PANDUAN

PEMBUDAYAAN 5 S ( 5 R / 5 P )

WHY 5S & WHAT IS IT

Does this describe your work areas?

Space is crowded with parts and tools

Unneeded items are stacked between workers

Excess inventory on the floor

Excess items and machines make it difficult to improve process flow Equipment is dirty and a collection point for miscellaneous materials
Needed equipment such as tools are difficult to find

What is 5S?

A methodology for organizing, cleaning, developing, and sustaining a productive work environment.

The "5S" Philosophy

Seiri

Seiton

Seiso

Seiketsu

Shitsuke

Sort Set in Order Shine Ringkas Rapi Resik

Standardize Sustain Rawat Rajin

SEBAGAI PANDUAN UNTUK MEMBUDAYAKAN SIKAP KERJA YANG TERTUANG DALAM

5S /5R
YANG MELIPUTI :

Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

Pemilahan / Ringkas Penataan / Rapi Pembersihan / Resik Pemantapan / Rawat Pembiasaan / Rajin

5S EXAMPLES

(Seiri) PEMILAHAN / RINGKAS

Menentukan sasaran
Menentukan metode (kartu persediaan barang; fungsi barang; katalog kartu dll) Menentukan yang perlu dibuang Menentukan yang perlu disimpan

Arti
Pemilahan (Seiri)

Sasaran
Tentukan kriteria dan taati hal tsb.dlm. membuang yg tidak diperlukan. Terapkan manajemen stra tifikasi untuk menentukan prioritas. Usahakan untuk dapat menangani penyebab kotoran

Aktivitas
Menghilangkan yg tidak perlu. Menangani penyebab kotoran. Kaizen dan Pemilahan berdasarkan azasnya.

Prinsip
Manajemen stratifikasi dan mena ngani penyebab.

Tema
Pemilahan (Seiri): Manajemen Stratifi kasi dan menanga ni penyebab.

Ciri khas Aktivitasnya

1. Buang barang yg tidak diperlukan 2. Tangani penyebab kotoran & kebocoran 3. Pembersihan ruangan 4. Tangani barang yg cacat/rusak 5. Periksa tutup dan daerah bertekanan rendah untuk mencegah kebocoran dan percikan

6. Bersihkan daerah sekitar 7. Atur gudang 8. Buang kotoran dan bunti mesin yg keras 9. Buang wadah minyak

Melacak sumber kotoran

1. Mengidentifikasi dan menentukan sasaran. 2. P e m b e r s i h a n. 3. Melaksanakan survei atas sumber kotoran.

4. Menetapkan prioritas untuk pembersihan dengan

menentukan dimana paling banyak kotoran.
5. Melaksanakan study mendetail mengapa barang kotor 6. Mempelajari rencana yang dapat dilakukan untuk bertindak 7. Konsep dan implementasi rencana tindakan.

AZAS PEMILAHAN
Derajat kebutuhan (freq.pemakaian) - Rendah Barang yg tidak dipergunakan tahun lalu Barang yg hanya dipergunakan sekali dlm waktu 6-12 bulan terakhir. Barang yg hanya dipergunakan Metode Penyimpanan (Stratifikasi) Buang

Simpan Jauh-jauh

- Rata Rata

Simpan dibagian tengah

dlm waktu 2-6 bulan terakhir

Barang yg dipergunakan lebih dari sekali dalam sebulan. - Tinggi Barang yg dipergunakan sekali dalam seminggu Barang yg dipergunakan setiap hari. Barang yg dipergunakan setiap Jam.

tempat kerja.

Simpan dekat orang yg menggunakan nya atau simpan dikantong baju/celana orang itu.

Stratifikasi menurut kepentingan

- Mengurangi persediaan barang yang tidak diperlukan - Barang yang diperlukan disimpan ditempat strategis agar efisien - Pertimbangan Derajat kepentingan / frequensi pemakaian.
Pembersihan besar besaran Membuang yang tidak diperlukan Manajemen stratifikasi

Menangani barang cacat, suku cadang & produk yang rusak

Menangani penyebab

- Dasar pemilahan

: membuang barang yang tidak perlu suku cadang yang rusak dll.

Misal Lantai lorong : Alat transport; kotak material; kaleng kosong dll. Rak : Barang cetak; perkakas; suku cadang Laci/almari/Spen : Majalah; kertas katalog; barang kuno Ruang cleaning serv : Sapu; Skrop; rongsokan; detergen dll

Barang

Penyimpanan

Barang yg selalu disimpan. Barang yg selalu dipergunakan Barang yg kadang kadang digunakan

Simpan ditempat yg mudah terjangkau

Simpan supaya mudah diambil, mudah disimpan dan mudah dipahami dimana harus disimpan. Pastikan untuk menyimpannya kembali ditempat semula, yang berarti harus ada sebuah papan ber gambar, kode warna dll. Beri nomor dan kode warna baik pada rak maupun pada penjilid.

Arsip

Membuang barang yg tidak diperlukan

Menentukan ruang lingkup operasi
Persiapan untuk pelaksanaan

:
:

Berapa volume sampah yg akan dibuang dan daerah mana yg diprioritaskan untuk dibersihkan

Siapa pelaksananya Ruang yg mana dulu Mengapa hal ini dilakukan Bagaimana dan dimana pembuangannya agar keamanan lingkungan terjaga.

Melatih crew untuk mengenal apa yang tidak diperlukan :

Menentukan jumlah dan memberi nilai :

- Tiap crew harus mengetahui proses demi proses pelaksanaannya yg terjadwal - Apa /berapa yg akan diangkut keluar/dibuang - Apakah dibuang/disimpan ditempat lain - Apakah perlu diperbaiki - Berfikir effisien (bukan pemborosan)

Melakukan pemeriksaan

- Melakukan pemeriksaan /penilaian manajeme - Melaksanakan inspeksi ke ruang/almari/loker dan tempat lain yg berpotensi pembuangan. - Memeriksa rak/almari/loker dll. - Instruksi agar barang tertentu yg boleh disim pan ditempat tsb. dengan alasan tertentu.

Menangani Penyebab
Kategori
Peralatan keamanan

Barang yang harus diperiksa

1. Apakah peralatan keamanan diperguna kan dengan tepat. 2. Apakah peralatan keamanan berfungsi dengan baik 3. Apakah peringatannya sudah cukup 4. Apakah tanda Dilarang menyalakan api Cairan mudah menguap Peralatan bertekanan tinggi dan tanda lainnya sudah dipasang ? 5. Apakah tangki gas diberi penyangga sehingga tidak terguling ? Apakah semua tempat yg perlu dilin dungi diberi penutup ? Apakah semua ditempatnya masing masing tanpa terputus atau tidak ? Mudahkah melihat kedalamnya atau kebawahnya ?

Nilai

Keterangan

Penutup

1. 2. 3.

Menangani Penyebab
Kategori Barang yang harus diperiksa Nilai Keterangan

Peralatan Pemadam

1. Apakah peralatan pemadam kebakaran bersih dan disimpan ditempatnya ? 2. Apakah selang air untuk kebakaran dan peralatan peringatan diberi tanda dg jelas ? 3. Apakah selang air dalam keadaan baik 4. Apakah selang air disimpan dg benar

Lain lain

1.

Apakah lingkungan kerja baik (termasuk getaran; kebersihan; sulang asap (jelaga); gas; panas; angin dsb)

 Pemilahan berarti menyimpan

barang ditempat masing-masing dg rapi dan teratur upaya sosialisasi 5 S dg kriteria stratifikasi

Realisasi mulai dari atasan sebagai

Dilaksanakan setiap saat

Dibudayakan dengan perbaikan dan

penyempurnaan terus menerus

II Menentukan Tempat barang yang tepat / sesuai Menentukan bagaimana metode menyimpan barang Mentaati aturan penyimpanan

Analisis Kenyataan

Tentukan tempatnya yang tepat

Tentukan bagaimana seharusnya menyimpan barang

Ajarkan setiap personil mentaati aturan penyimpanan

Arti
Penataan (Seiton)
Menentukan tata letak yg tertata rapi hingga Anda selalu dapat menemukan barang yg diperlukan

Sasaran
Tempat kerja yg tertata rapi Tata letak dan penempatan yg effisien (termasuk mutu dan keamanan) Meningkatkan produkti vitas dg menghilangkan pemborosan waktu untuk mencari barang

Aktivitas
Penyimpanan fungsi onal berdasarkan 5W dan 1 H Praktik dan kompetisi dlm menyimpan dan mengambil barang Menatarapikan tempat kerja dan peralatan /menghilangkan pembo rosan waktu untuk men cari barang

Prinsip
Penyimpanan fungsio nal dan menghilangkan waktu untuk mencari barang

Tema
Penataan (Seiton): Penyimpanan fungsional dan membuang waktu untuk mencari barang

Ciri khas Aktivitasnya

1. Semua barang memiliki tempat khusus 2. Menyimpan dan mengam bil barang dlm 30 detik 3. Standard pengarsipan 4. Pembagian daerah dan tanda penempatan 5. Mengeliminasi tutup dan kunci 6. Pertama masuk, pertama keluar 7. Papan pengumuman yg rapi 8. Pengumuman yg mudah dibaca 9. Garis lurus dan garis tegak lurus 10. Penempatan fungsional untuk material, suku cadang, kartu, rak, perkakas, peralatan dll.

Analisis waktu untuk mengambil barang

No. Pekerjaan
1. Tanya namanya

Waktu

Masalah
1. Tidak mengetahui nama barang 2. Cari sampai diketahui

2. Mengambil barang

1. Tidak diketahui dengan pasti dimana barang disimpan 2. Tempat penyimpanan jauh 3. Tempat penyimpanan terpencar 4. Perjalanan bolak balik

3. Cari

1. Sukar ditemukan karena ada berbagai jenis barang 2. Tidak diberi label 3. Tidak ada ditempatnya, tetapi tidak jelas apakah sedang diperbaiki atau seseorang sedang mempergunakannya 4. Tidak jelas apakah ada persediaan (tidak ada buku besa dan tidak diketahui harus bertanya kepada siapa) 5. Satu yg dibawa ternyata rusak 1. Sukar dikeluarkan 2. Terlalu besar 3. Perlu dipasang atau dirakit 4. Terlalu berat untuk dibawa 1. Tidak ada jalan untuk mengangkatnya

4. Temukan kembali

5. Bawa

MENENTUKAN DIMANA BARANG AKAN DISIMPAN

- Membuang barang yg tidak diperlukan :
Persediaan barang sebaiknya 1/2 kapasitas tempat.

- Tentukan metode analisis untuk stratifikasi dan tata letak penyimpanan :

Barang yg selalu diperlukan disimpan didekat pemakai Barang yg sering dipakai disimpan dekat pintu Barang yg berat disimpan ditempat yg mudah dipindah

- Standard Pemberian nama

Setiap jenis barang cukup 1 (satu) nama Tidak ada nama yg sama untuk barang yg berbeda

Masalah yg harus diingat dalam menyimpan barang

Garis penanda dan tempat penyimpan barang Stan, rak dan roli Mesin dan alat lain Benda tajam & runcing Material dan pekerjaan dalam proses Persediaan barang untuk hal tak terduga Minyak & bahan kimia lain Instrumen dan alat ukur Barang / peralatan yg berat dan besar Barang / material kecil yg sering dipakai Tiap jenis barang diberi label agar mudah dikenali

Setiap barang harus memilki nama

Sebuah tempat untuk setiap barang dan setiap barang ada ditempatnya masing-2 Tidak ada lagi barang yg tidak memiliki tempat Juga bila seseorang menggunakan sesuatu barang untuk sementara waktu, harus jelas dimana barang itu Identifikasi cepat * Panah dan lampu
* Tidak ada lagi penyimpanan yg kacau dan tergesa gesa * Barang yg sering dipergunakan

Penyimpanan yg aman Barang berat dibawah Barang berat diatas roli Bangku dan tangga

Pertimbangan ketinggian * Pada ketinggian lutut sampai bahu paling menguntungkan

harus paling mudah ditemukan

PENATAAN PENGUMUMAN DI PAPAN

Kertas pengumuman tidak boleh kotor terlipat/robek dan ada coretan

Nama penanggung jawab atas pemeliharaan papan pengumuman, termasuk tanggal dipasang dan tanggal harus diturunkan

Identifikasi kemungkinan barang tidak ditemukan

Seseorang sedang menggunakannya Harus ada indikasi siapa yang menggu nakannya
dan bila akan di kembalikan

Persediaan habis

Hilang

Tentukan persediaan minimum

Beri petunjuk sedang dipesan

Tentukan berapa banyak seharusnya ada

Gbr sketsa barang yg dinyatakan hilang

 Penataan berarti menyusun barang-barang dg cepat dan mengimplikasikan semua prosedur yg diper lukan Membuat perancangan agar mempermudah menemu kan dan mencari kembali barang yg diperlukan ke tempat semula Menentukan cara pemeliharaan dan penyimpanan yg effisien dg pola stratifikasi derajat kepentingannya Setiap personal bertanggung jawab atas kerapian dan sisttim penyimpanan yang terbaik

Makro

Membersihkan segala sesuatu dan menangani pe nyebab keseluruhannya

Individual

Membersihkan tempat kerja khusus dan bagian bagian mesin khusus

Mikro

Membersihkan bagian dan alat khusus serta pe nyebab kotoran diidentifikasi dan diperbaiki

Bagi daerah tsb menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung jawab untuk tiap bagian Tentukan apa yg harus dibersihkan, urutannya dan kemudian kerjakan. Selain itu, setiap orang harus memahami pentingnya pembersihan sehingga sum ber masalahnya dapat dianalis Revisi cara melakukan pembersihan dan alat yg diper gunakan sehingga tempat yg sukar dibersihkan akan mudah dibersihkan Tentukan aturan yg harus ditaati supaya barang tam pak seperti apa yg dikehendaki

Identifikasi masalah * Kerusakan yg dise babkan oleh kotoran tanah & bahan asing *Masalah yang diaki batkan oleh pember sihan yang tidak tuntas

Pembagian daerah dan penunjukan tang gung jawab (indivindu maupun kolektif)

Pembersihan sesuai dengan peralatan dan daerah

Lantai penghisapdebu; alat; kotak peralatan mesin dsb.

Kaizen (dg menguta makan mesin)

Tempat yg sulit diber sihkan. Metode pember sihan & Alat pembersih

Mentaati peraturan dan melaksanakan periode 5 S secara intensif

Bersihkan tempat yang sukar dibersihkan

Dibawah/diatas/dibelakang Peralatan utama ( Mesin; motor; almari dll)
Di permukaaan yang berlubang

Di sudut
Peralatan yang tidak digunakan setiap hari (fitting; krepyak;pigora; fire alrm; plafon dll) Tempat yang paling kotor adalah yang paling sukar

Sebelum memulai aktifitas kerja dan atau ditengah hari

Membersihkan dan memeriksa mutu / keamanan tempat kerja

Lakukan hal tersebut rutin dan menyeluruh

1.Pembersihan : Kotoran; penyumbatan; debu; karat;kebo coran dsb.

2.Minyak

: Minyak habis; kekurangan minyak;keboco coran; penyumbatan saringan; minyak kotor; saluran minyak bengkok;penyumbatan saluran limbah; dsb.

3. Pengencangan : Baut yg kendor; pengelasan yg lepas; suara getaran; gesekan; benturan dsb. 4. Panas 5. Kerusakan : Tangki minyak; motor; heater; pompa; panel; air pembersih; air pendingin dsb. : Pengukur (Gauge) yg tidak presisi; kaca retak; pegangan yg lepas; tombol/knop yg rusak; kabel / kawat yang terurai; barang cacat dsb.

- Saya tidak akan membuat barang menjadi kotor

Saya tidak akan menumpahkan sesuatu Saya tidak akan membiarkan barang berserakan Saya akan segera membersihkan barang yg kotor Saya akan menulis kembali tulisan yg terhapus Saya akan menempelkan kembali pengumuman yang terlepas.

 Membersihkan adalah dasar terpenting aktifitas 5S dan merupakan esensi dari 5 S itu sendiri. Membersihkan juga meliputi pencucian dan pemolesan yang membutuhkan dedikasi dan kesabaran.
Membersihkan juga adalah memeriksa, sekaligus merupakan aktifitas deteksi dan koreksi Membersihkan adalah karakter rutin yang penting untuk keamanan dan kwalitas

IV

P E M A NTAPAN (Seiketsu)
Dimulai dari Pemeliharaan dan Pengendalian 5S

Menampilkan ketidaknormalan dg kontrol visual

Waspada terhadap sumber bahaya Memberi tanda pada semua peralatan Penandaan peringatan untuk berhati-hati

Arti
Pemantapan (Seiketsu)
Memelihara barang dg teratur, rapi dan bersih juga dalam aspek perso nal dan kaitannya dng polusi

Sasaran
Pemantapan manajemen untuk meme lihara 5S Manajemen visual inovatif agar keti dak normalan bisa nampak.

Aktivitas

Prinsip

Manajemen visual ino. Manajemen vatif. visual dan pe mantapan 5S

Deteksi dan tindakan dini

Alat untuk memelihara pemantapan

Tema
Pemantapan (Seiketsu ) :
Manajemen visual dan pemantapan 5S

Ciri khas Aktivitasnya

1. Tanda benar 2. Daerah berbahaya diberi tanda pada meteran 3. Label suhu 4. Pemberian petunjuk arah 5. Label arah membuka/menutup 6.Label voltase 7.pipa yang diberi kode warna

Peragaan agar orang tidak salah dalam bekerja / operasi

Waspada terhadap bahaya Indikasi dimana sesuatu harus diletakkan Penandaan peralatan

Peringatan untuk berhati hati dan cara operasi

Peragaan pemeliharaan preventif Instruksi

Mudah dilihat dari jarak jauh

Pasang peragaan pd barang yang bersangkutan Usahakan agar setiap orang dapat membedakan apa yg benar dan apa yg salah Usahakan agar setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yg diperlukan

Usahakan supaya dengan melaksanakan/membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur
Peragaan pemeliharaan preventif

Semua peralatan harus diberi label dengan nama dan fungsinya

Label manajemen presisi Derajat presisi, periode masa berlakunya Kapan harus diperiksa

Label pemeriksaan tahunan Label temperatur

Label tanggung jawab

Derajat suhu
Personel yg betnggung jawab

Label kuantifikasi

Statistik keberhasilan atau kegagalan

Pemantapan menunjukkan suatu keadaan Manajemen kreatif menentukan rutinitas pemantapan Manajemen visual mutlak dilaksanakan dengan mantap Hindari penyebab deviasi dengan kontrol visual Manajemen visual diimplementasikan secara continue dengan pola yang konsisten agar segera diketahui bila terjadi penyimpangan / masalah

V PEMBIASAAN (Shetsuke)
Membiasakan berperilaku secara sistematis
Membiasakan berkomunikasi dan berlatih continue Membiasakan agar setiap individu mengambil peran Membiasakan setiap individu ikut bertanggung jawab Membiasakan agar tempat kerja bersituasi disiplin

Membiasakan bekerja sama dalam memperkuat tim untuk tercapainya misi/visi perusahaan

Arti
Pemantapan (Seiketsu)
Memelihara barang dg teratur, rapi dan bersih juga dalam aspek perso nal dan kaitannya dng polusi

Sasaran
Pemantapan manajemen untuk meme lihara 5S Manajemen visual inovatif agar keti dak normalan bisa nampak.

Aktivitas

Prinsip

Manajemen visual ino. Manajemen vatif. visual dan pe mantapan 5S

Deteksi dan tindakan dini

Alat untuk memelihara pemantapan

Tema
Pemantapan (Seiketsu ) :
Manajemen visual dan pemantapan 5S

Ciri khas Aktivitasnya

1. Tanda benar 2. Daerah berbahaya diberi tanda pada meteran 3. Label suhu 4. Pemberian petunjuk arah 5. Label arah membuka/menutup 6.Label voltase 7.pipa yang diberi kode warna

Peragaan agar orang tidak salah dalam bekerja / operasi

Waspada terhadap bahaya Indikasi dimana sesuatu harus diletakkan Penandaan peralatan

Peringatan untuk berhati hati dan cara operasi

Peragaan pemeliharaan preventif Instruksi

Mudah dilihat dari jarak jauh

Pasang peragaan pd barang yang bersangkutan Usahakan agar setiap orang dapat membedakan apa yg benar dan apa yg salah Usahakan agar setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yg diperlukan

Usahakan supaya dengan melaksanakan/membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur
Peragaan pemeliharaan preventif

Semua peralatan harus diberi label dengan nama dan fungsinya

Label manajemen presisi Derajat presisi, periode masa berlakunya Kapan harus diperiksa

Label pemeriksaan tahunan Label temperatur

Label tanggung jawab

Derajat suhu
Personel yg betnggung jawab

Label kuantifikasi

Statistik keberhasilan atau kegagalan

Pemantapan menunjukkan suatu keadaan Manajemen kreatif menentukan rutinitas pemantapan Manajemen visual mutlak dilaksanakan dengan mantap Hindari penyebab deviasi dengan kontrol visual Manajemen visual diimplementasikan secara continue dengan pola yang konsisten agar segera diketahui bila terjadi penyimpangan / masalah