FAKULTAS ILMU KOMUNKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA

MODUL 13 IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI (3 SKS)

POKOK BAHASAN: Iklim Komunikasi dalam organisasi DESKRIPSI Salah satu upaya untuk meningkatkan partisipasi pegawai adalah dengan menciptakan iklim Komunikasi organisasi yang kondusif. Oleh karena itu perlu dilakukan sebuah pendekatan evaluasi tentang iklim komunikasi organisasi yang mempunyai tujuan diantaranya adalah membantu meningkatkan produktivitas pegawai, mendorong meyakinkan semangat kerja, memberi informasi tentang tugas dan pekerjaan, dan organisasi. Untuk penerapannya di dalam manajemen lebih jauh diperlukan pemahaman tentag hakekat organisasi dan persepsi komunikasi organisasi. Dalam modul ini yang serupa . TUJUAN INSTRUKSIONAL Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat: kita akan membahas tentang iklim komunikasi organisasi dan pendekatan-pendekatan yang lain

segenap pegawai dan stakeholder untuk bekerja bersama-sama mencapai tujuan

1. 2. 3.

Memahami dan mampu menjelaskan kembali pengertian iklim; Memahami dan mampu menjelaskan kembali iklim organisasi; Memahami dan mampu menjelaskan kembali iklim komunikasi;

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

4. Memahami dan mampu menjelaskan kembali kepuasan komunikasi organisasi;

5. Memahami dan mampu menjelaskan kembali hubungan iklim komunikasi dengan kepuasan kerja; 6. Memahami dan mampu menjelaskan kembali Implikasi Iklim Komunikasi Organisasi bagi Pengembangan Karier; 7. Memahami dan mampu menjelaskan kembali Alat untuk meneliti Iklim Komunikasi Organisasi; 8. Memahami dan mampu menjelaskan kembali Iklim komunikasi Gibb.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI A. Pengertian Iklim Iklim merupakan kiasan (metafora). Menurut Sackman (1989), suatu kiasan dapat memberi gambaran yang gamblang pada tingkat kognitif, emosional, perilaku dan menyatakan suatu bagian tertentu pada tindakan tanpa menetapkan perilaku sebenarnya B. Iklim Organisasi Tagiuri (1968) mengatakan iklim organisasi adalah kualitas yang relatif abadi dari lingkungan internal organisasi yang dialami oleh anggota-anggotanya mempengaruhi tingkah laku mereka serta dapat diuraikan dalam istilah nilai-nilai suatu set karakteristik tertentu dari lingkungan. Payne & Puger (1976): Iklim organisasi sebagai suatu konsep yang merefleksikan isi dan kekuatan dari nilai-nilai umum, norma, sikap, tingkah laku dan perasaan anggota terhadap suatu sistem sosial. Litwin & Stringers (1986) menyatakan dimensi iklim organisasi sebagai rasa tanggung jawab, standar/kualitas pekerjaan, ganjaran, rasa persaudaraan dan semangat tim. Hillrieger dan Slocum (Jablin, 1987) mempertimbangkan subsistem dalam organisasi. Iklim organisasi adalah suatu set atribut organisasi dan subsistemnya yang dapat dirasakan oleh anggota organisasi. Rensis Likert mengekplorasi four types of climates dalam organisasi: the exploitive authoritative, the benevolent authoritative, the consultative dan the participative group dengan beberapa dimensi yaitu control, objectives, decisions, communication, motivation dan leadership. Menurut Higgins, Iklim merupakan fungsi dari aksi dari pegawai baik individu maupun kelompok; aksi organisasi bagaimana memperlakukan pegawainya- struktur formalnya, motivasi, system komunikasi, filosofi manajemen; dan juga faktoreksternal seperti keadaan ekonomi, inovasi teknologi dan aksi yang dilakukan competitor.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

The Principal Determinans of Organizational Climate

Organizational Variabels:

Leader/manager actions Individual employee actions Work-group actions

High participation

Organizational climate

Organizational actions Nonorganizational Variabels: External factors

Low Participation

Pemimpin/manajer mempengaruhi iklim melalui beberapa cara. Kondisi iklim yang dipengaruhi penguatan aturan organisasi; kebijakan; prosedur; khususnya yang terkait dengan personil; pengganjaran; gaya komunikasi; cara-cara memotivasi; dan lain-lain. Individu juga mempengaruhi iklim melalui personalitas mereka, terutama terkait dengan kebutuhan mereka dan kegiatan yang mereka lakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Individu dapat menciptakan iklim positif juga negative terutama terlibat dalam politik organisasi. Group/kelompok juga mempengaruhi iklim. Kelompok berkembang dengan 2 tugas utama yaitu: secara formal utamanya sebagai kelompok kerja dan secara informal sebagai persahabatan atau interest group. Kadangkala sering terjadi tarik menarik antara kepentingan indivdu dan kepentingan kelompok yang kadang bertolak belakang. Disatu sisi diharuskan bekerja keras, di sisi yang lain kelompok menghendaki bekerja lambat misalnya sebgai reaksi atas tuntutan serikat buruh yang tidakdipenuhi oleh manajemen. Faktor eksternal juga mempengaruhi iklim misalnya inflasi, depressi. Teknologi juga mempengaruhi iklim karena teknologi merupakan competitive edge atau dengan memperkenalkan perubahan pada organisasi.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

C.

Iklim Komunikasi Iklim komunikasi organisasi menggambarkan suatu kiasan bagi iklim fisik. Iklim

fisik terdiri dari kondisi-kondisi cuaca umum mengenai suatu wilayah seperti temperature, tekanan udara, kelembaban, sinar matahari, mendung, angina dan lainlain. Iklim komunikasi merupakan gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik-konflik anatarpersona dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi tersebut. Iklim organisasi berbeda dengan iklim komunikasi dalam arti iklim komunikasi meliputi persepsi-persepsi mengenai pesan dan peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi. Redding (Goldhaber, 1986) mengemukakan lima dimensi penting dari iklim komunikasi : 1. Supportiveness: hubungan komunikasi antara bawahan dengan atasan membantu mereka membangun rasa penting dan self worthiness. 2. Partisipasi dalam membuat keputusan; 3. Kepercayaan (trust), dapat dipercaya dan dapat menyimpan rahasia; 4. Keterbukaan dan keterusterangan; 5. Tujuan kinerja yang tinggi yang dikomunikasikan dengan jelas. Gibb (1961) mengatakan bahwa tingkah laku komunikasi mengarah pada iklim yang supportif seperti : 1. Deskripsi : Fokus pesan pada kejadian yang dapat diamati dari pada evaluasi secara subjektif/emosional.

2. Orientasi masalah : anggota organisasi memfokuskan komunikasi mereka pada

pemecahan masalah bersama sama.

3. Spontanitas; anggota organisasi berkomunikasi dengan spontan dalam merespon

situasi yang terjadi;

4. Empathy, member perhatian dengan ikut merasakan apa yang dirasakan oleh
anggota organisasi yang lainnya.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

5. Menunjukkan kesamaan, komunikasi terjadi dalam persepsi dengan kedudukan

yang setara (equal). 6. Provisionalism : anggota organisasi bersifat flexible dan menyesuaikan diri pada situasi komunikasi yang berbeda-beda. Denis (1975) mengatakan bahwa iklim komunikasi sebagai kualitas pengalaman yang bersifat objektif mengenai lingkungan internal organisasi yang mencakup persepsi anggota organisasi terhadap pesan dan hubungan pesan dengan kejadian yang terjadi dalam organisasi. Denis hanya membahas 4 dari 5 dimensi di atas, yaitu:

1. 2.
3. 4.

Supportiveness, pemberian dukungan; Partisipasi pembuatan keputusan; Keterbukaan dan keterusterangan, dan Tujuan penampilan tinggi

Pokok utama adalah persepsi tentang iklim tersebut di atas adalah:

1. Sumber komunikasi dan hubungan dalam organisasi; 2. Tersedianya informasi; 3. Persepsi mengenai organisasi itu sendiri;
Robert & OReily membuat 35 daftar pertanyaan dalam 16 area/wilayah diantaranya : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Kebenaran Pengaruh Mobilitas Keinginan berinteraksi Pengarahan dari atasan Umpan balik dari bawah Pengarahan lateral Ketelitian Peringkasan Penyimpanan Kelebihan beban Rasa puas
Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

KOMUNIKASI ORGANISASI

13.

Berkenaan dengan tulisan, dsb

D.

Kepuasan Komunikasi Organisasi Kepuasan organisasi menurut Redding adalah semua tingkat kepuasaan

seorang karyawan mempersepsikan lingkungan komunikasi secara keseluruhan. Wiio (1978); Down, Hazen and Beckstrom (1980) menampilkan kombinasi faktorfaktor berikut:

1. Kepuasaan dengan pekerjaan, ini menyangkut pembayarana, keuntungan, naik

pangkat dan pekerjaan itu sendiri;

2. Kepuasaan dengan ketepatan informasi, ini berkenaan dengan tingkat

kepuasaan dengan informasi, kebijaksanaan, teknik-teknik baru, perubahan administrative dan staf, rencana masa datang dan penampilan pribadi;

3. Kepuasaan dengan kemampuan seseorang yang menyarankan penyempurnaan;

ini mencakup kepuasaan dengan bermacam-macam perubahan yang dibuat, bagaimana perubahan itu dibuat dan diinformasikan;

4. Kepuasan dengan efisiensi saluran komunikasi, factor ini emncakup melalui

saluran mana komunikasi disebarluaskan di organisasi, mencakup peralatan, materi tulisan dan sebagainya;

5. Kepuasan dengan kualitas media, factor ini terkait seberapa baiknya mutu
tulisan, nilai informasi yang diterima, keseimbangan informasi yang tersedia dan ketepatan informasi yang datang;

6. Kepuasan dengan cara komunikasi teman sejawat, ini berhubungan dengan

komunikasi horizontal, informal dan tingkat kepuasan yang timbul dari diskusi dan mendapatkan informasi dari teman sekerja;

7. Kepuasan dalam keterlibatan dalam komunikasi organisasi, factor ini mencakup

hal-hal tentang keterlibatan hubungan dengan organisasi, dukungan atau bantuan dari organisasi dan informasi dari organisasi. Downs dan Hazen (1977) dan Downs (1988) mengembangkan kuesioner Kepuasan berkomunikasi (Communication Satisfaction) yang terdiri dari 8 dimensi : 1. 2. 3. Kepuasan dengan iklim komunikasi Kepuasan dengan atasan Kepuasan dengan integrasi organisasi

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

4. 5. 6. 7. 8.

Kepuasan dengan kualitas media Kepuasan dengan komunikasi horizontal dan informal Kepuasan dengan perspektif organisasi Kepuasan dengan bawahan Kepuasan dengan umpan balik personal

Downs (1990) menambahkan 2 faktor lagi: 9. 10. E. Kerja Coleman (1982) mengatakan bahwa semua variabel komunikasi berhubungan secara berarti dengan bermacam-macam aspek kepuasan kerja. B.F Skinner yang terkenal dengan Stimulus-Response Theory mengatakan penguatan yang positif membantu mengembangkan respon yang diinginkan. Dennis; dan Richetto dan Weiman mengatakan hubungan yang positif antara kepuasan dengan iklim dan efektivitas organisasi. De Wine dan Barone (1984) mengatakan apabila kepuasan komunikasi bertambah, maka iklim organisasi akan bertambah positif secara umum. Osmo Wiio memberikan indikasi yang berbeda dengan mengatakan bahwa pertambahan arus pesan atau keterbukaan dari komunikasi mungkin mempunyai pengaruh negatif kepada beberapa orang karena kelebihan beban atau bertambahnya harapan. F. Pengembangan Karier Implikasi Iklim Komunikasi Organisasi bagi Kepuasan dengan komunikasi top manajemen Kepuasan dengan komunikasi interdepartemental Hubungan Komunikasi Organisasi dengan Kepuasan

1. Karyawan haruslah mempunyai informasi yang diperlukan untuk mengerjakan

pekerjaan mereka jika mereka ingin menampilkan peranannya secara tepat;

2. Gagasan pengembangan karier adalah penting untuk diperhatikan;

3. Organisasi hendaklah mengetahui tujuannya, orang-orangnya dan bermacammacam keterampilan yang diperlukan guna mencapai tujuan seperti: analisis pengembangan karier dan kebutuhan tenaga kerja.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

G.

Alat untuk meneliti Iklim Komunikasi Organisasi

1. Inventaris Iklim Komunikasi yang dikembangkan oleh Peterson dan Pace (1976)

2. Kepuasan Komunikasi Organisasi oleh Downs dan Hazen (1977)

3. Organizational Communication Evaluation (OCE) oleh Daniels and Spiker (1987) 4. Communication Audit oleh Goldhaber and Roger, ICA (1979)

H. Iklim Komunikasi Gibbs Gibb membagi gaya komunikasi menjadi dua bentuk yaitu gaya komunikasi yang menciptakan sifat defensive dan gaya komunikasi yang menciptakan sifat yang supportif, dimana keduanya dapat mempengaruhi iklim komunikasi di suatu organisasi. Gaya komunikasi yang menciptakan perasaan tidak nyaman dan sifat defensive adalah komunikasi yang mengevaluasi dengan kecenderungan menghakimi, memanipulasi atau mengkontrol terlalu ketat dan tidak proporsional, perasaan diperdaya seolah-olah penting padahal demi kepentingan yang sempit, komunikasi yang dilakukan dengan dingin, impersonal, dan perlakuan yang uncaring, diperlakukan sebagai inferior, dan merasa diceramahi oleh supervisor yang merasa serba tahu. Gaya komunikasi yang menciptakan sifat yang menghargai individu, hangat dan supportif bersifat deskriptif dan objektif dari pada bersifat evaluatif, fokus pada tugas dan bekerjasama menyelesaikan masalah penting, spontanitas dan menunjukan ekspresi yang jujur tidak manpulatif, empathy, menunjukkan persamaan, qualitative dan tentative yang menunjukan bahwa bawahan mampu dan kompeten dan terbuka untuk pertanyaan. Gaya komunikasi yang menciptakan sifat defensif Evaluasi Controlling, manipulative Strategic Neutral;, lacking concern Superior Certain Gaya komunikasi yang menciptakan sifat supportif Deskriptif fokus pada tugas spontanitas empathy menunjukkan persamaan qualitative, tentative

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Edwin Fleishman

1. Consideration
Mengekspresikan rasa saling percaya & hormat menghormati & mengkomunikasikan kehangatan & keterlibatan antara supervisor dan bawahan. 2. Initiating Structure Menekankan pada tujuan org. dan mengenyampingkan kebutuhan dan tujuan pekerja, menghapuskan pembuatan keputusan bersama-sama dan menciptakan tekanan-tekanan untuk meningkatkan output. Menurut Fleishman, manajer yang menerapkan consideration lebih berhasil dalam peningkatkan kinerja dari pada yang menekankan pada initiating structure. Iklim keterbukaan selanjutnya juga dapat dijaga ketika manajer/supervisor berhatihati tidak melakukan disconfirmation terhadap bawahannya baik dalam isi pesan maupun hubungan dan juga mereka merespond dengan baik Disagreeing Messages bawahan yang mungkin menolak/menanyakan apa yang dikatakan oleh bawahan tetapi mengukuhkan identitas mereka. Disconfirming Comm. Terjadi ketika seorang supervisor mengkomunikasikan dengan cara tidak mengakui hak bawahan untuk exist (hidup). Confirming Comm. Adalah pesan-pesan yang menerima isi komunikasi bawahan dan menguatkan existensi, kemampuan dan kontribusi mereka terhadap organisasi.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

10

Kepustakaan Conrad, Charles. 1994. Strategic Organizational Communication. New York. Harcourt Brace College Publishers. Hamilton, Cheril., Parker, Cordel. 1990. Communicatin for Result. California. Wadsworth Publishing Company. Masmuh, Abdullah, Drs, Msi. 2010. Komunikasi organisasi dalam perspektif Teori dan Praktek.Malang, UPT Penerbitan Universitas Muhammadiyah Malang. Pace, R. Wayne dan Don F. Faules.1993, Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, (Deddy Mulyana ed), Bandung:Remaja Rosdakarya.Pace, Komunikasi Organisasi Higgins, J.M., Human Relations: Concepts and skills. New York: Random House Inc. Ch. 8 hal. 202- 222

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB

Drs. Tri Heru Rahardjanto, M.Sc.

KOMUNIKASI ORGANISASI

11