P. 1
Materi Audit ISO 9001

Materi Audit ISO 9001

|Views: 144|Likes:
Dipublikasikan oleh elfrida86

More info:

Published by: elfrida86 on Dec 07, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/27/2013

pdf

text

original

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI

)

12 - 14 April 2012

Audit Mutu Internal
Ref. ISO 19011:2008

Quality Assurance Office

Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:


memperbaiki sistem mutu dan implementasinya pada kegiatan akademik mengetahui peluang untuk perbaikan standar mutu akademik agar lebih efektif dalam implementasinya

dan mampu: • melaksanakan audit mutu internal secara profesional, independen, dan objektif • mengidentifikasi kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu terkait kegiatan akademik • mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkan secara berkelanjutan

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

1

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Topik Bahasan
14. Audit Mutu 15. Klasifikasi Audit 16. Peristilahan dalam Audit 17. Perencanaan Audit dan Unsur-unsur dalam Audit 18. Metode Audit 19. Daftar Pengecekan 20. Teknik Bertanya dalam Pengauditan 21. Kiat Keberhasilan dalam Audit 22. Ketidaksesuaian 23. Tindakan Koreksi 24. Laporan Audit 25. Kajiulang Manajemen 26. Kualifikasi Auditor

Quality Assurance Office

(14)
Audit Mutu

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

2

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Audit Mutu
Pengujian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan
Quality Assurance Office

Mari kita ingat kembali

Sistem Mutu (SM)‫‏‬
Sistem yang mencakup • struktur organisasi, • tanggungjawab, • prosedur, • proses dan • sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

3

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

3 Tingkatan

Audit Mutu
• Audit Mutu Produk/Layanan: berdasar atas karakteristik produk/Layanan untuk mengevaluasi kesesuaian terhadap standar atau spesifikasi produk • Audit Mutu Proses: pemeriksaan terhadap proses berdasar atas indikator kinerja kunci untuk menentukan apakah proses sesuai dengan persyaratan. • Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem untuk menentukan efektivitas dan kesesuaian terhadap standard.
Masukan

Proses

Keluaran

Pelanggan

Quality Assurance Office

Tujuan Audit Mutu
Antara lain untuk: • • • • Menentukan kepatuhan terhadap Sistem Mutu (SM) yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). Menyempurnakan SM. Memenuhi persyaratan peraturan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

4

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Lingkup Audit Mutu

Lingkup audit mutu meliputi semua kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu layanan. Auditor dan teraudit menentukan lingkup audit yang akan di sampling sebelum audit dilakukan

Quality Assurance Office

(15) Klasifikasi Audit

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

5

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tipe Audit
1) Audit internal atau audit pihak pertama 2) Audit eksternal, yang meliputi : a. Audit pihak kedua b. Audit pihak ketiga

Quality Assurance Office

Tipe Audit:

AUDIT INTERNAL
1) Adalah audit yang dilakukan secara internal oleh organisasi itu sendiri untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar atau sistem mutu organisasi sehingga dapat dilakukan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

6

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Memastikan bahwa tujuan manajemen, penugasan, dan metode yang digunakan mencapai hasil yang diharapkan

MANFAAT AUDIT INTERNAL

• • • •

Mengungkap ketidaksesuaian dari butir mutu yang diperiksa Menunjukkan perbaikan yang mungkin dilaksanakan Memeriksa efektifitas manajemen pada semua jenjang/unit kerja Mengungkap unit kerja yang memiliki potensi terjadinya penyimpangan mutu layanan

Memeriksa efektifitas tindakan perbaikan

Quality Assurance Office

Tipe Audit:

AUDIT EKSTERNAL
1) Audit pihak kedua, adalah : audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi yang mempunyai perhatian/perjanjian kerja dengan organisasi, misal: oleh pelanggan Atau audit yang dilakukan terhadap pihak di luar organisasi, misalnya: audit terhadap supplier/ sub-kontrak
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

7

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tipe Audit:

AUDIT EKSTERNAL
2) Audit pihak ketiga Adalah audit yang dilakukan oleh pihak eksternal / badan audit independent. Misal: audit untuk mendapatkan sertifikasi/ registrasi ISO 9001

Quality Assurance Office

Frekuensi Audit
Frekuensi audit tiap tahunnya tergantung: • Persyaratan peraturan (pernyataan dalam dokumen mutu)‫‏‬ • Adanya perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, teknik atau sistem. • Adanya permintaan klien. • Adanya kebutuhan penyempurnaan sistem mutu.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

8

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tahapan audit:
• • Audit Sistem (audit stage one, desk evaluation)‫‏‬ Audit Kepatuhan (site visit)‫‏‬

Quality Assurance Office

Audit Sistem
Audit Sistem: • Adalah audit terhadap kecukupan dokumen akademik dan dokumen mutu yang dipersyaratkan dalam standar sistem mutu.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

9

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Audit Kepatuhan
Audit Kepatuhan: • Adalah pemeriksaan terhadap kesesuaian dan efektivitas pelaksanaan sistem mutu

Quality Assurance Office

Aras dan Kedalaman Audit

MM
AUDIT SISTEM
PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU

PM
IK, DP, BO

DANGKAL

Desk evaluation

AUDIT KEPATUHAN
Site visit

DALAM

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

10

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)‫‏‬
Pemeriksaan yang menyeluruh dan terencana terhadap tujuan manajemen, penugasan, delegasi dan metode operasi untuk memeriksa sejauh mana kebijakan dan sasaran mutu dipenuhi

Quality Assurance Office

TUJUAN UMUM

AMI
untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

11

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

TUJUAN

AMI
• • •
Menentukan tingkat kepatuhan dalam kegiatan akademik terhadap sistem Mutu yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pelaksanaan dan pencapaian standar mutu akademik serta upaya-upaya peningkatannya. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangannya secara profesional berkelanjutan.

Quality Assurance Office

Siklus AMI
1) 2) 3) 4) 5) Menetapkan tujuan audit Merencanakan audit tahunan Menetapkan sasaran dan lingkup audit Membentuk tim audit Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem)‫‏‬ 6) Menyelenggarakan rapat tim audit 7) Menetapkan jadwal audit 8) Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit kepatuhan)‫‏‬ 9) Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK] 10) Melakukan kajiulang oleh manajemen

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

12

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

MANAJEMEN 1
Menentukan kebijakan AMI

Pemilihan Pelatihan

MPAMI

Kualifikasi AMI

10

Menentukan kajiulang kebijakan 2

3
Perencanaan Audit

Tentukan Tujuan Audit

Kelompok Auditor
Membentuk Tim Audit

4

9

LAPORAN AUDIT 5

Tim Audit

8

Melaksanakan Audit Lapangan

7

Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist

6
Rapat Tim Audit

Jadwal Audit (Visitasi)‫‏‬

Quality Assurance Office Siklus Audit Mutu Internal

(16)
PERISTILAHAN DALAM AUDIT

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

13

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Auditor: adalah seorang yang memiliki kompetensi untuk menjalankan audit mutu Teraudit (auditee): adalah suatu organisasi yang diaudit

Klien: adalah seseorang atau organisasi yang meminta untuk dilaksanakan audit
Quality Assurance Office

Temuan
• Temuan: adalah pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

14

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Bukti-bukti Obyektif
Bukti obyektif dapat berupa : • Rekaman kegiatan • Pernyataan atau bukti tentang layanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu Bukti obyektif dapat bersifat kualitatif ataupun kuantitatif.

Quality Assurance Office

KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan
Tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

15

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KTS ada 2 macam : 1. KTS berat (major) : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu, misal pelanggaran terhadap sistem mutu 2. KTS ringan (minor): Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu, misal ketidak-konsistenan
Quality Assurance Office

Observasi
Temuan yang dapat berorientasi kepada ketidaksesuaian (KTS) atau saran yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu.
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

16

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Permintaan Tindakan Koreksi
Permintaan perbaikan kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS

Quality Assurance Office

(17)
Perencanaan Audit dan Unsur di dalam Audit

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

17

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Pertimbangan dalam

Perencanaan Audit
• • • • • • • Kebijakan manajemen Struktur Organisasi Persyaratan peraturan yang berlaku Lingkup produk dan layanan. Harapan pelanggan/stakeholders. Tujuan dan kebijakan organisasi. Tahap yang kritis bagi organisasi.

Quality Assurance Office

• Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui oleh klien/teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan/Direktur SPS). • Terdiri dari 3 orang auditor, seorang sebagai Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.

Tim Audit

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

18

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Peran dan Tanggungjawab

Manajemen (Rektor/Dekan/Direktur)‫‏‬
• • • • Menugaskan auditor senior sebagai MP-AMI. Mengesahkan rencana pelaksanaan audit tahunan. Melakukan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen. Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pelaksanaan audit.

Quality Assurance Office

Sinergi dalam Audit
MANAJEMEN
MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU INTERNAL (MP-AMI)‫‏‬

TIM AUDIT
KETUA & ANGGOTA

TERAUDIT PIMPINAN UNIT TERAUDIT

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

19

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Peran dan Tanggungjawab

MP-AMI
• • • • • • Mempersiapkan rencana audit tahunan. Memilih dan menetapkan kualifikasi auditor. Menunjuk Tim Audit. Melaksanakan program audit. Mengelola laporan audit. Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.

Quality Assurance Office

Peran dan Tanggung jawab

Ketua Tim Auditor
• Membuka rapat • Memilih anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu) • Menyiapkan jadwal dan program audit • Memimpin audit • Memimpin rapat untuk membuat keputusan akhir atas temuan audit • Menutup rapat • Menyerahkan laporan audit • Memantau tindak lanjut PTK

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

20

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Peran dan Tanggungjawab Auditor
• • • • • Mengaudit sesuai lingkup audit. Melaksanakan tugas secara obyektif. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. Melaksanakan tugas sesuai kode etik. Mampu menjelaskan hasil temuan audit.

Quality Assurance Office

Peran dan Tanggungjawab

Manajemen Teraudit
• • • • • Memberikan informasi kepada pejabat yang relevan tentang tujuan dan lingkup audit. Mendampingi tim audit. Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit. Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh tim audit. Menentukan langkah tindakan koreksi berdasarkan hasil audit.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

21

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Program/Jadwal Audit
• • • • • Tanggal dan jam pertemuan. Tujuan dan lingkup audit. Tempat/lokasi audit. Topik/unsur audit. Disepakati oleh Auditor dan Teraudit.

Quality Assurance Office

(18) Metode Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)‫‏‬
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

22

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan AMI
• • • Melaksanakan audit sesuai rencana. Menggunakan daftar pengecekan untuk menemukan fakta. Mengajukan pertanyaan secara sistematik menemukan fakta. Mencocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi. Mengacu buku panduan mutu (MM, MP, IK, DP) saat mengaudit. Menjaga hubungan baik dengan teraudit. Pengauditan tidak dapat dilakukan terhadap gagasangagasan abstrak.
Quality Assurance Office


• • •

Penjadwalan Pelaksanaan Audit
• • • Penjadwalan audit dipersiapkan disesuaikan dengan lingkup audit. Audit mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit. Frekuensi pelaksanaan audit tergantung pada status dan kepentingan audit. Jadwal audit harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

23

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

• • • •

Melakukan wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab, dengan menggunakan check list (daftar pengecekan) berdasarkan dokumen. Melakukan kajiulang dokumen dan catatan-catatan. Mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung. Menguji masukan, proses, dan keluaran pekerjaan. Menguji sumber daya dan fasilitas.

Cara melakukan Audit Dasar

Quality Assurance Office

Cara melakukan audit (pelengkap)‫‏‬
• Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau instruksi kerja dan lakukan pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja. Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku manual prosedur dan Instruksi kerja. Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur/instruksi kerja.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

24

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

…(Lanjutan)‫‏‬
• Pelajari tuntutan atau keluhan pelanggan dan rumuskan kecenderungan permasalahan yang ada. Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses dan hasil yang diharapkan, kemudian bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.

Quality Assurance Office

Pendekatan Audit Mutu Akademik
Langkah Maju

Stakeholders
Pengadaan Masukan

R&D
Proses Pembelajaran

Perancangan

Pengujian
Penyaluran dan Penelusuran Lulusan

Yudisium
Quality Assurance Office

Wisuda

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

25

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Pendekatan Audit Mutu Akademik
Langkah Mundur

Stakeholders
Pengadaan Masukan

R&D
Proses Pembelajaran

Perancangan
Pengujian
Penyaluran dan Penelusuran Lulusan

Yudisium
Quality Assurance Office

Wisuda

Urutan Pelaksanaan Audit
• • • • Pertemuan Pembukaan Pelaksanaan Audit dengan Pihak Teraudit Pertemuan Pra-penutupan Pertemuan Penutupan

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

26

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Pertemuan Pembukaan
• • Penyambutan oleh Manajemen Teraudit Ketua tim auditor memimpin pertemuan audit.
– Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit. – Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit. – Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit. – Meminta persetujuan jadwal audit. – Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
Quality Assurance Office

….(Lanjutan)‫‏‬
– Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas. – Mengkonfirmasi kerahasiaan. – Mengkonfirmasi jadwal pertemuan penutupan. – Mengidentifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

27

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Pelaksanaan Audit di Tempat Teraudit
• Melakukan pertemuan dengan teraudit • Auditor berbagi tugas sesuai lingkup/unit yang akan diaudit • Merumuskan hasil temuan audit

Quality Assurance Office

Hal-hal yang perlu dicek pada saat mengaudit
• • • • • • Otoritas dan tanggungjawab. Buku panduan (MM, PM, IK, DP) dan cara pengendalian kegiatan. Pengetahuan dan pemahaman teraudit. Orang, piranti, sumber daya, dan fasilitas. Efisiensi dan efektivitas operasi. Tindakan koreksi.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

28

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Pertemuan Pra-Penutupan (Khusus Tim Auditor)‫‏‬
• • • • • • • Ketua Tim Auditor memimpin pertemuan. Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar). Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit. Menentukan tindakan yang akan dilakukan. Mengelompokkan temuan-temuan (mayor, minor, observasi). Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar. Menyusun draft laporan akhir.

Quality Assurance Office

Pertemuan Penutupan (Tim Auditor dan Teraudit)
• • • • • • Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor Ucapkan terimakasih pada organisasi. Perkenalkan ulang tim audit. Berikan penjelasan singkat tentang audit yang dilakukan. Presentasikan ketidaksesuaian (KTS). Berikan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

29

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

….(Lanjutan)‫‏‬
• • • • • Menyetujui tanggal tindakan perbaikan. Menjelaskan tindakan selanjutnya. Mengulang pemeriksaan untuk sebagian yang tidak disetujui oleh teraudit. Menyerahkan salinan laporan ketidaksesuaian (KTS). Mencatat persetujuan yang dicapai.

Quality Assurance Office

(19)
Daftar Pengecekan

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

30

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tujuan Daftar Pengecekan Audit
• Mengkomunikasikan dan menjaga agar audit tetap dalam lingkup audit. • Menyediakan pendekatan terstruktur. • Memandu auditor. • Mengumpulkan dan menyusun catatancatatan selama audit. • Membantu penyiapan laporan akhir.

Quality Assurance Office

Keunggulan Daftar Pengecekan
• • • • • Auditor lebih siap. Menghemat waktu. Menjadi lebih sistematis. Memudahkan memorisasi. Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

31

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Kelemahan Daftar Pengecekan
• Mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. • Kurang fleksibel. • Dipersiapkan berdasarkan imajinasi auditor dan mungkin kurang realistik.

Quality Assurance Office

Kegunaan Daftar Pengecekan
• • • • Membantu perencanaan audit. Merupakan panduan dalam wawancara yang sistematis Memastikan kelancaran audit. Memudahkan untuk diacu saat penyusunan laporan audit.

Hal in I Office Quality Assurancelebih jauh akan dibahas di bab Daftar Pengecekan

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

32

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

(20) Teknik Bertanya dalam Pengauditan

Quality Assurance Office

Pertanyaan
• Harus memenuhi kebutuhan informasi. • Tidak mengarahkan pada suatu jawaban tertentu. • Tidak ada bias dari auditor.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

33

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tipe Pertanyaan
• Terbuka :
 Jelaskan … ?  Bagaimana mengerjakan … ? Jangan biarkan teraudit menjelaskan terlalu panjang.

Tertutup :
 Benar atau salah?  Ya atau tidak?

Semi terbuka/tertutup (Penjelasan):
 Lebih dirinci untuk sesuatu yang penting.  Pertanyaan tindak lanjut.  Harus diakhiri dengan “tunjukkan (catatan atau bukti)”.

Quality Assurance Office

Kebaikan/keburukan
Tipe Pertanyaan
Tipe pertanyaan Tertutup:
• • Kebaikan: cepat, mudah. Keburukan: teraudit harus memutuskan apakah harus menjawab “ya” atau “tidak” (tidak ada penjelasan).

Tipe Terbuka dan Penjelasan

• •

Kebaikan: mengetahui jawaban secara rinci. Keburukan: menghabiskan banyak waktu dan biaya.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

34

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Aspek yang ditanyakan dalam Audit
• • • • • • Orang : Terlatih, tersertifikasi Bahan : Inspeksi, kriteria Metode : Tahap, monitor, pemeriksaan Mesin/alat : Teruji, terpelihara, terkalibrasi Dokumen : Termutakhirkan, terkendali Lingkungan : Terspesifikasi, terkendali

Quality Assurance Office

(21)
Kiat Keberhasilan dalam Audit
 

Memenuhi syarat Audit Internal Berkomunikasi dengan baik

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

35

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Syarat Audit Internal:
• • • • • Auditor berpengalaman. Auditor terlatih. Program audit lengkap. Jumlah auditor mencukupi. Ada komitmen dari pihak manajemen.

Quality Assurance Office

Beberapa cara berkomunikasi dengan teraudit:
• • • • • Auditor tidak terlalu banyak bicara. Banyak mendengarkan penjelasan teraudit. Menggunakan pertanyaan terbuka. Merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat. Menggunakan beberapa cara/media.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

36

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Beberapa Penyebab kegagalan berkomunikasi :
• • • • • • • • Auditor hanya mendengarkan bagian tertentu. Auditor tidak mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi. Auditor dan teraudit merespon terlalu cepat. Auditor dan teraudit merespon dengan emosi. Auditor sibuk menulis berkepanjangan. Auditor menghindar dari persoalan yang terlalu sulit Auditor membiarkan teraudit bicara terus. Suara bising dan gaduh dari sekitarnya.

Quality Assurance Office

(22)
Temuan Audit

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

37

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR - Problem (masalah yang ditemukan)‫‏‬

- Location (lokasi ditemukan problem)‫‏‬
- Objective (bukti temuan)‫‏‬ - Reference (dokumen yang mendasari)‫‏‬

Quality Assurance Office

75

KLASIFIKASI TEMUAN 1. Ketidaksesuaian:
 Major  Minor

2. Observasi

Quality Assurance Office

76

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

38

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KTS Major
• • • • KTS yang memiliki dampak luas /pelanggaran terhadap sistem mutu KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.

Quality Assurance Office

Contoh KTS Berat/major
• • • • Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan. Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut. Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

39

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KTS Ringan/Minor
• • • • • Ketidaksempurnaan & Ketidakkonsistenan KTS yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan. KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi/registrasi.

Quality Assurance Office

Contoh KTS Ringan
• • • • Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi. Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan. Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

40

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

OBSERVASI
• • Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian

Quality Assurance Office

PENULISAN TEMUAN DALAM LAPORAN AUDIT
 Spesifik  Jelas (dimana, mengapa)‫‏‬  Contoh bukti Sehingga dalam menulis temuan audit:
   Harus berdasarkan fakta Harus ringkas dan jelas Tidak memasukkan opini

Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
82

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

41

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Item dalam Temuan KTS
• • • • Nomor/identifikasi audit. Tanggal audit. Lingkup/bidang audit. Deskripsi temuan KTS.

Quality Assurance Office

….(Lanjutan)‫‏‬
• Bagian acuan standar; yang diacu untuk menunjukkan temuan audit mengenai ketidaksesuaian dengan standar, misal: JM-Universitas XYZ 03-Kriteria I.1. • Identifikasi auditor yang bertanggung jawab dan wakil teraudit. • Tindakan yang disepakati untuk memperjelas KTS. • Tindakan nyata yang diambil untuk mengatasi KTS.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

42

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Ketidaksesuaian
butuh

TINDAKAN KOREKSI
Quality Assurance Office

(23)
Tindakan Koreksi

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

43

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Ketidaksesuaian
butuh

TINDAKAN KOREKSI
Quality Assurance Office

TINDAKAN KOREKSI

Definisi
Tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

44

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tugas-tugas Auditor
dalam hal KTS

• • •

Mengidentifikasi KTS Menjelaskan KTS kepada teraudit Menyepakati tanggal penyerahan PTK (≤4 minggu setelah diaudit).

Quality Assurance Office

Tugas-tugas Teraudit
dalam hal KTS

• •

Memahami KTS secara rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian) dalam forum RTM. Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

45

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tahapan Tindakan Koreksi AMI
Langkah tindakan koreksi dalam RTM I : • Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. • Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS. • Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS. • Menetapkan waktu penyelesaian • Menerapkan langkah pengendalian. Langkah tindakan koreksi dalam RTM II (lanjut) : • Mendokumentasi tindakan koreksi yang telah dilaksanakan. • Menetapkan status (open/close).
Quality Assurance Office

Tindak lanjut Audit
dalam hal Tindakan Koreksi

Auditor memeriksa apakah tindakan koreksi dan pencegahan dalam PTK sudah mencukupi dan efisien. Audit susulan bisa dilakukan jika diperlukan/bisa dilakukan pada siklus audit berikutnya untuk menetukan status.
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

46

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tahapan Tindakan koreksi AMI
Temuan PTK Pemantauan

-KTS -OB

Dekan

-Diminta: dekan -Direspon:teraudit

-Tindakan koreksi

-Close -Open

Forum

Audit

RTM I

-RTM II -Audit berikut

Quality Assurance Office

(24)

Laporan Audit

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

47

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Isi Laporan Audit
• • • • • • • Lingkup dan tujuan. Jadwal audit. Nama-nama anggota tim audit. Nama-nama obyek teraudit. Rincian dokumen acuan. Ringkasan KTS, observasi, dan rekomendasi. Tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan (PTK)‫‏‬ • Kesimpulan hasil audit dan pertimbangan. • Lampiran : Distribusi Lap. Audit, Surat Tugas, Presensi, Rangkuman EDPS
Quality Assurance Office

Distribusi Laporan Audit
• • • • • Pimpinan puncak teraudit/klien MPAMI Auditor Teraudit Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi (misalnya kepala lab, ketua bagian,dst) .

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

48

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

(25) Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

Quality Assurance Office

Pengertian
Rapat Tinjauan Manajemen atau Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

49

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Jenjang RTM
RTM dilakukan berjenjang agar efektif : – Tingkat Jurusan : dipimpin langsung oleh Ketua Jurusan dan dihadiri oleh Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi terkait, dan Kepala Laboratorium/Ketua Bagian. – Tingkat Fakultas : dipimpin langsung oleh Dekan dan dihadiri oleh Wakil Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Senat, dan Kepala Kantor Administrasi – Tingkat Universitas : dipimpin oleh Rektor dihadiri WR, Dekan, Direktur, Ketua KJM , dan Kepala unit Pelaksanaan dan materi RTM dilakukan bertahap dari jurusan, fakultas, dan universitas.

Quality Assurance Office

Pelaksanaan RTM
• RTM dilakukan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu (SM). • Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan SM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. • Setiap kegiatan RTM harus direkam dan rekamannya harus dipelihara

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

50

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Materi RTM
Materi RTM berupa: • Hasil/temuan audit • Umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan pelanggan)‫‏‬ • Kinerja layanan/ kinerja dosen • Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan lainnya)‫‏‬ • Status tindak lanjut PTK • Tindak lanjut dari RTM sebelumnya, • Perubahan SM • Usulan peningkatan SM
Quality Assurance Office

Hasil RTM
Hasil RTM yang diharapkan dapat berupa: • Peningkatan efektivitas SM dan prosesnya • peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya persyaratan pelanggan, • Pemenuhan kebutuhan sumber daya.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

51

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tanggungjawab
Pihak yang bertanggungjawab terhadap pengumpulan materi rapat adalah : – untuk tingkat jurusan dan tingkat fakultas adalah Ketua GJM masing-masing fakultas – Wakil Ketua KJM/QMR KJM untuk tingkat universitas

Quality Assurance Office

(26)
Kualifikasi Auditor

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

52

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Karakter Auditor
• Diplomatis (Berkomunikasi dengan baik/hati-hati dalam mendapatkan dan menyampaikan data dan informasi) : Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan, omunikatif, Pendengar yang baik, Penuh pengertian • Profesional (mempunyai kompetensi sesuai bidang yang dijalani): Selalu ingin tahu dan pengamat yang baik. mempunyai watak kepemimpinan, dapat bekerjasama dan rajin, berfikiran positif, tidak bias

• Berkepribadian positif: jujur, dapat mengendalikan
diri , ramah, disegani dalam organisasi, • .
Quality Assurance Office

Atribut Auditor
• • • • Terlatih. Berpendidikan baik dalam bidang yang diaudit. Berpengalaman (secara teknis). Tidak terlibat (bebas dari pengaruh) dalam setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

53

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Sikap Auditor
• Bicara seperlunya. • Banyak mendengarkan. • Kritis dan teliti
Quality Assurance Office

Etika Auditor
• • • • • • • Tidak bias. Profesional. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. Berpikiran terbuka dan objektif. Realistik. Bersikap dewasa.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

54

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Hal–hal yang perlu diingat Tim Auditor
• Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri. • Tidak bias. • Harus memiliki pengetahuan cukup atas topiktopik yang ditugaskan, jika tidak libatkan pakar. • Tidak ada conflict of interest dengan teraudit

Quality Assurance Office

Dokumen AMAI

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

55

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Topik bahasan
1. 2. 3. 4. Piagam AMAI Standar AMAI Manual Prosedur AMAI Kode Etik Auditor

Quality Assurance Office

(27)
PIAGAM AMAI

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

56

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

PIAGAM AMAI
Suatu dokumen tertulis yang secara formal mendefinisikan tujuan kegiatan AMAI dan kewenangan serta tanggungjawab dalam kegiatan AMAI .

Quality Assurance Office

BUTIR BUTIR DALAM PIAGAM AMAI
Misi, tujuan, dan sasaran AMAI Lingkup kegiatan AMAI Dasar hukum pelaksanaan AMAI Kedudukan, fungsi dan peran kegiatan AMAI di dalam organisasi Universitas - Tanggungjawab dan kewenangan akses ke rekaman, personil, dan kepemilikan fisik yang relevan terhadap kinerja kegiatan AMAI
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

57

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KEBIJAKAN UMUM
A.1. MISI AMAI Menjamin :  Pencapaian kebijakan akademik dan standar akademik universitas/fakultas  Untuk memastikan konsistensi penjabaran RENSTRA, RENOP, RKAT terhadap visi, misi, dan tujuan universitas/ fakultas  Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan.

Quality Assurance Office

• •

Proses pembelajaran agar memenuhi standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan Lulusan yang dihasilkan mampu terus menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial

Stakeholders memperoleh kepuasan

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

58

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KEBIJAKAN UMUM
A.2. TUJUAN AMAI Membantu seluruh anggota manajemen melaksanakan tugas dalam pencapaian sasaran yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab serta upaya peningkatan mutu berkelanjutan.

Quality Assurance Office

KEBIJAKAN UMUM
A.3. SASARAN AMAI 1. Organisasi 2. Perencanaan 3. Manajemen 4. Sumber daya teraudit

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

59

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KEBIJAKAN UMUM
B. LINGKUP KEGIATAN AMAI
Audit/pemeriksaan kepatuhan terhadap pelaksanaan dari pernyataan yang tertera dalam dokumen:
1. Kebijakan akademik (universitas/fakultas)‫‏‬ 2. Standar akademik (universitas/fakultas)‫‏‬ 3. RENSTRA dan RENOP serta tujuan (universitas/fakultas) 4. Manual mutu akademik (universitas/fakultas)‫‏‬ 5. Manual prosedur 6. Dokumen pendukung, antara lain: Spesifikasi Program Studi, kompetensi lulusan, dll.
Quality Assurance Office

KEBIJAKAN UMUM
C. DASAR HUKUM AMAI (MISALNYA
• • • • • • • • • • • DI UGM)‫‏‬ UU no. 20 / 2003 : Sistem Pendidikan Nasional PP no. 60 / 1999 : Pendidikan Tinggi PP no. 61 / 1999 : PTN sebagai BHMN PP no. 153 / 2000 : Penetapan UGM sebagai PT Berbadan hukum PP no. 19 / 2005 : Standar Nasional Pendidikan PP no. 66 / 2010 : Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pddk. Higher Education Long Term Strategy 2003-2010 Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi th. 2008 Keputusan MWA UGM no. 12/SK /MWA/2003 : ART UGM Rencana Strategis UGM th. 2008 - 2012 SK Rektor UGM no. 123/P/SK/Set R/2001 : Pembentukan Kantor Jaminan Mutu UGM • Kebijakan Akademik Universitas/Fakultas • Standar Akademik Universitas/Fakultas
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

60

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KEDUDUKAN TIM AMAI
A. KEDUDUKAN TIM AMAI
1. Atas nama Rektor/Dekan melakukan audit internal 2. MP AMAI ditugaskan dan bertanggung jawab kepada Rektor/Dekan 3. Struktur organisasi AMAI harus jelas mengatur aspek-aspek yang berkaitan dengan : a. Pembagian kerja di antara anggota tim AMAI b. Rentang kendali c. Pendelegasian wewenang dari Ketua tim AMAI

Quality Assurance Office

KEDUDUKAN TIM AMAI
B. FUNGSI TIM AMAI Membantu agar program penjaminan mutu yang direncanakan dapat berjalan baik di tingkat fakultas maupun program studi Dalam menjalankan tugas Tim AMAI harus memiliki: 1. Auditor yang profesional 2. Wewenang dan tanggungjawab yang jelas 3. Perencanaan yang menyeluruh

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

61

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KEDUDUKAN TIM AMAI
B. FUNGSI TIM AMAI
(lanjutan…)

Dalam Melaksanakan Audit :
1. Auditor mewakili pandangan dan kepentingan profesi 2. Membuat analisis dan penilaian sesuai dengan Kebijakan,Standar Akademik, RENSTRA, dan RENOP Universitas/Fakultas

Quality Assurance Office

KEDUDUKAN TIM AMAI
C.1. WEWENANG
a. Melaksanakan Audit b. Melaporkan hasil Audit c. Memberikan konsultasi bila diperlukan

C.2. TANGGUNGJAWAB MP-AMAI
a. MP-AMAI tingkat universitas bertanggung jawab kepada Rektor untuk AMAI tingkat fakultas b. MP-AMAI tingkat fakultas bertanggung jawab kepada Dekan untuk AMAI tingkat prodi c. Auditor melaksanakan audit secara sistematik, objektif, dan independen d. Auditor melaporkan hasil audit
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

62

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

KEDUDUKAN TIM AMAI
D.1. WEWENANG KETUA MP-AMAI
a.Menentukan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit b.Mengajukan anggaran berkaitan dengan pelaksanaan audit c.Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung d.Melakukan penilaian terhadap proses audit e.Melakukan penilain terhadap sistem dan proses pengolahan data f.Memperhatikan hasil laporan audit dalam rangka menentukan tindak lanjut yang akan dilakukan
Quality Assurance Office

KEDUDUKAN TIM AMAI
D.2. TANGGUNGJAWAB KETUA TIM AMAI
a. Merencanakan kegiatan audit b. Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit c. Melaksanakan audit d. Mengevaluasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari fakultas dan/atau program studi dapat dicapai secara optimal

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

63

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

(28)‫‏‬
STANDAR AMAI

Quality Assurance Office

STANDAR AMAI
Dokumen universitas yang berisi gambaran tentang persyaratan yang diperlukan dalam melakukan kegiatan AMAI dan evaluasi pelaksanaannya.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

64

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Karakteristik/ciri organisasi, ukuran, dan budaya kerja

STANDAR AMAI
Pegangan AUDITOR

Quality Assurance Office

STANDAR AMAI
a. Menggambarkan prinsip dasar praktik AMAI b. Memberikan kerangka kerja kegiatan AMAI. c. Membuat dasar evaluasi kegiatan AMAI. d. Membantu memperbaiki kinerja organisasi klien.
Quality Assurance Office

TUJUAN

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

65

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

STANDAR AMAI
terdiri dari:

1. Standar Ciri 2. Standar Kinerja 3. Standar Implementasi

Quality Assurance Office

STANDAR CIRI
Berisi pernyataan karakter organisasi AMAI: tujuan, tanggungjawab dan wewenang, independensi dan obyektivitas,keahlian dan sikap profesionalisme, penjaminan mutu dan program perbaikan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

66

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

STANDAR KINERJA
Deskripsi sifat dan memberikan kriteria kualitas kegiatan AMAI pengelolaan, perencanaan, pelaksanaan, pengkomunikasian hasil kegiatan AMAI, pemantauan kegiatan perbaikan, dan manajemen risiko.
Quality Assurance Office

STANDAR IMPLEMENTASI
Mendeskripsikan kegiatan audit yang bersifat spesifik dan dinyatakan sebagai kegiatan penjaminan dan konsultasi.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

67

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

STANDAR CIRI
BERNOMOR 1000 - 1300

1000 Tujuan, Kewenangan dan Tanggungjawab 1100 Independensi dan Obyektivitas 1200 Keahlian dan Sikap Profesional 1300 Penjaminan Mutu dan Program Perbaikan

Quality Assurance Office

STANDAR KINERJA
BERNOMOR 2000 - 2600

2000 Pengelolaan Kegiatan AMAI 2100 Sifat Kerja 2200 Perencanaan Kegiatan 2300 Pelaksanaan Kegiatan 2400 Mengkomunikasikan Hasil Kegiatan 2500 Kemajuan Pemantauan 2600 Manajemen Risiko
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

68

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

(29)
Prosedur Mutu AMAI

Quality Assurance Office

Prosedur Mutu AMAI
Dokumen yang berisi acuan bagi semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan AMAI, yaitu: auditor, teraudit, dan klien.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

69

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Tujuan Prosedur Mutu AMAI
Agar pelaksanaan AMAI sesuai dengan Standar AMAI yang ditetapkan

Quality Assurance Office

ISI PROSEDUR MUTU AMAI
BAB I PENJELASAN UMUM tentang AMAI Definisi, Tujuan dan Alasan Audit, Peran dan Tanggungjawab Auditor, Pengauditan, Kelengkapan Audit, Tindak Lanjut PTK. BAB II PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS BAB III PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI PROGRAM STUDI OLEH AUDITOR FAKULTAS BAB IV IMPLEMENTASI AMAI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU DAN SISTEM AMAI TINGKAT FAKULTAS Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas, Implementasi Audit Mutu Akademik Internal di tingkat Fakultas. BAB V IMPLEMENTASI AMAI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK TINGKAT JURUSAN/BAGIAN* Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist. BAB VI IMPLEMENTASI AMAI PADA PROSES PEMBELAJARAN DI PROGRAM STUDI Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

70

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS
Perintah Audit dari Rektor
(1) Rektor memerintahkan atau mendis-posisikan permintaan Dekan kepada MP-AMAI universitas untuk menunjuk Ketua Tim AMAI

Penunjukan ketua tim AMAI universitas oleh MP-AMAI universitas

(2) MP-AMAI universitas menunjuk Ketua tim AMAI untuk melaksanakan audit.

Pembentukan tim AMAI universitas dengan persetujuan teraudit

(3) Ketua tim AMAI universitas membentuk tim AMAI minimum 3 orang yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit (Piagam AMAI). (4) WRSP3M menerbitkan surat tugas untuk tim AMAI universitas (Piagam AMAI).

Penerbitan surat tugas Quality Assurance Office

Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI

Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI

(5) Tim AMAI universitas menyusun tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab AMAI sesuai dengan Piagam Audit dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor atau permintaan Dekan (Piagam AMAI). (6) Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI disahkan oleh Rektor (Piagam AMAI).

Penyusunan rencana dan jadwal AMAI

(7) Tim AMAI universitas menyusun rencana dan jadwal AMAI bersama teraudit. (8) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI universitas sesuai waktu yang disepakati.

Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

71

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Rapat persiapan tim AMAI universitas untuk Audit Sistem

(9) Pembagian tugas tim AMAI universitas untuk audit sistem.

Pelaksanaan audit sistem

Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi)‫‏‬

(10) Melaksanakan audit dokumen (MM, MP) yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan. (11) Ketua tim AMAI universitas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui. (12) Berdasarkan daftar pengecekan, bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan .

Pelaksanaan audit kepatuhan

Quality Assurance Office

Diskusi hasil temuan audit

(13) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian ringan (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati. (14) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit. (15) Laporan audit diserahkan kepada MPAMAI universitas untuk diteruskan kepada Rektor. Rektor mengirim laporan audit kepada Dekan (klien) disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). (16) Tim AMAI dibubarkan oleh Rektor atas permintaan MP-AMAI universitas dengan SK Pemberhentian.

Pembuatan laporan audit

Penyerahan laporan audit

Pembubaran tim AMAI universitas Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

72

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

(30)
Kode Etik Auditor AMAI

Quality Assurance Office

• Membantu auditor menafsirkan azas-azas kode etik audit akademik dalam penerapan praktis • Agar tercapai budaya etis di kalangan profesi auditor akademik. • Menumbuhkan kepercayaan bagi auditor yang akan melaksanakan tugas audit mutu akademik.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

73

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

• terdiri atas: 1. azas kode etik audit akademik 2. perilaku auditor akademik

Quality Assurance Office

• Auditor harus menerapkan dan berpegang teguh kepada: 1. 2. 3. 4. 5. azas Integritas azas Objektivitas azas Kerahasiaan azas Kompetensi azas Independen

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

74

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

1. Menjaga Integritas
Auditor harus:
1.1. melaksanakan audit dengan jujur dan bertanggung jawab 1.2. mematuhi Piagam Audit dan membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku 1.3. menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi auditor/organisasi teraudit 1.4. menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit
Quality Assurance Office

1. Menjaga Objektivitas
Auditor mempunyai objektivitas profesional pada aras tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan menyampaikan informasi tentang aktivitas atau proses yang sedang diaudit. Auditor membuat evaluasi apa adanya dari semua keadaan dan tidak terpengaruh oleh kepentingan perorangan/pihak lain dalam mengambil keputusan.
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

75

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

• Menjaga Objektivitas (lanjutan)‫‏‬
Auditor harus:
2.1. menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu akademik 2.2. menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuan untuk berlaku adil 2.3. melaporkan semua fakta yang seharusnya dilaporkan
Quality Assurance Office

1. Menjaga Kerahasiaan.
Auditor tidak akan menyampaikan informasi kepada semua pihak yang tidak berhak, …

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

76

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

• Menjaga Kerahasiaan
(lanjutan)‫‏‬
3.1. menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas 3.2. menghindari penyalahgunaan informasi yang diperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etika kelembagaan
Quality Assurance Office

…sehingga auditor harus:

1. Memiliki Kompetensi.
Auditor menerapkan semua pengetahuan, ketrampilan, dan pengalamannya dalam melaksanakan audit mutu akademik, …

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

77

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

1. Memiliki Kompetensi.
…sehingga auditor harus:
4.1. mempunyai pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit. 4.2. melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan standar audit mutu akademik Internal. 4.3. selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya.

Quality Assurance Office

1. Memelihara Independensi
Auditor harus:
5.1. bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya. 5.2. tidak memihak kepada siapapun. 5.3. tidak terlibat dalam pertentangan kepentingan dengan teraudit.
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

78

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

PELANGGARAN
Auditor yang tidak mematuhi Kode Etik Auditor Mutu Akademik akan dinilai dan ditindak sesuai prosedur penegakan disiplin yang berlaku.

Quality Assurance Office

SANKSI
Sanksi dapat berupa:
a. peringatan lisan, b. peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga, c. pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu, d. pemberhentian sebagai auditor.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

79

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Jika universitas menerima laporan tertulis dan resmi tentang pelanggaran kode etik auditor akademik, maka penanganan yang dilakukan universitas adalah:

6.1. Universitas/fakultas membentuk Komisi Etika Auditor yang terdiri dari 5 orang serta bertugas untuk jangka waktu 2 bulan. 6.2. Komisi Etika Auditor segera mempelajari isi laporan tersebut.
Quality Assurance Office

…penanganan yang dilakukan universitas adalah (lanjutan):

6.3. Komisi Etika Auditor mengadakan rapat dengan mengundang auditor terlapor untuk melakukan klarifikasi, serta mengundang pelapor. 6.4. Setelah mendengarkan penjelasan terlapor dan pelapor, apabila tidak terbukti dan ada kesepakatan kedua belah pihak, maka prosedur pemeriksaan tidak dilanjutkan.

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

80

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

…penanganan yang dilakukan universitas adalah (lanjutan):

6.5. Apabila terbukti ada pelanggaran kode etik auditor akademik, maka auditor terlapor segera memperbaiki laporan yang dibuatnya. 6.6. Komisi Etika Auditor melaporkan hasil kerjanya kepada universitas/fakultas sesuai lingkupnya.

Quality Assurance Office

TERIMA KASIH

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

81

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Kerja Kelompok IV
Diskusi dan Pemilihan Daftar Pengecekan
untuk visitasi

Latihan

Quality Assurance Office

Ujian Tertulis
Calon Auditor Audit Mutu Internal
Waktu: 60 Menit
Buku Terbuka Dilarang bekerja sama dengan peserta lain Dilarang mencoret-coret soal ujian

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

82

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Kerja Kelompok V
Latihan

Audit Kepatuhan Program Studi (Praktik Audit)‫‏‬
Quality Assurance Office

Kerja Kelompok VI
Latihan

Menyusun Laporan Audit
Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

83

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI)

12 - 14 April 2012

Kerja Kelompok VII
Latihan

Presentasi hasil audit
Fasilitator bertindak sebagai Manajemen yang menerima laporan
Quality Assurance Office

Terima Kasih, Selamat Berdiskusi

Quality Assurance Office

Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada

84

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->