Anda di halaman 1dari 16

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Penulis Sesuai dengan kurikulum sekolah menengah kejuruan (SMK)setiap siswa pada setiap akhior tahun diwajibkan membuat laporan sebagai salah satu syarat untuk ujian akhir sekolah (UAS) / Ujian Nasional (UAN) tahun ajaran 2012-2013. Dalam penyusunan laporan ini, penulis telah melakukan pendidikan system ganda pada universitas terbuka. Untuk itu penulis telah mencoba untuk membuat laporan yang sesuai dengan cara kerja yang dilakukan ditempat pendidikan system ganda. Dalam hal ini penulis telah mengumpulakan data dari keterangan dengan kemampuan yang ada, seperti: A. Permasalahan pendidikan dan kebutuhan akan pendidikan yang makin meningkat dan terus menerus. B. Tekad pemerintah untuk memecahkamn permasalahan dan

memenuhi kebutuhan tersebut. C. Penyelesaian secara konversional kurang mampu mengatasi suatu masalah yang timbuk baik karena factor geografis, kependudukan maupun social ekonomi.

D. Potensi teknologi sebagai sumber yang dapat dimanfaatkan untuk memecahkan permasalahan dan memenuhi kebutuhan tersebut.

Alasan memilih judul: 1. Karna judul tersebut sesuai dengan program keahlian yang penulis miliki. 2. Karna selama mengikuti PSG ditempatkan diposisi yang sesuai dengan judul tersebut.

B. Pengertian Pendidikan Sistem Ganda Pendidikan system ganda (PSG) ialah kegiatan kurikulu, yang dilakuakan pada suatu bentuk penyelenggaran pendidikan keahlian yang professional secara sistematis dan sinkron. Pendidikan sekolah dan program perusahaan dalam

keterampilam dalam rangka memupuk jia dan semangat yan tinggi serta sikap kemandirian bagi siswa/siswi.

C. Tujuan Pendidikan Sistem Ganda Seperti kita ketahui teori dan praktek merupakan satu hal yang saling berkaitan, jadi teori praktek adalah satu hal yang mustahil untuk tujuan yang sesuai dengan sasaran, Pendidikan Sistem Ganda (PSG) mempunyai tujuan antara lain :

1. Untuk mempraktekan teori-teori yang didapati di sekolah kepada perusahaan dan industri. 2. Mempererat hubungan antar sekolah dan dunia usaha 3. Menghasilkan pengetahuan pengetahuan dana penghargaan

terhadap kerja sebagai proses Pendidikan 4. Mengahasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian,keterampilam dan etos kerja yang baik.

D. Metode Pengumpulan Data Slama penulisan laporan ini penulis memperoleh data dengan berbagai cara guna melengkapi bahan yang diperlukan terutama berhubungan dengan materi laporan yang akan dibuat. Dlama penyusunan laporan ini penulis menggunakan berbagai cara guna melengkapi data sebagai berikut : 1. Metode Observasi Dalam metode ini terdapat petunjuk cara memperoleh data tersebut dengan pengamatan langsung, sehingga penulis dapat mengetahui dan memahami proses kerja .

2. Metode Penelitian Yaitu dalam memperoleh data penulisan dari penelitian terhadap instansi atau kantor tempat dimana penulis melaksanakan kegiatan pendidikan sistem ganda (PSG)

3. Wawancara Yaitu penulis secara langsung mengajukan tentang masalah yang sangat berhubungan dengan instansi tersebut dan pekerjaan yang dilakukan oleh penulis. 4. Diskusi Yaitu suatu metode pengumpulan data dengan cara membicarakan kembali semua pendapat yang diperoleh dari hasil peninjauan dan digolongkan dalam kelompok-kelompok yang sesuai.

E. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pembaca dalam memahami dan

mengetahui isi bab ini, akan membuat laporan sistematika, yaitu sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini penulis ingin mencoba menguraikan latar belakang penulisan, pengertian pendidikan sistem ganda, tujuann pendidikan sistem ganda, meytode pengumpulam data dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN UMUM Pada bab ini penulis ingin mencoba menguraika tentang sejarah singkat, berdirinya Universitas Terbuka-Pondok Cabe, visi dan misi Universitas Terbuka.

BAB III TINJAUAN KHUSUS Pada bab ini diuraikan mengenai pengertian arsip, istilah-istilah kearsipan, macam-macam arsip, pengertian kearsipan, masalah pokok dalam kearsipan dan pemecahanmya, pengertian dasar filing arsip (filing system), macam,-macam filing (filing system abjad). BAB IV PENUTUP Pada bab ini penulis membahas tentang simpulan dan saran.

BAB II TINJAUAN UMUM

A. Sejarah Singkat Universitas Terbuka Universitas Terbuka ( UT ) adalah Perguruan Tinggi Negeri ke 45 di Indonesia yang diresmikan pada tanggal 4 September 1984, berdasarkan Keputusan Presiden RI NO. 41 Tahun 1984. 1. Memberikan kesempatan yang luas bagi Warga Negara

Indonesia ataupun Warga Negara Asing, dimanapun tempat tinggal mereka, untuk memperoleh pendidikan tinggi 2. Memberikan pelayanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang

karena bekerja atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkanya di perguruan tinggi yang berbasis tatap muka 3. Mengembangkan program pendidikan akademik dan

professional sesuai dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak dikembangkan oleh perguruan lain. Sistem Pembelajaran Universitas Terbuka Menerapkan sistem belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak ( modul ) maupun non cetak ( audio atau video, computer atau internet, siaran radio, ataupun televisi ). Makna terbuka adalah tidak ada pembatasan usia, tahun ijazah, masa belajar, waktu registrasi, dan frekuensi mengikuti

ujian. Batasan

yang

ada hanyalah

bahwa

setiap

mahasiswa

Universitas Terbuka harus terlebih dulu menamatkan jenjang menegah atas ( SMA / Sederajat ).

B. Visi Universitas Terbuka Universitas Terbuka bertekad menjadi salah satu institusi pendidikan tinggi jarak jauh unggulan diantara institusi pendidikan tinggi jarak jauh di Asia 2010 dan di dunia tahun 200

C. Misi Universitas Terbuka Universitas Terbuka memiliki misi sebagai berikut : 1. Memperluas kesempatan belajar pada jenjang

pendidikan tinggi berkualitas 2. Menyebarkan informasi PJJ 3. Menghasilkan produk akademik dalam bidang PJJ dan bidang lainya 4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penelitian dan pengembangan PJJ 5. Memperkokoh kesatuan dan kesatuan bangsa melalui layanan pendidikan tinggi berkualitas secara luas dan merata 6. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerja melalui kemitraan

D. DISIPLIN DAN TATA TERTIB KERJA Disiplin sebagai unsur undang-undang yang berlaku dinegara kita, selain itu juga untuk membentuk moral yang tinggi dan sadar akan tanggung jawab. Penulis menegmukakan mengenai tata tertib dan disiplin kerja bagi para karyawan yaitu : Waktu Pukul Jam istirahat :Jam kerja hari senin s/d hari jumat :08.00-16.00 :12.00-13.00

E. Stuktur Organisasi Pusat Pelayanan Perpustakaan, Arsip, Informasi dan

Dokumentasi Universitas Terbuka Pembantu Rektor I Dr. Yuni Tri Hewindati

Kepala PUSLATA Dr. Effendi Wahyono, M.Hum

Penanggung Jawab Bidang Pelayanan dan Jaringan Komunikasi Sapto Priyo Santosa, S.IP

Kasubbag TU Setiawan Krishna Syech, S.Sos

PUSTAKAWAN Cherrie Rachman, S.Sos Dhany Cahya Wardhani, S.Sos Irmayati, A.Md M. Pandu Ristiyono, MP Rudi Susilo Darmawan, S.Sos Sanyoto, SS

Staf Administrasi Ngadi Asmanti, S.Sos Siti Salmiati, S.Pd Romli Andan Abyan Sukino Purwantini

10

BAB III TINJAUAN KHUSUS

A. Pengertian Arsip Kata arsip berasal dari bahasa inggris (arcive) ataupun bahasa latin kuno (archium) yaitusuatu benda bukti dokumen atau warkat yang berkaitan dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, pemerintah ataupun negara. Sedangkan para ahli seperti ini : 1. The Liang Gie, mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang di simpan secara teratur , berencana karna mempunyai satu ke gunaan agar setiap kali di perlihat kan dapat cepat di temukan . 2. Prmud Adosardijo, mengartikan arsip sebagai wadah , tempat, map folder doos , kotak ,lemari , kabinet dan sebagainya yang di perlukan untuk menyimpan bahan bahan arsip . 3. Menurut lembaga administrasi negara, arsip segala kertas foto, buku,naskah film, rekaman gambar, peta , bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dari sifat lainnya, atau salinan serta dengan segala cara penciptaan dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi , fungsi-fungsi , kebijakan-kebijakan, keputusan dan prosedur prosedur . Jadi arsip itu adalah merupakan kumpulan dokumen-

10

11

dokumen yang tertulis dan disimpan untuk memberikan suatu informasi apabila diperlukan lagi. 4. Peraturan pemerintah RI no.34 tahun 1979 arsip adalah : Kumpuan naskah atau dokumen yang diarsipkan. a) Gedung (ruang)penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen . b) Organisasi atau lembaga yang mengelolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen. 3. Seminar dokumentasi atau arsip kementrian-kementrian seminar ini diselenggarakan dijakarta pada tanggal 28 februari s.d 2 maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut : a. Arsip adalah kumpulan dari pada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan , aksi, transaksi, tindak tanduk documenter (dokumen handling) yang disimpan sehingga saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakasanakan tindakantindakan selanjutnya. b. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan serta pengelolaan tentang segala surat-surat baik dalam kedalam maupun keluar dengan sitem teretentu yang dapat dipertanggung jawabkan . 4. Undang-undang no. 7 tahun 1971 a. Arsip adalah naskah-nakah yang dibiat dan diterima oleh lembaga-

12

b. lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksaan pemerintah. c. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga atau badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksaan kehidupan kebangsaan. Setelah mempelajari pengertaian arsip secara etimologi dan beberapa sember diatas terdapat dua pengertian arsip yaitu : a. b. Arsip adalah kumpulan warkat Arsip adalah gedung organisasi tempat pengumpulan,

penyimpanan dan pengelolaan naskah Berdasarkan pernyataan tersebut penulis berpendapat bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau surat menyurat yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang disusun menurut system tertentu karena mempunyai kegunaan agar saat diperlukan dengan cepat dan tepat .

B. Pengertian Kearsipan Sama halnya dengan pengertian arsip, pengertian kearsippan punya berbeda bagi setiap ahlinya. Sebagai bahan perbandingan dapat kita kemukan pengertian kearsipan dari berbagai sumber sebagai berikut.

13

1. Kamus administrasi Kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatab penyelengaraaan kearsipan saat dimulai pengumpulan warkat sampai penyingkirannya 2. Eksiklopedi Administrasi Filling (penyimpanan warkat) adalah suatu bentuk kegiatan tata usahab yang berupa penyusuanan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut pendapat penulis kearsipan adalah suatu proses mulai dari penerimaan, pengumpulan, penngaturan , pemeliharan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan mudah dengan cepat ditemukan. Sedangkam ilmu kerasipan adalah sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari nilai ikhwal dokumen-dokumen atau warkatwarkat yang berharga baik milik perorangan , masyarakatpemerintah.

C. Istilah-Istilah Kearsipan Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyimpan pesan/informasi dari suatu pihak lain. Menurut ensikpedi administrasi, record atau warkadlah yang dibuat untuk keperluan pengingatan. Termaksuk dalam pengertian warkat ialah surat, naskah kontrak, bon

14

penjualan ,kwitansi, kartu pegawai , daftar angja-angka statistic, peta , potret, dan naskah-naskah dokumen lainnya. Menurut pendapat penulis warkat/record adalah semua catatan tertulis/bergambar/tertekam yang mengenai suatu hal peristiwa yang dapat digunakan sebagai alat pengingat. Iatilah file dapat diartikam kedalam bahasa indonesia menjadi berkas, file/berkas menurut ensiklopedi adninistrasi suatu lipatan karton dengan kawat penjepit ataupun tidk dipergunakan untuk menyimpan warkat, istilah lain adalah folder. Selain dalam praktek bahasa inggris file dapat juga diartikan sebagai berikut : 1. Semacam almari belanci-laci yang dipakai untuik

menyimpan berkas-berkas warkat itu. 2. Sekelompok warkat sama dengan jenis yang disimpan

terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam almari arsip, misalnya foreigne file (sekelompok surat-surat luar negri terjadadi dari surat-menyurat antara suatu organisasi dengan perorangan/ organisasi dinegara lain).

D. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya 1. Masalah utama kearsipan Masalah-masalah pokok yang timbul dalam admisnistrasi secara umum masalah pokok kerasipan terdiri atas hal-hal sebagai berikut:

15

a. Penemuan kembali arsip dalam waktu lebih dari satu menit b. Jangka waktu peminjaman arsip terlalu lama, bahkan kadang tidak kembali. c. Sumber daya manusia kurang profesional dalam bidangnya. d. Kerusakan arsip karena kelalaian petugas dan peminjam. 2. Cara pemecahan utama arsip Untuk memecahkan masalah kearsipan tersebut maka haruslah dilakukan hal-hal berikut: a. Pelajaran dan analisa sumber permasalahan yang dihadapi. b. Pemecahan masalah secara sesuai c. Lakukan monotoring secara kontiyur agar masalah tidak terulang kembali. Pemecahan masalah utama kearsipan ditinjau dari akar permasalahannya: a. Penemuan kembali arsip lebih dari satu menit. 1) Lakukan penilaian ulang terhadap sitem filing yang

dipakai, benar-benar cocok atau tidak . 2) Tingkat keterampilan dan disiplin petugas dalam

menangani penyimpanan dan penemuan kembali. 3) Penialan ulang terhadap peralatan dan perlengkapan

pendukung.

16

4)

waktu peminjaman arsip terlalu lama, bahkan kadang

tidak kembali laksanakan penyusunan arsip secara terarur sesuai jadwal retensi arsip. b. Jangka 1.Menentukan jangka waktu peminjaman maksimal (maksimal 1 minggu). 2.Tegakan disiplin bagi petugas dan peminjam. 3.Tagih arsip yang sudah jatuh tempo untuk kembali. c. sumber daya manusia kurang profesional dalam bidangnya. 1. 2. 3. 4. Tingkatan profesionalisme petugas dan peminjam. Tingkatkan disiplin petugas . Tingkatkan pengawasan. Perhatian kesejahteraannya.

d. Kerusakan arsip karena petugas dan peminjam