Anda di halaman 1dari 61

PROGRAM INKUBATOR USAHAWAN SISWAZAH (PIUS) PENYEDIAAN RANCANGAN PERNIAGAAN Pengurusan/Pentadbiran

Bilik Latihan, Aras 6, Menara SME Bank 29 Januari 2012

APAKAH PERASAAN ANDA DALAM MENGHADIRI DIRI KURSUSU INI

Pemalu

Cemas

Yakin

Tak peduli

Jatuh cinta

Takut

Sedih

Bimbang

Gembira

Penat

Puas

Belum mengambil keputusan

Marah

Bahagia

Terlampau gembira

Berminat

Garang

Bosan

Kecewa

Lain-lain

Tahniah ! Anda seorang Usahawan atau Bakal Usahawan atau Bakal Jutawan

MIKE JOHNSON Managing in the next Millennium

If you want to play in the big league, you had better be the best in the world, not the best in your market. So, find out what the

Management is

Getting work Getting work done through done through others others

Efficiency Efficiency Effectiveness Effectiveness

ASPEK PENGURUSAN

PENGURUSAN
PROSES MEMACU SEBUAH ORGANISASI KE ARAH MENCAPAI OBJEKTIF MELALUI : KEMAHIRAN TEKNIKAL UNTUK MERANCANG DAN MENGAWAL OPERASI dan KEMAHIRAN SOSIAL UNTUK MENGARAH DAN MEMBENTUK USAHA BERSEPADU PARA PEKERJA DAN RAKAN DALAM PERNIAGAAN

ASPEK PENGURUSAN

FUNGSI PENGURUSAN
1. Merancang (Planning) 4. Mengawal (Controlling)

2. Menyusun (Organizing)

3. Memimpin / Meneraju (Leading)

ASPEK PENGURUSAN

a.

Merancang (Planning)

Merancang - usahawan merangka aktiviti yang perlu dijalankan untuk mencapai matlamat perniagaan. Rancangan Jangka Panjang untuk mencapai matlamat jangka panjang atau perancangan strategik perniagaan. Rancangan Jangka Pendek rancangan untuk mencapai matlamat jangka pendek atau dikenali juga dengan istilah perancangan taktikal atau operasi.

ASPEK PENGURUSAN

b.

Menyusun (Organizing)

Menyusun - suatu proses pembahagian tugas dan tanggungjawab, kemudian dibahagi dan diselaraskan kepada beberapa jabatan, bahagian atau unit. Ia juga melibatkan pewujudan autoriti untuk menjalankan tugas yang telah ditentukan.

ASPEK PENGURUSAN

c.

Memimpin/Meneraju (Leading)

Memimpin - suatu proses di mana arahan tertentu diberi kepada subordinat untuk memula atau menjalankan tugas yang telah diserahkan kepada mereka. Isu penting dalam pimpinan - satu sumber perintah, arahan yang jelas, dan span kawalan.

ASPEK PENGURUSAN

d.

Mengawal (Controlling)

Mengawal - aktiviti memantau pencapaian dengan mengukur pencapaian sebenar dan membandingkannya dengan pencapaian yang dirancang serta mengambil tindakan pembetulan jika terdapat jurang perbezaan antara perancangan dengan sebenar.

Management Functions
Classical Management Functions Updated Management Functions

Planning Controlling Organizing Leading

Making Things Happen Meeting the Competition Organizing People, Projects, and Processes Leading

Jobs and Responsibilities

CEO COO CIO General Mgr Plant Mgr Regional Mgr Office Manager Shift Supervisor Department Manager Team Leader

ASPEK PENGURUSAN

STRUKTUR ORGANISASI
Setiap organisasi mesti distrukturkan mengikut fungsi dan tujuan sesebuah organisasi itu. Struktur organisasi mestilah menerangkan perkara berikut: Hirarki pengurusan Pembahagian tugas dan tanggungjawab Lingkungan kawalan (span of control)

Organisasi (Departmentalization)

Fungsi

Produk

Pelanggan

Geografi

Matrix

Struktur Organisasi Mengikut Fungsi


Advertising Agency
Sales Accounting Art Department Creative Department
1.1
Adapted from Exhibit 11.3

Information Systems Human Resources Print Advertising Radio Advertising

Struktur Organisasi Mengikut Produk


General Electric
Aircraft Engines Consumer Finance Medical Systems Insurance
(Partial Listing of Products)
Adapted from Exhibit 11.3

Consumer Products Transportation Systems Specialty Materials NBC

Struktur Organisasi Mengikut Pelanggan


American Express Corporation
Cards Classic Cards Lifestyle Cards Reward Cards 1.3 Travel Air, Car, Hotel Reservations Vacation & Specials Worldwide Travel Offices Financial Services Advice & Planning Banking Brokerage Business Services Expense Management Solutions Small Businesses Financial Services

(Partial Listing)
Adapted from Exhibit 11.5

Struktur Orgnaisasi Mengikut Georgrafi


Coca-Cola Enterprises

Central North America Group Western North America Group

European Group Eastern North America Group

1.4

Adapted from Exhibit 11.6

Matrix Departmentalization
CitiGroup International
Global Consumer Global Corporate & Investment Bank Global Investment Management Western Europe Latin America Central & Eastern Europe

1.5

Smith Barney

Country Country Managers in Managers in Spain, Spain, France, France, Ireland, etc. Country Ireland, etc. Country Managers in Managers in China, Japan, China, Japan, etc. etc.
Adapted from Exhibit 11.7

What is a Job?
Job A group of related activities and duties Position The different duties and responsibilities performed by only one employee Job Family A group of individual jobs with similar characteristics

Job Job

Job Job

Job Job

Job Job

Job Requirements
Job Specification Statement of the needed knowledge, skills, and abilities (KSAs) of the person who is to perform the job Since Griggs v Duke Power and the Civil Rights Act of 1991, job specifications used in selection must relate specifically to the duties of the job. Job Description Statement of the tasks, duties, and responsibilities (TDRs) of a job to be performed

Relationship of Job Requirements to Other HRM Functions Job Requirements


Recruitment
Determine recruitment qualifications

Selection Performance Appraisal Training and Development Compensation Management

Provide job duties and job specifications for selection process Provide performance criteria for evaluating employees Determine training needs and develop instructional programs Provide basis for determining employees rate of pay

The Process of Job Analysis

Figure 3.1

Determining Job Requirements


Nature of:
Job Analysis
What employee does Why employee does it How employee does it Determining job requirements

Basis for:

Job Description
Summary statement of the job List of essential functions of the job Employee orientation Employee instruction Disciplinary action

Job Specification
Personal qualifications required in terms of skills, education and experience Recruitment Selection Development

ASPEK PENGURUSAN

CARTA ORGANISASI
Ia merupakan suatu rajah skematik yang menggambarkan struktur sesebuah organisasi. Carta organisasi menerangkan: Hirarki pengurusan. Lingkungan kawalan (bilangan subordinat). Perhubungan antara jawatan dalam organisasi. Pembahagian tugas dan tanggungjawab.

ASPEK PENGURUSAN

CARTA ORGANISASI
PENGURUS

Pemasaran

Operasi

Kewangan

Pentadbiran

Jurujual

Buruh Operasi

Kerani

Kerani

ASPEK PENGURUSAN

CARTA ORGANISASI
LEMBAGA PENGARAH PENGARAH URUSAN SETIAUSAHA

PEMASARAN

TEKNIKAL

SUMBER MANUSIA

KOMUNIKASI KORPORAT

PENGURUS

JURUTERA AM

UNIT GAJI PERHUBUNGAN AWAM UNIT LATIHAN UNIT PENGAMBILAN UNIT KHAS PERHUBUNGAN MEDIA

STOREKEEPER

JURUTEKNIK

JURUJUAL/ PEMANDU

ASPEK PENGURUSAN

Perancangan Sumber Manusia


Melakukan Analisa Kerja Apakah tugas yang mesti dilakukan dan urutannya? Betapa penting/sukar tugas tersebut? Berapa ramai pekerja diperlukan? Wujudkan jawatan bagi tugas? Wujudkan penerangan tugas Tugas dan tanggungjawab bagi setiap jawatan Tentukan spesifikasi bagi setiap jawatan

Analisis Pekerjaan
Kajian mendalam yang dilakukan bagi mengenalpasti tugas-tugas yang perlu disempurnakan oleh penjawat sesuatu jawatan serta syaratsyarat yang mesti ada sebelum seseorang individu menyandang sesuatu jawatan. 2 perkara yang akan diperolehi hasil daripada analisis pekerjaan: i. Huraian kerja (Job Description) ii. Spesifikasi kerja (Job Specification)

a) Huraian Kerja

Senarai bertulis yang menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh seseorang penjawat. Cth,

b) Spesifikasi Kerja
Dokumen yang menerangkan tentang kemahiran, pendidikan dan pengalaman yang perlu dimiliki oleh seseorang individu yang akan menjawat sesuatu jawatan. Cth,

Human Resource Planning Model


FORECASTING DEMAND

Considerations
Product/service demand Technology Financial resources Absenteeism/turnover Organizational growth Management philosophy

Techniques
Trend analysis Managerial estimates Delphi technique

BALANCING SUPPLY AND DEMAND

(Shortage) Recruitment
Full-time Part-time Recalls

Techniques
Staffing tables Markov analysis Skills inventories Management inventories Replacement charts Succession Planning

External Considerations
Demographic changes Education of the workforce Labor Mobility Government policies Unemployment rate

(Surplus) Reductions
Layoffs Terminations Demotions Retirements

FORECASTING SUPPLY

ASPEK PENGURUSAN

Perancangan Sumber Manusia


Tentukan prosedur pengambilan Kenal pasti sumber personel 1.Sumber dalaman atau luaran 2.Iklan 3.Temuduga dalam kampus Pemilihan Menilai dan memilih calon Alat-alat pemilihan ialah borang permohonan, temuduga, ujian-ujian pekerjaan dan kemahiran

Pengrekrutan Dalaman
Tawaran pekerjaan dilakukan kepada pekerja di dalam organisasi itu sendiri Terbahagi kepada dua jenis: - Kaedah tertutup; pengurus akan memutuskan pekerja mana yang perlu dinaikkan pangkat setelah mengambil kira pandangan dari penyelia yang berkaitan. Pekerja berkelayakan boleh mengisi borang permohonan, mengambil ujian dan ditemuduga oleh pengurus. - Kaedah terbuka; maklumat tentang jawatan kosong di hebahkan melalui papan buletin atau surat pekeliling organisasi. Pekerja yang berkelayakan bolehlah mengisi borang permohonan, mengambil ujian dan ditemu duga oleh pengurus.

Pengrekrutan Luaran
Tawaran pekerjaan dilakukan kepada pihak luar dari organisasi. Pengrekrutan luaran diperolehi dari sumber; - Media Pengiklanan - Agensi pekerjaan, - Kampus Universiti dan Kolej. - Pejabat Buruh -Website syarikat

i. ii. iii. iv. v. vi.

Proses mengambil pekerja yang terbaik daripada sejumlah caloncalon yang memohon sesuatu pekerjaan. Pekerja yang dipilih mestilah mempunyai kelayakan yang diperlukan berdasarkan spesifikasi kerja. Antara kaedah lazim yang digunakan dalam melakukan pemilihan kakitangan: Borang permohonan Saringan Ujian Temuduga Semak rujukan dan latar belakang Ujian fizikal dan kesihatan.

The Human Resource Management Process


Determining Human Resource Needs Attracting Qualified Employees Human Resource Planning Recruiting Selection Training Performance Appraisal Compensation Employee Separation

Developing Qualified Employees Keeping Qualified Employees

ASPEK PENGURUSAN

Perancangan Sumber Manusia


Strategi pengekalan staf - Penawaran - Aruhan dan suaikenal - Penentuan skim gaji dan upah yang menarik (gaji asas, KWSP, PERKESO, Elaun Komisen, dll) - Fringe benefits (holidays, medical, insurance, bonus, maternity, etc)

KONOSUKE MATSUSHITA
Pengasas Syarikat Elektronik National

TRAIN THE WORKERS BEFORE PRODUCING A PRODUCT.

LATIHAN DAN PEMBANGUNAN


LATIHAN
Usaha organisasi untuk membolehkan pekerja mempelajari pengetahuan, kemahiran atau gelagat yang berkaitan dengan kerja. Terdiri daripada: i. Latihan semasa kerja (On the job training) ii. Latihan di luar waktu kerja (Off the job training)

Latihan Semasa Kerja (On The Job Training)


i. ii. iii. Dijalankan semasa pekerja sedang bekerja. Jenis latihan yang biasa diamalkan ialah: Program perantisan Mentor Pusingan kerja

PROGRAM PERANTISAN
-Program yang perlu dilalui oleh calon dalam masa yang telah ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang telah ditentukan sebelum diterima sebagai pekerja bertaraf.

MENTOR
-Pekerja baru dibimbing oleh pekerja lama dalam waktu bekerja.

PUSINGAN KERJA
-Latihan kepada pekerja melalui pemindahan secara sistematik dari satu
bahagian ke bahagian yang lain. Pekerja dapat memperolehi pelbagai kemahiran dan pengetahuan.

Latihan Di luar Kerja (Off The Job Training)


Latihan yang dijalankan di luar masa bekerja seperti di pusat-pusat latihan, bilik seminar atau di mana sahaja lokasi yang bukan tempat bekerja sebenar pekerja. Terdapat jurulatih yang memberi petunjuk/penerangan kepada pekerja terlibat

PEMBANGUNAN PENGURUSAN (KERJAYA PEKERJA)


Program ini dijalankan bagi meningkatkan kemahiran konseptual, analitikal dan penyelesaian masalah.

Biasanya dijalankan oleh pengurus atau pakar seperti memberi latihan kepimpinan kepada pengurus bawahan

PENILAIAN PRESTASI
Merupakan satu proses yang sistematik bagi menilai kekuatan/kelemahan pekerja dalam melakukan kerjanya. Tujuan: Memberi maklumbalas kepada pekerja berhubung prestasi mereka. Menyediakan langkah-langkah tertentu untuk meningkatkan prestasi mereka. Memberi asas kepada pihak pengurusan dalam menentukan ganjaran kepada pekerja. Memberikan maklumat berhubung dengan keberkesanan aktivitiaktiviti pemilihan, latihan dan pembangunan pekerja. Memberikan maklumat kepada pengurus tentang kualiti sumber manusia yang ada untuk tujuan pertumbuhan organisasi.

i. ii. iii. iv. v.

Total Compensation

Direct Wages / Salaries Commissions Bonuses Gainsharing

Indirect Time Not Worked


Vacations Breaks Holidays Medical Dental Life

Insurance Plans

Security Plans
Pensions

Employee Services

Educational assistance Recreational programs

GANJARAN KEWANGAN DAN BUKAN KEWANGAN


Ganjaran bentuk wang :
Gaji Upah Komisen jualan Bonus tahunan Elaun

Ganjaran bukan kewangan


- Kemudahan perubatan - Anugerah khidmat cemerlang - Kemudahan rumah dan kenderaan syarikat - Cuti bergaji - Peluang untuk melanjutkan pelajaran - Insurans kesihatan

FAEDAH YANG DIWAJIBKAN DI BAWAH UNDANG-UNDANG


Feadah Perubatan Cuti sakit Caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) Caruman Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) Cuti tahunan

KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA


Keselamatan pekerja adalah bertujuan mewujudkan tahap kepuasan serta motivasi yang tinggi di kalangan pekerja.

LANGKAH MENJAGA KESELAMATAN PEKERJA


Memberi latihan keselamatan kepada pekerja Menyediakan alat keselamatan Menubuhkan jawatankuasa keselamatan

PERHUBUNGAN INDUSTRI
Hubungan antara pekerja dan majikan. Bidang ini mencakupi isu, masalah dan pengurusan pekerjaan dan perilaku pekerja. Definisi: Proses manusia dan organisasi bertindakbalas di tempat kerja bagi menetapkan syarat-syarat dan suasana kerja yang boleh diterima sebagai standard atau piawaian oleh seluruh masyarakat.

Tempoh Minimum Notis Penamatan Perkhidmatan


4 minggu bagi seseorang pekerja yangtelah berkhidmat untuk tempoh kurang daripada 2 tahun. 6 minggu bagi seseorang pekerja yang telah berkhidmat untuk tempoh 2 hingga 5 tahun. 8 minggu bagi seseorang pekerja yang telah berkhidmat untuk tempoh lebih daripada 5 tahun.

Hours of Works (Section 60A(1)


No employees shall be required to work : More than 5 consecutive hours without a period of leisure of not less than 30 minutes duration. More than eight hours in one day. In excess of a spread over period of 10 hours in one day. More than 48 hours in one week.

Maximum hours of overtime (Section 60A(7)


Current maximum overtime is 104 hours per month. No employees is allowed to work for more than 12 hours in any one day except in emergencies like accident or urgent work to machinery.

Holidays (Section 60D(1)


All employees shall be entitled to a minimum of 10 paid public holidays in one calendar. Four of these holidays specified as follows : National Day. Birthday of Yang Dipertuan Agong. Birthday of State Ruler (Federal Territory) Workers Day Employer can choose any six of the remaining public holidays.

Annual Leave (Section 60E(1)


Less than 2 years service = 8 days 2 to 5 years service = 12 days More than 5 years = 16 days

Sick Leave (Section 60F(1)


Less than 2 years service = 14 days 2 to 5 years service = 18 days More than 5 years = 22 days

ASPEK PENGURUSAN

KESIMPULAN
CARTA ORGANISASI

Mengasingkan tugas mengikut bahagian Pengalaman & tugas

KEBOLEHAN PENGARAH UNTUK MENGURUS AHLI PENGURUSAN DAN TUGAS

Nama, pengalaman & tugas

BEKALAN PEKERJA DAN KAEDAH PENGAMBILANNYA INSENTIF KEPADA PEKERJA

Wajib Pilihan

ATTITUDE: A,B,C X,Y,Z


A(1), B(2), C(3),.,X(24), Y(25), Z(26). 1) K + N + O + W + L + E + D + G + E 11 + 14 + 15 + 23 + 12 + 5 + 4 +7 +5 = 96% 2) H + A + R + D + W + O + R + K 8 + 1 + 18 + 4 + 23 + 15 + 18 +11 = 98% 3) A + T + T + I + T + U + D + E 1 + 20 + 20 + 9 + 20 + 21 + 4 + 5 = 100%

Karya Thomas Stanley yang bertajuk The Millionare Mind; beliau telah menemubual 733 jutawan bertanyakan sebab-sebab mereka berjaya. Jawapan mereka adalah: Jujur kepada semua orang Menerapkan disiplin Bergaul baik dengan orang lain Memiliki suami atau isteri yang mendukung

TERIMA KASIH Thank You Hasta La Vista


Tel : 03-2615 2161 Fax: 03-2693 2512 E-mel:arzaman@smebank.com.my ariffin_arzaman@yahoo.com