BAB IV TINJAUAN INSTALASI FARMASI RSUD UNGARAN

4.1.

PENGELOLAAN ORGANISASI

Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Hal tersebut diperjelas dalam Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes/SK/X/2000 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, yang menyebutkan bahwa pelayanan farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sitem pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk pelayanan farmasi klinik, yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan di RSUD Ungaran terdiri dari : rawat jalan, rawat inap, Instalasi Gawat Darurat, Instalasi bedah sentral, ICU, Unit Hemodialisa, Instalasi Penunjang Medik. 4.1.1. Struktur Organisasi Instalasi Farmasi

Bagan struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Ungaran terdiri dari: 4.1.1.1 Kepala Instalasi Farmasi. 4.1.1.2 Bagian Administrasi. 4.1.1.3 Bagian Pengadaan 4.1.1.4 Bagian Inventory/Penyimpanan 4.1.1.5 Bagian Pelayanan/Distribusi 4.1.1.6 Farmasi Klinik 4.1.1.7 Evaluasi dan Pengendalian Mutu STRUKTUR ORGANISASI

4.1.2 Visi dan Misi Instalasi Farmasi RSUD UNGARAN 4.1.2.1 Visi Instalasi Farmasi RSUD Ungaran :

Menjadi Instalasi penunjang medik yang sesuai standar asuhan kefarmasian dan memuaskan pelanggan. 4.1.2.2 Misi Instalasi Farmasi RSUD Ungaran :

1. Mewujudkan pengelolaan perbekalan farmasi yang sesuai standar asuhan kefarmasian. 2. Mewujudkan asuhan kefarmasian yang profesional dan berorientasi kepada pelanggan. 4.1.3 Ungaran. 4.1.3.1 Motto Instalasi Farmasi RSUD Ungaran : Motto, Tujuan, Falsafah serta Strategi Instalasi Farmasi RSUD

Cepat, tepat Efektif,efisien Ramah Inovatif Akuntabel 4.1.3.2 Tujuan Instalasi Farmasi RSUD Ungaran : 1. Terwujudnya pelayanan berdasarkan standar asuhan kefarmasian. 2. Terwujudnya pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. 3. Tercapainya tujuan organisasi dengan dukungan kesejahteraan anggota tim. 4.1.3.3 Falsafah Instalasi Farmasi RSUD Ungaran : Instalasi Farmasi di RSUD Ungaran dalam menjalankan tugasnya memiliki falsafah penggunaan obat secara rasional dengan harga terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. (Tepat indikasi, tepat dosis, tepat penderita, tepat obat dan waspada terhadap efek samping.)

4.1.3.4

Strategi Instalasi Farmasi RSUD Ungaran :

1. Mewujudkan tim kerja yang solid dengan komitmen yang kuat dan suasana kerja yang kondusif. 2. Mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan. 3. Menyusun rencana berdasarkan metode konsumsi, epidemiologi dan ekonomi. 4. Menetapkan struktur organisasi dan pembagian tugas yang jelas. 5. Menetapkan Standart Prosedur Operasional (SPO) tiap kegiatan.

6. Meningkatkan pengetahuan (pendidikan berkelanjutan) untuk pengoptimalan pelayanan/asuhan kefarmasian.

4.2. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus yang dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan pengelolaan : 1. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien. 1. Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan. 2. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi. 3. Mewujudkan sistem informasi manajemen berdaya guna dan tepat guna. 1. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.

4.2.1

Perencanaan

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar dasar perencanaan yang telah ditentukan. Tujuan diadakannya kegiatan perencanaan adalah agar memperoleh sesuatu yang dalam hal ini adalah perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. 4.2.1.1 Macam macam metode perencanaan adalah :

1. Metode Konsumsi, yaitu suatu metode perencanaan yang didasarkan pada penggunaan perbekalan farmasi pada periode sebelumnya. 2. Metode Epidemiologi, yaitu suatu metode perencanaan yang didasarkan pada pola penyakit masyarakat sekitar yang dilihat dari data yang ada. 3. Metode kombinasi dari konsumsi dan epidemiologi, yaitu metode perencanaan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi. Sedangkan metode yang digunakan oleh RSUD Ungaran adalah metode kombinasi dari konsumsi dan epidemiologi. 4.2.1.2 Kegiatan kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan meliputi :

1. Pemilihan atau seleksi obat Pemilihan obat berdasarkan pada formularium obat yang sesuai dengan keputusan Direktur RSUD Ungaran no.445/14/7/2009. Formularium adalah himpunan obat yang diterima/disetujui oleh Panitia Farmasi dan Terapi untuk digunakan di rumah sakit dan dapat direvisi pada setiap batas waktu yang ditentukan.

Komposisi Formularium :

1. Halaman judul. 1. Keputusan Direktur tentang Daftar Fomularium Obat. 2. Daftar Nama Tim Penyusun Formularium. 3. Daftar produk obat yang digunakan, terdiri dari : i. ii. iii. iv. v. vi. vii. 4.2.1.3 Nomor Golongan Komposisi Obat Nama Dagang Sediaan Principle Dokter Pengusul Penganggaran

Jenis anggaran yang terdapat di RSUD Ungaran dibagi menjadi : 1. Umum 1. Asuransi Kesehatan (ASKES) 2. JAMKESMAS 3. JAMKESDA

4.2.2

Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk menyediakan atau merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, melalui : 1. Pembelian barang secara langsung dari distributor/rekanan/Pedagang Besar Farmasi(PBF). 2. Dropping Obat Program. Pembelian yang dilakukan oleh RSUD Ungaran diutamakan menggunakan distributor utama karena distributor utama memiliki modal yang kuat dan cepat dalam pengiriman. 4.2.2.1 Prosedur pengadaan obat

Panitia pengadaan obat melakukan pemesanan obat ke PBF dengan menulis SP yang diserahkan ke sales kemudian oleh sales dikirimkan ke PBF. Setelah PBF menerima SP lalu dilakukan pengiriman barang ke instalasi farmasi yang diterima oleh panitia pemeriksa obat.

Setelah obat diperiksa dan sesuai SP yang dikirim, obat disimpan di gudang yang sebelumnya telah diterima oleh panitia penerima obat.

4.2.3 Penerimaan Kegiatan ini dilakukan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian,melalui pembelian langsung atau dropping obat program.

4.2.3.1

Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi

1. Harus sesuai surat pesanan dan faktur pembelian. 2. Harus teliti barang rusak atau tidak dan tanggal kadaluwarsa. 3. Bila tidak sesuai pesanan atau rusak segera dikembalikan kepada distributor/rekanan.

4.2.4

Penyimpanan

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan : 1. 2. 3. 4. 4.2.4.1 1. 2. 3. 4. Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya. Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya. Mudah tidaknya meledak/terbakar. Tahan/tidaknya terhadap cahaya. Tujuan penyimpanan obat : Menjamin mutu obat agar tetap baik Memudahkan dalam pencarian Memudahkan dalam pengawasan persediaan atau stock barang kadaluarsa Menjamin keamanan dari pencurian dan kebakaran

4.2.4.2

Metode penyimpanan :

1. Metode FIFO (First In First Out), yaitu metode penyimpanan dengan sistem dimana obat yang masuk lebih dahulu harus keluar lebih dahulu.

2. Metode FEFO (First Expired First Out), yaitu metode penyimpanan dengan sistem dimana obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih pendek maka dikeluarkan lebih awal. 4.2.4.3 1. 2. 3. 4. Secara teknis penyimpanan di RSUD Ungaran berdasarkan : Suhu atau kestabilan dalam cuaca Berdasarkan urutan abjad Berdasarkan bentuk sediaan Berdasarkan jenis anggaran (JKM, JKD, ASKES, Umum)

4.2.5 Distribusi Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. 4.2.5.1 Tujuan distribusi adalah :

1. Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat diperoleh pada saat yang dibutuhkan. 2. Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan. 3. Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan progam kesehatan. 4.2.5.2 Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan : 1. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada 2. Metode sentralisasi dan desentralisasi 3. Sistem floor stock,resep individu,dispensing dosis unit atau kombinasi 4.2.5.3 Macam macam sistem distribusi :

1. Sistem Floor stock, yaitu obat sudah ada di tempat atau ruangan yang bisa diambil langsung jika sewaktu waktu dibutuhkan atau seperti obat-obat emergency. 2. Sistem resep perorangan, yaitu pelayanan obat kepada pasien yang datang membawa resep dari dokter setelah melakukan pengobatan melalui poli-poli yang ada di RSUD Ungaran ataupun resep yang datang dari IGD. 3. Sistem satuan dosis, yaitu pemberian obat kepada pasien dengan satuan dosis tertentu seperti di RSUD Ungaran yang menggunakan dosis harian (One Day Dose Dispensing) 4. Gabungan dari kedua sistem (floor stock dan peresepan perorangan).

4.2.5.4

Distribusi di RSUD Ungaran dibagi menjadi dua, yaitu

1. Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pelanggan rawat inap. Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan rawat inap di rumah sakit. 1. Pendistribusian perbekalan farmasi untuk pelanggan rawat jalan. Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan rawat jalan di rumah sakit.

4.2.6 Pelayanan Kefarmasian dalam Penggunaan Obat & Alat Kesehatan Adalah pendekatan profesional yang bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pelanggan melalui penerapan pengetahuan, keahlian, keterampilan dan perilaku apoteker serta bekerja sama dengan pelanggan profesi kegiatan kesehatan lainnya. 4.2.6.1 Tujuan :

1. Meningkatkan mutu dan memperluas cakupan pelayanan farmasi di Rumah Sakit. 2. Memberikan pelayanan informasi yang dapat menjamin efektifitas keamanan dan efisiensi penggunaan obat. 3. Meningkatkan kerja sama dengan pelanggan dan profesi kesehatan lain yang terkait dengan pelayanan farmasi. 4. Melaksanakan kebijakan obat di Rumah Sakit dalam rangka meningkatkan penggunaan obat secara rasional. 4.2.6.2 Kegiatan yang dilakukan meliputi : 1. Pengkajian resep Kegiatan dalam pelayanan kefarmasian yang dimulai dari seleksi persyaratan administrasi, persyaratan farmasi dan persyaratan klinis baik untuk pelanggan rawat inap maupun rawat jalan.

Persyaratan Administrasi meliputi : 1. 2. 3. 4. Nama, umur, jenis kelamin dan berat badan pelanggan. Nama dan paraf Dokter. Tanggal Resep. Ruangan atau unit asal resep.

Persyaratan Farmasi meliputi : 1. 2. 3. 4. Bentuk dan kekuatan obat. Dosis dan jumlah obat. Stabilitas dan ketersediaan. Aturan, cara dan teknik penggunaan.

Persyaratan Klinis meliputi : 1. 2. 3. 4. 5. Duplikasi pengobatan. Alergi, interaksi dan efek samping obat. Kontra indikasi. Efek adiktif. Dispensing

Merupakan kegiatan pelayanan yang dimulai dari tahap validasi, interpretasi, meyiapkan/meracik obat, memberikan etiket/label, penyerahan obat dengan memberikan informasi obat yang memadai disertai sistem dokumentasi.

Tujuan : 1. 2. 3. 4. Mendapatkan dosis yang tepat dan aman. Menurunkan total biaya obat. Penyesuaian kelompok obat dengan jenis pelanggan. Pemantauan dan pelaporan efek samping obat

Merupakan kegiatan pemantauan setiap respon terhadap obat yang nerugikan atau tidak yang diharapkan terjadi pada dosis normal yang digunakan pada manusia dengan tujuan profilaksis, diagnosis dan terapi. Tujuan : 1. Menemukan efek samping obat (ESO) sedini mungkin terutama yang berat, tidak kenal, frekuensi jarang. 2. Menentukan frekuensi dan insiden efek samping obat yang sudah sekali atau yang baru saja ditemukan.

3. Mengenal semua faktor yang mungkin dapat menimbulkan/mempengaruhi timbulnya efek samping obat atau mempengaruhi angka kejadian dan hebatnya efek samping obat. Kegiatan : 1. Mengenalisa laporan efek samping obat. 2. Mengidentifikasi obat-obatan pelanggan yang mempunyai resiko tinggi mengalami efek samping obat. 3. Mengisi formulir efek samping obat. 4. Melaporkan ke panitia Monitoring Efek Samping Obat Nasional. Faktor yang perlu diperhatikan : 1. Kerja sama dengan Panitia Farmasi dan Terapi serta ruang perawatan. 2. Ketersediaan formulir Monitoring Efek Samping Obat (MESO).

4.2.7

Pelayanan informasi obat

Merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh apoteker untuk memberikan informasi secara akurat dan terkini kepada dokter, perawat, profesi kesehatan lainnya serta pelanggan. 4.2.7.1 Tujuan :

1. Menyediakan informasi mengenai obat kepada pelanggan dan tenaga kesehatan di lingkungan Rumah Sakit. 2. Menyediakan informasi untuk membuat kebijakan-kabijakan yang berhubungan dengan obat terutama bagi Panitia Farmasi dan Terapi. 3. Meningkatkan profesionalisme apoteker. 4. Menunjang terapi obat yang rasional.

4.2.7.2

Kegiatan :

1. Memberikan dan menyebarkan informasi kepada konsumen secara aktif dan pasif. 2. Menjawab semua pertanyaan dari pelanggan atau tenaga kesehatan melaui telepon, surat dan tatap muka. 3. Menyediakan informasi bagi Panitia Farmasi dan Terapi sehubungan dengan penyusunan Formularium Rumah Sakit. 4. Bersama dengan Penyuluh Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit (PKMRS) melakukan kegiatan penyuluhan bagi pelanggan rawat inap dan rawat jalan. 5. Melakukan pendidikan berkelanjutan bagi tenaga farmasi dan tenaga kesehatan lainnya.

4.2.8 4.2.8.1

Pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak, ED, atau ditarik dari peredaran Pengelolaan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa

Pengelolaan perbekalan farmasi yang hampir kadaluwarsa adalah tata cara pemantauan dan pencegahan perbekalan farmasi agar tidak menjadi kadaluwarsa. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah meminimalkan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa. 1. Kebijakan : 1. Pelayanan farmasi untuk mencegah dan meminimalkan perbekalan farmasi menjadi kadaluwarsa. 2. Mengacu SK Direktur tentang kebijakan perbekalan farmasi No. 445/18.19/III/2009.

1. Prosedur pelaksanaan : 1. Setiap melakukan stock opname perbekalan farmasi sekaligus dilakukan pengecekan waktu kadaluwarsa. 2. Dibuat data perbekalan farmasi yang mendekati waktu kadaluwarsa yaitu 3-6 bulan sebelum waktu kadaluwarsa. 3. Data tersebut dibuat jurnal dan diinformasikan kepada PFT dan Komite Medik untuk dapat digunakan terlebih dahulu. 4. Jurnal disampaikan ke bagian pengadaan dan di usahakan untuk bisa ditukarkan dengan perbekalan farmasi sejenis yang masa kadaluwarsanya lebih panjang. 5. Apabila pada akhirnya perbekalan farmasi kadaluwarsa atau rusak maka disiapkan prosedur penghapusan dan pemusnahan perbekalan farmasi. Unit-unit yang terkait dalam hal ini adalah Bagian Pengadaan, Gudang Farmasi, Komite Medik dan PBF. 4.2.8.2 Penghapusan pebekalan farmasi yang kadaluwarsa atau rusak.

Kegiatan penghapusan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa atau rusak milik Pemerintah Daerah Kabupaten Semarang dari tanggung jawab berdasarkan peraturan yang berlaku. Tujuan kegiatan penghapusan adalah penghapusan pertanggung jawaban petugas dan menghindarkan dari pembiayaan dalam pengelolaan perbekalan farmasi yang sudah tidak layak pakai. 1. Kebijakan tantang penghapusan: 1. Melakukan penghapusan perbekalan farmasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Mengacu SK Direktur tentang pengelolaan perbekalan farmasi No.445/18.19/III/2009 3. Prosedur pelaksanaan penghapusan : 1. Menyusun daftar perbekalan farmasi yang akan dihapuskan beserta alasannya. 2. Melaporkan kepada atasan mengenai perbekalan farmasi yang akan dihapuskan. 3. Membuat permohonan penghapusan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak kepada Pemerintah Kabupaten Semarang. 4. Turun persetujuan penghapusan dalam bentuk Surat Keputusan Bupati Semarang. 5. Turun perintah penghapusan dalam bentuk Surat Keputusan Sekda Kabupaten Semarang. 6. Melaksanakan pemusnahan perbekalan farmasi sesuai peraturan. Unit-unit yang terkait dalam hal ini adalah Pimpinan RSUD Ungaran, Instalasi Farmasi, Panitia penghapusan Pemerintah Kabupaten Semarang, dan pengelola aset RSUD Ungaran. 4.2.8.3 Pemusnahan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak.

Merupakan suatu kegiatan untuk memusnahkan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak sesuai peraturan yang berlaku. Tujuan dari kegiatan tersebut adalah menjaga keselamatan dan menghindari bahay akibat perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak serta mencegah pencemaran lingkungan. 1. Prosedur pelaksanaan pemusnahan : 1. Turun Surat Keputusan Perintah penghapusan perbekalan farmasi yang kadaluwarsa dan rusak dari Pemerintah Kabupaten Semarang. 2. Menentukan waktu dan cara pemusnahan dengan meperhatikan ketentuan yang berlaku. 3. Membuat undangan ke Panitia Penghapusan Barang Milik Pemerintah Kabupaten Semarang dan bagian aset RSUD Ungaran. 4. Menyiapkan perbekalan farmasi yang akan dimusnahkan. 5. Melaksanakan pemusnahan sesuai dengan cara yang disetujui misalnya dengan cara dibakar di incenerator. 6. Membuat berita acara pemusnahan. 7. Menyampaikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada atasan dan Pemerintah Kabupaten Semarang. Unit-unit yang terkait dalam hal ini adalah Pimpinan RSUD Ungaran, Instalasi Farmasi, Petugas aset RSUD Ungaran, Panitia penghapusan barang milik daerah.

4.3.

PENGELOLAAN RESEP

Pengelolaan resep adalah kegiatan pengaturan, pengelompokkan dan penyimpanan di Instalasi Farmasi.

Tujuan dilakukannya pengelolaan resep adalah untuk memudahkan pendataan dan pencarian serta memudahkan pengaturan resep sehingga dapat digunakan sewaktu-waktu apabila diperlukan. 4.3.1 4.3.1.1 4.3.1.2 Prosedur pengelolaan resep Resep dibedakan untuk resep rawat inap dan rawat jalan. Resep dikelompokkan berdasarkan jenis pelanggan.

4.3.1.3 Khusus resep yang terdapat obat narkotika dan psikotropika diberi tanda dengan spidol merah dan dikelompokkan sendiri. 4.3.1.4 Resep yang telah dibendel perhari dimasukkan kedalam tempat khusus untuk dibendel perbulan. 4.3.1.5 Resep disimpan di gudang Instalasi Farmasi selama 3 tahun setelah itu resep dimusnahkan.