MANAJEMEN PROSES BISNIS

BPM Project Framework, Risk Management, and Change Management

Nama Kelompok : KIKY IRVIANA SAVITRY FINDI PUTRI DAMAYANTI DYAN TIARA AYU PUTRI ADELIA FITRI ROYANI 041012137 041012157 041012052 041012060

DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA 2012

BPM PROJECT FRAMEWORK 1. The Agenda to Work on Strategy Process Architecture

a. The intellectual agenda.

Pada tahap ini, menjelaskan strategi-strategi perusahaan dimana strategi tersebut dibuat untuk mencapai visi atau tujuan perusahaan. Tujuan yang ingin dicapai oleh produsen ialah menciptakan makanan cepat saji namun tidak mengandung bahan pengawet dan cocok untuk kesehatan. Produsen sendiri memproduksi burger nasi dengan bahan-bahan alami dan dikelola dengan cara manual atau cara yang alami. Untuk itu, strategi yang diterapkan oleh produsen ialah, ia memproduksi burger tersebut sedikit demi sedikit agar apabila produk ada yang tidak laku, produsen tidak terlalu mengalami kerugian. Produsen juga menerapkan proses diskon harga atau paket pembelian agar lebih menarik minat konsumen untuk membeli produknya serta membuka outlet di tempattempat yang sering dikunjungi orang-orang.
b. The management agenda.

Tahap ini berisi tentang teknologi, struktur, dan system organisasi yang ada di perusahaan. Teknologi yang digunakan oleh produsen belum dikatakan canggih. Peralatan yang digunakan untuk proses produksi pun juga menggunakan teknologi yang tergolong sudah umum, seperti memasak nasi menggunakan rice cooker, wajan penggorengan yang digunakan serta kompor yang digunakan.
c. The behavioural agenda.

Tahap ini mencakup budaya, nilai-nilai, etika, gaya, kepemimpinan, pelatihan karyawan, pelatihan keterampilan, serta KPI dalam organisasi. Pada tahap ini, produsen melakukan pelatihan kepada karyawan bagaimana cara memproduksi burger nasi tersebut dan cara menggunakan alat-alatnya. Kepemimpinan yang diterapkan produsen kepada karyawan juga tidak terlalu mengekang dimana produsen membebaskan bagaimana cara penjualan yang diterapkan oleh karyawan agar karyawan juga tidak merasa terbebani bila terlalu dikekang dengan pemberian target yang memaksa karyawan. 2. BPM Framework Overview a. Process. Burger nasi memiliki serangkaian proses yang harus dilalui seperti pembelian bahan baku, proses pembuatan nasi dan daging burgernya, serta proses pengemasan sebagai tahap akhir untuk diserahkan kepada konsumen. Tentu saja,

dalam proses bisnis tersebut, terjadi proses yang sama setiap harinya. Namun, apabila terjadi permintaan yang berlebih dan proses yang ada saat ini tidak memungkinkan untuk memenuhi permintaan tersebut, maka sebaiknya inovasi sangat diperlukan atau proses bisnis perlu di desain kembali agar lebih efisien dan dapat memenuhi permintaan konsumen terhadap produk yaitu burger nasi. b. People. Semakin berkembangnya perusahaan, maka perusahaan akan membutuhkan banyak orang untuk mengisi fungsi-fungsi yang baru. Dengan adanya orang-orang baru yang mengisi fungsi-fungsi baru dalam perusahaan, dapat dikatakan bahwa karyawan merupakan kunci untuk c. Technology. Teknologi yang digunakan tidak terlalu rumit dan sederhana. Namun, untuk membantu kelancaran dalam proses produksi maupun pemenuhan permintaan konsumen.
d. Project Management.

3. BPM Project Framework a. Foundations Dalam elemen ini, terdapat Launch Pad yang dibagi menjadi 2 bagian, yaitu: Strategi organisasi Dalam organisasi, sebuah strategi sangatlah dibutuhkan untuk membuat organisasi tersebut semakin dikenal masyarakat. Seperti burger nasi yang saat ini sedang kami analisis, bisnis burger nasi ini bisa di bilang merupakan bisnis yang baru dimana burger sekarang masih menggunakan roti, sehingga kita membutuhkan strategi yang tepat untuk memperkenalkan produk ini ke masyarakat dan untuk meningkatkan penjualan sehingga apabila penjualan meningkat, dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan pula. Strategi yang dapat dilakukan seperti melakukan promosi melalui pembagian brosur, membuat website atau blog khusus untuk burger nasi dimana dalam blog tersebut berisi tentang informasi burger nasi. Selain itu, membuka outlet yang berada di daerah strategis yang memiliki banyak pengunjung, dapat juga diberikan harga khusus apabila konsumen membeli dalam jumlah banyak atau pemberian diskon. Biasanya strategi yang digunakan tidak selalu sama setiap tahunnya karena strategi bergantung pada kondisi keuangan perusahaan dan kondisi pasar yang tak menentu dan selalu berubah-ubah. Proses arsitektur

Dalam proses pembuatan burger nasi, terdapat serangkaian kegiatan yang perlu dilakukan mulai dari pemilihan bahan baku seperti memilih daging sapi yang memiliki kualitas yang baik, pemilihan beras untuk dimasak menjadi nasi, lalu supplier yang digunakan dan juga harga dari bahan baku itu sendiri. Setelah pemilihan MASIH ADA LANJUTAN
b. Findings and Solutions: This refers to the findings (or analysis) that must take

place of the existing processes .

c. Fulfillment: Fulfillment is the People and Develop, as well the Implement phases,

for the defined solutions.

d. Future: This relates to setting the project up for the future and this is achieved by

the completion of the Realize Value and Sustainable Performance phases.

e. Essentials: The three essentials Leadership, BPM Project Management and

People Change Management *LANJUTANNYA ADA DI LAPTOP KIKY* RISK MANAGEMENT 1. Risk Management for Organization Strategy serangkaian prosedur dan metodologi serta analisa terhadap setiap proses atau kegiatan yang digunakan untuk mengidentifikasi resiko, melakukan tindakan atau persiapan untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya suatu resiko dan meminimalkan dampak negatif yang ditimbulkan oleh resiko tersebut. Burger nasi pada proses bisnis nya diperlukan kecermatan serta pengendalian mutu setiap pembelian daging maupun pengolahan daging untuk tetap memaksimalkan rasa Burger nasi. Untuk melahirkan suatu solusi bagi bisnis Burger Nasi kami menggunakan metode pewawancaraan mengenai proses bisnis dari awal hingga produk berada di tangan konsumen, dengan mendengar, dan kemudian menganalisis kami dapat mengasumsi suatu kekurangan di dalamnya, tentunya dengan menvalidasi sesuai dengan bukti yang kami lihat. Dalam hal tersebut kami mengidentifikasi perlu adanya control tetap bagi pembelian daging dengan mutu yang berkualitas karena akan berpengaruh dengan cita rasa produk, selain itu jika penambahan karyawan dapat mempercepat proses bisnis makan di sarankan perlu penambahan SDM bagi proses pengemasan pada saat menjual. Tujuan risk management ini ialah keberlangsungan hidup, bisnis dan proses / kegiatan operasional. 2. Risk Management for Process Architecture Penilaian risiko Arsitektur adalah proses manajemen risiko yang mengidentifikasi kelemahan dalam arsitektur perangkat lunak dan menentukan risiko bisnis aset informasi yang dihasilkan dari orang-orang cacat. Melalui proses penilaian risiko

arsitektur, kelemahan ditemukan bahwa mengekspos aset informasi risiko, risiko diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap bisnis, mitigasi risiko bagi mereka dikembangkan dan dilaksanakan, dan perangkat lunak yang dinilai kembali untuk menentukan efektivitas mitigasi .

Penilaian risiko melibatkan aset informasi, ancaman, kerentanan, risiko, dampak, dan mitigasi. Bagian ini menjelaskan masing-masing konsep. Aset informasi Proses manajemen risiko yang berpusat di sekitar aset informasi. Ini adalah sumber daya yang harus dilindungi. Secara tradisional, praktisi keamanan menyibukkan diri dengan kerahasiaan, ketersediaan integritas, dan auditability aset informasi. Aset informasi bervariasi dalam betapa pentingnya mereka bagi bisnis. Beberapa nilai organisasi kerahasiaan data paling tinggi, sementara yang lain menuntut integritas dan ketersediaan. Dalam konteks yang sangat diatur, mungkin penting untuk mengaudit akses dan modifikasi terhadap informasi sensitif. Tanpa mengetahui apa aset membutuhkan perlindungan, dan tanpa mengetahui apa yang terjadi ketika perlindungan gagal. Ancaman Karyawan yang melanggar perlindungan aset informasi. Beberapa ancaman yang dikenal dan jelas: kepuasaan karyawan, penjahat, dan alat-alat audit keamanan yang menyelidiki potensi kerentanan. Ancaman lain yang tidak entitas sadar tapi masih harus dipertimbangkan: kegagalan hardware, penundaan kinerja, bencana alam, force majeure, dan kesalahan pengguna. Dalam banyak kasus, sistem perangkat lunak tidak memiliki kontrol langsung dari ancaman dan tidak bisa mencegah tindakan, tetapi hanya dapat bekerja untuk membatasi dan mengandung dampak. Kerentanan Kerentanan mengambil banyak bentuk, Software juga dapat rentan karena cacat dalam arsitektur. Cacat adalah kegagalan mendasar dalam desain berarti bahwa perangkat lunak akan selalu memiliki masalah tidak peduli seberapa baik itu diimplementasikan, desain ulang yang signifikan biasanya diperlukan untuk memecahkan masalah Sebuah modifikasi rutin masukan penyaringan cepat menghilangkan masalah. Kegagalan untuk mengotentikasi antara aplikasi bekerja sama beberapa, bagaimanapun, adalah sebuah cacat arsitektur yang tidak bisa sepele diperbaiki. Tak tanggung-tanggung kerentanan membutuhkan perencanaan manajemen risiko untuk menangani dampak terhadap aset. Pada proses bisnis pengemasan tidak jarang mungkin terjadi

kemacetan pada alat-alat pengemasannya, dengan adanya indentifikasi ini Bisnis burger nasi dapat menyiapkan cadangan alat jika sewaktu-waktu terjadi kemacetan terhadap jalannya proses bisnis. Risiko Risiko adalah produk dari kemungkinan ancaman mengeksploitasi kerentanan dan dampak kepada organisasi. Proses manajemen arsitektur risiko adalah proses mengidentifikasi risiko dalam perangkat lunak dan kemudian menangani mereka. Beberapa semi risiko yang kompleks dalam pikiran mudah: penyerang berbahaya (ancaman) dan account pengguna download (asset informasi), sehingga mengekspos bisnis untuk kewajiban keuangan untuk catatan hilang (dampak). Penting untuk dicatat bahwa arsitektur perangkat lunak yang ada dalam konteks sistem yang mencakup risiko di host, fisik, jaringan, dan lapisan data, dan risiko pada mereka lapisan (termasuk yang dihasilkan di luar perimeter organisasi) mungkin cascade ke dalam arsitektur perangkat lunak. Mitigasi Mitigasi Risiko mengacu pada proses memprioritaskan, menerapkan, dan memelihara sesuai mengurangi risiko tindakan yang direkomendasikan dari proses analisis risiko. Mitigasi risiko berarti mengubah arsitektur perangkat lunak atau bisnis dalam satu atau lebih cara untuk mengurangi kemungkinan atau dampak risiko. Mitigasi terdiri dari satu atau lebih kontrol yang tujuannya adalah untuk mencegah serangan yang berhasil terhadap kerahasiaan arsitektur perangkat lunak, integritas, dan ketersediaan. Misalnya, redundansi dan keragaman strategi dapat mengurangi serangan terhadap ketersediaan sistem.

3. .Project Implementation

4. Customer Satisfaction "Kepuasan" itu sendiri dapat merujuk pada sejumlah fakta yang berbeda dari hubungan dengan pelanggan. Sebagai contoh, dapat merujuk pada salah satu atau semua hal berikut:

Kepuasan dengan kualitas produk atau jasa tertentu Kepuasan dengan hubungan bisnis yang berkelanjutan Kepuasan dengan rasio harga-kinerja suatu produk atau jasa

Kepuasan karena produk / jasa memenuhi atau melampaui harapan pelanggan

Tujuan paling dasar dari program kepuasan pelanggan survei adalah untuk menghasilkan umpan balik pelanggan yang valid dan konsisten (yaitu, untuk menerima suara dari para pelanggan, yang kemudian dapat digunakan untuk memulai strategi yang akan mempertahankan pelanggan dan dengan demikian melindungi perusahaan yang paling berharga aset--pelanggan setia).

Seperti itu ditentukan apa yang perlu diukur dan bagaimana data berhubungan dengan loyalitas dan pembelian kembali, menjadi penting untuk meneliti pola pikir pelanggan instan mereka diwajibkan untuk melakukan pembelian-pra (atau pembelian kembali) keputusan atau keputusan rekomendasi. Survei keputusan ini menyebabkan ukuran loyalitas pelanggan. Secara umum, pra-pembelian pelanggan pola pikir akan jatuh ke dalam salah satu dari tiga kategori - penolakan (akan menghindari membeli jika mungkin), penerimaan (puas, tapi akan berbelanja untuk kesepakatan yang lebih baik), dan / atau preferensi (senang dan bahkan dapat membeli dengan harga lebih tinggi). Sistem ini sangat subjektif bahwa pelanggan sendiri berlaku untuk keputusan mereka didasarkan terutama pada masukan dari dua sumber: Para pelanggan sendiri pengalaman - setiap kali mereka mengalami produk atau jasa, memutuskan apakah pengalaman yang sangat bagus, netral atau buruk. Ini dikenal sebagai "momen kebenaran." Pengalaman pelanggan lain - setiap kali mereka mendengar sesuatu tentang perusahaan, entah itu besar, netral atau buruk. Hal ini dikenal sebagai "dari mulut ke mulut

5. Risk Management for Project Management Menetapkan Konteks: Mengelola aset informasi dengan cermat, pengelolaan bahan baku mulai dari awal proses bisnis tersebut berjalan hingga sampai kepada konsumen, menilai dan mengukur kepuasan konsumen terhadap hasil output bisnis, dan kemudian

memperkecil berlangsung.

terjadinya

kesalahan-kesalahan

yang

ada

pada

proses

bisnis

Identifikasi: Setelah konteksnya sudah berhasil dibentuk, langkah selanjutnya adalah identifikasi ancaman atau risiko potensial. Identifikasi ini dapat berada di tingkat sumber atau tingkat masalah itu sendiri.

Analisis Sumber berarti bahwa sumber risiko dianalisis dan langkah-langkah mitigasi yang tepat diletakkan di tempat. Sumber risiko dapat berupa internal atau eksternal ke sistem. Sumber risiko bisa menjadi karyawan perusahaan, inefisiensi operasional dalam proses tertentu, misalnya dalam hal ini karyawan lalai mengerjakan tugasnya, atau terdapat unsur kesengajaan.

Analisis masalah di sisi lain berarti efek daripada penyebab risiko dianalisis. Misalnya penurunan produksi, ancaman kehilangan uang

Penilaian: Setelah risiko telah diidentifikasi, mereka kemudian dinilai berdasarkan kemungkinan mereka kejadian dan dampak. Proses ini dapat sederhana seperti dalam kasus penilaian risiko yang nyata dan sulit seperti dalam penilaian risiko tidak berwujud. Penilaian ini lebih atau kurang permainan menebak dan tebakan terbaik memutuskan keberhasilan rencana. Perlu adanya pengawasan terhadap proses bisnis yang terjadi setiap hari nya, untuk meminilisasi terjadinya resiko.

6. Change Management
a. Takut merupakan factor yang paling umum dan salah satu yang paling sering

terjadi. Apabila ada salah seorang karyawan yang sedang ketakutan karena ia berbuat kesalahan seperti tidak melakukan proses produksi sesuai dengan tahapannya yang mengakibatkan kegagalan produksi yang dapat menyebabkan kerugian perusahaan. Namun, untuk menutupi semua itu ia tidak berani mengatakan kepada atasannya bahwa ia adalah penyebab dari kegagalan produksi, sehingga dalam pekerjaan di kemudian hari ia akan merasa tidak tenang dan semua pekerjaan yang dilakukan salah karena ketidaknyamanan dalam bekerja. Komunikasi dan kejujuran adalah cara ampuh untuk mengatasi factor ketakutan. Karena apabila karyawan bekerja dengan perasaan aman dan nyaman, maka pekerjaan yang dihasikan juga sesuai dengan target dengan perusahaan dan akan

lebih efisien sehingga apabila terjadi kerugian, perusahaan tidak terlalu mengalami kerugian yang terlalu banyak.
b. Adanya perasaan tidak bisa, maksud dari factor ini adalah perasaan karyawan

yang merasa tidak mampu melakukan suatu pekerjaan karena sering kali tim proyek dan manajemen bisnis tidak melibatkan banyak orang. Biasanya apabila ada suatu proyek dan manajemen bisnis yang baru, orang-orang yang terlibat di dalamnya adalah karyawan yang memiliki kemampuan yang lebih dimana mereka dinilai dapat mengembangkan proyek dengan baik dan mensukseskannya sehingga tidak semua karyawan dapat mengisi tempat tersebut. Contohnya, apabila produsen Burger Nasi ingin mengembangkan bisnisnya dengan memberikan sedikit inovasi pada produknya dimana produk Burger Nasi ini dibakar, maka untuk proyek baru tersebut diperlukan orang-orang yang memiliki kualitas dan kemampuan yang baik agar proyek tersebut dapat berhasil menarik minat masyarakat dan diharapkan dapat meningkat profit perusahaan. Orang-orang yang tidak dilibatkan dalam proyek ini akan merasa bahwa kemampuan yang mereka miliki kurang dan bisa saja menimbulkan perasaan iri terhadap karyawan yang lainnya. Untuk mencegah hal ini, produsen harus cerdas dalam memilih mana saja karyawan yang akan terlibat dalam proyek tersebut.
c. Banyaknya kegagalan yang terjadi, dalam factor ini dibutuhkan usaha yang giat

dan semakin banyak usaha yang dilakukan akan semakin sering pula mengalami kegagalan. Hal ini terjadi agar dapat mencapai suatu perubahan yang dapat membawa perusahaan berada dalam posisi aman dimana profit yang dihasilkan perusahaan stabil bahkan cenderung meningkat.
d. Tidak adanya ketertarikan pribadi,

dalam factor ini orang-orang perlu memahami apa saja yang ada dalam perusahaan sehingga mereka bisa menyesuaikan diri walaupun mereka tidak menyukai pekerjaan mereka saat ini ata bisa saja karyawan tersebut ingin naik jabatan, namun dengan jabatan yang ia miliki saat ini, ia tidak dapat membuat jabatannya meningkat atau gaji yang di dapatnya bertambah. Jika karyawan tidak merasa tertarik dalam melakukan pekerjaanya, ini akan membuat ia bekerja dengan bermalas-malasan, dan hal ini tidak efisien bagi perusahaan karena akan memperburuk kinerja perusahaan.