Manajemen Human Resources

Sekilas Tentang Sistim Karir

By: Karya Bakti Kaban
Working without career is similar to life without goal and company without vision

Beberapa waktu yang lalu saya ada membaca satu buku dimana didalamnya ada satu kata pepatah yang menarik perhatian saya. Pepatah itu mengatakan: working without career is similar to life without goal and company without vision. Terjemahan bebasnya kira-kira seperti ini: bekerja tanpa karir laksana hidup tanpa tujuan dan perusahaan tanpa visi! Suatu pepatah yang memiliki makna sangat dalam sekali. Saya coba renungkan dan ingat kembali kehidupan saya saat masih kuliah dan kemudian bekerja dan sampai saat ini. Dari sini saya melihat pepatah ini benar adanya khususnya buat diri saya sendiri meski saat itu mungkin saya tidak menyadarinya. Rasanya saya bekerja keras dan ber-inovasi di perusahaan tempat saya bekerja adalah agar dihargai oleh atasan saya dan tentu juga oleh manajemen sehingga pada akhirnya saya bisa mendapatkan promosi! Promosi artinya jenjang karir saya meningkat. Hal itu terus terjadi sehingga pada suatu saat saya sudah mendapatkan satu posisi dimana rasanya tidak ada lagi jalan untuk promosi karena hanya ada satu lagi level diatas saya yaitu atasan saya sendiri dan rasanya tidak ada kesempatan untuk move ke bagian lain, maka saya memutuskan untuk mencoba tantangan di perusahaan lain yang bisa memberikan jenjang karir yang lebih luas lagi, meski saat itu perusahaan tempat saya sudah mencoba me-retain saya dengan menawarkan peningkatan salary, tapi saya pada akhirnya memutuskan untuk resign hanya untuk memenuhi keinginan untuk peningkatan karir tadi. Kasus seperti yang saya alami mungkin pernah juga pembaca rasakan atau bahkan sedang dialami saat ini atau pernah dialami bawahan kita atau atasan kita atau rekan kerja kita, dimana karena tidak tersedianya jenjang karir atau sudah mentoknya jenjang karir yang menyebabkan seseorang tersebut memilih untuk resign dari perusahaan. Jadi bisa dibilang bahwa jenjang karir juga meruapakan salah satu yang bisa menarik ataupun me-retain orang untuk bekerja di satu perusahaan lebih lama. Sebuah perusahaan yang ingin maju dan besar tentu harus bisa membuat satu jenjang karir yang jelas dan memadai bagi karyawannya. Kalau di pemerintahan ada golongan misalnya untuk golongan 1 dengan jenjang berikutnya 1a. 1b dan seterusnya. Kalau ditempat saya sekarang ada yang namanya grade dan designation misalnya grade 1, 2, 3 sampai dengan 11

dan untuk designation ada yang mulai dari HRD Assistant sampai dengan Corporate HRD Director untuk career path yang di HRD Division (lihat pada gambar 1)
Gambar 1: contoh grade & career path di organisasi

Grade

Technical

Functional

Sales / Operations

Administration & General Affairs

Human Resource & evelopment

Jr. Programmer Jr. System Engineer Jr. Software Engineer Jr. Network Engineer Jr. Technical Writer Jr.Web / Graphic Designer Programmer System Engineer Software Engineer Networks Engineer Technical Writer Web / Graphic Designer Sr. Programmer Sr. System Engineer Sr. Software Engineer Sr. Networks Engineer Sr. Technical Writer Database Administrator Analyst Programmer Sr. Networks Administrator Sr. Database Administrator System Analyst Networks Manager Database Manager Assistant Technical Manager Solution Architect Technical Manager Sr. Solution Architect Sr. Technical Manager TSG Head VP Technical Sr. VP - Technical Corp. Director

Non Executive

Assistant Sales Executive

Office Services Asst. Dept. Secretary

Trainee

Sales Executive

Sr.Office Services Asst. Sr. Secretary

HRD Assistant/Executive HRD Specialist HRD Officer

Product Analyst Junior Consultant

Sr. Sales Executive

Off. Serv. Supervisor /GA Executive Secretary

Sr. HRD Specialist Sr. HRD Officer

Business Analyst Associate Consultant

Relationship Manager Account Manager

Asst. Office Services Manager Asst. GA Manager

HRD Asst. Manager Fuctional Manager

Consultant

Sales Manager Business Manager

Office Services Manager GA Manager

HRD Manager

Sr. Consultant

Group Sales Manager

Sr. Office Service Manager Sr. GA Manager

Sr. HRD Manager

7 8 9 10 11

Principal Consultant

Country Sales Head Country Manager Sr. Country Manager / VP Operations Sr. VP - Operations Corp. Director

Deputy GM HRD GM VP HRD CHRO Corp. HRD Director

Didalam tulisan ini saya akan coba bahas sekilas tentang jenjang karir. Kita mulai dari defenisi dari karir itu sendiri. Karir adalah kemajuan dan pertumbuhan dalam kepegawaian (advancement and growth in employement). Kemajuan dan pertumbuhan apa saja yang terjadi dalam pekerjaan bisa dilihat pada table dibawah ini: Kemajuan dan pertumbuhan Dari
Posisi yang lebih rendah Golongan lebih rendah Gaji lebig rendah Lingkup pekerjaan lebih kecil Peranan di organisasi lebih kecil Tanggung jawab/wewenang dan tantangan lebih kecil Mebawahi kelompok yang lebih kecil Area tugas lebih kecil

Menjadi
Posisi yang lebih tinggi Golongan lebih tinggi Gaji lebih tinggi Lingkup pekerjaan lebih besar Peranan di organisasi lebih besar Tanggung jawab/wewenang dan tantangan lebih besar Membawahi kelompok lebih yang besar Area tugas lebih besar

Sistem

karir

intu

sendiri

adalah

suatu

sistem

yang

telah

diformalkan

dan

didokumentasikan secara nyata dan objektif yang berhubungan dengan urusan karir karyawan didalam organisasi. Jadi jika satu sistem karir belum diformalkan dan didokumetasikan maka belum bisa dikatakan bahwa itu merupakan sistem karir. Kebutuhan untuk sistem karir itu sendiri disebabkan oleh karena: Pada dasarnya karyawan tertarik pada kemajuan dan pertumbuhan dalam satu organisasi Fairness dimana karyawan yang layaklah yang harus mendapatkan kesempatan

untuk muncul didalam organisasi Motivasi karyawan dimana karyawan akan lebih termotivasi ketika mereka memiliki

keyakinan untuk kemajuan dan pertumbuhan mereka yang sistematis, terencana dan objective Bagi organisasi (baca: perusahaan) posisi yang senior maupun yang kritikal Dengan adanya sistem karir yang jelas maka hal itu akan memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan organisasi sehingga menjadi lebih kompeten akan terpeliharanya kesinambungan jabatan dan

Sistem karir haruslah mempertemukan kebutuhan organisasi, kondisi industri dan pasar dan juga kabutuha karyawan Jika kita berbicara tentang sistem karir maka ada beberapa hal yang bisa menjadi ciriciri dari sistem karir yang baik dan benar yaitu: Komprehensif dan terdokumetasi dengan baik Secara periodik diperbaharui sesuai dengan kebutuhan organisasi dan juga kondisi pasar dan industri Fair, transparan dan objektif Memotivasi karyawan untuk berprestasi Mempertunjukkan perubahan terhadap kemajuan dan pertumbuhan yang secara sistematis Mendorong karyawan untuk lebih mengembangkan diri ke posisi yang lebih tinggi Membantu organisasi dalam hal penempatan karyawan yang sesuai untuk setiap posisi Mampu menyediakan beberapa pilihan untuk mempersiapkan kemajuan dan

pertumbuhan karyawan dalam berbagai bidang Membantu memelihara kesinambunagn jabatan tertentu misalnya posisi senior ataupun yang kritikal Mampu menarik orang yang berbakat untuk tetap bertahan di organisasi untuk waktu yang lama dan juga mampu menarik minat orang diluar organisasi untuk bisa bergabung dengan organisasi tersebut Sistem karir itu sendiri di dalam perspektif Human Resources Management memiliki beberapa elemen dan masing-masing memiliki perbedaan tersendiri yaitu: Rasionalisasi golongan Yaitu perubahan beberapa golongan misalnya penambahan, pengurangan atau penggabungan beberapa golongan. Pertimbangan untuk melakukan hal ini bisa untuk penyesuaian dengan perusahaan lain di industri yang sama, karena permintaan pasar (klien, vendor maupun pesaing), perubahan di organisasi misalnya keragaman pekerjaan, dan bisa juga untuk menyesuaikan dengan aspirasi karyawan ataupun pandangan manajemen. Saya pernah punya pengalaman dimana beberapa waktu yang lalu salah seorang bawahan saya berkeinginan untuk resign karena mendapatkan penawaran dari perusahaan lain. Karena dia adalah karyawan yang punya potensi yang baik maka kita disamping juga karena melihat kondisi di pasar dan kebutuhan organisasi saat itu sehingga dicoba untuk mengadopsi hal-hal tersebut dan dengan pertimbangan dari kebutuhan organisasi juga sehingga kita lakukan

penambahan golongan baru yang akan bisa mengadopsi jenjang karir karyawan tersebut kedepannya, seperti perubahan dibawah Saat awal Menjadi Grade Designation Grade Perubahan yang terjadi (menjadi) Deseignation

2 3 4 5

HRD Assistant HRD Officer HRD Sr. Officer HRD Manager

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

HRD Assistant HRD Sr. Officer Fuctional HRD Manager HRD Manager Sr. HRD Manager HRD GM VP HRD Sr. VP HRD CHRO Corp. HRD Director

Tentang berapakah jumlah minimum atau maksimum dari grade, tidak ada ketentuan yang pasti semuanya tergantung kepada kebutuhan organisasi dan pandangan manajemen. Saya pernah bekerja di perusahaan yang jumlah gradenya ada 8 dimulai dari Jr. staff (1), Staff (2), Sr. Staff (3), Jr. Manager (4), Manager (5), Sr. Manager (6), General Manager (7), dan Director (8). Yang pasti semakin banyak jumlah grade akan membuat pekerjaan administrasi akan semakin banyak, semakin kecil perbedaan antar grade dan persepsi karyawan akan semakin kecilnya yang diperoleh dari kenaikan grade. Semakin sedikitnya jumlah golongan akan menimbulkan persoalan dalam menampung keberagaman dan hirarki didalam satu organisasi. Upgradation Dalam proses ini tidak membutuhkan lowongan (vacancy) dan yang terjadi adalah kenaikan grade namun tanpa adanya perubahan dalam hal sifat pekerjaan, tanggung jawab maupun role. Penyebab dari proses ini bisa disebabkan oleh permintaan karyawan maupun

dampak dari karir sistem misalnya setelah performance appraisal maka resultnya adalah karyawan tersebut seharusnya mendapatkan up grade. Dampak dari proses ini tentu benefit yang kemungkinan berubah dan juga salary. Biasanya kriteria penilaian untuk proses up gradation ini antara lain: masa kerja pada grade/golongannya pada saat ini, prestasinya pada grade/golongannya saat ini dan pertimbangan-pertimbangan lainnya misalnya penghargaan yang diterima, konstribusi khusus yang diberikan, pinalti yang pernah diberikan dan sebagainya. Sebagai contoh yang pernah kami alami dimana ada karyawan kita dengan posisi Programmer (grade 2 technical function) dimana atas permintaannya dan setelah dilakukan penilaian oleh manajemen dengan rumusan tertentu dengan mempertimbangkan knowlegde, skill dan attitude dan juga masa kerja sehingga dia di upgrade menjadi grade 3 (Sr. Programmer) dimana secara tugas, tanggung jawab dan role tidak terlalu berbeda dengan sebelumnya. Dampak yang didapat adalah kenaikan salary berdasarkan penilaian KSA tadi yang dihubungkan dengan salary structure di grade tersebut ditambah dengan benefit yang melekat di grade tersebut, misalnya kalau grade 2 untuk medical rawat inap (in patience) dia mendapatkan plafon 200.000 rupiah per-hari dengan grade 3 dia mendapatkan benefit manjadi 250.000 rupiah per-hari. Promotion Dalam proses ini akan terjadi kenaikan grade dan perubahan role, pekerjaaan dan tanggung jawab yang lebih besar. Bisa dikatakan bahwa proses promosi bisa dipastikan terjadi up gradation sementara up gradation process belum tentu menghasilkan promotion process. Biasanya promosi ini terjadi karena kebutuhan organisasi. Promotion process ini terjadi karena adanya kebutuhan ataupun lowongan pekerjaan (vacancy). Untuk melakukan proses ini haruslah dilakukan penilaian potensi yang melibatkan beberapa appraiser (penilai). Kriteria yang diberikan untuk proses promosi ini biasanya meliputi: penilaian potensi, penilaian terhadap prestasi, penilaian terhadap masa kerja, serta pertimbangan-pertimbangan lainnya misalnya kontribusi khusus, penghargaan-penghargaan, penalti dan lain sebagainya. Career Path (Jenjang Karir) vs Career Plan (Rencana Karir) Kalau career path didesign untuk suatu posisi di organisasi maka career plan didesign untuk suatu individu dalam organisasi. Dalam career plan akan menyediakan opsi-opsi pilihan bagi karyawan secara individu yang tergantung kepada minatnya dan tentu juga kebutuhan organisasi, sementara career path adalah menyediakan semua kemungkinan untuk mencapai satu posisi yang berdekatan. Masih banyak hal yang bisa dibahas dalam hal sistem karir di dalam organisasi termasuk misalnya bagaimana cara melakukan penilaian untuk up gradation maupun promotion process. Hal-hal seperti ini bisa kita bahas dalam tulisan lainnya. Semoga bermanfaat. Salam.

 Success is a state of mind. If you want success, start thinking of yourself as a success (Dr.Joyce Brothers - 1927, American Pchychologist)

Jakarta, April 2006 Salam sukses (penulis)