Anda di halaman 1dari 8

INFORMASI JABATAN

1. 2. 3. Nama Jabatan : Arsiparis Pelaksana Lanjutan Kode Jabatan Unit Kerja Eselon I Eselon II Eselon III Eselon IV 4. :::::-

Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Arsiparis Pelaksana Lanjutan

5.

Ikhtisar Jabatan

Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan sesuai dengan peraturan ketatalaksanaan kearsipan dan prosedur pengelolaan kearsipan untuk tertib administrasi kearsipan di lingkungan kerja. 6. Uraian Tugas: a. Melaksanakan kegiatan-kegiatan ketatalaksanaan kearsipan secara konsisten untuk tertib administrasi arsip kedinasan; Tahapan : 1) Mencatat, menyeleksi dan mengarahkan surat/naskah dinas 2) Mengendalikan dan memantau tindak lanjut surat/naskah dinas 3) Memfasilitasi tindak lanjut terhadap surat/naskah dinas jika diperlukan. b. Membuat petunjuk penataan kearsipan sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku sebagai pedoman ketatalaksanaan di lingkungan kerjanya; Tahapan : 1) Menyusun konsep petunjuk teknis kearsipan 2) Melakukan survei data pendukung penyusunan petunjuk teknis kearsipan 3) Memfinalisasi petunjuk teknis kearsipan 4) Menyusun materi bimbingan pengelolaan kearsipan c. Mengolah arsip sesuai dengan jenis dan klasifikasinya dalam rangka penyusunan katalog arsip; Tahapan : 1) Menyusun skema pengaturan arsip kedinasan 2) Menyusun inventaris arsip kedinasan 3) Melakukan penyiangan arsip kedinasan 4) Membuat indeks arsip kedinasan 5) Membuat abstraksi bahan kearsipan 6) Menyusun katalog arsip kedinasan.

d. Mengelola penyimpanan arsip berdasarkan pedoman ketatalaksanaan kearsipan agar arsip mudah untuk diakses oleh pihak yang berkepentingan; Tahapan : 1) Membuat metadata arsip dinamis 2) Melakukan penyimpanan data/arsip 3) Menyeleksi arsip kertas yang perlu direstorasi. e. Memberikan pelayanan kearsipan sesuai dengan kebutuhan dan wewenang dari pihak yang berkepentingan untuk kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja;

Tahapan : 1) Mengidentifikasi kebutuhan dari pihak yang meminta arsip/data 2) Mengklarifikasi konteks tugas dan wewenang dari pihak yang meminta arsip/data 3) Menyiapkan arsip/data yang dibutuhkan 4) Mengagendakan arsip/data keluar dalam rangka mengendalikan aliran arsip. f. Menyusun karya tulis kearsipan menggunakan metodologi tertentu dalam rangka pengembangan profesi kearsipan; Tahapan : 1) Memilih tema yang akan diangkat 2) Mengumpulkan bahan penyusunan karya tulis 3) Mengolah data dan informasi yang dibutuhkan 4) Menyajikan hasil pengolahan data dan informasi ke dalam bentuk karya tulis 5) Mempublikasikan karya tulis melalui media yang sesuai.

g. Menyusun laporan kegiatan pengelolaan kearsipan sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan; Tahapan : 1) Mengumpulkan catatan/dokumentasi pelaksanaan kegiatan 2) Mengolah catatan/dokumentasi pelaksanaan kegiatan 3) Membuat laporan dalam format yang sesuai. h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis. Tahapan: 1) Mengkaji perintah tugas dinas; 2) Melaksanakan perintah tugas dinas; 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dinas. 7. Bahan Kerja : No 1. Bahan Kerja Surat/naskah dinas Penggunaan Dalam Tugas Pelaksanaan ketatalaksanaan kearsipan; Pengolahan arsip; Penyimpanan arsip Pembuatan petunjuk penataan kearsipan Pelayanan kearsipan

2. 3.

Prosedur kearsipan Permintaan pelayanan kearsipan

4. 5. 6. 8.

Data dan Informasi kearsipan Dokumentasi kegiatan Disposisi Pimpinan

Penyusunan karya tulis Penyusunan laporan kegiatan Pelaksanaan tugas lain

Perangkat/ Alat Kerja: No 1. Perangkat Kerja Prosedur kearsipan Digunakan Untuk Tugas Pelaksanaan ketatalaksanaan kearsipan; Penyimpanan arsip; Pembuatan petunjuk penataan kearsipan Pengolahan arsip Pemberian pelayanan kearsipan

2. 3. 4.

Peraturan kearsipan/tata naskah Daftar klasifikasi arsip; Format katalog Prosedur kearsipan; Daftar wewenang penggunaan arsip Metodologi penyusunan karya tulis Format laporan Prosedur terkait

5. 6. 7. 9.

Penyusunan karya tulis Penyusunan laporan Pelaksanaan tugas lain

Hasil Kerja: No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Hasil Kerja Kegiatan ketatalaksanaan kearsipan Petunjuk penataan kearsipan Pengolahan arsip Indeks arsip kedinasan Abstraksi bahan kearsipan Katalog arsip kedinasan Penyimpanan arsip Pelayanan kearsipan Karya tulis di bidang kearsipan Laporan kegiatan Laporan pelaksanaan tugas lain Satuan Hasil Kegiatan Dokumen Kegiatan Dokumen Dokumen Dokumen Kegiatan Kegiatan Dokumen Dokumen Dokumen

10.

Tanggung Jawab: a. b. c. d. Konsistensi ketatalaksanaan kearsipan Kejelasan petunjuk penataan kearsipan Kemudahan pencarian arsip Keamanan dan kerahasiaan arsip

e. Kenyamanan pihak yang berkepentingan terhadap arsip f. Keaslian karya tulis yang disusun g. Keakuratan laporan 11. Wewenang: a. Mengendalikan arsip b. Menentukan prosedur kearsipan c. Menentukan tata penyusunan arsip d. Menyimpan arsip e. Menolak permintaan arsip dari pihak yang tidak berwenang Korelasi Jabatan: No 1. Jabatan Atasan Langsung Unit Kerja/ Instansi BNPB Dalam Hal Koordinasi pelaksanaan tugas; Pengembangan profesi Koordinasi pelaksanaan ketatalaksanaan kearsipan Sosialisasi dan pembimbingan terkait prosedur kearsipan Pemberian pelayanan kearsipan

12.

2.

3.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Pengelola arsip kedinasan Pihak yang berkepentingan

BNPB

BNPB

4.

13.

Kondisi Lingkungan Kerja:


No Aspek Faktor

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Tempat kerja Suhu Udara Keadaan Ruangan Letak Penerangan Suara Keadaan tempat kerja Getaran

Normal Dingin Sejuk Normal Rata Terang Tidak Bising Normal Tidak Ada

14.

Resiko Bahaya: No Fisik / Mental Penyebab 1. Penyakit/gangguan Debu pada arsip-arsip kertas pada sistem pernafasan

15.

Syarat Jabatan: a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur / II/c b. Pendidikan c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis d. Pengalaman kerja e. Pengetahuan kerja f. Keterampilan kerja : Diploma III

: Diklat Prajabatan : Diklat teknis jabatan fungsional Arsiparis : 1 tahun di bidang kearsipan : Peraturan tata naskah dinas : Penataan arsip cetak maupun digital

g. Bakat Kerja : 1) G : Intelegensia 2) Q : Ketelitian 3) M : Kecekatan Tangan h. Temperamen Kerja : 1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu. 2) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu. i. Minat Kerja 1) 2) :

j.

Upaya Fisik : 1) Melihat 2) Bekerja dengan Jari : : : : : : :

k. Kondisi Fisik 1) Jenis Kelamin 2) Umur 3) Tinggi badan 4) Berat badan 5) Postur badan 6) Penampilan l.

Laki-laki atau Perempuan -

Fungsi Pekerja : 1) D3 : Menyusun Data 2) O7 : Melayani Orang 3) B7 : Memegang

16.

Prestasi Kerja Yang Diharapkan No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Hasil Kerja Kegiatan ketatalaksanaan kearsipan Petunjuk penataan kearsipan Pengolahan arsip Indeks arsip kedinasan Abstraksi bahan kearsipan Katalog arsip kedinasan Penyimpanan arsip Pelayanan kearsipan Karya tulis di bidang kearsipan Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian

10. Laporan kegiatan 11. Laporan pelaksanaan tugas lain

17.

Butir Informasi Lain : ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ....................., ....................201.. Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(...............................................) NIP.

(...................................) NIP.