1.1. Latar Belakang Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. umum. Secara umum Sistem Informasi yang ada di Perpustakaan Universitas Bengkulu yang berjalan pada saat ini belum menerapkan Teknologi Informasi secara menyeluruh, masih terdapat beberapa kegiatan kepustakaan yang dilakukan secara manual. Perpustakaan UNIB juga belum terhubung dengan jaringan, terutama internet. Penelitian ini dimaksudkan untuk membuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan UNIB berbasis web, yang bisa digunakan untuk jaringan lokal (intranet) atau pun Internet, yang dapat digunakan baik pada perpustakaan kampus maupun perpustakaan umum. Penelitian ini juga dimaksudkan untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Proyek Perangkat Lunak semester lima program Studi Teknik Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk
Informatika, UNIB. Dengan adanya penelitian terhadap Sistem Informasi Perpustakaan UNIB ini diharapkan dapat menjadikan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik.
1.2.Tujuan Adapun
tujuan
dilakukannya
penelitian
pada
Perpustakaan
Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut: 1. Menganalisa Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu yang saat ini berjalan. 2. Membuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan UNIB berbasis web, dengan menggunakan PHP & MySQL, yang bisa digunakan untuk jaringan lokal (intranet) atau pun Internet, yang dapat digunakan baik pada perpustakaan kampus maupun perpustakaan umum berdasarkan hasil analisis sistem yang telah dilakukan. 1.3. Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang ada pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem Informasi yang ada di Perpustakaan Universitas Bengkulu saat ini; 2. Hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan UNIB berbasis web. 1.4. Ruang Lingkup Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Universitas Bengkulu yang meliputi dua subbagian yaitu Subbagian Pembinaan Koleksi (pengadaan koleksi, pengolahan dan pembinaan koleksi, dan laporan) serta Subbagian Pelayaan Pengguna (keanggotaan, sirkulasi dan referensi). 1.5. Manfaat Dengan Sistem Informasi yang akan dibuat pada Perpustakaan UNIB ini, diharapkan akan memudahkan pelayanan dan akses informasi
terhadap buku-buku perpustakaan, serta pengelolaan administrasi & Sistem Informasi Perpustakaan. Dan tentunya, dengan sistem informasi ini, akan meningkatkan efisiensi, baik bagi pengguna dalam mencari dan menemukan buku yang mereka butuhkan, maupun efisiensi kerja bagi staf perpustakaan. Dengan penyajian informasi buku yang interaktif, tentunya dapat meningkatkan brand dan prestise perpustakaan.
Visi: Sebagai lembaga yang memberikan pelayanan jasa informasi guna mendukung terlaksananya transformasi pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan teknologi dan seni yang berkualitas di Universitas Bengkulu.
Misi:
1.
Memberikan akses informasi berkualitas secara cepat, efektif dan Memberikan jasa pelayanan informasi guna mendukung
dan professional.
Tugas Perpustakaan Universitas Bengkulu Tugas UPT Perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Merencanakan dan melakukan pengadaan koleksi kepustakaan; 2. 3. Mencatat, membukukan, mengidentifikasi koleksi kepustakaan, Menyebarkan informasi dan melayani civitas akademika, dengan cara-cara yang sesuai dengan aturan kepustakaan; karyawan dan masyarakat umum tentang jasa kepustakaan yang dapat diberikan; 4. 5. 6. Mengelola penggunaan dan peredaran koleksi kepustakaan; Memelihara koleksi kepustakaan, sarana dan prasarana yang Membina perpustakaan khusus yang ada di fakultas.
Kelompok Pustakawan
Kasubbag Umum
Kaur Keuangan
Kaur Sirkulasi
Kaur Referensi
Kaur Serial
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
Dengan aplikasi ini, akan memudahkan pelayanan dan akses informasi terhadap buku-buku perpustakaan, serta pengelolaan administrasi & Sistem Informasi Perpustakaan. Dan tentunya, dengan sistem informasi ini, akan meningkatkan efisiensi, baik bagi pengguna dalam mencari dan menemukan buku yang mereka butuhkan, maupun efisiensi kerja bagi staf perpustakaan. Dengan penyajian informasi buku yang interaktif, tentunya dapat meningkatkan brand dan prestise perpustakaan. 2.3 Ruang Lingkup dan Jadwal Sistem informasi yang akan dibuat meliputi dua subbagian yaitu: 1. Subbagian Pembinaan Koleksi. 1.1 Pengadaan Koleksi meliputi form purchase order (order pesanan), receiving material (koleksi yang diterima), supplier (penyedia), finance (pendanaan), dan request anggota. 1.2 Pengolahan dan Pemeliharaan meliputi form koleksi yang hilang, koleksi dipinjam, list material (pencarian koleksi). 1.3 Laporan meliputi anggota favorit, buku favorit, denda, jumlah anggota, jumlah bebas pinjam, jumlah koleksi, jumlah peminjam dan koleksi, peminjam per fakultas. 2. Subbagian Pelayanan Pengguna. 2.1 Keanggotaan, meliputi form pendaftaran 2.2 Sirkulasi, meliputi form peminjaman dan pengembalian buku 2.3 Referensi, meliputi form data-data referensi yang tersedia Rencana perpustakaan Kegiat an Survei Analisi s Desain progra 1 2 X 3 X X X X X X X X X X 4 Minggu ke5 6 7 8 9 10 11 12 jadwal pelaksanaan pembuatan sistem informasi
2.4 Spesifikasi Software dan Hardware yang Digunakan. 1. Software Sistem baru yang akan dibuat ini akan menggunakan software PHP dan database MySQL serta apache sebagai server. Hal ini didasarkan karena PHP memiliki banyak kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa script sejenis. PHP difokuskan pada pembuatan script server-side, yang bisa melakukan apa saja yang dapat dilakukan oleh CGI, seperti mengumpulkan data dari form, menghasilkan isi halaman web dinamis, dan kemampuan mengirim serta menerima cookies. Sistem operasi yang akan digunakan windows NT sebagai server sedangkan sebagai klien, aplikasi ini dapat digunakan pada sistem operasi manapun. Dengan sistem ini nantinya diharapkan penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Selain itu dengan sistem ini pula diharapkan dapat mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan, dan meningkatkan citra perpustakaan 2. a. 1. 2. Hardware sebagai server Prosessor P4 3 Ghz Memori minimal 256 MB Harddisk 40 GB Printer Hp Deskjet UPS
6. 7. 8. 9. 10.
HUB Monitor 14 inc Keyboard Speaker Mouse b. sebagai klien 1. Processor P3 500MHz 2. Memori 128 MB
3. Harddisk 40 GB 4. Printer Hp Deskjet 5. UPS 6. Wireless 7. Monitor 14 inc 8. Keyboard 9. Speaker 10.Mouse
Lima Macam Kekuatan Kompetitif (FIVE FORCES) Adapun lima macam kekuatan kompetitif atau Five Forces adalah sebagai berikut:
Daya tawar pelanggan (Customer) Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Misalnya: perpustakaan berusaha meningkakan kompetisinya dengan dalam meningkatkan perpustakaan. dan merasa pelayanan Misalnya kepada pengguna, koleksi Sehingga akan seperti ada, membuat sisitem informasi yang dapat mempermudah pekerjaan informasi buku. tidak yang peminjaman, pengguna pengembalian nyaman dan membuat
mengunjungi
perpustakaan lain
Daya tawar pemasok (Suppliers) Memegang peranan penting dalam pengadaan koleksi. Misalnya dalama SI Perpustakaan: dengan sistem yang ada (berbasis web), akan lebih mempermudah proses pengadaan, supplier tidak harus datang ke perputakaan untuk melihat koleksi yang ada, cukup dengan mengunjungi SI-nya saja. Menjaga hubungan baik dengan supplier juga dapat memperlancar kerjasama antara Perpustakaan dan supplier.
Ancaman Substitusi Contoh: munculnya taman bacaan. Daya rival Kompetitor/pesaing Contoh: Adanya perpustakaan lain yang memiliki sistem informasi yang lebih baik.
2. Tahap Mendesain sistem informasi. Pada tahap ini tim mendesain sistem informasi untuk:
Pengadaan Koleksi
3. Tahap Implementasi dari desain yang telah dibuat. Semua desain yang telah dibuat akan diolah dengan menggunakan PHP & MySQL dan Apache sebagai server.
dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakannya untuk umum. 4.2 Usulan Biaya Perincian biaya yang dibutuhkan dalam pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu yaitu: 1. Biaya Persiapan Operasi a. Biaya Instalasi Software 1. Software PHP dan MySQL 2. Biaya Proyek a. Biaya Konsultasi: Analisis 2 Orang Programmer 1 Orang Rp. 20.000.000 Rp. 5.000.000 Rp. 100.000
b. Biaya Transportasi dan Biaya Akomodasi 3 orang 600.000 3. Tahap Analisis dan Desain a. Biaya Mengumpulkan Data, Dokumentasi 120.000 b. Biaya Rapat 4. Tahap Penerapan Sistem Biaya pelatihan sistem aplikasi 500.000 5. Biaya Operasi dan Perawatan a. Biaya perawatan Hardware b. Biaya perawatan Software 2.000.000 c. Biaya Konsultasi Total Biaya Keseluruhan 31.500.000 4.3 Perincian Tugas Adapun pembuatan
Rp.
Rp.
tugas-tugas
yang
kami
lakukan
dalam
proses
Sistem
Informasi
Perpustakaan Universitas
Bengkulu
adalah sebagai berikut: Survei. Survei dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu tanggal 28 September 2007. Pelaksana: Asriyani Fera Indriyati, Gita Martareka, Meitia Eka Rahma.
Analisis.
Analisis akan dilakukan pada minggu ke 4 dan ke 5. Analis: Meitia Eka Rahma, Gita Martareka.
Desain.
Desain akan dilaksanakan pada minggu ke 7 dan ke 8. yakni minggu pertama dan kedua bulan November 2007.
Program Aplikasi.
Pembuatan Program Aplikasi akan dilaksanakan pada minggu ke 10 ,ke 11, dan 12. yakni akhir bulan November sampai pertengahan Desember 2007. Programmer: Asriyani Fera Indriyati. 4.4 Analisa Keuntungan 4.4.1 Keuntungan sistem. a. Sistem yang akan dibangun memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. b. Meningkatkan citra perpustakaan. c. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. d. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. e. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. 4.4.2 Keuntungan Pendanaan a. Pengurangan biaya operasional b. Pengurangan kesalahan Proses c. Pengurangan Persediaan Total Keuntungan Dengan tahun. 4.5 Metodologi Metode yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu adalah model siklus hidup klasik ( classic life cycle paradigm/waterfall). Dengan metode ini, pekerjaan demikian, UPT Perpustakaan Rp. 5.000.000 Rp. 3.000.000 Rp. 10.000.000 Rp. 18.000.000 Universitas Bengkulu
dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen dari sistem dan sebagian dialokasika ke software engineering. Pada tahap ini kebutuhan-kebutuhan yang diambil harus diperhatikan karena berhubungan dengan hardware, software dan database. Untuk pengumpulan data, metode yang digunakan adalah observasi langsung dengan melihat kondisi yang ada, interview dengan pegawai perpustakaan, dan pengamatan dengan sistem yang sudah ada.