Lampiran 1 PANDUAN MENGHANTAR E-MEL a) Surat Siaran/Pekeliling daripada Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi lain

Buat surat iringan yang akan ditandatangan oleh Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor

Surat yang telah ditandatangan dan surat siaran/pekeliling perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg) Lampirkan surat iringan dan surat siaran/pekeliling.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel. (Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami) Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :Kepada Ketua Sektor/Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera (Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel) Nyatakan nama dan jawatan penghantar)

Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru Besar sebelum dihantar ke penerima

Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima Pastikan alamat penerima betul (hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan) Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima (rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012

Lampiran 2 PANDUAN MENGHANTAR E-MEL b) Surat daripada JPN ke sekolah dan daripada sekolah ke JPN

Buat surat iringan yang akan ditandatangan oleh Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor (JPN) Pengetua/Guru Besar (sekolah)

Surat yang telah ditandatangan dan surat siaran/pekeliling perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg) Lampirkan surat tersebut di dalam emel.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel. (Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami) Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :Kepada Ketua Sektor/Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera (Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel) Nyatakan nama dan jawatan penghantar)

Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru Besar sebelum dihantar ke penerima

Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima Pastikan alamat penerima betul (hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan) Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima (rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012

Lampiran 3 PANDUAN MENGHANTAR E-MEL c) Permintaan Mengisi Maklumat (Daripada JPN ke Sekolah) Buat surat arahan yang berkaitan dan ditandatangan oleh Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor (JPN) (Pastikan surat arahan jelas dan mudah difahami oleh penerima untuk mengisi maklumat di dalam sistem yang diberi)

Surat yang telah ditandatangan perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg) Lampirkan surat arahan dan program yang perlu diisi oleh penerima. Kaedah yang paling baik adalah menggunakan program MS Excel Program ini mudah dan tidak terlalu bear saiznya File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel. (Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami) Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera (Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel) Nyatakan nama dan jawatan penghantar)

Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru Besar sebelum dihantar ke penerima

Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima Pastikan alamat penerima betul (hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan) Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima (rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012

Lampiran 4 PANDUAN MENGHANTAR E-MEL d) Panduan Menghantar Maklumat dalam sistem ke JPN oleh Pihak Sekolah Muat turun sistem yang diterima menerusi emel daripada pihak JPN beserta surat arahan dan Panduan Mengisi Maklumat (jika ada)

Isi maklumat yang diperlukan di dalam sistem. Setelah siap , sistem ini perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar sekiranya file sistem tersebut bersaiz melebih 25Mb

Buat surat iringan yang berkaitan dan ditandatangan oleh Pengetua/Guru Besar Surat yang telah ditandatangan perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg) Lampirkan surat tersebut di dalam emel.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel. (Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami) Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :Kepada Pengarah/Ketua Sektor dsb Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera (Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel) Nyatakan nama dan jawatan penghantar)

Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima Pastikan alamat penerima betul (hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan) Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima (rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012

Lampiran 5 PANDUAN MENGHANTAR E-MEL e) Panduan Mengisi Maklumat di dalam sistem Google Docs

Apabila menerima emel yang memerlukan pihak sekolah mengisi maklumat di dalam sistem berasaskan Google Docs Pegawai bertanggungjawab perlu memahami arahan yang diemel kepada sekolah. Capaian sistem ini tidak boleh dibuat di luar emel sekolah.

Klik pada capai url yang disertakan di dalam emel. Satu paparan samada dalam bentuk boring (Form) atau Helaian elektronik (spreadsheet) akan muncul Isi maklumat yang dikehendaki pada ruangan-ruangan yang disediakan.

Setelah siap mengisi maklumat yang dikehendaki klik butan SUBMIT Maklumat sekolah akan diterima oleh pihak JPN. Elakkan daripada mengisi maklumat berulangkali kerana setiap kali butang submit ditekan maklumat akan dihantar lebih daripada sekali. Pastikan semua maklumat yang diperlukan dikumpul terlebih dahulu sebelum mengisi ke dalam sistem Google Docs Pihak sekolah tidak perlu menjawab emel seperti ini

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012

Lampiran 6 PERANAN PEGAWAI PEMBUKA E-MEL 1. Membuka e-mel 3 kali sehari iaitu : a) Sekali pada waktu pagi b) Sekali pada waktu tengahari c) Sekali pada waktu petang 2. Apabila membuka e-mel, pegawai yang bertanggungjawab perlu :a) Mencetak emel yang diterima (Klik logo printer dipenjuru atas sebelah kanan) b) Pegawai pembuka e-mel perlu memuat turun semua lampiran yang disertakan untuk dicetak, dicop tarikh penerimaan dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk diminitkan kepada pegawai yang terlibat dan untuk dibuat tindakan c) Sekiranya e-mel yang dihantar perlu dijawab menggunakankan kaedah Request read receipt sila rujuk Lampiran Teknikal -Lampiran 2 (Paparan pada penerima e-mel selepas membuka e-mel ) Tak perlu klik reply d) Sekiranya e-mel yang dihantar perlu dijawab dalam bentuk capai url yang diberi (dalam bentuk google docs). Pegawai yang terlibat perlu klik capaian yang diarahkan dan jawab borang yang diberi kemudian klik Submit e) Capaian yang diberi hanya boleh diakses daripada e-mel rasmi sekolah yang menggunakan domain @btpnsel.edu.my TIDAK boleh dibuka daripada alamat e-mel daripada domain @moe.gov.my atau @gmail.com atau @yahoo.com dan sebagainya. f) Semua e-mel perlu dijawab dalam tempoh 2 hari daripada tarikh diterima. 3. Memadam e-mel yang lama. i) Menjadi tanggungjawab pegawai membuka e-mel untuk memastikan inbox e-mel tidak penuh. ii) Buang e-mel yang dirasakan sebagai sampah dan yang tidak berkaitan dengan organisasi. iii) Backup secara berkala e-mel yang lama di dalam PC atau CD untuk rujukan.

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012

Lampiran a Contoh Penghantaran Emel

(TINDAKAN SEGERA) Assalamualaikum / Salam 1 Malaysia Kepada : Pengetua/Guru Besar

Nyatakan bentuk tindakan samada TINDAKAN SEGERA atau MAKLUMAN Nyatakan kepada siapa emel ditujukan (untuk tindakan siapa)

Tuan,

Merujuk perkara di atas, diharap pihak tuan dapat mengambil tindakan segera berdasarkan surat yang dilampirkan Ayat hendaklah ringkas dan jelas, nyatakan apa yang perlu penerima lakukan

Sekian terima kasih .. (MOHD ZAKIYUDDIN BIN ABDUL HAMID) Peno;ong Pengarah Kanan Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT, Jabatana Pelajaran Selangor No. Tel : 0355182148 Emel : mohd.zaki@moe.gov.my zaki.jpns@btpnsel.edu.my

Nyatakan nama pengirim, jawatan, sektor dan no telefon

Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

ppkjps2012