Resena 0406042 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING ORDER PDF

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING ORDER DI PT.
LAJU MAKMUR SENTOSA (LMS) BANDUNG
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Program Studi Strata 1 (S1) Jurusan Teknik Informatika
OLEH : RESNA RETNOWATI NRP : 0406042
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2011
BAB I PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang Masalah PT. Laju Makmur Sentosa (LMS) Bandung berdiri pada tahun 2008,
bergerak dibidang jasa pencelupan dan printing (Dyeing & Finishing) bahan textile mentah dari hasil produksi (grey) perusahaan industri / home industri customer melalui proses pengujian sample warna (matching colour) dan pengujian kualitas produk hasil produksi customer untuk di proses lebih lanjut di industri PT. LMS Bandung. Proses produksi dilaksanakan sesuai dengan order atau kiriman barang dari custumer, yaitu order barang berupa bahan textile kain dengan jenis / komposisi serat benang polyester dan nylon yang telah melalui proses produksi (grey), diantaranya jenis grey textile hasil produksi customer berupa : kain grey Tulle, Renda, Brokat, Vitrage (kelambu) dan sebagainya sesuai order dari customer. Grey hasil produksi customer dikirimkan ke PT. LMS untuk diolah lebih lanjut melalui proses matching color (proses pengujian sample warna / matching dari customer dengan hasil laboratorium matching produksi) sesuai dengan sample warna yang diinginkan oleh customer dan selanjutnya dilakukan proses pencelupan hasil matching warna (dyeing) dengan menggunakan mesin produksi celup Zet Dyeing & Hasfel, tergantung kapasitas order, setelah proses pencelupan kemudian dilakukan proses Finishing / tahapan akhir setelah pencelupan dengan menggunakan mesin produksi finishing press
Artoz & Bruchkner. Proses produksi dapat berjalan secara teratur sesuai dengan order barang dari customer serta urutan daftar kerja produksi dengan adanya Purchasing Order. Purchasing Order dibuat oleh staff bagian gudang produksi yaitu berupa buku induk yang berisi data customer dan order barang serta urutan proses yang diinginkan oleh customer sesuai dengan sampel product (desain grey) dan sampel colour yang tertera di surat jalan pengantar pengiriman dari customer bersamaan dengan barang hasil produksi grey (bahan mentah). Setiap hari buku induk tersebut di input ke komputer oleh staff gudang dengan menggunakan program default komputer yaitu Microsoft Excell dan data print out nya diserahkan kepada staff kordinator produksi untuk penentuan daftar kerja proses produksi yang akan ditugaskan kepada masing-masing staff produksi yaitu staff produksi matching, celupan (dyeing) dan staff produksi finishing berdasarkan nomor PO untuk pengurutan lot proses pelaksanaan produksi diurut berdasarkan tanggal penerimaan order barang. Gudang produksi PT. LMS pada saat ini sudah memiliki kurang lebih sebanyak 125.678,40 Kg = 125.68 (Ton / Kg) kuantitas order barang hasil produksi di periode tahun 2008 yang terus mengalami penambahan, disamping itu jumlah customer dari mulai berdiri tahun 2008 sampai saat ini berjumlah kurang lebih sebanyak 150 customer dari berbagai perusahaan industri textile yaitu PT, CV dan Home Industri, yang setiap tahun jumlahnya terus meningkat. Kegiatan yang sering terjadi di bagian gudang produksi PT. LMS Bandung adalah aktivitas penerimaan dan pengiriman order barang customer, tentunya, pengiriman barang dilakukan setelah melalui tahapan proses produksi yaitu Matching, Dyeing & Finishing. Melihat dari banyaknya jumlah customer dan order barang yang di proses di industri PT. LMS Bandung, maka kegiatan penerimaan dan pengiriman order barangpun semakin banyak pula. Dari fakta yang ada, jumlah order barang perhari yang diterima oleh bagian gudang produksi dari customer bisa mencapai 300 sampai dengan 1500 Kg kuantitas order barang yang masuk.
Jumlah arus order barang di periode tahun 2008 dapat dilihat pada diagram statistik berikut ini :
DIAGRAM STATISTIK PENERIMAAN ORDER BARANG CUSTOMER DI GUDANG PRODUKSI PT. LMS BANDUNG TAHUN 2008
QTY / Kg
25000
J U M L A H O R D E R
20000
17.2 50 ,2 3 15.8 72 ,3 3
19 .2 0 0 ,4 0
15000
10 .2 50 10 .4 50 ,71
10000
7.8 9 0 5.4 50 ,3 0
10 .13 2 ,9 0 8 .2 50 ,10
10 .150
8 .2 8 0 ,9 3
5000
2 .50 0 ,50
0 1 2 3 4 5 6
TAHUN
10
11
12
Gambar 1.1 Diagram Statistik Penerimaan Order Barang Customer
Diagram statistik diatas menunjukan bahwa arus penerimaan order barang dari customer bisa mencapai 300 sampai dengan 1500 Kg kuantitas order barang perhari, jumlah arus order barang customer dalam satu bulan bisa dilihat pada tabel data penerimaan barang di awal bulan januari periode tahun 2008 sebagai berikut :
Tabel 1.1 Data Penerimaan Barang Bulan Januari Tahun 2008

BULAN : JANUARI 2008 TGL DB CUSTOMER JENIS BARANG TULLE GREY 150CM TULLE JALA 140CM 15/01 18/01 AKYONG AKYONG BENI WJY TULLE GREY 165CM TULLE GREY 165CM TULLE GREY 150CM BROKAT D45/112CM BROKAT D45/112CM BROKAT D45/112CM BROKAT D45/112CM BROKAT D45/112CM VIP 19/01 20/01 SIMATEX GOLFTEX AKYONG 21/01 VIP BINTANG JY HARMONI TULLE N3085/135CM RENDA 5FR/108CM RENDA 706/100CM RENDA 706/100CM TULLE GREY 150CM TULLE JALA 140CM BROKAT N1692 JALA 06/92CM VIT PLSTB 150CM VIT BENDOL 150CM VIT PLSTPS 160CM VIT PLS TULLE 140CM VIT D.PLSTPS 50CM VIT GGW D.03/160CM 22/01 BENI WJY BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM BROKAT B46/112CM HARMONI VIT PLSTBL 150CM VIT PLS TULLE 40CM VIT BENDOL 150CM VIT PLS TPS 160CM VIT D PLSTPS 50CM SIMATEX BROKAT 11GN/90CM NO [ PO ] AK/01.00009B AK/02.00009C AK/01.00010A AK/01.00011A AK/01.00011B B/01.00011C B/01.00011D B/01.00011E B/01.00011F B/01.00011G V/01.00011H SM/02.00012A GO/01.00013A GO/01.00013A AK/01.00013B AK/02.00013C V/02.00014A BJ/01.00014B H/01.00014C H/01.00014D H/01.00014E H/01.00014F H/01.00014G H/01.00014H B/01.00015A B/01.00015B B/01.00015C B/01.00015D B/01.00015E B/01.00015F B/01.00015G B/01.00015H B/01.00015I B/01.00015J H/01.00015L H/01.00015M H/01.00015N H/01.00015O H/01.00015P SM/03.00015Q LOT 131 132 133 134 135 1 1 1 1 1 12 1 1 1 136 137 1 4 23 24 25 26 27 28 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 29 30 31 32 33 1 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * KG * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * C PROSES R/F S * * * * * ROLL 2,00 2,00 10,00 8,00 2,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 1,00 6,00 15,00 1,00 6,00 6,00 12,00 9,00 4,00 3,00 8,00 20,00 3,00 11,00 6,00 6,00 6,00 5,00 5,00 5,00 6,00 5,00 5,00 5,00 3,00 15,00 2,00 5,00 2,00 6,00 QTY KG 18,60 11,40 111,40 104,00 27,20 62,60 62,20 63,20 62,40 60,80 7,30 70,80 96,65 13,80 76,20 46,00 87,25 111,40 48,00 30,00 56,00 205,20 24,00 127,60 68,60 69,00 64,40 55,80 56,20 54,80 66,40 55,00 56,40 53,80 34,00 155,20 20,80 35,80 16,60 53,70 PUTIH PUTIH PUTIH PUTIH PUTIH PUTIH PINK BIRU MERAH ATI ABU ABU HIJAU BOTOL HIJAU OLIVE CREAM KUNING VIOLET COKLAT PUTIH PUTIH PUTIH PUTIH PUTIH ABU MISTY ORANGE 20 PUTIH SKIN MERAH VIOLET CREAM HITAM HIJAU OLIVE WARNA
2.500,50
Sumber : Bagian Gudang Produksi PT. LMS Bandung, 2008
Proses pencatatan data mengenai aktivitas tersebut masih dilakukan secara manual pada buku induk gudang produksi yang diinput ke komputer menggunakan program default komputer yaitu Microsoft Excel, contoh berkas print out diatas dijadikan sebagai berkas laporan kepada staff koordinator produksi untuk pembuatan daftar kerja proses produksi, yang mengakibatkan terjadinya penumpukan catatan, begitu juga dengan berkas-berkas laporan yang sudah tidak terpakai serta arsip-arsip surat jalan customer, surat jalan gudang dari periode awal tahun 2008 sampai saat ini yang selalu dijadikan bahan untuk penyesuaian laporan Purchasing Order dari gudang produksi setiap akhir bulan. Proses pencarian data customer, data order barang, penerimaan order barang, data proses produksi dan data pengiriman / pengembalian barang kepada customer tidak dapat dilakukan dengan cepat, karena setiap kali Staff gudang melakukan pengiriman barang hasil proses produksi, maka data pengiriman order barang tersebut harus disesuaikan dengan data penerimaan order barang dan data proses produksi, yang ada di buku induk gudang produksi serta file-file dokumen yang tersimpan di komputer, tentunya proses tersebut akan sangat efektif apabila di buatkan sebuah sistem informasi Purchasing Order di bagian gudang produksi untuk mempermudah proses pencatatan data, karena sistem yang saat ini diterapkan belum memanfaatkan teknologi informasi, dalam hal pengolahan serta pengelolaan data Purchasing Order yang belum terkomputerisasi dengan sebuah sistem informasi. Sistem Informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi (Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon, 2005). Maka dari itu, untuk mencapai suatu tujuan dari aktivitas Purchasing Order) khususnya di bagian gudang produksi di Industri PT. LMS Bandung, dibuatkan prosedur sistem informasi aktivitas Purchasing Order. Tahapan prosedur aktivitas Purchasing Order disajikan dalam flowchart sebagai berikut :
Start
Penerimaan Order Customer ( Grey, Sample product & colour)
Pencelupan Warna ( Dyeing )
Pengiriman Barang Hasil produksi
Penentuan Daftar Kerja Proses Produksi ( Matching, Dyeing & Finishing )
Hasil Dyeing Sesuai acc sample colour lab. Matching
Laporan
Y
Printing ( Finishing ) End
Pengujian Sample Colour ( Matching )
Test Lab. Matching Produksi sesuai dengan smple colour Customer
Hasil Finishing Sesuai sample product
Gambar 1.2 Flowchart Prosedur Aktivitas Purchasing Order
1. Penerimaan Order Customer (Grey, Sample product & colour) Prosedur aktivitas Purchasing Order diawali dengan penerimaan order barang dari customer, proses ini termasuk di dalam sistem. bagian gudang menerima surat jalan pengiriman disertai grey hasil produksi customer untuk diproses lebih lanjut di industri PT. LMS, akan tetapi di dalam sistem yang berjalan pada saat gudang menerima order barang, data-data dari surat jalan pengiriman tersebut di catat ke dalam buku induk penerimaan barang yang memuat data beberapa customer beserta item dan kuantitas order barang yang diterima dari customer yang di input menggunakan program default komputer Microsoft Excell untuk membuat print out data penerimaan barang yang akan diserahkan kepada Staff Koordinator Produksi untuk pembuatan daftar kerja proses produksi sesuai permintaan Staff Koordinator Produksi.
2. Penentuan Daftar Kerja Proses Produksi (Matching, Dyeing & Finishing) Proses pembuatan daftar kerja untuk proses produksi di lapangan industri / pabrik PT. LMS ini dibuat oleh staff kordinator produksi dan berada di luar sistem, akan tetapi hasil output dari penentuan daftar kerja merupakan salah satu input pada sistem yang sedang berjalan serta proses ini merupakan salah satu penunjang untuk menentukan kinerja produksi, tugas serta urutan proses produksi yang akan dilaksanakan oleh masing-masing bagian produksi (Matching, Dyeing & Finishing) yang dipimpin oleh masing-masing Staff Produksi sehingga masing-masing Staff produksi dapat memberikan berkas laporan manual harian hasil produksi kepada Staff gudang. Daftar kerja proses produksi dibuat oleh Staff Koordinator Produksi dan diluar tanggung jawab Staff gudang produksi.
3. Pengujian Sample Colour (Matching) Proses Aktivitas produksi yang pertama yaitu pengujian sample / test sample matching colour oleh Bagian Lab. Produksi Matching di pimpin oleh Staff Produksi Matching, proses ini harus mencapai hasil produksi yang sesuai dengan sample colour dari customer untuk selanjutnya diproses dyeing (celup warna hasil test sample Lab. Produksi), jika belum sesuai dengan sample colour dari customer, maka harus dilakukan proses Matching ulang oleh Bagian Lab. Produksi Matching dan Proses ini berada di luar sistem, akan tetapi hasil output dari proses produksi Matching merupakan data yang akan dijadikan bahan untuk proses pembuatan laporan oleh Staff. gudang.
4. Pencelupan Warna ( Dyeing ) Proses Aktivitas produksi yang kedua yaitu pencelupan grey / bahan textile mentah yang sesuai hasil test sample matching colour Lab. Produksi Matching, di pimpin oleh Staff Produksi Dyeing, proses pencelupan ini harus mencapai hasil produksi yang sesuai dengan sample colour hasil proses Matching agar selanjutnya bisa diproses finishing (Printing), jika belum sesuai dengan sample hasil proses Matching maka harus dilakukan proses dyeing
ulang oleh Bagian produksi Dyeing dan Proses ini berada di luar sistem, akan tetapi hasil output dari proses produksi Dyeing merupakan data yang akan dijadikan bahan untuk proses pembuatan laporan oleh Staff. gudang.
5. Printing ( Finishing ) Proses Aktivitas produksi yang terakhir yaitu printing / Finishing sesuai dengan sample product yang diinginkan oleh customer dan tertera di dalam surat jalan saat pengiriman order barang melalui proses dyeing dengan hasil yang sempurna, di pimpin oleh Staff Produksi Finishing dan proses printing (finishing) ini harus mencapai hasil produksi yang sesuai dengan sample product dari customer agar selanjutnya barang hasil pengolahan produksi dapat dikirimkan kembali kepada cuatomer dengan hasil yang memuaskan dan memenuhi target produksi untuk customer, jika hasil finishing belum sesuai dengan sample product maka harus dilakukan proses finishing ulang oleh Bagian produksi Finishing dan Proses ini berada di luar sistem, akan tetapi hasil output dari proses produksi Finishing merupakan data yang akan dijadikan bahan untuk proses pembuatan laporan oleh Staff. gudang.
6. Pengiriman Barang Hasil Produksi Tercapainya urutan proses produksi dimulai dari proses matching, dyeing dan finishing dengan hasil produksi yang sesuai dengan sample colour dan product dari customer, maka gudang melakukan pengiriman / pengembalian barang disertai surat jalan pengiriman dari PT.LMS kepada customer. Proses ini berada di dalam sistem.
7. Laporan Setelah proses produksi terlaksana, begitu juga proses pengiriman barang kepada customer, maka laporan hasil proses produksi (matching, dyeing & finishing) dari masing-masing bagian staff produksi serta data customer dan data arus order barang dijadikan sebuah laporan Purchasing Order yang berada di dalam sistem, biasanya Staff gudang membuat laporan akhir bulan
yang disajikan dengan data print out Purchasing Order hasil penyesuaian dari buku induk gudang serta arsip-arsip surat jalan dengan menggunakan program default komputer yaitu Microsoft Excell (berisi data customer, data
penerimaan order barang, data laporan produksi dan data pengiriman order barang, dimana data-data yang didapat adalah dari dokumen surat jalan pengiriman barang yang dikirim oleh customer dan buku induk gudang produksi serta file-file di komputer yang harus disesuaikan terlebih dahulu sebelum membuat laporan, maka pada sistem yang berjalan belum adanya sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan Purchasing Order mengenai data customer yang telah mengirimkan order barang, data order barang yang belum atau telah telah melalui tahapan proses produksi dan data order barang yang telah dikirimkan kembali kepada customer, sebagai informasi yang dijadikan laporan akhir bulan kepada Staff Koordinator produksi.
Kelemahan serta kekurangan yang terdapat pada prosedur aktivitas Purchasing Order di atas dapat memperlambat kinerja Staff gudang untuk mengelola data customer, data penerimaan order barang, data laporan produksi dan data pengiriman order barang serta pembuatan laporan akhir bulan untuk diserahkan kepada Staff Koordinator produksi dalam satu laporan data Purchasing Order dari keseluruhan data-data yang ada di buku induk gudang produksi . Sistem Informasi Purchasing Order yang berada di bagian gudang produksi PT. LMS Bandung, berdasarkan prosedur aktivitas Purchasing Order yang sedang berjalan masih menemukan permasalahan. Oleh karena itu untuk mengatasi permasalahan tersebut perlu dibuat sistem baru yang terkomputerisasi (berbasis komputer). Hadirnya sistem baru, diharapkan pengelolaan data Purchasing Order di Perusahaan Industri PT. LMS Bandung dapat berjalan optimal dan memudahkan kinerja Staff. gudang produksi serta laporan yang dibuat lebih tepat dan akurat. Dalam tugas akhir ini penulis menggunakan metodologi waterfall yang dikemukakan oleh Sandra Donalson Dewitz pada tahun 1996 yaitu Traditional
(waterfall) System Development Methodology untuk menganalisis dan merancang sistem Informasi Purchasing Order di gudang Industri PT. LMS Bandung, dan rancangan basis data dengan pemodelan Entity Relational Diagram (ERD). Berdasarkan penjelasan tersebut di atas, maka dalam penelitian tugas akhir ini penulis mengambil judul PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI PURCHASING ORDER DI PT. LAJU MAKMUR SENTOSA (LMS) BANDUNG.
2.
Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang dikemukakan diatas,
terdapat beberapa permasalahan yang dapat diidentifikasi. Adapun permasalahan tersebut sebagai berikut : 1. Proses pencatatan data penerimaan dan pengiriman/pengembalian order barang masih dilakukan secara manual pada buku induk gudang, yang mengakibatkan terjadinya penumpukan catatan sehingga pengklasifikasian data yang berhubungan dengan proses tersebut tidak teratur, pencarian data dan informasi membutuhkan waktu lama, maka dari itu pengelolaan data yang pada awalnya bersifat manual akan diubah menjadi terkomputerisasi, menjadikan pengelolaan data lebih efektif, efisien dan hasil yang dicapai lebih akurat dengan membuat basis data (data base) berupaya untuk mempermudah dan mempercepat proses pencarian, penambahan dan pengurangan data. 2. Proses untuk mendapatkan informasi mengenai status order barang sulit diperoleh, apakah order barang yang dicari sudah diproduksi dan dikirim kepada customer atau masih ada di gudang dan belum diproduksi.
Untuk mengatasi masalah diatas, maka akan dirancang sistem informasi terkomputerisasi untuk gudang produksi dengan menggunakan metode pengembangan waterfall, dan rancangan basis data dengan pemodelan Entity Relational Diagram (ERD). 3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang hendak dicapai pada penelitian ini adalah mengembangkan sebuah sistem informasi Purchasing Order berbasis komputer yang selama ini telah berjalan di gudang Industri PT. LMS Bandung untuk dapat melayani proses penerimaan dan pengiriman order barang serta dapat memberikan informasi mengenai order barang dengan jelas. 4. Batasan Masalah Ruang lingkup untuk menyelesaikan masalah ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut : 1. Mempelajari Sistem Informasi Purchasing Order di bagian gudang Industri PT. LMS Bandung. 2. Menganalisa proses arus barang dan proses pelaksanaan produksi (matching, dyeing & finishing). 3. Sistem yang dikembangkan pada penelitian ini merupakan sistem yang tidak terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada sebelumnya. 4. Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan adalah metode Traditional (Waterfall) System Davelopment Methodology
yang dikemukakan oleh Sandra Donaldson Dewitz [1996].
5. Perangkat lunak yang akan digunakan dalam perancangan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2003 untuk pembuatan data base. 6. Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data yang berasal dari PT. Laju Makmur Sentosa (LMS) Bandung [2010]. 7. Tahapan pengembangan sistem yang dilakukan sampai tahap implementasi sistem. 5. 1.5.1 Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah : a. Wawancara yaitu melakukan wawancara dengan petugas yang terlibat dengan sistem yang akan dirancang. b. Observasi yaitu mengumpulkan data dengan mengadakan penelitian langsung di gudang industri PT. LMS Bandung. Penelitian ini dimaksudkan secara langsung melihat, mengamati segala sesuatu yang berhubungan dengan permasalahan yang akan dibahas. c. Analisis Dokumen yaitu melakukan analisis terhadap dokumen sistem yang tersedia. d. Studi Literatur yaitu mengumpulkan data dari kajian buku-buku.
1.5.2
Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi dalam pengembangan sistem terdiri dari sederetan
kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan, yang membantu
kita dalam pengembangan sistem. Metodologi pengembangan perangkat lunak yang akan digunakan adalah waterfall. Metodologi pengembangan sistem dengan metode waterfall dilakukan bertahap dari tahap awal ke tahap berikutnya. Untuk validasi da verifikasi pola aliran dapat dibalik, dari suatu tahap ke tahap yang lebih awal. Pada penelitian kali ini penulis mengacu pada metodologi waterfall yang dikemukakan oleh Sandra Donaldson Dewitz pada tahun 1996, yaitu Traditional (waterfall) System Development Methodology. Adapun tahap-tahap yang akan dilakukan yaitu :
Tahapan Persiapan
- Definisi Masalah Umum - Batasan dan Sasaran - Kelayakan
Analisis Sistem
- Lingkungan Sistem - Kebutuhan-kebutuhan IPOSC - Solusi yang dipilih
Desain Sistem
- Spesifikasi Komponen PPSDH
Pengulangan Umpan Balik
Implementasi Sistem
Sistem Operasional
Gambar 1.3 Traditional (Waterfall) System Development Methodology

Sumber [ Sandra Donaldson Dewitz, 1996]
1. Preliminary Investigation, yaitu tahap persiapan dimana dilakukannya survey, observasi dan interview ke PT. Laju Makmur Sentosa (LMS) Bandung, yaitu : Mengidentifikasi hasil sasaran, batasan dan ruang lingkup. Perkiraan anggaran dan manfaatnya. Dokumen hasil sasaran, batasan dan ruang lingkup. Mendapatkan persetujuan untuk mulai menganalisis sistem.
2. System Analysis, yaitu tahapan setelah survey dilakukan, maka digabungkan atau diklasifikasikan data-data hasil survey tersebut dan dianalisis dengan menggunakan beberapa pemodelan dan pemrosesan yang akan dirancang untuk sistem baru, yaitu : Meneliti kebutuhan dan konteks organisatoris. Meneliti kebutuhan dan konteks area fungsional. Meneliti sistem yang ada (Analisa Phisik / PPDSH & Analisa Logis / IPOSC ) Menentukan fungsional dari sistem baru ( kebutuhan-kebutuhan IPOSC, karakteristik pemakai dan menghubungkan dengan sistem lain. Kebutuhan-kebutuhan dokumen dan mendapatkan persetujuan pemakai untuk memulai desain sistem. 3. System Design, yaitu tahap dimana merancang sistem (desain sistem) dilakukan pemilihan data atau peralatan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang digunakan sebagai pendukung perancangan sistem untuk merinci program, merinci basis data dan membuat rancangan sistem baru, yaitu : Desain secara umum : spesifikasi rancangan logis (IPOSC), pemilihan solusi, memilih solusi / proyek (merancang). Desain secara terperinci : menspesifikasikan perancangan fisik / PPDSH (perancangan user interface, basis data, memperoleh perangkat lunak, merundingkan kontrak perangkat keras dan perancangan pelatihan), serta spesifikasi dokumen dan persetujuan pemakai.
4. System Implementation, yaitu tahap setelah merancang dilanjutkan dengan membuat program dengan pengimplementasiannya menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan, yaitu : Membangun komponen / PPDSH : menulis sistem manual, pelatihan user, membangun basis data dan kode perangkat lunak. 6. Mempersiapkan fasilitas untuk perangkat keras. Melakukan pengujian unit. Melakukan pengujian sistem. Menginstall komponen. Melakukan test tinjauan ulang / penerimaan pemakai. Melakukan tinjauan ulang implementasi. Kerangka Pemikiran Berikut ini adalah gambaran kerangka pemikiran perancangan sistem informasi Purchasing Order di gudang Industri PT. LMS Bandung :
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING ORDER DI PT. LAJU MAKMUR SENTOSA (LMS) BANDUNG
ANALISIS CURRENT SYSTEM

- Deskripsi Sistem Berjalan - Evaluasi SistemBerjalan
Penggambaran Block Diagram
Penggambaran Diagram Konteks
Penggambaran DFD
PERANCANGAN SISTEM
Kamus Data Penggambaran ER-D
Perancangan Program Aplikasi

Perancangan Menu
Desain Input
Desain Output
Simulasi Hasil Perancangan
Gambar 1.4 Kerangka Pemikiran
7.
Sistematika Penulisan Untuk mempermudah dan memberikan gambaran yang terarah dalam
memahami permasalahan dan pembahasannya, maka penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I
PENDAHULUAN Menjelaskan dan menguraikan mengenai fakta-fakta yang
diperoleh dari hasil penelitian, serta menentukan sasaran yang ingin dicapai dari hasil penelitian, yang disajikan dalam bentuk latar belakang, identifikasi masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, kerangka berfikir, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan menjelaskan teori-teori yang relevan dan digunakan sebagai dasar acuan pembahasan yang berhubungan dengan masalah penelitian.
BAB III :
ANALISIS SISTEM Bab ini menjelaskan tentang kondisi objektif perusahaan, deskripsi sistem yang berjalan, permasalahan yang timbul dari sistem yang sedang berjalan dan pemodelan kebutuhan sistem, yang disajikan dengan Block Diagram dan DFD (Data Flow Diagram).
BAB IV :
DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini akan menjelaskan tahap-tahap perancangan Sistem Informasi Purchasing Order, meliputi penggambaran Kamus Data, Penggambaran Entity Relationship Diagram, Perancangan Basis Data dan implementasi sistem. Implementasi sistem merupakan proses transformasi dari model yang ada pada analisis dan desain sistem yang telah dilakukan kedalam suatu program aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini menjelaskan hasil akhir dari pembahasan yang dijabarkan dalam laporan tugas akhir berikut saran yang diharapkan dapat membantu ke arah konstruktif untuk kemajuan penelitian yang lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
8. 1.8.1
Data dan Informasi Definisi Data Definisi data menurut Laudon : Sekumpulan baris fakta yang mewakili peristiwa yang terjadi pada
organisasi atau pada lingkungan fisik sebelum diolah ke dalam format yang bisa dimengerti dan digunakan orang. [Laudon, 2005]
Sebagian besar data, baik data kuantitatif maupun data kualitatif yang dibutuhkan kemungkinan sedang digunakan oleh orang lain, sehingga data disimpan di dalam tempat penyimpanan dokumen-dokumen. Beberapa bahan perlu disimpan karena adanya peraturan dari pemerintah, beberapa karena kebutuhan akan akuntansi dan lainnya karena perusahaan sejak dulu sudah begitu, menurut hukum atau karena tujuan-tujuan tertentu untuk menghasilkan informasi histories. [Kendall, 2006]
1.8.2
Definisi Informasi Definisi informasi menurut Laudon : Data yang telah dibentuk ke dalam suatu format yang mempunyai arti
dan berguna bagi manusia. [Laudon, 2005]
Informasi dapat diartikan /didefinisikan sebagai berikut : Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. [Amsyah, 2000].
Sedangkan menurut Davis, definisi informasi adalah sebagai berikut : Informasi merupakan data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang memberikan arti kepada yang menerimanya dan mengandung nilai yang benar-benar tampak bagi pengambilan keputusan pada masa kini maupun masa yang akan dating. [Davis, 1995].
Dari kedua definisi informasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Berdasarkan pada bentuknya, informasi dapat dibedakan menjadi :
1. Informasi Uraian Informasi uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang singkat dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat atau memo. 2. Informasi Rekapitulasi Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom. Contohnya neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian. 3. Informasi Gambar (Bagan) Informasi gambar (bagan) adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi. 4. Informasi Model Informasi model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan modelmodel yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternatif bagi pembuatan keputusan. 5. Informasi Statistik
Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau tabel.
6. Informasi Formulir Informasi formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing. 7. Informasi Animasi Informasi animasi adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara dan video. Informasi ini dapat juga disebut informasi multimedia. 8. Informasi Simulasi Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang di buat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layer komputer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya. Misalnya simulasi untuk pendidikan pilot pesawat terbang dengan perangkat lunak khusus.
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam suatu organisasi, digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Sehubungan dengan hal itu, maka informasi haruslah berkualitas. Kualitas informasi ditentukan oleh tiga faktor, yaitu [Bruch & Grudnitski, 1989] :
Relevansi, berarti bahwa informasi benar-benar berguna bagi suatu tindakan keputusan yang dilakukan oleh seseorang. Tepat waktu, berarti bahwa informasi datang pada saat dibutuhkan sehingga bermanfaat untuk pengambilan keputusan. Akurasi, berarti bahwa informasi bebas dari kesalahan. Untuk mempermudah bagi para pekerja di suatu organisasi dalam
memperoleh informasi, teknologi informasi biasa dilibatkan. Secara lebih khusus, organisasi umumnya menerapkan sistem informasi.
9. 1.9.1
Sistem Informasi dan Manajemen Definisi Sistem Menurut Websters Dictionary di dalam buku Rekayasa Perangkat
Lunak [Pressman, 2002], mendefinisikan sistem sebagai : Serangkaian atau tahapan hal-hal yang saling berhubungan untuk membentuk suatu kesatuan atau keseluruhan organik. [Pressman, 2002] Serangkaian kenyataan, prinsip, aturan dll, yang diklasifikasikan dan diatur di dalam bentuk teratur dengan maksud memperlihatkan suatu rencana logis yang menghubungkan bagian-bagian yang berbeda. [Pressman, 2002]
Sedangkan Definisi sistem menurut Sandra Donaldson Dewitz : A system is a set of related components that work together in a particular environment to perform whatever functions are required to achieve the systems objective. [Dewitz, 1996]
Definisi sistem menurut Sandra Donaldson Dewitz adalah satu kumpulan dari relasi komponen-komponen yang bekerjasama dalam satu lingkungan tertentu untuk melakukan apapun yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan sistem.
1.9.2
Sistem Berbasis Komputer Menurut Websters Dictionary di dalam buku Rekayasa Perangkat
Lunak [Pressman, 2002], mendefinisikan Sistem Berbasis Komputer adalah : Serangkaian atau tatanan elemen-elemen yang diatur untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya melalui pemrosesan informasi. [Pressman, 2002]
Tujuan dari sebuah sistem berbasis komputer adalah untuk mendukung berbagai fungsi bisnis atau untuk mengembangkan suatu produk yang dapat dijual untuk menghasilkan keuntungan bisnis. Untuk mencapai tujuan tersebut Sistem Berbasis Komputer menggunakan berbagai elemen sistem [Pressman, 2002] : 1. Perangkat Lunak, program komputer, struktur data, dan dokumen yang berhubungan yang berfungsi untuk mempengaruhi metode logis, prosedur, dan control yang dibutuhkan. 2. Perangkat Keras, perangkat elektronik yang memberikan kemampuan penghitungan, dan perangkat elektromekanik yang memberikan fungsi dunia eksternal. 3. Manusia, pemakai dan operator perangkat keras dan perangkat lunak. 4. Database, kumpulan informasi yang besar dan terorganisasi yang diakses melalui perangkat lunak. 5. Dokumentasi, manual, formulir dan informasi deskriptif lainnya yang menggambarkan penggunaan dan atau pengoperasian sistem. 6. Prosedur, langkah-langkah yang menentukan penggunaan khusus dari masing-masing elemen sistem atau konteks procedural dimana sistem berada.
Elemen bergabung dengan berbagai cara untuk mentransformasi informasi, dan membuat sebuah Sistem Informasi dengan menggunakan rekayasa sistem berbasis komputer.
1.9.3
Definisi Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Menurut Dewitz : Information system : a system that accepts data from its environment
(input) dan memanipulasi data tersebut (memproses) sehingga menghasilkan informasi (output) . [Dewitz, 1996]
Definisi sistem informasi menurut Sandra Donaldson Dewitz adalah sistem yang menerima data dari lingkungannya (input) dan memanipulasi data tersebut (memproses) sehingga menghasilkan informasi (output).
Sedangkan Sistem Informasi Menurut Laudon : Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. [ Laudon, 2005 ]
Sistem informasi berisi informasi tentang orang-orang tertentu, tempattempat dan hal-hal di dalam organisasi atau di lingkungan sekitarnya. Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, meneliti permasalahan, dan menciptakan produk baru atau jasa. Aktivitas tersebut adalah :
Pemasok
LINGKUNGAN ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Pemrosesan Penggolongan
Pelanggan
INPUT Pengaturan Penghitungan Umpan Balik
OUTPUT
Para Agen Pengatur
Pemegang Saham
Pesaing
Gambar 2.1 Aktivitas Sistem Informasi [Laudon, 2005] 1. Input, menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. 2. Pemrosesan, mentransfer baris-baris masukan ke dalam suatu format yang lebih mengandung arti. 3. Output, mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya.
Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-anggota organisasi yang bersangkutan untuk
mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.
1.9.4
Level Manajemen dan Arus Informasi
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level
manajemen. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah dan pegawai non-manajemen. Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk piramida sebagai berikut [Abdul Kadir, 2003] :
Manajemen Tingkat Atas ( Manajemen Strategis )
Manajemen Tingkat Menengah ( Manajemen Taktis )
Manajemen Tingkat Bawah ( Manajemen Operasional )
Pegawai Non-Manajemen
Gambar 2.2 Level Manajemen dalam Organisasi [ Abdul Kadir, 2003]
Manajemen tingkat atas, manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis, yaitu keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Keputusan strategis melibatkan pertimbangan-pertimbangan yang bersifat subyektif atau berdasarkan intuisi. Termasuk dalam hal ini yaitu penentuan sasaran organisasi dalam jangka panjang, pengevaluasian sumber-sumber
daya keuangan di masa mendatang, dan perumusan tanggapan terhadap tindakan-tindakan para pesaing. Di dalam organisasi yang besar, direktur utama, direktur pemasaran, direktur keuangan dan akuntansi, dan direktur produksi termasuk dalam kategori manajemen tingkat atas. Manajemen tingkat menengah, manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.
Termasuk dalam kategori ini yaitu manajer pabrik, manajer operasi dan manajer akuntansi.
Manajemen tingkat bawah, manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama manajemen ini adalah mengawasi para pegawai non-manajemen, memantau kejadian-kejadian sehari-hari dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibuthkan. Penyelia ( supervisor ), kepala proyek dan kepala bagian merupakan contoh manajemen tingkat bawah.
Pegawai non-manajemen, semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.
Dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah [Abdul Kadir, 2003] :
Arus informasi Vertikal ke atas
Arus informasi Vertikal ke bawah
Kinerja Organisasi
Strategi, Sasaran, Pengarahan
Komunikasi antara berbagai Area fungsional ( pemasaran, Produksi, dll ) dan Antar tim kerja
Arus informasi Horisontal
Gambar 2.3 Arus Informasi dalam Organisasi [Abdul Kadir, 2003]
1. Arus informasi vertikal ke atas, berupa ringkasan kinerja organisasi. 2. Arus informasi vertikal ke bawah, berupa strategi, sasaran dan pengarahan.
1.9.5
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Laudon : Sistem Informasi pada level manajerial organisasi yang melayani
fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan cara menyediakan rangkuman rutin dan laporan perkembangan. [ Laudon, 2005 ]
Sedangkan definisi Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) Menurut Kendall : Sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. [ Kendall, 2006 ]
Dengan bantuan manusia, perangkat lunak ( program komputer ) dan perangkat keras ( komputer, printer dan lain-lain ) agar berfungsi dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari
Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan. 10. Pengembangan Sistem Definisi Pengembangan Sistem Menurut Laudon : Aktivitas yang berakibat dimunculkannya solusi sistem informasi atas masalah atau peluang organisasional. [ Laudon, 2005 ]
Aktivitas-aktivitas ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi dan produksi serta pemeliharaan.
1.10.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ( SHPS ) Siklus Hidup Pengembangan Sistem ( SHPS ) dapat di definisikan sebagai berikut : Pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui pengembangan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. [ Kendall, 2006 ]
Berikut ini adalah tujuh tahapan siklus hidup pengembangan sistem :
2. Menentukan Syarat-syarat 1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang dan Tujuan 3. Menganalisis Kebutuhan-kebutuhan Sistem
7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem
4. Merancang Sistem yang Direkomendasikan
6. Menguji dan Mempertahankan Sistem
5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak
Gambar 2.4 Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS)

Sumber [Kendall, 2005]
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan Aktivitas dalam tahapan ini meliputi wawancara terhadap manajemen pemakai, menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh, mengestimasi cakupan proyek dan mendokumentasikan hasil-hasilnya, output tahap ini adalah laporan yang feasible berisikan definisi problem dan ringkasan tujuan. 2. Menentukan syarat-syarat informasi Menentukan sample dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan, memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan mereka, tentunya dengan menggunakan suatu pendekatan
pengembangan sistem yang akan digunakan. 3. Menganalisis kebutuhan sistem Menyiapkan suatu proposal sistem yang berisikan ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya / keuntungan alternatif yang tersedia, serta rekomendasi atas apa saja (bila ada) yang harus dilakukan. 4. Merancang sistem yang direkomendasikan Menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik, merancang prosedur sedemikian rupa sehingga data yang dimasukan kedalam sistem informasi benar-benar akurat, menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layer tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi. 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak Bekerja sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan, bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif.
6. Menguji dan mempertahankan sistem Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dahulu, dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan. 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru, evaluasi / pembahasan.
1.10.2 Traditional System Waterfall Development Methodology (Sandra Donaldson Dewitz, 1996) Metodologi dalam pengembangan sistem terdiri dari sederetan kegiatan yang dapat dikelompokan dari beberapa tahapan, yang membantu kita dalam pengembangan sistem. [Dewitz, 1996] Traditional (waterfall) System Development Methodology adalah metodologi pengembangan sistem dengan metode waterfall dilakukan bertahap dari tahap awal ke tahap berikutnya. Untuk validasi dan verifikasi pola aliran dapat dibalik, dari suatu tahap ke tahap yang lebih awal. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
Tahapan Persiapan
- Definisi Masalah Umum - Batasan dan Sasaran - Kelayakan
Analisis Sistem
- Lingkungan Sistem - Kebutuhan-kebutuhan IPOSC - Solusi yang dipilih
Desain Sistem
- Spesifikasi Komponen PPSDH
Pengulangan Umpan Balik
Implementasi Sistem
Sistem Operasional
Gambar 2.5 Traditional (Waterfall) System Development Methodology

Sumber [Dewitz, 1996]
a.
Pemeriksaan Pendahuluan (Preliminary Investigation) 1. Mengidentifikasi hasil sasaran, batasan dan ruang lingkup. 2. Perkiraan anggaran dan manfaatnya. 3. Dokumen hasil sasaran, batasan dan ruang lingkup. 4. Mendapatkan persetujuan untuk mulai menganalisis sistem.
b.
Analisis Sistem ( System Analysis ) 1. Meneliti kebutuhan dan konteks organisatoris. 2. Meneliti kebutuhan dan konteks area fungsional. 3. Meneliti sistem yang ada (Analisa Phisik / PPDSH & Analisa Logis / IPOSC) 4. Menentukan fungsional dari sistem baru (kebutuhan-kebutuhan IPOSC, karakteristik pemakai dan menghubungkan dengan sistem lain). 5. Kebutuhan-kebutuhan dokumen dan mendapatkan persetujuan pemakai untuk memulai desain sistem.
c.
Perancangan Sistem (Design System) 1. Desain secara umum : spesifikasi rancangan logis (IPOSC), pemilihan solusi, memilih solusi / proyek (merancang). 2. Desain secara terperinci : menspesifikasikan perancangan fisik / PPDSH (perancangan user interface, basis data, memperoleh perangkat lunak, merundingkan kontrak perangkat keras dan perancangan pelatihan), serta spesifikasi dokumen dan persetujuan pemakai.
d.
Implementasi Sistem (System Implementation) 1. Membangun komponen / PPDSH : menulis sistem manual, pelatihan user, membangun basis data dan kode perangkat lunak. 2. Mempersiapkan fasilitas untuk perangkat keras. 3. Melakukan pengujian unit. 4. Melakukan pengujian sistem. 5. Menginstall komponen. 6. Melakukan test tinjauan ulang / penerimaan pemakai. 7. Melakukan tinjauan ulang implementasi.
11.
Alat Bantu / Tool Dalam Pengembangan Sistem Untuk mendapatkan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi
pengembangan
sistem
yang
terstruktur,
maka
dibutuhkan
alat
untuk
melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan merupakan alat untuk membantu dalam peningkatan hasil dari pengembangan sistem yang akan direkomendasikan, baik yang digunakan secara manual maupun secara terkomputerisasi. Alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik seperti misalnya data dictionary. 1.11.1 Blok Diagram Pada bagian ini, akan membahas mengenai alat Bantu yang akan digunakan untuk melakukan analisis dan desain sistem. Adapun tool tersebut adalah sebagai berikut :
a. Penggambaran Pertama
Closed Environment
PROSES
Gambar 2.6 Penggambaran Pertama Aturan Blok Diagram

Sumber [Boockholdt, David H. Li, 1983]
b. Penggambaran Kedua
Relativity Closed Environment
Input
PROSES
Outputs
Gambar 2.7 Penggambaran Kedua Aturan Blok Diagram

c. Penggambaran Ketiga
Disturbance
Open
Environment
Input
PROSES
Outputs
Gambar 2.8 Penggambaran Ketiga Aturan Blok Diagram

d. Penggambaran Keempat
Environment
Input
PROSES
Feedback Control
Outputs
Gambar 2.9 Penggambaran Keempat Aturan Blok Diagram

Tabel 2.1 Simbol-Simbol pada Block Diagram No. Simbol Keterangan Process 1. Menunjukkan entitas yang berhubungan dengan sistem. Data Flow (Aliran 2. Data), Menunjukkan arus atau aliran data. Feedback Control 3. Menunjukkan proses kegiatan output yang dikembalikan ke input.
Sumber [ Boockholdt, James L, 1983 ]
1.11.2 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Analisis sistem secara tradisional menggunakan diagram alir data untuk meneliti dan mendesain persyaratan IPOSC (Input, Proses, Output, Storage, Control) dari suatu sistem. Data Flow Diagram (DFD) merupakan model sumber dan tujuan-tujuan dari data (kesatuan eksternal), data input dan output (Data Flow) suatu tindakan/perubahan dari input menghasilkan output (process), dan data yang dipelihara atau dipertahankan oleh satu sistem informasi (data store). [Dewitz, 1996]. Simbol-simbol yang digunakan untuk penggambaran DFD dalam Dewitz adalah symbol yang secara luas digunakan di pengembangan sistem tradisional (Traditional System Development) yaitu symbol Gane and Sarson tahun 1979. Untuk penggambaran DFD dengan menggunakn simbol Gane and Sarson, tidak menggunakan lambang Yourdon untuk kesatuan luar (external entity) dan proses (process) di dalam kombinasi dengan simbol Gane and Sarson dan juga untuk penyimpan data. Perbedaan dari simbol-simbol Yourdon dan Gane and Sarson untuk Data Flow Diagram (DFD) adalah sebagai berikut :
Yourdon
Gane and Sarson
Yourdon
Gane and Sarson
1 External Entity Customer

text
Customer
Data Store
Customers
D1
Customers
1.1 System Process Enter Customer data

text
1.1 Enter Customer data

Data Flow Customer Name
text
Customer Name
Gambar 2.10 Simbol Yourdon dan Gane and Sarson Yang Digunakan Untuk DFD
Sumber [Dewitz, 1996]
a. Kesatuan Luar (external entity) Kesatuan luar (external entity) adalah siapapun orang atau agen di luar organisasi, karyawan, sistem, atau departemen di luar sistem yang sedang berjalan yang merupakan satu kesatuan eksternal yang menyediakan masukan (input) atau menerima keluaran (output) dari sistem tetapi tidak melaksanakan setiap proses yang ada di dalam sistem.
1 Customer
Gambar 2.11 Simbol Kesatuan Luar (external entity)

Sumber [Gane and Sarson, Dewitz, 1996]
b. Proses (process) Proses adalah setiap manual aktivitas atau mengotomatiskan bahwa data mengalami perubahan dalam suatu proses, proses dilaksanakan oleh manusia atau oleh computer dan suatu proses adalah suatu yang dilaksanakan bisa difahami jika secara logis DFD mendokumentasikan fungsi IPOSC (Input, Proses, Output, Storage, Control) yang logis di dalam sistem.
1.1 Enter Customer data
Gambar 2.12 Simbol Proses (process)

c. Simpanan data (data store) Simpanan data adalah setiap data yang diorganisir oleh suatu organisasi. Sebagai contoh, di dalam sistem informasi manual, suatu penyimpanan data boleh terdiri dari buku telpon, data pelanggan, brosur / catalog.
D1D1
Customers
Gambar 2.13 Simbol Simpanan Data (data store)

d. Tahapan pada DFD 1. Context Diagram (A Context Diagram) Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD, yang
memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses. Tujuannya adalah memberikan pandangan umum sistem. Diagram konteks memperlihatkan sebuah proses yang berinteraksi dengan lingkungannya. Ada External Entity yang memberikan masukan (input) dan ada pihak yang menerima keluaran (output) dari sistem. 2. Fungsi Dekomposisi Level DFD (Functional Decomposition and Leveled DFDs) Level diagram yang merupakan hasil dekomposisi dari Diagram Konteks, yang merupakan turunan langsung dari diagram konteks yaitu Diagram Level 0, dan jika dapat diuraikan lagi maka akan terbentuk Diagram Level 1, 2 dan seterusnya.
Untuk lebih jelas lagi, berikut gambaran dari fungsi dekomposisi level dalam Data Flow Diagram :
Level konteks id
Level 0
2.0 1.0
Mengalir ke
3.0
Mengalir ke Child Level 1 Diagram 1
Child Level 1 Diagram 2
1.1
1.2
2.1
2.2
1.3
2.3
1.4
Mengalir ke Grand Child
1.4.1
1.4.2
Level2 Diagram 1.4
1.4.3
1.4.4
Gambar 2.14 Fungsi Dekomposisi Level Dalam Data Flow Diagram (Functional Decomposition and Leveled DFDs)
e. Konstruksi DFD Tidak Sah (illegal DFD Constructions)

Illegal Construction
Penjelasan
Legal Construction
DS1
Data tidak mungkin mengalir dari penyimpan data, Penyimpanan data harus mengalir melalui perantara yaitu melalui proses untuk mengalir ke penyimpanan data lainnya
DS1
DS2
DS2
DS1
Data tidak mungkin mengalir dari suatu penyimpan Data ke kesatuan eksternal (external entity). Suatu proses dapat mengubah bentuk data dan harus menjadi perantara sebelum kesatuan luar mengalir ke simpanan data
DS1
Data tidak mungkin mengalir dari suatu kesatuan eksternal (external entity) ke simpanan data. Sustu proses dapat mengubah bentuk data dan harus menjadi perantara sebelum kesatuan luar mengalir ke simpanan data.
1 Data tidak mungkin mengalir secara langsung dari kesatuan eksternal ke kesatuan eksternal lainnya, jika tanpa melalui proses. Harus menunjukan bahwa masukan dari kesatuan eksternal1 diproses untuk menghasilkan satu keluaran untuk kesatuan eksternal2.
Arus data mengalir dan proses menerima data masukan tetapi tanpa menghasilkan data keluaran (output), di dalam cara yang sama, mungkin saja suatu penyimpan data menerima data yang tidak pernah dihasilkan oleh suatu proses. DS1 DS1
1
Customer
Proses Customer Order
Completed order
Proses menerima data masukan lalu menghasilkan data keluaran yang diselesaikan (dengan data pelanggan dan item yang lain) menunjukan semua masukan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu proses.
ITEM
Customer
Customer # Item #
Customer data CUSTOMER
Proses Customer Order
Completed order
Gambar 2.15 Konstruksi DFD Yang tidak Sah (illegal Constructions)

1.11.3 Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data (maksudnya, metadata), suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa arti setiap istilah yang ada [Kendal, 2005]. Sebagai tambahan dokumentasi serta mengurangi redudansi, kamus data bisa digunakan untuk : 1. Menvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan. 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layer dan laporanlaporan. 3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file. 4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data. Sekalipun kamus data juga memuat informasi mengenai data dan prosedur-prosedur, kumpulan informasi mengenai proyek dalam jumlah besar disebut gudang. Konsep gudang adalah salah satu dari berbagai pengaruh perangkat CASE dan bisa berisikan hal-hal sebagai berikut : 1. Informasi mengenai data-data yang dipertahankan oleh sistem mengenai aliran data, simpanan data, struktur record dan elemen data. 2. Logika procedural. 3. Desain layar dan laporan. 4. Keterkaitan data, misalnya bagaimana suatu struktur data dijalurkan ke struktur data lainnya. 5. Penyampaian syarat-syarat proyek dan sistem final. 6. Informasi manajemen proyek, misalnya jadwal pengiriman, pencapaian keberhasilan, hal-hal yang membutuhkan penyelesaian, serta pengguna proyek.
Diagram Aliran Data
Kamus Data
Aliran Data
Formulir Deskripsi Aliran Data XXXX
Struktur Data XXX
Elemen Elemen Data XXX
Simpanan Data
Formulir Deskripsi Simpanan Data XXXX
Struktur Data XXX
Elemen Elemen Data XXX
Gambar 2.16 Hubungan Kamus Data Dengan Diagram Aliran Data

Contoh Kamus Data
Deskripsi Aliran Data

Identitas : Nama : Pesanan Konsumen Deskripsi : Berisikan informasi pesanan konsumen dan Digunakan untuk memperbaharui master konsumen dan file-file Item serta untuk membuat record pesanan
Sumber : Konsumen Jenis Aliran Data : File Layar
Tujuan : Proses 1
Laporan
Formulir Volume / Jam 10 / Jam
Internal
Perjalanan Struktur Data Dengan Aliran : Informasi Pesanan
Komentar : Informasi record pesanan untuk satu pesanan konsumen, Pesanan bisa diterima lewat surat, fakx atau melalui telepon.
Gambar 2.17 Contoh Deskripsi Aliran Data

Pesanan Konsumen =
Nomor Konsumen + Nama Konsumen + Alamat + Telepon + Nomor Katalog + Tanggal Pesanan + {Item Pesanan Yang Tersedia} + Total Barang + (Pajak) + Pengiriman dan Penanganan + Total Pesanan + Metode Pembayaran + (Jenis Kartu Kredit) + (Nomor Kartu Kredit) + (Masa Berlaku) +
Gambar 2.18 Contoh Deskripsi Struktur Data

Sumber [Kendal, 2005]
12.
Basis Data
1.12.1 Definisi Basis Data Menurut Fathansyah Basis Data dapat didefinisikan sebagai berikut : Basis Data adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah , [Fathansyah, 1999]. Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan , [Fathansyah, 1999]. Basis Data adalah kumpulan file / table / arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik [Fathansyah, 1999].
Database
merupakan
kumpulan
data
yang
pada
umumnya
menggambarkan aktivitas-aktivitas dan pelakunya dalam suatu organisasi, misalkan database universitas yang berisi mahasiswa, dosen, kuliah dan lain-lain. Sistem database adalah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data tersebut. Sistem database memiliki empat komponen penting yaitu [Sukrisno, 2005] : 1. Data, merupakan informasi yang disimpan dalam suatu struktur tertentu yang terintegrasi. 2. Hardware, merupakan perangkat keras berupa komputer dengan media penyimpan sekunder yang digunakan untuk menyimpan data karena pada umumnya database memiliki ukuran yang besar. 3. Software, merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan pengolahan data. Perangkat lunak ini sering disebut sebagai Database Management System (DBMS). 4. User, merupakan orang yang menggunakan data yang tersimpan dan terkelola. User dapat berupa seorang yang mengelola database tersebut, yang disebut dengan database administrator (bda), bisa juga end-user yang mengambil hasil dari pengelolaan database melalui bahasa query. User juga dapat seorang programmer yang membangun aplikasi yang terhubung ke database dengan menggunakan bahasa pemrograman.
1.12.2 Kegunaan Basis Data Sebelum komputer ditemukan, orang menyimpan data tertulis dalam bentuk kertas yang dimasukkan dalam suatu tempat dan kemudian diatur sedemikian rupa. Pengaturan tersebut sering disebut sebagai metode pengarsipan atau metode penyimpanan file. Penyimpanan data tersebut tentu saja rumit dan melelahkan. Setelah komputer ditemukan, pengarsipan data tertulis mulai dipindahkan ke dalam media penyimpanan komputer. Data tertulis yang jumlahnya berlemari-lemari dapat disimpan dalam media yang jauh lebih kecil,
misalnya disk. Sistem penyimpanan data dalam komputer tersebut sering disebut sebagai Sistem Database / Basis Data. [Sukrisno, 2005] Penyusunan basis data digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu [Fathansyah, 1999] : a. Redudansi dan inkosistensi data. 1. Redudansi adalah penyimpanan di beberapa tempat untuk data yang sama, dan ini akan mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan. 2. Inkosistensi (tidak konsisten) adalah penyimpanan data yang sama dan berulang-ulang di beberapa file. b. Kesulitan pengaksesan data. c. Isolasi data untuk standarisasi. d. Multi User (banyak pemakai). e. Masalah Keamanan (security). f. Masalah Integritas. g. Masalah data independence (kebebasan data).
1.12.3 Database Management System (DBMS) Database Management System (DBMS) merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah yang besar. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan manipulasi data secara lebih mudah. Sebelum adanya DBMS maka data pada
umumnya disimpan dalam bentuk flat-file, yaitu file teks yang ada pada sistem operasi. [Sukrisno, 2005] Penyimpanan data dalam bentuk DBMS mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan data dalam bentuk flat-file atau spreadsheet, diantaranya : 1. Performance yang didapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data yang disimpan
dalam flat-file. Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan media penyimpanan dan memori. 2. Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam data flat-file tidak akan terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan. 3. Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antar muka ke dalam data akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS. 4. Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database. Kemudahan didalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses secara bersama-sama akan lebih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file ataupun worksheet yang tersebar. 5. Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel dari pada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna. Sebuah Sistem Pengelola Basis Data (Database Management System) terbagi atas modul-modul yang masing-masing memiliki tanggung jawab dalam membentuk struktur Sistem Basis Data secara keseluruhan. Beberapa fungsifungsi dalam sistem pengelolaan basis data mungkin telah disediakan oleh sistem operasi. Tetapi dalam banyak hal, sistem operasi hanya menyediakan servis-servis dasar. Kelengkapan fungsi / modul antara DBMS yang satu dengan yang lain bisa berbeda, baik dari sisi kualitas maupun kuantitasnya. DBMS sederhana seperti dBase, Paradox atau MS-Access misalnya, tidak mengakomodasi pemakaian basis data oleh banyak pemakai. [Fathansyah, 1999]
Sebuah DBMS umumnya memiliki sejumlah modul fundamental sebagai berikut : DML Compiler, yang menterjemahkan ekspresi DML dalam bahasa query ke perintah-perintah low-level yang dapat dimengerti query evaluation engine. Kadang-kadang modul ini juga akan mencari bentuk query yang lebih efisien yang ekivalen dari query yang diberikan
pemakai. DML Precompiler, yang mengkonversi perintah DML yang ditambahkan dalam sebuah program aplikasi ke pemanggilan prosedur normal dalam bahasa induk. Precompiler ini akan berinteraksi dengan DML Compiler untuk menghasilkan kode aplikasi yang sesuai. DDL Interpreter, yang mengkonversi perintah-perintah DDL ke dalam sekumpulan tabel yang mengandung metadata. Tabel-tabel ini kemudian disimpan dalam kamus data. Query Evaluation Engine, yang mengeksekusi perintah-perintah low-level yang dihasilkan DML Compiler. File Manager, yang mengelola alokasi ruang dalam disk dan struktur data yang dipakai untuk merepresentasikan informasi yang tersimpan dalam disk. Sebenarnya sistem operasi (tempat di mana DBMS diaktifkan) juga memiliki modul file manager. Tetapi file manager di DBMS lebih difokuskan pada efisiensi dan efektivitas penyimpanan. Buffer Manager, yang bertanggung jawab dalam pengambilan data dari disk ke memori utama, dan memutuskan apakah data akan dikelola di memori atau tidak.
Untuk DBMS dengan fasilitas / fitur yang lebih lengkap, tentu saja masih ada sejumlah modul lain, seperti modul untuk mengelola keamanan data (security), menjaga integritas data, melakukan penggandaan data (backup), melaksanakan proses pemulihan data jika perlu (recovery), dan lain-lain. 1.12.4 Perancangan Basis Data Tujuan perancangan adalah untuk mendefinisikan informasi apa yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun sehingga mudah untuk dilakukan transformasi ke dalam kode actual dan kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah, hapus) data.
1.12.4.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Model Entity-Relationship yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan menggunakan diagram EntityRelationship (Diagram E-R). Notasi simbolik di dalam diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah sebagai berikut :
Tabel 2.2 Simbol Entity Relationship Diagram Simbol Keterangan
Himpunan Entitas
Himpunan Relasi
R
Atribut yang dimiliki entitas
Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas

Sumber [Fathansyah, 1999]
Berikut adalah penggambaran relasi antar himpunan entitas, serta relasi itu sendiri digunakan untuk menjelaskan batasan-batasan pada jumlah entitas yang dihubungkan dengan melalui suatu relationship. Ada tiga derajat relasi, yaitu :
a. One to One (1 : 1) Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di sebuah himpunan entitas paling banyak berhubungan dengan satu entitas di himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Contoh : Adanya relasi entitas Dosen dengan entitas Jurusan, relasinya diberi nama mengepalai.
nama_dos
alamat_dos
nama_dos
kode_jur
kode_jur
nama_jur
1 Dosen Mengepalai
Jurusan
Gambar 2.19 Contoh relasi one to one

Pada relasi ini, satu dosen hanya dapat mengepalai satu jurusan dan satu jurusan hanya bisa dikepalai oleh satu dosen.
b. One to Many (1 : N) Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan entitas pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, tetapi setiap entitas di himpunan entitas kedua hanya akan
berhubungan dengan paling banyak satu entitas di himpunan entitas pertama.
nama_dos
nama_dos
kode_kul
kode_kul
nama_kul
1 Dosen Mengajar
Kuliah
alamat_dos
waktu
Tempat
sks
semester
Gambar 2.20 Contoh relasi One to Many

Pada relasi ini, satu dosen dapat memberikan banyak mata kuliah dan banyak mata kuliah bisa diberikan oleh suatu dosen.
c. Many to Many (N : M) Pada hubungan ini berarti untuk setiap entitas di himpunan pertama dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas di himpunan entitas kedua, begitu juga sebaliknya.
nim
nama_mhs
nim
kode_kul
kode_kul
nama_kul
nama_dos
Mahasiswa
Mempelajari
Kuliah
Mempelajari
Dosen
alamat_mhs
tgl_lahir
indeks_nilai
sks
semester
alamat_dos
Gambar 2.21 Contoh relasi Many to Many

Pada relasi ini, banyak mahasiswa dapat mempelajari banyak mata kuliah dan banyak mata kuliah bisa dipelajari oleh banyak mahasiswa.
1.12.4.2 Teknik Normalisasi Normalisasi adalah proses menghilangkan atau mengurangi pengulangan data, menentukan key yang unik untuk mengakses data item dan membantu menentukan hubungan yang diperlukan antara data item. Suatu relasi dikatakan sudah berada dalam bentuk normalisasi tertentu bila memenuhi beberapa batasan tertentu pada tingkat bawahnya. Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimasi rancangan basis data relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang potensial. Normalisasi juga dapat diterapkan ke model basis data lainnya. Secara sederhana, normalisasi melibatkan pemecahan data dalam tabel ke dalam tabel yang lebih kecil sampai tiap atribut dalam tiap tabel hanya bergantung pada (beberapa) kunci dalam tabel tersebut, suatu proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya yang berfungsi untuk menghilangkan kerangkapan data, serta menentukan kunci yang unik untuk mengakses data item, atau suatu proses perancangan basis data untuk mendapatkan bentuk normal, sedangkan tingkat normalisasi disebut normal form. Sebuah data telah dikatakan baik, jika setiap tabel yang menjadi unsur pembentuk basis data tersebut juga telah berada dalam keadaan baik atau normal. Selanjutnya sebuah tabel dapat dikatagorikan baik, efisien atau normal, jika telah memenuhi 3 (tiga) criteria berikut [Fathansyah, 1999] : 1. Jika ada dekomposisi (penguraian) tabel, maka dekomposisinya harus dijamin aman (lossless-join decomposition). 2. Terpeliharanya ketergantungan fungsional pada saat perubahan data (dependency preservation). 3. Tidak melanggar Boyce-Code Normal Form (BCNF).
Normalisasi sendiri merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logic basis data relational yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan criteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Kriteria tersebut terdapat dalam bentukbentuk normalisasi yang lain, sebagai berikut [Fathansyah, 1999] :
1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk normal kesatu (1NF / First Normal Form) Bentuk normal kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar / rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field berupa atomic value. Tidak ada sel atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda. Tiap field hanya ada satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain. 3. Bentuk normal kedua (2NF / Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk normal ketiga (3NF / Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut super key.
1.12.4.3 Field-field Kunci Dalam Normalisasi Field-field kunci yang digunakan dalam teknik normalisasi adalah sebagai berikut [Andri Kristanto, 2003] : 1. Kunci Kandidat, merupakan suatu atribut atau field yang
mengidentifikasi secara unik dari suatu kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entity. 2. Kunci Primer, adalah kunci kandidat yang dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Kunci ini sifatnya unik dan tidak mungkin ganda. 3. Kunci tamu, adalah kunci primer yang ditempatkan pada file lain dan biasanya menunjukan dan melengkapi suatu relasi antara file satu dengan yang lainnya. 4. Kunci alternatif, adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer.
1.12.4.4 Pengantar SQL (Structured Query Language) SQL merupakan bahasa query yang paling banyak dipilih oleh DBMS dan Development Tools (seperti Visul Basic, Delphi, Power Builder, Java dan lain-lain) dalam menyediakan media bagi penggunanya untuk berinteraksi dengan basis data. Bahasa ini dibangun dengan dasar Aljabar Relasional dan sedikit Kalkulus Relasional. Pada tahun 1992 telah ditetapkan standard awal dari bahasa SQL, terutama menyangkut sintaksnya ( tata bahasanya ), yang kemudian dikenal dengan SQL-92. [Fathansyah, 1999]
Dalam perjalanannya, karena adanya kebutuhan-kebutuhan baru dalam pengelolaan dan pengolahan data, masing-masing pembuat DBMS melakukan pengembangan sendiri-sendiri, yang pada akhirnya menghasilkan varian-varian SQL. Karena itu, kendati secara prinsip sama, terkadang kita harus menuliskan ekspresi SQL yang sedikit berbeda antara DBMS yang satu dengan yang lain. Penggunaan sintaks-sintaks SQL standard (Struktur Dasar) ekspresi SQL dasar select, from dan where. Klausa select digunakan untuk menetapkan daftar atribut (field) yang diinginkan sebagai hasil query. Klausa ini mengacu pada operasi projeksi dalam bahasa query formal. Klausa from digunakan untuk menetapkan relasi atau tabel (atau gabungan tabel) yang akan ditelusuri selama query data dilakukan. Klausa where yang sifatnya opsional, digunakan sebagai predikat (kriteria) yang harus dipenuhi dalam memperoleh hasil query. Klausa ini mengacu pada operasi seleksi dalam bahasa query formal.
Sintaks (format penulisan) dari ekspresi SQL dasar dengan 3 klausa tersebut adalah :
Select A1 [ , A2, . . . . ., An ]
From t1 [ , t2, . . . . , tm ] [ where P ] Dimana : [ A1, A2,., An merupakan daftar atribut ], [t1, t2, ., tm merupakan daftar tabel atau relasi ], [ P merupakan predikat query ], dan [] merupakan tanda opsional ( boleh digunakan, boleh tidak digunakan ), tergantung kebutuhan.
13.
Perangkat Lunak (Software) Pemodelan & Pemrograman Pengembangan Sistem
Dalam
1.13.1 Software Pemodelan Microsoft Visio 2003
Microsoft Visio 2003 adalah sebuah program grafis khusus untuk membuat gambar aneka diagram secara cepat dan instant, menyediakan banyak shape (objek gambar) siap pakai yang dapat secara langsung diterapkan untuk membuat aneka diagram guna menunjang pemodelan data dalam pengembangan sistem, mulai dari pemodelan Flow Chart, Block Diagram Flowmap, Data Flow Diagram (DFD), Grafik Data dan sebagainya. [Handi Chandra, 2006] 1.13.1.1 Keunggulan Microsoft Visio 2003 Berikut ini adalah keunggulan dari Microsoft Visio 2003 : Tersedia template dan shape siap pakai dalam jumlah yang banyak yang dapat digunakan secara langsung dalam diagram rancangan. Lingkungan kerja Visio 2003 seragam dengan produk-produk Microsoft Office, sehingga lebih mudah untuk mempelajarinya. Kompabilitasnya dengan program Office lain seperti Word, Excell, Access, Frontpage tinggi. Hal ini membuat kita mudah memasukan diagram hasil pekerjaan Visio ke dalam program-program tersebut.
1.13.1.2 Elemen-Elemen Microsoft Visio 2003
Gambar 2.22 Tampilan Layar Kerja Microsoft Visio 2003

[Handi Chandra, 2006]
Menu, fungsi-fungsi untuk menjalankan Visio 2003 adalah di dalam menu yang terkelompok ke dalam 9 kategori. Setiap kategori menu memiliki lagi submenu.
Toolbar, berisikan tombol-tombol cepat untuk menjalankan sebuah fungsi Visio 2003. Ada banyak toolbar di dalam Visio 2003, sebagian disembunyikan, menginginkannya. namun kita dapat menampilkannya apabila
Stencil, berisikan sekumpulan objek shape siap pakai yang terkelompok berdasarkan kategori.
Shape, objek siap pakai yang dapat digunakan secara langsung dalam membuat sebuah diagram tertentu.
Page Tab, halaman kerja dalam Visio 2003. Kita dapat membuat lebih dari satu halaman kerja. Setiap halaman kerja dapat berisikan satu diagram atau lebih. Menggunakan multiple halaman kerja dapat membuat
pengorganisasian diagram menjadi lebih teratur dan rapih. Drawing pane, area kerja Visio 2003. Di dalam Drawing Pane inilah kita menyusun dan membuat diagram. Ruller, mistar keterangan ukuran Drawing Pane. Satuan dari mistar dapat diatur, seperti inch, millimeter, centimeter dan seterusnya. Dengan adanya ruller ini membuat spesifikasi gambar menjadi lebih mudah.
1.13.2 Bahasa Pemrograman Visual Basic (VB) 6.0 Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintah perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP). Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event drive, dimana program akan menunggu sampai ada respons dari user / pemakai program aplikasi yang dapat berupa kejadian atau event, misalnya ketika user meng-klik tombol atau menekan Enter. Jika kita membuat aplikasi dengan Visual Basic maka kita akan mendapatkan file yang menyusun aplikasi tersebut, yaitu : 1. File Project (*.vbp), merupakan kumpulan dari aplikasi yang kita buat. File project bisa berupa file (*.frm), (*.dsr) atau file lainnya.
2. File Form (*.frm), merupakan file yang berfungsi untuk menyimpan informasi tentang bentuk form maupun interface yang kita buat.
1.13.2.1 Mekanisme Visual Basic 6.0 Dalam pemrograman berbasis obyek (OOP), perlu memahami istilah object, property, method dan event sebagai berikut : 1. Object : komponen di dalam sebuah program 2. Property : karakteristik yang dimiliki object 3. Method : aksi yang dapat dilakukan oleh object 4. Event : kejadian yang dapat dialami oleh object
Sebagai ilustrasi, kita dapat menganggap sebuah mobil sebagai object yang memiliki property, method dan event. Perhatikan gambar berikut :
Gambar 2.23 Istilah object, property, method dan event dalam Visual Basic 6.0
Implementasinya dalam sebuah aplikasi misalnya kita membuat form, maka form tersebut memiliki property, method, dan event. Sebagaimana
pemrograman visual lain seperti Delphi dan Java, VB juga bersifat event-driven progamming. Artinya kita dapat menyisipkan kode program pada event yang dimiliki suatu obyek.
1.13.2.2 Keunggulan Visual Basic 6.0 Bahasa pemrograman Visual Basic memiliki keunggulan sebagai berikut [Jaja Jamaludin Malik, 2007] : 1. Merupakan salah satu pemrograman berorientasi objek. 2. Mudah untuk dipelajari. 3. Selain menawarkan kemudahan, Visual Basic juga cukup andal untuk digunakan dalam pembuatan berbagai aplikasi, terutama aplikasi database. 4. Bersifat event-drive programming 1.13.2.3 Kompilasi pada Visual Basic 6.0 Program Visul Basic berbasis Windows bersifat event-driven, artinya program bekerja berdasarkan event yang terjadi pada object di dalam program tersebut. Misalnya, jika seorang user meng-klik sebuah tombol maka program akan memberikan reaksi terhadap event-klik tersebut. Program akan memberikan reaksi sesuai dengan kode-kode program yang dibuat untuk suatu event pada object tertentu.
Gambar 2.24 Penulisan Kode Program Visual Basic
Ketika kode program di debug (meng-klik tombol Start ( ) pada bagian Toolbar atau tekan / F5) untuk compile program, setiap event berdasarkan object tertentu diletakkan pada file keluaran masing-masing, Visual Basic (VB) 6.0 akan menyimpan program yang dibuat ke dalam beberapa file yang saling terkait, file project (* .vbp ), file form (*.frm) dan file module (*.bas).
1.13.2.4 Integrated Development Environment (IDE) Visual Basic 6.0 IDE Visual Basic 6.0 adalah bagian dari Visual Basic yang digunakan untuk menciptakan aplikasi. Dengan IDE inilah pemrograman secara visual merancang tampilan untuk para user (antar muka pemakai) dan menuliskan listing program (kode). Lingkungan IDE terdiri dari beberapa bagian-bagian dimana setiap bagiannya mempunyai fungsi-fungsi tertentu, antara lain MenuBar, ToolBar / SpeedBar, Jendela ToolBox, Jendela Form Designer, Jendela Kode Editor, Jendela Project, Jendela Properties dan Jendela Form LayOut. Berikut ini adalah penjelasan tentang komponen-komponen serta kegunaannya.
Gambar 2.25 Bagian-bagian Utama didalam IDE Visual Basic 6.0 MenuBar, berfungsi memilih tugas-tugas tertentu, seperti memulai, memilih, mengakhiri suatu aplikasi dan sebagainya. ToolBar / SpeedBar, memiliki fungsi yang tidak jauh berbeda dengan MenuBar. Hanya saja ToolBar / SpeedBar penggunaannya lebih praktis dan cepat (dinyatakan dalam bentuk icon). Jendela ToolBox, berisikan kumpulan komponen-komponen yang akan ditempelkan / diletakkan dalam form dan digunakan untuk mendesain form sehingga membentuk user interface. ToolBox Standard mempunyai banyak pilihan komponen, diantaranya Label, CommandButton, TextBox, CheckBox,
ComboBox, ListBox, Timer, Image, Shape, Line dan masih banyak lagi, yang masing-masing mempunyai kegunaan. Jendela Properties, jendela ini digunakan untuk memanipulasi control-kontrol yang sudah ada dalam form, jendela properties ini mempunya dua halaman yang masing-masing disebut Alpabetic (nama properti) dan Catagorized (pilihan properti). Jendela Form LayOut, jendela ini secara langsung menampilkan tata letak (LayOut) form pada project.
BAB III ANALISIS SISTEM
Pada bab ini akan dijelaskan hal-hal yang berkaitan dengan tahap Preliminary Investigation dan analisis sistem (System Analysis) menurut metode Traditional (Waterfall) System Development Methodology yang dikemukakan oleh Dewitz [1996]. 14. Preliminary Investigation Preliminary Investigation merupakan tahap persiapan, dimana pada tahapan ini dilakukan survey / investigasi ke lapangan atau objek penelitian dengan tujuan untuk mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan sistem yang akan dikembangkan.
1.14.1 Sasaran Sistem Yang Dibutuhkan Sasaran dari sistem ini adalah untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan serta permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan. Sistem yang akan dikembangkan merupakan sebuah sistem informasi
terkomputerisasi yang berfungsi untuk menangani proses pengelolaan data Purchasing Order. Adapun sasaran yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Dapat memberikan kemudahan kepada pengguna/bagian Staff Gudang produksi dalam mengelola data penerimaan dan pengiriman order barang serta memberikan pelayanan yang baik kepada customer. b. Dapat memberikan informasi order barang dan informasi mengenai penerimaan dan pengiriman order barang serta informasi mengenai proses produksi dengan cepat.
c. Meningkatkan keamanan dan keakuratan dalam proses pengolahan data. d. Menyediakan laporan-laporan yang berkaitan dengan aktivitas gudang produksi dengan cepat dan akurat.
1.14.2 Kendala Sistem Yang Sedang Berjalan Proses pengelolaan data Purchasing Order yang terdapat di PT. LMS Bandung mulai dari pencatatan data customer, data barang sampai dengan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual ditambah dengan pemanfaatan program default komputer yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excell, sehingga menimbulkan beberapa permasalahan yaitu : a. Informasi mengenai status suatu order barang sulit diperolah. b. Proses pembuatan laporan tidak bisa dilakukan dengan cepat. c. Terjadinya penumpukan catatan pada buku induk gudang produksi sehingga menyulitkan pencarian. d. Sulitnya memperoleh informasi mengenai order barang yang belum diproses produksi atau belum dikirim kepada customer.
1.14.3 Ruang Lingkup Sistem Ruang lingkup dari Sistem Purchasing Order di bagian Gudang produksi meliputi : a. Customer merupakan bagian dari pelanggan yang sudah terdaftar menjadi langganan produksi di PT. LMS Bandung yang dapat melakukan pengiriman order barang. b. Staff Gudang Produksi yaitu pihak yang bertugas melayani penerimaan order barang dari customepat dan melakukan pengiriman order barang
setelah diproses produksi serta melakukan pengelolaan data dari berkas laporan masing-masing staff produksi dan membuat laporan tiap akhir bulan mengenai data Purchasing Order kepada Staff. Koordinator produksi untuk evaluasi. c. Staff produksi Matching (Lab produksi matching colour) yaitu pihak yang bertugas membuat laporan tertulis hasil proses produksi uji kualitas obat / zat warna (colour) sesuai dengan permintaan customer untuk disampaikan kepada Staff Gudang produksi. d. Staff produksi celup (Dyeing) yaitu pihak yang bertugas membuat laporan tertulis hasil produksi pencelupan warna (colour) untuk disampaikan kepada Staff Gudang produksi. e. Staff produksi printing (Finishing) yaitu pihak yang bertugas membuat laporan tertulis hasil produksi akhir (finishing) / printing untuk disampaikan kepada Staff Gudang produksi. f. Staff Koordinator Produksi yaitu pihak yang bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas produksi serta pihak yang menerima dan mengesahkan laporan yang berkaitan dengan aktivitas produksi.
1.14.4 Evaluasi Kelayakan Tujuan dari evaluasi kelayakan yaitu melakukan pengkajian untuk menilai apakah system yang digunakan akan layak untuk dipakai atau tidak. Evaluasi kelayakan yang akan dipakai meliputi kelayakan teknik dan kelayakan operasi sebagai berikut : a. Kelayakan teknik yaitu sistem yang akan dibangun harus memiliki kemudahan untuk dioperasikan. b. Kelayakan operasi yaitu sistem yang akan dibangun harus memiliki kemampuan untuk menghasilkan informasi yang lebih baik dan lebih
efisien serta tersedianya personil yang mampu untuk mengoperasikan system tersebut.
1.14.5 Data Yang Berhubungan Dengan Sistem Data yang secara langsung berhubungan dengan sistem Purchasing Order terdiri dari : a. Data Order Barang merupakan data mengenai seluruh history daftar barang yang terdapat di gudang produksi. b. Data Customer yaitu data mengenai beberapa pelanggan yang terdaftar sebagai customer yang terlibat dalam aktivitas produksi dengan pengiriman order barang yang dipercayakan kepada PT. LMS untuk diproduksi. c. Catatan penerimaan dan pengiriman / pengembalian order barang yaitu catatan mengenai data customer yang melakukan pengiriman order barang untuk diproduksi dan item barang yang dikirimkan beserta jenis, kuantitas dan status permintaan untuk pengiriman balik / pengembaliannya. d. Laporan Purchasing Order yaitu laporan mengenai detail penerimaan order barang beserta hasil produksi.
1.14.6 Data Yang Menjadi Kendala Dalam Sistem Sistem Purchasing Order di gudang produksi PT.LMS Bandung masih dilakukan secara manual sehinggan masih terdapat kendala yang berkaitan dengan data yang akan diolah. Adapun data yang menjadi kendala adalah : a. Data penerimaan order barang masih dicatat secara manual pada buku induk gudang produksi sehingga terjadi penumpukan catatan, yang mengakibatkan sulitnya dilakukan pencarian. b. Data order barang yang terdapat di gudang produksi sulit diketahui statusnya apakah sudah diproduksi atau belum, dan jika sudah diproduksi
apakah order barang tersebut sudah di kirim / dikembalikan kepada customer atau masih ada di gudang belum diproduksi. c. Data untuk pembuatan laporan masih tergantung kepada data catatan penerimaan order barang yang terdapat pada buku induk gudang produksi karena sebelum laporan detail pengiriman / pengembalian order barang dibuat terlebih dahulu harus dilakukan pemeriksaan mengenai data customer dan order barang yang diproduksi yang dilihat disesuaikan dengan buku induk gudang produksi.
1.14.7 Ruang Lingkup Dokumen Entitas-entitas yang berhubungan dengan sistem Purchasing Order ini meliputi data input dan data output : 1. Data Input (masukan) mencakup data order barang, data customer, data penerimaan dan data pengiriman/pengembalian. 2. Data Output (keluaran) mencakup data order barang yang dikirim oleh customer beserta klasifikasinya juga proses produksi yang dikerjakan dan data customer yangmelakukan pengiriman order barang.
15.
Analisis Sistem (System Analysis) Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan- hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 3.2.1. Analisis Konteks Organisasi (Organizational Context) Dalam organisasi, pengelompokan orang-orang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan dan dengan tujuan yang sama dinamakan departemen atau divisi. Bagan organisasi menunjukan bagaimana departemen-departemen yang ada akan dikoordinasi sesuai jalur wewenang yang dimiliki. Bagan organisasi adalah
penggambaran struktur kerja dari sebuah organisasi, dimana didalamnya menunjukan hubungan wewenang dan tanggung jawab serta deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan. [Andri Kristanto, 2003] Adapun struktur organisasi PT. Laju Makmur Sentosa (LMS) Bandung di gambarkan pada gambar 3.1 sebagai berikut :
DIREKTUR
STAFF PERSONALIA
STAFF AKUNTING
STAFF MARKETING
STAFF KOORDINATOR PRODUKSI
STAFF PEMBELIAN
STAFF PEMBIAYAAN (KAS)
STAFF GUDANG PRODUKSI
STAFF MATCHING COLOUR
STAFF DYEING
STAFF FINISHING
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Laju Makmur Sentosa (LMS) Bandung
Sumber : [Company Profile PT. LMS Bandung, 2009]
3.2.2. Analisis Konteks Fungsi Area (Functional Area Context) Pada penelitian ini penulis hanya menganalisis sistem Purchasing Order di bagian gudang produksi saja. Adapun struktur organisasi bagian gudang produksi di PT. LMS Bandung adalah sebagai berikut :
STAFF KOORDINATOR PRODUKSI
STAFF GUDANG PRODUKSI
STAFF PROD. MATCHING COLOUR
STAFF PROD. DYEING (CELUP)
STAFF PROD. FINISHING
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Gudang Produksi PT. LMS Bandung

Sumber : [Program Kerja PO PT. LMS Bandung, 2009]
Fungsional sistem / bagian yang terlibat di dalam sistem yaitu terdapat pada bagian gudang produksi yang melakukan pengelolaan arus barang dalam aktivitas Purchasing Order.
3.2.2.1.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
a. Staff Koordinator Produksi Tanggung Jawab Hasil Pokok Kegiatan : Terselenggaranya proses produksi : 1. Pelaksanaan Produksi 2. Evaluasi standar kualitas proses produksi Tugas Pokok Jabatan : Menyelenggarakan upaya team produksi
Kewenangan
: 1. Memberikan tugas kepada staff produksi 2. Melakukan pembinaan staff produksi
Uraian Tugas
: 1. Koordinator Pelaksana produksi 2. Melaksanakan proses produksi 3. Pengendalian dan pengawasan proses produksi 4. Pemberdayan kemampuan SDM Produksi 6. Menyampaikan kebijakan-kebijakan dan Mensosialisasikan kepada staff produksi.
b. Staff Gudang Produksi
Tanggung Jawab
: Berjalannya aktivitas penerimaan dan pengiriman barang hasil proses produksi
Hasil Pokok Kegiatan
: 1. Pengelolaan data customer & order / barang 2. Pembuatan Laporan Purchasing Order
Tugas Pokok Jabatan Kewenangan Uraian Tugas
: Mengatur arus barang hasil proses produksi : Melakukan pengecekan barang / order customer : 1. Melaksanakan pengiriman barang 2. Membuat laporan Purchasing Order
c. Staff Produksi Matching Colour
Tanggung Jawab Hasil Pokok Kegiatan
: Tercapainya hasil uji Lab. Matching colour : 1. Pengujian sample warna (colour) dari customer 2. Penentuan resep zat warna untuk produksi
Tugas Pokok Jabatan Kewenangan
: Mengatur aktivitas percobaab zat warna di Lab : 1. Melakukan pengujian sample testing colour 2. Menentukan resep zat warna yang bisa diproses 3. Menentukan sample colour untuk acc customer
Uraian Tugas
: 1. Melaksanakan pengujian sample sesuai order 2. Pengecekan pemakaian zat warna / obat di Lab 3.Memberikan laporan kepada staff gudang produksi.
d. Staff Produksi Dyeing (Celup)
Tanggung Jawab Hasil Pokok Kegiatan Tugas Pokok Jabatan Kewenangan
: Tercapainya proses dyeing (celup) : Barang hasil celup warna acc matching colour : Mengatur aktivitas proses produksi dyeing (celup) : 1. Melakukan proses dyeing (celup) 2. Menentukan penggunaan mesin dyeing (celup) 3. Menentukan kualitas hasil proses dyeing (celup)
Uraian Tugas
: 1. Melaksanakan proses dyeing sesuai order 2. Memberikan laporan kepada staff gudang produksi.
e. Staff Produksi Finishing
Tanggung Jawab Hasil Pokok Kegiatan Tugas Pokok Jabatan Kewenangan
: Tercapainya proses akhir (finishing) : Barang hasil finishing acc dyeing : Mengatur aktivitas proses produksi finishing : 1. Melakukan proses finishing 2. Menentukan penggunaan mesin finishing 3. Menentukan kualitas hasil proses finishing
Uraian Tugas
: 1. Melaksanakan proses finishing sesuai order 2. Memberikan laporan kepada staff gudang produksi.
3.2.3. Analisis Sistem Berjalan (Analyze existing system) 3.2.3.1. Deskripsi Sistem Purchasing Order Customer mengirim order barang yaitu hasil pengolahan produksi textile mentah dan sample colour yang diinginkan disertai dengan bukti Surat Jalan pengiriman barang yang diserahkan kepada Staff gudang produksi PT. LMS Bandung untuk dilakukan pencatatan. Staff gudang produksi melakukan pengecekan barang dan pencatatan pada buku induk gudang mengenai detail data customer yang melakukan pengiriman order barang dan order barang yang diterima disertai dengan tanggal melakukan penerimaan dan jatuh tempo pengiriman/pengembalian order barang setelah proses produksi sesuai permintaan customer, selanjutnya Staff gudang produksi membuat print out daftar penerimaan order barang tersebut dan menyerahkannya kepada Staff Koordinator produksi. Staff Koordinator produksi menerima print out daftar penerimaan order barang / DPB(in) yang diserahkan oleh Staff Gudang, kemudian Staff. Koordinator produksi merencanakan daftar kerja bersama masing-masing Staff produksi untuk melakukan proses produksi di lapangan dimulai dari proses matching (test sample colour), dyeing (celup warna) dan proses akhir finishing (printing) sesuai dengan urutan daftar penerimaan order barang dari customer. Staff produksi matching menjalankan proses sesuai daftar kerja dan memberikan laporan tertulis hasil proses produksi matching kepada staff gudang. Staff produksi dyeing menjalankan proses sesuai daftar kerja dan memberikan laporan tertulis hasil proses dyeing kepada staff gudang. Staff produksi finishing menjalankan proses sesuai daftar kerja dan memberikan laporan tertulis hasil proses finishing kepada staff gudang. Setelah proses tahapan akhir produksi (finishing) order barang hasil produksi akan dikirim/dikembalikan oleh staff gudang kepada customer disertai dengan surat jalan pengiriman hasil proses produksi. Semua data laporan tertulis hasil proses produksi dari masing-masing staff produksi (matching, dyeing & finishing) beserta data penerimaan order barang
dari buku induk gudang perhari dibuat laporan rekapitulasi penerimaan order barang dan akan dicatat sebagai data bahan pembuatan laporan Purchasing Order yaitu detail penerimaan order barang beserta hasil produksi yg dikerjakan, laporan tersebut diserahkan kepada Staff Koordinator produksi untuk ditandatangani. Staff Koordinator produksi menerima laporan mengenai aktivitas Purchasing Order dan menandatangani laporan tersebut kemudian diarsipkan.
3.2.3.2. Deskripsi Proses a. Proses Penerimaan Order Barang / DPB (in) Tabel 3.1 Deskripsi Proses Penerimaan Barang Process
Penerimaan Order Barang / DPB (in)
External Entity
Customer
Input
- Data Customer - Data Order Barang
Output
- DPB (in)
Data Storage
- Buku Induk Gudang produksi
S.J Customer
Penerimaan Barang
- DPB (in)
Gambar 3.3 Blok Diagram Proses Penerimaan Barang
b. Proses Buat Daftar Kerja Produksi Tabel 3.2 Deskripsi Proses Buat Daftar Kerja Produksi Process
Buat Daftar Kerja Produksi
External Entity
- Staff Koordinator Produksi - Staff. Prod Matching
Input
- DPB (in)
Output
- Daftar Kerja Matching
Data Storage
- Daftar Kerja Dyeing - Daftar Kerja Finishing

- Daftar Kerja Matching - Daftar Kerja Dyeing - Daftar Kerja Finishing
DPB (in)
Gambar 3.4 Blok Diagram Proses Buat Daftar Kerja Produksi
c. Proses Matching Tabel 3.3 Deskripsi Proses Matching Process

Matching
External Entity
- Staff Koordinator Produksi - Staff. Prod Matching
Daftar Kerja Matching
Input
Daftar kerja Matching
Output
Lap. Prod Matching
Data Storage
Proses Matching
Lap. Prod Matching
Gambar 3.5 Blok Diagram Proses Matching d. Proses Dyeing Tabel 3.4 Deskripsi Proses Dyeing Process
Dyeing (Celup Warna)
External Entity
- Staff Koordinator Produksi - Staff. Prod Dyeing
- Daftar Kerja Dyeing
Input
Output
Lap. Prod Dyeing
Data Storage
Proses Dyeing
Lap. Prod Dyeing
Gambar 3.6 Blok Diagram Proses Dyeing e. Proses Finishing Tabel 3.5 Deskripsi Proses Finishing Process
Finishing (Printing)
External Entity
- Staff Koordinator Produksi - Staff. Prod Finishing
- Daftar Kerja Finishing
Input
Output
Lap. Prod Finishing
Data Storage
Proses Finishing
Lap. Prod Finishing
Gambar 3.7 Blok Diagram Proses Finishing
f. Proses Pengiriman Barang / DPB (out) Tabel 3.6 Deskripsi Proses Pengiriman Barang Process
Pengiriman Barang / DPB (out)
External Entity
Customer
Input
- Lap. Prod Matching - Lap. Prod Dyeing - Lap. Prod Finishing
Output
- Data Pengiriman Barang / DPB (out)
Data Storage
Pengiriman Barang
DPB (out)
Gambar 3.8 Blok Diagram Proses Pengiriman Barang
3.2.3.3. Analisis Fisik (People Procedure Data Software Hardware / PPDSH) Langkah pertama sebelum menentukan sistem yang baru adalah melakukan analisis terhadap fisik sistem.
1. Analisis People (orang) Merujuk pada struktur organisasi, dapat ditentukan orang (People) yang terlibat dengan sistem yang ada adalah sebagai berikut : a. Customer adalah pelanggan yang mengirimkan order barang untuk di produksi di Industri PT. LMS Bandung. b. Staff. Produksi adalah pelaksana proses produksi, terdiri dari staff produksi Matching, Dyeing dan Finishing yang mendapatkan perintah dari Staff Koordinator produksi berupa daftar kerja proses produksi yang harus dilaksanakan, dan diwajibkan membuat laporan produksi untuk diserahkan kepada Staff Gudang produksi. c. Bagian Gudang Produksi, yang merupakan pengelola data-data produksi, memberikan pelayanan terhadap customer, melakukan pemeriksaan laporan-laporan hasil proses produksi dari masing-masing staff. Produksi, melakukan penerimaan dan pengiriman order barang serta membuat laporan Purchasing Order. d. Staff Koordinator Produksi, yang membuat daftar kerja aktivitas proses produksi di lapangan untuk masing-masing Staff pelaksana produksi, serta setiap akhir bulan menerima laporan dari bagian gudang produksi mengenai data-data laporan Purchasing Order.
2. Analisis Prosedur (procedure) Sistem pada bagian gudang produksi PT. LMS Bandung, didalamnya terdapat beberapa prosedur sebagai berikut :
Tabel 3.7 Gambaran Sistem Fisik (PPDSH) People Customer Procedures Melakukan pengiriman order barang disertai Surat Jalan pengiriman barang. Melaksanakan proses Staff Produksi (Matching, Dyeing, & Finishing) produksi berdasarkan daftar kerja dari Staff Koordinator produksi dan menyerahkan laporan hasil proses produksi kepada Staff Gudang. Mengolah dan memeriksa data Staff Gudang Produksi Purchasing Order, laporan-laporan staff produksi, melakukan penerimaan dan pengiriman order barang, menyerahkan laporan Purchasing Order kepada staff. Koordinator produksi setiap akhir bulan. Staff Koordinator. Produksi Membuat daftar kerja produksi dan memeriksa laporan Data Purchasing Order dari Staff. Gudang produksi setiap bulan Laporan Produksi : Lap. Prod Matching Lap. Prod Dyeing Lap. Prod Finishing - Data Customer - Data Order Barang - Data Penerimaan Barang / DPB (in) - Data Laporan Produksi - Data Pengiriman Barang / DPB (out), dan - Laporan detail Purchasing Order Microsoft Komputer Office Excel Data Surat Jalan (S.J Customer) Data S/W H/W
Daftar kerja produksi
Microsoft Komputer Office Word
3. Analisis Data Analisis kebutuhan ini dilakukan untuk menemukan input dan output apa saja yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun. Adapun input yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Data Input Analisis kebutuhan ini dilakukan untuk menemukan input apa saja yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun. Adapun input yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a) Data Customer (Kode_Customer, Nama_Customer, Alamat, Telp). b) Data Order Barang (Kode_Barang, Nama_Barang) c) Data Penerimaan Barang / DPB (in) meliputi (Kode_Customer, Kode_Barang, No_PO, Tgl_Terima_Barang, Desain,
Jumlah_Roll, Berat_Kg). d) Data Produksi : 1. Data Matching (Tgl_Matching, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Warna). 2. Data Dyeing (Tgl_Dyeing, No_PO, Kode_Customer,
Kode_Barang, Jenis_Obat). 3. Data Finishing (Tgl_Finishing, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Jenis_Printing). e) Data Pengiriman Barang / DPB(out) meliputi
(Tgl_Kirim_Barang, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Desain, Warna, Jenis_Obat, Jenis_Printing, Jumlah_Roll,
Berat_Kg).
b. Data Output a). Laporan Purchasing Order berdasarkan Customer b). Laporan Purchasing Order berdasarkan Tanggal Penerimaan Order.
3.2.3.4. Analisis Logika (Input Process Output Storage Control / IPOSC) Analisis logis ini merupakan gambaran sistem yang menunjukan proses apa pada sistem yang sedang berjalan. Adapun proses analisa logis pada sistem Purchasing Order ini digambarkan sebagai berikut :
1. Penerimaan Barang Tabel 3.8 Penerimaan Barang Input

S.J Customer
Proses
Penerimaan Barang
Output
- DPB (in)
Storage
Buku Induk gudang produksi
Control
Staff. Gudang
2. Buat Daftar Kerja Produksi Tabel 3.9 Buat Daftar Kerja Produksi Input
DPB (in)
Proses
Output
- Daftar Kerja Matching - Daftar Kerja Dyeing - Daftar Kerja Finishing
Storage
Control
Staff. Koordinator
3. Matching Tabel 3.10 Matching Input

Daftar Kerja Matching
Proses
Matching
Output
Lap. Prod Matching
Storage
Control
Staff. Prod. Matching
4. Celup (Dyeing) Tabel 3.11 Celup (Dyeing) Input

Proses
Celup (Dyeing)
Output
Lap. Prod Dyeing
Storage
Control
Staff. Prod. Dyeing
5. Printing (Finishing) Tabel 3.12 Printing (Finishing) Input

Proses
Printing (Finishing)
Output
Lap. Prod Finishing
Storage
Control
Staff. Prod. Finishing
6. Pengiriman Barang Tabel 3.13 Pengiriman Barang Input

Proses
Pengiriman Barang
Output
Data Pengiriman Barang / DPB (out)
Storage
gudang produksi
Control
Buku Induk Staff. Gudang
IPOSC dapat didokumentasikan menggunakan metode diagram aliran data Data Flow Diagram (DFD), Diagram aliran data logika memfokuskan pada bisnis serta bagaimana bisnis tersebut beroperasi dan tidak berhubungan dengan bagaimana sistem tersebut dibangun. Diagram aliran data logika pada sistem yang ada mempresentasikan fitur-fitur suatu sistem yang harus ada tidak peduli apa yang akan dilakukan didalam bisnis secara fisik. Sistem baru akan lebih fleksibel dan mudah mempertahankan bila desainnya berdasarkan atas suatu model logika. Fungsi-fungsi bisnis tidak terlalu sering mengalami perubahan. Berikut ini adalah diagram aliran data atau Data Flow Diagram (DFD) logika untuk diagram konteks dari sistem Purchasing Order yang ada, pada DFD ini tidak mengklarifikasikan proses yang manual dan proses yang otomatis.
Staff Koordinator Produksi
- DPB (in) - Lap. PO
- Lap PO (acc)
Customer
- SJ Customer - Data Customer - Data Order S.J PT. LMS Lap. Prod
Staff Produksi
Sistem Purchasing Order
Gambar 3.10 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan Proses penerimaan order barang / Purchasing Order dimana customer memberi input berupa surat jalan pengiriman pengiriman barang yang di proses oleh bagian Staff Gudang untuk diserahkan kepada Staff Koordinator produksi. Dari proses penerimaan barang, bagian Staff Gudang hanya mencatat data customer dan data order barang terbaru yang nantinya tiap akhir bulan akan di laporkan kepada Staff Koordinator untuk evaluasi, dari data surat jalan
pengiriman customer oleh bagian gudang akan dibuatkan data penerimaan barang / DPB (in) untuk proses penerimaan barang yang akan dilaporkan kepada Staff Koordinator, berisi data customer dan order barang sesuai tanggal terima barang dari customer dan diurut berdasarkan No. PO (identitas penerimaan order barang) / Purchasing Order. Staff Koordinator menerima laporan DPB (in) dan mengeluarkan daftar kerja untuk masing-masing Staff produksi untuk melaksanakan proses produksi untuk masing-masing bagian produksi (Matching, Dyeing & Finishing). Staff Produksi Matching melakukan pengujian sample / test sample matching colour sesuai dengan daftar kerja dan memberikan laporan produksi matching kepada Staff Gudang produksi.
Staff Produksi Dyeing melakukan proses pencelupan warna / Dyeing sesuai hasil test sample matching colour Lab. Produksi Matching dan memberikan laporan produksi dyeing kepada Staff Gudang produksi. Staff Produksi Finishing melakukan proses printing / Finishing sesuai dengan sample product dari customer setelah melalui proses dyeing dengan hasil yang sempurna dan memberikan laporan Finishing kepada Staff Gudang produksi. Staff Gudang produksi melakukan pemeriksaan laporan hasil proses produksi yaitu Laporan produksi (matching, dyeing dan finishing) dari masingmasing bagian staff produksi selanjutnya melakukan pengiriman barang disertai surat jalan pengiriman / pengembalian kepada customer dan proses terakhir membuat laporan untuk diserahkan kepada Staff Koordinator produksi.
Diagram konteks pada DFD logika sistem informasi Purchasing Order yang ada mempunyai 6 tahapan proses yaitu Penerimaan Barang, Pembuatan Daftar Kerja, Proses Matching, Proses Dyeing, Proses Finishing, dan Pengiriman Barang, seperti yang terlihat pada gambar 3.11.
SJ. PT.LMS - Lap. Prod. Matching - Lap. Prod. Dyeing - Lap. Prod. Finishing
Customer
- SJ. Cust - Data Cust - Data Order
Staff Gudang Prod

Lap. Prod Dyeing Lap. Prod Finishing Lap. Prod Dyeing
1. Penerimaan Barang
Lap. Prod Matching
4.P Proses Prod Celup ( Dyeing ) 6.
Staff Koordinator Prod
Data Baru DPB (in) - Data Cust - Data Cust - Data Order - Data Order
Buku Induk PO. Gudang Prod
- DPB (out) - Lap. Prod
Pengiriman Barang
DPB (in)
2.
Buat Daftar Kerja ( Matching, Dyeing, Finishing )
3. Proses Prod Test Colour ( Matching ) 5.

Lap. Prod Matching Lap. Prod Finishing
Daf.Kerj Matching
Proses Prod Printing ( Finishing )
- Daf. Kerj Dyeing Daf.Kerj Matching - Daf. Kerj Finishing
Staff Prod. Matching

Daf.Kerj Dyeing Daf.Kerj Finishing
Staff Prod. Dyeing
Staff Prod. Finishing
LAP. Purchasing Order
Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Purchasing Order Yang Sedang Berjalan.
Tabel 3.14 DFD Level 0 Sistem Informasi Purchasing Order Yang Sedang Berjalan. No Proses 1. Nama Proses Penerimaan Barang Deskripsi Proses ini dilakukan oleh Staff Gudang, Staff Gudang menerima order barang dari customer beserta surat jalan pengantar pengiriman barang, data customer dan order barang dari surat jalan dimuat ke dalam buku gudang produksi untuk membuat induk data
penerimaan barang / DPB (in) yang akan diserahkan kepada Staff Kordinator Produksi.
2.
Buat Daftar Kerja
Staff Koordinator Produksi menerima DPB (in) dari Staff Gudang, kemudian menentukan daftar kerja produksi di lapangan industri untuk masing-masing Staff. Produksi
(Matching, Dyeing dan Finishing). 3. Proses Prod. Matching Proses ini dilakukan oleh Staff. Prod. Matching, dimana proses ini dilakukan
berdasarkan daftar kerja Matching dari staff. Koordinator Produksi untuk menentukan hasil sample colour, kemudian hasilnya dicatat sebagai laporan untuk staff Gudang. 4. Proses Prod. Dyeing Proses ini dilakukan oleh Staff. Prod. Dyeing, dimana proses ini dilakukan berdasarkan daftar kerja Dyeing dari staff. Koordinator Produksi untuk menerapkan hasil dari test sample colour dari proses Matching untuk dilakukan proses Dyeing, kemudian hasilnya dicatat sebagai laporan untuk staff Gudang. 5. Proses Prod. Finishing Proses ini dilakukan oleh Staff. Prod. Finishing, dimana proses ini dilakukan
berdasarkan daftar kerja Finishing dari staff. Koordinator Produksi untuk melakukan
proses produksi akhir yaitu Finishing setelah proses Matching, kemudian hasilnya dicatat sebagai laporan untuk Staff Gudang. 6. Pengiriman Barang Proses ini dilakukan oleh Staff Gudang setelah proses produksi terlaksana sesuai laporan-laporan dari Staff. Produksi
(matching, dyeing & finishing), order barang yang telah diproduksi dikirimkan kembali
kepada customer disertai surat jalan pengantar pengiriman dari PT. LMS, kemudian Staff Gudang mencatat semua laporan tersebut sebagai data pengiriman balik order
barang / DPB (out) yang nantinya akan dijadikan bahan untuk pembuatan laporan.
Proses Penerimaan Barang pada Level 1 DFD mempunyai lima proses turunan , yaitu proses Catat Data Customer dan Order Barang, Buat DPB (in), Cari Data, Catat Data Baru dan Pencocokan Data seperti yang terlihat pada gambar 3.12.
1 - Penerimaan Barang
Customer
Staff Gudang Prod

- Data Cust - Data Order
1.3 Cari Data
1.2 Buat DPB (in)
1.1 Catat Data Customer & Order Barang
1.4 Catat Data Baru
Buku Induk PO. Gudang Prod
Data Baru
DPB (in)
DPB (in)
1.5 Staff Koordinator Prod

Pencocokan Data
Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses Penerimaan Barang Tabel 3.15 DFD Level 1 Penerimaan Barang No Proses 1.1 Nama Proses Catat Data Customer & Data Order Barang Deskripsi Pencatatan Data Customer dan Data Order Barang, yang di input dari Surat Jalan pengiriman order barang dari customer, di
muat ke dalam buku induk gudang untuk dibuatkan Data Penerimaan Barang DPB (in). 1.2 Buat DPB (in) Data Penerimaan Barang / DPB (in) ini berisi data customer dan order barang sesuai dengan surat jalan dari customer dan buku induk gudang yang ditandai dengan pengurutan tanggal terima barang dan No.PO produksi, DPB (in) yaitu data untuk pembuatan Daftar Kerja yang akan dibuat oleh Staff
Koordinator Produksi untuk masing-masing Staff. Produksi. 1.3 1.4 Cari Data Catat Data Baru Pencarian data dari buku induk Pencatatan data baru mengenai customer yang melakukan pengiriman order barang. 1.5 Pencocokan Data Pengecekkan antara data penerimaan barang yang telah dibuat di computer dengan datadata yang ada di buku induk gudang yaitu Data Customer dan data Order Barang.
Proses Pengiriman Barang pada Level 1 DFD mempunyai lima proses turunan , yaitu proses Catat Data Laporan, Cari Data, Catat Data Baru, Buat DPB (out) dan Laporan Purchasing Order seperti yang terlihat pada gambar 3.13.
5 - Pengiriman Barang
5.3 Staff Prod. Matching

Lap. Prod Matching Lap. Prod Dyeing Lap. PO
Catat Data Baru
Staff Prod. Dyeing
Lap. Prod Finishing
5.1 Catat Data Laporan Produksi

Data Baru
5.2 Cari Data
5.5 Staff Prod. Finishing Laporan PO

Data Lap.Prod
Buku Induk PO. Gudang Prod - DPB (out) - Lap. Prod
Data Lap.Prod
Lap. PO
5.4 Buat DPB (out)
Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses Pengiriman Barang
Tabel 3.16 DFD Level 1 Pengiriman Barang No Proses 5.1 Nama Proses Catat Data Laporan Produksi Deskripsi Mencatat semua laporan hasil produksi dari masingmasing Staff Produksi ( Matching, Dyeing dan Finishing ) ke dalam buku induk gudang. 5.2 Cari data Mencari data laporan produksi di dalam buku induk gudang. 5.3 Catat Data Baru Pencatatan tambahan data-data laporan produksi yang terus menerus sesuai order barang yang semakin banyak di produksi. 5.4 Buat DPB (out) Pembuatan data pengiriman barang / DPB (out) berdasarkan hasil proses produksi dan pengiriman kembali order barang kepada customer, DPB (out) dimuat ke dalam buku induk gudang.
5.5
Laporan PO
Pelaporan semua data-data PO, yang ada di gudang produksi yaitu laporan data customer, penerimaan barang, proses produksi dan pengiriman barang.
3.2.4. Menentukan Fungsi Sistem Yang Baru Tahapan yang dilakukan setelah selesai menganalisis sistem yang berjalan adalah menentukan fungsi sistem yang akan dikembangkan atau sistem yang baru, dimulai dengan menganalisis permasalahan yang terjadi, maka akan diketahui kebutuhan dokumen pada sistem.
3.2.4.1.
Analisis Permasalahan Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan yaitu dengan
menggunakan sistem yang manual dapat diketahui aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem beserta prosesnya. Tahap berkutnya adalah melakukan analisis permasalahan untuk menentukan fungsi sistem baru. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan agar tujuan sistem dapat tercapai secara maksimal. Hal ini perlu dilakukan untuk mengatasi masalah adalah mengidentifikasi aktor-aktor yang menyebabkan muculnya permasalahan, diantaranya ada faktor internal. Berikut ini ditemukan beberapa kendala dalam sistem yang ada diantaranya adalah : 1. Lambatnya pencarian data disebabkan karena arsip yang akan diakses mengalami kelambatan dan penumpukkan. 2. Jumlah customer, serta order barang yang semakin meningkat dari tahun ke tahun, maka pengolahan data di gudang produksi akan semakin banyak dan rumit. 3. Proses pencatatan data customer dan arus barang, pencatatan data laporan, pembuatan DPB (in / out) dalam penerimaan dan pengiriman barang, pencarian data customer, pencarian data laporan produksi, laporan penerimaan dan laporan pengiriman barang dilakukan secara manual (tertulis) di buku induk gudang dan di input menggunakan
program default komputer yaitu Microsoft excel sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam penyesuaian data dari buku induk gudang. 4. Data-data yang ada, baik dalam bentuk buku atau berkas-berkas dan file-file di dalam komputer tersebut sering rusak, terkadang hilang, harus memakan waktu yang cukup lama untuk mencari data-data yang ada di gudang produksi dan itu akan mempersulit pencarian data yang dibutuhkan.
3.2.4.2. Kebutuhan-Kebutuhan Sistem Merujuk pada hasil analisis permasalahan, dapat ditentukan input-output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru :
a. Data Input a) Data Customer (Kode_Customer, Nama_Customer, Alamat, Telp). b) Data Order Barang (Kode_Barang, Nama_Barang) c) Data Penerimaan Barang / DPB (in) (Kode_Customer, Kode_Barang, No_PO, Tgl_Terima_Barang, Desain, Roll, Kg). d) Data Produksi : 1. Data Matching (Tgl_Matching, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Kode_Matching, Warna).
2. Data Dyeing (Tgl_Dyeing, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang
Kode_Dyeing, Jenis_Obat).
3. Data Finishing (Tgl_Finishing, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang Kode_Finishing, Jenis_Printing).
e) Data Pengiriman Barang / DPB (out) (Tgl_Kirim_Barang, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Desain, Kode_Matching, Kode_Dyeing, Kode_Finishing,
Jumlah_Roll, Berat_Kg).
b. Data Output a) Laporan Customer (Kode_Customer, Nama_Customer, Alamat, Telp). b) Laporan Order Barang (Kode_Barang, Nama_Barang) c) Laporan Penerimaan Barang / DPB (in) (Kode_Customer, Kode_Barang, No_PO, Tgl_Terima_Barang, Desain, Roll, Kg). d) Laporan Produksi : 1. Lap. Matching (Tgl_Matching, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Kode_Matching, Warna). 2. Lap. Dyeing (Tgl_Dyeing, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang
Kode_Dyeing, Jenis_Obat). 3. Lap. Finishing (Tgl_Finishing, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang Kode_Finishing, Jenis_Printing).
e) Laporan Pengiriman Barang / DPB (out) (Tgl_Kirim_Barang, No_PO, Kode_Customer, Kode_Barang, Desain, Kode_Matching, Kode_Dyeing, Kode_Finishing,
Jumlah_Roll, Berat_Kg).
3.2.4.3. Sistem yang Diusulkan Merujuk pada kendala yang terjadi di dalam sistem yang ada maka akan dibangun sebuah sistem baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah yang terjadi di gudang Industri PT. LMS Bandung yaitu dengan membuat sistem informasi Purchasing Order yang didalamnya mencangkup fungsi sistem yang baru. Kegiatan yang diusulkan terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses itu dapat dikerjaan. Urutan prosedur yang diusulkan adalah sebagai berikut : Staff Gudang produksi PT. LMS menerima kiriman order barang dari customer untuk pengolahan produksi, disertai dengan bukti Surat Jalan pengiriman barang yang di dalamnya berisi (tanggal pengiriman, identitas customer, item dan kuantitas barang). Staff Gudang akan menginput Data customer, Data Order Barang, Data Penerimaan Barang / DPB (in) sesuai dengan tanggal penerimaan barang dari customer dan menentukan urutan No. PO, lalu memasukkan data-data yang diinput tersebut kedalam database dan mencetak DPB (in) untuk diserahkan kepada Staff Koordinator Produksi. Staff Koordinator produksi menerima data penerimaan barang / DPB (in) yang diserahkan oleh Staff Gudang, kemudian memprosesnya kedalam komputer untuk merencanakan dan membuat tiga lembar daftar kerja produksi yaitu Staff Produksi Matching, Dyeing dan Finishing, untuk segera melaksanakan aktivitas produksi di lapangan sesuai dengan tugas-tugasnya. Staff produksi matching menjalankan proses sesuai lembar daftar kerja matching dan memberikan berkas laporan tertulis hasil Matching sesuai dengan tanggal proses matching dilaksanakan dan tercantum dalam daftar kerja, berkas
laporan tersebut diserahkan kepada Staff Gudang dan kepada Staff produksi dyeing untuk dilakukan proses dyeing. Staff produksi dyeing menjalankan proses sesuai lembar daftar kerja Dyeing dan memberikan berkas laporan tertulis hasil dyeing sesuai dengan tanggal proses dyeing dilaksanakan dan tercantum dalam daftar kerja, berkas laporan tersebut diserahkan kepada Staff Gudang dan kepada staff produksi finishing untuk selanjutnya dilakukan proses finishing. Staff produksi finishing menjalankan proses sesuai lembar daftar kerja finishing dan memberikan laporan hasil finishing sesuai dengan tanggal proses finishing dilaksanakan dan tercantum dalam daftar kerja, berkas laporan tersebut diserahkan kepada Staff Gudang. Staff Gudang akan menginput data-data laporan tertulis mengenai hasil produksi dari berkas laporan tertulis masing-masing Staff produksi, yaitu Data Matching, Data Dyeing, Data Finishing dan memasukkan data-data tersebut ke dalam database, lalu segera membuat surat jalan tertulis menggunakan buku surat jalan yang tersedia untuk segera melakukan pengiriman barang, setelah barang dikirim kepada customer, Staff Gudang Produksi menginput data Pengiriman Barang berdasarkan tanggal pengiriman barang serta data-data yang telah diinput, lalu memasukkan data Pengiriman Barang tersebut ke dalam database, Staff Gudang produksi membuat cetak laporan data customer, data order barang, data penerimaan barang, dataproduksi ( data matching, data dyeing dan data finishing ) dan data pengiriman barang yang selanjutnya akan diserahkan kepada Staff Koordinator produksi sebagai laporan PO setiap akhir bulan untuk evaluasi kinerja produksi.
3.2.4.4. Kebutuhan Input Process Output Storage Control (IPOSC) Kebutuhan IPOSC disesuaikan dengan bisnis proses yang terjadi di Gudang Industri PT. LMS Bandung dari sistem yang baru dapat diketahui melalui DFD.
3.2.4.4.1. Data Flow Diagram Usulan DFD usulan untuk sistem baru digambarkan berdasarkan pembuatan DFD yang diusulkan yang diawali dengan DFD logika baru dengan menambahkan input, output, dan proses yang diperlukan dalam sistem yang baru terhadap DFD logika pada sistem yang ada. Berikut ini adalah DFD level konteks yang diusulkan.
Staff Koordinator Produksi
- DPB (in) - Lap. PO
- Lap PO (acc)
Customer
- Data Customer - Data Order
Lap. Prod
Staff Produksi
Sistem Purchasing Order
Gambar 3.14 Diagram Konteks untuk Sistem yang Diusulkan
Deskripsi diagram konteks untuk Sistem Informasi Purchasing Order yang diusulkan adalah sebagai berikut : Proses pengolahan data Purchasing Order di gudang produksi, dimana customer memberikan data input surat jalan pengantar pengiriman barang, data customer dan data order barang ke dalam Sistem Informasi Purchasing Order. Staff Koordinator produksi memberikan input daftar kerja ke dalam
sistem, daftar kerja tersebut adalah daftar kerja untuk proses produksi yang diberikan kepada masing-masing Staff Produksi. Staff produksi menerima input daftar kerja dari Staff. Koordinator dan melaksanakan proses produksi berdasarkan daftar kerja, kemudian memberikan
input data-data laporan hasil produksi yaitu Lap. Prod Matching, Dyeing dan Finishing ke dalam sistem. Proses pengolahan data Purchasing Order pada sistem ini menghasilkan ouput laporan PO yang dibuat oleh Staff Gudang dan akan diserahkan kepada Staff Koordinator Produksi sebagai evaluasi setiap akhir bulan. DFD level konteks untuk sistem yang diusulkan mempunyai tujuh proses turunan yaitu, proses penerimaan barang, pembuatan daftar kerja, proses produksi matching, proses produksi dyeing, proses produksi finishing, pengiriman barang dan pembuatan laporan. Ini menggambarkan proses yang harus ada untuk sistem yang diusulkan.
SJ. PT. LMS
Staff Gudang 6.
Customer
Data Customer Data Order Barang
1.
DPB (out)
Penerimaan Barang
DPB (out) - Data Cust - Data Order
Pengiriman Barang
DPB (in)
DPB (in)
DPB (out)
- DPB (in) - Lap PO
Data Finishing Data Dyeing Data Matching
Data Finishing
7. Buat Laporan &
Data Dyeing Data Matching
Cetak
DPB (in)
Lap. Prod Finishing Lap. Prod Dyeing
2. Buat Daftar Kerja
3. Proses Prod Test Sample Colour

Lap. Prod Matching
4. Proses Prod Celup
5. Proses Prod Printing
( Matching )
Daftar Kerja Matching Daftar Kerja Matching
( Dyeing )
( Finishing )
Staff Prod.
Staff Prod.
Staff Prod.
Matching
Daftar Kerja Dyeing Daftar Kerja Finishing
Dyeing
Finishing
Gambar 3.15 DFD Level 0 untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.17 DFD Level 0 untuk Sistem yang Diusulkan No. Nama deskripsi Proses 1. Proses Penerimaan Barang Customer mengirimkan surat jalan pengantar
pengiriman barang kepada bagian gudang, Staff Gudang menerima surat jalan tersebut dan mengecek data-data pengiriman, menginput data customer, data order barang dan mulai memproses data penerimaan barang / DPB (in) untuk diserahkan kepada Staff. Koordinator produksi.
2.
Pembuatan
Staff Koordinator menerima DPB (in) dari Staff
Daftar Kerja Gudang, lalu membuat daftar kerja produksi yang diserahkan kepada Staff. Produksi matching, Dyeing dan finishing untuk melaksanakan proses produksi.
3.
Proses Produksi Matching
Staff Produksi Matching melaksanakan proses produksi matching sesuai daftar kerja dan
memberikan laporan hasil produksi kepada Staff Gudang berupa berkas tertulis Lap. Prod matching dan diinput oleh Staff Gudang untuk pembuatan laporan Data Produksi (Data Matching) yang akan diserahkan kepada Staff Koordinator produksi.
4.
Proses Produksi Dyeing
Staff Produksi Dyeing melaksanakan proses produksi dyeing sesuai daftar kerja dan memberikan laporan hasil produksi kepada Staff Gudang berupa berkas tertulis Lap. Prod dyeing dan diinput oleh Staff Gudang untuk pembuatan laporan Data Produksi (Data Dyeing) yang akan diserahkan kepada Staff Koordinator produksi.
5.
Proses Produksi Finishing
Staff Produksi Finishing melaksanakan proses produksi finishing sesuai daftar kerja dan
memberikan laporan hasil produksi kepada Staff Gudang berupa berkas tertulis Lap. Prod finishing dan diinput oleh Staff Gudang untuk pembuatan laporan Data Produksi (Data Finishing) yang akan diserahkan kepada Staff Koordinator produksi.
6.
Proses Pengiriman Barang
Staff Gudang melakukan pengirimankan barang yang telah diproduksi kepada customer disertai surat jalan pengiriman balik yang dibuat di buku surat jalan yang sudah tersedia, lalu menginput data pengiriman barang / DPB (out) untuk pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada Staff
Koordinator produksi. 7. Proses Pembuatan Laporan Staff Gudang menginput Data Customer, Data Order Barang, DPB (in), Data Matching, Data Dyeing, Data Finishing dan DPB (out) kedalam form laporan dan mencetak laporan tersebut untuk diserahkan kepada Staff Koordinator produksi setiap akhir bulan, untuk laporan DPB (in) selalu diminta untuk dilaporkan apabila diperlukan oleh Staff Koordinator produksi dalam penentuan daftar kerja produksi, laporan-laporan tersebut dijadikan evaluasi dan diarsipkan.
DFD level 1 konteks untuk sistem penerimaan barang yang diusulkan mempunyai empat proses turunan yaitu, Cek SJ Customer, Input Data Customer, Input Data Order Barang, Input Data Penerimaan Barang / DPB (in).
1.1 Customer
SJ. Customer
Cek SJ. Customer
Data Customer
1.2
Data Order Barang
Input Data Customer
Simpan Database
DPB (in)
1.3 Input Data Order Barang

Simpan Database Data Order Barang
Data Customer
DPB (in)
1.4
Simpan Database
Input Data Penerimaan Barang / DPB (in)
Gambar 3.16 DFD Level 1 Proses Penerimaan Barang untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.18 DFD Level 1 Proses Penerimaan Barang untuk Sistem yang Diusulkan No Proses 1.1 Nama Proses Cek SJ Customer Customer Deskripsi menyerahkan Surat Jalan
pengantar pengiriman order barang ke bag Gudang, kemudian bagian Staff Gudang melakukan pemeriksaan / pengecekkan order barang yang datang ke gudang produksi, disesuaikan dengan surat jalan. 1.2 Input Data Customer Customer yang tercantum di surat jalan oleh Staff. Gudang datanya akan di input ke dalam data customer.
1.3
Input Data Order Barang
Order Barang yang tercantum di surat jalan oleh bag. simpin datanya akan di input ke dalam data order barang
1.4
Input Data Penerimaan
Dari data customer dan data order barang tersebut oleh bagian Gudang akan
Barang / DPB (in) dibuatkan Data Penerimaan Barang ( DPB (in) sesuai urutan tanggal penerimaan barang dan diberi No_PO produksi, DPB (in) akan diserahkan kepada Staff
Koordinator produksi untuk penentuan daftar kerja proses produksi.
DFD level 1 konteks untuk sistem Proses Produksi Matching yang diusulkan mempunyai satu proses turunan yaitu, Input Data Matching .
Staff. Prod Matching
Lap. Prod Matching
3.1 Input Data Matching

Data Matching Data Matching
Gambar 3.17 DFD Level 1 Proses Produksi Matching untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.19 DFD Level 1 Proses Produksi Matching untuk Sistem yang Diusulkan No Proses 3.1 Nama Proses Input Data Matching Deskripsi Staff Produksi Matching menyerahkan laporan produksi berupa berkas tertulis mengenai hasil produksi matching, kemudian oleh bagian Gudang di input dan disimpan kedalam database data matching.
DFD level 1 konteks untuk sistem Proses Produksi Dyeing yang diusulkan mempunyai satu proses turunan yaitu, Input Data Dyeing.
Staff. Prod Dyeing
Lap. Prod Dyeing
4.1 Input Data Dyeing

Data Dyeing Data Dyeing
Gambar 3.18 DFD Level 1 Proses Produksi Dyeing untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.20 DFD Level 1 Proses Produksi Dyeing untuk Sistem yang Diusulkan No Proses 4.1 Nama Proses Input Data Dyeing Deskripsi Staff Produksi Dyeing menyerahkan laporan produksi berupa berkas tertulis mengenai hasil produksi Dyeing,
kemudian oleh bagian Gudang di input dan disimpan kedalam database data Dyeing.
DFD level 1 konteks untuk sistem Proses Produksi Finishing yang diusulkan mempunyai satu proses turunan yaitu, Input Data Finishing.
Staff. Prod Finishing
Lap. Prod Finishing
5.1 Input Data Finishing

Data Finishing Data Finishing
Gambar 3.19 DFD Level 1 Proses Produksi Finishing untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.21 DFD Level 1 Proses Produksi Finishing untuk Sistem yang Diusulkan No Proses 5.1 Nama Proses Input Data Finishing Deskripsi Staff Produksi Finishing menyerahkan laporan produksi berupa berkas tertulis mengenai hasil produksi Finishing, kemudian oleh bagian Gudang di input dan disimpan kedalam database data Finishing.
DFD level 1 konteks untuk sistem Pengiriman Barang yang diusulkan mempunyai tiga proses turunan yaitu, Cek Data Produksi, Buat Surat Jalan dan Input Data Pengiriman Barang / DPB (out).
Customer
Data Matching
SJ. PT. LMS
6.1
Data Matching Data Dyeing Data Finishing Data Finishing
6.2
- Data Matching - Data Dyeing - Data Finishing
Data Dyeing
Cek Data Produksi
Buat Surat Jalan
6.3 Input Data Pengiriman Barang / DPB (out)
- Data Matching - Data Dyeing - Data Finishing
DPB (out)
Simpan Database
Gambar 3.20 DFD Level 1 Proses Pengiriman Barang untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.22 DFD Level 1 Proses Pengiriman Barang untuk Sistem yang Diusulkan No Proses 6.1 Nama Proses Cek Data Produksi Deskripsi Staff Gudang melakukan pengecekan datadata produksi atas order barang customer yang telah selesai di produksi, proses pencarian data matching, dyeing dan
finishing dilakukan untuk mengetahui order barang yang siap untuk dikirimkan ke customer. 6.2 Buat Surat Jalan Setelah proses pengecekan ditemui bahwa order barang siap dikirimkan dengan kata lain sudah melalui proses produksi
matching, dyeing dan finishing sesuai yang ada di dalam database data-data produksi, maka Staff Gudang membuat surat jalan pengiriman sesuai dengan tanggal barang akan dikembalikan order dan barang melakukan di gudang
pengecekan
produksi disesuaikan dengan data-data yang tercantum dalam surat jalan yang akan dikirimkan, dan selanjutnya melakukan pengiriman barang. 6.3 Input Data Pengiriman Barang / DPB (out) Berdasarkan produksi dan hasil pengecekkan surat data jalan
pembuatan
pengiriman, maka Staff Gudang menginput Data Pengiriman Barang / DPB (out) sesuai dengan tanggal pengiriman barang dan disimpan ke dalam database Data
Pengiriman Barang.
DFD level 1 konteks untuk sistem Pembuatan dan Cetak Laporan yang diusulkan mempunyai dua proses turunan yaitu, Pembuatan Laporan dan Cetak Laporan.
Data Customer Data Order Barang DPB (in) Data Customer Data Order Barang DPB (in)
Staff. Koordinator Produksi

Laporan
7.1
Data Matching Data Matching Data Dyeing Data Finishing
Buat Laporan
Data Dyeing Data Finishing
DPB (out)
DPB (out)
7.2
- Lap. Data Customer - Lap. Data Order Barang - Lap. DPB (in) - Lap. Data Matching - Lap. Data Dyeing - Lap. Data Finishing - Lap. DPB (out)
Cetak Laporan
Gambar 3.21 DFD Level 1 Proses Pembuatan dan Cetak Laporan untuk Sistem yang Diusulkan
Tabel 3.23 DFD Level 1 Proses Pembuatan dan Cetak Laporan untuk Sistem yang Diusulkan No Proses 7.1 Nama Proses Deskripsi
Pembuatan Laporan Bagian Gudang menginput data customer, data order barang, data penerimaan barang / DPB (in), data matching, data dyeing, data finishing, dan data pengiriman barang / DPB (out) kedalam database data
pembuatan laporan.
7.2
Cetak Laporan
Kemudian laporan
bagian yang
Gudang akan
menginput dan
dicetak
menyerahkannya kepada Staff. Koordinator produksi untuk evaluasi setiap akhir bulan atau bilamana dibutuhkan dan dijadikan arsip oleh Staff Koordinator produksi.
BAB IV DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai perancangan sistem (Systems Design) yang dikemukakan oleh Sandra Donaldson Dewitz [1996] dengan tahapan-tahapan sebagai berikut. 16. Rancangan Umum Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. 1.16.1 Kedudukan Sistem Sistem yang dikembangkan dalam penelitian ini dikhususkan untuk sistem Purchasing Order di bagian gudang saja artinya bahwa sistem ini tidak terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang ada di PT. LMS Bandung. 1.16.2 Hardware dan Software Kebutuhan perangkat keras ( Hardware ) yang dapat memenuhi aplikasi ini memiliki spesifikasi minimal sebagai berikut : 1. Prosesor minimal Pentium 3, dianjurkan lebih dari itu. 2. Memory minimal 128 MB. 3. Monitor VGA. 4. Kapasitas Hardisk yang digunakan sebagai media penyimpanan minimal 80 GB. 5. CD ROM
6. Floppy Disk 7. Keyboard dan Mouse. 8. Printer. Sedangkan kebutuhan perangkat lunak ( Software ) yang digunakan untuk menjalankan aplikasi yaitu bisa dengan sistem operasi windows 98, windows 2000, windows xp dan sebagai aplikasi untuk implementasi rancangan basis datanya menggunakan Microsoft Access 2003 dengan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrogramannya. 1.16.3 Rancangan Kamus Data ( Spesifikasi IPOSC ) Kamus data merupakan hasil reperensi data mengenai data (metadata) suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka melakukan analisis dan desain, kamus data mempunyai empat kategori yaitu aliran data, struktur data, elemen-elemen data dan simpanan data.
1. Spesifikasi Aliran Data Aliran data biasanya merupakan komponen pertama yang harus ditetapkan. Masukan dan keluaran-keluaran sistem ditententukan dari wawancara, observasi, dan menganalisis dokumen dan sistem yang ada lainnya. Informasi yang ditangkap untuk setiap aliran data bias diringkas menggunakan sebuah formulir seperti yang tergambar berikut ini :
Gambar 4.1 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Customer
Gambar 4.2 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Order Barang
Gambar 4.3 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Penerimaan Barang
Gambar 4.4 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Produksi Matching
Gambar 4.5 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Produksi Dyeing
Gambar 4.6 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Produksi Finishing
Gambar 4.7 Formulir Deskripsi Aliran Data untuk Data Pengiriman Barang
2. Spesifikasi Struktur Data Struktur data digambarkan menggunakan notasi aljabar, yang
memungkinkan pengaanalisis membuat suatu gambaran mengenai elemen-elemen yang membentuk struktur data bersama dengan informasi mengenai elemenelemen tersebut. Notasi aljabar tersebut menggunakan simbol simbol sebagai berikut : a. Tanda sama dengan (=), artinya terdiri dari b. Tanda plush (+), artinya dan c. Tanda kurung { }, menunjukan elemen repetitive, atau berulang-ulang. d. Tanda kurung [ ], menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu. e. Tanda kurung ( ), menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan. Berikut ini adalah struktur data yang terdapat pada sistem yang baru.
Tabel 4.1 Struktur data untuk aliran Data Customer Data Customer = Kode_Customer + Nama_Customer + Alamat + Telp
Tabel 4.2 Struktur data untuk aliran Data Order Barang Data Order Barang = Kode_Barang + Nama_Barang
Tabel 4.3 Struktur data untuk aliran Data Penerimaan Barang Data Penerimaan Barang = Kode_Customer + Kode_Barang +
No_PO + Tgl_Terima_Barang + Desain + Jumlah_Roll + Berat_Kg
Tabel 4.4 Struktur data untuk aliran Data Produksi Matching Data Matching = Tgl_Matching + No_PO + Kode_Customer + Kode_Barang + Kode_Matching + Warna
Tabel 4.5 Struktur data untuk aliran Data Produksi Dyeing Data Dyeing = Tgl_Dyeing + No_PO + Kode_Customer + Kode_Barang + Kode_Dyeing + Jenis_Obat
Tabel 4.6 Struktur data untuk aliran Data Produksi Finishing Data Finishing = Tgl_Finishing + No_PO + Kode_Customer + Kode_Barang + Kode_Finishing + Jenis_Printing
Tabel 4.7 Struktur data untuk aliran Data Pengiriman Barang Data Pengiriman Barang = Tgl_Kirim_Barang + No_PO + Kode_Customer + Kode_Barang + Desain + Kode_Matching + Kode_Dyeing + Kode_Finishing + Desain + Jumlah_Roll + Berat_Kg
3. Spesifikasi Simpanan Data Semua simpanan basis harus disimpan didalam sistem, simpanan data diciptakan untuk setiap entitas data berbeda yang sedang disimpan. Berikut ini adalah formulir khusus yang digunakan untuk menggambarkan suatu simpanan data.
Gambar 4.8 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Customer
Gambar 4.9 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Order Barang
Gambar 4.10 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Penerimaan Barang
Gambar 4.11 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Produksi Matching
Gambar 4.12 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Produksi Dyeing
Gambar 4.13 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Produksi Finishing
Gambar 4.14 Formulir Deskripsi Simpanan Data untuk Data Pengiriman Barang
17.
Desain Rinci / Detail Design
4.2.1. Perancangan Basis Data Bentuk basis data yang dipakai pada sistem ini yaitu dengan menggunakan pemodelan database relational. Perancangan basis data ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan antar entitas yang terdapat di dalam sistem informasi Purchasing Order. Entitas relasional berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta yang ditinjau.
Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi ( tambah, ubah, hapus ) data. Dalam merancang basis data kita dapat melakukannya dengan : 1. Menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui. 2. Membuat model entity relationship. Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logic basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Namun dalam pelaksanaannya desain logic basis data relasional yang didasari baik oleh prinsip normalisasi maupun yang didasari transformasi secara hati-hati dari model E-R ke bentuk fisik akan menghasilkan hasil yang mirip. 4.2.1.1. Entity Relationship Diagram Untuk menjelaskan keterhubungan antar entitas yang ada pada sistem, maka perlu dilakukan desain Entity Relational Diagram sehingga nantinya diperoleh gambaran setiap fungsi yang ada pada sistem yang dikembangkan. Adapun penggambaran ER-D untuk sistem Purchasing Order di gudang Industri PT. LMS Bandung adalah sebagai berikut.
Kode_Customer Nama_Customer Kode_Customer No_PO
Kode_Barang Kode_Matching Warna
Customer
N
Alamat Telp Tgl_Matching
Di proses Matching
Matching
Kode_Matching
Warna Jenis_Obat Kode_Dyeing
Kode_Customer Kode_Customer Kode_Barang Kode_Barang Nama_Barang No_PO Kode_Barang
Mengirim
Kg No_PO Desain Tgl_Terima_Barang Roll
Barang
Tgl_Dyeing
Di proses Dyeing
Dyeing
Jenis_Obat Kode_Dyeing
Jenis_Printing Kode_Customer No_PO Kode_Barang
Di proses Finishing
Tgl_Finishing Kode_Finishing Jenis_Printing
Finishing
Kode_Finishing
Gambar 4.15 Entity Relationship Diagram
Keterangan Entitas : 1. Customer Pihak yang dapat melakukan pengiriman order barang 2. Barang Merupakan kiriman kuantitas order barang yang dimiliki oleh customer 3. Matching Merupakan aset pelayanan produksi pengujian sample colour yang dimiliki oleh perusahaan atas order barang milik customer.
4. Dyeing Merupakan aset pelayanan produksi pencelupan warna / colour yang dimiliki perusahaan atas order barang milik customer. 5. Finishing Merupakan aset pelayanan produksi printing yang dimiliki perusahaan atas order barang milik customer.
Keterangan Relasi : 1. Mengirim Merupakan relasi yang terjadi antara entitas customer dengan barang yang memiliki pengertian customer mengirim barang. 2. Diproses Matching Merupakan relasi yang terjadi antara entitas barang dengan entitas matching, yang memiliki pengertian barang diproduksi matching / test sample colour. 3. Diproses Dyeing Merupakan relasi yang terjadi antara entitas barang dengan entitas dyeing, yang memiliki pengertian barang diproduksi dyeing / pencelupan. 4. Diproses Finishing Merupakan relasi yang terjadi antara entitas barang dengan entitas finishing, yang memiliki pengertian barang diproduksi finishing / printing.
4.2.1.2. Kardinalitas dan Normalisasi 4.2.1.2.1. Kardinalitas Customer dengan Barang

Customer Barang
PT. Vilapolatex
Brokat
PT. Harmoni
Tulle Grey
PT. Bintang Jaya
Vitrage
Gambar 4.16 Kardinalitas Customer dengan Barang
4.2.1.2.2. Normalisasi Tabel Customer dengan Barang a. Tabel Unormalized form ( Bentuk tidak normal ) Tabel 4.8 Tabel Bentuk Tidak Normal
No_Po Tgl_Krm_ Brg Nama_ Custom Alamat Telepon Nama_Brg Desain Polos/ 165cm P-001/0001 14-01-2010 CV. Akyong Jl. Industri 4 N0.57 Cimahi Bandung 022-4705425 Tulle Grey Polos/ 150cm Corak/ 150cm Jl. Industri 23 No.450 Padalarang Bandung Jl. Industri 7 No.89 Cimindi Bandung Jl. Industri 45 No.546 Cimindi Bandung Kawasan Industri Rancaekek No.457 Bandung NH1734 / 160cm Jum Roll 18 10 10 Berat_ Kg 167,26 130 125
P-002/0001
18-01-2010
PT. Vilapolatex
022-4702363
Brokat
15
150,50
P-002/0002
18-01-2010
PT. Harmoni
022-4780262
Vitrage
GW/ 160cm ZBX01/ 150cm 706/ 160cm
75
P-002/0003
18-01-2010
PT. Bintang Jaya
022-4760575
Brokat
68,12
P-003/0001
20-01-2010
PT. Golftex
022-4761585
Renda
12
130,57
b. Bentuk Normal Pertama ( 1 NF / First Normal Form ) Normalisassi tahap pertama mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field berupa atomic value, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut yang bernilai ganda ( multivalue ). Tiap field hanya satu pengertian. Adapun bentuk normal pertama dari tabel diatas adalah sebagai berikut : Tabel 4.9 Tabel Bentuk Normal Pertama
No_Po Tgl_Krm_ Brg 14-01-2010 Nama_Custom Alamat Jl. Industri 4 N0.57 Cimahi Bandung Jl. Industri 4 N0.57 Cimahi Bandung Jl. Industri 4 N0.57 Cimahi Bandung Jl. Industri 23 No.450 Padalarang Bandung Jl. Industri 7 No.89 Cimindi Bandung Jl. Industri 45 No.546 Cimindi Bandung Kawasan Industri Rancaekek No.457 Bandung Telepon Nama_Brg Desain Polos/ 165cm Polos/ 150cm Corak/ 150cm NH1734 / 160cm GW/ 160cm ZBX01/ 150cm 706/ 160cm Jum _Rol l 18 Berat_ Kg 167,26
P-001/0101
CV. Akyong
022-4705425
Tulle Grey
P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401
14-01-2010 14-01-2010 18-01-2010 18-01-2010 18-01-2010
CV. Akyong CV. Akyong PT. Vilapolatex PT. Harmoni PT. Bintang Jaya PT. Golftex
022-4705425 022-4705425 022-4702363 022-4780262 022-4760575
Tulle Grey Tulle Grey Brokat Vitrage Brokat
10 10 15 9 8
130 125 150,50 75 68,12
P-003/0101
20-01-2010
022-4761585
Renda
12
130,57
c. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF / Second Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Field-field yang tergantung pada satu field haruslah dipisah dengan tepat, misalnya Kode_Custom Kode_Brg menjelaskan Nama_Custom, Alamat dan Telepon,
menjelaskan
Nama_Brg,
sedangkan
No_Po
menjelaskan
Tgl_Trm_Brg, Desain, Jumlah_Roll dan Berat_Kg, sehingga dari bentuk normal kesatu dipecah menjadi tiga tabel sebagai berikut : Tabel 4.10 Tabel Customer Bentuk Normal Kedua
Kode_Custom C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Nama_Custom CV. Akyong PT. Vilapolatex PT. Harmoni PT. Bintang Jaya PT. Golftex Alamat Jl. Industri 4 N0.57 Cimahi Bandung Jl. Industri 23 No.450 Padalarang Bandung Jl. Industri 7 No.89 Cimindi Bandung Jl. Industri 45 No.546 Cimindi Bandung Kawasan Industri Rancaekek No.457 Bandung Telepon 022-4705425 022-4702363 022-4780262 022-4760575 022-4761585
Tabel 4.11 Tabel Barang Bentuk Normal Kedua

Kode_Brg TL.001 TL.002 BR.001 VT.001 RD.001 RD.002 CR.001 Nama_Brg Tulle Grey Tulle Jala Brokat Grey Vitrage Grey Renda Grey Renda Bordir Cornelly Grey
Tabel 4.12 Tabel Penerimaan Order Barang Bentuk Normal Kedua

No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Krm_Brg 14-01-2010 14-01-2010 14-01-2010 18-01-2010 18-01-2010 18-01-2010 20-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001 Desain Polos/ 165cm Polos/ 150cm Corak/ 150cm NH1734/ 160cm GW/ 160cm ZBX01/150cm 706/ 160cm Jumlah_Roll 18 10 10 15 9 8 12 Berat_Kg 167,26 130 125 150,50 75 68,12 130,57
d. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF / Third Normal Form ) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah
bergantung pada kunci utama / Primary key. Bentuk normal kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga karena seluruh atribut yang ada sudah tergantung pada kunci primernya.
4.2.1.2.3. Kardinalitas Barang dengan Matching

Barang Matching
Brokat
Merah
Renda
Skin
Vitrage
Kuning
Gambar 4.17 Kardinalitas Barang dengan Matching
4.2.1.2.4. Normalisasi Tabel Barang dengan Matching a. Bentuk Normal Pertama ( 1 NF / First Normal Form ) Tabel 4.13 Tabel Bentuk Normal Pertama
No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Matching 15-01-2010 15-01-2010 15-01-2010 19-01-2010 19-01-2010 19-01-2010 21-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001 Kode_Matching PT-001 PT-001 PT-001 ME-001 ME-002 OR-001 SK-001 Warna Putih Free Putih Free Putih Free Merah Merah Hati Orange Free Skin Free
b. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF / Second Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Field-field yang tergantung pada satu field haruslah dipisah dengan tepat, misalnya Kode_Matching menjelaskan Warna, sedangkan No_Po menjelaskan Tgl_Matching, Kode_Custom dan Kode_Brg, sehingga dari bentuk normal kesatu dipecah menjadi dua tabel sebagai berikut : Tabel 4.14 Tabel Matching Bentuk Normal Kedua
Kode_Matching PT-001 PT-002 ME-001 ME-002 OR-001 OR-002 SK-001 Warna Putih Free Putih Snow White Merah Free Merah Hati Orange Orange 20 Skin
Tabel 4.15 Tabel Detail Matching Bentuk Normal Kedua

No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Matching 15-01-2010 15-01-2010 15-01-2010 19-01-2010 19-01-2010 19-01-2010 21-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001
c. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF / Third Normal Form ) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan
yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama / Primary key. Bentuk normal kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga karena seluruh atribut yang ada sudah tergantung pada kunci primernya.
4.2.1.2.5. Kardinalitas Barang dengan Dyeing

Barang Dyeing
Brokat
Nylon
Renda
Polyester
Vitrage
Nylon + Polyester
Gambar 4.18 Kardinalitas Barang dengan Dyeing
4.2.1.2.6. Normalisasi Tabel Barang dengan Dyeing a. Bentuk Normal Pertama ( 1 NF / First Normal Form ) Tabel 4.16 Tabel Bentuk Normal Pertama
No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Dyeing 16-01-2010 16-01-2010 16-01-2010 20-01-2010 20-01-2010 20-01-2010 22-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001 Kode_Dyeing DY-002 DY-002 DY-002 DY-001 DY-002 DY-001 DY-003 Jenis_Obat Polyester Polyester Polyester Nylon Polyester Nylon Nylon + Polyester
b. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF / Second Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Field-field yang tergantung pada satu field haruslah dipisah dengan tepat, misalnya Kode_Dyeing menjelaskan Jenis_Obat, sedangkan No_Po menjelaskan Tgl_Dyeing, Kode_Custom dan Kode_Brg, sehingga dari bentuk normal kesatu dipecah menjadi dua tabel sebagai berikut : Tabel 4.17 Tabel Dyeing Bentuk Normal Kedua
Kode_Dyeing DY-001 DY-002 DY-003 DY-004 DY-005 Jenis_Obat Nylon Polyester Nylon + Polyester Chemical Metalic
Tabel 4.18 Tabel Detail Dyeing Bentuk Normal Kedua

No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Dyeing 16-01-2010 16-01-2010 16-01-2010 20-01-2010 20-01-2010 20-01-2010 22-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001
c. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF / Third Normal Form ) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah
bergantung pada kunci utama / Primary key. Bentuk normal kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga karena seluruh atribut yang ada sudah tergantung pada kunci primernya.
4.2.1.2.7. Kardinalitas Barang dengan Finishing

Barang Finishing
Brokat
Setting
Renda
Resin
Vitrage
Padding
Gambar 4.19 Kardinalitas Barang dengan Finishing
4.2.1.2.8. Normalisasi Tabel Barang dengan Finishing a. Bentuk Normal Pertama ( 1 NF / First Normal Form ) Tabel 4.19 Tabel Bentuk Normal Pertama
No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Finishing 17-01-2010 17-01-2010 17-01-2010 21-01-2010 21-01-2010 21-01-2010 23-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001 Kode_Finishing ST-001 ST-001 ST-001 RS-001 ST-002 RS-002 RS-002 Jenis_Printing Setting Basah Setting Basah Setting Basah Resin Soft Setting Kering Resin Keras Resin Keras
b. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF / Second Normal Form ) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria normal kesatu. Atribut bukan kunci harus bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Field-field yang tergantung pada satu field haruslah dipisah dengan tepat, misalnya Kode_Finishing menjelaskan Jenis_Printing, sedangkan No_Po menjelaskan Tgl_Finishing, Kode_Custom dan Kode_Brg, sehingga dari bentuk normal kesatu dipecah menjadi dua tabel sebagai berikut : Tabel 4.20 Tabel Finishing Bentuk Normal Kedua
Kode_Finishing ST-001 ST-002 RS-001 RS-002 PD-001 PD-002 Jenis_Printing Setting Basah Setting Kering Resin Soft Resin Keras Padding Soft Padding Keras
Tabel 4.21 Tabel Detail Finishing Bentuk Normal Kedua

No_Po P-001/0101 P-001/0102 P-001/0103 P-002/0201 P-002/0301 P-002/0401 P-003/0101 Tgl_Finishing 17-01-2010 17-01-2010 17-01-2010 21-01-2010 21-01-2010 21-01-2010 23-01-2010 Kode_Custom C-001 C-001 C-001 C-002 C-003 C-004 C-005 Kode_Brg TL.001 TL.001 TL.001 BR.001 VT.001 BR.001 RD.001
c. Bentuk Normal Ketiga ( 3 NF / Third Normal Form ) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak mempunyai hubungan
yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung pada kunci utama / Primary key. Bentuk normal kedua diatas termasuk juga bentuk normal ketiga karena seluruh atribut yang ada sudah tergantung pada kunci primernya.
4.2.1.3. Struktur File 4.2.1.3.1. Struktur File Customer Tabel 4.22 Struktur File Tabel Customer
Nama Field Kode_Custom Nama_Custom Alamat Telepon Tipe Text Text Text Text 5 30 70 15 Lebar Arti Kode dari Customer Nama dari Customer Alamat Customer Number Telepon Customer
4.2.1.3.2. Struktur File Barang Tabel 4.23 Struktur File Tabel Barang
Nama Field Kode_Brg Nama_Brg Tipe Text Text 6 30 Lebar Arti Kode Jenis Barang Nama Jenis Barang
4.2.1.3.3. Struktur File Penerimaan Barang Tabel 4.24 Struktur File Tabel Penerimaan Barang
Nama Field Kode_Custom Kode_Brg No_Po Tgl_Trm_Brg Desain Jumlah_Roll Berat_Kg Tipe Text Text Text Date Text Single Single Lebar 5 6 10 8 30 4 4 Arti Kode dari Customer Kode Jenis Barang Kode penerimaan / Number Purchase Order Tanggal Penerimaan Order Barang Merek / Detail dari Order Barang Ukuran Grey dalam kuantitas Roll Ukuran Grey dalam kuantitas Kilo gram
4.2.1.3.4. Struktur File Matching Tabel 4.25 Struktur File Tabel Matching
Nama Field Kode_Matching Warna Tipe Text Text Lebar 6 30 Arti Kode Matching Test sample Jenis Colour / Warna Nama Jenis Colour / Warna
4.2.1.3.5. Struktur File Detail Matching Tabel 4.26 Struktur File Tabel Detail Matching
Nama Field Tgl_Matching No_Po Kode_Custom Kode_Brg Kode_Matching Warna Tipe Date Text Text Text Text Text Lebar 8 10 5 6 6 30 Arti Tanggal proses matching / test sample warna Kode penerimaan / Number Purchase Order Kode dari Customer Kode Jenis Barang Kode Matching Test sample Jenis Colour / Warna Nama Jenis Colour / Warna
4.2.1.3.6. Struktur File Dyeing Tabel 4.27 Struktur File Tabel Dyeing
Nama Field Kode_Dyeing Jenis_Obat Tipe Text Text Lebar 6 30 Arti Kode Jenis Dyeing / Celupan warna Grey Jenis obat yang digunakan sesuai jenis Grey
4.2.1.3.7. Struktur File Detail Dyeing Tabel 4.28 Struktur File Tabel Detail Dyeing
Nama Field Tgl_Dyeing No_Po Kode_Custom Kode_Brg Kode_Dyeing Jenis_Obat Tipe Date Text Text Text Text Text Lebar 8 10 5 6 6 30 Arti Tanggal proses Dyeing / Celupan Warna Grey Kode penerimaan / Number Purchase Order Kode dari Customer Kode Jenis Barang Kode Jenis Dyeing / Celupan warna Grey Jenis obat yang digunakan sesuai jenis Grey
4.2.1.3.8. Struktur File Finishing Tabel 4.29 Struktur File Tabel Finishing
Nama Field Kode_Finishing Jenis_Printing Tipe Text Text Lebar 6 30 Arti Kode Jenis Finishing / Printing Grey Jenis Printing yang digunakan untuk Finishing Grey
4.2.1.3.9. Struktur File Detail Finishing Tabel 4.30 Struktur File Tabel Detail Finishing
Nama Field Tgl_Finishing No_Po Kode_Custom Kode_Brg Kode_Finishing Jenis_Printing Tipe Date Text Text Text Text Text Lebar 8 10 5 6 6 30 Arti Tanggal proses Finishing / Printing Grey Kode penerimaan / Number Purchase Order Kode dari Customer Kode Jenis Barang Kode Jenis Finishing / Printing Grey Jenis Printing yang digunakan untuk Finishing Grey
4.2.1.3.10. Struktur File Pengiriman Barang Tabel 4.31 Struktur File Tabel Pengiriman Barang
Nama Field Tgl_Krm_Brg No_Po Kode_Custom Kode_Brg Desain Kode_Matching Kode_Dyeing Kode_Finishing Jumlah_Roll Berat_Kg Tipe Date Text Text Text Text Text Text Text Single Single Lebar 8 10 5 6 30 6 6 6 4 4 Arti Tanggal Pengiriman / Pengembalian Barang Kode penerimaan / Number Purchase Order Kode dari Customer Kode Jenis Barang Merek / Detail dari Order Barang Kode Matching Test sample Jenis Colour / Warna Kode Jenis Dyeing / Celupan warna Grey Kode Jenis Finishing / Printing Grey Ukuran Grey dalam kuantitas Roll Ukuran Grey dalam kuantitas Kilo gram
4.2.1.3.11. Implementasi Relasi Antar Tabel
Gambar 4.20 Implementasi Relasi Antar Tabel
4.2.2. Struktur Menu Program
MENU LOGIN
MENU UTAMA
PO
LAP. PO
DATA REKAP
EXIT
DPB / IN
Lap. Data Customer
Rekap. Penerimaan Barang
Data Produksi
Lap. DPB / IN
Rekap. Data Produksi
Prod. Matching
Lap. Data Produksi
Rekap. Pengiriman Barang
Prod. Dyeing
Lap. Data Matching
Prod. Finishing
Lap. Data Dyeing
DPB / OUT
Lap. Data Finishing
Lap. DPB / OUT
Gambar 4.21 Struktur Menu Program
4.2.3. Rancang Antarmuka / Design User Interface Desain User Interface merupakan gambaran mengenai tampilan-tampilan program yang nanti akan digunakan didalam program aplikasi, adapun tampilan program yang akan digunakan adalah sebagai berikut : a. Form Log-in
Gambar 4.22 Desain Tampilan Form login
Tabel 4.32 Langkah-langkah Penggunaan Form Login

No. 1. 2. Kolom / Field Name User Name Password Harus di entry Harus di entry, sistem akan memvalidasi karakter pada kolom password Keterangan
b. Form Utama / Tampilan Utama

PO LAP. PO DATA. REKAP EXIT
Gambar 4.23 Desain Tampilan Form Utama
c. Form Penerimaan Order Barang
Gambar 4.24 Desain Tampilan Form Penerimaan Order Barang
Tabel 4.33 Langkah-langkah Penggunaan Form Penerimaan Order Barang

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kolom / Field Name Kode_Custom Kode_Brg No_Po Tgl_Trm_Brg Desain Jumlah_Roll Berat_Kg Keterangan Diisi dengan cara memilih dari data combo Diisi dengan cara memilih dari data combo Harus di entry Diisi dengan cara memilih dari DTPicker Harus di entry Harus di entry Harus di entry
d. Form Detail Matching
Gambar 4.25 Desain Tampilan Form Detail Matching
Tabel 4.34 Langkah-langkah Penggunaan Form Detail Matching

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kolom / Field Name Tgl_Matching No_Po Kode_Custom Kode_Brg Kode_Matching Warna Keterangan Diisi dengan cara memilih dari DTPicker Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika Kode_Matching telah dipilih
e. Form Detail Dyeing
Gambar 4.26 Desain Tampilan Form Detail Dyeing
Tabel 4.35 Langkah-langkah Penggunaan Form Detail Dyeing

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kolom / Field Name Tgl_Dyeing No_Po Kode_Custom Kode_Brg Kode_Dyeing Jenis_Obat Keterangan Diisi dengan cara memilih dari DTPicker Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika Kode_Dyeing telah dipilih
f. Form Detail Finishing
Gambar 4.27 Desain Tampilan Form Detail Finishing
Tabel 4.36 Langkah-langkah Penggunaan Form Detail Finishing

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kolom / Field Name Tgl_Finishing No_Po Kode_Custom Kode_Brg Kode_Finishing Jenis_Printing Keterangan Diisi dengan cara memilih dari DTPicker Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika Kode_Finishing telah dipilih
g. Form Pengiriman / Pengembalian Barang
Gambar 4.28 Desain Tampilan Form Pengiriman / Pengembalian Barang
Tabel 4.37 Langkah-langkah Penggunaan Form Pengiriman Barang

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Kolom / Field Name Tgl_Krm_Brg No_Po Kode_Custom Kode_Brg Desain Kode_Matching Kode_Dyeing Kode_Finishing Jumlah_Roll Berat_Kg Keterangan Diisi dengan cara memilih dari DTPicker Diisi dengan cara memilih dari data combo Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih Muncul secara otomatis ketika No_Po telah dipilih
h. Form Pelaporan Customer
Gambar 4.29 Desain Tampilan Form Pelaporan Customer
Tabel 4.38 Langkah-langkah Penggunaan Form Pelaporan Customer

No. 1. Kolom / Field Name Kode_Customer Keterangan dipilih dari data combo, untuk pilihan kode customer mulai dari kode_custom tertentu sampai dengan kode_custom tertentu untuk perview dan cetak laporan customer Muncul Otomatis keduanya ketika kode_customer tertentu sudah dipilih.
2.
Nama_Custom
i. Form Pelaporan Penerimaan Barang
Gambar 4.30 Desain Tampilan Form Pelaporan Penerimaan Barang
Tabel 4.39 Langkah-langkah Penggunaan Form Pelaporan Penerimaan Barang

No. 1. Kolom / Field Name Kode_Customer Keterangan dipilih dari data combo, pilihan kode customer tertentu untuk perview dan cetak laporan sesuai dengan pilihan di data combo kode customer Muncul Otomatis ketika kode_customer tertentu sudah dipilih. menentukan mulai dari tanggal tertentu laporan penerimaan barang akan di perview dan di cetak, tanggal dipilih dari DTPicker.
2. 3.
Nama_Custom Tanggal
j. Form Pelaporan Detail Matching
Gambar 4.31 Desain Tampilan Form Pelaporan Detail Matching
Tabel 4.40 Langkah-langkah Penggunaan Form Pelaporan Detail Matching

No. 1. 2. 3. Kolom / Field Name Kode_Customer Nama_Custom Tanggal Keterangan dipilih dari data combo, pilihan kode customer tertentu untuk perview dan cetak laporan sesuai dengan pilihan di data combo kode customer Muncul Otomatis ketika kode_customer tertentu sudah dipilih. menentukan mulai dari tanggal tertentu laporan proses pelaksanaan produksi matching akan di perview dan di cetak, tanggal dipilih dari DTPicker.
k. Form Pelaporan Detail Dyeing
Gambar 4.32 Desain Tampilan Form Pelaporan Detail Dyeing
Tabel 4.41 Langkah-langkah Penggunaan Form Pelaporan Detail Dyeing

No. 1. 2. 3. Kolom / Field Name Kode_Customer Nama_Custom Tanggal Keterangan dipilih dari data combo, pilihan kode customer tertentu untuk perview dan cetak laporan sesuai dengan pilihan di data combo kode customer Muncul Otomatis ketika kode_customer tertentu sudah dipilih. menentukan mulai dari tanggal tertentu laporan proses pelaksanaan produksi dyeing akan di perview dan di cetak, tanggal dipilih dari DTPicker.
l. Form Pelaporan Detail Finishing
Gambar 4.33 Desain Tampilan Form Pelaporan Detail Finishing
Tabel 4.42 Langkah-langkah Penggunaan Form Pelaporan Detail Finishing

No. 1. 2. 3. Kolom / Field Name Kode_Customer Nama_Custom Tanggal Keterangan dipilih dari data combo, pilihan kode customer tertentu untuk perview dan cetak laporan sesuai dengan pilihan di data combo kode customer Muncul Otomatis ketika kode_customer tertentu sudah dipilih. menentukan mulai dari tanggal tertentu laporan proses pelaksanaan produksi finishing akan di perview dan di cetak, tanggal dipilih dari DTPicker.
m. Form Pelaporan Pengiriman / Pengembalian Barang
Gambar 4.34 Desain Tampilan Form Pelaporan Pengiriman Barang Tabel 4.43 Langkah-langkah Penggunaan Form Pelaporan Pengiriman Barang
No. 1. 2. 3. Kolom / Field Name Kode_Customer Nama_Custom Tanggal Keterangan dipilih dari data combo, pilihan kode customer tertentu untuk perview dan cetak laporan sesuai dengan pilihan di data combo kode customer Muncul Otomatis ketika kode_customer tertentu sudah dipilih. menentukan mulai dari tanggal tertentu laporan pengiriman barang akan di perview dan di cetak, tanggal dipilih dari DTPicker.
4.3. Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya dapat siap untuk dioperasikan. Dalam implementasi sistem informasi Purchasing Order ini ada beberapa tahapan implementasi sistem yang harus dijalankan diantaranya adalah : 1. Persiapan Sistem 2. Konversi Sistem 3. Pelatihan 4. Pengujian Sistem 5. Pengoperasian
4.3.1. Persiapan Sistem Langkah pertama yang harus dilakukan sebelum menuju ke konversi sistem adalah mempersiapkan sistem terlebih dahulu. Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan adalah sebagai berikut : 4.3.1.1. Persiapan Perangkat Lunak ( Software ) Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan aplikasi dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, serta untuk implementasi basis datanya menggunakan Microsoft Acces 2003. Aplikasi Sistem Informasi Purchasing Order di Gudang Industri PT. Laju Makmur Sentosa ( LMS ) Bandung ini berjalan pada sistem operasi windows.
4.3.1.2. Persiapan Perangkat Keras ( Hardware ) Kebutuhan perangkat keras yang diperlukan untuk implementasi Sistem Informasi Purchasing Order adalah : 1. CPU dengan konfigurasi : Kompatible dengan Processor Intel Pentium III ( disarankan lebih dari itu ), Memori ( disarankan 128 MByte ke atas ). 2. Harddisk sesuai dengan yang ada di pasaran yaitu sekitar 80 GByte ( disarankan lebih dari itu ). 3. 4. 5. 6. 7. Floppy Disk Drive 1,44 MByte ( jika dibutuhkan ). Monitor Video Grafik Adapter ( VGA ) atau super VGA. Keyboard 103 Key dan Mouse standar atau PS 2. Printer. Stabilizer.
4.3.1.3. Persiapan Tenaga Pelaksana Sumber daya manusia yang terlibat didalam Sistem Purchasing Order ini dapat diuraikan seperti berikut ini : a. Bagian Staff Gudang produksi yang berfungsi melayani penerimaan order barang dari customer ( entry data ), entry data dari laporanlaporan hasil proses produksi Matching, Dyeing dan Finishing dari masing-masing Staff Produksi serta pembuatan laporan-laporan pada sistem secara terkomputerisasi. b. c. Staff Produksi ( Matching, Dyeing dan Finishing ) Staff Koordinator Produksi
4.3.1.4. Persiapan Sarana Pendukung Sarana pendukung yang harus dipersiapkan untuk mengimplementasikan sistem adalah lokasi atau ruangan yang strategis yang dapat digunakan untuk menempatkan perangkat keras sehingga dapat mendukung posisi kerja yang baik dan nyaman, didalam ruangan ini harus diperhatikan faktor-faktor yang meliputi keamanan harus terjaga, suhu ruangan harus stabil, penerangan yang baik, tata ruang yang tertib, serta dekat dengan saluran telepon.
4.3.2. Konversi Sistem Tahap konversi sistem dilakukan setelah kode program selesai dibuat, dan sarana pendukung telah dipersiapkan dengan baik, yaitu dengan merekam datadata yang diperlukan pada file baru, sehingga sistem yang baru siap untuk dioperasikan.
4.3.3. Pelatihan Tahapan selanjutnya adalah memberikan pelatihan kepada pengguna yang akan terlibat dengan sistem yang bersangkutan dengan memberikan petunjukpetunjuk bagaimana sistem tersebut dioperasikan, sehingga nantinya pengguna dapat mengoperasikan sistem yang baru sesuai dengan yang diharapkan.
4.3.4. Pengujian Sistem Tahap pengujian sistem merupakan tahap dilakukannya pengujian terhadap sistem yang baru, untuk meyakinkan bahwa sistem mampu bekerja secara optimal, tahap ini dilakukan setelah semua fasilitas tersedia yaitu Hardware, Software, sarana dan prasarana, serta sumber daya manusia yang telah
diberikan pelatihan. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian sistem ini untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem dan pengujian pada program secara keseluruhan. Pengetesan program yang telah disatukan sangat perlu, hal ini untuk mengetahui apakah program dapat menerima input, memproses dan memberikan keluaran sesuai yang diharapkan.
4.3.5. Pengoperasian Pengoperasian sistem dapat dilakukan dengan cara pengoperasian secara parallel dimana sistem baru berjalan bersamaan dengan sistem yang lama untuk beberapa waktu tertentu. Setelah diyakini bahwa sistem baru berjalan seperti yang diharapkan, sistem lama diberhentikan dan digantikan secara keseluruhan dengan sistem yang baru.
4.3.6. Implementasi User Interface 4.3.6.1. Tampilan Form Login Menu utama merupakan tampilan utama program yang menampilkan semua transaksi didalam penggunaan sistem informasi Purchasing Order .
Gambar 4.35 Tampilan Form Login 4.3.6.2. Tampilan Form Utama
Gambar 4.36 Tampilan Form Utama
4.3.6.3. Tampilan Form Customer
Gambar 4.37 Tampilan Form Customer
4.3.6.4. Tampilan Form Penerimaan Order Barang
Gambar 4.38 Tampilan Form Penerimaan Order Barang
4.3.6.5. Tampilan Form Detail Matching
Gambar 4.39 Tampilan Form Detail Matching
4.3.6.6. Tampilan Form Detail Dyeing
Gambar 4.40 Tampilan Form Detail Dyeing
4.3.6.7. Tampilan Form Detail Finishing
Gambar 4.41 Tampilan Form Detail Finishing
4.3.6.8. Tampilan Form Pengiriman Barang
Gambar 4.42 Tampilan Form Pengiriman Barang
4.3.7. Print Preview Laporan Customer
Gambar 4.43 Tampilan Print Preview Laporan Customer
4.3.8. Print Preview Laporan Penerimaan Order Barang
Gambar 4.44 Tampilan Print Preview Laporan Penerimaan Order Barang
4.3.9. Print Preview Laporan Detail Matching
Gambar 4.45 Tampilan Print Preview Laporan Detail Matching
4.3.10. Print Preview Laporan Detail Dyeing
Gambar 4.46 Tampilan Print Preview Laporan Detail Dyeing
4.3.11. Print Preview Laporan Detail Finishing
Gambar 4.47 Tampilan Print Preview Laporan Detail Finishing
4.3.12. Print Preview Laporan Pengiriman Barang
Gambar 4.48 Tampilan Print Preview Laporan Pengiriman / Pengembalian Order Barang
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Sistem baru hasil rancangan berupa Sistem Pengelolaan Purchasing Order
berbasis komputer dengan metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Traditional (Waterfal) System Depelopment Methodology untuk menganalisis Sistem Pengelolaan Purchasing Order yang sedang berjalan di Gudang Produksi PT. LMS Bandung dan hasil analisis tersebut dijadikan acuan untuk mengembangkan sistem baru yang lebih baik, mampu membantu pengguna (karyawan) dalam kegiatan pengelolaan Purchasing Order khususnya Staf Gudang Produksi dalam melakukan aktivitasnya mulai dari menangani penerimaan order barang, mengolah data-data laporan hasil produksi dan pengiriman / pengembalian barang hasil produksi serta pembuatan laporan yang dapat membantu pemilik perusahaan dalam evaluasi aktivitas produksi.
5.2
Saran Dikarenakan dalam proses pengembangan sistem, tidak semua tahapan
dalam metode ini dilakukan, maka saran yang dapat diberikan untuk menunjang usaha peningkatan pengelolaan Purchasing Order adalah alangkah baiknya dilakukan penelitian lebih lanjut dengan menerapkan tahapan demi tahapan dalam pengembangan sistem sampai ke tahapan yang bersifat teknis di lapangan, sehingga dapat mencapai hasil rancangan sistem yang lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Dewitz, Sandra Donaldson, System Analysis and Design and The Transmition to Objects, McGraw-Hill : Singapore, 1996 Nugroho, Adi Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Objek, Edisi Revisi.Cetakan1.Informatika
2.
:Bandung,2005. 3. Kendal & Kendal, Analisis Dan Perancangan Sistem , Jilid 1 & 2, Edisi Bahasa Indonesia, PT.Prenhallindo, Jakarta, 2003. 4. Kristanto,Hariyanto, Konsep Dan Perancangan Data Base, Andi Offsett : Yogyakarta,1994. 5. Kustanto, Budi, http://ilmukomputer.org/2008/11/25/membuat-aplikasi-
dengan-microsoft-access/ , Tanggal akses 16 juni 2010 6. Pressman, Roger S., Rekayasa Perangkat Lunak ( Buku Satu ) , AndiYogyakarta: Yogyakarta 2003. 7. 8. Fathansyah, Basis Data , Informatika Bandung: Bandung, 1999 Suryo Kusumo, Ario, Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 , PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002. 9. Boockholdt, James L. Accounting Information System : transaction processing and controls, --rev.ed./J.L. Boockholdt, David H. Li Tahun 1983. 10. Amsyah, Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi , Gramedia Pustaka Utama : Jakarta, 2000. 11. Laudon, Kenneth C., Sistem Informasi Manajemen , Andi : Yogyakarta, 2005. 12. Chandra, Handi, Visio 2003 , Maxicom : Palembang, 2006. 13. Jamaludin Malik, Jaja, Kumpulan Tip Trik Pemrograman Visual Basic 6.0 , Andi : Yogyakarta, 2007.

Resena 0406042 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING ORDER PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Resena 0406042 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING ORDER PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PURCHASING ORDER DI PT.

LAJU MAKMUR SENTOSA (LMS) BANDUNG

OLEH : RESNA RETNOWATI NRP : 0406042

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT 2011

Gambar 1.1 Diagram Statistik Penerimaan Order Barang Customer

Tabel 1.1 Data Penerimaan Barang Bulan Januari Tahun 2008

Sumber : Bagian Gudang Produksi PT. LMS Bandung, 2008

Penerimaan Order Customer ( Grey, Sample product & colour)

Pencelupan Warna ( Dyeing )

Pengiriman Barang Hasil produksi

Penentuan Daftar Kerja Proses Produksi ( Matching, Dyeing & Finishing )

Hasil Dyeing Sesuai acc sample colour lab. Matching

Pengujian Sample Colour ( Matching )

Test Lab. Matching Produksi sesuai dengan smple colour Customer

Hasil Finishing Sesuai sample product

Gambar 1.2 Flowchart Prosedur Aktivitas Purchasing Order

INFORMASI PURCHASING ORDER DI PT. LAJU MAKMUR SENTOSA (LMS) BANDUNG.

yang dikemukakan oleh Sandra Donaldson Dewitz [1996].

kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan, yang membantu

- Definisi Masalah Umum - Batasan dan Sasaran - Kelayakan

- Lingkungan Sistem - Kebutuhan-kebutuhan IPOSC - Solusi yang dipilih

Pengulangan Umpan Balik

Gambar 1.3 Traditional (Waterfall) System Development Methodology

ANALISIS CURRENT SYSTEM

Penggambaran Block Diagram

Penggambaran Diagram Konteks

Perancangan Program Aplikasi

Simulasi Hasil Perancangan

Gambar 1.4 Kerangka Pemikiran

PENDAHULUAN Menjelaskan dan menguraikan mengenai fakta-fakta yang

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

dan berguna bagi manusia. [Laudon, 2005]

LINGKUNGAN ORGANISASI SISTEM INFORMASI

INPUT Pengaturan Penghitungan Umpan Balik

Para Agen Pengatur

mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.

Level Manajemen dan Arus Informasi

Manajemen Tingkat Atas ( Manajemen Strategis )

Manajemen Tingkat Menengah ( Manajemen Taktis )

Manajemen Tingkat Bawah ( Manajemen Operasional )

Gambar 2.2 Level Manajemen dalam Organisasi [ Abdul Kadir, 2003]

Pegawai non-manajemen, semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.

Arus informasi Vertikal ke atas

Arus informasi Vertikal ke bawah

Strategi, Sasaran, Pengarahan

Arus informasi Horisontal

Gambar 2.3 Arus Informasi dalam Organisasi [Abdul Kadir, 2003]

Berikut ini adalah tujuh tahapan siklus hidup pengembangan sistem :

7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem

4. Merancang Sistem yang Direkomendasikan

6. Menguji dan Mempertahankan Sistem

5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak

Gambar 2.4 Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS)

- Definisi Masalah Umum - Batasan dan Sasaran - Kelayakan

- Lingkungan Sistem - Kebutuhan-kebutuhan IPOSC - Solusi yang dipilih

Pengulangan Umpan Balik

Gambar 2.5 Traditional (Waterfall) System Development Methodology

Gambar 2.6 Penggambaran Pertama Aturan Blok Diagram

Gambar 2.7 Penggambaran Kedua Aturan Blok Diagram

Gambar 2.8 Penggambaran Ketiga Aturan Blok Diagram

Gambar 2.9 Penggambaran Keempat Aturan Blok Diagram

Gane and Sarson

Gane and Sarson

1 External Entity Customer

1.1 System Process Enter Customer data

1.1 Enter Customer data