuk dari deskrifsi tertentu) dan isi entity (seperti x dan y dalam contoh diatas.

Gambar 2.17 simbol entitas (http://budiwahyono.student.fkip.uns.ac.id, 2010) 3 Atribut Entitas mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi mendeskripsikan karakter entitas. Sebagai contoh atribut nama siswa dati entita siswa. Dalam hal ini untuk setiap ERD bisa terdapat lebih dari satu atribut.

Gambar 2.18 Simbol Atribut (http://budiwahyono.student.fkip.uns.ac.id, 2010)


4

Hubungan (Relationship) Entitas dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan ini dinamakan relationship. Sebagaimana halnya entitas maka dalam hubunganpun harus dibedakan antar entitas, dibedakan antar hubungan (bentuk hubungan antar entitas) dan isi hubungan. Misalnya dalam kasus hubungan antara entitas

60 siswa dan entitas mata_kuliah adalah mengikuti, sedangkan isi hubungannya dapat berupa nilai_ujian

Gambar 2.19 Simbol Relasi (http://budiwahyono.student.fkip.uns.ac.id, 2010) Dalam ERD hubungan ini dapat terdiri dari sejumlah entitas yang disebut sebagai derajat hubungan. Tetapi pada umumnya hamper semua model hanya menggunakan hubungan dengan derajat dua (binary relationship). Pada suatu hubungan antar entitas selalu ada tiga jenis hubungan biner, yaitu : a. Unary relationship Unary relationship adalah model relationship yang terjadi diantara entitas yang berasal dari entitas set yang sama. Sering juga disebut recursive relationship atau reflective relationship

Gambar 2.20 Unary Relationship (http://www.siue.edu/~dbock/cmis450/6-relationalmodel.htm, 2010) b. Binary relationship Binary relationship adalah model relationship antara instance-instance dari suatu tipe entitas (dua entitas yang berasal dari entitas yang sama). Relationship ini paling umum digunakan dalam pembuatan model data.

61

Gambar 2.21 Binary Relationship (http://www.siue.edu/~dbock/cmis450/6-relationalmodel.htm, 2010) c. Ternary relationship Ternary relationship merupakan relationship antara instance-instance dari tiga tipe entitas secara sepihak.

Gambar 2.22 Ternary Relationship (http://www.siue.edu/~dbock/cmis450/6-relationalmodel.htm, 2010) 5 Kardinalitas (cardinality) Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimim yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat 3 macam kardinalitas relasi, yaitu :
a. Satu ke satu (one to one)

Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entita spertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

62
b. One to many atau many to one (satu ke banyak atau banyak ke satu)

Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua, sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
c. Banyak ke banyak (many to many)

Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua. (Ladjamudin, 2005) 5.1.1 Pemodelan Proses

Pemodelan Proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktifitas-aktifitas itu. Ada banyak cara untuk merepresentasikan pemodelan proses . Pada tahap pemodelan prose ini digunakan pemodelan proses yang disampaikan oleh Roger R Pressman dalam bukunya pada halaman 292-294. Adapun pemodelan proses untuk administrasi keuangan sekolah dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

63

M e m b e ri P ro du k I n f orm a s i M e n girim k an P es an an P e ng irim an M en erim a P e s an an P en jua la n M e m erik s a K on f ig uras i K et e rs ed ia an

M en ga ra hk an M en gk o nf irm as ik an in f o pe s a n

Me m ba ng un K o nt a k P e la ng ga n

m en gara hk an p ert an y a an / p erha t ian

M em b ari E v a lu as i P rodu k

M em b an gu n K o nt ak P e la ng g an

Tin da k La njut d en g an P ela ng ga n

Gambar 2.23 Process Flow Model For The Sales Function (Pressmann, 1997) 5.2 Basis Data 5.3 Definisi Basis Data Basis data adalah simpanan data-data elektronik yang ditetapkan secara formal dan dikontrol secara terpusat untuk digunakan dalam berbagai aplikasi yang berbeda (Kendall dan Kendall, 2002). Basis data adalah simpanan data-data elektronik yang ditetapkan secara formal dan dikontrol secara terpusat untuk digunakan dalam berbagai aplikasi yang berbeda (Kendall and Kendall, 2002) 5.3.1 Field atau Atribut Kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set file yang dapat mewakili record. Misalnya nomor pegawai merupakan kunci dari table pegawai, setiap pencarian cukup dengan menyebut nomor pegawai tersebut

64 maka dapat diketahui nama, alamat dan atribut lainnya mengenai seorang pegawai tersebut. 5.3.2 Model Entity-Relationship Model entity relationship merupakan suatu bentuk model yang didasarkan pada persepsi dunia nyata dengan menggambarkan sekumpulan objek. Adapun objek yang dimaksud adalah : Kumpulan (himpunan) relationship dan relasi Atribut Entitas adalah individu yang mewakili sesuatu yang nyata yang dapat dibedakan satu dengan lainnya dengan sifat-sifatnya. Himpunan entitas adalah kumpulan entitas yang mempunyai sifat atau karakteristik yang sama. Relasi adalah asosiasi atau keterhubungan yang menunjukanadanya suatu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Himpunan relasi merupakan kumpulan semua relasi yang terbentuk. Atribut merupakan deskripsi atau property dari suatu entitas. 5.3.3 Perancangan Basis Data Dalam perancangan basis data untuk sistem informasi ini, penyusun menggunakan pemodelan database relational. Perancangan basis data ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan antar entity yang ada didalam sistem. Entity relational berisi komponen-komponen himpunan entity dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau. Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah , hapus) data. Dalam merancang basis data kita dapat melakukannya dengan : 1. Menerapkan normalisasi terhadap struktur table yang telah diketahui
2. Membuat model entity relationship

65 Perancangan basis data seringkali diasosiasikan demham pembuatan model entity relationship dimana kelompok-kelompok data dan relasi antar kelompok data tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram. Hal itu tidaklah salah karena model memang merupakan representasi nyata dari sebuah perancangan. (Sutanto, Edhy, 2004) 5.3.4 Entity Relationship Diagram (E-R diagram) Diagram entity relationship merupakan suatu bentuk diagram yang menggambarkan model entity relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas atau himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang dicermati. Notasi dan symbol yang digunakan dalam diagram E-R :

66

Gambar 2.24 Simbol Pada Diagram E-R, (Kort, 1991)

5.4 Normalisasi Normalisasi adalah proses menghilangkan atau mengurangi pengulangan data, menentukan key yang unik untuk mengakses data item dan membantu menentukan hubungan yang diperlukan antara data item. Suatu relasi dikatakan sudah berada dalam bentuk normalisasi tertentu bila memenuhi beberapa batasan tertentu pada tingkat bawahnya. (Kristanto, 1994). 5.4.1 Tujuan Normalisasi Tujuan dari perancangan normalisasi adalah membuat kumpulan table relational yang bebas dari data berulang dan dapat dimodifikasi secara benar dan konsisten : 1. Mengatur data dalam kelompok-kelompok, sehingga masing-masing kelompok hanya menangani bagian kecil sistem 2. Meminimalkan jumlah data berulang dalam basis data 3. Membuat basis data yang datanya diakses dan dimanipulasi secara cepat dan efisien tanpa melupakan integritas data. (Kristanto, 1994).

67 5.4.2 Aturan Normalisasi Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimasi rancangan basis data relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan daqn persoalan yang potensial. Normalisasi juga dapat diterapkan ke model basis data lainnya. Secara sederhana, normalisasi melibatkan pemecahan data dalam table ke dalam table yang lebih kecil sampai tiap atribut dalam tiap table hanya bergantung pada (beberapa) kunci dalam table tersebut, suatu proses pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya yang berfungsi untuk menghilangkan kerangkapan data, serta menentukan kunci yang unik untuk mengakses data item, atau suatu proses perancangan basis data untuk mendapatkan bentuk normal, sedangkan tingkat normalisasi disebut normal form. Dalam normalisasi, sebuah basis data dikatakan baik apabila setiap table yang menjadi unsure pembentuk basis data juga telah berada dalam keadaan baik atau normal. Table dapat dikategorikan baik ataupun normal, jika telah memenuhi criteria sebagai berikut : 1. Jika ada penguraian (dekomposi) table, maka dekomposisinya harus dijamin aman. 2. Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data.
3. Tidak melanggar Boyce-Code Normal Form (BCNF)

(Kristanto, 1994). Normalisasi sendiri merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logic basis data relational yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar untuk menghasilkan struktur table yang normal. Criteria-kriteria tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal (UnNormalized Form)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

68
2. Bentuk normal kesatu (1NF atau First Normal Form)

Bentuk normal kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar atau rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field berupa atomic value. Tidak ada sel atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda. Tiap field hanya ada satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mndua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain
3. Bentuk normal kedua (2NF atau Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
4. Bentuk normal ketiga (3NF atau Third Normal Form)

Untuk menjaddi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh.
5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Boyce-Codd normal form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey. (Kristanto, 1994). 5.4.3 berikut: Field-Field Kunci dalam Normalisasi Field-field kunci yang digunakan dalam teknik normalisasi adalah sebagai

69 1. Kunci kandidat, merupakan suatu atribut atau field yang

mengidentifikasikan secara unik dari suatu kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entity.
2. Kunci primer, adalah kunci kandidat yang dapat dipilih untuk mewakili

setiap kejadian dari suatu entity. Kunci ini sifatnya unik dan tidak mungkin ganda. 3. Kunci tamu, adalah kunci primer yang ditempatkan pada file lain dan biasanya menunjukan dan melengkapi suatu relasi antara file satu dengan yang lainnya.
4. Kunci alternative, adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci

primer. (Kristanto, 1994). 5.5 Structured Query Language (SQL) SQL adalah kependekan dari structured query language yang merupakan bahasa computer standar ANSI (American National Standard Institue) untuk mengakses dan memanipulasi sisitem basis data. SQL merupakan sebuah bahasa untuk basis data relational. SQL mempunyai cara kerja dengan menterjemahkan sebuah perintah yang berbentuk kalimat dalam bahasa tertentu yang kemudian dirubah menjadi bahasa mesin dan digunakan untuk mengakses data pada level fisik. 5.5.1 Struktur SQL

Bahasa basis data ini terdiri dari beberapa perintah-perintah yang berupa kata-kata yang mempunyai arti dalam bahasa inggris yang tiap katanya mempunyai arti dan fungsi khusus. Secara umum perintah-perintah tersebut memiliki fungsi manajemen masing-masing yaitu :

Data Definition Language (DDL) Kelompok perintah yang digunakan untuk melakukan pendefinisian database dan pendefinisian table. Dengan kelompok perintah DDL ini maka kita dapat membuat table, mengubah strukturnya, menghapus table,

70 membuat indeks untuk table dan lain-lain yang bermuara pada pembentukan struktur database.

Data Manipulation Language (DML) Perintah (statement) SQL digunakan untuk melakukan manipulasi data dalam database, menambahkan (insert), mengubah (update), menghapus (delete), mengambil dan mencari data (query).

(S.C.H, Imanuel, 2002). 6 Perintah DDL a. CREATE TABLE Perintah ini untuk membuat table baru dengan mendefinisikan nama field, ukuran field, batasan null value (nilai kosong) dan nilai default dari field kunci. Contoh sintak programnya adalah sebagai berikut : CREATE TABLE [Nama Table] ([Nama Field] [[Tipe Field] [ukuran field]] [null value] [opsi field kunci], ) CREATE TABLE MAHASISWA MAHASISWA_ID CHAR(7) NOT NULL PRIMARY KEY, NAMA_MAHASISWA VARCHAR(25)) b. DROP TABLE Perintah ini untuk menghilangkan atau menghapus table dari database jika perintah ini dieksekusi maka kondisi yang terjadi : Ekstensi table dihapuskan dari relasi dan beberapa RDBMS akan memberikan dialog peringatan sebelum perintah dieksekusi hal ini bertujuan untuk menjamin integritas relasi antar table lainnya. Semua data ikut terhapus Sintaksnya sebagai berikut [DROP COLUMN] [Nama Field] DROP TABLE MAHASISWA

71 6.1.1.1.1Perintah DML a. DELETE Perintah ini berfungsi untuk menghapus suatu data record pada table sintaknya adalah : DELETE FROM [Nama Table] WHERE [Nama_field] [] DELETE FROM MAHASISWA WHERE NAMA MAHASISWA = Hadi b. INSERT Perintah untuk menyisipkan data atau record baru pada table sintaknya adalah : INSERT INTO [Nama Tabel] VALUES ([Data Baru]) Data baru yang dimasukan tersebut akan mengurut menempati field yang kita sebutkan pada saat mendefinisikan fieldnya, jika memasukan data baru dengan data yang berbeda tipenya, maka SQL akan memberikan pesan Error. Contoh Pengggunaan INSERT : INSERT INTO MAHASISWA VALUES (0606035,Hadi) c. SELECT Select merupakan perintah yang sangat penting di SQL karena dengan select kita bisa membuat table virtual dari berbagai macam table. Select dapat mengimplementasikan konsep relasi untuk memanipulasi data record Sintaknya adalah : SELECT [opsi lain] [nama field], FROM [nama table], WHERE [opsi lain] [nama field] [kondisi]), SELECT NAMA FROM MAHASISWA WHERE NAMA = Hadi d. UPDATE Melakukan penambahan data record atau field pada suatu tebel, sintak programnya adalah : UPDATE [Nama Table] SET [NAMA Field]=[Data Baru],

72 WHERE [Nama Field][Kondisi][Data Lama] Contoh : UPDATE MAHASISWA SET NAMA MAHASISWA = Hadi WHERE NRP = 0606035 6.2 Perancangan 6.2.1 Interaksi Manusia Dan Komputer Menurut Insap Santosa definisi Interaksi Manusia Komputer adalah: Satu disiplin ilmu yang mengkaji tentang mendesain, mengevaluasi dan menerapkan (implementasi) interaksi antara manusia dan komputer, serta mengkaji tentang komunikasi atau interaksi di antara pengguna dengan sistem, (Santosa, Insap, 2004).

Interaksi manusia dan komputer terdiri dari beberapa teori diantaranya: 1. Antar Muka Manusia Komputer 2. Bidang Studi 3. Piranti Pembantu Pengembangan Sistem 4. Strategi Pengembangan Antar Muka 5. Faktor Manusia 6.2.2 Antar Muka Manusia-Komputer Prinsip kerja dalam sebuah system komputer adalah masukan, proses, keluaran (input,process,output).Kepada computer kita memberikan data masukan yang biasanya berupa angka maupun deretan karakter yang kemudian akan diolah (diproses) oleh komputer menjadi keluaran yang diinginkan atau diharapkan pengguna. Agar pengguna dan komputer dapat saling berinteraksi sehingga pengguna merasakan adanya keramahan sistem komputer kepadanya, diperlukan suatu media yang memungkinkan interaksi tersebut berlangsung. Media dialog yang berbasis tekstual dan berbasis grafik. tetapi nampaknya dialog berbasis tekstual

73 tidak begitu disukai, karena terlihat kaku atau tidak luwes dan kurang.menarik. Oleh karena itu dikembangkanlah semacam antarmuka berbasis grafis yang kemudian dikenal dengan istilah yang sangat terkenal yakni GUI (Graphic User Interface). Antarmuka berbasis grafis disatu sisi memang sangat atraktif tetapi di sisi lain juga menjadi sangat sukar untuk diimplementasikan. 6.2.3 Bidang Studi Tujuan utama disusunnya berbagai cara interaksi manusia dan komputer adalah untuk memudahkan manusia dalam mengoperasikan computer dan mendapatkan berbagai umpan balik yang ia perlukan selama ia bekerja pada sebuah sistem komputer. Para perancang antarmuka manusia dan komputer berharap sistem komputer yang ia rancang dapat punya sifat yang akrab dengan pengguna. Untuk merancang sistem yang ramah dan akrab dengan pengguna para perancang harus memahami aspek psikologi yang dimiliki pengguna, karena setiap pengguna mempunyai cirri-ciri khusus dan kebiasaan yang berlainan ketika bekerja dalam sebuah sistem komputer. Jika kita ingin mempelajari tentang interaksi manusia dan computer ada beberapa bidang ilmu lain yang juga harus dipahami, antara lain: teknik elektronika dan Ilmu komputer, psikologi, perancangan grafis dan tipografi, ergonomic, antropologi, linguistic, dan sosiologi. 6.2.4 Piranti Bantu Pengembangan Sistem Salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh sebuah perangkat lunak untuk mendapatkan predikat ramah dengan pengguna adalah bahwa perangkat lunak itu mempunyai antarmuka yang bagus, mudah dioperasikan, mudah dipelajari, dan pengguna selalu merasa senang untuk menggunakan perangkat lunak tersebut. Tetapi merancang antarmuka yang bagus merupakan pekerjaan yang sangat sukar, semakin ramah antarmuka tersebut semakin sukar untuk diimplementasikan. Kesulitan yang timbul dalam pengembangan fasilitas antarmuka dari sebuah perangkat lunak antara lain adalah antarmuka itu harus menangani sejumlah peranti kontrol. Untuk mempercepat proses perancangan dan pengembangan antarmuka, beberapa peranti bantu pengembang system antarmuka

74 sering dimanfaatkan. Penggunaan peranti bantu untuk mengembangkan

antarmuka mempunyai keuntungan antara lain, (Insap Santoso, 2004): 1. Antarmuka yang dihasilkan menjadi lebih baik 2. Program antarmuka menjadi mudah ditulis dan lebih ekonomis untuk dipelihara. 6.2.5 Strategi Pengembangan Antarmuka Program aplikasi terdiri atas dua bagian penting, bagian pertama adalah bagian antarmuka yang berfungsi sebagai sarana dialog antara manusia dengan komputer. Bagian kedua adalah bagian aplikasi yang merupakan baigan yang berfungsi untuk menghasilkan informasi berdasar olahan data yang sudah dimasukkan oleh pengguna lewat algoritma yang disyaratkan oleh aplikasi tersebut. Dalam pengembangan bagian antarmuka perlu memperhatikan bebeara hal sebagai berikut, (Santoso, 2004):

Pengetahuan tentang mekanisme fungsi manusia sebagai pengguna computer Berbagai informasi yang berhubungan dengan karakteristik dialog yang cukup lebar. Penggunaan prototipe yang didasarkan pada spesifikasi dialog formal yang disusun secara bersama-sama antara (calon) pengguna dan perancang sistem.

Teknik evaluasi yang digunakan untuk mengevaluasi hasil proses prototype yang telah dilakukan.

6.2.6

Ragam Dialog Berbagai teknik dialog interaktif yang memungkinkan terjadinya

komuikasi antara manusia dengan komputer pada saat sekarang ini bervariasi, dimulai dari yang paling sederhana sampai dengan yang cukup canggih. Secara

75 umum, ragam dialog dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori, diantaranya (Santosa, 2004): Dialog berbasis bahasa pemrograman Dialog ini merupakan ragam dialog yang memungkinkan pengguna untuk mengemas sejumlah perintah ke dalam suatu bentuk berkas yang disebut dengan batch file. Sistem menu Sistem menu merupakan pilihan yang tepat untuk menunjukkan kemampuan dan fasilitas yang dimiliki oleh sebuah program aplikasi kepada pengguna. Menu adalah daftar sejumlah pilihan dalam jumlah terbatas, yang biasanya berupa kalimat atau kumpulan kata, (Santosa, Insap, 2004). Menurut Insap Santosa (2004) Terdapat dua sistem menu, yaitu: Sistem menu datar

Sistem ini adalah sistem menu yang menampilkan semua pilihan secara lengkap.
PENGOLAHAN DATA AKADEMIS MAHASISWA STIMIK PERTIWI

<A> Inisialisasi Berkas Mahasiswa <E> Mencetak Presensi Kuliah <B> Inisialisasi Berkas Mata Kuliah <F> Mencetak Presensi Ujian <C> Inisialisasi Berkas Nilai Ujian <G> Mencetak KRS <D> Membuka Semua Berkas <H> Mencetak Nilai Ujian Pilih salah satu: _

Gambar 2.25 Contoh Sistem Menu Datar, (Santosa, Insap, 2004). Sistem menu tarik

76 Sistem ini adalah sistem menu yang menampilkan pilihan ke dalam kelompok-kelompok tertentu yang berbasis pada hirarki pilihan (struktur pohon pilihan).

SUBMENU

MENU UTAMA (PILIHAN DENGAN HIERARKI TERTINGGI)

SUB-SUBMENU

Gambar 2.26Contoh Sistem Menu Tarik, (Santosa, Insap, 2004).

Dialog berbasis pengisian borang Teknik dialog ini merupakan suatu penerapan langsung dari aktifitas pengisian borang dalam kehidupan sehari-hari dimana pengguna akan dihadapkan pada suatu bentuk borang yang ada pada layar komputer yang digunakan.

77

Gambar 2.27 Contoh Dialog Berbasis Pengisian Borang, (Santosa, Insap, 2004).

Antarmuka berbasis icon

Gambar 2.28Antarmuka Berbasis Icon, (Santosa, Insap, 2004).

6.2.7

Faktor Manusia Dalam merancang sebuah sistem interaksi manusia dan komputer

sempurna maka perancang tidak saja harus mengetahui aspek teknis dari sistem komputer tersebut, tetapi juga harus mengerti bagaimana manusia mengolah informasi. Manusia merupakan aspek penting dalam sebuah system komputer, untuk membuat keseimbangan pada model sistem computer yang telah kita kembangkan, maka kita harus memodelkan manusia dengan cara yang sama. tetapi hal ini tidak dapat dikerjakan dengan mudah karena karakteristik sesorang

78 dapat sangat berbeda dengan orang lain ditinjau dari keadaan manusia susah diprediksi, kurang konsisten, dan kurang deterministic dibanding dengan komputer. Manusia merasakan dunia nyata menggunakan peranti yang lazim dikenal dengan panca indra. Lewat panca indra inilah kita dapat membuat model manusia sebagai pengolah informasi. Panca indera yang dimaksud antara lain, (Santoso, 2004): a. Penglihatan Penglihatan atau mata, merupakan salah satu panca indra yang paling berharga. Bebarapa ahli berpendapat bahwa mata manusia terutama digunakan untuk menghasilkan persepsi yang terorganisir akan gerakan, ukuran, bentuk, jarak, posisi relatif, tekstur dan warna. Beberapa istilah dalam penglihatan dan ilmu tentang penglihatan (vision dan visual science). b. Pendengaran Pendengaran merupakan panca indra yang paling penting setelah penglihatan dalam dunia komputer interaktif. Kebanyakan manusia dapat mendeteksi suara dalam kisaran frekuensi 20Hz sampai 20KHz, Suara yang berkisar pada frekuensi 1000- 4000Hz menyebabkan pendengaran menjadi lebih sensitive. Selain frekuensi, suara juga dapat bervariasi dalam hal kebisisngan (loudness). Jika batas kebisingan dinyatakan sebagai 0 dB (decibel), maka suara bisikan mempunyai tingkat kebisingan 20dB, dan percakapan mempunyai tingkat kebisingan antara 50dB sampai 70dB. Kerusakan telinga akan terjadi pada kebisingan lebih dari 140dB. c. Sentuhan Sentuhan merupakan sarana interaksi yang menduduki urutan ketiga setelah penglihatan dan pendengaran. Sensitifitas sentuhan lebih dikaitkan dengan aspek ergonomic dalam sebuah system. 6.2.8 Pemodelan Sistem Pengolahan Untuk dapat memahami cara kerja interaksi manusia dengan komputer, kita perlu membuat semacam model sistem pengolahan pada manusia dan pada

79 komputer. Manusia juga mempunyai peranti masukan, sistem pengolah, dan

peranti keluaran. Setiap siklus interaksi, peranti-peranti ini akan bekerja secara berurutan. Sistem pengolahan manusia terdiri atas pengolahan perseptual, pengolahan Intelektual (kognitif), dan pengendalian motorik. Yang semuanya berinteraksi dengan memory manusia. Model ini mempunyai kesamaan dengan model sistem komputer konvensional yang mempunyai pengolah (processor), memori, dan interaksi diantara keduanya melalui bus. 6.3 Alat Bantu atau Tools Analisis dan Desain Sistem Untuk mendapatkan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan merupakan alat untuk membantu dalam peningkatan hasil dari pengembangan sistem yang akan didokumentasikan, baik yang digunakan secara manual maupun secara terkomputerisasi. 6.3.1 Pengenalan Visio 2007 Visio 2007 saat ini merupakan aplikasi terdepan di kelasnya untuk aplikasipelengkap dalam pembuatan diagram, layout, gambar teknikal, dan lainnya. Visio 2007 telah menyediakan semua fungsi gambar dan icon, sehingga andatidak perlu memerlukan bakat mengambar tetapi anda bisa langsung menggunakannya dengan sangat mudah. Umumnya tampilan menu pada visio 2007 ini sama dengan tampilan pada produk microsoft seperti word, excel,power point. Namun terdapat tiga menu utama untuk visio : a. Tools b. Data c. Shape

80

Gambar 2.29 Tampilan Menu pada Visio 2007 Interface tersebut mempunyai 2 bagian pokok, yaitu lembar kerja yang ditunjukkan oleh panah bernomor 2 dan Stencil yang ditunjukkan oleh panah bernomor 1. Lembar kerja merupakan tempat dimana kita meletakkan notasinotasi diagram sehingga terbentuk sebuah diagram yang utuh. Sedangkan stencil merupakan kumpulan diagram atau shape yang telah dikelompokkan menurut diagramnya masing-masing. Prinsip kerja untuk menggambarkan shape pada lembar kerja disini cukup gampang dimana anda hanya perlu untuk drag and drop saja notasinotasi yang anda inginkan, dalam artian, klik diagram yang anda inginkan kemudian tahan tombol mouse dan geser pointer ke lembar kerja dan lepaskan tombol mouse. Untuk selanjutnya, kita akan menggunakan istilah drag and drop ini untuk menjelaskan prosedur tersebut. Untuk menambah stencil yang perlu kita lakukanhanyalah klik menu file > Shape, lalu pilih stencil yang kita perlukan sesuai kategori yang tersedia.Kebutuhan. Anda juga dapat membuka stencil lebih dari satu. Caranya sama seperti diatas dan secara otomatis stencil akan berbaris. Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya.

81 Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang disediakan oleh Visio secara otomatis. Walaupun begitu icon dari toolbar ini juga dapat kita tambah atau dikurangi sesuai keperluan. Default dari toolbar ini terdiri dari icon sebagai berikut :

Gambar 2.30 Toolbar pada Visio 2007 Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehingga tampil nama dari icon tersebut.

Gambar 2.31 Lembar Kerja Baru pada Visio 2007

82 6.3.2 Microsoft Access Micsrosoft Access merupakan program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan para pengguna. Microsoft Acces dapat menggunakan data yang dsimpan dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna atau programmer yang handal dapat menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sedangkan para programmer yang kurang handal dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Microsoft Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman yang berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman yang berorientasi objek. Dalam Microsoft Access terdapat beberapa bagian :
a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan

data,

menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

f. Switch Board

83

Gambar 2.32 Tampilan Awal Dalam Membuat Database dari Microsoft Access 2007

6.3.3

Microsoft Visual Basic 6.0 Adapun perangkat lunak yang digunakan dalam tahapan pemograman ini

yakni pemrograman Visual Basic 6.0. Visual Basic merupakan bahasa tercepat dan termudah untuk membuat suatu aplikasi dalam Microsoft Windows. Dengan menggunakan metoda Graphical User Interface (GUI), visual Basic memudahkan pemogram untuk berinteraksi langsung dengan elemen-elemen untuk setiap bentuk pemograman. Visual Basic dibuat sebagai langkah pemograman untuk menyesuaikan BASIC (Bedineers All-Purpose Symbolic Instruction Code) yang berbasis DOS yang tidak mempunyai kemampuan menggunakan metoda GUI dalam basis Windows.

84 Sebagai program yang berbasis Windows, Visual Basic mempunyai kemampuan untuk berinteraksi dengan seluruh aplikasi Window, Seperti Microsoft Windows, Microsoft excel, Microsoft Acces, dan sebagainya. Dengan kemampuannya yang hampir tidak terbatas, Visual Basic dapat digunakan untuk semua jenis aplikasi pemograman. Dengan Visual Basic, kita dapat membuat aplikasi program seperti Word, Excel ataupun game, multimedia dan sebagainya. Keunggulan Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 memiliki beberapa keunggulan diantaranya, yakni : 1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Depeloper Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual J++. Dengan begitu kita dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat, tanpa harus belajar dari nol lagi.
2.

Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. Wizard

executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 3. adalah sarana yang mempermudah didalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu. 4. 5. 6. 7. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas yang lebih banyak. Serta sarana akses data lebih cepat dan handal untuk membuat Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic.

aplikasi basis data yang berkemampuan tinggi. disesuaikan dengan kebutuhan pemakainya.
Control Menu

Control menu adalah menu yang digunakan terutama untuk memanipulasi jendela Visual Basic. Dari menu ini bisa diubah ukuran, memindahkan, atau menutup jendela Visual Basic atau menutup jendela Windows lainnya.

85 Untuk mengaktifkan control menu ini, klik tombol mouse pada pojok kiri atas jendela. Berikut akan muncul menu control , dimana kita bisa memilih salah satu perintah ini:
1. Restore : mengubah ukuran jendela ke ukuran sebelumnya. 2. Move : untuk memindahkan jendela. 3. Size: untuk mengubah ukuran jendela. 4. Minimize : untuk meminimalkan ukuran jendela. 5. Maximize : untuk memaksimalkan ukuran jendela. 6. Close : untuk menutup jendela.

Menu Menu Visual Basic berisi semua perintah Visual Basic yang dapat dipilih untuk melakukan tugas tertentu. Isi dari menu ini sebagian hamper sama dengan program-program Windows pada umumnya. Untuk memilih menu, caranya sama dengan program Windows lainnya. 1. Dengan mouse: klik mouse pada menu dan submenu. 2. Dengan keyboard:

Tekan ALT dan karakter bergaris bawah untuk memilih menu. Misalnya ALT+F untuk membuka menu File. Beberapa perintah juga memiliki shortcut (tombol cepat), seperti misalnya Ctrl+N untukmembuat proyek baru dan sebagainya.

Toolbar Toolbar adalah tombol-tombol yang mewakili suatu perintah tertentu dari

Visual Basic. Setiap tombol tersebut dapat langsung diklik untuk melakukan perintah tertentu. Biasanya tombol-tombol ini merupakan perintah-perintah yang sering digunakan dan terdapat pula pada menu Visual Basic. Sebagai contoh, dari pada memilih perintah Edit > Copy dari menu, bisa langsung mengklik tombol toolbar. Toollbar standar visual basic digambarkan sebagai berikut: Gambar 2. 33Toollbar Standar Visual Basic

86 Form Windows Form Windows atau jendela form adalah daerah kerja utama, di mana ketika akan membuat program-program aplikasi Visual Basic. Pada form Ini,akan diletakan berbagai macam objek interaktif seperti teks, gambar, tombol-tombol perintah, scrollbar, dan sebagainya. Jendela Form ini pada awalnya kelihatan kecil, tetapi ukurannya bisa diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan aplikasi yang kita buat. Apabila program aplikasi yang telah dibuat akan dijalankan, semua yang terdapat didalam form akan ditampilkan pada layar Windows. Jendela form inilah yang nantinya akan menjadi latar belakang dari aplikasi yang dibuat. Dan ketika mulai bekerja dengan jendela form yang kosong. Kemudian ditambah-tambah dengan berbagai objek yang akhirnya akan membentuk aplikasi Visual Basic yang lengkap. Form Windows digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.34 Form Windows Visual Basic Toolbox Toolbox adalah sebuah kotak peranti yang mengandung semua objek atau control yang dibutuhkan untuk membentuk suatu program aplikasi. Control adalah suatu objek yang akan menjadi interface (penghubung) antara program aplikasi dan usernya, dan kesemuanya harus diletakan didalam jendela Form diatas. Toolbox digambarkan sebagai berikut:

87

Gambar 2.35Toolbox Visual Basic Project Explorer Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung semua file didalam aplikasi Visual Basic. Setiap aplikasi dalam Visual Basic disebut dengan istilah project (proyek), dan setiap proyek bisa mengandug lebih dari satu file. Pada Project explorer ditampilkan semua file yang terdapat pada aplikasi (proyek), misalnya form, modul, class, dan sebagainya. Project explorer digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.36 Jendela Project Explorer


Jendela Properties

Jendela Properties adalah jendela yang mengandung semua informasi mengenai objek yang terdapat pada aplikasi Visual Basic. Properties adalah sifat dari sebuah objek misalnya namanya, warna, ukuran, posisi, dan sebagainya. Setiap objek sebagian memiliki jenis property yang sama, tetapi ada pula yang berbeda-beda.

88 Ketika kan mengatur bentuk dan karakteristik dari setiap objek melalui jendela properties ini. Di bagian paling atas dari jendela properties ini terdapat kotak yang menunjukan nama objek yang sedang aktif, sedangkan propertinya ditampilkan di bagian bawah dari jendela propertiesnya tersebut. Jendela properties digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.37 Jendela Properties

Jendela Code

Jendela code adalah salah satu jendela yang penting didalam Visual Basic. Jendela ini berisi kode-kode program yang merupakan instruksi-instruksi untuk aplikasi Visual Basic. Setiap objek pada Visual Basic dapat ditambahi dengan kode-kode program untuk melakukan tugas-tugas tertentu, misalnya menutup aplikasi, membatalkan perintah, dan sebagainya. Jendela code digambarkan sebagai berikut:

89

Gambar 2.38 Jendela Code Pada saat menjalankan Visual Basic, jendela ini tidak akan ditampilkan pada layar. Untuk menampilkannya, ada beberapa cara yaitu:
1. Pilih menu View> Code 2. Klik ganda objek tertentu pada form Window, atau 3. Klik kanan pada komponen yang diinginkan, lalu pilih View Code.

90

BAB III ANALISIS SISTEM

Pada

dasarnya,

analisis

sistem

merupakan

proses

untuk

memahami sistem yang ada, kemudian mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. Analisis sistem memiliki tujuan untuk mengetahui sistem secara detail sebagai pedoman untuk melanjutkan proses pengembangannya.

3.1 Pemodelan Bisnis


Pada tahap pemodelan bisnis ini adalah semua proses bisnis yang berjalan dimodelkan dan di dokumentasikan yang akan di analisa mengenai aliran informasi (information flow) pada fungsi-fungsi bisnis yang dimodelkan untuk mengetahui berikut: Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis ? Informasi apa yang dimunculkan ? Siapa yang memunculkannya ? Ke mana informasi itu pergi ? Siapa yang memprosesnya ?

3.1.1

Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

91
Sistem Informasi yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada aktifitas bisnis administrasi keuangan sekolah di SMK SANTANA 1 Cibatu kususnya pada penagihan uang SPP.

1.

Fungsi Substantif

Admistrasi keuangan sekolah adalah sebagai institusi yang dapat membantu kepada pemangku kepentingan dalam memperoleh informasi keuangan . Dengan kata lain bahwa Admistrasi keuangan sekolah menangani kegiatan manajemen keungan sekolah dalam pengontrolan kegiatan admistrasi sekolah sehingga dapat membatu kegiatan sekolah menjadi lancar .
2. Fungsi Fasilitatif

a. Manajement Sekolah / Kepala Sekolah, merupakan penerima hasil dari system berupa laporan-laporan yang dihasilkan oleh bagian tata usaha, yang akan digunakan untuk membuat laporan keuangan dan pengambilan keputusan manjemen. b. Tata Usaha, merupakan pengguna system yang berperan penting dalam kegiatan pengelolaan administrasi keuangan sekolah dalam mengolah data siswa , dan data pembayaran SPP. Tata Usaha juga melakukan pembuatan laporan yang diberikan kepada kepala sekolah sebagi hasil dari sistem. c. Orang tua murid / siswa, merupakan pihak luar yang berada di luar struktur organisasi, namun keberadaannya sangat mempengaruhi berlangsungnya proses bisnis dari system yang sedang berjalan, dalam proses bisnis yang sedang berjalan yang memberikan input data siswa dan yang pembayaran uang sekolah SPP. sistem berupa informasi tagihan SPP. Keuntungan hasil dari

92

3.1.2

Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan Santana 1 Cibatu


STRUKTUR ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN SANTANA 1 CIBATU

2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 WAKASEK UR.


KURIKULUM WAKASEK UR. KESISWAAN

KEPALA SEKOLA
KOMITE SEKOLAH TATA USAHA SYARIF
WAKASEK UR. SARANA & PRASARANA KOORDINATOR BP / BK

2.13

2.14 2.15 2.16

GURU SISWA

WALI KELAS

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan Santana 1 Cibatu

Adapun tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam struktur organisasi tersebut sebagai berikut : 1. Kepala Sekolah

93
Menyusun perencanaan mengenai kegiatan kesiswaan, kurikulum, organisasi. Mengorganisir, mengerahkan, mengkoordinir, mengawasi, dan mengevaluasi setiap kegiatan sekolah. Menentukan kebijaksanaan Mengadakan rapat Mengambil keputusan Mengatur proses belajar mengajar Mengatur administrasi kantor, siswa, pegawai, perlengkapan, keuangan Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah ( OSIS ) dan organisasi lainnya yang berhubungan dengan sekolah. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat 2. Komite Sekolah Menjadi dewan penasihat kepala sekolah dalam pengambilan keputusan pada proses manajemen sekolah. Berkoordinasi dengan sekolah secara rutin Mengikuti rapat koordinasi atau pengambilan keputusan mengenai kepengurusan atau manajemen sekolah. a. Wakasek Urusan Kesiswaan Menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS. Menegakkan Tata Tertib Sekolah . Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa juga OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah. Membina kebersihan, Memberi dan melaksanakan koordinasi keamanan, dan ketertiban, kerindangan, dan penilaian keindahan, dalam perkantoran, keuangan, kepegawaian, dan

kekeluargaan (6K). pengarahan pemilihan pengurus OSIS. Melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi.

94
Bekerjasama dengan para pembina kegiatan kesiswaan didalam menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan insidentil. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan, penerima beasiswa dan calon siswa penerimaan siswa baru. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala b. Wakasek Urusan Sarana dan Prasarana Menginventarisasi barang. Pendayagunaan sarana dan prasarana pendidikan penunjang KBM. Pendayagunaan sarana prasarana (termasuk kartu-kartu pelaksanaan pendidikan). Pemeliharaan sarana dan prasaran pendidikan (pengamanan, penghapusan, pengembangan). Pengelolaan alat-alat penunjang pembelajaran. 3. Tata Usaha Mengadakan administrasi sekolah dengan sebaik-baiknya yang meliputi : Menyusun program tata usaha sekolah. Pengelolaan keuangan sekolah. Mengatur segala sesuatu yang terkait dengan penyediaan keperluan sekolah. Melaksanakan penyelesaian kegiatan penggajian guru dan pegawai, laporan bulanan, rencana keperluan perlengkapan kantor, kelas beserta sekolah, dan rencana belanja bulanan. Menyusun administrasi pegawai, guru dan siswa. Menginventaris seluruh data. Membukukan surat keluar dan masuk.

95
Mengajukan usulan kenaikan pangkat guru. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah. Menyusun administrasi perlengkapan sekolah. Menyusun dan menyajikan data statistik sekolah. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan Ketatausahaan secara berkala. Bertanggung 4. Koordinator BP/BK Menyusun program dan pelaksanaan kegiatan penyuluhan bimbingan psikologi. Membantu guru dan wali kelas dalam menghadapi kasus siswa mengatasi masalah yang kesulitan belajar. Menyusun dan mengarsip data kasus murid (konseling). Memberikan penjelasan bersama dengan Kepala Sekolah tentang program dan tujuan bimbingan kepada Wali Murid. Membantu Wali Murid dalam memberikan layanan psikolog tentang perkembangan putra-putrinya. Memberikan layanan bimbingan penyuluhan, karir, saran dan pertimbangan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar serta pemilihan jurusan. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait. Melaksanakan home visit kepada siswa/orang tua siswa yang bermasalah setelah ditangani oleh wali kelas melalui home visit sebelumnya dan tidak ada perubahan. Menyusun statistik hasil penilaian BP/BK. Menyusun laporan pelaksanaan BK secara berkala. 5. Guru Membuat program pengajaran Analisa Materi Pelajaran (AMP), Program Tahunan (Prota), Program Satuan Pelajaran dihadapi siswa tentang jawab terhadap kelancaran tugas operasional sekolah.

96
(SP), Program Rencana Pengajaran (RP), Lembar Kegiatan Siswa (LKS) . Melaksanakan, menganalisa hasil evaluasi Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). Meningkatkan penguasaan materi pelajaran yang menjadi tanggungjawabnya. Memilih metode yang tepat untuk menyampaikan materi Melaksanakan kegiatan penilaian (semester/tahun) Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran Membuat dan menyusun lembar kerja (Job Sheet) Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masingmasing siswa. Mengikuti perkembangan kurikulum. Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya. 6. Wali Kelas Wali kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan sebagai berikut : Pengelolaan kelas Menyelenggarakan administrasi kelas seperti denah tempat duduk, papan absen, daftar pelajaran, daftar piket kelas, buku absen siswa, buku kegiatan pembelajaran / jurnal, tata tertib, menyusun pembuatan statistik bulanan (absen), mengisi Leger, membuat catatan khusus. Mengisi dan membagi raport. Membina siswa binaan didiknya dengan sebaik-baiknya Membantu kelancaran proses belajar mengajar siswa di kelasnya. Mengetahui identitas, nama dan jumlah siswa di kelasnya. Mengetahui, memahami dan mengambil tindakan-tindakan yang berkaitan dengan masalah-masalah yang timbul di kelasnya.

97
Melakukan home visit terhadap siswa yang bermasalah dan melaporkan perkembangannya kepada guru BP. Bekerja sama dengan guru BP dalam memecahkan masalah yang dihadapi siswa dan apabila dipandang perlu mengadakan hubungan dengan orangtua/wali murid dalam rangka pembinaan siswa kelasnya. Melaksanakan tugas penilaian kognitif, psikomotor dan afektif siswa terutama terhadap budi pekerti, kelakuan dan kerajinan siswa di kelasnya. 7. Siswa Mengikuti jadwal Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) secara teratur dan disiplin sesuai yang telah ditetapkan sekolah. Mengikuti ujian baik ujian sekolah dan nasional. Mematuhi tata tertib sekolah dan berkelakuan baik untuk menjaga nama baik sekolah. Mengikuti upacara bendera. Memenuhi tanggung jawab administrasi kepada sekolah. Mengikuti kegiatan organisasi sekolah atau kegiatan ekstrakurikuler sebagai wadah peyaluran bakat siswa.

3.1.3

Deskripsi Proses
Prosedur sistem administrasi keuangan sekolah dapat

digambarkan dengan mengunakan flowmap. Flow map atau bagan air adalah bagan yang menunjukan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan symbol-simbol tertentu. Prosedur sistem administrasi keuangan sekolah dapat digambarkan sebagai berikut:

98

S isw a
K a rtu T a g ih a n K a r tu T a g ih a n K a rtu T a g ih a n sta r t

T ata u sah a

M en ejem en se k o lah

M e n ca p d a n d ita n d a ta n g a n in p u t p e m b a ya r a n K a rtu T a g ih a n P e n ce ta ka n la p o ra n P e m b a ya r a n SPP

Laporan P e m b a yra n S P P D a ta b a se

m e m b a ya r

m e m b a ya r

K a rtu T a g ih a n

end L a p o ra n P e m b a yr a n S P P

end

Gambar 3.2 Flowmap Proses Sistem Administrasi Keuangan Sekolah

Adapun deskripsi Flowmap Proses Pendaftaran Yang Diusulkan di Sekolah Menengah Kejuruan Santana 1 Cibatu adalah sebagai berikut: 1. Proses pengolahan Pembyaran SPP : a. Tata Usaha memberikan Kartu SPP atas nama murid yang diberikan

kepada para siswa atas biaya uang sekolah dan mengenai tunggakan yang belum di bayar. b. Siswa menerima kartu SPP atas nama masing masing sebagi tanda biaya sekolah yang belum di bayar, lalu membayar uang biaya sekolah ataupun tunggakan yang belum lunas.
c. Tata Usaha menerima pembayaran dan menginputkan uang sekolah pada

sistem dan mencap kartu SPP dan di tandatangani sebagai bukti pembayaran. d. Siswa menerima Kartu tagihan.

99 2. Proses pengolahan Laporan : a. Tata Usaha mencetak laporan tunggakan, laporan Pembayaraan SPP yang di berikan kepada kepala sekolah. b. Manajement Sekolah yaitu disini Kepala sekolah menerima laporan tunggakan, laporan Pembayaraan SPP, yang akan digunakan untuk membuat laporan keungan dan pengambilan keputusan manjemen. 3.2 Pemodelan data Pada tahap pemodelan data ini adalah Aliran informasi yang didefinisikan dari business modeling, disaring lagi agar bisa dijadikan bagian-bagian dari objek data yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis tersebut. Karakteristik (atribut) setiap objek ditentukan beserta relasi antar objeknya. 3.1.1 Model ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD (Entity Relational Diagram) adalah alat pemodelan data

utama dan akan memebantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas.

3.2.5.1

Penentuan Entitas
Siswa: menyimpan semua informasi mengenai semua data siswa yang ada. Keuangan SPP: menyimpan semua informasi mengenai semua data di jurusan yang di ikuti dan harga SPP.

3.2.5.2

Penentuan Relationships

Tabel 3.1 Penentuan Relationships

100

Siswa Siswa -

Keungan SPP Pembayaran SPP -

Keuangan SPP

Pembayaran SPP

3.2.5.3

Menggambarkan ERD Sementara

Keuangan SPP

Pembayaran SPP

Siswa

Gambar 3.3 ERD Sementara Sistem Administrasi Keuangan Sekolah 3.2.5.4 Mengisi Kardinalitas

Deskripsi permasalahan pada Sistem Administrasi Keuangan Sekolah: Seorang siswa membayar 1 SPP. Keuangan 1 di bayar banyak siswa .

Keuangan SPP

1 N

Pembayaran SPP

N 1

Siswa

Gambar 3.4 ERD dengan Kardinalitas, Sistem Administrasi Keuangan Sekolah

3.2.5.5
Keterangan:

Menetukan Kunci Utama

101
siswa pembayaran di keungan SPP: Tabel utama: siswa Tabel kedua: keuangan SPP Relationship: 1-to-M (1:M) Attribute penghubung: No_induk (FK No_ induk Pembayaran, No_induk di siswa )

3.2.5.6
Siswa :

Penentuan Attributes

No_induk: No unik untuk setiap siswa (text) PK Nama_Siswa: nama lengkap untuk setiap siswa (text) Kode Jurusan: untuk setiap siswa (text) Nama_Jurusan :untuk setiap siswa (text) Jenis kelamin: jenis kelamin untuk setiap siswa (text) Alamat: Alamat untuk setiap siswa (text)

Keuangan SPP: PK Kode_Jurusan: jurusan yang di ambil setiap siswa (text) Nama_Jurusan : yang di ambil setiap siswa (text) Tahun_ajaran: Tahun_ajaran untuk setiap SPP (text) SPP: SPP yang di harus di bayar tiap bulan untuk setiap Keterangan: keterangan potongan yang diberikan untuk No_ induk Pembayaran : Kode unik untuk setiap SPP (text)

siswa (currency) setiap siswa (text).

102

Tahun Ajaran Kode_Jurusan Keterangan SPP Nama_siswa Nama_Jurusan Nama_Jurusan No_induk 1 1 N 1 Jenis Kelamin Alamat Kode_Jurusan

KeuanganSPP

Pembayaran SPP

Siswa

Gambar 3.5 ERD Sistem Administrasi Keuangan Sekolah

3.2.6

DFD (Data Flow Diagram)

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

Keterangan entitas
Pada perancangan aplikasi sistem informasi Sistem Administrasi Keuangan Sekolah ini yang menggambarkan sistem serta memberikan gambaran mengenai hubungan di dalam sistem (Internal Entity) dengan hubungan sistem yang ada diluar (External Entity). Pada perancangan sistem informasi Sistem Administrasi Keuangan Sekolah akan dijelaskan sebagai berikut : 1) Internal Entity a) Siswa Merupakan pihak yang memberikan input data siswa melalui kartu pembayaran spp yang melakukan pembayaran uang sekolah SPP. Keuntungan hasil dari sitem berupa informasi Pembyaran SPP .

103
b) Tata Usaha Merupakan pihak yang berperan penting dalam kegiatan pengelolaan administrasi keuangan sekolah dalam mengolah data siswa, dan data pembayaran SPP. Tata Usaha juga melakukan pembuatan laporan yang diberikan kepada kepala sekolah sebagi hasil dari sistem. 2) External Entity a) Manajemen Sekolah Merupakan Pihak menerima laporan-laporan yang dihasilkan oleh bagian tata usaha, yang akan digunakan untuk membuat laporan keuangan dan pengambilan keputusan manjemen.

3.2.6.1

Diagram Konteks

Diagram Konteks menunjukan konteks dimana proses bisnis berada, menunjukan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal. Diagram konteks juga menunjukan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem. Adapun diagram konteks rancangan aplikasi administrasi keuangan sekolah adalah sebagai berikut :

Tata usaha

Pembayaran SPP

Sistem Informasi Admisitrasi keungan sekolah 0

Laporan Pembayaran SPP

Manajemen Sekolah

Gambar 3.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Admistrasai Keuangan Sekolah

104
Dari diagram konteks pada gambar 3.6 diperoleh keterangan bahwa terdapat 2 entitas yaitu entitas tata usaha, dan entitas Manajemen Sekolah. Tata usaha disini adalah sebagai entitas internal yang mengunakan system yang melakukan pengimputan pembayaran SPP , Entitas Manajemen sekolah disini merupakan entitas eksternal yang menerima hasil kegiatan system berupa laporan Pembayaran SPP.

3.2.6.2

DFD Level 0

105

Tata usaha

Data Pembayaran spp

Data siswa

Pengolahan Pembayaran SPP 1.0

Pembuatan laporan 2.0

Siswa Simpan data pembayaran SPP Pembayaran SPP

Data Pembayaran spp Laporan Pembayaran SPP

Manajemen Sekolah

Gambar 3.7 Diagram Level 0 Sistem Informasi Admistrasai Keuangan Sekolah


Berdasarkan gambar 3.7 di atas maka ditemukan 2 proses utama yaitu : 1. Proses Pengolahan Data SPP 2. Proses Pembuatan Laporan Untuk lebih memperjelas mengenai proses-proses yang terjadi dalam deskripsi DFD Level 0, maka digambarkan dalam bentuk tabel seperti berikut :

Tabel 3.2 : Deskripsi DFD Level 0 No Pros es 1 Pengolahan Data SPP Pada tahapan ini yaitu mengenai data pembayaran spp yang telah di bayar siswa. Pada tahapan ini adalah tahapan laporan Pembayaran SPP. Nama Proses Deskripsi

Pembuatan laporan

106

3.2.6.3

DFD LEVEL 1 (Pengolahan Pembayaran SPP)


Tata usaha Data Pembayaran spp Simpan data pembayaran spp Input pembayaran SPP 1.1 Siswa

Pembayaran SPP

Data pembayar spp Data pembayar spp cek data Pembayar SPP 1.3

Gambar 3.8 Diagram Level 1 pengolahan Pembayaran SPP Tabel 3.3 Spesifikasi Proses DFD
Proses Proses 1.1 : input pembayaran SPP Masukan Keluaran Begin Catat Pembayaran SPP If Data SPP ada Tampil ke menu Pembayaran SPP Then catat data pembayaran SPP Else Tampil Pesan End. Proses 1.2 : cek 1. data data pembayar Pembayar SPP 1. data Pembayar SPP Begin Cek data pembayar SPP Logika Proses

1. data 1. simpan data Pembayaran SPP Pembayaran SPP

107
SPP If ada pembayar SPP then menu Pembayaran SPP Else Tampil Pesan End.

3.2.6.4

DFD LEVEL 1 (Pembutan Laporan Pembayaran SPP)


Pembayaran SPP Data pembayaran SPP

mencetak laporan Pembayaran SPP 2.3 Laporan pembayaran

Manajemen Sekolah

Gambar 3.9Diagram Level 1 pengolahan Pembutan Laporan Pembayaran SPP Tabel 3.4 Spesifikasi Proses DFD
Proses Proses 2.1 : mencetak laporan Pembayaran SPP Masukan Keluaran Begin Cetak laporan Pembayaran SPP If ada pendapatan then cetak laporan Logika Proses

1. Data 1. Laporan Pembayaran SPP Pembayaran SPP

108
Pembayaran SPP Else Tampil Pesan End.

3.2.7

Rancangan Kamus Data


Perancangan kamus aliran data data. diperoleh Kamus berdasarkan data dibuat hasil untuk diagram

perancangan

menspesifikasikan diagram aliran data yang telah dibuat yaitu dengan memperhatikan dan menggambarkan muatan aliran data (attribute), simpanan data (database), dan proses-proses. Untuk lebih jelasnya, langkah-langkah perancangan kamus data pada sistem informasi admistrasi keuangan sekolah adalah sebagai berikut :

Deskripsi Aliran Data Identitas : Nama Deskripsi siswa Sumber : data pembayar SPP Jenis Aliran Data: File Internal Perjalanan Struktur Data dengan aliran : data pembayar SPP Layar Laporan Formulir : Data siswa : Berisikan data yang memuat semua data Tujuan : cek data pembayar SPP

109
Komentar : Informasi record siswa yang ber isi data siswa. Data siswa yang tersimpan dalam database . Gambar 3.10 Deskripsi Aliran Data Siswa Struktur Data Data Siswa = No_induk+ Nama_Siswa+ Jenis kelamin+ Alamat+

Gambar 3.11 Struktur Data Siswa

Deskripsi Aliran Data Identitas : Nama Deskripsi Sumber : Tujuan : Data pembayaran SPP Proses pengolahan data SPP Jenis Aliran Data: File Internal Perjalanan Struktur Data dengan aliran : pencatatan Data pembayaran SPP. Komentar : Informasi record SPP yang ber isi data SPP yang Layar Laporan Formulir : Data SPP : Berisikan data yang memuat semua data SPP

110
telah membayar. Data SPP yang tersimpan dalam database akan menjadi data input proses pengolahan data SPP. Gambar 3.12Deskripsi Aliran Data SPP Struktur Data Data pembayaran SPP = No_Pembayaran+ No_Induk + Nama_Siswa+ Kode Jurusan+ Tahun_ajaran+ Bulan+ Tangga+l SPP+ Dibayar+ Kembali+ Nama_Pengguna+ Keterangan+ Gambar 3.13 Struktur Data SPP Formulir Deskripsi Aliran Data Identitas : Nama : Data pembayaran SPP

Deskripsi : Berisikan data yang memuat semua data pembayaran SPP Sumber : data pembayaran SPP Tujuan : Proses Pengolahan Data Pembayaran SPP

111

Jenis Aliran Data: File Internal Perjalanan Struktur Data dengan aliran : Pencetakan pembayaran SPP dan Layar Laporan Formulir

pencetakan tagihan. Komentar : Informasi record taransaksi SPP yang ber isi data Pembayaran SPP yang telah membayar. Pembayaran SPP yang tersimpan dalam database. Gambar 3.14Deskripsi Aliran pembayaran SPP

Struktur Data Data pembayaran SPP = No_Pembayaran+ No_Induk + Nama_Siswa+ Kode Jurusan+ Tahun_ajaran+ Bulan+ Tangga+l SPP+ Dibayar+ Kembali+ Nama_Pengguna+ Keterangan+

112
Gambar 3.15 Struktur pembayaran SPP

Formulir Deskripsi Aliran Data Identitas : Nama Deskripsi siswa Sumber : Data siswa Jenis Aliran Data: File Internal Perjalanan Struktur Data dengan aliran : Pencetakan Data siswa. Komentar : Informasi record siswa yang ada. Data siswa tersimpan dalam database siswa. Gambar 3.16Deskripsi Aliran Data Siswa Layar Laporan Formulir : Data Siswa : Berisikan data yang memuat semua data Tujuan : Proses pembuatan laporan

Formulir Deskripsi Simpanan Data Nama Deskripsi : Siswa : Memuat sebuah record yang berisikan

informasi Siswa Jenis File Sekuensial Format File : Basis Data Indeks : Komputer Manual

113
Langsung Nama Rangkaian Data Struktur Data Kunci Utama Kunci Sekunder Komentar : Gambar 3.17 Simpanan Data Siswa : Data Siswa : Record Data Siswa : No_ Induk : Nama Siswa

Formulir Deskripsi Simpanan Data Nama Deskripsi : SPP : Memuat sebuah record yang berisikan

informasi SPP Jenis File Sekuensial Format File : Basis Data Langsung Nama Rangkaian Data Struktur Data Kunci Utama Kunci Sekunder Komentar : : Data SPP : Record Data SPP : No_ Induk _SPP : Nama Indeks : Komputer Manual

Gambar 3.18 Simpanan Data pembayaran SPP

3.3

Pemodelan Proses

114 Pemodelan Proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktifitas-aktifitas itu. Ada banyak cara untuk merepresentasikan pemodelan proses . Pada tahap pemodelan prose ini digunakan pemodelan proses yang disampaikan oleh Roger R Pressman dalam bukunya pada halaman 292-294. Adapun pemodelan proses untuk administrasi keuangan sekolah dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
siswa Mengirim Info tagihan

membayar

Mencetak kartu tagihan

Memberi informasi tunggakan

Menerima pembayaran

Memeriksa No induk Siswa

Memilih siswa yang sesuai Info pembayaran

konfigurasi kesesuaian Data pembayaran

Memasukan data pembayaran Mengirim info pembayaran

Data pembayaran

Menyimpan hasil pembayaran

Info pembayaran Membuat laporan pembayaran Info pembayaran

Membuat laporan

Gambar 3.19 Model Proses Untuk Administrasi Keuangan Sekolah

115

BAB 1V PERANCANGAN SISTEM

2.17

Pada bab ini akan menjelaskan mengenai perancangan sistem

yang mengacu pada metode Rapid Aplication Development (RAD) Sumber [Pressman,1997] . Tahap Application Generation ini dilakukan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan pembangkitan aplikasi berdasarkan proses bisnis, ERD, dan Model Proses yang telah dibuat sebelumnya. Kegiatankegiatan tersebut dilakuan dengan langkah-langkah sebagai berikut : Perancangan User Interface
Perancangan User Interface merupakan gambaran mengenai tampilan program yang nanti akan di gunakan dalam sistem yang baru. Adapun tampilan program yang akan dirancang adalah sebagai berikut :

Perancangan Struktur Menu Di perancangan aplikasi perangkat lunak pengelolaan kehadiran pegawai maka diperlukan sebuah rancangan struktur menu untuk mempermudah di dalam perancangannya, seperti di berikut ini :
LOGIN

M EN U U T AM A

M AST E R D AT A

P EM BA YAR A N SPP

LAPO R AN

PEN GA T U R A N LO GIN PEN GG U N A

A BO U T

KELU A R

D AT A SISW A D A T A KEU AN G A N SPP

LAPO R AN PEM B AYAR AN

Gambar 4.1 Design Struktur Menu

116

Perancangan Tampilan Login 2.18 Form ini Digunakan untuk masuk kedalam system. 2.19
Masukkan Nama Pengguna Dan Kata Sandi Anda

Logo Sekola h

Nama Pengguna Kata sandi

******* *******

Login

Keluar

Gambar 4.2 : Layar Login

Tabel 4.1 Keterangan Penggunaan Form Login No Kolom / Field Name Keterangan Harus di entry, sistem akan memvalidasi 1. Nama Pengguna karakter pada kolom Nama Pengguna Harus di entry, sistem akan memvalidasi 2. Kata sandi karakter pada kolom Kata sandi

Perancangan Tampilan Utama Program 2.20 Form ini menu utama yang yang keluar setelah login .
sekolah Login Data Siswa Sistem informasi Administrasi keuangan Setting Laporan Logou Data Keuangan About
t SPP Pembayaran SPP File Master Data Pembayaran SPP Laporan Bantuan Keluar

2.21 2.22 2.23

117 2.24 2.25


Login Sebagai Jenis Pengguna

Senin, 29 januari 2011 12:03:39

Sistem informasi Administrasi keuangan sekolah

2.26 Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama Program Rancangan Form Siswa 2.27 Form ini digunakan untuk menginputkan data siswa mengubah data atau hapus data dan mencari data.
Master Data Pembayaran SPPPengisian Data Siswa Keluar 2.28 Laporan Bantuan

2.29 Nomor Induk Nomor Nama Nama Siswa Induk 2.30 Siswa Kode Jurusan
Nama Jurusan 2.31 Jenis Kelamin Alamat

Kode jurusan

Nama jurusan

Jenis Kelamin

Alamat

2.32 2.33 2.35

Tamb Ed ah 2.34 it

Ha pu s

Ba tal

Ke lu ar

Cari Data

No Induk

Nama Siswa

2.36 Gambar 4.4 Rancangan Form Siswa Tabel 4.2 Keterangan Penggunaan Form Siswa No Kolom / Field Name Keterangan Harus di entry, Data yang dimasukan petama 1. 3. 4. 5. 6. 7. 2.37 2.38 2.39 2.40 2.41 2.42 2.43 2.44 Nomor Induk Nama Siswa Kode Jurusan Nama Jurusan Jenis Kelamin Alamat kali sebagai siswa sesuai kode jurusan yang ditempati Harus di entry Di entry dengan cara dipilih dari combo box Di entry dengan cara dipilih dari combo box Di entry dengan cara dipilih dari combo box Harus di entry

118 2.45 Rancangan Form Keuangan SPP 2.46 Form ini digunakan untuk menginputkan data Keungan SPP yaitu tahun ajaran dan biaya SPP di inputkan untuk memberikan biaya yang di perlukan dan bila ada perubahan biaya yaitu kenaikan.
Master Data Pembayaran SPP Laporan Bantuan Keluar 2.47

2.48 2.49 2.50 2.51 2.52


Kode Jurusan Nama Jurusan Besar SPP Tahun Ajaran Keterangan Ed it Ha pu s Ba tal

Pengisian Data Keuangan SPP


Kode Jurusan Nama Juusan

SPP

Tahun Ajaran

Keterang an

Tamb ah

Ke lu ar

Cari Data

Kode Jurusan

SPP

2.53 Gambar 4.5 Rancangan Form Keuangan SPP Tabel 4.3 Keterangan Penggunaan Form Keuangan SPP No Kolom / Field Name Keterangan 1. Kode Jurusan Harus di entry 3. Nama Jurusan Harus di entry 4. Besar SPP Harus di entry 5. Tahun Ajaran Harus di entry 6. Keteranagan Harus di entry 2.54 2.55 2.56 2.57 2.58 2.59 2.60 Rancangan Form Pembayaran SPP 2.61 Form ini digunakan untuk menginputkan pembayaran SPP penccarian data yang sudah membayar ataupun belum membayar.
Master Data Pembayaran SPP Laporan Bantuan Keluar

dan

119

Pembayaran SPP
Nomor No Induk Nama Siswa Kode Jurusan Tahun Ajaran Bulan Tanggal Besar SPP Dibayar Perincian Biaya Kembali Nama Pengguna Keterangan
Pembayaran SPP

Cari Data

No Pembayaran Nama Siswa

No Induk

Nama Lengkap

Nomor Induk

Jurusan

SPP

Bulan

Total SPP (Rp)

Tambah Edit

Hapus Batal

Keluar

Gambar 4.6 Rancangan Form Pembayaran SPP Tabel 4.4 Keterangan Penggunaan Form Pembayaran SPP No Kolom / Field Name Keterangan 1. 2. 3. 5. 6. 7. 8. 6. 7. 8. 9. 10. Nomor Nomor Induk Nama Siswa Kode Jurusan Tahun ajaran Bulan Tanggal Besar SPP Dibayar Kembali Nama Pengguna Keterangan Otomatis Di entry dengan cara dipilih dari combo box, maka data yang sesuai dengan nomor induk tertentu, akan ditampilkan semua Otomatis, sesuai nomor induk Otomatis, sesuai nomor induk Otomatis, sesuai nomor induk Di entry dengan cara dipilih dari combo box Di entry dengan cara dipilih dari combo box Otomatis, sesuai nomor induk Harus di entry Otomatis, sesuai hasil perhitungan Otomatis, sesuai Login Harus di entry 2.62

Rancangan Form Pengaturan Login Pengguna

120 Form ini digunakan untuk menginputkan data user beserta hak aksesnya ataupun merubah passwordnya.
Master Data Pembayaran SPP Laporan Bantuan Keluar
Pengisian Data Pengguna Untuk Login Nama Pengguna Kata sandi Nama Lengkap Alamat Telapon Tipe Pengguna
Tambah Hapus Batal

2.63 2.64 2.65 2.66


Simpan Keluar Perbarui

Nama Pengguna
Cari Data Akun

Passwo rd

Stat us

Nama Lengkap

2.67 2.68

2.69 Gambar 4.7 Rancangan Form Pengaturan Login Pengguna Tabel 4.5 Keterangan Penggunaan Form Pengisian Data Pengguna Untuk Login No Kolom / Field Name Keterangan 1. Nama Pengguna Harus di entry 3. Kata Sandi Harus di entry 4. Nama Lengakap Harus di entry 5. Alamat Harus di entry 6. Telepon Harus di entry Di entry dengan cara dipilih dari combo 7. Tipe Pengguna box 2.70 2.71 2.72 Rancangan Form Laporan Pembayaran SPP 2.73 Form ini digunakan untuk mencetak laporan Pembayaran yang telah dilakukan,per 2.74 bulan yang di inginkan.
Master Data Pembayaran SPP Laporan Bantuan Keluar

Pencetakan Laporan Pembayaran SPP Perbulan


Bulan Tahun
P m a a nS P e b y ra P

Ceta k

Pencetakan Laporan Pembayaran SPP Perkelas


Kelas Tahun
P m a a nS P e b y ra P

Ceta k

121

2.75 2.76 Gambar 4.8 Rancangan Form Laporan Pembayaran SPP 2.77 Tabel 4.6 Keterangan Penggunaan Form Laporan Pembayaran SPP No 1. 2. 3 4. Kolom / Field Name Bulan Tahun Kelas Tahun Keterangan Di entry dengan cara dipilih dari combo box Di entry dengan cara dipilih dari combo box Di entry dengan cara dipilih dari combo box Di entry dengan cara dipilih dari combo box

Rancangan Output Laporan Pembayaran SPP Perbulan


YAYASAN PENDIDIKAN KEJURUAN SANTANA SMK SANTANA 1 CIBATU KELOMPOK TEKNOLOGI DAN INDUSTRI Bulan : mm Tahun Ajaran : YYYY/YYYYY Nomor Induk yyyy Nama Siswa xxxx

Kode Jurusan : xxxxxx Nama Jurusan : xxxxxx Jumlah xxxx RP xxxx

Cibatu 27/1/2011 Total Mengetahui,

(Kepala Sekolah)

122 2.78 2.79 2.80 2.81 2.82 Gambar 4.9 Rancangan Output Laporan Pembayaran SPP Perbulan

Rancangan Output Laporan Pembayaran SPP Perkelas


YAYASAN PENDIDIKAN KEJURUAN SANTANA SMK SANTANA 1 CIBATU KELOMPOK TEKNOLOGI DAN INDUSTRI

123 2.83 2.84 2.85 2.86


2.2 No 2.3 N a m 2.9 1 a 2.10 x x x 2.1 6 x 2.17 T o t a l 2.11 Rp 2.18 Rp 2.4 Jul i 2.5 ag ust us 2.12 Rp 2.19 Rp 2.6 .
Rekapitulasi Keuangan SPP Tingkat Kode Jurusan Bulan : mm Tahun Ajaran : YYYY/YYYYY

2.7

ju ml ah

2.8

ketera ngan

2.13 2.14 Rp . 2.20 2.21 Rp

2.15 Rp

2.22

2.87 2.88 2.89 2.90 2.91 2.92 Gambar 4.10 Rancangan Output Laporan Pembayaran (Kepala Sekolah) SPP Perkelas 2.93 Perancangan Basis data Dalam merancang basis data untuk sistem ini yaitu dengan menggunakan pemodelan database relasional. Perancangan basis data ini bertujuan untuk menjelaskan hubungan antar entitas yang ada didalam sistem. Entitas relasional berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masingmasing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang dittinjau. Perancangan basis data diperlukan agar kita dapat memiliki basis data yang baik dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan, dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah, hapus) data.
Cibatu 27/1/2011 Mengetahui,

124

Perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram digunakan untuk menjelaskan keterhubungan antar entitas yang ada pada sistem, maka perlu dilakukan desain Entity Relationship Diagram sehingga diperoleh gambaran setiap fungsi yang ada pada sistem yang dikembangkan. Adapun penggambaran ERD untuk Sistem Administrasi Keuangan Sekolah sebagai berikut :

Kode Jurusan Tahun Ajaran Keterangan Bulan SPP

Jenis Kelamin Nama_siswa No_induk Alamat Kode Jurusan

KeuanganSPP

N Pembayaran SPP

Siswa

2.94 Gambar 4.11 ERD Sistem Administrasi Keuangan Sekolah Berdasarkan ERD sistem administrasi keuangan sekolah di atas pada gambar 4.5 maka ditemukan entitas dan relasi sebagai berikut :
1. Entitas dari ERD sistem administrasi keuangan sekolah adalah sebagai berikut : a. Siswa Merupakan entitas yang melakukan pembayaran SPP yang membutuhkan informasi mengenai hasil pembayaran tersebut. b. Keuangan_SPP Merupakan diberikan entitas data keuangan_spp tiap tahun mengenai ajaran daftar juruasan yang ada dan mengenai data harga SPP yang akan tiap jurusan atau bila ada pembaharuan harga . 2. Relasi dari ERD sistem administrasi keuangan sekolah adalah sebagai berikut : o Pembayaran_SPP

125
Pada relasi ini beberapa siswa membayar satu Keuangan_SPP dan satu Keuangan_SPP dibayar oleh beberapa siswa . Relasi ini merupakan relasi yang terjadi antara entitas siswa dan Keuangan_SPP.

Normalisasi 2.95 Dalam merancang database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan database yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk merancang database seperti itu adalah dengan melakukan normalisasi. 2.96 Normalisasi adalah proses penyusunan tabel tabel yang tidak redundan (double), yang dapat menyebabkan anomali pada saar operasi manipulasi data seperti tambah, ubah, dan hapus. Sebuah tabel dapat dikategorikan efisien atau normal jika memenuhi 3 kriteria berikut: 1. Jika ada dekomposisi tabel, maka dekomposisi itu harus terjamin aman (lossless-join decomposition). Dekomposisi tabel adalah proses pemisahan satu tabel menjadi 2 atau lebih tabel baru. 2. Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data (dependency preservation). 3. Tidak melanggar BCNF (Boyce coded normal form). 2.97 Berikut merupakan tabel tabel universal dari studi kasus sistem informasi Administrasi Keuangan Sekolah: Tabel 4.7 Ketergantungan Fungsional Tabel Siswa
No_Induk Nama_Siswa Kode_Jurusan Nama_Jurusan Jenis_Kelamin Alamat

126 Siswa memiliki atribut no_induk, nama_siswa, kode_jurusan,

nama_jurusan, jenis_kelamin, dan alamat. No_Induk merupakan primary key, sehingga nama_siswa, kode_jurusan, nama_jurusan, jenis_kelamin, dan alamat secara fungsional menentukan no_induk dan no_induk secara fungsional tergantung pada atribut lainnya. Tabel 4.8 Ketergantungan Fungsional Tabel Keuangan SPP
Kode_Jurusan Nama_Jurusan SPP Tahun_Ajaran Keterangan

Keuangan_SPP memiliki atribut kode_jurusan, nama_jurusan, SPP, tahun_ajaran, keterangan. Kode_jurusan merupakan primary key, sehingga nama_jurusan, SPP, tahun_ajaran, keterangan secara fungsional menentukan kode_jurusan dan kode_jurusan secara fungsional tergantung pada atribut lainnya.

Tabel 4.9 Ketergantungan Fungsional Tabel Keuangan SPP


Nomor No_ Induk Nama Kode_ Tahun_ Jurusan Ajaran Bulan Tanggal SPP Dibayar Kembali Nama_ Pengguna Keterangan

Pembayaran_SPP

memiliki

atribut

nomor_pembayaran,

no_induk,

nama_siswa, kode_jurusan, tahun_ajaran, bulan, tanggal, SPP, dibayar, kembali, nama_pengguna, keterangan. Nomor_pembayaran merupakan primary key,

127 sehingga no_induk, nama_siswa, kode_jurusan, tahun_ajaran, bulan, tanggal, SPP, dibayar, kembali, nama_pengguna, keterangan secara fungsional menentukan nomor_pembayaran dan nomor_pembayaran secara fungsional tergantung pada atribut lainnya. Tabel 4.10 Tabel User
Username Password Nama_lengkap Alamat Telepon Jenis

Table User disini tidak berhubungan langsung dengan system, hanya sebagai pembuat hak akses untuk dapat memakasi aplikasi dan sebagi pengaman aplikasi dari pihak yang tidak berkempentingan. Keterangan Hubungan Antar Entitas: Dari entitas-entitas tersebut mempunyai hubungan kardinalitas 1 ke banyak (1 To Many) untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini: Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logic basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Namun dalam pelaksanaannya desain logic basis data relasional yang didasari baik oleh prinsip normalisasi maupun didasari oleh transformasi secara hati-hati dari model E-R kebentuk fisik akan menghasilkan hasil yang mirip. Bentuk Normal Aturan aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk normal, bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. Menurut E.F.Codd bentuk normal yang umum dipakai mempunyai beberapa level dalam tahap normalisasi adalah:

128 1. 2. 3. 4. Bentuk normal pertama ( 1NF ) Bentuk normal kedua ( 2NF ) Bentuk normal ketiga ( 3NF ) Bentuk normal Boyce-Codd ( BCNF ).

Bentuk Normal 1 NF Perancangan Basis Data Sistem Informasi Administrasi Keuangan Sekolah Bentuk normal pertama biasa dikenakan pada table yang belum ternormalisasi. Tabel yang belum ternormalisasi adalah table yang memiliki atribut yang berulang. Bentuk Normal 2 NF Perancangan Basis Data Sistem Informasi Administrasi Keuangan Sekolah Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada bentuk normal pertama, dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi fungsional (ketergantungan fungsi) sepenuhnya terhadap kunci primer. Definisi dependensi fungsional sepenuhnya adalah sebagai berikut: Suatu atribut Y mempunyai dependensi fungsional penuh terhadap atribut X jika Y mempunyai dependensi fungsional terhadap Y dan Y tidak memiliki dependensi terhadap bagian dari X. Bentuk Normal 3 NF Perancangan Basis Data Sistem Informasi Administrasi Keuangan Sekolah Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika berada dalam bentuk normal kedua, dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer. Definisi dependensi transitif adalah sebagai berikut:

129 Atribut Z mempunyai dependensi transitif terhadap X dan Z memiliki dependensi fungsional terhadap Y. Bentuk Normal BCNF Perancangan Basis Data Sistem Informasi Administrasi Keuangan Sekolah Suatu relasi disebut memenuhi bentuk normal Boyce Codd jika dan hanya jika semua penentu (determinan) adalah kunci kandidat. Pada perancangan basis data sistem informasi pengelolaan surat keluar dan surat masuk, data yang sudah memenuhi bentuk normal BCNF dapat dilihat pada ketergantungan fungsional. Struktur File Dibawah ini merupakan struktur file yang berkaitan dengan tabel - tabel pada pengembangan sistem informasi administrasi keuangan sekolah. Tabel 4.11 Struktur File Tabel Siswa Primary key : No Induk Siswa Nama field No_Induk Nama_Siswa Kode_Jurusan Nama_Jurusan Jenis_Kelamin Alamat Tipe Text Text Text Text Text Text Lebar 10 30 8 20 10 50 Keterangan Nomor induk siswa Nama dari Siswa Kode_Jurusan yang di ikuti Nama_Jurusan yang di ikuti Jenis kelamin siswa Tempat tinggal Siswa

Tabel 4.12 Struktur File Tabel Keuangan SPP Primary key : Kode Jurusan Nama field Tipe Lebar Arti Kode_Jurusan Text 8 Kode_Jurusan SPP Nama_Jurusan Text 20 Nama_Jurusan SPP SPP Currency Harga SPP Tahun Ajaran yang di Tahun_Ajaran Text 12 ikuti Keterangan Text 50 Keterangan SPP

130

Tabel 4.13 Struktur File Tabel Pembayaran SPP Primary key : Nomor Nama field Tipe Lebar Arti Nomor Text 10 Nomor Pembayaran SPP No_Induk Text 10 Nomor induk siswa Nama_Siswa Tahun_Ajaran Bulan Tanggal SPP Dibayar Kembali Nama_Pengguna Keterangan Kode_Jurusan Text Text Text Date/Time Currency Currency Currency Text Text Text 30 10 10 30 50 8 Nama dari Siswa Tahun Ajaran yang di ikuti Bulan Pembayaran SPP Tanggal Pembayaran SPP Harga SPP yang harus dibayar Pembayaran yang di berikan Kembalian yang dibayarkan Nama dari Pengguna Keterangan Pembayaran Kode_Jurusan yang di ikuti

Struktur SQL Bahasa basis data ini terdiri dari beberapa perintah-perintah yang berupa katakata yang mempunyai arti dalam bahasa inggris yang tiap katanya mempunyai arti dan fungsi khusus. Secara umum perintah-perintah tersebut memiliki fungsi manajemen masing-masing yaitu :

Data Definition Language (DDL) Kelompok perintah yang digunakan untuk melakukan pendefinisian database dan pendefinisian table. Dengan kelompok perintah DDL ini maka kita dapat membuat table, mengubah strukturnya, menghapus table, membuat indeks untuk table dan lain-lain yang bermuara pada pembentukan struktur database.

Data Manipulation Language (DML) Perintah (statement) SQL digunakan untuk melakukan manipulasi data dalam database, menambahkan (insert), mengubah (update), menghapus (delete), mengambil dan mencari data (query). Perintah DDL

131 c. CREATE TABLE Perintah ini untuk membuat table baru dengan mendefinisikan nama field, ukuran field, batasan null value (nilai kosong) dan nilai default dari field kunci. Perancangan Tabel siswa CREATE TABLE Siswa ( No_Induk_Siswa Text(7) NOT NULL PRIMARY KEY, Nama_Siswa Text(25), Kode_Jurusan Text(8), Nama_Jurusan (20)Alamat Text(50), Jenis_kelamin Text(15), ); Perancangan Tabel Keuangan SPP CREATE TABLE Keuangan_SPP ( Kode_Jurusan Text(8) NOT NULL PRIMARY KEY, Nama_jurusan Text(20), SPP Currency(-),Tahun_ajaran Text(10), Keterangan Text(50) ); Perancangan Tabel Pembayaran SPP CREATE TABLE Pembayaran_SPP ( Nomor Text(7) NOT NULL PRIMARY KEY, No_Induk_Siswa Text(10), Nama_Siswa Text(10), Tahun_ajaran Text(10), Bulan Text(10), Tanggal Date/time(-), SPP Currency(-), Dibayar Currency(-), Kembali Currency(-), Nama_Pengguna Text(10), Keterangan Text(50) Kode_Jurusan Text(10), ); Perancangan Tabel User CREATE TABLE TLogin ( username text (10) ); primary key, password text(10), nama_lengkap Text(20), alamat Text(50), telepon Text(15), tipe_pengguna text(10)

Perintah DML

132 Manipulasi Table Pembayaran_SPP SELECT DISTINCTROW Pembayaran_SPP.Nomor, siswa.No_Induk, siswa.Nama_Siswa, keuangan_SPP.Kode_Jurusan, Pembayaran_SPP.SPP, Pembayaran_SPP.Kembali, Pembayaran_SPP.Nama_Pengguna, Pembayaran_SPP.Keterangan, keuangan_SPP.Tahun_Ajaran, Pembayaran_SPP.Bulan, Pembayaran_SPP.Tanggal, Sum(Pembayaran_SPP.Dibayar) AS [Sum Of Dibayar] FROM siswa INNER JOIN (keuangan_SPP INNER JOIN Pembayaran_SPP ON keuangan_SPP.[Kode_Jurusan] = Pembayaran_SPP.[Kode_Jurusan]) ON siswa.[No_Induk] = Pembayaran_SPP.[No_Induk] GROUP BY Pembayaran_SPP.Nomor, siswa.No_Induk, siswa.Nama_Siswa, keuangan_SPP.Kode_Jurusan, Pembayaran_SPP.SPP, Pembayaran_SPP.Kembali, Pembayaran_SPP.Nama_Pengguna, Pembayaran_SPP.Keterangan, keuangan_SPP.Tahun_Ajaran, Pembayaran_SPP.Bulan, Pembayaran_SPP.Tanggal; Simulasi Simulasi sistem ini menggambarkan keadaan sebenarnya sistem yang dibuat bedasarkan hasil analisis dan desain. Simulasi ini sekaligus sebagai testing program. ada beberapa tahapan simulasi sistem yang harus dijalankan diantaranya adalah : Kedudukan Sistem System yang dirancang ini digunakan oleh computer stad alone application (sistem ini digunakan dalam satu komputer saja tanpa berhubungan dengan unit komputer lain ).

133

Persiapan sistem Langkah pertama yang harus dilakukan sebelum menuju ke konversi sistem adalah mempersiapkan sistem terlebih dahulu. Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut: Persiapan Perangkat Lunak ( Software ) Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan aplikasi dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan bahasa pemograman Microsoft Visul Basic 6.0, serta untuk implementasi basis datanya menggunakan Microsoft Acces 2007. Aplikasi pengembangan sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini berjalan pada sistem operasi windows. Persiapan Perangkat Keras (Hardware) Kebutuhan perangkat keras yang diperlukan untuk implementasi sistem sistem informasi administrasi keuangan sekolah adalah :
1. CPU dengan konfigurasi : Kompatible dengan Processor Intel

Pentium 4 (disarankan lebih dari itu),


2. Memori (disarankan 512 MByte keatas),

3. Harddisk sesuai dengan yang ada dipasaran yaitu sekitar 80 GByte (disarankan lebih dari itu).121 4. Monitor Video Grafik Adapter (VGA) atau Super VGA. 5. Keyboard 103 key dan Mouse standar atau PS 2. 6. Printer 7. Stabilizer Persiapan Tenaga Pelaksana Sumber daya manusia yang terlibat didalam sistem informasi administrasi keuangan sekolah ini dapat diuraikan seperti berikut ini:

134
a. Tata usaha yang bertugas sebagai operator sistem yang melayani

Pembayaran SPP, melakukan entry data yang dibutuhkan dan pembuatan laporan-laporan pada sistem secara terkomputerisasi Persiapan Sarana Pendukung Sarana pendukung yang harus dipersiapkan untuk mengimplementasikan sistem adalah lokasi atau ruangan yang strategis yang dapat digunakan untuk menempatkan perangkat keras sehingga dapat mendukung posisi kerja yang baik dan nyaman. Dan di dalam ruangan ini harus diperhatikan faktor-faktor yang meliputi keamanan harus terjaga, suhu ruangan harus stabil, penerangan yang baik, tata ruang yang tertib, serta dekat dengan saluran telepon. Pelatihan Tahapan selanjutnya adalah memberikan pelatihan kepada pengguna yang akan terlibat dengan sistem yang bersangkutan dengan memberikan petunjukpetunjuk bagaimana sistem tersebut di operasikan, sehingga nantinya pengguna dapat mengoperasikan sistem yang baru sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian Sistem Tahap pengujian sistem merupakan tahap dilakukannya pengujian terhadap sistem yang baru, untuk meyakinkan bahwa sistem mampu bekerja secara optimal, tahap ini dilakukan setelah semua fasilitas tersedia yaitu Hardware, Software, sarana dan prasarana, serta sumber daya manusia yang telah diberikan pelatihan. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian sistem ini untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem dan pengujian pada program secara keseluruhan. Pengetesan program yang telah disatukan sangat perlu, hal ini untuk mengetahui apakah program dapat menerima input, memproses dan memberikan keluaran sesuai yang diharapkan. Pengoperasian Pengoperasian sistem dapat dilakukan dengan cara pengoperasian secara paralel dimana sistem baru berjalan bersamaan dengan sistem yang lama untuk

135 beberapa waktu tertentu. Setelah diyakini bahwa sistem baru berjalan seperti yang diharapkan, sistem lama diberhentikan dan digantikan secara keseluruhan dengan sistem yang baru. Implementasi User Interface Implementasi dari perancangan antar muka menjelaskan hal apa saja yang berkaitan dengan sistem yang baru di rancang sebagai gambaran pada pengguna sistem. Form Login Form Login merupakan form yang muncul pertama kali ketika program dijalankan, hal ini untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan hak akses oleh orang yang tidak berhak dan untuk menjaga keamanan data di dalamnya.

Gambar 4.12 Tampilan Form Login Gambar tersebut merupakan form pengisian password atau login, dimana data password pada form diambil dari database password, jika password yang dimasukkan tidak sama maka akan tampil message yang menyatakan password tidak terdaftar. Jika password yang dimasukan valid atau sesuai dengan data yang ada pada database maka akan muncul tampilan menu utama sistem dan sistem siap digunakan.

136 Form Utama

Gambar 4.13 Tampilan Form Menu Utama Gambar tersebut merupakan form menu utama, dimana user dapat memilih form yang ada dengan menekan tombol shortcut yang tersedia. Form menu utama dapat di akses jika user telah memasukkan username dan password dengan benar. Form Siswa

Gambar 4.14 Tampilan Form Siswa

137 Gambar tersebut merupakan form Siswa untuk menginputkan data Siswa seperti: No_induk, Nama ,Kode Jurusan , Jenis kelamin, dan alamat . Form diatas dapat juga memudahkan user dalam pencarian data dengan memilih option yang ada pada form. Form Keuangan SPP

Gambar 4.15 Tampilan Form Keuangan SPP Gambar tersebut merupakan form Keuangan SPP untuk menginputkan data Keuangan SPP seperti: Kode Jurusan , Nama Jurusan, SPP, Tahun Ajaran,dan Keterangan . Form diatas dapat juga memudahkan user dalam pencarian data dengan memilih option yang ada pada form.

138 Form Pembayaran SPP

Gambar 4.16 Tampilan Form Pembayaran SPP Gambar tersebut merupakan form Pembayaran SPP untuk menginputkan data Pembayaran SPP seperti: No Bayar, No Induk, Nama, Kode Jurusan , Tahun Ajaran, Bulan, Tanggal, SPP, Dibayar, Kembali, Nama Pengguna, dan Keterangan . Form diatas dapat juga memudahkan user dalam pencarian data dengan memilih option yang ada pada form.

139 Form Pengaturan Login Pengguna Form Pengaturan User ini dikelola oleh Tatausaha sebagai Admin. Form ini berfungsi untuk menambah, mengubah dan menghapus user yang dapat mengakses sistem.

Gambar 4.17 Form Pengaturan User Form Laporan Pembayaran SPP Form laporan pembayaran SPP ini berfungsi untuk mencetak dan menyaring laporan pembayaran SPP data yang sesuai dengan parameter penyaringan.

140

Gambar 4.18 Form Laporan Pembayaran SPP Tampilan laporan pembayaran SPP perbulan sesuai bulan yang di pilih

Gambar 4.19 Print Preview Laporan Pembayaran SPP Perbulan

141 Tampilan laporan pembayaran SPP perkelas sesuai kelas yang di pilih

Gambar 4.20 Print Preview Laporan Pembayaran SPP Perkelas Analisis Kelayakan Analisis Kelayakan merupakan suatu bentuk langkah untuk menentukan layak atau tidaknya suatu proyek system Informasi. Adapun aspek-aspek yang meliputi dalam tahapan analisis kelayakan yaitu aspek finansial rencana anggaran biaya, kelayakan teknis, operasional, ekonomi dan hukum. Aspek Kelayakan Teknik a. Ketersediaan teknologi (perangkat keras) b. Ketersediaan teknologi (perangkat lunak) Kelayakan Operasional a. Kemampuan Karyawan b. Fasilitas Antar muka : Baik : Mampu : Mudah : Mudah yang berhubungan dengan perancangan sistem, aspek manfaat yang masuk ke dalam

142 Kelayakan Hukum Dari segi hukum aplikasi yang dibuat tidak melanggar peraturan perundang-undangan, etika organisasi dan etika masyarakat yang berlaku di Indonesia. Aspek Kelayakan Sosial Sistem yang baru dikatakan layak secara sosial jika hasil dari pengembangan sistem itu tidak berpengaruh negatif terhadap lingkungan sosial. Jelas bahwa sistem ini tidak akan menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan, sebaliknya justru akan membantu pengolahan data.

143

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan serta dari hasil Sistem Informasi kajian, tinjauan teori yang dimiliki, yang analisis dan pengembangan terhadap Admistrasi Kuangan Sekolah

sedang berjalan di SMK SANTANA 1 Cibatu, kesimpulan yang dapat diambil yaitu: 1. Pada proses pengelolaan data data pembayaran dan data SPP sebelumnya pada pelanggan rekap

Pembayaran bulanan disimpan pada arsip buku atau harddisk Excel komputer sebagai yang waktu dengan relatif yang menggunakan sehingga untuk lama Microsoft aplikasinya

membutuhkan yang

pencarian dan pengolahan data. Dengan sistem baru dikembangkan data-data dibutuhkan disimpan pada suatu database sistem terpusat yang memudahkan pencarian dan pengolahan data. 2. Sistem Informasi Admistrasi Kuangan Sekolah yang baru telah mengakomodasi aktivitas bisnis yang ada antara lain mempermudah operator melakukan pencatatan dan pencarian data serta pembuatan rekap laporan Pembayaran perbulan.
3. Metode Rapid Aplication Development (RAD) yang dikemukakan oleh

Roger R Pressman pada tahun 2002. Metode Rapid Aplication Development (RAD) digunakan sebagai metodologi untuk menganalisis dan merancang Sistem Informasi Admistrasi Kuangan Sekolah di SMK SANTAN 1 Cibatu.

144 5.2 Saran Saran yang dihasilkan dari analisis dan pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 1. Bagian yang mengoperasikan sistem ini harus memiliki kamampuan dalam menggunakan komputer dan memahami sistem yang di rancang. 2. Dengan keterbatasan ilmu yang penyusun miliki, penyusun menyadari masih banyak kekurangan dalam laporan tugas akhir ini yang jauh dari sempurna. Maka dari itu, penyusun mengharapkan agar pembaca dapat memahami dan memberikan masukan atau referensi yang menunjang untuk menyempurnakan penyusunan laporan tugas akhir ini.

Anda mungkin juga menyukai