Manual Aplikasi e-Procurement

Pemerintah Kota Bontang

S e kr et ari at L ay a n a n e-Procure m e nt P e m erint a h Kot a B o nt a n g

Jl. Aw a n g Lon g N o.01 Telp. (0548) 28412
e-proc.bont a n g kot a. g o.id

Sekretariat Layanan e-Procurement

Manual Aplikasi e-Procurement ini bertujuan sebagai panduan bagi Penyedia barang/jasa untuk dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa melalui e-Procurement Pemerintah Kota Bontang.

Alamat Portal e-Procurement :

e-proc.bontangkota.go.id
Halaman Utama

Terdapat beberapa menu yang dapat diakses atau dilihat secara langsung tanpa harus melakukan login terlebih dahulu.

Registrasi Penyedia
Menu ini digunakan Penyedia barang/jasa untuk mendaftarkan perusahaan pada Portal e-Procurement.

Sekretariat Layanan e-Procurement

Infrastruktur Kunci Publik

Infrastruktur Kunci Publik (IKP) digunakan sebagai kunci untuk melakukan penawaran secara online pada Portal e-Procurement.

Tanggal dan Jam Login Pengguna

Menu ini digunakan untuk :
-

Log in ke Portal e-Procurement dengan cara memasukkan username dan password Lupa password Anda?, digunakan apabila penyedia lupa password kemudian ingin mengganti password Kirim kode Aktivasi, digunakan apabila pada saat registrasi perusahaan belum mendapatkan email balasan dari admin e-Procurement.

Menu
Informasi Berita Pada menu berita ini memberitahukan tentang semua informasi yang terkait dengan proses pengadaan barang/jasa, dengan cara: - Klik Menu > Informasi > Berita Artikel Pada menu ini menampilkan beberapa artikel-artikel yang berhubungan dengan Portal e-Procurement, dengan cara: - Klik Menu > Informasi > Artikel Dokumentasi Pada menu dokumentasi, akan menampilkan hasil pelaksanaan yang berkaitan dengan e-Procurement dari suatu instansi misalnya sosialisasi, pelatihan, dan kegiatan-kegiatan lainnya yang berupa foto/gambar, dengan cara: - Klik Menu > Informasi > Dokumentasi Regulasi Pada menu ini berisi berbagai macam aturan perundang-undangan terkait pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Aturan perundangan tersebut misalnya, Keppres 80/2003. Dapat di download dengan cara :
Sekretariat Layanan e-Procurement

- Klik Menu > Informasi > Regulasi Seminar Pada menu ini dapat mendownload dokumen seminar yang terkait dengan eProcurement. - Klik Menu > Informasi > Seminar Pengumuman Pengumuman Pengadaan Pengumuman Pengadaan ini menampilkan paket pekerjaan yang dilelangkan beserta dokumen lelang, HPS/OE dan jadwal pengadaan. Dengan cara : - Klik Menu > Pengumuman > Pengumuman Pengadaan Persyaratan/Kualifikasi Peserta Pada menu ini dapat mengetahui persyaratan/kualifikasi peserta lelang secara umum, dengan cara : - Klik Menu > Pengumuman > Persyaratan/Kualifikasi Peserta Uraian Singkat Pengadaan Pada menu ini dapat mengetahui rekap pekerjaan yang dilelang per Satuan Kerja, Jenis Pekerjaan, Jumlah Paket dan Anggaran dari suatu paket pekerjaan, dengan cara : - Klik Menu > Pengumuman > Uraian Singkat Pengadaan Hasil Pengadaan Pada menu ini dapat mengetahui pemenang dari paket pekerjaan yang dilelang secara e- Procurement di Pemerintah Kota Bontang, dengan cara : - Klik Menu > Pengumuman > Hasil Pengadaan Statistik Komposisi Peserta Lelang Pada menu ini dapat melihat jumlah peserta lelang yang berminat dan menawar pada suatu paket pekerjaan, dengan cara : - Klik Menu > Statistik > Komposisi Peserta Lelang
Sekretariat Layanan e-Procurement

Bantuan Alur Lelang Pada menu ini menampilkan alur lelang agar penyedia barang/jasa dapat dengan mudah menguasai tahapan-tahapan apa saja yang harus dilakukan pada saat mengikuti proses lelang secara e-Procurement, dengan cara : - Klik Menu > Bantuan > Alur Lelang Proses Lelang Pada menu ini menjelaskan metodologi yang harus dilakukan penyedia barang/jasa ketika mengikuti suatu proses lelang secara e-Procurement, dengan cara : - Klik Menu > Bantuan > Proses Lelang Alur IKP Pada menu ini terdapat alur registrasi IKP penyedia barang/jasa, dengan cara : - Klik Menu > Bantuan > Alur IKP Troubleshooting Untuk membantu menyelesaikan permasalahan teknis yang mungkin muncul, dengan cara : - Klik Menu > Bantuan > Troubleshooting

Info SSL
Portal ini menggunakan info SSL merupakan salah satu jaminan keamanan enkripsi dalam komunikasi data. - Klik Info SSL

BlackList
Pada menu ini, pengunjung Portal dapat mengetahui daftar hitam untuk perusahaan, dengan cara : - Klik BlackList > selengkapnya....

Sekretariat Layanan e-Procurement

Panduan Pengisian Data Perusahaan dan Proses Lelang

Registrasi Perusahaan
Untuk mendapatkan Username dan Password, Penyedia barang/jasa harus melakukan registrasi terlebih dahulu, dengan cara : - Klik registrasi penyedia - Baca Term of Service > klik lanjut - Isi secara lengkap dan benar : Email No. NPWP Nama Perusahaan Alamat Telepon Pertanyaan Jawaban

Cat :
Pertanyaan dan jawaban (harap di INGAT huruf/angka penulisan) dibuat dan diperlukan jika penyedia barang/jasa lupa password pada menu Lupa password Anda? - Klik Simpan - Kemudian cek alamat email yang digunakan pada saat registrasi penyedia, *Cek email pada inbox/spam *Klik mulai proses aktivasi *Gunakan username dan password untuk login pada Portal e-Procurement

Login Pengguna
Penyedia barang/jasa dapat melakukan login dengan cara:
Sekretariat Layanan e-Procurement

- Isi username dengan alamat email - Masukkan password - Klik Log in

Memasukkan Data Perusahaan

Pada menu ini, penyedia barang/jasa diwajibkan mengisi informasi data-data perusahaan sesuai dengan dokumen yang dimiliki perusahaan, fasilitas yang tersedia yaitu: - klik buat baru, bila ingin memasukkan data perusahaan - klik ubah, bila ingin mengubah data perusahaan - klik hapus, bila ingin menghapus data perusahaan - klik batal, bila membatalkan menyimpan data perusahaan

A. Data Umum
Sebelum mengisi data perusahaan, penyedia barang jasa wajib meng-upload kunci publik, dengan cara : - klik Data Umum > Upload public key > Choose File > klik Upload

Sekretariat Layanan e-Procurement

Setelah itu, Penyedia Barang/Jasa dapat mengubah Data Umum , dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Data Umum > Klik Ubah - Edit data perusahaan :
NPWP

Nama
Alamat Kota Telepon Fax Alamat email : adalah email yang sesuai dengan email yang digunakan pada saat

membuat IKP
Contact Person

No. HP Kekayaan Bersih, dapat diubah melalui neraca pada menu Data Administrasi

- Klik Simpan

B. DATA ADMINISTRASI
Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data administrasi perusahaan yang sesuai dengan dokumen yang dimiliki, dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Data Administrasi > Klik Ubah - Edit data administrasi : SIUP No Tanggal Berlaku (klik pada tombol di samping isian) Instansi IUJK No Tanggal Berlaku (klik pada tombol di samping isian) Instansi Akta Pendirian Badan Usaha / Surat Pengangkatan Kepala Cabang
Sekretariat Layanan e-Procurement

No Tanggal (klik pada tombol di samping isian) Notaris

Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha No Tanggal (klik pada tombol di samping isian) Notaris Pelunasan Pajak Terakhir No Tanggal (klik pada tombol di samping isian) Neraca Tanggal (klik pada tombol di samping isian) Aktiva Lancar Aktiva Tetap Aktiva Lainnya Utang Jangka Pendek Utang Jangka Panjang Laporan PPn Tanggal Laporan PPn Bulan I (klik pada tombol di samping isian) Nomor Laporan PPn Bulan I Tanggal Laporan PPn Bulan II (klik pada tombol di samping isian) Nomor Laporan PPn Bulan II Tanggal Laporan PPn Bulan III (klik pada tombol di samping isian) Nomor Laporan PPn Bulan III Laporan PPh Tanggal Laporan PPh Bulan I (klik pada tombol di samping isian) Nomor Laporan PPh Bulan I Tanggal Laporan PPh Bulan II (klik pada tombol di samping isian) Nomor Laporan PPh Bulan II Tanggal Laporan PPh Bulan III (klik pada tombol di samping isian) Nomor Laporan PPh Bulan III - Klik Simpan

Sekretariat Layanan e-Procurement

C. KLASIFIKASI PERUSAHAAN
Pada menu ini Penyedia Barang/Jasa memasukkan data klasifikasi, bidang dan subbidang sesuai dengan dokumen perusahaan (SIUP/IUJK), dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Klasifikasi Perusahaan > Klik Buat Baru - Isi data : Klasifikasi Bidang Sub Bidang - Klik Simpan

D. PEMILIK
Di menu ini Penyedia Barang/Jasa mengisi nama pemilik perusahaan, dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Pemilik > Klik Buat Baru - Isi data : Nama Pemilik No. KTP Alamat Persentase (% kepemilikan modal) - Klik Simpan

E. DIREKSI
Penyedia Barang/Jasa memasukkan data nama jajaran Direksi Perusahaan, dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Direksi > Klik Buat Baru - Isi data : Nama NPWP No. KTP Alamat Jabatan Penanggung Jawab (apabila data yang dimasukkan adalah penanggung jawab perusahan maka Penyedia Barang/Jasa klik kolom hingga muncul tanda chek (V), dimana penanggung jawab hanya untuk satu orang saja). - Klik Simpan

Sekretariat Layanan e-Procurement

F. TENAGA AHLI
Pada menu ini, penyedia barang/jasa mengisikan data tenaga ahli yang di miliki oleh perusahaan, dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Tenaga Ahli > Klik Buat Baru - Isi data : Nama No. KTP Keahlian Alamat No. SKA Masa Berlaku SKA s/d (klik pada tombol di samping isian) - Klik Simpan

G. PENGALAMAN
Penyedia Barang/Jasa dapat memasukkan pengalaman pekerjaan perusahaan yang telah dilakukan dan atau masih sedang dikerjakan, baik dari instansi swasta maupun pemerintahan untuk memasukkan data, dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Pengalaman > Klik Buat Baru - Isi data : Klasifikasi Bidang Sub Bidang Pengguna Nama Lokasi Pengguna Alamat No. Kontrak Nilai Kontrak (Rp.) Tgl. Selesai Kontrak (klik pada tombol di samping isian) - Klik Simpan

H. PERALATAN
Penyedia Barang/Jasa dapat memasukkan data peralatan yang dimilikinya sebagai penunjang suatu paket pekerjaan dapat dilaksanakan, pada menu ini dapat dilakukan penambahan, ubah dan hapus dengan cara : - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Peralatan > Klik Buat Baru - Isi data : Jenis
Sekretariat Layanan e-Procurement

 Jumlah Kapasitas Merk Tahun Pembuatan Kondisi Lokasi Bukti - Klik Simpan

Proses Lelang
I. PENGADAAN
Pada menu ini, penyedia barang/jasa dapat mengetahui semua paket pekerjaan yang dilelang dan dapat melakukan registrasi paket pekerjaan apabila ingin mengikuti pengadaan barang/jasa, dengan cara: - Pilih menu Data Perusahaan > Klik menu Pengadaan - Pilih Instansi - Pilih Tahun - Pilih Periode

Sekretariat Layanan e-Procurement

Apabila ingin mengikuti suatu paket pekerjaan, maka penyedia barang/jasa dapat melakukan klik Register.

Cat :
Apabila perusahaan telah meregistrasi suatu paket pekerjaan, maka tulisan Register akan hilang secara otomatis, dan berarti perusahaan telah mendaftar pada paket pekerjaan tersebut. Aanwijzing dapat dilakukan secara tatap muka maupun online, dengan cara klik Aanwijzing. Penyedia barang/jasa juga dapat melihat dan mendownload dokumen lelang (RKS, OE, KAK, BQ, Gambar) dengan cara klik Dokumen. Penyedia barang/jasa juga dapat melihat persyaratan pengadaan barang/jasa dengan cara klik Persyaratan. Penyedia barang/jasa juga dapat mengetahui rincian penawaran dengan cara klik Rincian Penawaran. Penyedia barang/jasa juga dapat mengetahui jadwal dengan cara klik Jadwal.

J. PENAWARAN
Pada menu ini, penyedia barang/jasa dapat melakukan : Aanwijzing Pemasukan Penawaran

Cat :
Sebelum Pemasukan Penawaran, upload kunci privat dan masukkan phasphrase (phasphrase yang dibuat oleh penyedia barang/jasa pada saat pendaftaran infrastruktur kunci publik) *Cara meng-upload kunci privat : Klik load kunci privat > Choose file > masukkan phasphrase > klik upload

Sekretariat Layanan e-Procurement

Upload Kunci Privat

Pemasukan Penawaran

Untuk memasukkan nilai penawaran, Klik Pemasukan Penawaran. Tampilan rincian penawaran sebagai berikut:

Masukkan nilai penawaran

Masa Sanggah Surat Dukungan Bank (akan muncul bila paket pekerjaan tersebut berkualifikasi Non Kecil)

Sekretariat Layanan e-Procurement

Cetak dokumen pengadaan barang/jasa : a. Cetak Isian Kualifikasi Untuk Mencetak Isian Kualifikasi, klik Cetak Isian Kualifikasi > klik Cetak. Tampilan Cetak Isian Kualifikasi adalah sebagai berikut :

Klik

b. Cetak Pernyataan Minat Untuk Mencetak Pernyataan Minat, klik Cetak Pernyataan Minat > klik Cetak. Tampilan Cetak Pernyataan Minat adalah sebagai berikut :

Klik

Sekretariat Layanan e-Procurement

c. Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses Untuk Mencetak Pernyataan Hingga Akhir Proses, klik Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses > klik Cetak. Tampilan Cetak Pernyataan Hingga Akhir Proses adalah sebagai berikut :

Klik

d. Cetak Surat Penawaran Harga Untuk Mencetak Surat Penawaran Harga, klik Cetak Surat Penawaran Harga > klik Cetak. Tampilan Cetak Surat Penawaran Harga adalah sebagai berikut :

Klik

Sekretariat Layanan e-Procurement

Untuk Mencetak Detail Penawaran, klik Detail Penawaran > klik Cetak. Tampilan Detail Penawaran adalah sebagai berikut :

Klik

e. Cetak Pakta Integritas Untuk Mencetak Pakta Integritas, klik Cetak Pakta Integritas > klik Cetak. Tampilan Cetak Pakta Integritas adalah sebagai berikut :

Klik

Cat : Semua Dokumen ini akan dicetak, kemudian di tempel Materai, ditandatangan, bertanggal/bulan/tahun dan berstempel perusahaan.
Sekretariat Layanan e-Procurement