BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang Sejalan dengan perkembangan dan kemajuan yang pesat dari teknologi informasi, pemerintah dan perusahaan telah banyak yang memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut terutama penggunaan internet yang dimanfaatkan dalam meningkatkan keberhasilan bisnisnya dan meningkatkan kemajuan serta efisiensi. Contoh usaha yang menjadi lebih efisien dan efektif dengan penggunaan teknologi informasi diantaranya adalah pengadaan barang dan jasa secara elektronik atau biasa dikenal Electronic Procurement (E-Procurement). EProcurement dipakai untuk mengatasi masalah pengadaan barang dan jasa yang memudahkan hubungan dengan pemasok. Kegiatan pengadaan merupakan kegiatan perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa dari pemasok, mulai dari pencarian pemasok, membuat pemesanan hingga barang diterima (Yen dan Ng, 2003). Tonggak perkembangan pengadaan barang dan jasa secara elektronik di Indonesia dimulai tahun 2003 dengan terbitnya Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Dalam keppres ini, pengadaan mulai dimungkinkan di proses dengan memanfaatkan sarana elektronik. Walaupun sudah dimungkinkan dari segi regulasi pengadaan, perkembangan penggunaan pengadaan barang dan jasa secara elektronik di instansi pemerintah belum menunjukan kemajuan yang berarti,

hanya di beberapa BUMN yang mulai menerapkan kebijakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Dengan Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) pada 7 Desember 2007 dibentuk, tugas pengembangan pengadaan barang dan jasa secara elektronik dilanjutkan oleh LKPP mulai pertengahan 2008. Dari tahun 2003 sampai dengan 2007 perkembangan penerapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik dapat dikatakan sangat lamban. Namun pada periode berikutnya terjadi tahap perkembangan dari tahun 2009 sampai dengan 2010, pada periode ini, layanan pengadaan secara elektronik (LPSE) berkembang dari 11 LPSE pada tahun 2008, menjadi 33 LPSE pada tahun 2009, menjadi 135 LPSE pada akhir tahun 2010 dan 240 LPSE pada Juni 2011, pada periode ini terjadi lompatan yang cukup signifikan baik dari segi jumlah layanan LPSE maupun nilai transaksinya. Dengan diterbitkannya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, kebijakan pengadaan barang dan jasa secara elektronik memasuki tahap yang lebih solid, dalam Perpres ini pengadaan barang dan jasa secara elektronik di tempatkan dalam satu bab pengaturan tersendiri dengan arah kebijakan yang jelas. Mulai tahun 2012 semua instansi wajib menerapkan pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Pada kenyataannya pengadaan barang dan jasa secara elektronik masih memiliki kelemahan-kelemahan serta hambatan-hambatan dalam proses

pelaksanaannya, seperti kurangnya dukungan finansial, terdapat beberapa instansi dan penyedia jasa lebih nyaman dengan sistem sebelumnya (pengadaan

konvensonal), kurangnya dukungan dari top manajemen, kurangnya skill dan pengetahuan tentang pengadaan barang dan jasa secara elektronik serta jaminan keamanan sistem tersebut. Eprocurement adalah kegiatan pembelian antara pembeli dan pemasok yang terintegrasi mulai dari permintaan pembelian, pembelian, pengiriman hingga pembayaran yang berbasiskan web dengan memanfaatkan internet yang dapat memungkinkan pembelian dan penjualan secara otomatis, mengontrol inventaris lebih efektif, menurunkan biaya pembelian dan meningkatkan siklus produksi (Kalalota et al. 2001). Pada bidang pelayanan khususnya kesehatan masyarakat, proses pengadaan barang secara elektronik masih banyak kendala di antaranya: kurangnya persyaratan organisasi yang tidak memungkinkan pengembangan peluang dan infrastruktur teknologi informasi komputer seperti yang diteliti oleh Bof dan Previtali (2007). Manfaat pengadaan barang secara elektronik dibagi menjadi 2 kategori yaitu: efisien dan efektif. Efisiensi pengadaan barang secara elektronik mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses pengadaan, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi dan pengintegrasian fungsi-fungsi pengadaan sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan efektivitas pengadaan barang secara elektronik yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi (Kalakota et al. 2001).

RSIA (Rumah Sakit Ibu dan Anak) Yadika adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan ibu dan anak, Dalam menjalankan kegiatan operasional sehari-hari, RSIA Yadika membutuhkan obat yang selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Ketersediaan obat di RSIA Yadika terkait erat dengan kualitas layanan kesehatan yang diberikan oleh RSIA tersebut. Namun dalam penanganan pengadaan obat di RSIA Yadika masih menggunakan sistem manual, sehingga pembelian obat ke supplier sering terhambat atau bahkan kekosongan stok obat disamping itu juga proses pengadaan obatnya kurang efisien dan membutuhkan biaya yang cukup besar, seperti penggunaan media telepon, fax untuk menghubungi supplier, juga pemakaian kertas yang berlebih untuk pencetakkan form purchase request (PR) dan purchase order (PO), sehingga dapat mengakibatkan kesulitan dalam pemenuhan ketersediaan stok obat di RSIA Yadika. Dalam hal ini tentu saja dibutuhkan sistem yang dapat membantu RSIA Yadika dalam meningkatkan efisiensi waktu dalam pengadaan obat, membantu RSIA Yadika mencatat seluruh transaksi yang terjadi selama proses pengadaan obat dan juga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan pada saat terjadinya transaksi serta mengintegrasikan antara RSIA Yadika dan supplier yang telah menjalin kerja sama agar dapat mempermudah dan menghemat biaya dalam proses pengadaan obat sehingga ketersediaan obat dapat terus terjaga. Berdasarkan dampak dari pentingnya pengadaan obat pada RSIA Yadika agar ketersediaan obat dapat terus terjaga dan besarnya biaya yang dibutuhkan dalam proses pengadaan obat yakni PO obat ke supplier, maka penulis mengangkat judul skripsi Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Rutin

Obat Berbasis Web pada Rumah Sakit (Studi Kasus: RSIA Yadika) untuk dikaji lebih dalam.

Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka permasalahan dalam penulisan skripsi ini dapat dirumuskan, yaitu: Bagaimana membangun sebuah sistem informasi pengadaan rutin obat berbasis web pada RSIA Yadika?

Batasan Masalah Mengingat luasnya cakupan pengadaan barang berbasis web, maka akan dibuat batasan terhadap masalah tersebut agar penulisan skripsi ini terfokus pada pokok permasalahan dan mencapai hasil yang optimal. Maka penulisan skripsi ini dibatasi pada permasalahan: 1. Sistem hanya membahas proses pengadaan obat pada RSIA Yadika yakni mulai dari permintaan purchase request obat, purchase order ke supplier, obat diterima oleh RSIA Yadika dan return obat. 2. Metode pengembangan sistem dalam membuat sistem informasi pengadaan rutin obat berbasis web menggunakan metode

pengembangan sistem waterfall strategi sequential yang melalui 4 tahap yaitu : initiation, analysis, design dan implementation. 3. Tools yang digunakan dalam perancangan sistem yaitu use case diagram, activity diagram, class diagram dan sequence diagram,

menggunakan PHP sebagai bahasa pemograman, MYSQL sebagai database server, Rational Rose dan Dreamweaver 8 sebagai aplikasi pendukung. 4. Sistem informasi pengadaan rutin obat berbasis web yang dibuat hanya sampai pada tahap perancangan dan pengujian sistem yang telah dibuat, tidak sampai membahas penerapan sistem dan pemeliharaan sistem informasi pengadaan rutin obat berbasis web pada RSIA Yadika. 5. Sistem tidak membahas sistem pembayaran.

Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Tujuan penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah: Menghasilkan sebuah sistem pengadaan rutin obat untuk membantu rumah sakit dalam menangani proses pengadaan rutin obat berbasis web pada RSIA Yadika. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian dalam penulisan skripsi ini meliputi manfaat bagi peneliti, bagi RSIA Yadika dan bagi supplier, manfaat-manfaat tersebut adalah : 1. 1) 2) Peneliti Menerapkan ilmu-ilmu yang diperoleh selama kuliah. Memahami proses kerja aplikasi dan implementasinya yang sesuai dengan sasaran atau tujuan.

3)

Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan strata satu (S1) Program Studi Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi.

4)

Bertambahnya wawasan tentang pengadaan rutin obat berbasis web dan hal lainnya yang berkaitan dengan judul skripsi.

2. 1)

RSIA Yadika Memperoleh bantuan dan kemudahan dalam proses pengadaan rutin obat.

2)

Membantu aktifitas bisnis dalam pengawasan obat agar stok obat tetap terjaga.

3) 4) 3. 1) 2)

Mempermudah proses pengontrolan obat. Dapat menjalin kerja sama yang baik dengan supplier-suplier. Supplier Mempermudah proses transaksi bisnis dengan pihak konsumen.. Transaksi bisnis dengan konsumen dapat terkontrol dengan baik.

Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam skripsi ini adalah metode pengumpulan data, pengembangan sistem dan pengembangan model sistem pendukung keputusan. Metode Pengumpulan Data Metode Pengumpulan data dilakukan dengan empat cara yaitu observasi (Jogiyanto, 2008), wawancara (Jogiyanto, 2008), studi pustaka (Nazir, 2005) dan studi literatur penelitian sejenis (Nazir, 2005) yaitu dengan

melakukan

pengamatan

langsung

pada

objek

penelitian

untuk

mendapatkan informasi, mengajukan pertanyaan secara tertulis dengan mengisi daftar pertanyaan yang diisi oleh responden, dapat melakukan wawancara langsung dengan pihakpihak terkait dan juga mempelajari bukubuku literatur dan tulisan-tulisan mengenai sistem pengadaan barang dan jasa yang mendukung dan berkaitan dengan topik skripsi ini serta membandingkan dengan literatur sejenis untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dalam pembuatan sistem. Metode Pengembangan Sistem Pada metode pengambangan sistem, peneliti menggunakan metode waterfall sequential strategy, tahapan pengembangan sistem dibagi ke dalam 4 fase yaitu initiation, analysis, design dan implementation (Whitten et al. 2004). Perancangan pada sistem ini menggunakan tools UML (Unified Modelling Language). Diagram yang digunakan dalam penelitian ini adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram (Munawar, 2005). Metode Pengembangan Model Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Dalam penelitian ini, metode pengembangan model yang digunakan ialah metode skoring. Metode skoring merupakan metode pemberian skor kepada setiap parameter atau kriteria (Lucas dan moore, 2001).

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan laporan skripsi Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Rutin Obat pada Rumah Sakit (Studi Kasus: RSIA Yadika), meliputi:

BAB I :

PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah dalam penelitian ini, tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang diharapkan dan metodologi yang digunakan dalam penelitian ini secara sistematik.

BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan menguraikan teori Pengertian Rancang Bangun, Konsep Dasar Sistem Informasi, Konsep Dasar Analisis dan Desain Sistem Informasi, Sistem Pendukung Keputusan (SPK), E-

Procurement (Pengadaan barang dan jasa secara elektronik), metode scoring system, Metodologi Penelitian Sistem Informasi, waterfall sequential strategy, Rich Picture, Analisis dan Desain Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design) Menggunakan UML (Unified Modeling Language), Database dan Database Management System, Internet, PHP, MySQL serta XAMPP dan PhpMyAdmin. BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Pada bab ini akan menguraikan tentang metode yang digunakan dalam membuat rancang bangun pengadaan rutin obat yaitu metode

pengumpulan data, metode pengembangan sistem dan metode pengembangan model SPK untuk pemilihan supplier.

BAB IV : PEMBAHASAN Pada bab ini akan membahas perancangan Sistem pengadaan rutin obat berbasis web pada RSIA Yadika dan output yang dihasilkan dari pembahasan. BAB V : PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan, yang terdiri dari kesimpulan dari penelitian yang didapat dan saran yang ditujukan kepada pembaca atau peneliti berikutnya untuk dijadikan sebagai acuan pengembangan sistem yang lebih baik.