Instrumentos de Gestin

Abog. Luis Alberto Crdova Morales

Luis Alberto Crdova Morales

Abogado. Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica de la Municipalidad Provincial de Chanchamayo. Docente en la Universidad Peruana Los Andes Sede La Merced. Especializado en Derecho Municipal y Gestin Pblica. Becario del X Curso de Gestin Poltica de la GWU PUCP. Expositor de temas de gestin pblica y poltica en gobiernos locales.

Contenido

Organizacin Municipal. Niveles de Cambio Organizacional. Instrumentos de Gestin. Reglamento de Organizacin y Funciones. Manual de Organizacin y Funciones. Cuadro de Asignacin de Personal. Presupuesto Analtico de Personal. Texto nico de Procedimientos Administrativos. Manual de Procedimientos Administrativos.

Organizacin Municipal

Qu es la Organizacin Municipal?

Es un proceso permanente y sistemtico que consiste en ordenar las funciones y estructuras de las Municipalidades, tratando de lograr una administracin eficiente y oportuna, que permita proveer una optima prestacin de servicios a la localidad en su mbito jurisdiccional.

Qu es la Estructura Municipal?

Es el diseo final de la organizacin de la misma que comprende las distintas funciones y reas relacionadas entre si, bajo criterios adoptados en la etapa de la organizacin.

Cul es la Organizacin Bsica de una Municipalidad?

rgano de Gobierno. rganos Consultivos, de Participacin y/o Coordinacin. rgano de Control. rgano de Defensa Judicial. rgano de Direccin. rgano de Asesora. rganos de Apoyo. rganos de Lnea. rganos Desconcentrados. Organismos Descentralizados.

Qu son los rganos de Gobierno?

Son los encargados de establecer los objetivos y polticas de desarrollo de la Municipalidad y orientar la organizacin y gestin municipal.

Qu son los rganos Consultivos?

Son los rganos encargados de la participacin, coordinacin y/o consultora tcnica, para fines especficos, de los rganos de Gobierno.

Qu es el rgano de Control?

Es el responsable de cautelar, fiscalizar, evaluar y fomentar la correcta utilizacin de los recursos que moviliza la Municipalidad.

Qu es el rgano de Defensa Judicial?

Es el responsable de la defensa judicial de la Municipalidad, encargado de la representacin y defensa de los intereses y derechos de la institucin.

Qu es el rgano de Direccin?

Es el encargado de dar cumplimiento a los objetivos y polticas emanadas por los rganos de Gobierno.

Qu son los rganos de Asesora?

Son los encargados de brindar asesora a los distintos rganos en los asuntos de su competencia.

Qu son los rganos de Apoyo?

Son los responsables de realizar acciones de apoyo administrativo y tcnico a los dems rganos de la Municipalidad.

Qu son los rganos de Lnea?

Son los responsables de brindar y/o desarrollar los servicios, actividades, proyectos y obras pblicas en beneficio de la comunidad.

Qu son los rganos Desconcentrados?

Son los rganos municipales que ejercen competencias por delegacin de la Alcalda.

Qu son Organismos Descentralizados?

Son instituciones con personera jurdica de derecho pblico que ejercen, con autonoma, competencias en determinados mbitos territoriales y funcionales.

Recuerda!

Cuando organizamos la Municipalidad lo hacemos para dotarla de una estructura y gobernarla de manera eficiente.

Niveles de Cambio Organizacional

Reorganizacin

Son las acciones de transformacin sustancial que involucran modificaciones en la finalidad y objetivos de la municipalidad.

Reorganizacin

Implica tomar como base del nuevo ordenamiento el potencial humano, los recursos materiales y financieros, funciones, estructuras orgnicas, insumos tecnolgicos, variables sociales y otros de la entidad, prexistentes.

Reestructuracin

Son las acciones que se centran mayormente en redefiniciones, priorizacin, ajuste o modificacin de funciones y estructuras de acuerdo a los campos establecidos en la Ley Orgnica de Municipalidades.

Reestructuracin

La reestructuracin puede ser total cuando involucra a toda la municipalidad, o parcial cuando se dirige a parte de ella.

Reestructuracin

Cuando una Municipalidad adecua su organizacin, suprimiendo, fusionando o generando rganos para cumplir mejor sus funciones, adecuarse a las demandas del vecindario o para implementar polticas dentro del marco de la misma Ley, se encuentra restructurndose.

Reordenamiento

Son las acciones que esencialmente se refieren a la priorizacin o precisin de las funciones de la entidad, dando como resultado adecuaciones pequeas y que no son de trascendencia.

Reordenamiento

Son las acciones que esencialmente se refieren a la priorizacin o precisin de las funciones de la entidad, dando como resultado adecuaciones pequeas y que no son de trascendencia.

Instrumentos de Gestin

Qu son los Instrumentos de Gestin?

Son documentos tcnicos que regulan el modelo de gestin interna y que permiten mantener el control de la calidad en todos los mbitos de la Municipalidad.

Reglamento de Organizacin y Funciones

Qu es el ROF?

Es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene la organizacin formal de una Municipalidad.

Qu contiene el ROF?

El ROF contiene la estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de los rganos y unidades orgnicas de una Municipalidad.

Para qu sirve el ROF?

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control.

Qu entidades deben contar con un ROF?

Las entidades que requieren de un ROF son aquellas que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente.

Qu entidades no deben contar con un ROF?

Las entidades que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razn especfica y un tiempo determinado, no requieren de un ROF.

Cmo se elabora el ROF?

Paso 1: Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal.

Paso 2: Identificar funciones y estructuras segn la estrategia institucional.

Paso 3: Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica. Paso 4: Definir las funciones y la estructura orgnica de la entidad.

Cmo se elabora el ROF?

Paso 5: Disear el organigrama de la entidad.

Paso 6: Anlisis final de la viabilidad del Proyecto de ROF. Paso7: Elaborar el documento de Proyecto de ROF.

Cmo se elabora el ROF? Paso 1

La Municipalidad deber identificar el marco legal y las funciones y criterios de organizacin aplicable a su accionar. Luego deber hacer un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales y sanitarias que le competen. Finalmente elaborar un matriz que sealar las funciones generales, funciones especficas y reas segn lo sealado en las normas.

Cmo se elabora el ROF? Paso 2

Antes de definir la estructura de la organizacin y sus funciones se deber incluir un anlisis institucional de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad. Luego se deber elaborar una matriz identificando: las funciones, determinar un rea responsable de la estrategia institucional, verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn acordes para las competencias y funciones que la ley seala para la Municipalidad.

Cmo se elabora el ROF? Paso 3

Existen 2 fuentes de informacin para identificar las acciones que viene realizando la entidad y ver si el ROF ha sufrido modificacin alguna: el ROF vigente y el personal de la entidad.

Cmo se elabora el ROF? Paso 4

Sobre la base del anlisis normativo, la estrategia institucional, del ROF vigente y los resultados del cuestionario al personal, se elaborar una matriz comparativa de todas las funciones que ser el insumo bsico para plantear un nuevo ROF.

Cmo se elabora el ROF? Paso 5

El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo conforman, niveles jerrquicos y facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la Municipalidad.

Cmo se elabora el ROF? Paso 6

La Municipalidad debe verificar que la propuesta de ROF es posible de implementar.

Cmo se elabora el ROF? Paso 7

Ttulo Primero: De las Disposiciones Generales (se detallar la naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones generales).

Cmo se elabora el ROF? Paso 7

Ttulo Segundo: De la Estructura Orgnica (descripcin ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades de la Municipalidad, descripcin que debe coincidir con el organigrama)

Cmo se elabora el ROF? Paso 7

Ttulo Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales (facultad que tiene la Municipalidad de mantener relaciones con otras entidades pblicas).

Manual de Organizacin y Funciones

Qu es el MOF?

Es un instrumento normativo de gestin institucional que describe las funciones bsicas a nivel de puestos de trabajo o cargos contenidos en el CAP, formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

Qu pretende el MOF?

Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente.

Cmo se elabora el MOF?

Paso 1: Elaborar el perfil del puesto.

Paso 2: Realizar un anlisis del cargo.

Paso 3: Realizar un anlisis de los objetivos institucionales. Paso 4: Elaborar la descripcin del puesto.

Cmo se elabora el MOF? - Paso 1

Determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la Municipalidad.

Cmo se elabora el MOF? - Paso 1

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo.

Cmo se elabora el MOF? - Paso 2

Luego de reunir la informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin

Cmo se elabora el MOF? - Paso 3

Revisar si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la Municipalidad desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Cules son los Errores Comunes al elaborar el MOF?

Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. Que sea un documento desconocido por el personal en general.

Cul es la relacin del MOF con otros Instrumentos de Gestin?

El MOF se elabora a partir del CAP y del ROF. No puede haber un manual de organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos.

Por qu es importante el MOF?

Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico.

Por qu es importante el MOF?

Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano.

Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto.

Por qu es importante el MOF?

Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la Municipalidad.

Cuadro de Asignacin de Personal

Qu es el CAP?

Es un documento que ordena las necesidades de cargos (puestos de trabajo) que una Municipalidad necesita para funcionar adecuadamente durante un determinado perodo.

Para qu sirve el CAP?

El CAP como documento de gestin sirve para efectuar el planeamiento de puestos de trabajo o cargos necesarios.

Qu es un Cargo?
Es la clula bsica de una organizacin caracterizada por un conjunto de tareas dirigidas al logro de un objetivo. El desempeo del cargo exige el empleo de una persona la cual debe tener un mnimo de calificaciones de acuerdo con el tipo de funciones y atribuciones del cargo.

Qu es la Plaza?

El CAP hace referencia a los cargos y no a las plazas ni las personas. La plaza es la dotacin presupuestal que se considera en cada caso para el pago de las remuneraciones por los servicios especficos de personal permanente y eventual.

Cul es la relacin entre Cargo y Plaza?

El cargo es previsto en el CAP y provisto a travs de la respectiva plaza (asignando montos remunerativos, niveles, grados, sub-grados en el PAP).

Cul es la relacin entre Cargo y Plaza?

As si una entidad para su adecuado funcionamiento prev 230 cargos (stos se consideran en el CAP) pero por razones de disponibilidad presupuestal slo tienen recursos para "activar, es decir, proveer presupuestalmente 200 plazas (stas se considerarn en el PAP).

Cul es la relacin entre el CAP y el PAP? El CAP se constituye en un regulador del PAP. Segn las normas vigentes no se pueden crear, modificar o suprimir plazas en el PAP (siempre y cuando se cuente con la respectiva autorizacin) si stas no estn en relacin con cargos previstos en el CAP.

Cmo se elabora el CAP?

Los cargos son parte de una unidad mayor que es una Unidad Orgnica (ejemplo: Unidad de Personal, Direccin de Servicios Comunales, Oficina de Rentas, etc.).

Cmo se elabora el CAP?

Los cargos son puestos de trabajo que incluyen tareas que son necesarias desarrollar para que la Unidad Orgnica, de la cual forman parte, opere y cumpla sus objetivos (ejemplo: Oficina de Rentas).

Cmo se elabora el CAP?

El CAP ordenar los cargos previstos ordenados por Unidades Orgnicas, por tal razn es necesario tener una estructura orgnica aprobada previamente.

Qu Categoras de Funcionarios deben ser incluidas en el CAP? Funcionario Pblico. Empleado de Confianza. Servidor Pblico Directivo Superior. Servidor Pblico Ejecutivo. Servidor Pblico Especialista. Servidor Pblico Apoyo. Rgimen Especial.

Presupuesto Analtico de Personal

Qu es el PAP?

Es un documento en el cual se considera el presupuesto para los servicios especficos de personal permanente y del eventual.

Requisitos para elaborar el PAP?

Disponibilidad presupuestal.

Cumplimiento de las metas de los subprogramas, actividades y/o proyectos de cada Programa Presupuestario, previamente definidos en la estructura programtica, teniendo en cuenta los CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad.

Para que sirve el PAP?

En la etapa de la formulacin del presupuesto de la Municipalidad, para conciliar con la respectiva disponibilidad presupuestal los montos requeridos para las asignaciones especficas.

Para que sirve el PAP?

En la etapa de elaboracin del proyecto de presupuesto de la entidad a nivel de programa y pliego, para la consolidacin correspondiente.

Para que sirve el PAP?

En la etapa de ejecucin del presupuesto aprobado de la entidad como documento base para efectuar procesos tcnicos de personal, como nombramientos, ascensos, reasignaciones y otros, as como para efectuar modificaciones del propio PAP a nivel de programa, subprogramas, actividad y/o proyecto, segn el caso.

Para que sirve el PAP?

Como base indispensable para la formulacin de la Planilla nica de Pagos, PUP, la que debe ajustarse al correspondiente PAP.

Cules son los Tipos de PAP?

Del personal empleado nombrado. Del personal empleado eventual. Del personal obrero permanente. , Del personal obrero eventual

Cmo se elabora el PAP del Empleado Nombrado?

Las plazas presupuestadas en el ejercicio inmediato anterior (perodo previo), deben ser presupuestadas para el ejercicio vigente (perodo propuesto) con el nuevo monto de la remuneracin bsica, segn dispongan las normas vigentes sobre el particular.

Cmo se elabora el PAP del Empleado Nombrado?

La creacin, fusin o supresin de plazas vacantes para originar otras conforme lo permitan las disposiciones vigentes, estarn supeditadas a los cargos consignados en los correspondientes CAP y ajustadas a la disponibilidad presupuestal.

Cmo se elabora el PAP del Empleado Eventual?

Se deber consignar la denominacin de los cargos o funciones previsibles y la cantidad especfica, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la asignacin respectiva, jornada de trabajo, duracin y monto correspondiente.

Cmo se elabora el PAP del Empleado Eventual? La remuneracin total del contrato del empleado eventual deber fijarse en relacin al monto total que correspondiera al equivalente cargo permanente, debiendo tener presente el lmite mximo de contrato fijado para el Sector Pblico por las normas vigentes, salvo las excepciones dispuestas por la ley y las normas internas de la entidad.

Cmo se elabora el PAP del Empleado Eventual?

Se podr considerar un monto adicional para cubrir posibles eventualidades no susceptibles de ser previstas especficamente en los casos exceptuados por la norma de austeridad para celebrar contratos de servicios personales.

Cmo se elabora el PAP del Obrero Permanente? Deber consignarse los cargos respectivos a funciones permanentes que corresponderan al perodo previo, el jornal bsico diario no menor del jornal bsico mnimo vital, conforme a las normas legales vigentes sobre el particular, con los correspondientes totales mensual y anual.

Cmo se elabora el PAP del Obrero Eventual?

Se deber consignar la denominacin de los cargos o funciones previsibles, la cantidad especfica de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la asignacin correspondiente, la jornada de trabajo, duracin, jornal diario, mensual y total.

Cmo se elabora el PAP del Obrero Eventual?

El jornal diario del obrero eventual deber fijarse en relacin con el jornal diario que correspondera al equivalente cargo permanente.

Cmo se elabora el PAP del Obrero Eventual?

Se podr considerar un monto adicional para cubrir posibles eventualidades no susceptibles de ser previstas especficamente en los casos exceptuados por las normas de austeridad para celebrar contratos de servicios personales.

Texto nico de Procedimientos Administrativos

Qu es el TUPA?

Es el documento de gestin pblica que compila los procedimientos administrativos y servicios exclusivos que regula y brinda una Municipalidad.

Cul es la importancia del TUPA?

Asegura que los ciudadanos cuenten con la informacin necesaria sobre los trmites que desean realizar: el plazo, costos, requisitos y unidad que les resuelve el trmite.

Cul es la importancia del TUPA?

Ordena el conjunto de trmites que son brindados por las Municipalidades. Obliga a los funcionarios a establecer de manera razonable e imparcial los requisitos, plazos y costos.

Qu debe contener el TUPA?

De acuerdo a Administrativo contener: administrativos exclusividad.

la Ley del Procedimiento General, el TUPA debe los procedimientos y servicios prestados en

Qu es un Procedimiento Administrativo?

Es aquel que se inicia a solicitud del ciudadano o ciudadana que genera una respuesta por parte de la Municipalidad.

Qu es son Servicios Prestados en Exclusividad? Son los servicios que slo puede brindar la Municipalidad, debido a que no hay terceros que los presten. Para estos casos es necesario que exista una norma expresa que autorice brindar este servicio. Si este servicio pudiera ser brindado por un tercero, no se tratara de servicios prestados en exclusividad

Qu debe contener correctamente el TUPA?

Qu es son los Servicios Pblicos?

Son las actividades que asume la Municipalidad de acuerdo a la norma, para satisfacer en forma regular y contina cierto tipo de necesidades ciudadanas que son de inters general, bien sea en forma directa, mediante concesionario o a travs de cualquier otro medio legal.

Diferencias
Servicio Pblico
Su uso est a disposicin del pblico, sin necesidad de realizar un trmite a cambio de una contraprestacin o pago. Ejemplo: limpieza de los bordes del rio, alcantarillado, agua potable, desage, limpieza pblica, etc. Servicio Prestado en Exclusividad El ciudadano debe efectuar el pago de una tasa para que se le preste el servicio de manera inmediata y por una nica vez. En caso de requerir nuevamente el servicio deber hacer otra vez el pago respectivo; por tanto no se trata de servicios continuos ni regulares.

Qu debe contener el TUPA?

Nmero de Orden. Denominacin del procedimiento. Requisitos. Derecho de tramitacin (expresado en Nuevo Soles). Calificacin. Plazo para resolver el das (en das hbiles). Inicio del procedimiento. Autoridad competente para resolver. Instancias de resolucin de recursos de reconsideracin y apelacin.

Qu debe contener el TUPA?

Manual de Procedimientos Administrativos

Cul es la Utilidad del MAPRO?

Permite conocer el funcionamiento interno de la Municipalidad por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

Cul es la Utilidad del MAPRO?

Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Cul es la Utilidad del MAPRO?

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.

Cul es la Utilidad del MAPRO?

Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores evaluacin del control evaluacin. de auditoria, interno y su

MUCHAS GRACIAS
Luis Alberto Crdova Morales 964456698 - *887776 alcormo@hotmail.com