Anda di halaman 1dari 21

KASUS 1 SISTEM PENJUALAN TUNAI

1. Fungsi Fungsi Yang Terlibat a. Receiptionist b. Front Office Leader c. Staff Accounting d. Financial Controller

2. Flowchart (Deskripsi)

Jasmine Hote Alur Bagan Alir (Flowchart ) Sistem Penjualan Tunai Receptionist Front Office Leader Staff Accounting Financial Controller
6

Tamu

Tamu

Tamu

FRC Melakukan Reservasi

Siapkan GB dan GA

Membuat Rekap Penjualan

Rekap Penjualan

Laporan Penjualan

Guest Account Membuat Bukti FOC dan tanda tangan Guest Bill Guest Bill

Rekap Penjualan

Melakukan Posting Buku Besar

FRC
FRC

FOC

Buku Besar

FOC

Tamu

T
Membuat Laporan Penjualan

Tamu

Beserta kunci , meal , kupon dan guest card Tamu

Membayar Downpayment 75% Laporan Penjualan

Keterangan : FRC = Formulir Register Card FOC = Front Office Cashier

3. Temuan Rekomendasi

a. Belum ada guest account setelah tamu check outr b. Guest Bill yang dibuat rangkap 2 seharusnya tidak disimpan semua oleh front office tetapi ada yang diberikan kepada tamu c. FRC diarsipkan di bagian Front Office

4.

Flowchart Rekomendasi

Jasmine Hote Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penjualan Tunai Receptionist Front Office Leader Staff Accounting Financial Controller
4

Tamu

Tamu

Tamu

Melakukan Reservasi

FRC

Siapkan GB dan GA

Rekap Penjualan

Laporan Penjuala n

FRC Membuat Bukti FOC dan tanda tangan FOC Guest Bill Guest Account Rekap Penjualan FOC

FRC

Melakuk an Posting Buku Besar

FRC

Buku Besar

FOC

T
T

3 Membuat Laporan Penjuala n

Tamu

T Beserta kunci meal , , kupon dan guest card Membayar Downpay ment 75%

Tamu

Laporan Penjualan

Keterangan : FRC = Formulir Register Card FOC = Front Office Cashier GB = Guest Bill GA = Guest Account

5. Operating List

a. Receiptionist -Melakukan reservasi -Membuat FRC rangkap 2 yang akan diberikan kepada tamu dan diarsipkan

b. Front Office Leader -Menerima FRC -Membuat bukti FOC rangkap 2, akan diberikan tamu dan diarsipkan sesuai tanggal -Setelah tamu check out maka menyiapkan guet bill, guest account dan rekap penjualan -Semua dokumen diarsipkan kecuali satu lembar rekap penjualan yang akan diberikan kepada staff accounting

c. Staff Accounting -Menerima rekap penjualan -Posting ke buku besar -Membuat buku besar dan laporan penjualan

d. Financial Controller
- Menerima laporan penjualan dan menyimpannya

KASUS 2 SISTEM PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI DAN PERALATAN

1. Fungsi Fungsi Yang Terlibat

a. Bagian yang memerlukan b. Bagian Purchasing c. Bagian accounting

2. Flowchart (Deskripsi)

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Pembelian Bahan Habis Pakai dan Peralatan

Bagian bagian yang Memerlukan

Bagian Purchasing

Staff Accounting

Supplier

Surat Pengajuan Permohonan

Formulir Pembelian Barang

No Pengecekan Tagihan Tanda Terima Menyalin Faktur Pembelian T

No Mengajukan Permohonan Dan mengisi Formulir Pembelian barang Pengecekan

Yes Menghu bungi supplier dan membuat purchase order

Tagihan Tanda Terima

Formulir Pembelian Barang

Formulir Purchase Order Formulir Purchase Order T

Dikirim Ke Gudang Supplier

3. Temuan dan rekomendasi

a. Seharusnya formulir pembelian barang di arsipkan dibagian purchasing b. Untuk dokumen seharusnya yang dibuat bukan tagihan dan tanda terima tetapi faktur pembelian yang telah disalin dengan komputerisasi
c. Proses

menyalin seharusnya menggunakan proses komputerisasi (faktur

pembelian) d. Seharunya ada tambahan bahwa faktur pembelian yang sudah disalin dikirim ke masing-masing departemen (online storage)

e. Yang diberikan kepada staff accounting bukan hanya tagihan dan tanda terima tetapi faktur pembelian.

4. Flowchart Rekomendasi

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Pembelian Bahan Habis Pakai dan Peralatan

Bagian bagian yang Memerlukan

Bagian Purchasing

Staff Accounting

Supplier
Formulir Purchase Order

3
Beserta tanda terima dan tagihan jika ada

Surat Pengajuan Permohonan

Formulir Pembelian Barang

Faktur Pembelian No

Pengajuan Permohonan Persetujuan

No Mengajukan Permohonan Dan mengisi Formulir Pembelian barang

Pengecekan T Yes

Yes Menghu bungi supplier dan membuat purchase order

Menyalin Ke Faktur Pembelian

Ke masing masing departemen

Formulir Pembelian Barang

Formulir Purchase Request Formulir Purchase Order Formulir Purchase Order T Dikirim Ke Gudang Supplier

Formulir Purchase Order Faktur Pembelian

Beserta tanda terima barang dan tagihan 3

5. Operating List a. Bagian yang memerlukan Dari adanya surat pengajuan permohonan digunakan untuk mengajukan

permohonan Mengisi formulir pembelian barang

Formulir pembelian barang diberikan ke bagian purchasing

b. Bagian Purchasing Menerima formulir pembelian barang Mengecek dan menyetujui Menghubungi supplier dan membuat formulir purchase order Formulir pembelian barang, purchase order disimpan dan satu lembar

purchase order diberikan ke supplier Setelah fix maka formulie purchase ordr di cek kembali untuk mendapat

persetujuan Menyalin faktur pembelian dan mengirim ke masing-masing departemen

menggunakan komputerisasi Mengarsip formulir purchase order dan memberikan faktur pembelian ke staff

accounting beserta tanda terima dan tagihan jika ada

c. Bagian accounting Menerima faktur pembelian beserta tanda terima dan tagihan jika ada

kemudian mengarsipkannya.

KASUS 3 SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

1. Fungsi Fungsi Yang Terlibat

a. Bagian Personalia b. Bagian Pencatat Jam Hadir dan Jam Kerja Karyawan c. Bagian Penghitung Gaji dan Upah d. Bagian Keuangan e. Staff Accounting

2. Flowchart (Deskripsi)

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penggajian dan Pengupahan Bagian Personalia
1

Bagian Pencatat jam hadir Dan jam Kerja Karyawan


2

Bagian Penghitungan Gaji dan upah


3

Bagian Keuangan

Staff Accounting

Pemutakhiran File Induk

Melakukan Validasi data jam hadir karyawan dan mencatat dalam kartu jam hadir

Kartu Jam Kerja Karyawan Menghitung total jam kerja Sebagai dasar penghitungan Menghitung gaji dan upah karyawan serta mencatat pada laporan gaji dan upah

Laporan Gaji dan Upah

Laporan Gaji dan Upah

No Memeriksa informasi dan dicatat dalam jurnal dan buku besar

File Penggajian Dan Pengupahan

Kartu Jam Hadir Karyawan

Pengesahan

File Tarif dan Pemotongan pajak

Laporan Gaji dan Upah

Laporan Gaji dan Upah Laporan gaji dan upah

Buku Besar Gaji dan Upah Jurnal Umum

3. Temuan dan Rekomendasi

a. Seharusnya file penggajian dan pengupahan serta file tariff dan pemotongan pajak langsung diarsipkan secara komputerisasi
b. Di bagian penghitungan gaji dan upah untuk laporan gaji dan upah dibuat rangkap

3, lembar pertama untuk staff accounting, lembar kedua untuk bagian penghitung gaji dan upah dan lembar ketiga untuk bagian keuangan yang mana lembar kedua dan ketiga diarsipkan sesuai tanggal. c. Laporan gaji dan upah yang telah dibuat rangkap tiga jika sudah mendapat pengesahan dari bagian keuangan maka salah satu lembar diarsipkan di bagian penghitung gaji dan upah.

4. Flowchart Rekomendasi

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penggajian dan Pengupahan Bagian Personalia
1

Bagian Pencatat jam hadir Dan jam Kerja Karyawan


2

Bagian Penghitungan Gaji dan upah


3

Bagian Keuangan

Staff Accounting

Pemutakhiran File Induk

Melakukan Validasi data jam hadir karyawan dan mencatat dalam kartu jam hadir

Kartu Jam Kerja Karyawan Menghitung total jam kerja Sebagai dasar penghitungan

Laporan Gaji dan Upah

3 2 Laporan Gaji dan Upah No

Laporan Gaji dan Upah

File Penggajian Dan Pengupahan

Kartu Jam Hadir Karyawan

Menghitung gaji dan upah karyawan serta mencatat pada laporan gaji dan upah

Pengesahan

Yes KJHK File Tarif dan Pemotongan pajak 3 3 2 Laporan Gaji dan Upah Laporan Gaji dan Upah Laporan gaji dan upah Laporan gaji dan upah

Memeriksa informasi dan dicatat dalam jurnal dan buku besar

Buku Besar Gaji dan Upah Jurnal Umum

Keterangan : KJHK = Kartu Jam Hadir Kerja Karyawan

N 4

5 6
T

5. Operating List a. Bagian Personalia Melakukan pemutakhiran file induk penggajian dan pengupahan serta file tarif

dan pemotongan pajak

b.

Bagian Pencatat Jam Hadir dan Jam Kerja Karyawan - Melakukan validasi data - Mencatat ke dalam kartu jam hadir karyawan - Memberikan karty hadir jam karyawan ke bagian peghitung gaji dan upah karyawan

c. Bagian Penghitung Gaji dan Upah - Menerima kartu hadir jam karyawan - Menghitung dan mencatat ke laporan gaji dan upah - Mengarsip kartu jam hadir karyawan - Memberikan rangkap laporan gaji dan upah ke bagian keuangan

d. Bagian Keuangan - Menerima rangkap rangkap laporan gaji dan upah dari bagian penghitung gaji dan upah - Mengecek dan mengesahkan data laporan tersebut - Mengarsipkan laporan gaji dan upah . untuk lembar pertama diberikan kepada staff accounting dan untuk lembar ke dua di arsipkan di bagian penghitung gaji dan upah karyawan

e. Staff Accounting -

Menerima laporan gaji dan upah Memeriksa informasi laporan gaji dan upah Membuat buku besar dan jurnal umum gaji dan upah kemudian

mengarsipkannya

KASUS 4 SISTEM PENERIMAAN KAS

1. Fungsi Fungsi Yang Terlibat a. Receiptionist b. Front Office c. Staff Accounting

2. Flowchart (Deskripsi)

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penerimaan Kas Receptionists
1 Menerima Kunci tamu dan laporan dari room boy Laporan Penerimaan Kas 2

Front Office

Staff Accounting
2

Menyiapkan Guest Bill

Guest Bill

Guest Bill Diberi cap lunas

Guest Bill

Menyimpan kas sementara,seto r ke bank/ minggu , membuat laporan penerimaan kas 2 Guest Bill

Mengam bil register Card

Gguest Bill Laporan penerimaan Kas


T

Register Card Tamu

3 Memberi tanda check out,merubah status kamar jd kosong

Database Kamar hotel

3. Temuan dan Rekomendasi

a. Seharusnya dari awal guest bill dibuat rangkap 2, lembar pertama untuk tamu dan lembar kedua untuk front office b. Untuk laporan penerimaan kas , lebih baik dibuat rangkap dua , yang satu disimpan di front office dan yang satu diberikan kepada staff accounting, hal ini dilakukan agar terjadi kecocokan antara laporan di dua fungsi.

4. Flowchart Rekomendasi

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Penerimaan Kas Receptionists
1 4

Front Office
2

Staff Accounting
2

Tamu Menerima Kunci tamu dan laporan dari room boy Mengambil register Card dan beri tanda check out Guest Bill Guest Bill Diberi cap lunas

Laporan Penerimaan Kas

Menyiapkan Guest Bill

Register Card

Menyimpan kas sementara,setor ke bank/minggu, membuat laporan penerimaan kas

Guest Bill Guest Bill

Guest Bill Laporan Penerimaan Kas T Guest Bill Laporan penerimaan Kas

3 Tamu

5. Operating List a. Receiptionist - Menyiapkan guest bill dan membuat guest bill rangkap 2 - Memberikan guest bill ke bagian front office, setelah diberi cap lunas maka dan diberikan kepada tamu oleh front office maka receptionist mengambil register card - Member tanda check out, mengubah status kamar jadi kosong - Register card disimpan

b. Front Office

Menerima guest bill dari receptionist dan member cap lunas Melakukan penyimpanan kas dan membuat laporan penerimaan kas Satu lembar guest bill di berikan kepada tamu dan satu lembar lagi diarsipkan Satu lembar penerimaan kas diberikan kepada staff accounting dan satu lagi

diarsipkan

c.

Staff Accounting Menerima laporan penerimaan kas dari front office dan mengarsipkannya

KASUS 5

SISTEM PENGELUARAN KAS

1. Fungsi Fungsi Yang Terlibat a. Bagian Purchasing b. Bagian Accounting c. Bagian Keuangan d. Kasir

2. Flowchart (Deskripsi)

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart) Sistem Pengeluaran kas Bagian Purchasing Bagian Accounting Bagian Keuangan Kasir

Supplier

Faktur Pembelian

Purchase Order

Bukti Kas Keluar Beserta uang

Tagihan Pembayaran Rekapitulasi Tagihan (print Out )

Bukti kas keluar

Surat perintah Pembayaran

Rekonsiliasi

Melak-sanakan Pembayaran

Mengajukan pembayaran ke bag. accounting

Database Pembelian/ persediaan Dan supplier

Menghitung jumlah pembayaran mengekstrak data dan mengisi SPP

Menghitung , menyerahkan jumlah kas yg diperlukan untuk pelunasn hutang Beserta Uang

Bukti Kas Keluar Membuat nota pembayara n ((BKK)

Surat perintah Pembayaran

Surat Perintah pembayaran

Purchase Order Faktur Tagihan Pembayaran


Rekapitulasi tagihan (print out)

Supplier

BKK BKK BKK Tagihan Pembayaran T 3 2 Rekapitulasi tagihan (print out ) 5

Keterangan : BKK = Bukti Kas Keluar

3. Temuan dan Rekomendasi

a. Seharusnya bukti kas keluar langsung diberikan kepda supplier bukan diberikan ke purchasing dulu b. Bukti kas keluar di bagian keuangan diarsipkan c. Yang diberikan ke bagian purchasing itu Surap perintah pembayaran bukan Bukti kas keluar

4. Flowchart Rekomendasi

Jasmine Hotel Alur Bagan Alir (Flowchart ) Sistem Pengeluaran kas


Bagian Purchasing Bagian Accounting Bagian Keuangan Kasir

Supplier

5 Beserta kas

Faktur Pembelian

Purchase Order

Surat Perintah Pembayaran BKK

Tagihan Pembayaran Rekapitulasi Tagihan (print Out)

Bukti kas keluar

Surat perintah Pembayaran

Rekonsiliasi

Melaksanakan Pembayara n

Mengajukan pembayaran dan print out rekap pembayaran

Database Pembelian/ persediaan Dan supplier

Menghitung jumlah pembayaran mengekstrak data dan mengisi SPP

Menghitung , menyerahkan jumlah kas yg diperlukan untuk pelunasn hutang Beserta Uang

Surat Perintah Pembayaran BKK Membuat nota pembayara n ((BKK) T BKK Supplier BKK Tagihan Pembayaran T BKK

Surat perintah Pembayaran

Surat Perintah pembayaran

Purchase Order Faktur Tagihan Pembayaran Rekapitulasi tagihan (print out) Beserta uang

5 4

Rekapitulasi tagihan (print out )

Supplier

Keterangan : BKK = Bukti Kas Keluar

5. Operating List a. Bagian Purchasing Faktur pembelianb dan purchase order untuk supplier direkonsiliasi Melakukan pembayaran kemudian print out tagihan pembayaran

Purchase order dan faktur diarsipkan serta print out tagihan dan tagihan pembayaran di berikan kepada staff accounting

Menerima surat perintah pembayaran beserta kas Melakukan beserta uang pembayaran dan memberikan bukti kas keluar kepada supplier

b. Bagian Accounting - Menerima print out tagihan dan tagihan pembayaran dari bagian purchasing - Melakukan database pembelian oersediaan dari supplier - Membuat nota pembayaran ( BKK) - Mengarsip Print out tagihan supplier, tagihan pembayaran dan satu lembar BKK Memberikan BKK kepada supplier dan bagian keuangan

c. Bagian Keuangan Menerima Bukti Kas Keluar Menghitung jumlah pembayaran dan mengisi surat perintah pembayaran Mengarsip BKK dan memberikan SPP kepada kasir

d.

Kasir - Menerima SPP - Menghitung dan menyerahkan kas - Memberikan SPP kepada bagian Purchasing.