1

SISTEM FAIL HOUSEKEPPING JABATAN PELAJARAN SABAH

J P N.S APRIL 2008

REKOD REKOD HOUSEKEPPING MELIPUTI 5 TAJUK BESAR IAITU: -

TAJUK BESAR

NOMBOR KOD

1. 2. 3. 4. 5.

PENTADBIRAN BANGUNAN DAN HARTA

100 200

KELENGKAPAN DAN BEKALAN 300 KEWANGAN PERSONEL 400 500

SEKTOR PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN SIRI 1600 PENTADBIRAN DAN PERKARA PERKARA UTAMA
NOMBOR NOMBOR UTAMA PERKARA UTAMA. MUKA SURAT .

JP(SB)/1600-1/100 / JP(SB)/1600-1/100/1 JP(SB)/1600-1/100/2 JP(SB)/1600-1/100/3 JP(SB)/1600-1/100/4 JP(SB)/1600-1/100/5 JP(SB)/1600-1/100/6 JP(SB)/1600-1/100/7 JP(SB)/1600-1/100/8 JP(SB)/1600-1/100/9 JP(SB)/1600-1/100/10JP(SB)/1600-1/100/11JP(SB)/1600-1/100/12JP(SB)/1600-1/100/13JP(SB)/1600-1/100/14JP(SB)/1600-1/100/15JP(SB)/1600-1/100/16JP(SB)/1600-1/100/17-

Pentadbiran Am Akta Dan Perundangan Jabatan Pelajaran Akta Dan Perundangan Persekutuan Akta Dan Perundangan Luar Negeri Arahan , Pekeliling, Peraturan Darurat Enakmen Negeri Hubungan Awam Dan Seranta Istilah Jawatankuasa Kenaggota Luar Jabatan Kafetria, Kantin Dan Gerai Kemalangan Kenderaan Kempen Dan Rayuan Kerjasama Dan PerhubunganDalam Negeri Kerjasama Dan PerhubunganPusat Pengajian Tinggi Kerjasama Dan PerhubunganLuar Negeri Keselamatan Fizikal Laporan Dan Perangkaan Bulanan

NOMBOR NOMBOR UTAMA

PERKARA UTAMA.

M/ SURAT

JP(SB)/1600-1/100/21JP(SB)/1600-1/100/22JP(SB)1600-1/100/23JP(SB)/1600-1/100/24JP(SB)/1600-1/100/25JP(SB)/1600-1/100/26 JP(SB)/1600-1/100/27JP(SB)/1600-1/100/28JP(SB)/1600-1/100/29JP(SB)/1600-1/100/30JP(SB)/1600-1/100/31JP(SB)/1600-1/100/32JP(SB)/1600-1/100/33JP(SB)/1600-1/100/34JP(SB)/1600-1/100/35JP(SB)/1600-1/100/36JP(SB)/1600-1/100/37-

Lesen Permit Mesyuarat Dalam Jabatan Mesyuarat Luar Jabatan Pengangkutan Dan Perjalanan Penghargaan Dan Takziah Pengurusan Rekod Arkib Negara Perhubungan Perkhidmatan Pos Dan Surat Persidangan Dan Kongres Dalam Jabatan Persidangan Dan Kongres Luar Jabatan Persidangan Dan KongresLuar Negeri Pertubuhan, Kelab Dan Persatuan - Dalam Jabatan Pertubuhan, Kelab Dan Persatuan - Luar Jabatan Pertubuhan, Kelab Dan Persatuan - Luar Negeri Seminar Dan Bengkel / Taklimat Dalam Jabatan Seminar Dan bengkel/ Taklimat Luar Jabatan Seminar Dan Bengkel/Taklimat - Luar Negeri

JP(SB)/1600-1/100/38JP(SB/1600-1/100/39JP(SB)1600-1/100/40JP(SB)/1600-1/100/41-

Simposium Dan Kolokium - Dalam Jabatan Simposium Dan Kolokium -Luar Jabatan Simposium Dan Kolokium - Luar Negeri Urusan Parlimen

JP(SB)/1600-1/100 / 0

Pentadbiran Am .

Meliputi perkara perkara am yang berkaitan dengan Fungsi dan aktiviti pentadbiran yang tidak terdapat di Bawah mana-mana perkara, huruf ringkas Jabatan / Agensi, Hal hal kecurian /kehilangan dan lain lain hal yang Berkaitan. JP(SB)/1600-1/100 / 1 . Akta Dan Perundangan Jabatan.

Meliputi penjelasan Akta Jabatan / Agensi ( termasuk definisi dan Penjelasan penjelasan istilah), Pindaan, Laporan laporan mesyuarat berkaitan, kertas kertas cadangan penggubalan akta surat panggilan mesyuarat dengan pihak pihak berkenaan seperti Peguam Negara dan lain lain yang berkaitan. JP(SB)/1600-1/100/2. Akta Dan Perundangan Persekutuan . Meliputi bil, akta dan perundangan, statutory orders dan peraturanperaturan Kementerian /Jabatan/ Agensi; kertas kerja, laporan laporan Deraf penggubalan akta dan sebagainya yang Diwujudkan untuk penyediaan akta dan Perundangan, peraturan peraturan dan Pindaan pindaan yang dikeluarkan Oleh kerajaan persekutuan dan hal hal yang

Berkaitan dengannya. JP(SB)/1600-1/100/3 Akta Dan Perundangan Luar Negeri Meliputi bil, akta dan perundangan Luar negeri, termasuk definisi, Penjelasan penjelasan akta , deraf Memorandum dan hal hal yang berkaitan, Dengan perkara perkara di atas.

JP(SB)/1600-1/100/4/-

Arahan , Pekeliling , Peraturan, Peintah Dan Panduan. Meliputi arahan , perintah, pekeliling peraturan Dan panduan yang diwujudkan oleh Jabatan/ Agensi untuk merangkumi pentadbirannya. (Arahan, pekeliling, peraturan, perintah, panduan yang diwujudkan oleh lain lain jabatan/ agensi kerajaan untuk kegunaan jabatan sebagai panduan akan di simpan di bawah sistem Doket berkenaan. Sila lihat lampiran 3 panduan penyimpan Dan penggunaan pekeliling, surat Pekeliling dan arahan).

JPA(SB)100/5-

Daurat. Meliputi surat menyurat berkaitan Dengan perancangan Kementerian Jabatan dalam meneruskan operasi Kementerian / Jabatan semasa Keadaan darurat, tindakan tindakan Yang perlu diambil untuk memberi Bantuan, tindakan berjaga-jaga /pertahan dan hal hal yang berkaitan dengannya.

JP(SB)/1600-1/100/6-

Enakmen Negeri. Meliputi hal hal yang berkaitan Dengan enakmen sesebuah Negeri, Pindaan pindaan dan hal hal yang Berkaitan dengannya.

JP(SB)1600-1/100/7-

Hubungan Awam Dan Seranta. Meliputi perkara perkara pentadbiran Mengenai hal ehwal awam dan Perhubungan seranta; edaran maklumat Berkaitan dengan aktiviti aktiviti Kementerian / jabatan.

JP(SB)/1600-1/100/8-

Istilah. Meliputi istilah istilah dalam Pentadbiran, istilah istilah saintifik Dan statistik; surat menyurat berhubung Dengan pembentukan istilah dari Dewan Bahasa dan Pustaka, antara Kerajaan Malaysia dengan perkara Perkara luar dan pelbagai Perkara yang berkaitan dengannya.

JP(SB)1600-1/100/9-

Jawatankuasa Keanggotaan Luar Jabatan . Surat menyurat mengenai keanggotaan Jabatan dalam jawatankuasa jawatankuasa Luar jabatan yang meliputi hal hal Pertubuhan, organisasi dan lain lain Berhubung dengan sesuatu lembaga, Majlis, jawatankuasa jawatankuasa Kerja dan sebagainya; termasuk juga Fungsi, agenda mesyuarat dan surat

Menyurat yang berkaitan dengannya. JP(SB)/1600-1/100/10Kafetaria, Kantin Dan Gerai.

Meliputi surat menyurat mengenai Pengurusan kafetaria, kantin dan Kemudahan kemudahan tempat makan Dan lain lain hal yang berkaitan Dengannya. JA(SB)/1600-1/100/11Kemalangan Kenderaan.

Meliputi dasar, peraturan, panduan Dan surat menyurat berkaitan Dengan kemalangan kenderaan, Tindakan Keselamatan dan sebagainya. JP(SB)/1600-1/100/12Kempen Dan Rayuan .

Meliputi kempen kempen mengenai Tabung darah, kempen amanah Saham Nasional dan pelbagai kempen yang Berkaitan yang dilaksanakan olehPihak kerajaan serta badan badan kerajaan

JP(SB)/1600-1/100/13-

Kerjasama Dan Perhubungan Dalam Negeri.

Meliputi aktiviti kerajaan dan perhubungan Antara jabatan, agensi kerajaan, pertubuhan Pertubuhan , kerajaan pusat dengan kerajaan Negeri mengenai hal hal kesenian, Kebudayaan, sejarah dan lain lain hal Yang Berkaitan dengannya.

JP(SB)/1600-1/100/14

Kerjasama dan Perhubungan Pusat Pengajian Tinggi.

Meliputi perhubungan dan kerjasama Dengan pihak universiti, kolej dan Lain lain pusat pengajian tinggi dalam Hubungan mengenai sistem pelajaran, Pengkajian soal selidik, akta / peraturan Pengajian tinggi, pentadbiran institusi, Hal hal ugama dan lain lain perkara Yang berkaitan dengannya. JP(SB)/1600-1/100/15. Kerjasama Dan Perhubungan - Luar Negeri. Meliputi aktiviti aktiviti kerjasama dan Perhubungan dengan negara negara Luar dalam hubungan mendapatkan Maklumat maklumat, pameran, hal Hal kebudayaan, bantuan teknikal Dan lain lain hal yang berkaitan Dengan nya. (Untuk urusan keahlian dalam sesuatu pertubuhan, sila lihat di bawah pertubuhan, kelab , peraturan luar Negeri. ).

JP(SB)/1600-1/100/16

Keselamatan Fizikal.

Meliputi surat menyurat mengenai Keselamatan fizikal bangunan, Pemasangan alat alat keselamatan Seperti sistem pemagaran, kunci, Mangga; keperluan keperluan Keselamatan seperti kawasan Larangan / terhad dan langkah-langkah Keselamatan yang perlu di Ambil.

10

JP(SB)/1600-1/100/17

Laporan Dan Perangkaan Bulanan. Meliputi laporan kemajuan dan Perangkaan bulanan Jabatan / Agensi termasuk laporan kemajuan Bulanan Bahagian bahagian , unit Unit dan cawagan cawangan Dan lain lain hal yang berkaitan Dengannya.

JP(SB)/1600-1/100/18

Laporan dan Perangkaan Suku Tahunan.

Meliputi laporan kemajuan Kerja suku tahun untuk Pengurusan utama sesebuah Jabatan agensi kerajaan ; Termasuk juga laporan laporan Kemajuan suku tahun Bahagian Dan cawangannya serta lain lain Yang berkaitan dengannya. JP(SB)/1600-1/100/19. Laporan Dan Perangkaan Tahunan .

Meliputi laporan kemajuan Tahunan Jabatan/ agensi , ter Masuk laporan kemajuan Tahunan Bahagian dan lain Lain yang berkaitan dengannya. JP(SB)/1600-1/100/20. Lembaga Penasihat.

Mengandungi surat surat Perlantikan Ahli Lembaga Penasihat jabatan / agensi; Peraturan peraturan / syarat Syarat berhubung dengan Perlantikan dan surat menyurat

11

JP(SB)1600-1/100/21.

Yang berkaitan dengannnya. Lesen Dan Permit. Meliputi surat menyurat berhubung Dengan urusan memperolehi lesen dan Permit untuk pelbagai keperluan Jabatan / agensi. (Mengenai lesen kenderaan, sila lihat siri 300 6- kenderaan penyenggaraan ).

JP(SB)/1600-1/100/22.

Logo, Lagu dan Bendera.

Meliputi surat menyurat mengenai Penggunaan logo , lagu, bendera, Dan sebagainya ( tidak termasuk Pembelian dan pembekalan ). (Mengenai pembelian dan pembekalan, lihat di bawah tajuk besar Kelengkapan dan bekalan JP(SB)1600-1/100/23 Mesyuarat Dalam Jabatan Mengandungi surat menyurat Mengenai fungsi, agenda, minit Laporan, penyertaan/ penolakan Sesuatu mesyuarat ( sama ada Mesyuarat khusus jabatan / Agensi atau jabatan / agensi / Sebagai penganjur mesyuarat Untuk jabatan / agensi luar) dan Lain lain surat yang berkaitan Dengannya. JP(SB)/1600-1/100/25 Mesyurat Luar Negeri.

Mengandungi surat menyurat Mengenai fungsi , agenda, minit, Laporan, penolakan/ penyertaan Sesuatu mesyuarat yang dianjurkan Oleh badan badan luar Negeri. Termasuk juga surat menyurat

12

Urusan permohonan / kelulusan Menghadirinya. JP(SB)/1600-1/100/26 Organisasi Pentadbiran. Meliputi perkara perkara seperti Dasar dan prosedur dalam melaksanakan Tanggungjawab jabatan/ agensi ; pembentukan /perubahan organisasi; fungsi dan carta organisasi Bahagian bahagian , cadangan cadangan mengorganisasi semula jabatan / agensi dan lain lain surat yang berkaitan dengannya.

JP(SB)1600-1/100/27

Pengangkutan dan Perjalanan. Meliputi permohonan membuat perjalanan Termasuk tempahan tiket, tempahan Tempat penginapan, cara pengangkutan, Arahan / peraturan / panduan perjalanan, Dasar penggunaan jenis kenderaan Seperti kapal terbang/ keretapi / teksi Kereta sendiri dan sebagainya, Urusan paspot/ visa serta surat Menyurat yang berkaitan dengannya.

JP(SB)/1600-1/100/29

Pengurusan Borang. Termasuk analisa, rekabentuk, penyediaan, Kawalan, dan ciri fizikal borang serta Minit mesyuarat yang berkaitan.

JP(SB)1600-1/100/30

Pengurusan Rekod Meliputi surat menyurat berhubung Dengan program pengurusan rekod Jabatan / agensi mengenai hal hal Seperti perlaksanaan sistem Kelasifikasi fail, prosefur pengawalan fail, Pengurusan mel, penilaian rekod, penyediaan Jadual pemisahan rekod, memikrofilem rekod Dan sebagainya.

13

JP(SB)1600-1/100/31

Pengurusan Sistem Teknologi Maklumat. Meliputi surat menyurat berkaitan Dengan penggunaan sistem sistem Teknologi maklumat yang baru di Jabatan termasuk hal hal automasi, Komputerisasi dan sebagainya.

JP(SB)1600-1/100/32

Perhubungan. Mengandungi surat menyurat mengenai Perolehi, pemasangan, penyenggaraan, Operasi dan penggunaan kemudahan Sistem sistem perhubungan seperti Telefon, telex, mesin fax dan Sebagainya.

JP(SB)1600-1/100/33

Perkhidmatan Pos Dan Surat. Meliputi surat menyurat berkaitan Dengan fungsi persurat dan Perkhidmatan Pos Negara, panduan Kod kawasan , peraturan peraturan Jabatan perkhidmatan pos, pertanyaan Laporan kehilangan / kerosakkan Dan sebagainya.

JP(SB)/1600-1/100/34

Persidangan Dan Kongres Dalam Jabatan.

Mengandungi surat menyurat mengenai Persiapan persiapan dan organisasi Persidangan / kongres yang dianjurkan Oleh Jabatan sendiri, minit minit Mesyuarat, kertas kerja, laporan serta Lain lain surat yang berkaita dengan Nya. JP(SB)/1600-1/100/35. Persidangan Dan Kongres Luar Jabatan.

Mengandungi surat menyurat mengenai Organisasi, agenda, kertas kerja, laporan,

14

Dan penyertaan / penolakan dalam Persidangan / kongres yang dianjurkan Oleh Kementerian / Jabatan /agensi luar. JP(SB)/1600-1/100/36Persidangan Dan Kongres Luar Negeri.

Mengandungi surat menyurat mengenai Organisasi, agenda, kertas kerta, laporan Penolakan/ penyertaan dalam persidangan Kongres yang dianjurkan oleh badan Badan luar Negeri termasuk juga surat Surat permohonan kelulusan menghadiri Persidangan kongres berkenaan. JP(SB)/1600-1/100/37 Pertubuhan, Kelab & Persatuan Dalam Jabatan.

Mengandungi minit mesyuarat, laporan Laporan tahunan, penyata kewangan , Nama nama ahli dan yuran yuran Berhubung dengan pertubuhan , kelab, Persatuan dan organisasi organisasi Sejenis yang ditubuhkan dalam sesebuah Jabatan / agensi. Termasuk surat Menyurat panggilan mesyuarat dan Lain lain yang berkaitan dengannya. JP(SB)/1600-1/100/38. Pertubuhan, Kelab dan Persatuan - Luar Negeri. Mengandungi minit minit Mesyuarat, laporan laporan tahunan, Penyata kewangan, senarai nama Ahli dan yuran yuran berhubung Dengan pertubuhan kelab, persatuan Serta organisasi organisasi sejenis yang Ditubuhkan oleh sesebuah Kementerian Jabatan / agensi luar. Termasuk surat Menyurat panggilan mesyuarat dan Lain lain hal yang ada kaitan dengan Nya.

15

JP(SB)/1600-1/100/40

Program Dan Perancangan . Meliputi hal hal berkaitan Dengan perancangan aktivitiAktiviti program sesebuah Jabatan / agensi , laporan / Data ulangkaji dan analisa Kemajuan perancangan selaras Dengan matalamat program Sesebuah jabatan / agensi Berkenaan.

JP(SB)/1600-1/100/41.

Rekaan, cap Dagang dan Hakcipta.

Meliputi surat menyurat berhubung Dengan urusan memperolehi lesen Cap dagang rekaan, hakcipta, Pelanggaran hakcipta dan hal hal Yang berhubung dengannya. JP(SB)/1600-1/100/42 Seminar Dan Bengkel Dalam Jabatan.

Mengandungi surat menyurat mengenai Persiapan persiapan dan organisasi Seminar/ bengkel yang dianjurkan Oleh jabatan sendiri minit minit Mesyuarat, kertas kerja, laporan Serta lain lain surat yang berkaitan Dengannya.

16

JP(SB)/1600-1/100/43 Seminar dan Bengkel Luar Jabatan. Mengandungi surat menyurat Mengenai organisasi, agenda, Kertas kertas, laporan dan Penolakan / penyertaan Dalam seminar / bengkel yang di Anjurkan oleh kementerian / Jabatan / agensi luar.

JP(SB)/1600-1/100/44

Seminar Dan Bengkel Luar Negeri.

Mengandungi surat menyurat mengenai Organisasi, fungsi , agenda, minit, Laporan , penolakan/ penyertaan Sesuatu seminar/ bengkel yang di Anjurkan oleh badan badan Luar Negeri. Termasuk juga surat Menyurat urusan permohonan Kelulusan menghadirinya.

JP(SB)/1600-1/100/45

Simposium dan Kolokium Mengandungi surat menyurat Mengenai organisasi, fungsi Agenda, minit, laporan, Kertas kerja, penyertaan / Penolakan sesuatu simposium Kolokium yang dianjurkan oleh Jabatan sendiri dan lain lain Surat yang berkaitan dengan Nya.

17

JP(SB)/1600-1/100/46

Simposium Dan Kolokium Luar Jabatan.

Mengandungi surat menyurat Mengenai organisasi, fungsi Agenda, minit laporan, kertas Kerja, penyertaan/ penolakan Simposium / kolokium yang Dianjurkan oleh sesebuah Kementerian / jabatan /agensi Luar.

JP(SB)/1600-1/100/47

Simposium Dan Kolokium Luar Negeri. Mengandungi surat menyurat Mengenai organisasi, fungsi, Agenda, minit, laporan, Penolakan / penyertaan sesuatu Simposium / Kolokium yang Dianjurkan oleh badan badan Luar Negeri. Termasuk juga Kelulusan menghadirinya.

JP(SB)/1600-1/100/48

Urusan Parlimen. Meliputi perkara perkara seperti urusan Mesyuarat, keputusan keputusan Parlimen yang melibatkan Kementerian/ Jabatan memorandum mengenai Keputusan kabinet, agenda kabinet, Pertanyaan Parlimen, soalan dan Jawapan serta perkara perkara Yang berkaitan dengannya.

IO / jie..