KEGIATAN PENERIMAAN DAN GUDANG BARANG FARMASI

Tjatur Wicaksono

PENERIMAAN

Proses serah terima perbekalan farmasi dari rekanan/distributor kepada tim penerima barang untuk selanjutnya diserahkan ke gudang farmasi dalam keadaan baik Tujuan : pemeriksaan barang yang dikirim rekanan/distributor sesuai dengan yang dibutuhkan RS dan mencegah selisih jumlah/harga

PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG

Barang sesuai dg pesanan ( kemasan, bentuk sediaan, kekuatan , jumlah barang ,dll) Barang sesuai dg faktur ( jml, harga, diskon,dll) Disertai sertifikat analysis (CA) Disertai sertifikat keaslian (CO) Disertai material safety data sheet (MSDS) Cek waktu kedaluwarsa Cek no batch Cek wadah pengiriman untuk sediaan termolabil

Sertifikat analisa
Dokumen yang menyatakan bahwa suatu produk telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tertentu melalui uji kimia kualitatitf dan kwantitatif

Sertifikat keaslian ( certificate of origin)

Dokumen yang dikeluarkan oleh produsen alat kesehatan yg menyatakan keaslian suatu produk

Material Safety Data Sheet (MSDS)

Dokumen yg dikeluarkan oleh produsen yg memuat keterangan penanganan suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan lingkungan

PENYIMPANAN

Penyimpanan obat adalah kegiatan pengamanan untuk menjamin mutu/kualitas, ketersediaan, kelangsungan pendistribusian Tujuannya : untuk memperpanjang umur barang dg cara memelihara dg baik dan memperhatikan stabilitas, meningkatkan efisiensi dan efektifitas

Sumber daya

Gudang/ ruangan Peralatan SDM terlatih SOP

METODE PENYIMPANAN

Alfabetis, bentuk sediaan, kelas terapi Tingkat penggunaan (slow &fast moving) FIFO Narkotika sesuai regulasi Memudahkan kontrol, stok opname dan pengambilan barang

Tempat penyimpanan

Gudang adalah tempat yang digunakan untuk kegiatan :

Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian Administrasi gudang

Persyaratan gudang farmasi

Persyaratan fasilitas Persyaratan administrasi Persyaratan ruang penyimpanan Faktor yg perlu diperhatikan :
Letak poli rawat jalan dan rawat inap Letak gudang utama SDM Fasilitas pengangkutan Instalasi listrik dan air

Persyaratan fasilitas gudang

Aman dari kehilangan, kerusakan dan kedaluarsa. Tidak semua orang dapat masuk area gudang, kunci dipegang orang yg bertanggung jawab Kondisi yang sesuai( kelembaban, sinar matahari, temperatur, penerangan, kerapian, kebersihan dan sirkulasi udara )

Cukup untuk tempat persediaan barang Lay out mudah(untuk monitoring,penempatan dan pendistribusian ) Terhindar dari bahaya kebakaran(alat pemadam kebakaran, dilarang merokok) Penanganan bahan berbahya(tanda peringatan sesuai standar K3 RS)

Perawatan/pengamanan gudang

Kebersihan Kontrol terhadap serangga dan tikus Pemeliharaan gedung Pemisahan barang rusak/ kedaluarsa untuk segera dimusnahkan Sampah mudah terbakar tidak boleh menumpuk dalam gudang Hanya petugas yang berwenang yg dpt masuk gudang

Larangan tidak boleh merokok Detektor api dan alat pemadam kebakaran yang berfungsi sempurna Pelatihan tehnik memadamkan api dan tindakan darurat

Persyaratan administrasi gudang

Pencatatan yg akurat secara manual maupun komputerisasi Kartu stok Buku mutasi persediaan Formulir permintaan dari ruangan/depo

Persyaratan ruangan penyimpanan

Sesuai instruksi dari produsen. Jika tidak tercantum disimpan dalam kondisi normal Suhu dingin, digunakan untuk menyimpan produk yg sensitif terhadap panas dilengkapi dg kartu pengontrol suhu. Contoh : vaksin, supp,ovula, reagen Ruang beku Pencatatan suhu tertinggi ( termometer)

PERSYARATAN RUANG PENYIMPANAN

RUANG TAHAN API

Ventilasi cukup Atap dg bahan yang menyerap panas Terpisah dg gudang biasa Dapat mencegah penyebaran api Pintu jeruji Digunakan untuk menyimpan:

Bahan korosif (as asetat glasial,amonia, dll) Produk mudah terbakar ( aseton,eter, alkohol) Gas medis

PENYUSUNAN BARANG

FIXED LOCATION
Petugas cepat hafal tempat barang Tidak fleksibel jk terjadi perubahan kuantitas barang Ada lokasi kosong, yg baru terisi jk barang datang

FLUID LOCATION
Penentuan kebutuhan tempat disesuaikan dg jenis dan jumlah barang yg akan datang Barang yg ada dpt dipindahkan agar lokasi cukup

SEMI FLUID LOCATION

Berubah sesuai kebutuhan Ada lokasi tertentu untuk beberapa item barang yang terpilih

PENDISTRIBUSIAN

Pendistribusian adalah proses penyerahan perbekalan farmasi dari gudang farmasi kepada unit2 pelayanan di RS Cara distribusi:
FIFO ( first in first out ) FEFO ( first expired first out ) Penempatan rak :

Jadwal pendistribusian Serah terima

Obat fast moving lbh mudah dijangkau Gerakan petugas seminimal mungkin Cara pengangkutan