RANGKAIAN PROSES PEMBELIAN

1. 2. 3. Pengenalan Kebutuhan Penentuan Kebutuhan Pemilihan Sumber Perbekalan

4.
5. 6. 7.

Penentuan Harga
Penempatan Pesanan Penindak Lanjutan Pesanan Pengangkutan Barang

8.
9.

Pencatatan Pembelian
Pemeliharaan Hubungan dengan Pemasok

10. Pembinaan Pemasok 11. Pengendalian Mutu

12. Analisis Nilai

Mengapa pembelian penting ?

Dapat memberikan Kontribusi yang besar apabila dikelola dengan baik dan profesional Kontribusinya antara lain :

1 2. 3. 4. 5.

Perbaikan dan pengurangan biaya Perbaikan Penyerahan produk Percepatan waktu siklus proses Askes pada produk dan teknologi Perbaikan Mutu

Pergeseran pandangan terhadap manajemen pembelian dipengaruhi oleh faktor-faktor :

Kebutuhan mengendalikan biaya satuan Kebutuhan Mendapatkan pemasok yang lebih dapat diandalkan Perkembangan teknologi informasi Perkembangan kemampuan R & D pemasok.

Optimalisasi Keuntungan 1. Menyusun strategi terpadu 2. Konsentrasi pada unsur biaya yang paling besar 3. Optimalisasi masing-masing unsur biaya

Menyusun Strategi terpadu adalah keterpaduan strategi antara manajemen persediaan dan manajemen pembelian, karena keduanya saling mendukung dan saling tergantung.

Unsur biaya material terdiri dari mulai dari yang besar

Harga barang (hasil pembelian) Biaya penyimpanan barang Bea masuk ( Kl. Impor) Biaya Angkutan Biaya bagian pembelian Biaya pemesanan dll

Implikasi perubahan pandangan fungsi pembelian :

1. Fungsi pembelian dianggap sebagai salah satu fungsi strategis dalam perusahaan ( fungsi yang secara langsung dapat mempengaruhi hidup matinya dan berkembang tidaknya suatu perusahaan) Manajer fungsi pembelian dijabat manajer tingkat korporat. SDM fungsi pembelian pembelian. profesional di bidang manajemen

2. 3. 4.

Tehnik-tehnik baru untuk mengukur kinerja fungsi pembelian dikembangkan.

Cara-cara Pembelian :
1. 2. 3. 4. 5. Pembelian cara biasa Pesanan Selimut (blanket order) Konsinyasi Pembelian tepat waktu Sistem kontrak

Tabel 1 PERUBAHAN DALAM MANAJEMEN PEMBELIAN

Pendekatan Lama
Dalam keputusan untuk membeli, harga merupakan satu- satunya faktor penentu Harga pembelian dianggap yang terpenting Mutu artinya sesuai dengan spesifikasi

Pendekatan Baru
Mutu dan harga merupakan faktor utama dalam menentukan pembelian Yang terpenting adalah biaya siklus hidup ( life cycle costs ) Mutu diartikan secara luas, dipandang Dari sudut konsumen

Mutu berarti pula memuaskan konsumen

Mutu barang diukur dari besar-kecilnya kerusakan. Inspeksi digunakan untuk mengawasi mutu barang Pengendalian mutu bersifat statis Kerusakan kerusakan kecil dapat dimaafkan Barang dibeli dari sejumlah rekanan

Mutu diartikan sebagai mengantisipasi dan melampaui harapan konsumen

Mutu barang atau jasa diukur dengan beberapa cara Pencegahan digunakan untuk mengurangi kerusakan Pengendalian mutu terjadi di seluruh organisasi, termasuk di organisasi pemasok Diharapkan tidak ada kerusakan sama sekali Lebih diutamakan dibeli dari satu sumber saja

 Hubungan penjual dan pembeli, seolah olah sebagai lawan Bagian pembelian dianggap sebagai pusat biaya Pemasok adalah selektif Penyerahan barang dapat sewaktu-waktu Pembelian dianggap hanya sebagai persoalan taktis belaka.

Hubungan penjual dan pembeli berkembang dalam kemitraan (partnership). Bagian pembelian dianggap sebagai pusat keuntungan Pemasok terus-menerus dimonitor, dievaluasi dan dibina Penyerahan barang bersifat tepat waktu (just in time basis) Pembelian dianggap sebagai persoalan strategis

Pengawas pembelian cukup ditangan manajer biasa.

Pemikiran pembelian ada di dalam perusahan sendiri. Barang-barang yang dibeli sederhana

Pengawas pembelian dijabat oleh manajer korporat

Pemikiran pembelian dikembangkan dalam kerangka rantai pasokan Barang-barang yang dibeli lebih kompleks.

Yang membeli cukup pembeli saja.

Komunikasi bersifat surat-menyurat fisik (paper base) Siklus umur barang panjang

Yang membeli adalah tim.

Komunikasi lebih bersifat elektronis atau maya (electronically driven or virtual) Siklus umur barang pendek

Tabel 7 POSISI FUNGSI PEMBELIAN

Tahap
1. Negatif

Kontribusi
Pasokan/pembelian menghalangi tujuan dan strategi organisasi.

Keterkaitan Manajemen Puncak

Tidak mencukupi

2. Netral

Pasokan/pembelian bukan penghalang atau pendukung pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Cukup untuk menghindari

masalah.

3. Positif

Pasokan/pembelian adalah aset yang mendukung pencapaian tujuan dan strategi organisasi.

Ekstensif untuk menjajaki kesempatan yang ada

Gambar 9 KOMPOSISI PENDAPATAN DAN BIAYA

Keuntungan 8% Keuangan 8% Keuntungan Keuangan Gaji Pembelian 64% Gaji 20% Pembelian

Gambar 10 BIAYA PEMBELIAN DAN POTENSI PENGHEMATAN Biaya Pembelian

100% Jumlah biiaya pembelian barang dan biaya bagian pembelian

Potensi Penghematan

Potensi Penghematan Yang sangat besar

96%-98% adalah biaya pembelian barang

2%-4% adalah biaya bagian pembelian

Potensi Penghematan Yang sangat kecil

Tabel 9 PENGARUH KEUNTUNGAN LANGSUNG DAN TAK LANGSUNG DALAM PEMBELIAN

Langsung Penghematan dalam harga pembelian barang Pengurangan biaya barang dan jasa yang dibeli dari luar perusahaan tanpa mengubah spesifikasi barang Biaya Tidak Langsung Penghematan di daerah pemakai barang Pengurangan biaya di bagian pemakai untuk barang, karyawan, dan biaya umum termasuk perubahan spesifikasi barang Melalui : Mempercepat waktu pembelian Mengurangi jumlah persediaan Mengurangi pengangguran mesin Menggunakan barang substitusi Melakukan standarisasi dan simplifikasi Menggunakan barang yang lebih bermutu Melakukan analisa nilai Menggunakan sistem pemasokan yang lebih baik Melakukan taktik dan strategi manajemen dan penggunaan barang yang lain

Melalui :

Negosiasi harga barang Negosiasi biaya angkutan Mengganti pemasok. Menggabungkan pembelian dalam jumlah yang lebih besar Melakukan rasionalisasi pemasok Memberikan informasi lebih kepada pemasok Pembuatan kontrak pembelian jangka panjang Melakukan taktik dan strategi pembelian yang lain

Tabel 10 PERHITUNGAN RUGI LABA 1

Dollar Pendapatan (Penjualan) $ 1.000.000 Biaya Barang Terjual Material Langsung $ 500.000 Karyawan langsung $ 200.000 Biaya Umum $ 200.000 Jumlah Biaya Barang Terjual $ 900.000 Keuntungan Bruto $ 100.000

Persentase Penjualan 100% 50% 20% 20% 90% 10%

Tabel 11 PERHITUNGAN RUGI LABA 2

Dollar Pendapatan (Penjualan) $ 1.000.000 Biaya Barang Terjual Material Langsung $ 450.000 Karyawan langsung $190.000 Biaya Umum $ 200.000 Jumlah Biaya Barang Terjual $ 840.000 Keuntungan Bruto $ 160.000

Persentase Penjualan 100% 45% 19% 20% 84% 16%

Tabel 12 PERHITUNGAN RUGI LABA 3

Dollar Pendapatan (Penjualan) $ 1.200.000 Biaya Barang Terjual Material Langsung $ 600.000 Karyawan langsung $ 240.000 Biaya Umum $ 200.000 Jumlah Biaya Barang Terjual $ 1.040.000 Keuntungan Bruto $ 160.000

Persentase Penjualan 100% 50% 20% 17% 87% 13%

Pengadaan atau Pembelian

Pembelian merupakan kegiatan pada pengadaan material dan jasa yang dibutuhkan suatu organisari Arti sempit : proses membeli Arti luas : menentukan kebutuhan, memilih pemasok, kedatangan sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak menerbitkan surat kontrak atau order dan memastikan pengiriman.

Mengapa manajemen pengadaan penting :

Sebagai fungsi bisnis

Salah satu elemen dasar yang dibutuhkan untuk menyempurnakan produktivitas kerja

Pengadaan
Adalah suatu proses untuk mendapatkan perbekalan (pembelian /sumbangan)

Tujuan sistem pengadaan :

Mendapatkan barang farmasi dengan mutu yang baik Pengiriman barang terjamin tepat waktu Proses berjalan lancar tidak memerlukan tenaga waktu berlebihan (Suryawati,1997) Untuk mencari harga obat yang wajar (Depkes,1990)

Harga barang dapat dilihat dengan membandingkan dengan pembelian kurun waktu yang lalu, atau di rumah sakit yang lain

 Proses pembelian menyangkut efisiensi biaya pembelian, kecepatan pembelian, penggunaan staf atau tenaga pembelian, ketepatan kedatangan barang, dll Efektifitas pembelian dapat dilihat dengan mengamati seberapa jauh yang dibeli itu betul-betul sesuai dengan kebutuhan

Pada umumnya ada 4 metode proses Pengadaan

a. Tender terbuka berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar b. Tender terbatas sering disebut dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan punya riwayat yang baik. Harga masih bisa dikendalikan, tenaga, beban kerja lebih ringan dibanding dengan lelang terbuka. c. Pembelian dengan tawar menawar dilakukan bila jenis barang tidak urgent, tidak banyak, biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk jenis tertentu

d. Pengadaan langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga tertentu relatif agak lebih mahal (Quick J et al,1997).

Pemilihan pemasok yaitu :

a. Kinerja

b. Daya
c. Kemudahan perbaikan d. Layanan e. Garansi f. Harga

g. Kemudahan penggunaan
h. Penampilan i. Merek (Fernadez R,1995)

Harga Total = Visible Cost + Hidden Cost

Viseble cost adalah Hidden cost adalah

harga riil / nyata

harga tersembunyi terdiri dari a.l. :

1. Komisi agen lokal
2. Biaya kelambatan kirim 3. Kerusakan packing 4. Kerusakan Obat 5. Dll

Pemilihan Metode didasari dengan sasaran sbb :

1. Harga paling menguntungkan RS 2. Terjamin realitasnya baik dalam pengepakan pengiriman dan mutu barang 3. Meminimalkan timbulnya peluang hal-hal yang dapat menggangu proses pengadaan Pembelian obat harus memenuhi kriteria yang disebut Seven right of purchasing yaitu
a. b. c. Tepat Jenis Tepat Kualitas Tepat Jumlah

d.
e. f. g.

Tepat Waktu
Tepat Pemasok Tepat Harga dan Tepat Biaya

Proses Pengadaan dapat berjalan lancar memerlukan :

a. Staf yang terlatih b. Menguasai permasalahan pengadaan c. Ada prosedur yang jelas d. Sistem informasi yang baik e. Didukung dengan fasilitas dan dana yang memadai.

Menurut WHO, 1993 pola pembelian obat ada 4 type yaitu : a. Annual Purchasing ( Pembelian pertahun) b. Periodic Purchasing (Pembelian pada waktu tertentu)

c. Perpetual Purchasing (Pembelian pada stock level tertentu) dan

d. Modifled Optional Replenishment (Kombinasi antara periodic dan perpetual purchasing )

3 Elemen Penting Pengadaan

1. Metode pengadaan yang dipilih bila tidak teliti dapat menjadikan biaya yang tinggi 2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu 3. Waktu dan kelancaran semua pihak, dan order pemesanan agar barang dapat sesuai macamnya, waktu dan tempat.

Cara untuk mengetahui kredibilitas suplier :

Komponen Pelayanan : Catatan keterlibatan, respon terhadap pembeli, waktu pengiriman. Ketaatan terhadap instruksi pengiriman, kelengkapan dokumen, kemasan / labelling, kebijakan obet ED, saran terhadap upaya penghematan
Komponen Mutu : Mutu Obat (sesuai standard, ada informasi hasil kendali mutu, ED obat sesuai kontrak), pengepakan/pengiriman

Langkah Proses Pengadaan

Mereview daftar barang farmasi yang akan diadakan Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli Menyesuaikan dengan situasi keuangan Memilih metode pengadaan Memilih suplier / rekanan Membuat syarat kontrak kerja Memonitor pengiriman barang, menerima barang dan memeriksa Melakukan pembayaran serta menyimpan

Didistribusikan (Quik J et al,1997)

Penetapan Suplier :
Dalam sistem seleksi mampu membangkitkan kompetisi harga Mampu melibatkan suplier yang benar-benar memenuhi syarat administrasi dan tehnis

Suplier mampu menyediakan obat secara cepat dan tepat

Dapat menjaring suplier yang berkapasitas tinggi

Kriteria untuk menilai proses pengadaan obat a l :

Apakah dapat diperoleh harga murah untuk jenis, jumlah dan mutu yang setara dengan yang ditetapkan ? Mutu obat dan kemasan sesuai standar yang ditetapkan Pengadaan menjamin obat tiba tepat waktu melalui sistem pengiriman yang dapat diandalkan Proses pengadaan mempertimbangkan asas tersedianya obat dalam jumlah yang cukup apabila terjadi gawat darurat /KLB Apakah pendistribusiannya efektif Pengelolaan inventory yang optimal supaya tidak terjadi stock out/over stock

TUJUAN PENATAAN SISTEM PENGADAAN YANG BAIK

Memperoleh harga pembelian dengan tingkat biaya

total yang paling murah Mendapat sediaan dengan kualitas tinggi Memastikan pengiriman tepat waktu dan dapat dipercaya Membagi beban kerja untuk efektifitas dan efisiensi kerja Mengoptimalkan inventory dengan meminimalkan investasi persediaan dan kerugian Memberikan aliran material yang berkesinambungan untuk menjalankan perusahaan

PRINSIP KEMITRAAN PEMBELI DAN PENJUAL

CARA LAMA

SETIAP MEMBELI BARANG PEMBELI HARUS MELAKUKAN TENDER YANG MEMAKAN WAKTU, BIAYA DAN TENAGA PEMASOK,KRN TAHU AKAN BERHUBUNGAN JANGKA PENDEK AKAN MENGAMBIL KEUNTUNGAN YG BANYAK KRN KESEMPATANNYA MUNGKIN HANYA SEKALI SAJA DISCOUNT KURANG DAPAT DIBERIKAN KRN JUMLAH YANG KECIL WAKTU PENYERAHAN SERING TIDAK TEPAT KUALITAS BARANG TIDAK SERAGAM KRN SUMBERNYA BANYAK PEMASOK CENDERUNG TIDAK MEMPERBAIKI MUTU BARANG SECARA KESELURUHAN MENIMBULKAN BIAYA YANG BESAR INFORMASI RAHASIA PERUSAHAAN DIBERIKAN KEPADA BANYAK REKANAN

DENGAN PRINSIP KEMITRAAN

Proses pembelian barang dapat lebih cepat

dilakukan sehingga waktu pembelian dapat lebih pendek Dapt diperoleh potongan yang lebih besar karena membeli dalam jumlah yang lebih banyak dan pasti Waktu penyerahan lebih terjamin dan pengawasan tidak perlu dilakukan ketat pesanan per pesanan Mutu barang terjamin lebih baik Rekanan dan pembeli dapat merencanakan perbaikan mutu barang dan efisiensi secara terus menerus sehingga harga dapat diturunkan Informasi rahasia organisasi diberikan pada kalangan tertentu Biaya pembelian secara keseluruhan akan lebih kecil dibandingkan dengan sistem lama

OUTSOURCING DALAM PEMBELIAN

Dalam pengertian luas
Langkah

perusahaan untuk menggunakan jasa perusahaan lain dalam melakukan salah satu aktivitasnya seperti penagihan utang, pembukuan, pengembangan teknologi informasi, jasa boga, kebersihan

Outsourcing di RS ?

PENGELOLAAN PERUSAHAAN DAHULU DAN SEKARANG

PERUSAHAAN DAHULU

PERUSAHAAN SEKARANG

KEGIATAN UTAMA

KEGIATAN UTAMA

KEGIATAN PENUNJANG

KEGIATAN PENUNJANG

Bentuk outsourcing
Contracting Pengalihan atau penyerahan aktivitas perusahaan kepada perusahaan lain untuk kegiatan kecil
Outsourcing Tindakan menyerahkan kegiatan perusahaan pada penyedia jasa terpilih dengan maksud menggunakan pengalaman dan keunggulan penyedia jasa sehingga mendapatkan kinerja unggul

 Insourcing
Adalah

tindakan meningkatkan kualitas dan kinerja salah satu kegiatan dalam perusahaan yang tidak hanya berguna untuk perusahaan itu sendiri tetapi juga menawarkan jasa untuk perusahaan lain

Alasan melakukan outsourcing

Meningkatkan fokus RS
Membagi resiko Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk yang

lain Memungkinkan tersedianya dana kapital Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola Menciptakan dana segar

Aktivitas yang dapat dan tidak dapat di outsource -kan

Yang tidak dapat : kegiatan utama

core bisnis Yang bisa adalah kegiatan penunjang Di RS ??????