Anda di halaman 1dari 17

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) SMK NEGERI 6 SURAKARTA STANDAR KOMPETENSI KOMPETENSI KEAHLIAN KELAS ALKOKASI WAKTU KOMPETENSI

DASAR Indikator:
a b

: : : : :

MENGELOLA ADMNISTRASI DANA KAS KECIL ADMINISTRASI PERKANTORAN XI 12 JAM PELAJARAN (4 kali tatap muka) Menyiapkan Administrasi Dana Kas Kecil

Tersedianya peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil Tersedianya data transaksi pemakaian dan pemakaian dana kas kecil

Tujuan Pembelajaran Pembelajaran 1: Siswa mampu menjelaskan peranan dan fungsi sekretaris dalam pengelolaan kas kacil Pembelajaran 2: Siswa mampu menjelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil Siswa mampu menjelaskan pengertian dana kas kecil Siswa mampu mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil Pembelajaran 3: Siswa mampu menjelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil Pembelajaran 4 Siswa mampu menjelaskan prosedur pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil, prosedur pengisian kembali kas kecil Materi Ajar Pertemuan 1 Peranan dan tugas-tugas sekretaris Pertemuan 2 Peralatan dan dokumen yang diperlukan dalam pengelolaan kas kecil Pertemuan 3 Pihak-pihak yang terkait dalam pengelolaan kas kecil Pertemuan 4 Prosedur pengelolaan kas kecil METODE PEMBELAJARAN
A B C

Ceramah JIGSAW Tanya Jawab

SKENARIO PEMBELAJARAN

Pertemuan I
Kegiatan Kegiatan awal Berdoa, motivasi dan apersepsi Waktu 10 Aspek Life skill Menggali potensi pemahaman awal

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Kegiatan inti

Eksplorasi: 105 Memberikan pengantar tentang materi dan manfaat materi bagi sekretaris Guru membagi siswa dalam 6 kelompok sesuai materi kas kecil. Siswa membaca topik ahli dan menetapkan anggota ahli untuk topik posisi sekretaris Elaborasi Diskusi grup ahli: Siswa dengan topik ahli yang sama bertemu untuk mendiskusikannya dalam kelompok ahli. Konfirmasi: Laporan kelompok: Siswa ahli kembali ke kelompoknya masing-masing untuk menjelaskan topik yang didiskusikannya kepada anggota kelompoknya Tes:Siswa mengerjakan kuis individual yang mencakup semua topik. Penghargaan kelompok Memberikan tugas kelompok untuk pertemuan ke dua: mencari artikel tentang tugas sekretaris dalam pengelolaan kas kecil 20

Menggali informasi Komunikasi lisan dan tertulis

Kegiatan Penutup

Pertemuan 2 Kegiatan Kegiatan awal Kegiatan inti Berdoa, motivasi dan apersepsi Waktu 10 Aspek Life skill Menggali potensi pemahaman awal Menggali informasi Komunikasi lisan dan tertulis

Eksplorasi: 105 Kuiz materi pertemuan pertama Elaborasi: Mendiskusikan permasalahan yang muncul dari kuiz Kelompok siswa diminta untuk mempresentasikan hasil artikel yang ditugaskan pada pertemuan sebelumnya. KonfirmasI: Diskusi antara siswa dengan kelompok yang presentasi Guru menyimpulkan hasil diskusi Penghargaan kelompok Tes:Siswa mengerjakan kuis individual tentang topik diskusi hari ini 20

Kegiatan Penutup

Pertemuan 3

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Kegiatan Kegiatan awal Kegiatan inti Berdoa, motivasi dan apersepsi

Waktu 10

Aspek Life skill Menggali potensi pemahaman awal Menggali informasi Komunikasi lisan dan tertulis

Eksplorasi 105 Memberikan pengantar prosedur pengelolaan kas kecil Menggali informasi dari referensi tentang prosedur pembentukan kas kecil Menggali informasi dari referensi tentang prosedur pemakaian kas kecil Menggali informasi dari referensi tentang prosedur pengisian kembali kas kecil Elaborasi: Mengidentifikasi pihak-pihak yang berkaitan dengan prosedur pengelolaan kas kecil Mengidentifikasi peran dan fungsi masingmasing pihak dalam prosedur pembentukan kas kecil Mengidentifikasi peran dan fungsi masingmasing pihak dalam prosedur pemakaian kas kecil Mengidentifikasi peran dan fungsi masingmasing pihak dalam prosedur pengisian kembali kas kecil Konfirmasi: Memberikan tugas kelompok kerja dalam simulasi prosedur pembentukan kas kecil untuk meningkatkan motivasi dan keterlibatan siswa dalam belajar. Bersama siswa menyimpulkan materi

Kegiatan Penutup

Tes:Siswa mengerjakan kuis individual yang mencakup semua topik. Penghargaan individual

20

Pertemuan 4 Kegiatan Kegiatan awal Kegiatan inti Berdoa, motivasi dan apersepsi Waktu 10 Aspek Life skill Menggali potensi pemahaman awal Menggali informasi Komunikasi lisan dan tertulis

Eksplorasi: 105 Memberikan kuiz bebas terkait dengan topik pertemuan ke 3 Pendalaman materi prosedur dengan memberikan tugas kelompok (pembuatan flow chart) Elaborasi:

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Hasil dari masing-masing kelompok di tempel pada dinding Kelompok secara bergiliran memberikan komentar pada hasil kelompok lain. Konfirmasi Guru menyimpulkan dari hasil kegiatan pertemuan 4

Kegiatan Penutup

Penghargaan kelompok

20

Media Pembelajaran: Alat Tulis` Laptop LCD Slide Power Point Kertas Plano

Sumber pelajaran Modul Mengelola Administrasi Kas Kecil, Joko Pramono, Mustpram.blogspot.com Kesekrretarisan 2 LKS Mengelola Kas Kecil Akuntansi Keuangan Menengah, Zaki Baridwan

a b c d

Penilaian Soal Pilihan ganda. 1 Aktiva di bawah ini yang tidak termasuk dalam kas adalah . a Cek mundur dari pelanggan. b Uang dalam bentuk mata uang asing c Cek dari pelanggan yang siap dicairkan d Kas kecil e Simpanan Giro di bank 2 Pernyataan berikut ini sesuai dengan dana kas kecil . a Digunakan untuk membayar jumlah yang relatif kecil b Dibentuk dengan mengestimasi jumlah kas yang perlukan untuk pengeluaran yang relatif kecil sekama periode tertentu c Diisi kembali bila jumlah uang dalam dana tersebut telah menurun ke jumlah minimum. d Merupakan keharusan bagi semua perusahaan e a, b, dan c benar. 3 Dalam pembentukan dana kas kecil, besarnya jumlah dan sistem pencatatannya ditentukan oleh . a Bagian keuangan b Bagian akuntansi c Manajer keuangan. d Bagian produksi e Kasir RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Fungsi pemegang kas kecil sebaiknya dipisah dengan fungsi kas besar hal ini bertujuan . a Pemisahan fungsi menjadikan karyawan mendapatkan tugas yang jelas b Menjamin keamanan dan akuntabilitas pengelolaan kas kecil c Agar fungsi kas besar dapat bekerja dengan maksimal d Pengawasan penggunaan check lebih mudah dilakukan e Semuanya benar 5 Dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut disebut . a Check b Permintaan pengeluaran kas kecil c Kuitansi d Nota e Bukti kas keluar 6 Pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar adalah . a Dewan direksi b Direktur utama c Manajer keuangan d Kepala bagian produksi e Kasir kas besar 7 Bukti kas keluar kaitannya dengan kas kecil biasanya digunakan dalam transaksi . a Pembelian perlengkapan dengan menggunakan dana kas kecil b Pengembalian dana kas kecil karena terlalu besar c Pengisian kembali dana kas kecil d Penyesuaian akhir periode dana kas kecil e Pencatatan selisih kas kecil 8 Dokumen yang dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti pengeluaran kas pembentukan dana kas kecil disetujui oleh direktur keuangan untuk dicairkan oleh bendahara kas kecil ke bank adalah . a Bukti kas keluar b Faktur c Cek. d Bukti pengeluaran kas kecil e Permintaan pengisian kembali kas kecil 9 Dokumen yang merupakan bukti pengeluaran bagi pemegang dana kas kecil adalah . a Bukti kas keluar b Nota tunai c Permintaan pengeluaran kas kecil. d Bukti pengeluaran kas kecil e Permintaan pengisian kembali kas kecil 10 Catatan akuntansi yang diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil adalah a Cash receipt journal b Cash payment journal. c Kas Register d Purchase journal e General journal 11 Jurnal Pengeluaran dana kas kecil atau petty cash book berfungsi sebagai . a Catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil b Tempat pencatatan pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil c Tempat pencatatan pengeluaran kas untuk pengisian kembali dana kas kecil d Tempat mencatat setiap transaksi pengeluaran kas kecil. e Alat distribusi pengkreditan yang timbul akibat pengeluaran dana kas kecil 12 Peranan fungsi pemeriksa intern dalam pengelolaan dana kas kecil antara lain . a Mengisi cek dan meminta otorisasi cek b Menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil c Pencatatan transaski pembentukan dana kas kecil d Menyimpan dana kas kecil e Bertanggungjawab atas kebenaran penghitungan dana kas kecil secara periodik.
4

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

1. Mengisi Cek 2. pencatatan pengisian kembali dana kas kecil 3. Meminta otorisasi atas cek 4. Mengumpulkan bukti transaksi 5. menyerahkan cek kepada pemegang kas kecil Yang merupakan tugas dari fungsi kas ditunjukkan oleh nomor . a 1,2, dan 3 b 2, 4, dan 5 c 1, 4, dan 5 d 3, 4, dan 5 e 1, 3, dan 5. 14 Yang bertanggungjawab dalam pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas adalah . a Fungsi kas b Fungsi pemegang dana kas kecil c Fungsi akuntansi. d Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai e Fungsi pemeriksa intern 15 Setelah beberapa minggu dari pembentukan kas kecil, saldo kas kecil semakin menipis, maka fungsi pemegang kas kecil akan mengajukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil kepada . a Bagian akuntansi b Fungsi pemeriksa intern c Bagian produksi d Fungsi kas e Manajer keuangan
13

Soal Essay 1 Jelaskan latar belakang perlunya dibentuk dana kas kecil? 2 Sebut dan jelaskan dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi dana kas kecil! 3 Jelaskan prosedur pembentukan dan pertanggungjawaban dana kas kecil! 4 Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil! 5 Jelaskan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pegeluaran dana kas kecil!

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Kunci Jawaban: a. SOAL PILIHAN GANDA 1. A 2. E 3. C 4. E 5. B 6. C 7. B 8. B 9. D 10. B 11. D 12. E 13. E 14. C 15. E

B. SOAL ESAY 1. Latar Belakang pembentukan kas kecil 2. Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolahan dana kas kecil antara lain : a buku jurnal pengeluaran kas; b buku jurnal kas kecil; c formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil; d formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil; e formulir bukti pengeluaran kas kecil; f formulir laporan penggunaan dana kas kecil; g alat-alat tulis kantor seperti kertas, pinsil, pena, penghapus, dan penggaris; h alat-alat hitung manual atau elektrik; 3. Prosedur pembentukan dana kas kecil Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Hutang, Bagian Kasa, dan Pemegang dana kas kecil. Dan tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1 Bagian Hutang a. Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Kepala Bagian Keuangan. b. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3. c. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Kepala Bagian Kasa, dilampirkan surat dana kas kecil. d. Lembar 2 diserahkan kepada bagaian buku pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan. e. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar. f. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagaian Kepala Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. g. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan. h. Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas kepada Bagian Jurnal dan Laporan. 2) Bagian Kasa a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Bagian Hutang. b. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwewenang mengeluarkan kas. c. Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas pada lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil. d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas: e. Lembar 1, diserahkan pengeluaran kas kepada Bagian Hutang di lampiri surat bukti pembentukan dana kas. f. Lembar 3, bersama dengan cek yang bersangkutan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. 3) Bagian Jurnal dan laporan a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari Bagia hutang. b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas.

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar. 4) Pemegang dana kas kecil a. Menerima cek bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa. b. Menguangkan cek ke bank dan menyiapkan dana kas kecil. c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal. 4. Pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan kas kecil a. fungsi kas b. fungsi akuntansi c. fungsi pemegang dana kas kecil d. fungsi Yang memerlukan Pembayaran Tunai e. Fungsi Pemeriksaan Intern 5. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak sebagai berikut : 1 Pemakai dana kas kecil a Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. b Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil. c Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil. d Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung. e Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil. f Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.
2

Pemegang dana kas kecil a. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai). b. Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil. c. Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban. d. Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2. e. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil. f. Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

NORMA PENILAIAN
A B

SOAL Esay 1. 2. 3. 4.

PILIHAN GANDA (SKOR ) 10 15 15 20

15 X 1

= 15

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

5. 20 Jumlah Kerapian Jumlah

= 80

= 5 =100

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

JOB SHEET SK 11. KD 11.1 STANDAR KOMPETENSI KOMPETENSI KEAHLIAN KELAS ALKOKASI WAKTU KOMPETENSI DASAR Indikator
a b

: : : : :

MENGELOLA ADMNISTRASI DANA KAS KECIL ADMINISTRASI PERKANTORAN XII 3 JAM PELAJARAN Menyiapkan Administrasi Dana Kas Kecil

Tersedianya peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil Tersedianya data transaksi pemakaian dan pemakaian dana kas kecil

Alat dan bahan yang digunakan: Kertas plano/karton, pensil, ballpoint, penghapus, penggaris Jumlah Peserta Siswa dalam satu kelas (38) dibagi dalam 6 kelompok Prosedur dan langkah Kerja:
a b

Bekerja sesuai dengan prosedur dan keselamatan kerja Langkah kerja: 1 Persiapkan segala alat dan bahan yang digunakan 2 Buatlah flow chart yang menggambarkan prosedur pengisian kembali dana kas kecil 3 Berdasarkan flow chart tersebut berikan deskripsi tugas masing-masing bagian atau fungsi yang terlibat.

Norma Penilaian Jawaban No. 1 No. 2 No. 3 Jumlah Perhitungan nilai x 10 Batas nilai lulus > 7,50 Jumlah Score 5 10 45 60

Selamat Mengerjakan

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

1 2 3 4 5

REMIDIAL a Soal Jelaskan mengapa perlu dibentuk dana kas kecil? Jelaskan pihak-pihak yang terkait dalam prosedur pemakaian kas kecil? Sebutkan dokumen yang dipakai dalam prosedur pengisian kembali kas kecil? Jelaskan tugas dan fungsi bagian pemakai kas kecil dalam prosedur pemakaian kas kecil? Sebutkan dokumen yang dibutuhkan dalam pembentukan dana kas kecil?

Kunci Terstruktur
1

TUGAS
a b

Tidak Terstruktur Buatlah flowchart dari prosedur pengisian kembali kas kecil pada kertas karton. Surakarta, Juli 2010 Guru/Instruktur Joko Pramono,S.Pd. NIP 19771104 2010 011008

a.n Kepala Sekolah WKS 1 Kurikulum Drs. Sukarmanto NIP 195911081986031 013

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Lampiran: Materi Ajar a Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :


1. Tugas-tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintahkhusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerimatamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan. 2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaantugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya. 3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.

Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan Mencatat janji-janji untuk pimpinan Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :


5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :


Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil Mengurus rumah tangga kantor pimpinan Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan Menyumbang untuk amal, bakti sosial

6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :


7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :

Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

embuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan

Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

Waktu dan tempat harus dipastikan Makan dan minum disediakan Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.

Peranan Sekretaris 1. Tugas Pokok Pernan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiabn tersebut di laksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu di laksanakan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin. Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umunya adalah sama yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi. Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau atau dengan perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaikbaiknya. Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang di pimpinnya. Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan ecara garis besar maka pernan sekertaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri. Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor. a.Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti enerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi. b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan. c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan. d. Mencari informasi dan berkomunikasi. e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi, urusan pos dan lain-lain. Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut : a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat. b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal c. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan. d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja. e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja. f. Mengatur penerimaan tanu dengan segala fasilitas yang diperlukan. Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut. 2. Tugas Khusus Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain ; a. Pengurusan perjalanan dinas Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencan, masalah imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain. b. Pengurusan kas kecil Guna keprluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum utuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugastugasnya diperlukan uang yang siap dapt dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya biak-baik Tujuan dibentuknya Kas Kecil Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana. b. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb: 1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran 2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf 3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil 4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas. c. Kelengkapan Pengelolaan Dana Kas Kecil 1. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan
c

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Dalam perusahan yang menyetorkan semua dana yang diterimanya ke bank, pengeluaran kas umum dilakukan dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk pembayaran dalam batas jumlah tertentu yang tidak pantas menggunakan cek, pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dalam pengelolahan dana kas kecil diperlukan standar prosedur pengelolahan dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan. Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolahan dana kas kecil antara lain : i buku jurnal pengeluaran kas; j buku jurnal kas kecil; k formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil; l formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil; m formulir bukti pengeluaran kas kecil; n formulir laporan penggunaan dana kas kecil; o alat-alat tulis kantor seperti kertas, pinsil, pena, penghapus, dan penggaris; p alat-alat hitung manual atau elektrik; 2. Prosedur pengelolaan kas kecil Kegiatan pengelolahan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan tersebut sebagai berikut: a Prosedur pembentukan dana kas kecil Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Hutang, Bagian Kasa, dan Pemegang dana kas kecil. Dan tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 2 Bagian Hutang a. Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Kepala Bagian Keuangan. b. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3. c. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Kepala Bagian Kasa, dilampirkan surat dana kas kecil. d. Lembar 2 diserahkan kepada bagaian buku pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan. e. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar. f. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagaian Kepala Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. g. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan. h. Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas kepada Bagian Jurnal dan Laporan. 2) Bagian Kasa a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Bagian Hutang. b. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwewenang mengeluarkan kas. c. Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas pada lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil. d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas: e. Lembar 1, diserahkan pengeluaran kas kepada Bagian Hutang di lampiri surat bukti pembentukan dana kas. f. Lembar 3, bersama dengan cek yang bersangkutan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. 3) Bagian Jurnal dan laporan

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari Bagia hutang. b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas. c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar. 4) Pemegang dana kas kecil a. Menerima cek bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa. b. Menguangkan cek ke bank dan menyiapkan dana kas kecil. c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal. b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak sebagai berikut : 3 Pemakai dana kas kecil g Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. h Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil. i Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil. j Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung. k Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil. l Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan. Pemegang dana kas kecil a. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai). b. Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil. c. Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban. d. Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2. e. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil. f. Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil Pengisian dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir yang diperlukan terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dan formulir bukti pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas kecil dengan dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pemegang dana kas kecil, bagian hutang, bagian kasa bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing pihak adalah : 1 Pemegang dana kas kecil a. Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak dua lembar.
4

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

b. Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah diisi kepada bagian hutang, dilampirkan dengan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung untuk dana yang telah digunakan. c. Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa. d. Menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil. e. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut urutan tanggal. 2. Bagian hutang a. Menerima surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar. b. Membuar bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar. c. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas. d. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas, e. Lembar 1 dan 3, diserahkan kepada bagian kasa dilampir dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya. f. Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampir surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 untuk dicatat dalam kartu yang bersangkutan. g. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa, dilampiri surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya. h. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas. i. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal dan laporan. 3. Bagian Kasa a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian Hutang dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya. b. Menyediaakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang. c. Menyerahkan cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yang telah dicap lunas kepada pemegang dana kas kecil. d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian hutang. 4. Bagian Jurnal dan Laporan. a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian jurnal dan laporan. b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register. c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar
a

Pengisian Kas Kecil Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara : 1 Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas 2 Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil. 3 Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

RPP KAS KECIL KELAS XII APPage 11

Anda mungkin juga menyukai