UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE:

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE:

ADMINISTRACION PBLICA
AULA:

AP5-1
TEMAS:

1. PERFIL DE LOS ESPECIALISTAS EN ORGANIZACIN 2. UBICACIN JERRQUICA, ESTRUCTURA Y FUNCIONES

DE LAS OFICINAS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS

3. RESISTENCIAS A LAS TCNICAS DE ORGANIZACIN
MATERIA:

ORGANIZACIN Y SISTEMAS
PROFESOR:

JULIO CALVOPIA HERRERA Grupo de trabajo n:2

Integrantes:

Lenin Quilisimba
FECHA DE PRESENTACION:

SABADO, 06 DE OCTUBRE DEL 2012

1 PERFIL DE LOS ESPECIALISTAS EN ORGANIZACIN
ESPECIALISTA ORGANIZACIONAL

DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Asesorar a las diferentes dependencias de la organizacin en relacin a las consultas que stas formulen, sobre su estructura organizacional, sistemas, procedimientos y administracin de sus recursos humanos, aportando soluciones, a fin de lograr la resolucin de los problemas planteados. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Planifica, coordina y supervisa el trabajo tcnico desarrollado por el personal a su cargo. Planifica las actividades a realizar siguiendo los lineamientos establecidos por la organizacin. Asesora consultas tcnicas formuladas por los diferentes niveles de autoridad de la organizacin y ayuda a la solucin de los problemas planteados. Coordina la realizacin del diagnstico organizacional. Analiza el funcionamiento de la organizacin en el rea de estudio. Participa en reuniones con funcionarios de niveles altos y medios para lograr el apoyo sobre los planes propuestos e intervenir en el proceso de cambio. Asesora en la elaboracin de proyectos de reforma administrativa, manuales de organizacin, manuales de sistemas, normas y procedimientos y programas de organizacin relacionados con el rea de recursos humanos. Elabora anteproyectos y planifica las acciones a seguir para el desarrollo de las actividades. Establece estrategias o formas de accin en el proceso de cambio de la organizacin, previniendo situaciones o contingencias futuras. Dirige las acciones segn cronograma del proyecto asignado. Disea y utiliza mtodos sistemticos para obtener informacin. Entrena al personal operativo para la ejecucin y desarrollo del plan. Supervisa y controla el desarrollo de auditoras administrativas y de recursos humanos.

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Orienta al personal operativo en la clasificacin de la informacin para el diagnstico, retro informacin o cambio planeado. Evala los informes o propuestas emitidas por el personal operativo a su cargo. Estudia la informacin y facilita la comprensin al usuario. Identifica fallas o prdidas de recursos de tipo material, humano y de informacin. Controla la informacin recogida y evala los resultados de avance. Propone ante las instancias superiores los cambios pertinentes de acuerdo al estudio realizado. Dirige reuniones con los grupos de trabajo para determinar objetivos y acciones en el desarrollo de los proyectos asignados. Organiza, dirige y participa en cursos, seminarios, talleres de informacin y sensibilizacin segn el proyecto asignado. Canaliza las necesidades detectadas segn las especificaciones del caso. Participa en reuniones de alto nivel para definir estrategias sobre el proyecto asignado o para informar sobre el avance del mismo. Supervisa y controla el personal a su cargo. Evala el personal a su cargo. Presenta a quien corresponda, informes escritos sobre el proyecto de cambio asignado, para su aprobacin. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

MBITO DE LA ACTUACIN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
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DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de materiales. INFORMACIN CONFIDENCIAL. Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alto. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en polticas y objetivos funcionales, para desarrollar nuevas estrategias y objetivos basados en la creatividad, investigacin, incertidumbre y el alto riesgo, a nivel de departamento. SUPERVISIN: El cargo recibe supervisin general de manera directa y peridica y ejerce una supervisin especfica de manera directa y peridica. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad, con las autoridades universitarias, con las gerencias de niveles altos y medios y con las distintas dependencias de la Institucin, a fin de apoyar y/o coordinar y/o asesorar y/o controlar lo relativo al rea, y frecuentes con el personal a su cargo, a fin de aprobar las actividades realizadas por stos, exigindose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperacin. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones ocasionales con organizaciones pblicas y/o privadas y Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU), a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperacin. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

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ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisin manual bajo y un grado de precisin visual medio. PERFIL DEL CARGO: EDUCACIN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIN: Licenciado en Relaciones Industriales, Administracin o Economista, ms maestra en el rea de Organizacin o Administracin Pblica de dos (2) aos de duracin. EXPERIENCIA: Nueve (9) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio, estratgico, directivo y asesor en el rea organizacional. B) EDUCACIN: Licenciado en Relaciones Industriales, Administracin o Economista. EXPERIENCIA: Trece (13) aos de experiencia progresiva de carcter supervisorio, estratgico, directivo y asesor en el rea de administracin y organizacin de sistemas y en ejercicio de funciones de supervisin y control de personal. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN: Principios y tcnicas de gerencia pblica. Procesos de diagnstico e intervencin organizacional. Teora y prctica de comportamiento y desarrollo organizacional. Instrumentos legales relativos al rea en estudio. El manejo de los mtodos y tcnicas para la elaboracin de Manuales de Polticas, Normas y Procedimientos de organizacin. La normativa para la elaboracin de proyectos. HABILIDAD PARA: Analizar el trabajo tcnico desarrollado por el personal a su cargo.

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a) b) c) d) e)

Mantener relaciones personales. Expresarse en forma clara y precisa. Redactar informes tcnicos y de diagnstico. Tener iniciativa. Sintetizar. Organizar grupos de trabajo. Dirigir y coordinar reuniones. Proveer situaciones futuras. Tomar decisiones y proponer soluciones acertadas. Dirigir, coordinar y supervisar equipos de trabajo.

f) g) h) i)

DESTREZAS EN: El manejo de microcomputador. El manejo de calculadoras. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Planificacin Estratgica. Direccin de reuniones. Administracin pblica. Direccin de empresas. Desarrollo organizacional. INTRODUCCIN El trabajo que se ver a continuacin se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organizacin y Mtodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debe contener los anlisis del mismo. Para comprender esas definiciones se hablar un poco de la creacin y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo. Se profundizar en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicacin del mismo en una empresa u organismo, basndose y teniendo en cuenta la coordinacin y las normativas de dicho rgano. Concepto El avance incesante de la complejidad en la Administracin y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales
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han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin. Y es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas Centrales de Organizacin y Mtodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organizacin y Mtodos es uno de los trminos que integran la labor general de la racionalizacin. Sobre la Teora de Organizacin y Mtodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cmo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio. Organizacin y mtodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin. Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Mtodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin. La ventaja principal que Organizacin y Mtodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la actividad que se analiza. Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qu de ello.

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Un buen servicio del departamento de Organizacin y Mtodos se caracteriza por: Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas. Adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberacin de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organizacin y mtodos no sern aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta. "El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de tcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la administracin pblica" De esta manera, el trmino de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organizacin como la funcin que se sustenta en buscar los medios prcticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgnicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, as como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al mtodo como el proceso de reflexin abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organizacin. Adems, se aplica en administracin pblica con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestacin de servicios. La esencia de la relacin entre Organizacin y mtodos es que los mtodos deben ser acordes con la organizacin y sta con los mtodos aplicados. Una variacin en la organizacin ocasiona una variacin en los mtodos y, a la inversa, un cambio en los mtodos provoca cambios en la estructura orgnica. El mtodo permite descubrir cules son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organizacin para hacerla eficiente y eficaz. La introduccin de esta concepcin al sector pblico se ha realizado conforme han surgido los problemas en la prestacin de los servicios pblicos. Se inici la aplicacin de este concepto en las empresas pblicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque poltico y social. Y en el sector privado bajo un enfoque ms financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.

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Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales: 1. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y las dependencias en la ejecucin de las prioridades del mejoramiento administrativo. 2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; as como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa. Origen de Organizacin y Mtodos La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965. La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formacin y otra referente a su consolidacin. Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos: 1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las reformas administrativas" 2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atencin que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia" 3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas peridicas de evaluacin en materia de reforma administrativa y los diagnsticos necesarios"

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"En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha consolidado mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su funcionamiento en la prctica" Funciones El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo organizacional. "Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin" y se pueden destacar de la siguiente manera: 1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos. 2. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia. 3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del personal. 4. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas. 5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos. 6. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin en cada una de sus divisiones. 7. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual dependen. 8. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos. 9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
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"Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1 Fase de desarrollo (inicial)

2 Fase de desarrollo (intermedia)

3 Fase de desarrollo (consolidacin) Teora cuantitativa

Anlisis de estructuras y Teora de sistemas funciones Cuadros de distribucin del Desarrollo Organizacional trabajo Elaboracin organogramas de Administracin proyectos

Ingeniera de sistemas

por Informtica

Elaboracin de diagramas de Administracin estratgica flujo Anlisis y descripcin de puestos

Modelos de simulacin

Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin a) Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo, departamentalizacin y delegacin de tareas. b) Fase de Desarrollo (Inicio): En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los sistemas y los proyectos. c) Fase de Desarrollo (Intermedia): d) Fase de Desarrollo (Consolidacin): Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos. 3. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular
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propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos: 1. 2. 3. 4. Conocer el hecho o la situacin que se analiza. Describir tal hecho o situacin. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. 5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas. 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as: a) Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. b) Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas. c) Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. d) Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. e) Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento. f) Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo. g) Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. h) Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal. i) PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc. j) Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.

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k) Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. l) Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as: Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis. Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas. Ubicacin dentro de la empresa: Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organizacin y Mtodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa. Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazn de la administracin como un instrumento efectivo para su mejoramiento. "La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo. a) Ubicacin segn la funcin de asesora: Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente. En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

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Para ver el grfico seleccione la opcin "Descargar" La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora. Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten conocer la situacin como una fase de diagnstico y considerar los cambios para una mejora del sistema de actuacin administrativa como una fase de diseo. Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo: Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de recursos humanos y materiales y control. Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos. Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reas que dadas su importancia o dimensin las requiera. Ubicacin segn la funcin de los proyectos: La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones. La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin. "Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos" El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organograma.

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El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original. "En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto" Personal de Organizacin y Mtodos El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos: Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin. b) Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organogramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.
a)

El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo. Obstculos y limitaciones de Organizacin y Mtodos Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en tres aspectos: b) La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las dependencias pblicas. c) La escasez de personal calificado. d) La resistencia al cambio.
a)

CONCLUSIN Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.
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2. UBICACIN JERRQUICA, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS Sistemas de organizacin de empresa Todos los sistemas de organizacin debern partir por lo dicho en el final del punto anterior; es decir: definir qu funciones se han de desarrollar dentro de la empresa y asignar a cada funcin los puestos de trabajo y las personas correspondientes y establecer entre esas personas un orden jerrquico. Manejando los tres elementos organizables, funciones, personas y jerarqua, podramos establecer tres tipos de organizacin de una empresa: Organizacin jerrquica en lnea, con la caracterstica fundamental de estar todos los miembros de la empresa supeditados a una rgida estructura de autoridad, en la que uno es el jefe y los dems son subordinados. El jefe asume la direccin de todas las funciones. sta es la llamada organizacin vertical de una empresa; ciertamente anticuada.

Organizacin funcional, en la que a cada funcin, al menos, corresponde un jefe. Si contemplamos tres funciones, A, B y C, Financiera, Administrativa y de Produccin, los jefes de departamento a, b, c, d, ... recibirn instrucciones de A, B y C. sta es la organizacin horizontal de una empresa, que si bien reconoce ya la especializacin del personal, con la autoridad y responsabilidad inherentes a sus puestos de trabajo, aportando una comunicacin ms gil, crea sin embargo confusin en cuanto al orden jerrquico.

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LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA La organizacin es un subsistema del sistema administrativo, la funcin de la organizacin es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos. Segn Rodrguez J. La organizacin es una red de lneas de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su posicin realizar su cometido. PROCESO DE ORGANIZACIN Parte de los objetivos globales Descritos en la base filosfica y legal Anlisis de las caractersticas de los Rs. Para encontrar el punto con las operaciones, acciones, para ser asignados, ubicados y delegados. Se obtendr estructura, manuales, instrumentos para conseguir un desempeo adecuado. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Marco de actuacin Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin. Divisin ordenada de las unidades de trabajo de la empresa. DISEO DE LA ESTRUCTURA Se ajusta a los cambios externos: EJES ORGANIZACIONALES: Vertical: Relacin con poder de decisin, se definen niveles jerrquicos, se desarrolla en todos los niveles alto, medio, operativo. Horizontal: Composicin departamental Directrices para el diseo de la estructura organizacional DEPARTAMENTALIZACIN JERARQUA Jerarqua Control Centralizacin o descentralizacin Jerarqua: No. niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerrquico. DISEO VERTICAL

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Estructura organizacional y jerarqua JERARQUA Org. Alargada-Vertical Org. Aplanada-Horizontal Autoridad y responsabilidad son correspondientes. Depende el grado de autoridad el el responsabilidad y viceversa. Si autoridad est por encima de la responsabilidad se caera en tirana, autocracia Si responsabilidad est por encima de autoridad los resultados sern fruto de muchos cados de persuasin y suerte. Tramo de control N de subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente. Amplitud mayor, muchos subordinados dependen del jefe Amplitud menor pocos subordinados. Tramo de control Amplitud menor Amplitud mayor Tramo de control A mayor cantidad de subordinados menor control, mayor libertad para toma de decisiones. A menor cantidad de subordinados mayor control, limitacin para iniciativa propia. Centralizacin o Descentralizacin Relacin con el grado de dispersin de la autoridad, hasta donde los subordinados ostentan autoridad para tomar decisiones. Concentrar: Aspectos como control y costos Desconcentrar: Independencia, agilidad La Delegacin Responsabilidad: Valor q apoya el cumplimiento de una accin/trabajo. Autoridad: Est implcita en sus posicin dentro del nivel jerrquico. Depende de la capacidad moral como derecho para hacerse obedecer Se toma decisiones a travs de manados medios y subalternos. DISEO HORIZONTAL Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos.. Enfoque funcional Divisional Matricial De equipos De redes Enfoque Funcional Enfoque de equipos Agilidad Mayor cantidad de informacin Focalizacin externa Autosuficiencia Equipos Multifuncionales Equipos permanentes Enfoque de redes Caractersticas Actuar con la nuevas tendencias Flexibilidad Utiliza servicios y personal de otras empresas. 3 RESISTENCIAS A LAS TCNICAS DE ORGANIZACIN Un cambio Es la accin y efecto de cambiar: Dejar una cosa o situacin para tomar otra. El Cambio Organizacional se define como: la capacidad de adaptacin de las organizaciones a las
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diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. La resistencia al cambio La resistencia es el comportamiento de un individuo que retarda o impide el cambio en su entorno de desarrollo (laboral, familiar, social, etc.) Acciones que causa la resistencia Quejas, retrasos, ausentismo y hasta sabotaje. La resistencia puede darse a cualquier nivel. Reaccin en cadena. El cambio que aparentemente es problema para una persona se transmite a otros niveles. Clases de resistencia Resistencia social Se presentan por: La idiosincrasia de la gente (similitud de comportamientos) El ensanchamiento de la burocracia pblica (para absorber la mano de obra desocupada). Sensacin de inseguridad. Prdida de relaciones. Resistencia econmica Se presentan por: Falta de financiamiento. Falta de respaldo de las autoridades para impulsar estas nuevas tcnicas. Temor por parte de los empleados a que sus remuneraciones sean revisadas. Resistencia cultural Se presenta por: La concepcin de que el trabajo en el sector pblico es irregular, de bajo rendimiento y casi sin motivacin. (Genera queme importismo). Jefes dictadores que toman su puesto como patrimonio legtimo (abuso del poder). Prdida de territorio. La Poltica del Cambio: Invariablemente el cambio afectar el statu quo de la organizacin, por lo que implica en s mismo la realizacin de una actividad poltica. La organizacin debe aprovechar la
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influencia de aquellos individuos que se detecten con aptitudes de liderazgo o de quienes tienen deseos de hacer algo por la organizacin, los que tengan buena aceptacin de la gente, los elementos nuevos en la organizacin o los ejecutivos un poco alejados de la estructura de poder, para que sean los agentes de cambio. La implantacin del cambio deber ser gradual no radical, porque esto permitir que se vayan adecuando tanto las personas como las circunstancias. Se deber observar con inteligencia los efectos de las decisiones y las acciones y la lucha por el poder dentro de la organizacin, porque esto determinar en gran medida la velocidad y la magnitud de los cambios que se realicen.

No hay nada ms difcil de llevar a cabo, ni de ms dudoso xito, ni ms peligroso de manejar, que iniciar un nuevo orden de las cosas. (Nicols Maquiavelo) 4. EJEMPLO CLARO. EJERCICIOS PREGUNTAS 5. Considera usted que estar lo ms prximo a la alta gerencia o a los altos niveles administrativos es la mejor ubicacin de una oficina de OYS? Hemos considerado que efectivamente es importante el lugar donde se encuentre ubicada la oficina de organizacin y sistemas ya q esta estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administracin, realiza los cuadros de distribucin de trabajo, para el desarrollo organizacional de ingeniera de sistemas, elabora los organigramas para la administracin por proyectos utilizando la informtica, la elaboracin de diagrama de flujo utilizado en la administracin estratgica ,y tambin ayudan en el anlisis y descripcin de puestos, cumpliendo como funcin el aconsejar a

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los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos

En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente. En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora. 6. Considera usted que la estructura de una oficina de OYS debe estar en funcin del tamao de la empresa? Si, Consideramos que la estructura de una oficina de organizacin y sistemas debe estar en funcin del tamao de una empresa ya que debe ajustarse a las necesidades de la misma pero siempre utilizando el mejor sistema, innovando la tecnologa utilizando programas actualizados mejorando las fuentes de investigacin, para la realizacin de proyectos o objetivos de la empresa. 7. Considera adecuado que a un gerente de empresa se le exija como requisito, estudios superiores en Administracin y que adems acredite claras caractersticas de lder? Si, consideramos q es importante ya que este por su cargo siempre tendr q trabajar con personas que necesitan ser guiadas para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin y es indispensable que posea conocimientos claros de lo q es la administracin de la organizacin y como hacer q los dems empleados realicen sus actividades segn lo requiera la empresa. 8. Comparte usted con la idea que quien no rena los requisitos para el cargo deba ser separado de la empresa? En nuestra opinin creemos que no es as ya que los empleados son contratados por medio de una seleccin, y si ha demostrado dentro de la empresa que es capaz que tiene aptitud y actitud que puede ser muy eficiente la empresa debera invertir en su

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capacitacin o permitindole conseguir lo necesario para que pueda ejercer el cargo sin ningn problema ya que esta misma se beneficiaria de ello. 9. Considera usted que la idiosincrasia es una resistencia social? Si, ya que la idiosincrasia es unas acciones que causa la resistencia social, adems la idiosincrasia es capaz de influir en el comportamiento individual de las personas, an cuando no se est convencido de la certeza de las ideas que se asimilan en masa. 10. La falta de financiamiento para la aplicacin de los modernos sistemas administrativos constituyen una resistencia econmica? SI, pues la resistencia econmica abarca todo lo que tiene relacin al financiamiento econmico del cambio y en los modernos sistemas econmicos administrativos al no contar con el financiamiento necesario para el cambio este se convierte en una resistencia econmica 11. Qu mecanismo utilizara usted para eliminar las resistencias: social y poltica? Educacin y comunicacin: La resistencia puede reducirse comunicndose con los empleados (la desinformacin es una fuente de resistencia). Participacin: Es difcil que los individuos se resistan al cambio si ellos han sido participes de la misma. Gestora Y soporte: Asesora y terapia para el personal; Capacitacin en nuevas habilidades; licencia con goce de sueldo. Negociacin: Ofrecer algo valioso a cambio que dicha resistencia disminuya. MANIPULACION: Alteracin de los hechos para hacerlos atractivos ocultando informacin perjudicial y esparcir falsos rumores. Cooptacin: Se intenta comprar a los lderes de un grupo de resistencia ofrecindoles un rol clave en el proceso del cambio. Coercin: Uso de amenazas directas contra quienes se resistan al cambio. 12. El caso prctico sobre la forma de cmo limitar las resistencias, responde a la realidad de su organizacin? Si aplicamos un nuevo sistema no lo haremos con los ojos vendados, debemos contar al menos con una estrategia y un diseo adecuado a la organizacin; porque slo por las buenas intenciones no cambian las organizaciones. Para ello el montaje de un laboratorio experimental es una necesidad.

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Por otro lado cuando el cambio es producto de decisiones tomadas en niveles superiores, por lo general de forma centralizada y dirigida, no se apuesta de entrada por el protagonismo del empleado. Precisemos que hay lmites a lo que se puede lograr mediante el liderazgo impuesto. La experiencia ha demostrado que existir menos oposicin en la ejecucin de un diseo si se invita cuanto antes a sus trabajadores a participar (desde la concepcin del programa) en la planeacin del mismo. Se debe realizar una labor de convencimiento antes de introducir un nuevo proceso o sistema. Cuando se empieza por crear un medio dispuesto al cambio, la resistencia se reduce a un mnimo y los empleados quedan ms receptivos a la innovacin y ms dispuestos a correr riesgos. Aqu entra a jugar un papel importante el liderazgo como pieza clave para vencer la resistencia: una persona capaz de influir de manera significativa en la conducta, las creencias y en el modo de trabajo de otras personas. Dicho lo anterior, usted estar en mejores condiciones de afrontar el peligro a la resistencia y tendr un excelente barco dispuesto a responder los retos y las oportunidades que se le avecinan.

http://www.slideshare.net/Edisito http://www.slideshare.net http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/especialista__organizacional.htm

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