SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jerry Fith Gerald : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Karakteristik Sistem Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Batas sistem (boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan luar sistem (environment)

Lingkungan luar system adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Penghubung sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Masukan sistem (input)

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. Pengolah sistem (Process)

Pengolah system merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Sasaran sistem

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Bagaimana dengan Sistem Baru dapat Mengubah Organisasi Sistem informasi sebagai perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru tidak hanya melibatkan perangkat keras dan perangkat lunak. Ini juga mencakup tentang perubahan pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi. Dalam filsafat sociotechnical, jika suatu organisasi tidak bisa menggunakan sistem informasi yang baru, maka perlu dilakukan desain ulang organisasi. Satu hal penting untuk mengetahui tentang pembangunan sebuah sistem informasi baru yaitu proses perencanaan perubahan organisasi. Perancang sistem harus memahami bagaimana satu sistem akan mempengaruhi organisasi secara keseluruhan, memfokuskan terutama pada konflik organisasi dan perubahan pada tempat kedudukan dari ciri-ciri keputusan Perancana sistem juga harus mempertimbangkan bagaimana sifat alami kelompok kerja terhadap pergantian sistem baru. Sistem baru dapat berhasil secara teknis kecuali terjadi

kegagalan organisasional akibat satu kegagalan dalam sosial dan proses politik dalam membangun system. Analis dan perancang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa anggota inti organisasi berpartisipasi dalam proses pembuatan system baru. Pengembangan Sistem Informasi yang Cocok dengan Perencanaan Bisnis Suatu organisasi yang memutuskan menggunakan system yang baru akan berpikir untuk membangun sistem menjadi komponen penting dari proses perencanaan organisasi. Organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informsasi yang mendukung seluruh rencana bisnis mereka dan menggabungkan sistem yang strategis sampai tingkat atas perencanaan. Satu proyek tertentu yang telah dipilih dalam konteks keseluruhan rencana strategis untuk area sistem, maka sistem informasi yang terencana dapat dikembangkan. Rencana tersebut berfungsi sebagai petunjuk dalam pengembangan sistem, dasar pemikiran, situasi saat ini, strategi pengelolaan, rencana pelaksanaan, dan anggaran dana. Hal mendasar dalam pengembangan sistem yaitu penganalisa sistem yang merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu : Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi. Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk

mengubahnya. Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara
3

untuk mengoreksi kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru. Maintabilitas, perawatan mencakup

Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya. Manajemen level atas : untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan. Manajemen level menengah : untuk perencanaan taktis. Manajemen level bawah : untuk perencanaan dan pengawasan operasi. Operator : untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil. Strutktur dasarnya: 1. Direktur Sistem Informasi 2. Manajer Pengembangan Sistem 3. Analis Sistem 4. Programmer 5. Manejer Komputer dan Operasi. Mengidentifikasi Aktivitas Inti Proses Pengembangan Sistem Perlunya Pengembangan Sistem Dengan seiringnya perkembangan jaman maka sebuah sistem tentu tidak selamanya dapat digunakan dengan baik. Untuk itu perlu ada perubahan terhadap sistem tersebut baik dengan cara memperbaiki sistem yang lama ataupun jika perlu untuk mengganti sistem yang lama. Ada beberapa hal yang mendasari hal tersebut, antara lain: Ada permasalahan pada sistem yang lama. Permasalahan yang dimaksud disini seperti adanya ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga hasilnyapun tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya : terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak yang menyebabkan data pada suatu perusahaan tidak dapat terjamin kebenarannya, adanya kesempatan atau peluang anggota dari sistem tersebut untuk melakukan

kecurangan. Permasalahan yang lain juga dapat disebabkan oleh pertumbuhan organisasi tersebut. Contohnya pada sebuah perusahaan perdagangan yang berkembang yang sebelumnya hanya sebatas dalam kota kini hingga nasional bahkan internasional. Pertumbuhan organisasi (perusahaan) memaksa sistem yang dimiliki sebelumnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kerja dari perusahaan tersebut, misalnya transaksi yang sebelumnya bersifat konvensional kini lebih moderen dengan memanfaatkan internet. Untuk meraih kesempatan (opportunities) Sebuah sistem harus diperbaiki atau dikembangkan juga disebabkan untuk meraih kesempatan dari suatu organisasi atau perusahaan. Misalnya pada tingkat manajer pada sebuah perusahaan dituntut untuk cepat menghasilkan suatu kebijakan agar perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, sehingga perusahaan tersebut memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan agar kebijakan yang didapat lebih cepat. Adanya intruksi-intruksi (directives) Sistem harus diperbaharui atau dikembangkan juga disebabkan oleh faktor eksternal seperti pemerintah. Adanya kebijakan-kebijakan pemerintah memaksa sebuah perusahaan menggunakan sistem yang tidak bertentangan dengan kebijakan tersebut. Pengembangan atau pembuatan sebuah sistem tentu tidak memakan biaya yang sedikit, sehingga organisasi harus secara bijak menentukan apakah sistem yang digunakan masih layak untuk dipakai atau sudah harus dikembangkan atau diganti. Beberapa indikator yang dapat digunakan untuk melihat sebuah sistem harus diperbaiki adalah : keluhan dari pelanggan, pengiriman barang yang sering tertunda, pembayaran gaji yang terlambat, ketidakberesan keuangan, persediaan barang yang terlalu tinggi, investasi yang tidak efisien, dll. Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. 2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi

3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak 4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya. 5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas. 6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan. Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas. Analisis Sistem Alasan pentingnya mengawali analisis sistem: 1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan. 2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi. 3. 4. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Perancangan Sistem. Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis. Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain: 1. Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

2. Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem. 3. Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem. 4. Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base. 5. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, antara lain: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate. 6. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain: 1. Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem 2. Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem. 3. Menerapkan kendala organisasi (applying organizational contraints).

Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsifungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut. 4. Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sebagai berikut Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem (systems goal) Me-list field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut

Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field informasi yang diperlukan. Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input menjadi output yang diperlukan. Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan selama pemrosesan input menjadi output. Ulangi langkah tersebut terus menerus samapi semua output yang dibutuhkan diperoleh. Bangun basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi kebutuhan sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem, prioritas pendukung, estimasi cost pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim

Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data yang menentukan kualitas umum pemrosesan data. Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.

5. Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan dalam penyusunan proposal ini adalah: Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan kebutuhan user dan desain sistem. Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan diajukan. Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk

mengimplementasikan dan merawat sistem. Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin berpengaruh terhadap desain sistem akhir.

Prinsip Dasar Desain. Ada 2 prinsip dasar desain, antara lain:

1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost. 2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem

fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, yaitu: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls. Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi: 1. Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi. 2. Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk merecord, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat. 3. Data yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem. 4. Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan. 5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal 6. Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi. 7. Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan. 8. Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya. 9. Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan. 10. Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem. 11. Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance. 12. Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13. File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data. 14. Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data. 15. Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik. 16. Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir. Untuk menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan lebih dari sekedar perangkat permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke waktu berubah sesuai dengan perkembangan teknologi. Siklus ini cenderung menglami perubahan yang berarti dengan ditemukannya bahasa generasi keempat dan terakhir generasi kelima dimana pendekatan dengan paradigma object-oriented dan kompatibilitas antar model. Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu topdown. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil misalnya sebuah kran pada kamar mandi. Metode kedua yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada awal 1980an mulai dikenal teknik pendesainan terstruktur dengan menggunakan konsep pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman dapat dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika implementasi maka dilakukan survey, analisa dan desain ulang yang menggantikan metode pendesainan klasik yang cenderung serial. Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi : Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahankesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan,

mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin di atas. Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.

10

Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai. Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman. Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur. Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan. Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian. Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata data sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya. Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.

PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM Terdapat beberapa pendekatan dalam pengembangan system,antara lain : a. Pendekatan Klasik Disebut juga pendekatan tradisional/ konvensional. Pendekatan klasik

mengembangkan sistem dengan tahapan-tahapan system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasilbila mengikuti tahapan pada Sistem Life Cycle. Permasalahan yang dapat timbul pada pendekatan klasik : 1.Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit 2. Biaya perawatan dan pemeliharaan sistem akan menjadi mahal 3. Kemungkinan kesalahan sistem besar 4. Keberhasilan sistem kurang terjamin b. Pendekatan Terstruktur Pendekatan terstruktur akan dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan dalam buku-buku maupun perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaa alatalat dan teknik-teknik untuk pengembangan sistem yang terstruktur.

11

Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik dan sirkuit untuk alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri. Konsep ini relatif masih baru dalam pengembangan sistem informasi untuk menghasilkan produk sistem yang memuaskan hasilnya. Melalui pendekatan struktur,permasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari produktifitas dan kualitasnya lebih baik ( bebas kesalahan ). Keuntungan pendekatan terstruktur : a. Mengurangi kerumitan masalah b. Konsep mengarah pada sistem yang ideal c. Standarisasi d. Orientasi kemassa datang c. Pendekatan dari bawah ke atas Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan di olah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya. d. Pendekatan dari atas ke bawah Pendekatan dari ats ke bawah (Top down approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi yaitu penentuan output,input, basis data, prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk

12

pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahuli kemudian data yang perlu dipilah didefinisikan menyusut mengikuti informasi yang dibutuhkan. e. Pendekatan Sepotong ( placemeal approach ) Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan tertentu tanpa

memperhatikan posisinya/sasaran di sistem informasi secara global. f. Pendekatan sistem ( sistem approach ) Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintregasi untuk masingmasing kegiatan aplikasinya dadn menekankan sasaran organisasinya secara global. g. Pendekatan sistem menyeluruh ( total sistem approach ) Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan ( ciri klasik ). h. Pendekatan modular ( Modular approach ) Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah di pelihara ( ciri terstruktur ). i. Lompatan jauh Pendekatan yang menerangkan perubahan menyeluruh secara serentak

menggunakan teknologi canggih sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.

j. Pendekatan berkembang Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.

MENILAI SOLUSI KE PERMASALAHAN YANG DICIPTAKAN OLEH PENDEKATAN Dalam pengembangan sebuah sistem, kita mengenal konsep SDLC (system development life cycle). Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem,

13

merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan & pembangunan sistem serta delivering-nya kepada pengguna. Secara umum, tahapan SDLC meliputi proses perencanaan, analisis, desain dan implementasi. a. Planning Proses perencanaan biasanya lebih menekankan pada alasan mengapa sebuah sistem harus dibuat. b. Analysis Tahapan perencanaan ini kemudian dilanjutkan dengan proses analisis yang lebih menekankan pada siapa, apa, kapan dan dimana sebuah sistem akan dibuat. c. Design Sedangkan pada proses desain lebih menekankan kepada bagaimana sistem akan berjalan. d. Implementation Tahap terakhir dilanjutkan dengan fase implementasi yaitu proses delivery-nya kepada pengguna.

Pengembangan Sistem A. Model Siklus Kehidupan Klasik Model Sekuensial Linier sering disebut Model Air Terjun merupakan paradigma rekayasa perangkat lunak yang paling tua dan paling banyak dipakai. Model ini mengusulkan sebuah pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekunsial yang dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain , kode, pengujian, dan pemeliharaan. Tahapan-tahapan Model Sekuensial Linier Model Sekunsial Linier mengikuti aktivitas-aktivitas yaitu: 1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem/Informasi

14

Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan memeperhatiakn hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database. 2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Proses menganalisis dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan-kebutuhan tersebut didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan. 3. Desain Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. 4. Pengkodeaan (Coding) Pengkodean merupakan prses menerjemahkan desain ke dalam suatu bahasa yang bisa dimengerti oleh komputer. 5. Pengujian Proses pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan 6. Pemeliharaan Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (peripheral atau sistem operasi baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau
unjuk kerja.

Keunggulan dan Kelemahan Model Sekuensial Linier a. Keunggulan 1. Mudah aplikasikan

15

2. Memberikan template tentang metode analisis, desain, pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan b. Kelemahan 1. Jarang sekali proyek riil mengikuti aliran sekuensial yang dianjurkan model karena model ini bisa melakukan itersi tidak langsung . Hal ini berakibat ada perubahan yang diragukan pada saat proyek berjalan. 2. Pelanggan sulit untuk menyatakan kebutuhan secara eksplisit sehingga sulit untuk megakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek. 3. Pelanggan harus bersikap sabar karena harus menunggu sampai akhir proyrk dilalui. Sebuah kesalahan jika tidak diketahui dari awal akan menjadi masalah besar karena harus mengulang dari awal. 4. Pengembang sering malakukan penundaan yang tidak perlu karena anggota tim proyek harus menunggu tim lain untuk melengkapi tugas karena memiliki
ketergantungan hal ini menyebabkan penggunaan waktu tidak efesien.

B. Prototype Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang banyak digunakan. Dengan metode prototyping ini pengembang dan pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering terjadi seorang pelanggan hanya mendefinisikan secara umum apa yang dikehendakinya tanpa menyebutkan secara detal output apa saja yang dibutuhkan, pemrosesan dan datadata apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi pengembang kurang memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi dan interface yang menghubungkan manusia dan komputer. Untuk mengatasi ketidakserasian antara pelanggan dan pengembang , maka harus dibutuhakan kerjasama yanga baik diantara keduanya sehingga pengembang akan mengetahui dengan benar apa yang diinginkan pelanggan dengan tidak mengesampingkan segi-segi teknis dan pelanggan akan mengetahui proses-proses dalm menyelasaikan system yang diinginkan. Dengan demikian akan

menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu penyelesaian yang telah ditentukan.

16

Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan mendefinisikan aturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah ditentukan.

Tahapan-tahapan Prototyping Tahapan-tahapan dalam Prototyping adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat. 2. Membangun prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output) 3. Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah 1, 2 , dan 3. 4. Mengkodekan sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai 5. Menguji sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain 6. Evaluasi Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan . Juka ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

17

7. Menggunakan sistem Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan

Keunggulan dan Kelemahan Prototyping Keunggulan prototyping adalah: 1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan 2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan 3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem 4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem 5. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya. Kelemahan prototyping adalah : 1. Pelanggan kadang tidak melihat atau menyadari bahwa perangkat lunak yang ada belum mencantumkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan juga belum memikirkan kemampuan pemeliharaan untuk jangja waktu lama. 2. pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek. Sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman yang sederhana untuk membuat prototyping lebih cepat selesai tanpa memikirkan lebih lanjut bahwa program tersebut hanya merupakan cetak biru sistem . 3. Hubungan pelanggan dengan komputer yang disediakan mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik Prototyping bekerja dengan baik pada penerapan-penerapan yang berciri sebagai berikut: 1. Resiko tinggi Yaitu untuk maslaha-masalah yang tidak terstruktur dengan baik, ada perubahan yang besar dari waktu ke waktu, dan adanya persyaratan data yang tidak menentu. 2. Interaksi pemakai penting . Sistem harus menyediakan dialog on-line antara pelanggan dan komputer. 3. Perlunya penyelesaian yang cepat 4. Perilaku pemakai yang sulit ditebak 5. Sitem yang inovatif. Sistem tersebut membutuhkan cara penyelesaian masalah dan penggunaan perangkat keras yang mutakhir

18

6. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek

C. Model Spiral Model spiral pada awalnya diusulkan oleh Boehm, adalah model proses perangkat lunak evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototype dengan cara kontrol dan aspek sistematis model sequensial linier. Model iteratif ditandai dengan tingkah laku yang memungkinkan pengembang mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap secara bertahap. Perangkat lunak dikembangkan dalam deretan pertambahan. Selama awal iterasi, rilis inkremantal bias berupa model/prototype kertas, kemudian sedikit demi sedikit dihasilkan versi sistem yang lebih lengkap. Tahapan-Tahapan Model Spiral Model spiral dibagi menjadi enam wilayah tugas yaitu: 1. Komunikasi pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan 2. Perencanaan Yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan. 3. Analisis Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resikomanajemen dan teknis. 4. Perekayasaan Yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut. 5. Konstruksi dan peluncuran Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai. 6. Evaluasi Pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan

19

Dari gambar tersebut, proses dimulai dari inti bergerak searah dengan jarum jam mengelilingi spiral. Lintasan pertama putaran menghasilkan perkembangan spesifikasi produk. Putaran selanjutnya digunakan untuk mengembangkan sebuah prototype, dan secara progresif mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih canggih. Masing-masing lintasan yang melalui daerah perencanaan menghasilkan penyesuaian pada rencanan proyek. Biaya dan jadwal disesuaikan berdasarkan umpan balik yang disimpulakan dari evaluasi pelanggan. Manajer proyek akan menambah jumlah iterasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Kelebihan dan Kelemahan Model Spiral a. Kelebihan model Spiral : 1. Dapat disesuaikan agar perangkat lunak bisa dipakai selama hidup perangkat lunak komputer. 2. 3. Lebih cocok untuk pengembangan sistem dan perangkat lunak skala besar Pengembang dan pemakai dapat lebih mudah memahami dan bereaksi terhadap resiko setiap tingkat evolusi karena perangkat lunak terus bekerja selama proses . 4. Menggunakan prototipe sebagai mekanisme pengurangan resiko dan pada setiap keadaan di dalam evolusi produk. 5. Tetap mengikuti langkah-langkah dalam siklus kehidupan klasik dan memasukkannya ke dalam kerangka kerja iteratif.

20

6. Membutuhkan pertimbangan langsung terhadp resiko teknis sehingga mengurangi resiko sebelum menjadi permaslahan yang serius. b. Kelemahan model Spiral: 1. Sulit untuk menyakinkan pelanggan bahwa pendekatan evolusioner ini bisa dikontrol. 2. Memerlukan penaksiran resiko yang masuk akal dan akan menjadi masalah yang serius jika resiko mayor tidak ditemukan dan diatur. 3. Butuh waktu lama untuk menerapkan paradigma ini menuju kepastian yang absolut

D. Rapid Aplication Development Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah proses perkembangan perangkat lunak sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan dalam waktu yang singkat (60 sampai 90 hari) dengan pendekatan konstruksi berbasis komponen. Tahapan-Tahapan dalam RAD Metode RAD digunakan pada aplikasi sistem konstruksi, maka menekankan fasefase sebagai berikut: 1. Bussiness Modelling Fase ini untuk mencari aliran informasi yang dapat menjawab pertanyaan berikut: Informasi apa yang menegndalikan proses bisnis? Informasi apa yang dimunculkan? Di mana informasi digunakan ? Siapa yang memprosenya ? 2. Data Modelling Fase ini menjelaskanobjek data yang dibutuhkan dalam proyek. Karakteristik (atribut) masing-masing data diidentifikasikan dan hubungan anta objek didefinisikan. 3. Process Modelling Aliran informasi pada fase data medelling ditransformasikan untuk mendapatkan aliran informasi yang diperlukan pad implementasi fungsi bisnis. Pemrosesan

21

diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atu mendapatkan kembali objek data tertentu 4. Aplication Generation Selain menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga, RAD juga memakai komponen program yang telah ada atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi. Ala-alat baantu bisa dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak. 5. Testing and Turnover Karena menggunakan kembali komponen yang telah ada, maka akan mengurangi waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus diuji dan semua interface harus dilatih secara penuh. Keunggulan dan Kelemahan Model RAD a. Keunggulan Model RAD 1. Setiap fungsi mayor dapat dimodulkan dalam waktu tertentu kurang dari 3 bulan dan dapat dibicarakan oleh tim RAD yang terpisah dan kemudian diintegrasikan sehingga waktunya lebih efesien. 2. RAD mengikuti tahapan pengembangan sistem sepeti umumnya, tetapi mempunyai kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang ada (reusable object) sehingga pengembang pengembang tidak perlu membuat dari awal lagi dan waktu lebih singkat . b. Kelemahan Model RAD : 1. Proyek yang besar dan berskala, RAD memerlukan sumer daya manusia yang memadai untuk menciptakan jumlah tim yang baik. 2. RAD menuntut pengembang dan pelanggan memiliki komitmen dalam aktivitas rapid fire yang diperlukan untuk melengkapi sebuah sistem dlam waktu yang singkat. Jika komitmen tersebut tidak ada maka proyek RAD akan gagal.

E. Model 4GT Istilah Fourth Generation Technique (4GT) meliputi seperangkat peralatan software yang memungkinkan seorang developer software menerapkan beberapa karakteristik software pada tingkat yang tinggi, yang kemudian menghasilkan source code dan object code secara otomatis sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan developer

22

Saat ini peralatan / tools 4GT adalah bahasa non prosedur untuk : DataBase Query Pembentukan laporan ( Report Generation ) Manipulasi data Definisi dan interaksi layar (screen) Pembentukan object dan source ( Object and source generation ) Kemampuan grafik yang tinggi, dan Kemampuan spreadsheet

Model 4GT untuk software engineering dimulai dengan rangkaian pengumpulan kebutuhan. Idealnya, seorang customer menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang selanjutnya diterjemahkan ke dalam prototype. Tetapi ini tidak dapat dilakukan karena customer tidak yakin dengan apa yang diperlukan, tidak jelas dalam menetapkan faktafakta yang diketahui dan tidak dapat menentukan informasi yang diinginkan oleh peralatan 4GT. Untuk aplikasi kecil adalah mungkin bergerak langsung dari langkah pengumpulan kebutuhan ke implementasi yang menggunakan bahasa non prosedur fourth generation (generasi ke 4). Tetapi untuk proyek besar, pengembangan strategi desain sistem tetapdiperlukan, sekalipun kita

menggunakan 4GL. Penggunaan 4GT tanpa desain untuk proyek besar akan menyebabkan masalah yang sama yang ditemui dalam pengembangan software yang menggunakan pendekatan konvensional. Implementasi yang menggunakan 4GL memungkinkan developer software menjelaskan hasil yang diinginkan yang kemudian diterjemahkan ke dalam bentuk source code dan object code secara otomatis. Langkah yang terakhir adalah mengubah implementasi 4GT ke dalam sebuah product. Selanjutnya developer harus melakukan pengetesan, pengembangan dokumentasi dan pelaksanaan semua aktifitas lainnya yang diwujudkan dalam model software engineering. Masalah yang dihadapi dalam model 4GT adalah sebagian orang beranggapan bahwa : peralatan 4GT tidak semudah penggunaan bahasa pemrograman source code yang dihasilkan oleh peralatan ini tidak efisien pemeliharaan sistem software besar yang dikembangkan dengan 4GT masih merupakan tanda tanya

23

Object Oriented Technology A. Pengantar Object Oriented Technology Object Oriented Technology merupakan cara pengembangan perangkat lunak berdasarkan abstraksi objek-objek yang ada di dunia nyata. Dasar pembuatan adalah Objek, yang merupakan kombinasi antara struktur data dan perilaku dalam satu entitas. Filosofi Object Oriented sangat luar biasa sepanjang siklus pengenbangan perangkat lunak (perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi) sehingga dapat diterapkan pada perancangan sistem secara umum: menyangkut perangkat lunak, perangkat keras dan system secara keseluruhan. Dalam pengembangan sistem berorientasi objek ini , konsep-konsep dan sifat-sifat object oriented digunakan. Kosep-konsep tersebut adalah:

1. Kelas Kelas adalah konsep OO yang mengencapsulasi/membungkus data dan abstraksi prosedural yang diperlukan untuk menggambarkan isi dan tingkah laku berbagai entitas.Kelas juga merupakan deskripsi tergeneralisir (misl template, pola, cetak biru) yang menggambarkan kumpulan objek yang sama. 2. Objek Objek digambarkan sebagai benda, orang, tempat dan sebagainya yang ada di dunia nyata yang penting bagi suatu aplikasi. Objek mempunyai atribut dan metoda . 3. Atribut Atribut menggambarkan data yang dapat memberikan informasi kelas atau objek dimana atribut tersebut berada. 4. Metoda/Servis/Operator Metoda adalah prosedur atau fungsi yang tergabumh dalam objek bersama dengan atribut. Metode ini digunakan untuk pengaksesan terhadap data yang terdapat dalam objek tersebut. 5. Message Message adalah alat komunikasi antar objek. Hubungan antar objek ditentukan oleh problem domain dan tanggung jawab sistem.

24

6. Event Event adalah suatu kejadian pada waktu yang terbatas yang menggambarkan rangsangan (stimulus) dari luar sistem. 7. State State adalah abstraksi dari nilai atribut dan link dalam sebuah objek. State merupakan tanggapan dari objek terhadap event-event masukan. 8. Skenario Skenario adalah urutan event yang terjadi sepanjang eksekusi system.

Karakteristik-karakteristik yang terdapat dalam metode pengembangan sistem berorientasi objek adalah: Encapsulation

Encapsulation merupakan dasar untuk membatasi ruang lingkup program terhadap data yang diproses. Data dan prosedur dikemas dalam suatu objek sehingga prosedur lain dari luar tidak dapat mengaksesnya. Data akan terlindungi dari prosedur atau objek lain. Inheritance

Inheritance (pewarisan) adalah teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi data/atribut dan metode dari induknya langsung. Suatu kelas dapat ditentukan secara umum, kemudian ditentukan secara spesifik menjadi subkelas. Setiap subkelas mempunyai hubungan atau mewarisi semua sifat yang dimiliki kelas induknya dan ditambah dengan sifat nik yang dimilikinya. Polymorphism

Polymorphism menyatakan bahwa sesuatu yang sama dapat mempunyai bentuk dan perilaku berbeda. Polimorfisme juga menyatakan bahwa operasi yang sama mungkin mempunyai perbedaan kelas.

25

MENGELOLA DATA Database merupakan suatu hal yang penting dalam merancang sebuah sistem karena database itu sendiri bertugas sebagai penyedia data ataupun informasi bagi pemakai yang bersangkutan, maupun bagi pihak lain yang membutuhkan. Menurut Scott (1999:349) pengertian database adalah sebagai berikut : Database adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian file tertentu, dimasksudkan untuk mempercepat pembaruan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secar bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus ataupun untuk penyelidikan. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Database sistem adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi (Jogiyanto, 2001:217). Database itu sendiri merupakan kumpulan dari file-file yang di dalam pemrosesan aplikasi dikategorikan ke dalam beberapa tipe file, yaitu: 1. File induk (master file), yang terdiri dari: a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relatif statis, jarang berubah nilainya. b. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi. 2. File transaksi (transaction file), merupakan file yang digunakan untuk merekam hasil dari suatu transaksi yang terjadi. 3. File laporan (report file), merupakan file yang harus berisi dengan informasi akan ditampilkan. 4. File sejarah (history file), merupakan file yang berisi dengan data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang. 5. File pelindung (backup file), merupakan file salinan dari file-file yang masih aktif di database pad suatu saat tertentu. 6. File kerja (working file), merupakan file yang dibuat secara sementara ketika dalam proses program karena memori computer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai, (Jogiyanto, 2001:218). Dalam membaca file-file tersebut digunakan akses file yaitu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program computer akan membaca record-record dari file tersebut. Akses file itu sendiri terdir dari dua cara yaitu secara urut (sequential access) dan secara langsung (direct access). Jogiyanto, 2001:219).

26

Sedangkan menurut McLeod (1995:327) DBMS adalah perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit. Penggunaan DBMS dengan cara yang tepat dapat mempercepat penyimpanan data, mempercepat pemrosesan data, dan mempercepat pengambilan data. Oleh karena itu dalam manajemen informasi, DBMS dapat dijadikan alat penunjang yang handal. 1. Konsep Pengorganisasian File Sistem komputer mengorganisasi data ke dalam sebuah hierarki yang dimulai dengan bit dan byte, menuju field, record dan basis data.Sebuah bit mewakili wewakili unit terkecil dari data yang dapat disimpan dalam komputer. Sekumpulan bit disebut byte, mewakili sebuah karakter tunggal. Pengelompokan karakter menjadi sebuah kata, kumpulan kata, atau bilangan lengkap dinamakan field. Sekumpulan field yang saling berhubungan berkumpul menjadi sebuah record. Sekumpulan record yang jenisnya sama dinimakan file. Sekelompok file yang berhubungan membentuk basis data. Sebuah record menggambarkan sebuah entitas. Entitas adalah orang, tempat, hal, atau kejadian yang informasinya disimpan dan dipelihara. Setiap karakter atau kualitas yang menggambarkan entitas khusus disebut atribut. Masalah dengan lingkungan file tradisional. Pada kebanyakan organisasi file data dan sistem cenderung bertumbuh secara mandiri tanpa rencana menyeluruh untuk perusahaan. Setiap aplikasi tentu saja membutuhkan file dan program komputernya sendiri untuk dapat bekerja. Masalah-masalah yang ada adalah redundansi dan inkonsisten data, ketergantungan program data, tidak fleksibel, buruknya keamanan data, dan ketidakmampuan berbagi data diantara aplikasi-aplikasi. Redundansi dan inkonsisten data Redundansi data adalah duplikasi data dalam beberapa file data sehingga data yang sama di simpan di dalam lebih dari 1 lokasi. Redundansi data terjadi ketika kelompok yang berbeda dalam organisasi mendapatkan data yang sama secara independen dan menyimpannya secara independen juga. Redundansi data menghabiskan tempat penyimpanan data dan juga menimbulkan inkonsisten data, dalam arti atribut yang sama mungkin mempunyai nilai berbeda. Ketergantungan program data. Mengacu pada pasangan data yang tersimpan dalam file dan program tertentu yang dibutuhkan untuk memperbarui memelihara file tersebut sehingga perubahan dalam programnya membutuhkan perubahan dalam datanya. Kurangnya fleksibelitas Sisterm file tradisional dapat mengirim laporan terjdwal rutin setelah dilakukan pemrograman yang ekstensif, tapi tidak dapat mengirim laporan khusus atau merespon kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu. Keamanan yang buruk
27

Karena kendala terhadap data dan pengelolaannya kurang, akses kepada dan penyebaran dari informasi mungkin tidak dapat dilakukan. Kekurangan dalam pembagian dan ketersediaan data Karena potongan-potongan informasi di dalam bagian yang berbada dari organiasasi tidak dapat dihubungankan satu dengan yang lainnya, maka mustahil informasi tersebut dapat dibagikan atau akses secara tepat. 2. Pendekatan Basis Data Terhadap pengelolaan data Teknologi basis data nengatasi banyak masalah dalam organisasi file tradisional. Definisi yang lebih tepat dari basis data adalah sekumpulan data organisasi untuk melayani banyak aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan redundasi data. Sistem manajemen basis data Sistem informasi basis data adalah peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi.DBMS bertindak sebagai antar muka antara program aplikasi dan file data fisik. Bagaimana DBMS menyelesaikan masalah pada lingkungan file tradisional DBMS memperkecil redundansi dan inkonsisten data dengan meminimalisasi file file terpisah yang berisi data yang sama. DBMS mungkin tidak dapat membuat perusahaan dapat menghilangkan redundansi data seluruhnya, tetapi dapat membantu mengendalikan redundansi tersebut. Menggunakan DBMS dapat menghilangkan inkonsisten data, karena DBMS dapat membantu organisasi memastikan bahwa setiap data yang sama mempunyai nilai yang sama. DBMS relasional Basis data relasional merepresentasikan data seperti table dua dimensi yang disebut relasi. Table dapat dirujuk sebagai file. Setiap table berisi data tentang sebuah entitas dan atributnya. Informasi yang ditempatkan pada table disebut baris. Baris biasanya mengacu sebagai record, atau dalam istilah yang secara teknis sebagai tuple. Field mengidentifikasi setiap record sehingga record tersebut dapat dicari kembali, diperbaharui atau disortir dan disebut field kunci. Setiap table dalam basis data relasional mempunyai satu field yang ditetapkan sebagai kunci primer. Field kunci adalah pemberi identitas yang unik untuk semua informasi didalam semua baris dari table dan kunci primer ini tidak dapat diduplikasi. Operasi DBMS relasional Table basis data relasional dapat digabungkan dengan mudah untuk mengirim data yang dibutuhkan pengguna, asalkan dua table berbagi elemen data yang sama. Perintah project membuat subset yang berisi kolom dalam sebuah table, mengizinkan pengguna untuk membuat table baru yang hanya berisikan informasi yang dibutuhkan. DBMS hierarkis dan jaringan
28

Sebuah DBMS hierarkis memodelkan hubungan satu ke banyak sementara DBMS jaringan memodelkan hubungan banyak ke banyak. Keduanya lebih tidak fleksibel dibandingkan DBMS relasional dan tidak mendukung bahasa alami dan khusus seperti permintaan informasi. DBMS berorientasi objek DBMS berorientasi objek menyimpan data dan prosedur yang menganggap data tersebut sebagai objek yang secara otomatis dapat diambil kembali dan dibagikan. Sistem manajemen berbasis data berorientasi objek dapat dipakai untuk mengelola berbagai komponen multimedia atau applet java yang dipaki dalam aplikasi Web, yang bisasnya menggabungkan potongan-potongan informasi dari berbagai macam sumber. Fasilitas pemulihan sistem berfungsi untuk mengembalikan data semula ke basis data sekiranya terjadi kegagalan sistem. Beberapa teknik yang umum digunakan untuk menangani pemulihan sistem yaitu mirroring, reprocessing, dan rollback. Menurut pengaksesannya, basis data dibedakan menjadi empat jenis, yaitu : 1. Basis data individual Basis data individual adalah basis data yang digunakan oleh perseorangan. Biasanya basis data seperti ini banyak dijumpai dilingkungan PC. Visual dBASE, Corel Paradox, dan Filemaker Pro merupakan contoh perangkat lunak yang biasa digunakan untuk mengelola basis data untuk kepentingan pribadi. 2. Basis data perusahaan Basis data perusahaan adalah basis data yang dimaksudkan untuk diakses oleh sejumlah pegawai dalam sebuah perusahaan dalam sebuah lokasi. Basis data seperti ini disimpan dalam sebuah server dan para pemakai dapat mengakses dari masing-masing komputer yang berkedudukan sebagai client. 3. Basis data terdistribusi Basis data terdistribusi adalah basis data yang disimpan pada sejumlah komputer yang terletak pada beberapa lokasi. Model seperti ini banyak digunakan bank yang memiliki sejumlah cabang di pelbagai kota dan melayani transaksi perbankan yang bersifat online. 4. Basis data publik Basis data publik adalah basis data yang dapat diakses oleh siapa saja (publik). Sebagai contoh, banyak situs web (misalnya yahoo dan about.com) yang menyediakan data yang bersifat publik dan dapat diambil siapa saja secara gratis. Namun adakalanya seseorang harus menjadi anggota dan membayar iuran untuk memperoleh data publik. Desain database Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan disimpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang pentingdisisteminformasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya.

29

Langkah-langkah desain database secara umum : 1. Menentukan kebutuhan file database untuk system baru File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. 2. Menentukan parameter dari file database tipedarifile : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya media file : hard disk, diskette atau pita magnetik organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan. Keuntungan DBMS DBMS memungkinkan perusahaan maupun pengguna individu untuk: Mengurangi pengulangan data Apabila dibandingkan dengan file-file komputer yang disimpan terpisah di setiap aplikasi komputer, DBMS mengurangn jumlah total file dengan menghapus data yang terduplikasi di berbagai file. Data terduplikasi selebihnya dapat ditempatkan dalam satu file. Mencapai independensi data Spesifikasi data disimpan dalam skema pada tiap program aplikasi. Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa memengaruhi program yang mengakses data. Mengintegrasikan data beberapa file Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaftan logis, maka organisasi fisik bukan merupakan kendala. Organisasi logis, pandangan pengguna, dan program aplikasi tidak hares tercermin pada media penyimpanan fisik. Mengambil data dan informasi dengan cepat Hubungan-hubungan logis, bahasa manipulasi data, serta bahasa query memungkinkan pengguna mengambil data dalam hitungan detik atau menit. Meningkatkan keamanan DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (password), direktori pemakai, dan bahasa sandi (encryption) sehingga data yang dikelola akan lebih aman. Kerugian DBMS Memperoleh perangkat lunak yang mahal DBMS mainframe masih sangat mahal. Walaupun harga DBMS berbasis komputer mikro lebih murah, tetapi tetap merupakan pengeluaran besar bagi suatu organisasi kecil. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar DBMS sering memerlukan kapasitas penyimpanan clan memori lebih besar daripada program aplikasi lain. Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini disediakan paling baik oleh para pengelola basisdata (DBA).Baik basis data terkomputerisasi maupun DBMS
30

bukanlah prasyarat untukmemecahkan masalah. Namun, keduanya memberikan dasar-dasar menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pengguna. Lingkungan Basis data Lingkungan basis data adalah sebuah habitat di mana terdapat basisdata untuk bisnis.Dalam lingkungan basisdata, pengguna memiliki alat untuk mengakses data. Pengguna bisa datang dari dalam lingkungan basisdata atau dari luar lingkungan. Pengguna melakukan semua tipe pekerjaan dan keperluan mereka bervariasi seperti menggali data (mining for data), memodifikasi data, atau berusaha membuat data baru. Masih dalam lingkungan, pengguna tertentu bisa tidak diperbolehkan mengakses data, baik secara fisik maupun logis. Ada tiga macam lingkungan basisdata, yaitu: 1. Lingkungan Mainframe Lingkungan tradisional untuk sistem basisdata masa lalu adalah lingkungan mainframe.Lingkungan mainframe terutama terdiri atas komputer mainframe yang memungkinkan koncksi banyak pengguna. Dumb terminal dihubungkan ke komputer mainframe agar pengguna dapat berkomunikasi dengan mainframe. Pada dasarnya, terminal adalah perpanjangan mainframe, terminal bukan komputer independen. Istilah dumb terminal mengisyaratkan bahwa terminal tidak bisa berpikir. Terminal tergantung pada komputer mainframe untuk melakukan semua pemrosesan.Salah satu masalah utama dalam lingkungan mainframe adalah keterbatasan penggunanya. Sekarang ini, banyak perusahaan telah beralih ke lingkungan client-server. 2. Lingkungan Client-Server Sejumlah masalah yang muncul dalam lingkungan mainframe diselesaikan dengan teknologi client-server. Lingkungan client-server terdiri atas sebuah komputer utama,yang disebut server, dan satu atau lebih PC yang dihubungkan ke server. Basisdata terletak pada server, yang merupakan bagian terpisah dari PC. Masingmasing pengguna yang ingin mengakses basisdata pada server harus memiliki PC sendiri.Karena PC adalah sistem komputer terpisah, aplikasi dibuat dan diinstal pada PC di mana melalui aplikasi itulah pengguna dapat mengakses basisdata pada server. Aplikasi pada client mengirimkan permintaan data atau transaksi melalui jaringan secara langsung ke basisdata host server. Informasi dikirimkan melalui jaringan ke basisdata menggunakan open database connectivity (ODBC) atau software jaringan lainnya. Salah satu masalah dalam lingkungan client-server adalah ketika versi baru aplikasi dibuat, aplikasi harus diinstal dan dikonfigurasi ulang pada tiap-tiap komputer client. Meskipun dana tambahan harus dikeluarkan dengan adanya perawatan aplikasi pada PC,tetapi keuntungannya pun ada. Keuntungan utama lingkungan client-server adalah PC dapat diikutsertakan pada beberapa

31

pemrosesan aplikasi karena PC memiliki CPU, memori, dan penyimpan sendiri. Oleh karena itu, server dapat membagi pekerjaan ke Komputer. 3. Lingkungan Internet Lingkungan internet mirip dengan lingkungan client-server. Seperti pada lingkungan client-server, lingkungan internet memiliki server, jaringan, dan satu atau lebih PC. Lingkungan internet unik karena ketergantungannya pada internet. Pada lingkungan client-server, seorang pengguna bisa dibatasi hanya mengakses sistem yang ada pada intranet perusahaan. Dalam banyak kasus, komputer client masih dapat mengakses basisdata di luar'irttranet perusahaan, tetapi membutuhkan software tambahan.Pada lingkungan internet, aplikasi hanya perlu diinstal pada satu server yang disebut web server. Pengguna harus memiliki koneksi internet dan web browser pendukung yang diinstal pada PC. Web browser digunakan untuk berhubungan dengan URL tujuan web server. Selanjutnya, web server mengakses basisdata dibantu oleh aplikasi dan mengembalikan informasi yang diminta pada web browser pengguna. Web browser menampilkan hasilnya pada PC pengguna. Setup dan perawatan aplikasi disederhanakan pada lingkungan internet karena tidak ada yang harus diinstal, dikonfigurasi, atau dirawat pada PC pengguna. Aplikasi hanya perlu diinstal, dikonfigurasi, dan dimodifikasi pada web server dengan tujuan mengurangi resiko ketidakkonsistenan konfigurasi dan ketidakcocokan versi perangkat lunak antara komputer client dan server. Ketika perubahan dibuat pada aplikasi, perubahan hanya dibuat pada satu lokasi, yaitu pada web server.Pada lingkungan internet, banyak perusahaan menggabungkan konsep arsitektur N-tier. Arsitektur N-tier adalah sebuah konsep yang mirip dengan arsitektur komputer middle tier atau three tier. Arsitektur three tier memiliki lapisan client, lapisan aplikasi, dan lapisan server atau basisdata. Huruf N pada N-tier berarti sembarang jumlah tier untuk melengkapi transaksi atau permintaan. Menggunakan Basis Data Untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis Dan Proses Pengambilan Keputusan Dalam perusahaan besar, dengan basis data atau sistem yang besar untuk fungsi yang berbeda, seperti produk, penjualan, dan akuntansi, kemampuan dan alat khusus dibutuhkan untuk menganalisis data dalam jumlah yang sangat besar dan untuk menghubungkan data dari berbagai macam sistem. Kemampuan ini meliputi gudang data, penggalian data, dan berbagai alat untuk menghubungkan basis data internal di seluruh web. Gudang Data Gudang data adalah basis data yang menyimpan data yang sekarang dan terdahulu yang mungkin diminati oleh para pembuat keputusan di seluruh perusahaan. Gudang data menggabungkan dan menstandarkan informasi dari basis data operasional yang berbeda sehingga informasi dapat digunakan di seluruh perusahaan untuk analisis dan pembuatan keputusan manajemen. Data Mart

32

Data mart adalah subset dari gudang data yang didalamnya terdapat ringkasan atau porsi data perusahaan yang sangat ter fokus ditempatkan dalam basis data terpisah untuk suatu populasi atau pengguna tertentu. Contohnya : perusahaan mungkin mengembangkan pemasaran dan penjualan data mart untuk berurusan dengan informasi pelanggan.

33