Anda di halaman 1dari 8

STRATEGI PENYUSUNAN SPESIFIKASI TEKNIS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA UNTUK RANCANG BANGUN

Author :

Ir. Adhi Pramono


(Perekayasa Madya)

I. LATAR BELAKANG Pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan rancang bangun di lingkungan instansi pemerintah harus dilaksanakan dengan efektif dan efisien serta mengedepankan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun manfaatnya bagi kelancaran proses rancang bangun di lingkungan instansi pemerintah dan masyarakat. Peraturan pemerintah untuk pengadaan barang/jasa juga selalu berpihak untuk mengutamakan dan mengembangkan industri dan ekonomi dalam negeri. Prinsip efektif terkait dengan nilai manfaat yang diperoleh. Efektif berarti dengan sumber daya yang tersedia dapat diperoleh barang/jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat dapat dinilai dari beberapa aspek, seperti jumlah, kualitas, waktu penyerahan, adaptasi dan dampak positif yang menyeluruh terhadap pencapaian sasaran program/kegiatan. Sedangkan efisien dapat dicapai apabila dengan menggunakan sumber daya yang optimal dapat diperoleh barang/jasa yang sesuai dengan jumlah, kualitas dan waktu yang telah direncanakan. WTO menyebutnya sebagai kebijakan value for money. Efisien tidak selalu berarti biaya termurah, tetapi masih ada beberapa parameter lain yang perlu dipertimbangkan, seperti ketersediaan suku cadang, umur ekonomis, biaya operasional dan biaya perawatan (maintenance cost). Biaya yang efisien haruslah yang wajar, yang telah memperhitungkan parameter/persyaratan yang dibutuhkan. Untuk mendapatkan barang/jasa yang tepat jumlah, tepat kualitas dan tepat waktu dengan biaya yang wajar, maka perlu dipertimbangkan kondisi alamiah (nature conditions) dan jenis barang/jasa yang dibutuhkan, karena kedua hal ini menyangkut kompleksitas yang dapat menimbulkan resiko. Resiko inilah yang harus ditekan seminimal mungkin atau bahkan harus dihilangkan atau dihindari. Salah satu cara untuk memperkecil atau menghilangkan resiko yang mungkin dapat terjadi adalah dengan menyusun spesifikasi teknis barang/jasa secara rinci, jelas dan benar. Untuk itu diperlukan strategi yang tepat agar penyusunan spesifikasi teknis dapat memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan dalam perancangan/desain dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan kriteria kegiatan. 1/8

II. KONDISI PENGADAAN Kondisi yang dihadapi dalam manajemen pengadaan barang/jasa sangat berkaitan dengan kondisi alamiah (nature conditions) yang dipengaruhi oleh 2 (dua) faktor pokok, yaitu faktor biaya dan faktor resiko. Kedua faktor ini mengakibatkan perbedaan perlakuan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa, khususnya dalam pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang termasuk kriteria rancang bangun. Biaya yang semakin besar memerlukan pengelolaan yang semakin canggih dan kompleks, karena dapat menimbulkan permasalahan yang semakin kompleks. Sedangkan biaya yang kecil tentunya hanya membutuhkan proses pengelolaan yang cukup sederhana agar tercapai prinsip efisien. Faktor resiko merupakan akibat dari aktivitas pengadaan barang/jasa yang dilakukan. Semakin tinggi resiko yang dihadapi, maka diperlukan pengelolaan yang semakin canggih pula. Sebaliknya apabila resiko yang dihadapi semakin rendah, maka cukup dibutuhkan pengelolaan yang sederhana saja agar dapat tercapai prinsip efektif. Hubungan antara faktor biaya dan faktor resiko dapat digambarkan secara sederhana sebagai berikut :

BIAYA

Biaya besar

Resiko rendah

Biaya besar

Resiko tinggi

Biaya kecil 0

Resiko rendah

Biaya kecil

Resiko tinggi
RESIKO

Berdasarkan gambaran hubungan di atas, maka penyusunan spesifikasi teknis juga harus disesuaikan dengan faktor biaya yang dibutuhkan dan faktor resiko yang mungkin dapat terjadi/akan dihadapi. Hal ini memerlukan proses penilaian kebutuhan (assessment of need) dengan benar, untuk mengetahui secara akurat apakah barang/jasa tersebut benar-benar telah sesuai dengan kebutuhan desain rinci kegiatan. Berdasarkan hasil dari penilaian kebutuhan tersebut kemudian dapat ditentukan tingkat kompleksitas dari spesifikasi teknis yang harus disusun, sehingga dapat diputuskan strategi penyusunan spesifikasi teknis yang tepat, jelas dan benar yang mengacu pada kebutuhan desain rinci kegiatan, serta dapat dipahami oleh dunia usaha dengan baik.

2/8

III. SPESIFIKASI TEKNIS Penyusunan spesifikasi teknis merupakan hal yang sangat penting. Penyajian spesifikasi teknis yang salah atau tidak benar akan berakibat fatal, karena dapat menyebabkan kegagalan kegiatan yang akan atau sedang dilaksanakan. Ada 2 (dua) jenis spesifikasi teknis yang dibedakan berdasarkan sifat kegiatan, yaitu : 1. 2. Spesifikasi teknis untuk kegiatan yang bersifat sederhana. Spesifikasi teknis dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Reference (TOR) untuk kegiatan yang bersifat kompleks.

Untuk menentukan jenis spesifikasi teknis yang akan disusun adalah dengan melakukan penilaian kebutuhan, dilanjutkan dengan penilaian komplesitas barang/jasa yang akan menghasilkan tingkat kompleksitas spesifikasi teknis yang dibutuhkan. Penentuan jenis spesifikasi teknis dapat digambarkan sebagai berikut :

Penilaian Kebutuhan

Penilaian Kompleksitas Barang/Jasa

Penilaian Kompleksitas Spesifikasi Teknis

Spesifikasi Teknis Sederhana

Kerangka Acuan Kerja

Kebanyakan para pengelola kegiatan, dalam hal ini user sebagai pemakai barang/jasa, masih kurang memperhatikan pentingnya penyusunan spesifikasi teknis yang benar, sehingga menimbulkan kesulitan bagi dunia usaha untuk memahaminya dengan baik dan benar. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan atau bertambahnya waktu yang diperlukan untuk penyelesaian kegiatan, pemborosan dana/anggaran kegiatan, dan bahkan dapat berakibat fatal yaitu kegagalan kegiatan.

3/8

A.

Produksi Dalam Negeri

Salah satu kebijakan umum pemerintah dalam pengadaan barang/jasa adalah meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional yang sasarannya adalah memperluas lapangan kerja dan mengembangkan industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan daya saing barang/jasa produksi dalam negeri pada perdagangan internasional. Yang dimaksud dengan produksi dalam negeri adalah semua jenis barang/jasa yang dibuat di Indonesia atau dilaksanakan di Indonesia oleh tenaga Indonesia. Barang/jasa yang termasuk produksi dalam negeri adalah : 1. Barang yang bahan baku dan pembuatannya di Indonesia, meliputi : - barang jadi, barang setengah jadi, peralatan, suku cadang, komponen utama, dan komponen pembantu. - bahan baku, bahan pelengkap, dan bahan pembantu. 2. Jasa yang dilaksanakan di Indonesia oleh tenaga Indonesia, meliputi jasa pemborongan/konstruksi, jasa konsultansi dan jasa lainnya (sewa, outsourcing, angkutan, dll). 3. Gabungan barang yang bahan baku dan pembuatannya di Indonesia dengan jasa yang dilaksanakan di Indonesia oleh tenaga Indonesia. Dalam tahap studi dan rancang bangun (design and engineering) harus diupayakan untuk menggunakan produksi dalam negeri dengan memperhatikan kemampuan/potensi nasional dan standar nasional. B. Spesifikasi Teknis untuk Kegiatan Sederhana

Spesifikasi teknis barang/jasa untuk kebutuhan kegiatan yang bersifat sederhana cukup menggunakan spesifikasi teknis yang sederhana, karena biasanya hanya untuk kebutuhan operasional sehari-hari yang dilakukan secara periodik dalam periode waktu yang tidak terlalu lama dan hanya menitikberatkan pada faktor biaya. Sedangkan spesifikasi teknisnya sudah cukup jelas dan kalangan dunia usaha sudah banyak yang memahaminya dengan baik. Walaupun sederhana, spesifikasi teknis untuk kegiatan sederhana tetap harus disajikan dengan akurat dan informatif, agar pihak dunia usaha dapat memahami kondisi barang/jasa yang dibutuhkan dengan baik dan benar. Penyusunan spesifikasi teknis untuk kegiatan sederhana dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Cantumkan nama barang. 2. Cantumkan persyaratan teknis yang diinginkan, antara lain persyaratan mekanikal, elektrik, fisik, dimensi, dsb. 3. Cantumkan ukuran / jumlah barang. 4. Cantumkan standar yang digunakan. 5. Tetapkan jadwal waktu penyerahan/penyelesaian. 6. Usahakan barang yang dibutuhkan sudah dapat diproduksi di dalam negeri.

4/8

Apabila dari hasil survei ternyata di pasaran terdapat lebih dari satu merk/produk barang yang sama, maka spesifikasi teknis dibuat tidak mengarah kepada merk/produk tertentu. C. Kerangka Acuan Kerja (Terms of Reference)

Pengadaan barang/jasa yang menyangkut aktivitas kegiatan yang besar dan kompleks membutuhkan spesifikasi teknis yang lebih kompleks. Kegiatan yang besar dan kompleks biasanya memerlukan perencanaan, kajian dan pelaksanaan yang kompleks yang saling berkaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya dan memerlukan sumber daya yang banyak jenisnya. Kegiatan yang kompleks juga memerlukan teknologi tinggi dan atau mempunyai resiko tinggi dan atau menggunakan peralatan dengan desain khusus, sehingga memerlukan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan teknis yang tinggi. Spesifikasi teknis yang kompleks sebaiknya disusun dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (Terms of Reference) dan harus dibuat dengan teliti dan harus benar-benar menggambarkan kondisi kebutuhan. Kerangka Acuan Kerja menjelaskan mengenai latar belakang, maksud/tujuan, dan persyaratan teknis barang/jasa yang dibutuhkan. Penyusunan spesifikasi teknis dengan Kerangka Acuan Kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Uraikan gambaran secara garis besar mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain : - latar belakang, - maksud dan tujuan, - lokasi, dan - sumber pendanaan. Uraikan mengenai data penunjang berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan, antara lain : - data dasar, - standar teknis, - studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan - peraturan yang digunakan. Jelaskan mengenai tujuan dan ruang lingkup kegiatan dengan memberikan gambaran mengenai : - tujuan yang ingin dicapai, - keluaran yang akan dihasilkan, - keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran lain, - peralatan dan material yang telah tersedia dan harus disediakan, - lingkup kewenangan, - perkiraan jangka waktu penyelesaian, - kualifikasi dan jumlah tenaga ahli / pendukung yang harus dilibatkan, dan - jadwal setiap tahapan pelaksanaan kegiatan. Tentukan jenis dan jumlah laporan teknis yang diperlukan.

2.

3.

4.

5/8

5.

Tetapkan persyaratan teknis barang yang diinginkan, dengan ketentuan : - tidak mengarah kepada merk/produk tertentu, - semaksimal mungkin diupayakan menggunakan barang/jasa produksi dalam negeri, - semaksimal mungkin diupayakan menggunakan Standar Nasional Indonesia (SNI) atau standar lain yang setara, - metoda pelaksanaan yang diinginkan harus logis, realistik dan dapat dilaksanakan, - jadwal waktu pelaksanaan harus sesuai dengan metoda pelaksanaan. 6. Cantumkan macam, jenis, kapasitas dan jumlah peralatan utama minimal yang harus disediakan. 7. Cantumkan persyaratan pengujian barang dan hasil produk. 8. Cantumkan kriteria kinerja barang (output performance) yang diinginkan. 9. Cantumkan tata cara pengukuran hasil kegiatan. 10. Lampirkan peta lokasi, layout, gambar-gambar potongan, detail-detail sesuai kebutuhan. Dengan adanya Kerangka Acuan Kerja diharapkan dunia usaha dapat memahami keseluruhan kegiatan secara utuh.

6/8

IV. KESIMPULAN Berdasarkan uraian di atas dapat ditarik beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut : A. Kesimpulan 1. 2. 3. Upaya peningkatan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional merupakan kebijakan umum pemerintah dalam pengadaan barang/jasa. Untuk kegiatan yang bersifat sederhana cukup menggunakan spesifikasi teknis yang sederhana saja. Untuk kegiatan yang cukup besar dan kompleks sebaiknya menggunakan Kerangka Acuan Kerja untuk menyajikan spesifikasi teknis, agar dunia usaha dapat memahami kegiatan secara utuh.

B.

Saran 1. 2. Para pengelola kegiatan, terutama user sebagai pemakai barang/jasa, perlu memahami strategi penyusunan spesifikasi teknis dengan baik dan benar. Upayakanlah untuk mengutamakan penggunaan semaksimal mungkin barang/jasa produksi dalam negeri dalam kegiatan rancang bangun dan perekayasaan.

7/8

DAFTAR PUSTAKA 1. 2. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, "Model Dokumen Pengadaan Nasional", Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, Jakarta, 2007. "Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 43/PRT/M/2007 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi", Pusat Pembinaan Penyelenggaraan Konstruksi Badan Pembinaan Konstruksi dan SDM Departemen Pekerjaan Umum, Jakarta, 2007. Departemen Keuangan, "Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang Memerlukan Penyedia Barang/Jasa", Kementerian Negara Riset dan Teknologi, Jakarta, 2005. "Informasi Pelelangan Nasional Pemborongan/Konsultansi dan Pedoman Pelaksanaan Teknis Konstruksi di Bidang ke PU-an", Yayasan Kishma Tirta Departemen Pekerjaan Umum, Jakarta, 2005. "Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah", CV. Eko Jaya, Jakarta, 2004. Subagya S., "Teknik Penyusunan Dokumen Lelang/Kontrak", Lembaga Administrasi Negara, Jakarta, 2003.

3. 4. 5. 6.

8/8

Anda mungkin juga menyukai