KERTAS KERJA :

KE ARAH PENGKOMPUTERAN (PENGAUTOMASIAN) PUSAT SUMBER SEKOLAH

oleh

MOHAMAD BASRI HAMZAH

Guru Perpustakaan dan Media

Pendahuluan Pusat Sumber Sekolah (PSS) SMK Dato Wan Ahmad Rasdi telah diwujudkan sejak sekolah ini mempunyai bangunannya sendiri pada tahun 1993. Kini PSS SMK Dato' Wan Ahmad Rasdi sudah berusia lebih kurang 15 tahun. PSS memainkan beberapa peranan penting dalam proses pengajaran dan pembelajaran dengan menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan kepada semua penggunanya iaitu para pelajar, guru-guru dan staf sokongan sekolah. Matlamat Matlamat utama pengautomasian PSS adalah untuk menaikkan taraf PSS sekolah tradisional kepada Pusat Sumber Berelektronik supaya dapat memainkan peranan yang lebih berkesan dalam mempertingkatkan lagi proses pengajaran dan pembelajaran demi mencapai kecemerlangan di sekolah. Objektif Objektif pengautomasian PSS adalah untuk: Meningkatkan kecekapan sistem pengurusan organisasi bahan PSS dari segi perolehan bahan, pengkatalogan, sirkulasi dan perkhidmatan pengguna. 2. Meningkatkan kecekapan sistem pentadbiran dan pengurusan PSS dari aspek pengurusan sumber manusia, pembangunan prasarana, perkakasan dan peralatan. 3. Menggalakkan perkembangan literasi komputer dan teknologi maklumat di kalangan kakitangan sekolah dan warga sekolah. 4. Memudahkan urusan mengakses maklumat atau data koleksi PSS. 5. Memudahkan pengurusan analisis data dan penilaian PSS. Rasional Masalah utama sistem manual semasa ialah pengkatalogan. Sebelum proses pengkatalogan, PSS perlu menghadapi masalah pengemaskinian buku rekod perolehan buku dan bahan bukan buku. Banyak borang dan butir-butir terpaksa dicatat dalam buku-buku tersebut. Selain itu, terdapat masalah hinggakan dalam pengkatalogan buku-buku dan bahan bantu mengajar. Ini kerana proses pengkatalogan buku dan bahan bantu mengajar mengambil masa dan tenaga kerja yang banyak. Misalnya, nombor panggilan untuk setiap buku terpaksa ditentukan dengan menggunakan sistem pengelasan Perpuluhan Dewey. Selain itu, butir-butir bibliografi termasuk trasing perlu dicatat dalam satu slip kerja. Seterusnya, kad-kad katalog akan ditaip. Selain itu, satu kad senarai rak juga perlu disediakan untuk setiap judul. Semua kad katalog yang telah disediakan akan disusun mengikut abjad dalam satu kabinet secara terpisah. Tambahan pula, guru-guru PSS terpaksa mengajar di kelas dan tidak dapat menyelesaikan tunggakan buku-buku pada masa yang ditetapkan. Ekoran daripada tunggakan itu, penggunapengguna PSS tidak mendapat mengesan dengan cepat dan tepat koleksi PSS. 1.

Selain itu, wujud masalah sirkulasi dimana peminjam yang lambat memulangkan buku tidak diingatkan dengan cepat kerana kerja mengenalpasti mereka mengambil masa dan proses peringatan agak rumit dilakukan sama ada secara bertulis atau lisan. Tambahan pula, ada peminjam yang memberi alasan bahawa buku pinjaman mereka telah dipulangkan tetapi tidak tercatat. Memandangkan wujudnya pelbagai masalah dalam pengurusan PSS adalah wajar diautomasikan PSS demi kebaikan semua pihak supaya PSS dapat memainkan peranan yang lebih berkesan sebagai pusat maklumat untuk menjayakan proses pengajaran dan pembelajaran. Jawatankuasa Penasihat En Mustapa bin Embin, AMP, Pengetua En Mohd Dan b Mahat, Penolong Kanan Pentadbiran En Mohamad Basri bin Hamzah, Guru Perpustakaan dan Media (Penyelaras Pusat Sumber Sekolah) Cik Fouziah bt Razali, Penolong Penyelaras Pusat Sumber Sekolah En Meor Alim Shah bin Nazari, Penolong Kanan HEM Tn Hj Mat Radzi bin Hassan, Penolong Kanan Kokurikulum Semua Guru Kanan

Pengerusi

Pengurus Program

Setiausaha

Ahli Jawatankuasa

Kumpulan Sasaran Semua pengguna perpustakaan sekolah, yakni staf dan pelajar-pelajar. Strategi Beberapa persediaan adalah perlu dalam perancangan pengkomputeran perpustakaan. Persediaan ini merangkumi peruntukan kewangan, perlantikan penyelaras projek, persediaan kakitangan, penyediaan tempat dan perhatian dan tindakan terhadap rekod-rekod perpustakaan. i. Kewangan Persediaan utama dan terpenting dalam projek pengkomputeraan perpustakaan ialah kewangan. Selain daripada peruntukan kewangan untuk memperolehi sistem komputer asas, peruntukan kewangan lain juga perlu disediakan untuk membiayai kos-kos lain seperti: kos permulaan retrospektif, kos penyenggaraan, pemasangan kabel eletrik, peralatan sampingan dan perabot, pita magnetik, disket komputer, kabel kod palang, alat pembaca label kod palang dan sebagainya. Pemerolehan sistem komputer bukanlah merupakan pembelian satu kali, bahkan melibatkan perbelanjaan dari masa ke semasa. ii. Penyelaras Projek Perkara kedua yang dianggap penting ialah menyediakan kakitangan. Sama ada sesuatu perpustakaan itu merancang untuk melaksanakan sistem yang kecil atau yang besar adalah mustahak untuk melatik seorang penyelaras projek sepenuh masa. Beliau perlu memberi sepenuh perhatian kepada beberapa fasa projek dan beliaulah yang mengambil perhatian terhadap perkaraperkara bersangkutan dengan pentadbiran dan teknikal, mempastikan aktiviti-aktiviti mengikut jadual dan seterusnya bertanggungjawab untuk melatih kakitangan kelak. iii. Persediaan Guru

Sistem perpustakaan berkomputer melibatkan pembelian dalam proses-proses dan perjalanan kerja dan sudah semestinya memberi kesan kepada kakitangan. Dari itu persediaan terhadap kakitangan harus diambilkira. Semua kakitangan hendaklah dimaklumkan tentang rancangan pengkomputeran dan memberi kesedaran mengenai apa yang akan berlaku. Mereka juga harus diberitahu bagaimana sistem baru ini akan memberi kesan kepada perjalanan kerja di perpustakaan dan bagaimana hubungannya dengan kerja masing-masing. Di samping itu, pendedahan awal terhadap komputer dan pengetahuan asas mengenainya adalah perlu bagi mereka. Menghadiri kursus-kursus pengenalan komputer menjadi satu langkah penting ke arah ini, kerana penghargaan terhadap komputer dan pembiasaan diri dengannya akan membantu kakitangan untuk lebih bersedia dalam menghadapi sistem baru kelak. iv. Penyediaan Tempat Satu aspek yang harus diselesaikan sebelum sistem perpustakaan dipasang dan dilaksanakan ialah penyediaan tempat. Aspek ini meliputi:-

Kemudahan hubungan dalam talian dan Penempatan terminal v. Rekod-Rekod Perpustakaan

Beberapa persedian boleh dibuat terhadap rekod-rekod perpustakaan yang terlibat secara langsung alam projek komputer. Rekod-rekod yang dimaksudkan meliputi rekod pembekalan, peruntukan, kewangan, terbitan bersiri, katalog, butiran nashkah dan pengguna. Keterangan Projek Perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan telah bertambah dengan pantas seiring dengan perkembangan teknologi. Perkembangan ini menyebabkan pertambahan dari segi saiz dan kerumitan operasi perpustakaan. Lantaran itu kebanyakan pengurus perpustakaan memerlukan sistem yang efektif untuk mendapatkan maklumat tambahan. Pengurusan yang berkesan adalah dari maklumat yang baik, dalam ertikata pengurusan sebagai fungsi interpretasi maklumat untuk membuat keputusan. Oleh itu sistem automasi (menggunakan komputer) bukan sahaja berkeupayaan menguruskan data harian tetapi juga berkeupayaan mengurus dan memberikan maklumat kepada pihak pengurusan. Pengautomasian PSS ialah penggunaan komputer untuk melaksanakan operasi-operasi asas pemerosesan bahan-bahan koleksi seperti perolehan dan pengkatalogan serta fungsi sirkulasi bahan-bahan yang sebelum ini dikendalikan secara manual oleh kakitangan PSS. Dengan itu, pengautomasian PSS berlaku apabila wujud proses mengintegrasikan teknologi maklumat dan komputer dengan sumber pengurusan dan pentadbiran PSS. Proses ini kemudiannya akan melibatkan pengintegrasian teknologi maklumat dengan sumber pengajaran dan pembelajaran di dalam dan di luar sekolah ke arah pusat sumber berelektronik yang semestinya dapat meningkatkan kecemerlangan dan mutu pendidikan di sekolah. Jadual Pelaksanaan Awal Januari 2008 Bahan / Sumber Yang Diperlukan

2 buah PC Pentium 4, 2.80 GHz, sekurang-kurangnya 20 GB ruang hard disk dan 256 MB RAM, Windows XP: RM 4,000.00 Pencetak laser: RM 350.00 Perisian Sistem Automasi PSS e-Kutub Khanah: RM 4,000.00 Kewangan

Memohon bantuan kewangan daripada Persatuan Ibubapa dan Guru (PIBG), dermawan-dermawan

dan wakil-wakil rakyat tempatan. Penutup Dengan wujudnya sistem automasi di perpustakaan maka segala urusan pentadbiran dan juga urusan perkhidmatan kepada pengguna dapat berjalan dengan baik dan berkesan. Beban kerja yang ditanggung oleh kakitangan perpustakaan di dalam sistem manual dapat dikurangkan dan kerjakerja pengendalian bahan-bahan perpustakaan dapat berjalan dengan sistematik.

Suasana di dalam perpustakaan - Julai, 2007

Sistem Automasi Pengurusan Pusat Sumber e-Kutub Khanah telah dipilih untuk digunakan di PSS sekolah kita. Urusan pengautomasian dimulakan pada pertengahan bulan Januari, 2008.

...