Anda di halaman 1dari 15

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

KAJIAN SISTEM DISTRIBUSI DAN TRANSPORTASI ROKOK SIGARET KRETEK TANGAN DI PT. HM. SAMPOERNA, Tbk.
Ir. F. Rooslan Edy Santosa, MMT ABSTRAK PT. HM. Sampoerna, Tbk merupakan salah satu perusahaan rokok sigaret kretek tangan yang mempunyai pasar di seluruh pelosok Indonesia. Pelanggan sangat mengharapkan pengiriman rokok dapat dilakukan tepat waktu. Penelitian ini bertujuan untuk menentukan bagaimana peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor serta kajian tentang sistem distribusi yang ada selama ini untuk mencari alternatif perbaikan sistem distribusi dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan dari distributor tunggal wilayah ke distrbutor yang dapat meminimumkan lead time dengan menggunakan metode penugasan (assignment). Peramalan untuk meramalkan volume permintaan rokok sigaret kretek tangan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor tunggal di Surabaya ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga dimana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stock barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan. Kata Kunci: Rute, Peramalan, Lead Time, Assignment Model PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah jumlah pengiriman rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin dengan kuantitas yang optimal dan lead time pengiriman yang tepat dari distributor tunggal ke distributor tunggal wilayah dan distributor harus ditangani dengan baik karena dalam industri rokok kedua aspek tersebut sangat berperan dalam mendukung tingkat pemasaran sehingga harus tetap menjadi perhatian yang utama. Alasan inilah yang mendorong PT. HM. Sampoerna, Tbk. untuk selalu memperbaiki kinerjanya dalam rangka memenuhi kebutuhan konsumen akan rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek mesin. Di mana dalam suatu industri yang menghasilkan produk dengan perputaran cepat di pasaran, perusahaan dituntut untuk melakukan distribusi produknya secara cepat untuk mengantisipasi permintaan konsumen. Selama ini di PT. HM. Sampoerna, Tbk. belum pernah dilakukan pengkajian terhadap sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan dan sigaret kretek

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

mesin untuk mengetahui apakah sistem yang dipakai sekarang sudah dapat menghasilkan waktu pengiriman yang optimal. Permasalahan Dari latar belakang yang telah diuraikan, maka masalahnya dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimanakah menentukan peramalan permintaan rokok sigaret kretek tangan di tingkat distributor tunggal wilayah dan distributor. 2. Bagaimanakah rute pengiriman untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor yang dapat meminimasi lead time. LANDASAN TEORI Metode-metode Peramalan Secara umum metode peramalan dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama, yaitu: 1. Metode Kualitatif: adalah suatu metode peramalan yang pengembangannya berdasarkan estimasi subyektif atau opini para ahli. Contoh metode peramalan kualitatif adalah metode subyektif/pendapat ahli, estimasi survey dan metode Delphi. 2. Metode Kuantitatif: adalah motode peramalan yang berdasarkan perhitungan matematis dan statistik. Terdapat tiga kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan metode kuantitatif, yaitu: tersedianya informasi tentang masa lalu, informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik dan diasumsikan bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut. Metode kuantitatif terbagi atas dua metode, yaitu metode deret berkala (time series) dan metode kausal. Yang termasuk dalam metode deret berkala adalah Moving Average, Dekomposisi, Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing) dan ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average). Sedang yang termasuk metode kausal adalah metode Ekonometrika, Analisa Regresi dan Input-output (Mason and Lind, 1999). Dasar Transportasi Transportasi biasanya menunjukkan salah satu elemen terpenting dalam biaya logistik di seluruh perusahaan. Perpindahan yang signifikan akan berpengaruh terhadap total biaya logistik. Pada Gambar 1. menunjukkan bahwa dalam pelayanan konsumen yang fokusnya meliputi produk, pelayanan logistik maupun proses pemesanan dan sistem informasi mulai dari perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan diperlukan sinergi antara strategi persediaan dan strategi transportasi. Di mana dalam strategi persediaan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan adalah peramalan permintaan, kebijakan persediaan, kebijakan pembelian dan perencanaan penyimpanan. Sedangkan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam strategi transportasi adalah dasar-dasar transportasi dan kebijakannya. Kedua hal pokok tersebut di atas akan sangat berpengaruh terhadap strategi pemilihan lokasi yang meliputi kebijakan pemilihan lokasi dan perencanaan proses jaringan kerja (Ballou, 1992). Sistem Transportasi yang Efektif Efektivitas dan mahalnya suatu sistem transportasi memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap kompetisi dalam pemasaran, skala ekonomi dalam produksi dan pengurangan biaya produksi (Ballou, 1992).

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

Kompetisi Dalam rangka mendorong kompetisi secara langsung, biaya yang murah dan kualitas transportasi yang tinggi juga merupakan tambahan dari kompetisi dengan membuat barang yang cocok di pasaran. Penjualan dapat ditingkatkan dengan penetrasi pasar yang normal yang tidak tersedia pada beberapa produk tertentu. Barang dari luar wilayah dapat distabilkan pada biaya dengan produk yang serupa di pasaran.

Gambar 1: Transport Decision


Sumber: Taylor (1996)

Skala Ekonomi Pasar yang luas dapat berakibat pada pengurangan biaya produksi. Dengan volume yang besar yang disediakan oleh pasar, utilitas yang lebih dapat dibuat dengan fasilitas produksi dan biasanya tenaga kerja juga termasuk. Biaya transportasi yang murah juga mengijinkan decoupling dari pasar dan tempat produksi. Hal ini dapat menjadikan kebebasan untuk memilih tempat produksi yang secara geografis/wilayah dapat menguntungkan. Pengurangan Biaya Biaya transportasi yang murah juga berakibat pada pengurangan harga produksi. Ini terjadi tidak hanya karena bertambahnya kompetisi di pasar tetapi juga karena transportasi juga merupakan komponen biaya dari produksi, penjualan dan biaya distribusi yang membuat biaya agregat produk meningkat. Dengan efisiennya sistem transportasi, seperti peningkatan performansi, akan bermanfaat pada standar hidup. Assignment Model Assignment model merupakan model khusus dari suatu model program linear yang serupa dengan model transportasi. Perbedaannya adalah dalam model penugasan penawaran pada tiap sumber dan permintaan di tiap tempat tujuan dibatasi sebanyak satu unit barang apa saja (Taylor III, 1996). TAHAP PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, IMPLEMENTASI DAN ANALISIS DATA Data yang dibutuhkan untuk membuat suatu rancangan sistem distribusi dan tranportasi adalah sebagai berikut:

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

1. Data Lead Time dari Distributor Tunggal ke Distributor Tunggal Wilayah dan dari Distributor Tunggal Wilayah ke Distributor. 2. Data Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. 3. Jumlah permintaan untuk sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna masing-masing Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. 4. Data biaya tranportasi. 5. Data biaya penyimpanan. 6. Kemampuan/kapasitas masing-masing gudang Distributor Tunggal, Distributor Tunggal Wilayah dan Distributor. Dalam penelitian ini tahap pengolahan data meliputi: 1. Peramalan (forecasting) tingkat permintaan untuk delapan triwulan atau dua tahun ke depan dengan menggunakan metode-metode peramalan (forecasting) yang ada. Untuk peramalan ini akan digunakan software Minitab Release 13.20, yaitu sebuah software yang mudah dalam pengoperasiannya namun sangat akurat dalam meramalkan tingkat permintaan yang akan datang. 2. Memperkirakan jumlah permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna dari distributor. 3. Menentukan bagaimana rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor. Setelah model perbaikan sistem distribusi dibuat, maka langkah selanjutnya adalah menjalankan simulasi untuk mendapatkan hasil yang terbaik, kemudian dilanjutkan penyelesaian model dengan menggunakan software Lingo 6.0 dan dilakukan analisa terhadap model yang telah dibuat tersebut. Penyelesaian Problem dengan Lingo 6.0 Dalam penyelesaian permasalahan model assignment untuk distribusi ini akan digunakan Software Lingo 6.0. Software Lingo 6.0 adalah software yang sudah banyak digunakan karena simpel dalam pengoperasiannya, interaktif dan user friendly. Disamping itu software Lingo 6.0 juga dapat mendukung sistem pengambilan keputusan yang berisi berbagai model dari sains manajemen dan manajemen operasional. Pemilihan Alternatif Terbaik Tahap ini merupakan tahap pemilihan alternatif terbaik dari tiga alternatif yang ada. Yang menjadi prioritas utama dalam pemilihan aternatif ini adalah alternatif yang memberikan nilai terkecil dalam hal lead time, kemudian pilihan alternatif lead time yang diperoleh akan dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan apakah juga akan memberikan nilai yang lebih kecil. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna Sebagai contoh data permintaan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta dari tahun 1996 hingga 2006 dapat dilihat pada Tabel 1. di bawah ini. Pemilihan Metode Peramalan Untuk melakukan pemilihan metode peramalan yang akan dijadikan alternatif pilihan, maka yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah penggambaran karakteristik dari data histori sebelumnya. Salah satu cara untuk dapat menggambarkan data adalah dengan melakukan plotting data. Plotting data merupakan hal yang sangat penting dan

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

cukup efektif untuk mereduksi alternatif metode peramalan meskipun proses yang lebih penting adalah proses interpretasi terhadap grafik yang muncul. Tabel 1: Data Permintaan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode 1996 2006 (Slof)
Tahun / Triwulan Dji Sam Soe 1996 1 2 3 4 1997 1 2 3 4 1998 1 2 3 4 1999 1 2 3 4 2000 1 2 3 4 2001 1 2 3 4 2002 1 2 3 4 2003 1 2 3 4 2004 1 2 3 4 2005 1 2 3 4 2006 1 2 3 4 50.047 49.772 51.022 55.843 52.637 53.864 55.355 57.041 53.897 55.653 61.762 60.771 58.035 60.796 61.113 65.988 61.639 66.170 66.314 69.957 70.093 67.966 70.918 70.960 69.550 68.531 73.629 73.515 73.970 72.542 74.971 79.758 73.909 71.768 74.782 74.853 79.563 79.805 77.324 83.634 86.189 85.179 88.059 88.273 D i s t r i b u t o r Jakarta Sampoerna Total Dji Sam Soe 41.561 41.302 42.323 46.408 43.680 44.748 45.969 47.334 44.708 46.200 51.291 50.430 48.159 50.470 50.693 54.759 51.130 54.951 55.029 58.052 58.229 56.400 58.872 58.862 57.736 56.847 61.122 61.051 61.472 60.198 62.237 66.258 61.332 59.508 62.032 62.040 66.097 66.249 64.115 69.402 71.549 70.656 73.074 73.223 Bogor Sampoerna Total Dji Sam Soe 47.655 47.359 48.529 53.213 50.085 51.309 52.710 54.275 51.264 52.974 58.812 57.824 55.221 57.870 58.126 62.789 58.627 63.009 63.099 66.564 66.768 64.670 67.505 67.493 66.202 65.182 70.085 70.003 70.486 69.025 71.363 75.974 70.325 68.234 71.128 71.138 75.789 75.964 73.516 79.579 82.041 81.017 83.789 83.960 Serang Sampoerna Total Dji Sam Soe 32.789 32.585 33.390 36.613 34.460 35.303 36.267 37.343 35.272 36.449 40.465 39.785 37.994 39.817 39.993 43.201 40.338 43.352 43.414 45.799 45.939 44.495 46.446 46.438 45.550 44.848 48.221 48.165 48.497 47.492 49.101 52.273 48.386 46.948 48.939 48.946 52.146 52.266 50.582 54.753 56.447 55.743 57.650 57.768 Pontianak Sampoerna Total

21.270 23.210 24.892 21.551 24.637 21.825 23.526 26.599 26.295 24.786 26.249 28.339 27.063 27.077 29.815 30.772 30.072 28.122 30.924 32.622 28.401 31.694 31.585 34.620 30.975 33.435 32.792 31.244 28.547 33.828 33.390 32.317 34.465 36.607 36.484 39.892 32.238 35.542 39.441 39.000 38.386 41.557 41.063 43.066

71.317 72.982 75.914 77.394 77.183 75.689 78.881 83.640 80.192 80.439 88.011 89.110 85.098 87.873 90.928 96.760 91.711 94.292 97.238 102.259 98.494 99.660 102.503 105.580 100.525 101.966 106.421 104.759 102.517 106.370 108.361 112.075 108.374 108.375 111.266 114.745 111.801 115.347 116.765 122.634 124.575 126.736 129.122 131.339

17.812 19.436 20.846 18.048 20.555 18.277 19.701 22.275 22.020 20.756 21.982 23.732 22.663 22.675 24.968 25.769 25.183 23.550 25.896 27.319 23.784 26.541 26.450 28.991 25.939 27.999 27.461 26.165 23.906 28.328 27.962 27.063 28.862 30.656 30.553 33.406 26.997 29.764 33.029 32.660 32.145 34.801 34.388 36.605

59.373 60.739 63.168 64.455 64.235 63.025 65.671 69.609 66.729 66.956 73.272 74.161 70.822 73.144 75.661 80.528 76.313 78.501 80.926 85.371 82.013 82.941 85.322 87.853 83.676 84.846 88.583 87.215 85.378 88.526 90.199 93.322 90.193 90.164 92.585 85.447 93.094 96.013 97.144 102.062 103.695 105.457 107.461 109.288

20.056 21.885 23.472 20.321 23.145 20.580 22.183 25.081 24.795 23.371 24.751 26.721 25.518 25.531 28.114 29.015 28.356 26.517 29.159 30.760 26.780 29.885 29.782 32.644 29.207 31.527 30.920 29.461 26.917 31.897 31.484 30.473 32.498 34.518 34.402 37.615 30.398 33.514 37.190 36.774 36.195 39.185 38.720 40.608

67.711 69.244 72.001 73.534 73.230 71.889 74.893 79.356 76.058 76.346 83.562 84.546 80.739 83.402 86.240 91.804 86.983 89.526 92.257 97.325 93.548 94.555 97.287 100.136 95.410 96.709 101.005 99.464 97.403 100.922 102.847 106.447 102.823 102.752 105.530 108.752 106.187 109.478 110.706 116.353 118.236 120.202 122.508 124.568

14.052 15.334 16.446 14.238 16.217 14.419 15.543 17.573 17.373 16.375 17.342 18.723 17.880 17.889 19.698 20.330 19.868 18.580 20.430 21.552 18.764 20.939 20.867 22.872 20.464 22.089 21.665 20.642 18.860 22.349 22.060 21.351 22.770 24.185 24.185 26.355 21.299 23.482 26.057 25.766 25.360 27.455 27.129 28.453

46.841 47.919 49.836 50.851 50.677 49.722 51.810 54.917 52.644 52.824 57.807 58.508 55.874 57.706 59.692 63.531 60.206 61.932 63.845 67.351 64.703 65.434 67.313 69.310 66.014 66.937 69.886 68.807 67.357 69.841 71.160 73.624 71.156 71.133 73.043 75.301 73.444 75.748 76.640 80.519 81.808 83.198 84.779 86.220

Sumber: internal PT. HM Sampoerna Tbk

Sebagai contoh hasil plotting data dari penjualan rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna untuk distributor tunggal wilayah Jakarta periode 1996 2006 dapat dilihat pada Gambar 2. Berdasarkan plotting data di atas, maka dapat dilihat bahwa semua data memiliki kecenderungan yang hampir sama. Semua data menganut pola trend naik pada setiap periodenya. Kesamaan yang lain adalah data permintaan tersebut juga menganut pola

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

seasonal, hanya belum dapat diputuskan apakah semua data memiliki kecenderungan periode seasonal yang sama dan teratur.
Distributor Tunggal Wilayah Jakarta

100000 90000 n a l a u j n e p d n a m e d 80000 70000 ) f 60000 o l s ( 50000 40000 30000 20000 10000

Gambar 2. Hasil Plotting Data Penjualan Rokok Sigaret Kretek Tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna pada Distributor Tunggal Wilayah Jakarta Periode 1996 2006
Sumber: data olahan

Dari tujuh metode tersebut, sebenarnya semua metode memiliki kelemahan yang tidak mampu mengcover karakteristik data dengan sempurna. Metode trend analysis misalnya, tidak dapat mengakomodir terjadinya seasonal pada data, dan hanya cenderung mengamati trend naik, turun atau konstan sesuai dengan pendekatan yang dilakukan baik linear, eksponensial ataupun quadratic. Hal ini juga dialami untuk metode double exponential smoothing yang sedikit lebih maju, hanya saja tidak bisa mengakomodir aspek seasonal. Metode moving average, hampir sama dengan trend linear, juga sulit untuk mengakomodir terjadinya seasonal, bahkan untuk trend sekalipun, mengingat moving average hanya merata-rata beberapa data histori yang ada. Pendekatan yang lebih baik sebenarnya adalah metode Winters ataupun time series decomposition. Mengingat metode tersebut mengakomodir kedua jenis pergerakan trend ataupun seasonal. Hanya saja yang menjadi perhatian adalah ketika kita gagal melakukan pendekatan terhadap nilai pembobotan trend seasonal yang baik, maka yang terjadi justru penyimpangan yang sangat besar. Berdasarkan pertimbangan itulah, maka tujuh metode tersebut diikutsertakan dalam perhitungan peramalan sebagai alternatif terpilih. Hal ini dirasa jauh lebih optimal mengingat pemilihan metode terbaik bukan didasarkan pada interpretasi subyektif data, melainkan dengan parameter-parameter yang ditetapkan. Terpilihnya metode time series decomposition menjadi metode peramalan terbaik pada lebih dari 60 % data demand yang ada memperlihatkan bahwa pola demand untuk produk rokok terutama rokok Dji Sam Soe, cenderung menganut pola

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

seasonal terhadap periode tahunan (4 triwulan). Hal ini juga didukung dengan terpilihnya metode Winters sebagai alternatif pilihan pada permintaan di Kota Palembang. Bobot kecenderungan seasonal yang lebih besar terlihat pada permintaan produk rokok yang memilih metode decomposition, ataupun Winters sebagai metode terpilih. Aspek seasonal ini terlihat dari pola kenaikan dan penurunan yang membentuk siklus yang hampir sama pada setiap tahunnya. Sedangkan pada permintaan-permintaan yang menggunakan pendekatan trend quadratic ataupun linear sebagai alternatif terbaik memperlihatkan bahwa aspek seasonal tidak memberikan pengaruh yang berarti dalam permintaan akan rokok Sampoerna. Meskipun pola kenaikan dan penurunan permintaan terlihat sangat jelas namun tidak memperlihatkan kecenderungan yang sama pada tiap tahunnya. Hasil Peramalan Permintaan Berdasarkan metode terpilih untuk peramalan permintaan pada tiap-tiap distributor tunggal wilayah, dibuat peramalan untuk delapan triwulan atau 2 tahun kedepan. Pertimbangan dilakukannya peramalan sebanyak periode tersebut adalah bahwa hasil peramalan dapat digunakan dan mencerminkan kondisi yang akan dihadapi perusahaan pada tahun 2008, sedangkan karena data yang didapatkan hanya sampai pada tahun 2006, maka peramalan dilakukan untuk 8 periode (8 triwulan) atau dengan kata lain untuk tahun 2007 dan 2008 berdasarkan metode yang terpilih. Sama dengan kondisi sebelumnya, hasil peramalan menunjukkan kecenderungan produk yang mengalami peningkatan demand setiap periodenya terutama untuk produkproduk yang memiliki metode trend quadratic pada alternatif peramalan terbaiknya. Distribusi Produk ke Distributor Tunggal Wilayah Kondisi Eksisting Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, saat ini PT. HM. Sampoerna, Tbk. menggunakan pola distribusi langsung, di mana semua produk langsung dikirim dari distributor tunggal (Surabaya) ke seluruh distributor yang ada di seluruh penjuru Indonesia. Fungsi distributor tunggal wilayah tidak lagi untuk menjalankan aktivitas transit produk sebelum didistribusikan ke distributor, melainkan hanya sebagai fungsi administratif saja. Kondisi seperti ini tentunya membuat PT. HM. Sampoerna, Tbk. kurang fleksibel terhadap terjadinya fluktuasi permintaan pasar, mengingat waktu lead time distribusi yang sangat besar karena setiap permintaan harus dipenuhi langsung dari Surabaya. Belum lagi kontrol terhadap proses pengiriman itu sendiri yang kurang bisa dilakukan secara intensif dan besarnya resiko adanya keterlambatan pengiriman maupun barang rusak akibat jarak pengiriman yang sangat jauh dan waktu yang tidak sedikit. Hal ini tercermin misalnya pada lead time untuk pengiriman produk rokok Sampoerna dari distributor tunggal Surabaya ke distributor Ambon yang mencapai kurang lebih 14 hari (2 minggu). Lonjakan permintaan rokok Sampoerna yang terjadi dengan tiba-tiba dan gagal untuk diidentifikasi sebelumnya oleh distributor Ambon tidak akan dapat dipenuhi dengan baik dan menyebabkan terjadinya lost sales / loss opportunity. Dengan lead time yang besar untuk distribusi dari distributor tunggal ke distributor, rokok Sampoerna menjadi kurang kompetitif dalam persaingan pasar yang semakin sensitif terhadap kecepatan delivery produk sampai ke tujuan setelah dipesan.

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

Atas dasar itulah maka perlunya dilakukan evaluasi terhadap sistem distribusi yang saat ini telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. dalam pelaksanaan operasionalnya sehari-hari, termasuk berusaha untuk menggenerate alternatif baru ataupun hanya sebatas melakukan restrukturisasi atau klastering terhadap penggolongan distributor tunggal wilayah yang sudah ada. Skenario Perbaikan Berdasarkan kondisi di atas, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap proses distribusi rokok yang selama ini telah dilakukan dan mencari alternatif perbaikan yang lebih baik. Adapun dalam proses untuk menggenerate alternatif baru dasar yang digunakan bertujuan untuk meminimasi lead time dari pemesanan sampai pada barang sampai di tujuan (distributor). Hal ini dilakukan selain karena dua produk tersebut merupakan produk rokok sigaret kretek tangan PT. HM. Sampoerna, Tbk. yang paling laku di pasaran, aspek biaya transportasi tidak memegang peranan yang cukup penting dari total biaya yang harus dikeluarkan untuk produk. Biaya transportasi sendiri hanya memakan biaya tidak lebih dari 14% harga produk untuk barang yang paling jauh sekalipun. Sedangkan rata-rata biaya yang harus dikeluarkan hanya 15 %. Banyak alternatif yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk. tetapi berdasarkan kondisi riil yang ada hanya ada 3 (tiga) alternatif yang dapat dievaluasi, hal ini disebabkan: 1. Sistem distribusi yang digunakan saat ini sudah berlangsung dalam jangka waktu yang cukup panjang, sehingga apabila dilakukan perbaikan sistem distribusi tidak dapat dilakukan secara besar-besaran tetapi hanya merupakan perbaikan dari sistem yang sudah ada. 2. Tidak semua distributor yang ada memiliki persyaratan untuk dapat digunakan sebagai distributor tunggal wilayah terutama karena faktor lokasi dan kondisi kapasitas gudang yang ada. 3. Pengalaman menunjukkan bahwa permasalahan yang ada pada sistem distribusi rokok sigaret kretek di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah ketidaktepatan waktu pengiriman, sehingga alternatif perbaikan sistem distribusinyapun lebih banyak ditujukan untuk meningkatkan ketepatan waktu pengiriman. Alternatif 1 Alternatif pertama untuk perbaikan sistem distribusi rokok sigaret kretek tangan ke distributor adalah dengan pola distribusi yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. selama ini. Di mana dalam pola distribusi yang telah dilakukan, distributor tunggal wilayah (Surabaya, Bandung, Jakarta, Palembang, Medan dan Makasar) hanya berfungsi sebagai distributor tunggal wilayah secara administratif saja, sedangkan semua pasokan rokok ke distributor dilakukan secara langsung dari distributor tunggal di Surabaya. Alternatif 2 Alternatif kedua untuk penyelesaian sistem distribusi produk ke distributor adalah dengan menggunakan distributor tunggal wilayah sebagai tempat transit produk dari distributor tunggal (Surabaya) dengan distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Pemilihan alternatif kedua ini dilakukan untuk memotong jalur distribusi yang terlalu panjang jika produk dikirim langsung dari distributor tunggal Surabaya. Dengan harapan ketika terjadi fluktuasi pasar, distributor dapat langsung

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

menginformasikan ke distributor tunggal wilayahnya dan dapat segera menerima barang yang diinginkan dengan lebih cepat, karena barang sudah tersedia terlebih dahulu di gudang distributor tunggal wilayah yang terdekat. Untuk penentuan distributor tunggal wilayah, pada alternatif ini digunakan klastering yang telah dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna, Tbk. di mana penggolongannya seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Hanya saja fungsi distributor tunggal wilayah tidak hanya berfungsi secara administratif, tetapi juga berfungsi sebagai supply untuk distributor-distributor yang ada di wilayahnya. Supply suatu distributor tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dari satu distributor tunggal wilayah atau distributor tunggal, tetapi hanya dapat dilakukan oleh satu distributor tunggal wilayah saja. Alternatif 3 Alasan pemilihan alternatif ketiga pada dasarnya hampir sama dengan alternatif kedua, hanya saja akan dilakukan evaluasi apakah penggolongan distributor tunggal terhadap distributor wilayahnya sudah sesuai dangan prinsip minimasi lead time ataukah belum. Kemungkinan yang akan terjadi adalah adanya usulan restrukturisasi atau klastering pembagian wilayah yang baru sehingga lead time yang dihasilkan lebih minimum. Restrukturisasi/klastering ini akan dilakukan setelah mengevaluasi hasil pengolahan data yang didapatkan. Penentuan Distibutor Tunggal Wilayah Untuk penentuan ini tidak semua distributor dapat menjadi distributor tunggal wilayah. Hal ini disebabkan kapasitas gudang dan sarana prasarana yang kurang mencukupi pada gudang-gudang distributor lokal. Untuk itu yang dapat dijadikan sebagai alternatif distributor tunggal wilayah adalah ke enam kota yang memang menjadi atau sudah pernah menjadi distributor tunggal wilayah, baik sebagai tempat transit ataupun hanya sebagai fungsi administratif. Lead Time Untuk dapat menyelesaikan problem restrukturisasi/klastering pembagian wilayah pada alternatif ketiga, maka terlebih dahulu dilakukan pendataan lead time yang sebelumnya tidak terakomodir oleh proses yang ada saat ini. Untuk mendapatkan lead time pada daerah-daerah yang belum tercatat sebelumnya, dilakukan beberapa pendekatan, yang pertama adalah dengan mendapatkan data yang sebenarnya berapa waktu distribusi yang dibutuhkan, ataupun dengan menggunakan pendekatan jarak terhadap waktu lead time dengan membuat persamaan yang bisa mencerminkan hubungan antara lead time dan jarak sehingga penentuan besarnya lead time dilakukan dengan persamaan tersebut. Pada penentuan persamaan ini dilakukan pendekatan regresi, di mana pendekatan ini dipandang layak setelah didapatkan bahwa tingkat kebenaran yang tercermin pada nilai R squarenya selalu diatas 95 % bahkan hampir ada yang mencapai 99 %. Pada data lead time yang didapatkan, ada beberapa kolom matriks yang seharusnya terisi penuh tetapi tidak terisi oleh data lead time. Hal ini dilakukan mengingat tidak semua solusi yang ditawarkan (jalur alternatif pengiriman) tersedia. Hal ini berlaku terutama untuk tempat-tempat yang pengirimannya harus dilakukan melalui laut. Sedangkan untuk yang ada di darat, beberapa kolom yang kosong diakibatkan karena alternatif solusi yang akan muncul jelas-jelas tidak akan terpilih sebagai alternatif terbaik karena memang memiliki jarak yang sangat jauh dibandingkan distributor tunggal wilayah yang lain.

10

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

Misalkan, alternatif pengiriman dari Bandung ke Banda Aceh, dapat dikatakan tidak mungkin menghasilkan solusi yang optimal. Hal ini dikarenakan perjalanan dari Bandung ke Banda Aceh dan daerah-daerah lain yang ada di Sumatera harus dilalui dengan melewati kota Jakarta terlebih dahulu sehingga sudah pasti, lead time antara Bandung Banda Aceh lebih besar dari Jakarta Banda Aceh. Perhitungan Biaya Distribusi Untuk dapat membandingkan alternatif-alternatif tersebut, tentunya parameter lead time saja tidak cukup. Meskipun biaya transportasi tidak terlalu sensitif terhadap perubahan biaya total yang dikeluarkan, namun faktor biaya pengiriman tetap akan berpengaruh pada total biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga faktor ini memang harus diperhitungkan dengan teliti. Jangan sampai kita dapat merestrukturisasi pola distribusi dengan penghematan lead time mencapai 50% tapi dengan biaya distribusi yang berlipat ganda sehingga dapat mengurangi keuntungan yang didapat dengan hasil yang belum tentu signifikan. Adapun rumusan yang biasa digunakan sebagai dasar perhitungan biaya transportasi di PT. HM. Sampoerna, Tbk. adalah sebagai berikut: Biaya transportasi Alternatif 1: = transportasi dari DT ke D + biaya gudang di D + biaya distribusi. Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagai berikut: = Rp. 200,- + Rp. 400,- + Rp. 2.000,- = Rp. 2.600,Biaya transportasi Alternatif 2 dan 3: = transportasi dari DT ke DTW + transportasi dari DTW ke D + biaya gudang di DTW + biaya gudang di D + biaya distribusi Sebagai contoh biaya transportasi rokok sigaret kretek tangan per slof untuk distributor Malang adalah sebagi berikut: = Rp.50,- + Rp.150,- + Rp.100,- + Rp.400,- + Rp.2.000,- =Rp.2.700,Pencarian Solusi Optimal Untuk dapat memecahkan assignment problem dan pembagian wilayah yang optimal akan digunakan software Lingo 6.0. Maka, selain masalah lead time yang juga harus didapatkan adalah constrain masalah kapasitas gudang yang tersedia pada tiaptiap calon distributor tunggal wilayah. Berdasarkan data yang sudah ada maka dapat dibuat persamaan yang digunakan untuk assignment problem minimasi lead time sebagai berikut (contoh periode 1 dari rokok Sampoerna): m n Min Z = Lij.Xij i=1 j=1 Subject to: m Xij = 1, j = 1,2, , n i=1 Artinya bahwa setiap distributor j (destination j) hanya boleh disupply oleh satu sumber i (distributor tunggal wilayah i). n Dj.Xij Cpi i = 1, 2, , m j=1

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

11

Artinya bahwa jumlah pengiriman dari distributor tunggal wilayah i ke distributor j (destination j) 1 + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) 2 + jumlah pengiriman ke distributor j (destination j) n harus lebih kecil atau sama dengan kapasitas gudang di distributor tunggal wilayah i (Cpi) dimana : i j m n Lij Dj Cpi Xij = = = = = = = = Distributor Tunggal Wilayah i , i = 1, 2,3, 4, 5, 6 Distributor j, j = 1, 2, 3, ,34 Jumlah distributor tunggal wilayah Jumlah distributor Lead Time dari Distributor Tunggal Wilayah i ke Distributor j Jumlah demand di distributor j Kapasitas gudang di Distributor Tunggal Wilayah i 0 atau 1 0 jika permintaan distributor j tidak dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i, atau 1 jika permintaan distributor j dipenuhi oleh distributor tunggal wilayah i.

Min : 1X1.1 + 24X2.1 + 28X3.1 + 72X4.1 + 120X5.1 + 120X6.1 + ............................................................................................... 312X1.34 + 999X2.34 + 999X3.34 + 999X4.34 + 999X5.34 + 216X6.34 Subject to : X1.1 + X2.1 + X3.1 + X4.1 + X5.1 + X6.1 =1 ............................................................................. X1.34 + X2.34 + X3.34 + X4.34 + X5.34 + X6.34 = 1 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ................................. + 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 9999999 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + .................................. + 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 935374 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ...................................+ 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 892857 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + ...................................+ 12510X1.33 + 28356X1.34 680272 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 + .................................. + 11756X1.32 + 12510X1.33 + 28356X1.34 935374 56894X1.1 + 53999X1.2 + 18288X1.3 + 34753X1.4 + 32427X1.5 + 17764X1.6 +.................................. + 12510X1.33 + 28356X1.34 425170

12

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

ANALISA DAN INTERPRETASI SOLUSI Dari perhitungan solusi optimal assignment problem dengan software Lingo 6.0 di atas didapatkan hasil sebagai berikut (untuk salah satu periode saja) : Global optimal solution found at step: 53 Objective value: 0.2098572E+08 Variable Value Reduced Cost KAPASITASGUDANG(DTW1) 9999999. 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW2) 935374.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW3) 892857.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW4) 680272.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW5) 935374.0 0.0000000 KAPASITASGUDANG(DTW6) 425170.0 0.0000000 PERMINTAANYGDILAYANI(DTW1, D1) 56894.00 0.0000000 . . . PERMINTAANYGDILAYANI(DTW2, D8) 40289.00 0.0000000 . . . PERMINTAANYGDILAYANI(DTW3, D17) 40684.00 0.0000000 . . . PERMINTAANYGDILAYANI(DTW4, D21) 55516.00 0.0000000 . . . PERMINTAANYGDILAYANI(DTW5, D25) 68498.00 0.0000000 . . . PERMINTAANYGDILAYANI(DTW6, D31) 29929.00 0.0000000 . . . Berdasarkan hasil dari perhitungan sofware Lingo 6.0 terlihat bahwa untuk mendapatkan lead time yang minimum perlu dilakukan perubahan untuk 5 kota yang ada yaitu Semarang, Yogyakarta dan Solo, yang sebelumnya ada pada DTW Bandung, seharusnya langsung berada pada kontrol DTW Surabaya. Sedangkan untuk kota Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya ada pada DTW Medan menjadi tanggung jawab DTW Palembang. Penentuan Alternatif Terbaik Berdasarkan Lead Time Dari tiga alternatif yang diperoleh dapat dilihat kemampuan alternatif transportasi yang ada untuk melayani permintaan konsumen yang digambarkan dalam lead time yang minimum. Dari alternatifalternatif yang ada, yang memiliki lead time yang paling minimum adalah alternatif ketiga. Hal ini terjadi setelah dilakukannya restrukturisasi pada alokasi jalur transportasi dari alternatif kedua. Terlihat bahwa

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

13

perbedaan yang terjadi hanyalah pada kelima kota yang mengalami pengalihan supplier (distributor tunggal wilayah). Walaupun alternatif ketiga merupakan prioritas utama dalam pemilihan alternatif terbaik masalah lead time, tetapi perlu juga dibandingkan dengan biaya transportasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Alternatif Terbaik Lead Time Dibandingkan dengan Biaya Berdasarkan ketiga alternatif, alternatif ketiga menunjukkan bahwa biaya yang harus dikeluarkan paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Penghematan yang dilakukan dengan menggunakan alternatif ketiga sebesar Rp. 3.204.561.240,untuk produk Rokok Dji Sam Soe dan sekitar Rp. 2.354.539.885,- untuk produk Rokok Sampoerna atau total sebesar Rp. 5.559.101.125,- untuk setiap tahunnya. Untuk alternatif kedua biaya transportasi lebih besar dari alternatif pertama, peningkatan biaya yang terjadi semata-mata disebabkan karena adanya biaya inventory yang harus dibayar akibat produk harus disimpan di dalam gudang distributor tunggal wilayah terlebih dahulu sebelum dikirimkan ke distributor-distributor yang ada. Selain itu juga diakibatkan biaya transportasi yang membengkak akibat pengiriman yang dulunya dilakukan hanya dengan satu kali pengiriman (1 truk) langsung ke tujuan sekarang menjadi dua kali pengiriman (2 truk) dengan biaya yang lebih mahal tentunya. Perbedaan antara biaya yang harus dikeluarkan untuk alternatif kedua dan ketiga secara umum tidak jauh berbeda dikarenakan hanya terjadi sedikit restrukturisasi pada 5 distributor saja. Penentuan Alternatif Terbaik Dari parameter lead time yang digunakan untuk menentukan alternatif mana yang menjadi alternatif terbaik, maka alternatif ketiga merupakan pilihan alternatif terbaik, karena alternatif ketiga dapat meminimasi lead time secara total sampai dengan 62,34% dari kondisi yang ada pada saat ini. Di samping itu juga terjadi penghematan biaya transportasi yang cukup besar (walaupun tidak signifikan). Berdasarkan kondisi di atas, maka yang seharusnya menjadi pilihan perusahaan untuk alternatif distribusinya adalah alternatif yang ketiga. Di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan alternatif pertama dan kedua. Juga dari segi biaya alternatif ini memberikan nilai yang paling kecil dibandingkan dengan alternatif yang lain. Hal ini juga sangat menguntungkan dari segi pasar, mengingat kondisi dari pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, kemungkinan terjadinya error peramalan akan sangat besar. Hal ini didukung dengan tingkat error yang dilambangkan dengan MAD, MSD atau MAPE tidak sedikit yang berarti masih banyak terjadi error dalam peramalan. Secara umum dengan memilih alternatif ketiga sebagai solusi untuk meningkatkan service level perusahan dengan meminimasi lead time dan biaya. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dari tujuh metode peramalan yang digunakan yaitu: metode trend analysis (linier, quadratic dan eksponensial), moving average, double exponential smoothing, winters dan time series decomposition. Ternyata hasil peramalan

14

NEUTRON, VOL.9, NO.2, AGUSTUS 2009: 1-15

terbaik didominasi oleh metode time series decomposition dan trend quadratic. Hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe untuk masing-masing distributor didominasi Metode Decomposition. Sedangkan hasil metode peramalan terbaik rokok sigaret kretek tangan Sampoerna untuk masingmasing distributor didominasi Metode Decomposition dan Quadratic. 2. Rute pengiriman yang optimal untuk mendistribusikan rokok sigaret kretek tangan (Rokok Dji Sam Soe dan Sampoerna) ke masing-masing distributor tunggal wilayah dan distributor adalah dengan menggunakan alternatif transportasi ketiga di mana terdapat distributor tunggal wilayah yang berfungsi sebagai tempat transit dan stok barang untuk distributor-distributor yang ada dalam wilayahnya. 3. Terjadi perubahan pembagian distributor dalam distributor tunggal wilayah sebagai berikut: Distributor Semarang, Yogyakarta dan Solo yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Bandung setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Surabaya (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Distributor Padang dan Pekanbaru yang sebelumnya masuk dalam distributor tunggal wilayah Medan setelah restrukturisasi masuk dalam distributor tunggal wilayah Palembang (baik untuk distribusi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna). Saran Berdasarkan analisis data, maka saran yang dapat diberikan pada perusahaan dalam penelitian ini adalah: 1. Peramalan untuk meramalkan volume permintaan setiap triwulan dalam satu tahun kiranya perlu terus dilakukan oleh PT. HM. Sampoerna agar tingkat keakuratan dalam memproduksi rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna sesuai dengan tingkat permintaan setiap triwulan dan dapat terus terjaga terutama apabila terjadi lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Untuk memperoleh hasil peramalan yang lebih teliti dan akurat maka penggunaan metode ARIMA (Autoregresive Integrated Moving Average) perlu untuk dipertimbangkan penggunaannya dalam peramalan permintaan. 2. Alternatif distribusi yang sebaiknya digunakan adalah alternatif ketiga, di mana alternatif ini memiliki lead time yang paling minimum dibandingkan dengan alternatif pertama dan kedua. Di samping itu alternatif ketiga juga memberikan kontribusi penghematan biaya transportasi yang cukup siginifikan yaitu sebesar Rp. 5.559.101.125,- setiap tahunnya. Dengan pemilihan alternatif ketiga ini juga akan memberikan dampak positif bagi pasar rokok sigaret kretek tangan Dji Sam Soe dan Sampoerna, mengingat kondisi pasar yang cukup fluktuatif dan cenderung untuk terus meningkat, juga untuk mempertahankan service level sesuai yang diharapkan. DAFTAR PUSTAKA Ballou, R.H (1992), Business Logistics/Supply Chain Management, Planning, Organizing, and Controlling the Supply Chai, 5th Edition, Prentice Hall. Chase, R.B; Aquilano, J.N; Jacobs F.R (1998), Production and Operations Management, Manufacturing and Service, 8th Edition, New York: Irwin McGraw Hill.

Kajian Sistem Distribusi dan Transportasi Rokok Sigaret Kretek Tangan di PT. HM. Sampoerna, Tbk.

15

Lambert, D.N; Stock J.R dan Ellram, L.M (1998), Fundamentals of Logistic Management, New York, San Fransisco: Irwin Mc. Graw Hill, Boston. Makridakis, S; Wheelwrigt, dan McGee (1983), Forecasting: Methods and Apllications, 2nd, John Willey & Sons, Inc. Mason, R.D dan Lind, D.A (1999), Teknik Statistika untuk Bisnis dan Ekonomi, Jakarta: Penerbit Erlangga. Taylor III, B.W (1996), Sains Manajemen (Pendekatan Matematika untuk Bisnis). Edisi Indonesia. Simon & Schuster (Asia) Pte. Ltd. Tersine, J.R (1994). Principles of Inventory and Materials Management, 4th Edition, The University of Oklahoma, Prentice Hall International, Inc.

Anda mungkin juga menyukai