MANAJEMEN PERGUDANGAN & 5S

FUNGSI-FUNGSI GUDANG
Sasaran Modul Memahami fungsi-fungsi dari Gudang Memahami aktivitas yang ada di Gudang Memahami mengapa fungsi dan aktivitas pergudangan perlu di manajemeni

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

2/25

APAKAH GUDANG DIPERLUKAN OLEH PERUSAHAAN?

PEMASOK

PENGGUNA

Menerima barang

Mengeluarkan barang

TEMPAT PENYIMPANAN

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

3/25

DEFINISI DARI PERGUDANGAN

Tempat penyimpanan sementara dan pengambilan sediaan untuk mendukung kegiatan operasi

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

4/25

MENGAPA PERLU GUDANG?

Ada ketidakpastian Pembelian yang ekonomis Waktu transport Musiman Tingkat kecepatan kegiatan yang berbeda-beda Alasan lainnya

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

5/25

PERENCANAAN GUDANG
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pemilihan Lokasi Mempertimbangkan Produk Campur Perluasan area Penanganan Material Layout Gudang Penyimpanan (Tetap, Dinamis, Zonasi) Pertukaran (Keluar Masuk) Barang dan Ukuran 8. Prosedur Kerja dan Pelatihan 9. Keamanan 10. Keselamatan Kerja 11. Produk Rusak dan Kadaluarsa 12. Pengendalian Persediaaan dan Dokumentasi
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 6/25

PERAN GUDANG DALAM KEGIATAN LOGISTIK DAN SCM

1 3 2 4 5 6 2 1 3

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

7/25

MACAM-MACAM GUDANG
1. Gudang Bahan Baku dan Suku Cadang 2. Gudang Work In Process 3. Gudang Barang Jadi 4. Gudang Distribusi dan Pusat Pendistribusian 5. Gudang Pasokan dan Pusat Pasokan 6. Gudang Lokal 7. Gudang Jasa Nilai Tambah
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 8/25

MENGAPA PERLU MANAJEMEN PERGUDANGAN?

Barang tidak jelas keberadaannya Barang tidak jelas kepemilikannya Barang tidak jelas pemakaiannya Barang tidak dalam kondisi baik (rusak) Pergerakan barang sulit Gudang terlalu jauh Gudang terlalu sempit Keselamatan kerja tidak terjamin
9/25

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

TANGGUNG JAWAB DARI PERGUDANGAN

1. Menerima barang dari sumbernya (Periksa identitas, kuantitas dan kualitas barang yang dibeli, barang titipan, barang retur) 2. Menyimpan barang hingga diperlukan (inspeksi mutu, mengalokasikan, menentukan lokasi, penelusuran lokasi sediaan, penyusunan sediaan dan mengendalikan jumlahnya) 3. Mengambil barang pada saat diperlukan (bahan baku, WIP, barang jadi) 4. Mengirim barang kepada pengguna yang tepat (internal dan eksternal)
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 10/25

AKTIVITAS DI GUDANG (1/2)

1.

Penerimaan (Receiving)
Menerima dengan baik semua material yang datang Memastikan semua material yang diterima dalam kondisi baik dan jumlah yang benar Menetapkan lokasi penyimpanan atau menentukan bagian lain yang memerlukan material yang diterima

2.

Pengepakan (Prepacking Optional)

Breaking bulk atau Creating bulk

3.

Pengalokasian (Putaway)
Material Handling, konfirmasi lokasi simpan, meletakkan material pada lokasi yang telah ditetapkan

4.

Penyimpanan (Storage)
Menyimpan, menentukan metode peyimpanan yang tepat, menjamin material yang disimpan dalam kondisi baik dan aman
11/25

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

AKTIVITAS DI GUDANG (2/2)

5.

Pengambilan (Order Picking)

Mengambil material sesuai dengan permintaan pelanggan

6. 7.

(Packaging and/or Pricing Optional) Penyortiran dan/atau Pengumpul (Sortation and/or Accumulation)
Hanya pada jumlah item material yang lebih dari satu

8.

Pengelompokan dan Pengiriman (Unitizing and Shipping)

Memeriksa kelengkapan pesanan Menyiapkan dokumen-dokumen, packing lists, address label dan bill of lading Mengukur berat/dimensi untuk menentukan biaya pengiriman Mengumpulkan pesanan-pesanan untuk satu pengiriman Memindahkan ke truk
12/25

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

AKTIVITAS DI GUDANG
Penyimpanan (Pallet Storage & Retrieval Systems) Pengambilan (Case Picking Systems) Broken Case Picking Systems

Pengalokasian (Putaway)

Material Handling

Penyortiran dan/atau Pengumpul (Sortation & Accumulation) Pengelompokan & Pengiriman (Unitizing & Shipping)

Penerimaan (Receiving)

Cross-Docking

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

13/25

TANTANGAN PERGUDANGAN (1/2)

1. Kemampuan untuk menyimpan dalam jumlah yang lebih besar dan item yang semakin beragam 2. Peningkatan tuntutan layanan kepada Pelanggan 3. Tuntutan untuk menurunkan Persediaan 4. Tuntutan untuk meningkatkan efisiensi operasi dan penggunaan ruang
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 14/25

TANTANGAN PERGUDANGAN (2/2)

5. Tuntutan peningkatan untuk produkproduk pesanan khusus 6. Peningkatan kebutuhan integrasi gudang didalam sistim logistik keseluruhan 7. Peningkatan kebutuhan respon yang sangat cepat pada Lean Management, Just In Time 8. Perubahan filosofi logistik dari push menjadi pull
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 15/25

GUDANG YANG BAIK

Memaksimalkan efektivitas penggunaan ruang Memaksimalkan efektivitas penggunaan peralatan Memaksimalkan efektivitas penggunaan tenaga kerja Memaksimalkan kemudahan mengakses semua item yang disimpan Memaksimalkan perlindungan semua item yang disimpan
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 16/25

PROSES KAIZEN
CARA YANG LEBIH BAIK CARA YANG LEBIH BAIK CARA YANG LEBIH BAIK CARA YANG BENAR CARA YANG SALAH
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 17/25

SASARAN AKHIR PENERAPAN 5S

RINGKAS RAPI

RAJIN

RAWAT

RESIK

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

18/25

PENERAPAN 5S
SARANA DASAR MEMBANGUN BUDAYA KERJA PERUSAHAAN KELAS DUNIA

5S
Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke

5S
Sort Set in Order Shine Standardize Sustain

5R
Rapi Resik Rawat Rajin

5P
Penataan Pembersihan Pemantapan Pembiasaan
19/25

Ringkas Pemilahan

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

PENERAPAN 5-S di WAREHOUSE

Daur Perbaikan PLAN DO CHECK - ACT PLAN 1. 2. 3. 4. 5. Penataran Konsep 5-S bagi manager dan para supervisor Bentuk Komite Pelaksana 5-S dan Juri Penilai 5-S Tetapkan Kriteria Penilaian dan Kalender Penilaian Berkala (berikut formulirnya) Memetakan area tempat kerja dan menetapkan penanggungjawabnya Merekam keadaan awal tiap area tempat kerja (dengan photo atau video camera)
20/25

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN 5-S (Lanjutan 1)

PLAN 6. DO 7. Menetapkan tanggal Pencanangan Penerapan 5-S (Kick-Off Date) berikut agendanya Melaksanakan bersama, termasuk pimpinan, penerapan S-1 di tempat kerja masing-masing. Setelah dinilai proses dan hasilnya dapat dilanjutkan dengan penerapan S-2 sampai S-5 dengan tiap kali disertai penilaian sebelum dilanjutkan ke S berikutnya. Memeriksa proses dan hasil keseluruhan penerapan dengan menggunakan Kriteria Penilaian sesuai dengan Kalender Penilaian Berkala.
21/25

CHECK 8.

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN 5-S (Lanjutan 2)

CHECK 8. Merekam keseluruhan hasil penerapan serta membandingkannya dengan rekaman sebelumnya. Disajikan pada semua area peserta. 9. Melakukan audit/evaluasi pencapian penerapan 5-S di setiap langkah 10. Memberikan penghargaan atas upaya (proses) serta hasil penerapan 5-S di area masing-masing. Menindaklanjuti hasil penilaian dengan menyusun dan melaksanakan Rencana Perbaikan
1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0 22/25

ACT

PENERAPAN 5S
CORPORATE ORGANIZATION
Top management
Upper & middle management level

Periode
5S Dimulai 6 bulan 12 bulan 18 bulan

Subyek KEBIJAKAN TOP MANAGEMENT

Formulasikan kebijakan 5S di seluruh bagian di Perusahaan Pengendalian pencapaian sasaran secara mandiri

TARGET CONTROL
Kebijakan kegiatan improvement KEGIATAN IMPROVEMENT KELOMPOK

Pengendalian pencapaian sasaran diturunkan dari kebijakan Top Manajemen

Supervisor

GEMBA
Partisipasi menyeluruh di Perusahaan dari Top manajemen hingga ke level GEMBA

Aktivitas Aktivitas Improvement oleh Improvement oleh kelompok kerja kelompok kerja

GERAKAN 5S

Masa Pengenalan

Masa Pertumbuhan

Masa Pemantapan

Pemantapan Pemantapan Gerakan 5S Gerakan 5S

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

23/25

STRUKTUR ORGANISASI PENERAPAN 5S

PT. Logo
Released Date: Revision No. Revised Date: File: __/__/__ R-0 __/__/__ Name Date:__/__/__ Approved by Sign Name Date:__/__/__ Checked by Sign Name Date:__/__/__ Prepared by Sign

5S ORGANIZATION CHART
Period: ____ to ____

ADMINISTRATOR

OFFICER

PROMOTOR

PROMOTOR

FACILITATOR

FACILITATOR

FACILITATOR

FACILITATOR

GROUP LEADER

GROUP LEADER

GROUP LEADER

GROUP LEADER

SMALL GROUP
GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

GROUP MEMBER

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0

24/25

RENCANA PENERAPAN 5S
Contoh
Perencanaan & Pelaksanaan Membuat Perencanaan Kegiatan Umum Organisasi Penerapan Sosialisasi Menentukan Area Model START Pelatihan Pertemuan Tindak Lanjut Evaluasi Perencanaan 25/25 Kordinasi Proyek Bulanan Slogan & Poster
Area Model I Area Model II Meyeluruh di Perusahaan

Penerapan 5S di Area Kerja

Penerapan Ringkas, Rapi, Resik

Mempublikasikan Manual Proyek-proyek Improvement Pelatihan Teknik Audit 5S & Sertifikasi

Teknik-teknik Improvement, Teknik Perawatan

Penerapan sementara Program Pelatihan 1 Program Pelatihan 2

Pelaksanaan Audit & Sertifikasi

1.0 Mgt. Pergudangan&5S-R0