[Type text]

Page 1

BIL

ISI KANDUNGAN

MUKA SURAT

BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN QE

1. 2. 3. Tujuan Latar Belakang Memahami Konsep Amalan QE Melalui Prinsip Amalan 5S 3.1 3.2 3.3 3.4 4. Amalan 5S Prinsip Amalan 5S Faedah Melaksanakan Amalan 5S Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S 1 1 2 2 4 8 9 10 10 10 10 11 11 11 11

Kunci Kejayaan Dalam Amalan QE Di PSA 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Sokongan dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan Membentuk Prasarana Yang Berkesan Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan QE Penandaarasan Amalan Terbaik Pelan Pelaksanaan Amalan QE Kitaran P-D-C-A Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

i2

BAHAGIAN DUA: PELAKSANAAN AMALAN QE DI PSA

1. 2. 3. Tujuan Latar Belakang Hala Tuju Amalan QE PSA 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Polisi QE PSA Slogan QE PSA Logo QE PSA Matlamat QE PSA Objektif QE PSA Pendekatan Pelaksanaan Amalan QE di PSA Penumpuan Persekitaran Berkualiti Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan QE di PSA 12 12 13 13 13 14 15 15 16 16 16

BAHAGIAN TIGA: LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN QE DI PSA

1. 2. 3. 4. Tujuan Latar Belakang Pelaksanaan Amalan QE di PSA Langkah-Langkah Amalan QE 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Langkah 1 Pembentukan Jawatankuasa dalam pelaksanaan Amalan QE Langkah 2 - Mewujudkan Zon QE Langkah 3 Latihan QE Langkah 4 Pelancaran QE Langkah 5 Pelaksanaan Amalan QE 17 17 17 19 19 22 24 24 25

ii 3

BAHAGIAN EMPAT: PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN QE DI PSA: KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Tujuan Latar Belakang Tindakan Pelaksanaan Amalan QE Keperluan Utama Pelaksanaan Ruang Pejabat Bilik Kuliah/ Dewan Kuliah Maklmal/ Bengkel Stor Pusat Tempat Umum Kawasan Persekitaran Zon

32 32 32 33 33 36 37 38 39 42

iii 4

BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN QE

1. 2. 3. Tujuan Latar Belakang Tatacara Audit Dalaman 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Langkah 1 Membentuk Kumpulan Pasukan Audit Dalaman Langkah 2 - Latihan Audit Dalaman QE Langkah 3 Membentuk Kriteria Audit Langkah 4 Mengaudit Prestasi Amalan 5S Langkah 5 Menilai Keputusan Audit 43 43 43 43 44 44 44 44

LAMPIRAN LAMPIRAN 1: PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KORRDINATOR QE DAN JKK QE

LAMPIRAN 2:

KRITERIA AUDIT DALAMAN QE

5 iv

QE Amalan Bersama

MENGENALI AMALAN QE
1. Tujuan
1.1 Bahagian ini bertujuan memberi pemahaman tentang Persekitaran Berkualiti (Quality Environment) melalui amalan 5S yang dilaksanakan di Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah(PSA).

2.

Latar Belakang
2.1 Di PSA, konsep persekitaran berkualiti di kenali sebagai Amalan QE yang berasaskan kepada prinsip Amalan 5S. 2.2 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. 2.3 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

QE Amalan Bersama

3.

Memahami Konsep Amalan QE Melalui Prinsip Amalan 5S

3.1 Amalan 5S 3.1.1 Amalan 5S member penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan S yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Terjemahan Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. 3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua anggota dalam organisasi. 3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana: a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif; b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata; c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan; d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik; e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat; f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

QE Amalan Bersama

3.1.4

Maksud Amalan 5S bagi mewujudkan persekitaran berkualiti dalam sesebuah organisasi adalah seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Maksud Amalan 5S

Bahasa Jepun Bahasa Inggeris Bahasa Melayu

Maksud

Contoh

Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Membuang sampah Seiri Sort Sisih Mengasingkan dan melupuskan barangbarang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. Kekemasan: Menyusun barang-barang Mencapai Seiton Set in Order Susun sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas digunakan. Pembersihan: Seiso Shine Sapu Membersihkan dan Tanggungjawab peralatan harian kerja memeriksa tempat kerja secara terperinci untuk pembersihan ruang supaya tiada debu atau kotoran di atas dan kerja. Keseragaman: Mewujudkan piawaian Tempat Seiketsu Standard Seragam memastikan piawaian tersebut dipatuhi di yang jelas. samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa. Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal Lakukan Shitsuke Sustain Sentiasa Amal supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi. Amalan 5S sistem Amalan 5S secara berterusan secara harian. penyimpanan amalan terbaik di tempat kerja dan peralatan dan dokumen lantai, peralatan dan persekitaran tempat individu. dokumen yang diperlukan secara kemas dan dalam tempoh 30 saat.

QE Amalan Bersama

3.2

Prinsip Amalan 5S 3.2.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

Kesan Nyata Pelaksanaan Sisih Kuantitatif Kualitatif

Penjimatan ruang Kawalan stok dan produk yang cekap Masa pencarian yang pantas

Tempat kerja lebih selamat Suasana kerja lebih selesa Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal

3.2.2

Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya a) Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah: b) menjimatkan penggunaan ruang;

QE Amalan Bersama

c) penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan d) memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.

Kesan Nyata Pelaksanaan Susun Kuantitatif Kawalan stok dan produk yang cekap Masa pencarian yang pantas Proses kerja lebih pantas Mengelak kesilapan dan kesalahan Kadar kehilangan peralatan rendah Kualitatif Suasana kerja lebih selesa Mendidik pekerja disiplin positif Menjana idea kreatif di kalangan pekerja Moral tinggi pekerja Selamat di tempat kerja Mengamalkan FIFO (First In First Out)

3.2.3

Sapu (Seiso): Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini.

QE Amalan Bersama

Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan.

Kesan Nyata Pelaksanaan Sapu Kuantitatif Kos kerosakan peralatan rendah Kualiti produk bertambah Masa membersih lebih pantas Kualitatif Suasana kerja lebih selesa dan ceria Pekerja terus menjana idea kreatif Moral pekerja tinggi Selamat di tempat kerja

3.2.4

Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa. Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure (SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow), gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas.

QE Amalan Bersama

Kesan Nyata Pelaksanaan Seragam Kuantitatif Kos selenggara rendah Kos overhead rendah Kecekapan proses meningkat Kuantiti pengeluaran meningkat Rungutan pelanggan rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualitatif Mendidik pekerja disiplin positif Pekerja terus menjana idea kreatif Kemahiran pekerja meningkat Pekerja setia kepada organisasi Imej organisasi meningkat

3.2.5

Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi. Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala.

QE Amalan Bersama

Kesan Pelaksanaan Sentiasa Amal Kuantitatif Kos pengeluaran rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualiti produk/perkhidmatan meningkat Memperolehi Sijil 5S Kemalangan sifar di tempat kerja Kualitatif Pekerja lebih kreatif dan inovatif Kemahiran pekerja meningkat Pekerja setia kepada organisasi Budaya kerja berpasukan yang tinggi

3.3

Faedah Melaksanakan Amalan 5S a) Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi; b) Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat; c) Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif; d) Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja; e) Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake proofing); f) Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses pengeluaran/pemberian perkhidmatan; g) Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas; h) Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan persekitaran yang berkualiti;

QE Amalan Bersama

i) Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan j) Pengurusan kos yang lebih berkesan; k) Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian perkhidmatan; l) Memudahkan urusan penyelenggaraan; m) Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan n) Meningkatkan imej korporat organisasi.

3.4

Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S 3.4.1 Penjimatan Kos: a) Penjimatan penggunaan inventori. b) Menghalang kerosakan ke atas inventori. c) Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan d) Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam sesuatu urusan kerja. 3.4.2 Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber: a) Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja. b) Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses c) Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan. 3.4.3 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan: a) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai; b) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan c) Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan. 3.4.4 Jaminan kualiti: a) Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan; b) Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat c) Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan. 3.4.5 Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja: a) Menghapuskan keadaan yang membahaya; b) Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

QE Amalan Bersama

c) Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan; d) Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan e) Pematuhan kepada peraturan-peraturan. 3.4.6 Meningkatkan motivasi pekerja: a) Perhubungan yang baik antara anggota; b) Membentuk disiplin yang tinggi; dan c) Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

4.

Kunci Kejayaan Dalam Amalan QE Di PSA

4.1 Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan QE selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan QE dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya. 4.2 Membentuk Prasarana Yang Berkesan Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan QE dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan QE dan terma rujukan yang jelas. 4.3 Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya: 4.1.1 Melalui mesyuarat;

10

QE Amalan Bersama

4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.4

Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi; Informasi di papan kenyataan; Poster dan risalah; dan Surat berita dalaman (Newsletter).

Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan QE Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan QE dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan QE kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan QE.

4.5

Penandaarasan Amalan Terbaik Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan QE untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan anggota yang lain.

4.6

Pelan Pelaksanaan Amalan QE Kitaran P-D-C-A Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan QE, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan QE di organisasi lebih berkesan.

4.7

Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran Audit Dalaman Amalan QE dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan QE. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

11

QE Amalan Bersama

PELAKSANAAN AMALAN QE DI PSA

1. Tujuan
1.1 Bahagian ini bertujuan pemahaman tentang hala tuju Amalan Persekitaran Berkualiti (QE) di PSA.

2.

Latar Belakang
2.1 Keperluan PSA mempraktikkan Amalan QE merupakan satu usaha untuk menzahirkan warga PSA yang berupaya mempamerkan kecekapan dan keberkesanan mewujudkan identiti korporat dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti. Keupayaan ini akan memaparkan imej korporat PSA yang sentiasa diperkasa menerusi keupayaannya dalam proses penambahbaikan secara berterusan untuk: 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 Merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat untuk keberkesanan operasi; Penjimatan, pengurangan dan mengelakkan pembaziran; dan Menjana semangat kerja berpasukan dalam organisasi.

Dalam konteks Perkhidmatan Awam, Amalan QE ini merupakan salah satu bentuk pelaburan jangka panjang organisasi bagi memastikan PSA terus (resilient) menghadapi cabarancabaran persekitaran dan ekspektasi pelanggan, dipercayai (build trust), menggembirakan pelanggan (delighting customers) serta mempunyai reputasi sebagai sebuah organisasi contoh atau model kepada agensi-agensi kerajaan yang lain.

12

QE Amalan Bersama

3.

Hala Tuju Amalan QE di PSA

3.1 Polisi QE PSA

3.2

Slogan QE PSA

QE AMALAN BERSAMA

13

QE Amalan Bersama

3.3

Logo QE PSA

Penerangan Logo :

1. Bulatan melambangkan kecemerlangan pendidikan globalisasi PSA 2. Bulatan berwarna biru yang dibahagikan kepada 5 bahagian mengandungi prinsip asas 5S iaitu SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU DAN SHITSUKE. Bertujuan membina kesedaran kepada warga kerja PSA agar membudayakan amalan 5S. 3. Daripada bulatan membentuk huruf Q melambangkan kualiti, kemegahan, kepesatan dan semangat PSA yang kuat dalam mengamalkan 5 prinsip asas 5S. 4. Di dalam bulatan mengandungi huruf e yang bermaksud PSA mengamalkan persekitaran yang berkualiti yang membentuk budaya kerja yang mementingkan kebersihan, kesihatan dan keselamatan. 5. Warna merah melambangkan keberanian dan kekuatan yang boleh dikaitkan dengan kerjasama seluruh warga PSA untuk melaksanakan Program QE di setiap jabatan dan unit. 6. Warna biru melambangkan perpaduan, kecekalan dan kemampuan PSA sebagai pusat kecemerlangan pendidikan bertaraf global. 7. Warna kuning melambangkan harapan dan keceriaan di mana Program QE pastinya memberi impak positif kepada warga PSA. 8. Warna hitam melambangkan karisma dan profesionalisme warga PSA.

14

QE Amalan Bersama

3.4

Matlamat QE PSA

3.5

Objekftif QE PSA

15

QE Amalan Bersama

3.6

Pendekatan Pelaksanaan Amalan QE di PSA Pendekatan pelaksanaan Amalan QE di PSA memfokuskan kepada fasa-fasa berikut: 3.6.1 Komitmen kepimpinan pengurusan Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan dalam merancang, melaksana, memantau dan mengkaji semula pelaksanaan Amalan QE dari semasa ke semasa bagi mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan produktif. 3.6.2 Kesedaran amalan terbaik QE Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai pelaksanaan Sistem Amalan QE menerusi latihan yang berjadual. 3.6.3 Melatih anggota organisasi Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkayaan ilmu dan pengalaman kepada seluruh warga PSA secara berjadual. 3.6.4 Penyeraan menyeluruh Penglibatan seluruh warga PSA dalam melaksanakan Sistem Amalan QE yang konsisten dan mengekalkan keseragaman dan ruang kerja yang kondusif, selamat dan ceria. Pendekatan P.D.C.A digunakan dalam pelaksanaan program.

3.7

Penumpuan Persekitaran Berkualiti Empat (4) aspek generik persekitaran berkualiti diberi penumpuan di PSA, iaitu: 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.7.4 Persekitaran tempat kerja yang selamat; Persekitaran tempat kerja yang kemas dan bersih untuk keselesaan pelanggan dalaman dan luaran; Pengurusan fail dan stor yang cekap dan berkesan; dan Mengamalkan semangat kerjasama dan kerja berkumpulan.

3.8

Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan QE di PSA Kunci utama kejayaan pelaksanaan Amalan QE di PSA seperti berikut: 3.8.1 3.8.2 3.8.3 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan; Penyertaan dan penglibatan setiap individu di PSA secara berterusan; dan Pelaksanaan secara berterusan Kitaran P.D.C.A

16

QE Amalan Bersama

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN QE 1. Tujuan

1.1 Bahagian ini bertujuan memberi panduan terhadap langkah-langkah 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal) yang dapat membantu warga PSA untuk pelaksanaan Amalan QE dengan lebih mudah dan berkesan.

2.

Latar Belakang
2.1 Panduan pelaksanaan Amalan QE ini mengandungi langkah-langkah 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang membantu anggota PSA untuk memahami dan melaksanakan konsep 5S dengan lebih terancang, mudah dan berkesan. 2.2 Panduan langkah-langkah Amalan QE ini sebagai bahan rujukan kepada semua peringkat organisasi di PSA untuk mewujudkan persekitaran yang berkualiti di PSA, di samping menentukan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan serta dapat memupuk usaha penambahbaikan di persekitaran tempat kerja secara berterusan. 2.3 Dalam konteks pemindahan pengetahuan dan proses pembelajaran berterusan, penggunaan rujukan kepada panduan langkah-langkah Amalan QE ini perlu ditambahi lagi dengan bahan-bahan rujukan dan sokongan lain seperti penerbitan-penerbitan Amalan QE, pekeliling-pekeliling, garis panduan-garis panduan pengurusan pejabat, prosedur-prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dan latihan Amalan QE.

3.

Pelaksanaan Amalan QE Di PSA

3.1 Pada amnya pelaksanaan Amalan QE boleh dilakukan melalui pendekatan Plan-Do-CheckAction (P-D-C-A) seperti yang ditujukkan pada Rajah 4.1 di bawah:

17

QE Amalan Bersama

Rajah 4.1: Pelan Pelaksanaan Amalan QE melalui kitaran PDCA

3.1.1

PLAN (Rancang) a) Memberikan pendedahan kepada pihak pengurusan; b) Membentuk struktur pelaksana Amalan QE; c) Menubuhkan Jawatankuasa Pemandu QE; dan d) Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan Amalan QE.

3.1.2

DO (Laksanakan) a) Sisih (Seiri) i. Mengenalpasti dan mengasingkan barang-barang yang tidak perlu di kawasan kerja. b) Susun (Seiton) i. Menjelaskan apa-apa yang perlu disusun dan tentukan kaedah penyusunan. c) Sapu (Seiso) i. ii. Mengenalpasti dari mana datangnya kekotoran. Mengenalpasti punca-punca berlakunya kekotoran; dan

18

QE Amalan Bersama

iii.

Mengambil tindakan menghapuskan kekotoran dan punca-punca yang menyebabkannya

d) Seragam (Seiketsu) i. ii. iii. Mewujudkan pemilikan/ pemunya(ownership/person in charge) supaya ada rasa tanggungjawab terhadap persekitaran dan peralatan. Menerima pakai amalan terbaik yang telah diseragamkan; dan Melakukan Amalan 3S yang pertama (Sisih, Susun, Sapu) secara berterusan bagi mewujudkan disiplin tinggi di kalangan warga PSA. e) Sentiasa Amal (Shitsuke) i. ii. Memastikan setiap warga PSA memahami, mematuhi dan mengamalkan peraturan; dan Mengekalkan keadaan yang baik dengan usaha penambahbaikan berterusan. 3.1.3 CHECK (Semak) a) Melaksanakan Audit Dalaman QE. b) Melakukan penandaarasan dengan jabatan dan organisasi lain untuk penambahbaikan berterusan; dan c) Memastikan peraturan Amalan QE yang diterima pakai dipatuhi 3.1.4 ACTION (Tindakan) a) Membudayakan Amalan QE; b) Membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran; c) Memberikan pengiktirafan/penghargaan terhadap usaha wargakerja; d) Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action; dan e) Memperolehi persijilan Amalan QE.

4.

Langkah-langkah Amalan QE
4.1 Langkah 1 Pembentukan Jawatankuasa dalam pelaksanaan Amalan QE 4.1.1 a) Objektif: Untuk membina prasarana program penambahbaikan berterusan; dan

19

QE Amalan Bersama

b)

Untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat warga dan mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi cemerlang.

4.1.2

Jawatankuasa Pemandu QE a) Jawatankuasa ini dianggotai oleh (Rujuk Rajah 4.2) :

i. ii. iii. iv.

Pengarah PSA sebagai Penasihat Timbalan Pengarah (Akademik) sebagai Penyelaras QE Timbalan Pengarah (Sokongan Akaddemik) sebagai Penolong

Penyelaras QE
Ketua Jabatan Penyeggaraan Pesawat (KJPP) menjalankan

tugas 2. v.

Setiausaha

dan

Pegawai

Kualiti

Jabatan

Penyenggaraan Pesawat (JPP) menjalankan tugas Setiausaha Ahli Mesyuarat Pengurusan PSA sebagai ahli jawatankuasa.

b) Jawatankuasa Pemandu QE bertanggunjawab untuk menyediakan satu pelan pelaksanaan dan membuat pemantauan bagi memastikan aktiviti QE itu dilaksanakan secara berkesan di seluruh organisasi.

20

QE Amalan Bersama

Rajah 4.2: Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu QE

4.1 4.2 4.1.3 Struktur Pelaksanaan Amalan QE a) Tanggungjawab melaksanakan amalan QE perlu diagihkan kepada semua staf dalam sesebuah organisasi. Setiap ahli perlu tahu tanggungjawab QE masingmasing dan mengamalkannya. b) Adalah menjadi tugas utama Jawatankuasa Pemandu QE untuk merangka struktur pelaksanaan Amalan QE supaya dapat mencapai matlamat yang diimpikan. Antaranya adalah menentukan Koordinator QE dan pembentukan Jawatankuasa Kerja QE seperti berikut (Rujuk Rajah 4.3):

i. ii.

Koordinator QE dilaksanakan oleh Jabatan Penyeggaraan Pesawat (JPP) Jawatankuasa Kerja (JKK) Latihan yang dipengerusikan oleh Pegawai Latihan PSA

21

QE Amalan Bersama

iii. iv. v.

Jawatankuasa Kerja (JKK) Promosi yang dipengerusikan oleh Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik (KJE) Jawatankuasa Kerja (JKK) Audit yang dipengerusikan oleh Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik (KJA). Rujuk Lampiran 1 bagi maklumat peranan dan tanggungjawab bagi Koordinator QE dan Jawatankuasa Kerja QE.

Rajah 4.3: Struktur Pelaksanaan Amalan QE

4.2

Langkah 2 Mewujudkan Zon QE 4.2.1 Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan QE. Penyelaras QE akan melantik Fasilitator Zon QE bagi menentukan zon-zon yang sesuai. Pembahagian kawasan hendaklah diwujudkan menggunakan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan QE. 4.2.2 Peranan dan tanggungjawab Fasilitator Zon QE ialah : a) Menyokong Pelaksanaan Amalan QE 22

QE Amalan Bersama

b) Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat c) Memberikan motivasi dalam kumpulan d) Memastikan pelan pelaksanaan pekerja e) Mengawasi system pengukuran. 4.2.3 Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon: a) Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi tujuan penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik); b) Menentukan kumpulan untuk setiap zon dan bilangan keahlian kumpulan setiap zon; c) Mempamerkan struktur kumpulan dan kawasan/zon masing-masing dengan mengambil kira hala tuju Amalan QE di PSA yang berimejkan korporat; dan; d) Zon-zon di PSA adalah berdasarkan aras Jabatan/Bahagian/Unit di mana yang bersesuaian. Rujuk Rajah 4.4 bagi senarai nama zon mengikut Jabatan/Bahagian/ Unit dan dan Rajah 4.5 bagi pelan lokasi zon. Rajah 4.4: Senarai Nama Zon mengikut J/B/U

23

QE Amalan Bersama

Rajah 4.5 Pelan Lokasi Zon QE

4.3

Langkah 3 - Latihan QE 4.3.1 4.3.2 Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan QE dan melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas pelaksanaan QE. Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman: a) Program Kesedaran Amalan QE; b) Amalan Konsep Pelaksanaan QE; dan c) Audit Dalaman QE.

4.4

Langkah 4 Pelancaran QE 4.4.1 4.4.2 Pelancaran QE diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan bagi melaksanakan Amalan QE dalam PSA. Pihak pengurusan hendaklah terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan QE, melalui penetapan sasaransasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif Amalan QE dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. 24

QE Amalan Bersama

4.5

Langkah 5 Pelaksanaan Amalan QE 4.5.1 SISIH a) Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. Sisih memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. b) Berikut adalah panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih secara berkesan: i. ii. Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan menggunakan kaedah Tag Merah; Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu; dan Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Arahan Perkhidmatan berkuatkuasa. Rajah 4.6: Cara Amalan SISIH Di Tempat Kerja dan Arahan Perbendaharaan yang sedang

iii.

c) Antara pelaksanaan aktiviti sisih yang berkesan adalah melalui penggunaan instrumen Borang Tag Merah dan Borang Tag Kuning. Panduan Pelaksanaan Kaedah Tag Merah boleh dilakukan melalui empat langkah seperti yang berikut: Langkah 1: Mewujudkan Dasar Tag Merah Jawatankuasa Pemandu QE/Jawatankuasa Peringkat Zon perlu:

25

QE Amalan Bersama

i. ii.

Menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak perlu dan seterusnya merancang pelupusan barang-barang tersebut; dan Menyediakan borang Tag Merah yang sesuai.

BORANG TAG MERAH INSTRUMEN PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN

Langkah 2: Mewujudkan kriteria Tag Merah Berikut adalah panduan bagi menentukan keperluan sesuatu barang: i. ii. iii. iv. Adakah barang tersebut diperlukan? Berapa kerap penggunaannya? Berapakah jumlah yang diperlukan? Adakah barang tersebut rosak dan perlu dilupuskann?

Langkah 3: Melekatkan Tag Merah Aktiviti Tag Merah ini hendaklah disempurnakan sekurang-kurangnya sebelum pelaksanaan aktiviti SUSUN dan SAPU. Langkah 4: Membuat Penilaian Terhadap Barangan Yang Telah Diberikan Tag Merah Membuat keputusan dan mengambil tindakan terhadap barang yang diberi Tag Merah.

26

QE Amalan Bersama

Penggunaan Borang Tag Kuning adalah bertujuan untuk mengenalpasti barang yang tidak digunakan tetapi perlu disimpan. Setelah mengenalpasti barang-barang yang telah ditanda dengan tag kuning, barang-barang tersebut perlu di letakkan di dalam satu kawasan penyimpanan yang sesuai. BORANG TAG KUNING

d) Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur melalui : i. ii. iii. 4.5.2 SUSUN a) SUSUN merujuk kepada slogan Setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang cekap, berkesan dan selamat. Ini akan mewujudkan kerja yang kemas dan produktif. b) Selepas melaksanakan Seiri dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan penggunaan. c) Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan: i. First-In-First-Out (FIFO); Masa untuk mencari lebih pantas/cepat. Persekitaran kerja lebih selesa; dan Penggunaan ruang secara cekap.

27

QE Amalan Bersama

ii. iii. iv. v.

Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada peralatan dan perkakasan; Menyimpan dan menyusun alat berdekatan mesin mengikut urutan operasi mesin; Menyimpan barang-barang mengikut kategori; dan Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.

Rajah 4.6: Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

4.5.3

SAPU a) SAPU memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. b) Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. c) Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan: Langkah 1: Mengagihkan Tugasan Pembersihan Penjagaan kebersihan tempat kerja hendaklah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan: i. ii. Mengenalpasti kawasan yang perlu diwujudkan hak milik (ownership/person in charge); dan Mengadakan jadual giliran pembersihan

28

QE Amalan Bersama

Langkah 2: Menentukan hak milik (ownership/person in charge) bagi setiap ahli Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah dikenalpasti.

Langkah 3: Menentukan kaedah pembersihan yang akan digunakan Mewujudkan sistem pembersihan yang akan diamalkan dengan: i. ii. iii. iv. Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan. Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian. Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan; dan Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

Langkah 4: Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan. Langkah 5: Melaksanakan kerja pembersihan Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: i. ii. iii. iv. Melaksanakan aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang telah diwujudkan. Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan. Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi; dan Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan. d) Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur melalui: i. ii. iii. iv. v. Produk dan hasil kerja yang berkualiti. Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. Keadaan persekitaran lebih baik. Kos penyelenggaraan lebih rendah; dan Keyakinan pelanggan terhadap kebersihan pejabat.

29

QE Amalan Bersama

4.5.4

SERAGAM a) SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang pertama secara berterusan. Peringkat ini dapat dilaksanakan dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan piawaian yang sesuai. Selain itu, aktiviti penandaarasan amalan terbaik perlu dilaksanakan ke arah penambahbaikan berterusan. b) Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: i. ii. iii. iv. Mewujudkan senarai semak tugasan menggunakan teknik 5W1H; (Who, What, Where, Why, When, dan How) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. Mengadakan prosedur kerja pembersihan; dan Mengadakan Jadual Penyelenggaraan.

c) Kejayaan pelaksanaan penyeragaman diukur melalui: i. ii. iii. iv. v. 4.5.5 Mempunyai piawaian tempat kerja yang lebih baik. Mempunyai sistem kawalan visual yang lebih baik. Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP). Perkongsian maklumat mengenai piawaian yang diperlukan; dan Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja.

SENTIASA AMAL a) SENTIASA AMAL ialah usaha membudayakan amalan 4S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) di tempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan QE dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. b) Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan QE: i. ii. iii. iv. v. Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan QE dengan mengadakan latihan yang berterusan. Memastikan audit dalaman Amalan QE dilaksanakan mengikut jadual. Memastikan aktiviti promosi berterusan. mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang ditunjukkan oleh warga PSA; dan Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

30

QE Amalan Bersama

c) Kejayaan pelaksanaan S kelima ini boleh diukur daripada: i. ii. iii. iv. v. vi. Prestasi keputusan Audit Dalaman QE yang cemerlang. Warga PSA mematuhi peraturan di tempat kerja. Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan. Warga mempunyai daya usaha untuk menambahbaik aktiviti di tempat kerja. Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja; dan Penyertaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah.

31

QE Amalan Bersama

PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN QE DI PSA: KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN 1. Tujuan
1.1 Bahagian ini ialah garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima yang boleh dilaksanakan oleh warga PSA dalam pelaksanaan Amalan QE di PSA.

4 3

2.

Latar Belakang
2.1 Imej Korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan Amalan QE di PSA ialah persekitaran semua peringkat ruang pejabat/bilik kuliah/bengkel/makmal pada status sentiasa pada tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan.

3.

Tindakan Pelaksanaan Amalan QE

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan QE ini terbahagi kepada 6 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di PSA iaitu: 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Ruang Pejabat Bilik Kuliah/Dewan Kuliah Makmal/Bengkel Stor Pusat Tempat Umum (surau,pantri)

32

QE Amalan Bersama

4.

Keperluan Utama Pelaksanaan

Sudut QE perlu mengandungi perkara-perkara berikut: 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 Polisi yang ditandatangani oleh Pengarah Objektif/Matlamat Sistem Amalan QE Carta Organisasi Sistem Amalan QE (merangkumi carta organisasi Jawatankuasa Pemandu QE, Jawatankuasa Kerja QE dan Jawatankuasa Kerja Zon QE) Carta Perbatuan Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan QE (dilampirkan gambar) Maklumat berkaitan promosi QE Logo Amalan QE Zon QE di PSA Sudut QE hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika; 4.10 Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni 4.11 Kaedah penyaluran penyampaian kepada staf di setiap zon 4.12 Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan)

5.

Ruang Pejabat
5.1 Lantai 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran. Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan. Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

Peralatan Pejabat 5.2.1 5.2.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat. Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang pecah segera diganti.

33

QE Amalan Bersama

5.2.3 5.2.4 5.2.5

Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan diasingkan. Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian.

5.3

Susun Atur Peralatan Pejabat 5.3.1 5.3.2 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan 5.3.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.

5.4

Susunan Fail 5.4.1 5.4.2 5.4.3 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem. Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail). Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut: a) Tetulang ring file mengandungi: i. ii. i. Tajuk Fail Nombor susunan fail Tajuk Fail

b) Muka depan ring file mengandungi:

5.5

Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan 5.5.4 Tanda nama J/B/U yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja.

34

QE Amalan Bersama

5.5.5

Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti contoh: AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit.

5.5.6 5.5.7

Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap meja dan bilik pegawai. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

5.6

Ruang Kerja Terperingkat 5.6.1 5.6.2 5.6.3 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciriciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan). 5.6.4 5.6.5 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

5.7

Bilik Fail 5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.7.4 5.7.5 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik. Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks. Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja. Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail.

35

QE Amalan Bersama

5.8

Ruang Kaunter 5.8.1 5.8.2 5.8.3 5.8.4 5.8.5 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.

6.

Bilik Kuliah / Dewan Kuliah

6.1 Lantai 6.1.1 6.1.2 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar bilik kuliah. 6.2 Susunatur Meja dan Kerusi 4.2.1 4.2.2 Sususnatur meja dan kerusi tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pengguna. Kreativiti menyusun meja dan kerusi adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan pembelajaran yang lebih selesa dan ceria serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan. 6.3 Persekitaran Bilik Kuliah/Dewan Kuliah 6.3.1 6.3.2 6.3.3 Suis Lampu dan kipas perlu dilabelkan dan ada peta lokasinya Poster Amalan QE di tampal di papan notis. Penyapu, penyedok dan tong sampah diletakkan berhampiran pintu belakang

36

QE Amalan Bersama

7.

Makmal/Bengkel
7.1 Lantai 7.1.1 7.1.2 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; dan Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar bilik kuliah. 7.2 Mesin /Peralatan 7.2.1 7.2.2 Mesin/peralatan diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan. Sentiasa memastikan mesin/peralatan dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin/peralatan. 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pengguna lain. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin/peralatan mengikut kesesuaian. Mesin/peralatan perlu ada prosedur penggunaan (Standard Operation Procedure SOP). Mesin/peralatan yang rosak hendaklah diletakkan berasingan atau dilabel untuk dibaiki atau dilupuskan. Jadual penyelenggaraan mesin/peralatan perlu disediakan untuk pemantauan mesin/peralatan. 7.3 Keselamatan Mesin /Peralatan 7.3.1 7.3.2 Mesin/peralatan diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan. Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: a) Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; b) Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

37

QE Amalan Bersama

c) Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir; 7.3.3 7.3.4 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler, fire extinguisher dan hose reel). Poster peringatan dan amaran seperti DILARANG MEROKOK atau AWAS diletakkan ditempat yang strategik bagi member peringatan kepada pengguna. 7.4 Persekitaran Makmal/Bengkel 7.4.1 7.4.2 7.4.3 Suis Lampu dan kipas perlu dilabelkan dan ada peta lokasinya Poster Amalan QE perlu ditampal. Penyapu, penyedok dan tong sampah disusun dengan kemas.

8.

Stor Pusat
8.1 Dalam Stor 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 8.1.8 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang tidak diperlukan. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor). Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis. Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor. Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli). 8.2 Simpanan Barang Stor 8.2.1 8.2.2 8.2.3 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan bertugas. Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.

38

QE Amalan Bersama

8.2.4 8.2.5 8.2.6 8.2.7 8.3

Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan; Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa.

Keselamatan dan Kebersihan Stor 8.3.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: a) Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; b) Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan c) Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir; 8.3.2 8.3.3 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler , fire extinguisher dan hose reel). Tanda amaran seperti Dilarang Merokok dan Mudah Terbakar dipamerkan dengan jelas; dan

9.

Tempat umum
Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan: 9.1 Ruang Rehat/Menunggu Tetamu (sekiranya ada) 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan menyenangkan tetamu. Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan ruang rehat/menunggu tetamu (nama pegawai dan nombor telefon).

39

QE Amalan Bersama

9.2

Surau/Bilik Solat (sekiranya ada) Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat: 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 9.2.5 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas; Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat. Pegawai bertanggungjwab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat.

9.3

Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut: 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4 9.3.5 9.3.6 9.3.7 9.3.8 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan. White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai; Pastikan pemadam dan marker pen diletakkan di tempat yang disediakan. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply (skiranya ada) ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang.

9.4

Pantri 9.4.1 9.4.2 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan.

40

QE Amalan Bersama

9.4.3 9.4.4 9.4.5 9.4.6 9.4.7 9.4.8 9.4.9

Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional). Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan. Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri.

9.5

Tandas 9.5.1 9.5.2 9.5.3 9.5.4 9.5.5 9.5.6 9.5.7 9.5.8 9.5.9 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering. Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama. Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang. Semua lampu berfungsi dengan baik. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat. Mangkuk tandas bersih serta flushing system berfungsi dengan sempurna. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air; Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air.

9.6

Laluan Utama/ Laluan Awam 9.6.1 9.6.2 9.6.3 9.6.4 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan. Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan

41

QE Amalan Bersama

10. Kawasan Persekitaran Zon

10.1 Papan Tanda Jabatan, Bahagian, Unit/Papan Tanda Arah/Petunjuk 10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.2.1 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih; Saiz yang sesuai dan senang difahami; Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh J/B/U perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih; 10.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

10.2 Media/Bahan Pameran

10.3 Tanaman Pokok 10.3.1 10.3.2 10.4 Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling.

Lot Letak Kereta 10.4.1 Sentiasa berada dalam keadaan bersih.

10.5

Pondok Pengawal 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.5.4 Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik, bersih dan tidak berhabuk. Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai. Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa membantu pelanggan.

42

QE Amalan Bersama

PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN QE

1. Tujuan
1.1 Bahagian ini bertujuan memberi pemahaman tentang pelaksanaan audit dalaman Amalan QE yang digunapakai semasa proses auditan berlangsung di zon-zon QE di PSA.

2.

Latar Belakang
2.1 Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di Bahagian-bahagian sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala seperti secara bulanan atau mingguan. Pengauditan ini amat diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S. 2.2 Penilaian Audit Dalaman Amalan 5S ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang dikenalpasti supaya dapat mewujudkan persaingan yang sihat dalam organisasi.

3.

Tatacara Audit Dalaman

3.1 Langkah 1 - Membentuk kumpulan Pasukan Audit Dalaman. 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 JKK Audit adalah jawatankuasa yang bertangungjawab mengendalikan Audit Dalaman peringkat PSA. Di peringkat zon juga perlu ditubuhkan JK Kecil Audit bagi membuat pengauditan dalaman di peringkat zon. JKK Audit akan melantik juruaudit di peringkat pelaksanaan Audit Dalaman QE PSA. Tugas lain dan tanggungjawab JKK Audit juga adalah: a) Menyediakan kriteria Audit Dalaman QE b) Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman QE. c) Menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalaman QE; dan d) Menyemak kriteria Audit Dalaman QE dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

43

QE Amalan Bersama

3.2

Langkah 2 Latihan Audit Dalaman QE Tujuan latihan Audit Dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan Amalan 5S.

3.3

Langkah 3 Membentuk Kriteria Audit 3.3.1 Kriteria Audit Dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Jabatan/Bahagian/Unit yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan Amalan QE yang sedang dilaksanakan di PSA. 3.3.2 Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk di audit, maka perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai. 3.3.3 Contoh borang audit dalaman Amalan 5S boleh dirujuk pada Lampiran 2.

3.4

Langkah 4 Mengaudit Prestasi Amalan 5S 3.4.1 3.4.2 Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi SPA secara berjadual mengikut kesesuaian masa. Jabatan/Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang audit.

3.5

Langkah 5 Menilai Keputusan Audit 3.5.1 Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut Amalan QE yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama jabatan/bahagian/unit dan menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang terbabit. 3.5.2 Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori. (Contohnya: Ruang kerja terbaik).

44

Peranan dan Tanggungjawab Koordinator QE dan JKK QE

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KORRDINATOR QE DAN JKK QE

1. KOORDINATOR QE Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan Memberikan motivasi dan mengawasi aktiviti pelaksanaan Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi Bertindak sebagai sumber pemberi maklumat

2.

JAWATANKUASA KERJA (JKK) LATIHAN QE Mengenal pasti latihan QE untuk semua Menjadualkan semua jenis latihan QE: o o o Latihan Kesedaran QE Pelaksanaan Langkah Demi Langkah QE untuk Fasilitator Pelaksanaan Langkah Demi Langkah Audit Dalaman QE

3.

JAWATANKUASA KERJA (JKK) LATIHAN QE Mempromosikan kempen 5S Mengenal pasti dan mencadangkan aktiviti promosi Mencadangkan dan member ganjaran atau pengiktirafan kepada individu / kumpulan yan turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti promosi Menilai semula keberkesanan kempen promosi

4.

JAWATANKUASA KERJA (JKK) AUDIT QE Membina kriteria penilaian QE, garis panduan dan perekat penambahbaikan QE Membantu dalam mengekalkan aktiviti QE melalui Audit Dalaman Menyerahkan laporan ringkasan Audit kepada Pengurusan Tertinggi secara bulanan Membina garis panduan untuk mengukur impak Audit

Kriteria Audit Dalaman QE

10

11