LATIHAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Apa yang Anda ketahui tentang koresponden ? Apa tujuan penulisan surat ? Jelaskan fungsi surat! Uraikan secara singkat pedoman dan ketentuan-ketentuan dalam menulis surat dinas! Jelaskan persyaratan seorang penulis surat yang baik. Buatlah format surat dinas sesuai dengan Keputusan Menpan No. 72 tahun 2003. Apa saja persyaratan yang harus Anda penuhi dalam menulis surat dinas agar efisien dan efektif? 8. Uraikan bagaimana langkah-langkah menulis sepucuk surat secara efektif. 9. Ambil sepucuk surat, kemudian sebutkan bagian-bagian surat, kemudian jelaskan masingmasing bagian surat tersebut. 10. Gambarkan format/gaya surat dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain!Dengan memperhatikan hal-hal yang telah Anda pelajari dalam Bab II, coba berikan Anda komentar tentang format surat yang Anda gambar tadi.

JAWABAN 1. Menurut saya korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yana dilakukan dengan saling berkiriman surat. 2. Tujuan umum penulisan surat setiap surat surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. 3. Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. 4. * Uraian singkat pedoman umum menulis surat dinas 1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat dan teliti, agar tidak menimbulkan salah penafsiran. 2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. 3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur suratmenyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi. 4. Jawaban terhadap surat masuk. 5. Batas waktu jawaban surat jawaban surat disesuaikan dengan sifat pengiriman surat yang bersangkutan. 6. Waktu penandatangan surat dinas harus memperhatikan jadwal pengiriman surat yang berlaku di instansi masing-masing, dan segera dikirim setelah ditandatangani. 7. Penggandaan/kopi surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan. 8. Lampiran tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab. 9. Tingkat keamanan. 10. Kecepatan penyampaian. 1

5.

6.

7.

8.

9.

* Uraian singkat ketentuan-ketentuan menulis surat dinas 1. Komunikasi langsung 2. Alur surat-menyurat. 3. Kewenangan Penandatanganan 4. Rujukan. 5. Disposisi 6. Penandatanganan surat dengan tingkat keamanan tertentu Persyaratan seorang penulis surat yang baik sebagai berikut : a. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. b. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan. c. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. d. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan e. Pengetahuan tentang teknik korespondensi Format surat sesuai dengan keputusan Menpan No. 72 tahun 2003 1. Format lurus penuh (Full Block Style) 2. Format lurus penuh (Block Style/Modified Block Style) 3. Format sederhana (Simplified Style) 4. Format surat setengah lurus/resmi Indonesia versi lama (Semi Block Style) 5. Format surat setengah lurus/resmi Indonesia versi baru (Semi Block Style) 6. Format takuk atau bergerigi (Idented Style) 7. Format paragraf menggantung (Identik Paragraph) Persyaratan yang saya penuhi dalam menulis surat dinas agar efisien dan efektif. a. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. b. Surat sebaiknya saya susun secara sederhana, dan tidak terlalu panjang surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya. c. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. d. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. e. Surat sebaiknya bersih dan rapi. Langkah-langkah menulis sepucuk surat dinas secara efektif sebagai berikut : a. Penegasan tujuan pokok penulisan surat. b. Pengumpulan data/informasi. c. Perkiraan tentang pembaca. d. Penyusunan draf atau konsep e. Penyelesaian. Bagian-bagian surat sebagai berikut : 1) Kepala surat. 2) Tanggal surat. 3) Nomor 4) Lampiran 5) Perihal/hal 6) Alamat 7) Salam pembuka 8) Isi 9) Salam penutup

10.

( Logo )

NAMA INSTANSI

Nomor Lampiran Hal

...................Tanggal.......................

Kepada ............................ ............................ ............................

...............................................(alinea pembuka).................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ....................................................(alinea isi).......................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ...................................................(alinea penutup)................................................... .............................................................................................................................

..........Nama Jabatan......... (Tanda tangan dan cap instansi) Nama Lengkap Tembusan 1 ....................... 2 ....................... 3 .......................

Komentar saya mengenai surat yang saya buat berisi surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi,/lembaga/organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat-menyurat masih sangat dibutuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.