BAB I Proposal penelitian

1.1. Latar Belakang Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. umum. Secara umum Sistem Informasi yang ada di Perpustakaan Universitas Bengkulu yang berjalan pada saat ini belum menerapkan Teknologi Informasi secara menyeluruh, masih terdapat beberapa kegiatan kepustakaan yang dilakukan secara manual. Perpustakaan UNIB juga belum terhubung dengan jaringan, terutama internet. Penelitian ini dimaksudkan untuk membuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan UNIB berbasis web, yang bisa digunakan untuk jaringan lokal (intranet) atau pun Internet, yang dapat digunakan baik pada perpustakaan kampus maupun perpustakaan umum. Penelitian ini juga dimaksudkan untuk memenuhi tugas dari mata kuliah Proyek Perangkat Lunak semester lima program Studi Teknik Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk

Informatika, UNIB. Dengan adanya penelitian terhadap Sistem Informasi Perpustakaan UNIB ini diharapkan dapat menjadikan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik.

1.2.Tujuan Adapun

tujuan

dilakukannya

penelitian

pada

Perpustakaan

Universitas Bengkulu adalah sebagai berikut: 1. Menganalisa Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu yang saat ini berjalan. 2. Membuat sebuah Sistem Informasi Perpustakaan UNIB berbasis web, dengan menggunakan PHP & MySQL, yang bisa digunakan untuk jaringan lokal (intranet) atau pun Internet, yang dapat digunakan baik pada perpustakaan kampus maupun perpustakaan umum berdasarkan hasil analisis sistem yang telah dilakukan. 1.3. Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang ada pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem Informasi yang ada di Perpustakaan Universitas Bengkulu saat ini; 2. Hal-hal apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan UNIB berbasis web. 1.4. Ruang Lingkup Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Universitas Bengkulu yang meliputi dua subbagian yaitu Subbagian Pembinaan Koleksi (pengadaan koleksi, pengolahan dan pembinaan koleksi, dan laporan) serta Subbagian Pelayaan Pengguna (keanggotaan, sirkulasi dan referensi). 1.5. Manfaat Dengan Sistem Informasi yang akan dibuat pada Perpustakaan UNIB ini, diharapkan akan memudahkan pelayanan dan akses informasi

terhadap buku-buku perpustakaan, serta pengelolaan administrasi & Sistem Informasi Perpustakaan. Dan tentunya, dengan sistem informasi ini, akan meningkatkan efisiensi, baik bagi pengguna dalam mencari dan menemukan buku yang mereka butuhkan, maupun efisiensi kerja bagi staf perpustakaan. Dengan penyajian informasi buku yang interaktif, tentunya dapat meningkatkan brand dan prestise perpustakaan.

BAB II GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Unit Pelayanan Terpusat (UPT) Perpustakaan Universitas Bengkulu merupakan sarana penunjang pelaksanaan pengembangan pendidikan dan pengajaran di Universitas Bengkulu. Pada Universitas Bengkulu hanya terdapat satu administrasi perpustakaan yang bertugas melayani civitas akademikadan karyawan UNIB serta masyarakat luas yang membutuhkan pelayanan kepustakaan. Visi Dan Misi UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu

Visi: Sebagai lembaga yang memberikan pelayanan jasa informasi guna mendukung terlaksananya transformasi pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan teknologi dan seni yang berkualitas di Universitas Bengkulu.

Misi:
1.

Memberikan akses informasi berkualitas secara cepat, efektif dan Memberikan jasa pelayanan informasi guna mendukung

akurat kepada pengguna.

2.

terselenggaranya tri-darma perguruan.

3.

Meningkatkan mutu sumber daya perpustakaan menjadi relevan

dan professional.

Tugas Perpustakaan Universitas Bengkulu Tugas UPT Perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Merencanakan dan melakukan pengadaan koleksi kepustakaan; 2. 3. Mencatat, membukukan, mengidentifikasi koleksi kepustakaan, Menyebarkan informasi dan melayani civitas akademika, dengan cara-cara yang sesuai dengan aturan kepustakaan; karyawan dan masyarakat umum tentang jasa kepustakaan yang dapat diberikan; 4. 5. 6. Mengelola penggunaan dan peredaran koleksi kepustakaan; Memelihara koleksi kepustakaan, sarana dan prasarana yang Membina perpustakaan khusus yang ada di fakultas.

berhubungan dengan perpustakaan; Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu

Kepala UPT Perpustakaan

Kelompok Pustakawan

Kasubbag Umum

Kasubbag Jaringan & Informasi

Kasubbag Pembinaan Koleksi

Kasubba Pelayanan Pengguna

Kaur Kepeg & Umum

Kaur Keuangan

Kaur Otomasi & Jaringan

Kaur Pengada an Koleksi

Kaur Pengadaan & Pemeliharaa n

Kaur Sirkulasi

Kaur Referensi

Kaur Serial

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

BAB III HASIL SURVEI

2.1 Inventarisasi Sistem yang Ada. Berdasarkan hasil survei yang telah kami lakukan pada tanggal 28 September 2007 informasi yang kami peroleh, UPT Perpustakaan UNIB telah menggunakan Sistem Informasi untuk pengolahan data koleksi. Sistem yang pernah dipakai yaitu: CDS/ISIS, SIPISIS, WINISIS, dan LONTAR ( masih dalam tahap perencanaan). Untuk request pengguna perpustakaan, saat ini telah dapat diakses melalui komputer yang disediakan di ruang perpustakaan. Komputer tersebut menggunakan program yang dikenal dengan OPAC. Metode pencarian menggunakan OPAC menyediakan beberapa fitur antara lain: pencarian berdasarkan judul, pengarang, istilah pribadi dan lainlain. Kelemahan OPAC jika terjadi error, misalnya karena koleksi yang dicari tidak tersedia maka sistem akan tertutup dengan sendirinya. Sedangkan database koleksinya tidak terupdate. Dalam pengolahan data, ada beberapa hal yang dilakukan yaitu: pengklasifikasian koleksi pergolongan dari 000-900, pengkodean dengan menggunakan DDC (Dwi Decimal Clasification edisi 2.2), pelabelan, dan penyusunan koleksi di rak-rak yang disediakan sesuai dengan golongannya masing-masing. Sistem peminjaman dan pengembalian buku masih sering dilakukan secara manual meskipun sudah ada sistem informasi yang tersedia karena para pegawainya belum terbiasa menggunakan komputer dan sistemnya rumit (banyak form-form yang harus diisikan). 2.2 Rencana Pengembangan Sistem. Setelah melakukan survei, tim berencana untuk mengembangkan sebuah Sistem Informasi Perpustakaan berbasis web, yang bisa digunakan untuk jaringan lokal (intranet) atau pun Internet, yang dapat digunakan baik pada perpustakaan kampus maupun perpustakaan umum. Bahasa pemrograman yang akan digunakan yaitu PHP dan database MySQL.

Dengan aplikasi ini, akan memudahkan pelayanan dan akses informasi terhadap buku-buku perpustakaan, serta pengelolaan administrasi & Sistem Informasi Perpustakaan. Dan tentunya, dengan sistem informasi ini, akan meningkatkan efisiensi, baik bagi pengguna dalam mencari dan menemukan buku yang mereka butuhkan, maupun efisiensi kerja bagi staf perpustakaan. Dengan penyajian informasi buku yang interaktif, tentunya dapat meningkatkan brand dan prestise perpustakaan. 2.3 Ruang Lingkup dan Jadwal Sistem informasi yang akan dibuat meliputi dua subbagian yaitu: 1. Subbagian Pembinaan Koleksi. 1.1 Pengadaan Koleksi meliputi form purchase order (order pesanan), receiving material (koleksi yang diterima), supplier (penyedia), finance (pendanaan), dan request anggota. 1.2 Pengolahan dan Pemeliharaan meliputi form koleksi yang hilang, koleksi dipinjam, list material (pencarian koleksi). 1.3 Laporan meliputi anggota favorit, buku favorit, denda, jumlah anggota, jumlah bebas pinjam, jumlah koleksi, jumlah peminjam dan koleksi, peminjam per fakultas. 2. Subbagian Pelayanan Pengguna. 2.1 Keanggotaan, meliputi form pendaftaran 2.2 Sirkulasi, meliputi form peminjaman dan pengembalian buku 2.3 Referensi, meliputi form data-data referensi yang tersedia Rencana perpustakaan Kegiat an Survei Analisi s Desain progra 1 2 X 3 X X X X X X X X X X 4 Minggu ke5 6 7 8 9 10 11 12 jadwal pelaksanaan pembuatan sistem informasi

m Keterangan : X X = waktu kegiatan = presentasi dan penyerahan laporan ke dosen

2.4 Spesifikasi Software dan Hardware yang Digunakan. 1. Software Sistem baru yang akan dibuat ini akan menggunakan software PHP dan database MySQL serta apache sebagai server. Hal ini didasarkan karena PHP memiliki banyak kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa script sejenis. PHP difokuskan pada pembuatan script server-side, yang bisa melakukan apa saja yang dapat dilakukan oleh CGI, seperti mengumpulkan data dari form, menghasilkan isi halaman web dinamis, dan kemampuan mengirim serta menerima cookies. Sistem operasi yang akan digunakan windows NT sebagai server sedangkan sebagai klien, aplikasi ini dapat digunakan pada sistem operasi manapun. Dengan sistem ini nantinya diharapkan penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Selain itu dengan sistem ini pula diharapkan dapat mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan, dan meningkatkan citra perpustakaan 2. a. 1. 2. Hardware sebagai server Prosessor P4 3 Ghz Memori minimal 256 MB Harddisk 40 GB Printer Hp Deskjet UPS

6. 7. 8. 9. 10.

HUB Monitor 14 inc Keyboard Speaker Mouse b. sebagai klien 1. Processor P3 500MHz 2. Memori 128 MB

3. Harddisk 40 GB 4. Printer Hp Deskjet 5. UPS 6. Wireless 7. Monitor 14 inc 8. Keyboard 9. Speaker 10.Mouse

BAB IV DEFINISI RUANG LINGKUP PEKERJAAN

Ruang lingkup dari sistem informasi UPT Perpustakaan UNIB yang akan dikembangkan meliputi: 1. Tahap menganalisis sistem informasi yang berjalan saat ini dan yang akan dibuat Analisa SWOT: Strenght (Kekuatan) - Sistem yang akan dibangun memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan - Meningkatkan citra perpustakaan Minimnya biaya Keterbatasan waktu pembuatan Weakness (Kelemahan) Opportunity Treadment (Kesempatan) (Ancaman) - Sistem yang akan - Adanya dibangun dengan yang pada perpustakaan lain - Sistem yang akan dibangun Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan yang sama sistem digunakan sistem LONTAR yang juga n sedang dan dikembangka direncanakan untuk dipakai. Teknologi terus berkembang

Lima Macam Kekuatan Kompetitif (FIVE FORCES) Adapun lima macam kekuatan kompetitif atau Five Forces adalah sebagai berikut:

Daya tawar pelanggan (Customer) Agar dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Misalnya: perpustakaan berusaha meningkakan kompetisinya dengan dalam meningkatkan perpustakaan. dan merasa pelayanan Misalnya kepada pengguna, koleksi Sehingga akan seperti ada, membuat sisitem informasi yang dapat mempermudah pekerjaan informasi buku. tidak yang peminjaman, pengguna pengembalian nyaman dan membuat

mengunjungi

perpustakaan lain

Daya tawar pemasok (Suppliers) Memegang peranan penting dalam pengadaan koleksi. Misalnya dalama SI Perpustakaan: dengan sistem yang ada (berbasis web), akan lebih mempermudah proses pengadaan, supplier tidak harus datang ke perputakaan untuk melihat koleksi yang ada, cukup dengan mengunjungi SI-nya saja. Menjaga hubungan baik dengan supplier juga dapat memperlancar kerjasama antara Perpustakaan dan supplier.

Ancaman Substitusi Contoh: munculnya taman bacaan. Daya rival Kompetitor/pesaing Contoh: Adanya perpustakaan lain yang memiliki sistem informasi yang lebih baik.

Ancaman Pendatang Baru

2. Tahap Mendesain sistem informasi. Pada tahap ini tim mendesain sistem informasi untuk:

Pengadaan Koleksi

Pengolahan dan Pemeliharaan Laporan Keanggotaan Sirkulasi Referensi

3. Tahap Implementasi dari desain yang telah dibuat. Semua desain yang telah dibuat akan diolah dengan menggunakan PHP & MySQL dan Apache sebagai server.

Bab v Penyusunan studi kelayakan

4.1 Pendahuluan Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan berhubungan dengan TI sangat peran dari perpustakaan sebagai kekuatan

dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakannya untuk umum. 4.2 Usulan Biaya Perincian biaya yang dibutuhkan dalam pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu yaitu: 1. Biaya Persiapan Operasi a. Biaya Instalasi Software 1. Software PHP dan MySQL 2. Biaya Proyek a. Biaya Konsultasi: Analisis 2 Orang Programmer 1 Orang Rp. 20.000.000 Rp. 5.000.000 Rp. 100.000

b. Biaya Transportasi dan Biaya Akomodasi 3 orang 600.000 3. Tahap Analisis dan Desain a. Biaya Mengumpulkan Data, Dokumentasi 120.000 b. Biaya Rapat 4. Tahap Penerapan Sistem Biaya pelatihan sistem aplikasi 500.000 5. Biaya Operasi dan Perawatan a. Biaya perawatan Hardware b. Biaya perawatan Software 2.000.000 c. Biaya Konsultasi Total Biaya Keseluruhan 31.500.000 4.3 Perincian Tugas Adapun pembuatan

Rp.

Rp. 180.000 Rp.

Rp.

Rp. 2.000.000 Rp. Rp. 1.000.000 Rp.

tugas-tugas

yang

kami

lakukan

dalam

proses

Sistem

Informasi

Perpustakaan Universitas

Bengkulu

adalah sebagai berikut: Survei. Survei dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu tanggal 28 September 2007. Pelaksana: Asriyani Fera Indriyati, Gita Martareka, Meitia Eka Rahma.

Analisis.

Analisis akan dilakukan pada minggu ke 4 dan ke 5. Analis: Meitia Eka Rahma, Gita Martareka.

Desain.

Desain akan dilaksanakan pada minggu ke 7 dan ke 8. yakni minggu pertama dan kedua bulan November 2007.

Designer: Asriyani Fera Indriyati, Gita Martareka, Meitia Eka Rahma.

Program Aplikasi.

Pembuatan Program Aplikasi akan dilaksanakan pada minggu ke 10 ,ke 11, dan 12. yakni akhir bulan November sampai pertengahan Desember 2007. Programmer: Asriyani Fera Indriyati. 4.4 Analisa Keuntungan 4.4.1 Keuntungan sistem. a. Sistem yang akan dibangun memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. b. Meningkatkan citra perpustakaan. c. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. d. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. e. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. 4.4.2 Keuntungan Pendanaan a. Pengurangan biaya operasional b. Pengurangan kesalahan Proses c. Pengurangan Persediaan Total Keuntungan Dengan tahun. 4.5 Metodologi Metode yang digunakan dalam pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Bengkulu adalah model siklus hidup klasik ( classic life cycle paradigm/waterfall). Dengan metode ini, pekerjaan demikian, UPT Perpustakaan Rp. 5.000.000 Rp. 3.000.000 Rp. 10.000.000 Rp. 18.000.000 Universitas Bengkulu

diperkirakan akan balik modal dalam jangka waktu kurang dari 2

dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen dari sistem dan sebagian dialokasika ke software engineering. Pada tahap ini kebutuhan-kebutuhan yang diambil harus diperhatikan karena berhubungan dengan hardware, software dan database. Untuk pengumpulan data, metode yang digunakan adalah observasi langsung dengan melihat kondisi yang ada, interview dengan pegawai perpustakaan, dan pengamatan dengan sistem yang sudah ada.