Anagrafiche Anagrafiche Materiale:

Fornitori:

Gestione del Codice a Barre:

Anagrafiche L'ANAGRAFICA MATERIALE implementata costituita da una serie di videate in cui vengono raggruppati i dati (ad esempio, view dei dati di base, view dei dati acquisti, view dei dati vendite, view dei dati contabili etc.) ed strutturata su vari livelli organizzativi (dati generali o di mandante, dati di divisione, dati di magazzino logico etc.). I materiali codificati in SAP sono distinti in macro-categorie chiamate Tipi materiali. Un Tipo materiale determina: il range di numerazione (esterno e/o interno), la gestione del materiale a valore e/o quantit, la gestione del prezzo (prezzo standard o prezzo a media mobile), le videate o views previste in anagrafica. Alcuni esempi di Tipi materiali sono le Prestazioni di servizio, i Pezzi di ricambio, i Prodotti finiti, Semilavorati e Materie prime, gli Articoli commerciali, gli Imballaggi, i mezzi pubblicitari,.. I DATI DI BASE relativi all'anagrafica materiale comprendono il codice materiale, il settore industriale di appartenenza, il tipo materiale, lunit di misura, il gruppo merce di appartenenza. Tramite la view dei DATI ACQUISTI invece possibile gestire le informazioni relative al gruppo acquisti responsabile per lapprovvigionamento del materiale, leventuale unit di misura alternativa, un codice per la gestione dei solleciti (relativi alla data di consegna o alla data di scadenza dellofferta) e delle tolleranza in eccesso e in difetto tra la quantit dellordine di acquisto e la quantit dellentrata merce, il nuumero di giornate lavorative necessarie, dopo il ricevimento della merce, per il controllo e limmagazzinamento del materiale. Dal punto di vista CONTABILE si stabiliscono in primis i criteri di valorizzazione del materiale (prezzo standard o a media mobile). Il sistema inoltre pu: controllare la disponibilit del singolo materiale e generare di conseguenza i fabbisogni per la pianificazione; pu gestire Gruppi di Trasporto (cio gruppi di materiali la cui consegna avviene FORNITORI sono gestite molteplici informazioni necessarie per la la schedulazione deglicon il singolo fornitore. Perdegli ordini e Nell'ANAGRAFICA seguendo lo stesso itinerario. I gruppi di trasporto sono usati per gestione dei rapporti itinerari nell'elaborazione questo motivo le informazioni presenti nellanagrafica vengono utilizzate sia dalla contabilit generale che dallorganizzazione acquisti (ciclo passivo) e sono suddivise nei seguenti livelli: 1.Dati generali dei fornitori: ragione sociale, indirizzo, telefono, coordinate bancarie ed alcuni elementi di controllo quali partita IVA, codice fiscale; 2. Dati per la societ: conto mastro Co.Ge. di riferimento, condizioni di pagamento, dati relativi ai pagamenti, etc.; 3. Dati per lorganizzazione acquisti: divisa dellordine dacquisto, le condizioni di pagamento, il gruppo schema fornitore (linsieme di condizioni come sconti, maggiorazioni etc. da applicare nel calcolo del prezzo netto a partire dal prezzo lordo), il nominativo del responsabile vendite, la previsione del controllo fattura allentrata merce, etc. Ogni anagrafica fornitore cos definita pu essere visualizzata, modificata e cancellata. Dal punto di vista della Contabilit, con la cancellazione inibita la possibilit di inserimento dati ed alla riapertura dei saldi ad inizio anno, se il conto non ha saldo o movimenti da riportare, verr cancellato. Dal punto di vista degli Acquisti, non sar pi possibile creare documenti dacquisto (richiesta dofferta, ordine dacquisto, contratto, piano di delle funzionalit fornitore inpreconfigurato. Sono possibile registrarestandard pi comuni di codice a barre, sia La gestione del codice a barre una consegna) per il native del esame, mentre sar supportati tutti gli lentrata merce e lentrata fattura relativi commerciali che industriali.

Acquisti Richiesta d'acquisto:

Richiesta d'offerta:

Condizioni d'acquisto (recordinfo): Contratti:

Ordine d'Acquisto:

Report:

Acquisti La richiesta dacquisto (RdA) un documento che viene emesso da parte degli utilizzatori delle varie funzioni aziendali per richiedere una quantit definita di un materiale/servizio per una determinata data di consegna. Sono gestite due tipologie di richieste dacquisto: quelle a fronte delle quali sar creato un ordine di acquisto e quelle a fronte delle quali sar creato un contratto (si tratta quindi della richiesta di apertura di un contratto). Nella creazione di una Richiesta di acquisto viene gestito il Tipo di Contabilizzazione, che indica se una posizione deve essere imputata ad una contabilizzazione secondaria. E possibile specificare uno dei seguenti tipi di contabilizzazione: a Magazzino ( per i materiali gestiti a stock), a Cespite, a Ordine interno, a Centro di costo o Contabilizzazione sconosciuta. Per la contabilizzazione Sconosciuta, il sistema nondofferta (RdO) dato: documento contabilizzazione da utilizzare nel caso fornitori diversi un conosca esattamente il tipo un La richiesta richiede alcun un tale tipo di che pu essere emesso per richiedere a in cui lutente non preventivo per lacquisto di di materiale o di una prestazione di servizio. Nel caso in cui, alla data di scadenza della richiesta dofferta, non sia ancora pervenuta una risposta dal fornitore, possibile emettere dei solleciti da inviare al fornitore. Pervenute le offerte da parte dei fornitori, si possono aggiornare le corrispondenti RdO presenti a sistema con i dati inviati dal fornitore, trasformandole in Offerte. Il sistema offre la possibilt di confrontare tali Offerte sulla base del prezzo e delle condizioni di pagamento, indicando lOfferta migliore e lo scostamento percentuale delle altre Offerte da questultima. A fronte dellOfferta migliore o comunque dellOfferta scelta poi possibile creare un ordine dacquisto o un contratto quadro Contiene le informazioni per l'ufficio acquisti relative ad un determinato materiale in funzione del/dei fornitori (ad esempio il prezzo lordo) In ogni istante il buyer ha la possibilit di: - vedere i fornitori accreditati per un determinato materiale e compararne i prezzi; - le condizioni di consegna (tempo medio di consegna, tolleranze). Un Contratto quadro un accordo con un fornitore per la consegna di materiali/servizi a determinate condizioni. Tali condizioni definiscono i valori o le quantit da fornire entro un determinato periodo. La richiesta di fornitura con termini di consegna puntuali avverr in un secondo tempo, tramite lelaborazione di un documento dordine riferito a un determinato contratto. I contratti gestiti sono suddivisi in due categorie: 1. Contratti a valore, con cui si concorda il valore totale dei materiali/servizi acquistati senza specificarne le quantit; 2. Contratto a quantit, con cui si concordano le quantit da fornire per ogni materiale/servizio. Per quanto riguarda la creazione di un contratto, la soluzione offre diverse possibilit: 1. Creazione senza riferimento a nessun documento, inserendo quindi tutti i dati (materiale, fornitore, quantit, prezzi, etc.) necessari; 2. Creazione con riferimento ad un documento, qualora esistano gi a sistema delle richieste di acquisto o delle richieste di offerta relative al contratto in esame, recuperando dalle prime dati come il codice materiale, la quantit e la divisione/magazzino e specificando quindi solo il codice fornitore, il prezzo, il periodo di validit e il valore totale del contratto. In alternativa, se esiste gi una richiesta di offerta (a sua volta creata eventualmente con riferimento ad una RdA), possibile creare un contratto con riferimento alla RdO, recuperando in questo modo tutti i dati, sia quelli tipici di una RdA (codice materiale, quantit, divisione/magazzino) sia il codice fornitore ed il prezzo, specificati nella richiesta di offerta, e sar richiesto linserimento manuale dei soli dati specifici del contratto (come data di fine validit e valore totale previsto); 3. Creazione con riferimento ad un documento modello: qualora esista a sistema materiali e prestazioniadi servizio. Per quantocreare, la LOrdine di acquisto il documento ufficiale emesso dallazienda per lacquisto di un contratto analogo quello che si intende riguarda creazione di un ordine di acquisto, si offrono diverse possibilit: 1. Creazione senza riferimento a nessun documento, da zero, inserendo quindi tutti i dati (materiale, fornitore, quantit da ordinare, prezzo, divisione etc.) necessari; 2. Creazione con riferimento ad un documento, qualora esistano gi a sistema delle richieste di acquisto, delle richieste di offerta o dei contratti relativi allapprovigionamente in esame si recuperano tutti i dati gi presenti a sistema, riducendo in tal modo il lavoro di inserimento dati e contenendo al minimo la possibilit di errore. Si potr quindi creare un ordine di acquisto con riferimento ad una Richiesta di Acquisto, recuperando quindi da essa dati come il codice materiale, la quantit e la divisione/magazzino e specificando quindi solo il codice fornitore ed il prezzo. Il codice fornitore ed il prezzo potranno essere a loro volta recuperati creando lordine di acquisto con riferimento, oltre che alla RdA, anche ad un contratto. In alternativa, se esiste gi una richiesta diR/3 offre diversi report standard che consentono di visualizzare liste di materiali, fornitori o un ordine didacquistocon riferimento Il sistema SAP offerta (a sua volta creata eventualmente con riferimento ad una RdA), possibile creare documenti acquisto che soddisfano i parametri di selezione iniziali specificati dallutente. Di seguito si evidenziano i Report considerati strategici: 1. Elenco materiali. Questo report consente di visualizzare una lista di materiali personalizzata in base alle esigenze dellutente; lutente ha la possibilit di selezionare nella maschera iniziale i parametri in base ai quali il sistema effettuer la ricerca dei codici materiale nel database centrale. E possibile ad esempio effettuare selezioni in base a divisione, tipo materiale, intervalli numerici allinterno del range di numerazione previsto, gruppo merci e autore creazione; 2. Lista fornitori acquisti : permette di visualizzare una lista di fornitori personalizzata in base alle esigenze dellutente; in particolare possibile visualizzare la lista dei fornitori abilitati per gli acquisti in una data organizzazione; il report consente anche di vedere in quali organizzazioni acquisti abilitato un particolare fornitore; 3.Visualizza lista richieste di acquisto, per visualizzare delle liste di RdA personalizzate che soddisfano i criteri di ricerca impostati dallutente nella maschera iniziale. E possibile ad esempio creare selezioni in base alla divisione, tipo documento, gruppo acquisti, gruppo merci, tipo posizione, tipo di contabilizzazione, data documento, materiale etc. 4. Visualizza lista ordini di

Gestione Stock Entrata Merce:

Trasferimenti:

Uscita Merci:

Storni & Rettifiche:

Gestione Stock Ogni movimentazione di magazzino identificata da un tipo movimento caratterizzato da un codice numerico. Ogni volta che si intende registrare a sistema una movimentazione di magazzino, necessario dichiarare nella videata di accesso il tipo movimento corrispondente a tale movimentazione. Una volta dichiarato il tipo movimento ed inseriti a sistema i dati relativi alla movimentazione, con il salvataggio di tali dati si effettua a sistema la registrazione del movimento. Con tale registrazione, vengono creati automaticamente sia il documento materiale di magazzino, che attesta lavvenuta registrazione del movimento e nel quale sono memorizzati tutti i dati inseriti, sia i documenti contabili, qualora il movimento di magazzino implichi la movimentazione di conti e di oggetti del Controllo di gestione quali i Centri di costo. I documenti materiali di magazzino non sono modificabili se non per alcuni dati puramente descrittivi. Per questo motivo per ogni tipo movimento esiste il relativo tipo movimento di storno. Per quanto attiene allENTRATA MERCE, la registrazione normalmente gestita riguarda unentrata merce per acquisto con riferimento ad un ordine di acquisto, il relativo reso fornitore ed i corrispondenti storni. Tale registrazione risulta facilitata, infatti: durante la registrazione dellentrata merci il sistema propone una serie di informazioni derivate dallordine di acquisto (ad esempio materiale e quantit ordinati), semplificando sia linserimento dei dati che il controllo (ad esempio controllo sulle consegne in eccesso o in difetto); i dati relativi allentrata merci sono inoltre utilizzati per aggiornare la storia dellordine di acquisto. Risulta cos possibile seguire lo sviluppo Sono gestite diverse tipologie di Trasferimenti Interni di materiale ed in particolare: i Trasferimenti tra Plant diversi o tra Magazzini diversi, con le relative operazioni di Storno del materiale attribuito al Plant (o Magazzino) originario. necessario in questo caso specificare la divisione ed il magazzino di destinazione del trasferimento, il codice del materiale, la quantit del trasferimento ed il magazzino di prelievo. Con il salvataggio verranno automaticamente creati il documento materiale ed i corrispondenti documenti contabili. Il sistema permette inoltre di gestire una Fra tali tipologie si annoverano: uscita merce per cespite, uscita merce per consumo a centro di costo e/o commessa, uscita merce per vendita a fronte di documento di consegna, ripresa a magazzino di resi cliente a quantit e a valore, uscita merce per rottamazione, nonch gli storni relativi ad ogni tipologia. I dati gestiti riguardano la Data di emissione del documento originale, la Data di registrazione del movimento in SAP, il Numero della bolla materiale, la Divisione e il Magazzino da cui si effettua luscita merce, la motivazione di un movimento, ma soprattutto il Si hanno a disposizione due diverse procedure per effettuare un inventario e registrare le differenze che da esso derivano, una MANUALE e laltra AUTOMATICA. Nel primo caso lutente inserisce manualmente tutti i materiali per i quali vuole effettuare linventario, nel secondo caso inserisce solamente dei range per i parametri di selezione dei materiali. La prima procedura quindi preferibile quando si vuole effettuare linventario per un numero limitato di materiali, la seconda quando si effettuano inventari di fine anno o comunque di una certa consistenza. La procedura prevede dapprima la creazione di un documento di inventario, indicando la Data in cui viene conteggiata la merce, la Divisione, il Magazzino ed i Codici materiale oggetto di inventario (con la possibilit di selezionare solo i materiali con stock nullo o solo con stock positivo, anche prevedendo una quantit minima per la selezione). Dopo aver creato un documento di inventario, si stampa e si consegna tale documento ai magazzinieri i quali provvederanno a compilarlo con la quantit di materiale che hanno riscontrato con il conteggio in magazzino. Normalmente i materiali vengono conteggiati pi di una volta: quantit acquisite erroneamente possono essere modificate. E' possibile a questo punto che la quantit di materiale conteggiata sia differente da quella che risulta a sistema. Se questo il caso, necessario allineare i dati di sistema con quelli reali, ossia necessario registrare dei movimenti merci fittizi (con la relativa movimentazione conti) affinch il sistema

Verifica Fattura Registrazione Fattura:

Nota Credito:

Accrediti & Addebiti Successivi:

Verifica Fattura Il controllo fattura si basa su una verifica automatica della concordanza tra i dati della fattura del fornitore ed i dati ricavati dallesame di ordini dacquisto e di entrate merci. La logica del controllo fattura prevede che tutte le fatture vengano registrate, indipendentemente dalla loro concordanza con lordine e nellattesa che vengano chiariti i motivi delle differenze/scostamenti (errore di entrata merce, errore di fattura da parte del fornitore, etc.). Nel CASO NORMALE la fattura viene accoppiata ad una o pi ordini dacquisto/entrate merci; limporto della fattura e la quantit del materiale coincidono esattamente con ci che presente nellordine dacquisto o nellentrata merce. A parit di quantit tra la fattura e lentrata merce, si pu avere invece una DIFFERENZA DI PREZZO. Per registrare la fattura necessario attribuire la differenza prezzo alla posizione dellordine interessata. La fattura viene registrata e bloccata al pagamento per scostamento prezzo (il blocco viene impostato automaticamente dal sistema). Se invece si verifica una DIFFERENZA DI QUANTIT, il sistema consente la registrazione di una fattura riferita ad una entrata merce non ancora avvenuta, ma inserisce un blocco al pagamento per scostamento quantit, qualora la quantit indicata in fattura sia superiore allentrata merce effettiva. Nel caso contrario invece lutente inserir sulla posizione relativa allordine di acquisto la quantit e limporto da fatturare. SAP registra la fattura scalando dallordine le quantit gi fatturate. La Registrazione di una fattura permette Le Note credito possono essere di due tipi: 1. Per le NOTE CREDITO A QUANTIT, inseriti i dati di testata e completata la posizione del fornitore, il sistema presenta le posizioni dellordine di acquisto selezionato e, nelle posizioni interessate, lutente deve indicare limporto e la quantit relativi alla Nota credito da registrare; 2. per le NOTE CREDITO A VALORE, gli addebiti successivi si verificano quando per una fattura gi registrata arrivano in seguito ulteriori accrediti. Nelle posizioni degli ordini di acquisto interessati, lutente deve indicare solo il valore dellimporto accreditato lasciando invariata la quantit precedentemente fatturata. Le modalit di registrazione di Note credito dal fornitore Sono gestite le modalit di imputazione degli addebiti e degli accrediti successivi alla registrazione della fattura dopo la verifica fattura