Anda di halaman 1dari 33

SUMBER

DAYA MANUSIA

ADMINISTRASI SEDIAAN

FARMASI DAN PERBEKALAN KESEHATAN LAIN

Apotek

harus dikelola oleh Apoteker yang Profesional

8 star pharmacist

SDM di apotek - Tenaga kesehatan


-

APA Aping AA Tenaga Administrasi Kasir/Keuangan Reseptir Pembantu Umum

Tenaga teknis
-

Pahami

susunan organisasi di Apotek kita Job description harus jelas Penempatan the right man on the right place Human relation komunikasi 2 arah Pembinaan Kesejahteraan reward and punishment

Hal

yang perlu diperhatikan dalam mencari karyawan


Intelligence Achievement Attitude Interest Personality

1. Kesekretariatan Surat menyurat


buku agenda mencatat keluar masuknya surat buku ekspedisi mencatat pengiriman surat dan obat - blanko surat (SP/surat pesanan) - barang cetakan kuitansi, nota, kopi resep, dll

Pembuatan/pengiriman laporan
- Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) penjualan OWA,OTC, resep - Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar) - Laporan tenaga kesehatan

2. Kepegawaian Mencatat:
- biodata pegawai nama, tempat tinggal dan tanggal lahir, alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji - absensi pegawai mencatat cuti yang telah diambil

3. Keuangan Buku kas uang masuk penjualan tunai, kredit uang keluar pembelian harian tunai, kredit (administrasi pembelian. Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian dengan PBF harus tunai. Buku pembelian/buku hutang Biaya operasional biaya operasional harian fotokopi, pembelian bahan bakar, dll pengeluaran bulanan rekening listrik, air, telefon, gaji pegawai,dll pengeluaran tahunan sewa bangunan, pajak,dll

4. Penyimpanan/pergudangan

Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan obat Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)

Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau bertambahnya barang. Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf.
Buku bon ambil barang di gudang Buku ED mencatat tanggal ED setiap obatmencatat tanggal ED setiap obat, obat yang rusak Buku defecta untuk mencatat berang/persediaan obat yang sudah menipis

Faktur sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri


Berita acara pemusnahanmisalnya pemusnahan resep, obat yang sudah rusak/ED

DMC perencanaan pengadaan distribusi penyimpanan pemusnahan

PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI DI APOTEK

MEDICAL LOGISTIC MANAGEMENT (included Medicines)


PEMILIHAN / SELEKSI OBAT - BF

PENGGUNAAN / DRUG USE

PENYEDIAAN / PENGADAAN

PENYIMPANAN & DISTRIBUSI

MANAJEMEN SUPPORT: -organisasi -sumber daya manusia -SIM -financing


12

perencanaan

POLA PENYAKIT
pengadaan

distribusi penyimpanan pemusnahan

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

KEMAMPUAN MASYARAKAT

BUDAYA MASYARAKAT

1) Metode Epidemiologi berdasarkan penyebaran penyakit 2) Metode Konsumsi berdasarka penggunaan obat periode lalu 3) Metode Kombinasi gabungan epidemiologi dan konsumsi 4) Metode just in time dibeli saat pasien butuh

Stok yang tersisa


barang fast moving/slow moving keuangan PBF

Arus

Kondisi

Pemilihan

1)
2) 3) 4) 5)

6)
7) 8)

Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi. Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari sediaan tunggal Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan Dipilih obat yang standar mutunya tinggi

perencanaan
pengadaan

Melalui Jalur resmi, sesuai UU Pengadaan: Pembelian


konsinyasi

distribusi penyimpanan pemusnahan

Tender terbuka : untuk semua rekanan yg terdaftar, menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian lama. Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih hemat. Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk urgent, pendekatan langsung. Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu, agak mahal

Dengan SP
SP Narkotika SP Psikotropika SP untuk obat lain

Di PBF Resmi
Pemilihan PBF: Legalitas PBF Pelayanan Diskon Bonus Jangka waktu pembayaran Kelengkapan dan kualitas barang Penukaran barang rusak dan ED

1.sp narkotika terdiri 5 rangkap satu sp hanya untuk 1 item obat form sp langsung dari kf

SP Psikotropika Terdiri 2 atau 3 rangkap Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

SP Non Narkotika-Psikotropika

Terdiri dari 2 rangkap Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika, Kosmetika, dll

Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang: 1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP 2. Keadaan fisik barang 3. Catat No.batch dan ED-nya

perencanaan pengadaaan

distribusi penyimpanan pemusnahan

meliputi kegiatan pengendalian persediaan barang, penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke pabeanan. Tujuan
a) b) c) d) e) f) g)

h)

Menjamin ketersediaan obat Memelihara mutu obat Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab Menjaga kelangsungan persediaan Memperpendek waktu tunggu Pengendaliaan persediaan Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu tunggu Memudahkan pencarian dan pengawasan

Tujuan:

perencanaan pengadaan

Aman Tidak mudah rusak Diawasi

distribusi penyimpanan pemusnahan

Display penyimpanan obat di Apotek: a. Alfabetis b. FIFO dan FEFO c. Farmakologi d. Bentuk sediaan e. Kombinasi

1)

Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.
Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat yang punya batas kadaluarsa.

2)

Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :


1. 2. 3.

Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

Mempunyai kunci yang kuat


Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin, petididn dan garamgaramnya. Bagian II untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan sehari-hari

4.

Dalam

lemari yang terpisah dengan obat/komoditi lainnya

Barang

perencanaan pengadaan

ED

Ditukar Dimusnahkan

Merupakan

kerugian apotek harus diminimalisir berita acara pemusnahan, isinya:

distribusi penyimpanan pemusnahan

Ada

Jenis dan jumlah obat Alasan Cara pemusnahan

Obat/bahan padat, dengan cara ditanam


Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan terlebih dahulu Atau dititipkan ke RS, Dinkes

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal: 1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi 2. Kadaluarsa 3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan 4. Berkaitan dengan tindak pidana

Laporan

penggunaan Psikotropika Laporan penggunaan Narkotika Laporan statistika resep dan pelayanan obat generik berlogo

SELESAI TERIMA KASIH,,,,,