xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
DAFTAR ISI
1 TUJUAN.............................................................................................................................2 2 LINGKUP...........................................................................................................................2 3 ACUAN..............................................................................................................................2 4 DEFINISI...........................................................................................................................2 4.1 Audit............................................................................................................................2 4.2 Audit internal...............................................................................................................2 4.3 Tindak lanjut................................................................................................................2 5 TANGGUNG JAWAB.......................................................................................................2 5.1 Kepala XXXXX..........................................................................................................2 5.2 Kepala Bidang Xxxxxx ..............................................................................................3 5.3 Kepala Sub Bidang Audit............................................................................................3 5.4 Auditor Kepala............................................................................................................3 5.5 Tim Auditor.................................................................................................................3 6 URAIAN.............................................................................................................................3 6.1 PERSIAPAN...............................................................................................................3 6.2 PELAKSANAAN........................................................................................................4 7 LAMPIRAN.......................................................................................................................5 8 REKAMAN........................................................................................................................5
1 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
1 TUJUAN
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.
2 LINGKUP
Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.
3 ACUAN
Pedoman Mutu xxxxx
4 DEFINISI
4.1 Audit
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.
5 TANGGUNG JAWAB
5.1 Kepala XXXXX
a. Pengesahan program audit internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja
2 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
6 URAIAN
6.1 PERSIAPAN
6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut. 6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor. 6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx. 6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
3 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
6.2 PELAKSANAAN
6.2.1 6.2.2 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan. Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani. 6.2.3 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai. 6.2.4 Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit. 6.2.5 6.2.6 6.2.7 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan. Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan. Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit. 6.2.8 6.2.9 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. 6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati. 6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. 6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk audit status log . 6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.
4 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
7 LAMPIRAN
Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 : Program Audit Internal XXXXX : Daftar Pertanyaan Audit Internal : Laporan Temuan Audit Internal : Program Tindak Lanjut Audit Intenal : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal : Surat Perintah Kerja
8 REKAMAN
No. 1. Nama Uraian rekaman Program audit Jadwal, ruang lingkup internal Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor Daftar periksa Rencana daftar (Check List pertanyaan Auditor Audit) kepada Auditee Laporan Laporan hasil temuan Temuan Audit Tim Auditor internal Laporan Rencana program tindak tindakan/kegiatan dalam lanjut Audit rangka tindakan Internal perbaikan Laporan Pelaksanaan dan hasil pelaksanaan tindakan perbaikan tindak lanjut audit internal Audit status Rekaman menyeluruh log. kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX Surat Perintah Rekaman penunjukan Kerja Tim auditor dan lingkup audit Lokasi penyimpanan Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan Sub bidang Audit dan para Auditor Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU Sub bidang Audit dan Tim auditor Masa penyimpanan 5 tahun
2. 3. 4.
5.
5 tahun
6.
5 tahun
7.
5 tahun
5 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX TAHUN . No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN
( )
6 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
Serpong, AUDITOR
( )
7 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
( )
( .. )
( .)
8 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
( )
( )
9 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
( )
( )
10 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
Berdasarkan Program Audit Internal tahun.dengan nomor Dokumen.bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada : 1. 2. 3. .. .. .. Sebagai Auditor Kepala Sebagai Auditor Sebagai Auditor
untuk melakukan audit mutu internal Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.
( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )
11 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
BUKTI PENGESAHAN
Status : Revisi 0 Tanda Tangan : Tanggal : Nama : URAIAN
DISIAPKAN
DIPERIKSA
DISAHKAN
DAFTAR KONTRIBUSI
Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari : 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
12 dari 13
xxx-023-2004
Pusat xxxxxxxxxxx
DAFTAR DISTRIBUSI
No. Salinan Dokumen 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Distribusi Nama Jabatan Kepala XXXXX Wakil Manajemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Bidang xxxxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Kepala Bidang xxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx
13 dari 13