SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA TIGA DUA SELULER DOLOPO

I. 1.

Pendahuluan Deskripsi Sistem Sistem informasi yang diajukan oleh penulis adalah sebuah sistem yang berkaitan dengan persediaan di Tiga Dua Seluler Dolopo Madiun. Sistem informasi persediaan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan pengelolaan persediaan, sehingga dapat menghasilkan informasi yang

bermanfaat untuk proses pengambilan keputusan di Tiga Dua Seluler Dolopo Madiun. 2. Tujuan Sistem Sistem informasi penjualan ini bertujuan untuk memberikan masukan alternative kepada pemilik Tiga Dua Seluler Dolopo Madiun berkaitan dengan pengelolaan persediaan perusahaan sehari-hari. Lebih lanjut, desain sistem ini nantinya akan bisa dikembangkan dalam bentuk aplikasi terkomputerisasi dengan menggunakan software Visual Basic 6.0, sehingga akan

memudahkan pihak 32 Seluler Dolopo Madiun untuk memantau kondisi persediaannya secara rutin. II. 1. Analisis Sistem Berjalan Tinjauan Perusahaan Counter Handphone Tiga Dua Celullar Dolopo - Madiun merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 17 Agustus 2007. Perusahaan ini merupakan perusahaan keluarga yang didirikan hanya dengan menggunakan modal dari keluarga. Counter Handphone Tiga Dua Celullar ini bergerak dalam bidang usaha dagang yang menjual berbagai kebutuhan konsumen dari
1

penjualan handphone, isi ulang fisik dan electric, acessories sampai service handphone. Hadirnya

kebutuhan Counter

Handphone Tiga Dua Celullar di dolopo membantu kebutuhan masyarakat dalam hal penyediaan macam - macam Handphone, isi ulang dan service handphone. Struktur Organisasi Struktur Organisasi Counter Handphone Tiga Dua Celullar Dolopo - Madiun masih terbilang sangat sederhana. Perusahaan ini dipimpin oleh satu orang yang sekaligus pemilik dari perusahaan ini dan memiliki 6 karayawan. Lebih lanjut, struktur organisasi di Tiga Dua Celullar tampak sebagai berikut :

Pemilik

Staf administrasi

Karyawan

Karyawan

Karyawan

Tugas dan Wewenang Pemilik : Mengelola penuh perusahaan secara keseluruhan. Staf Administrasi : Bertugas mencatat transaksi

penjualan dan transaksi pembelian

2

dan merekap laporan penjualan dan pembelian. Karyawan : Melayani penjualan barang saat pelanggan bantuan dan informasi mengenai barang yang di jual.

Bagian Persediaan Bagian pembelian

Bagian Administrasi Bagian Penjualan Pemilik

2. Uraian Sistem dan Prosedur

Keterangan :
4

1 3 5
Laporan Pembelian barang Surat permintaan pembelian 2 Data barang
Dari supplier

Mulai

Melakukan cek persediaan

Faktur pembelian

Laporan Pembelian Barang

Bagian persediaan meneliti stok barang-barang yang ada di

persediaan sesuai dengan data penjualan yang diterima

Menerima barang dari supplier Memeriksa surat permintaan pembelian
5

3
T

Di kirim ke supplier c

4
Ya Memeriksa barang 3 2 Laporan Pembelian barng
4

Persedian barang?

Membuat laporan Pembelian barang

Penjuala n barang

Tidak
1 buat Nota pesan barang

1 2 Laporan Penjualan Barang

Melakuakn permintaan pembelian

Laporan Penjualan Barang

Laporan Penjualan Barang

21 Data barang 1 Nota pesan barang

2 Surat permintaan pembelian

Merekap laporan

Selesai

Laporan stok barang

sehinggaakan terlihat stok barang yang telah laku terjual dan perlu untuk pembelian barang Bagian persediaan membuat daftar stok barang yang telah habis Bagian pembelian membuat order pembelian barang dan diserahkan ke pemasok Bagian administrasi menerima barang yang telah di pesan besrta faktur pembelian dari pemasok Barang yang diterima diserahkan ke bagian persediaan Bagian administrasi merekap laporan untuk diserahkan ke pemilik Pemilik menerima laporan pembelian dan penjualan

3. Permasalahan Sistem Berjalan Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sistem akuntansi yang berjalan pada Counter Handphone Tiga Dua Celullar Dolopo Madiun adalah sebagai berikut : a. Dalam pencatatan data Pembelian dan Penjualan Barang masih banyak kendala karena masih bersifat manual atau masih menggunakan buku-buku sebagai arsipnya (file-file yang tidak teratur). b. Pencarian data barang yang masih bersifat manual yang sering dilakukan dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mendapatkannya c. Kesulitan dan ketidaktepatan dalam pembuatan laporan

pembelian dan Penjualan barang, karena penyimpanan data-data di banyak arsip atau banyak tempat.
5

4. Alternatif Pemecahan Masalah Adapun alternatif pemecahan masalah yang ingin dibuat oleh penulis adalah sebagai berikut :
a. Dalam pencatatan data Pembelian, data Persediaan dan data

Penjualan dapat dilakukan secara cepat dan terkomputerisasi.

b. Dalam pencarian data pelanggan, data barang, transaksi dan

biaya dilakukan secara otomatis sehingga menghemat waktu.

c. Dengan otomatisasi komputer, maka pada contoh proses

penjualan diatas pengisian ketiga dokumen yang meminta informasi yang sama tidak perlu dilakukan secara berulangulang. III. Desain Sistem yang Diusulkan

1. Analisis Perbedaan Sistem Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan a. Dikarenakan masih menggunakan sistem manual, maka prosedur penjualan masih dirasa rumit. Dengan usulan sistem ini, diharapkan akan dapat dikembangkan menjadi sebuah aplikasi penjualan terkomputerisasi sehingga dapat meningkatkan

efisiensi dan efektivitas untuk Tiga Dua Cellular Dolopo. b. Mempermudah pengelolaan persediaan dikarenakan sudah menerapkan penggunaan sistem database. c. Sistem yang berjalan masih belum mampu menghasilkan laporan keuangan yang dikehendaki oleh pemilik. Sehingga dengan rancangan sistem ini, diharapkan akan dapat dikembangkan menghasilkan laporan keuangan yang berguna untuk mengambil keputusan bagi pemilik Tiga Dua Cellular Dolopo.

2. Usulan Desain Sistem Dikarenakan penulis ingin memberikan usulan desain sistem baru berbasis komputerisasi, maka penulis mengajukan alternatif sistem dengan menggunakan permodelan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk perancangan database sebagai berikut : Entitiy Relationship Diagram
Kode pelanggan Nama pelanggan Faktur Nama barang Bayar Pelanggan Melakukan Penjualan Banyak Tanggal jual Kode barang

Alamat pelanggan

Harga jual Telepon

Kembali Mengambil

Total

Kode barang

Jenis barang Merek Barang

Harga beli satuan Harga jual satuan

Jumlah barang

Nama Supplier Kode Supplier Faktur Alamat Supplier

Melakukan Tanggal beli

Supplier

Memesan

Pembelian

Kode Supplier

Telepon Fax

Nama Kontak Kode barang

Harga beli Banyak

Struktur Database Memberikan uraian tentang struktur dari database file dengan menggunakan MS. Access 2007 sebagai berikut:

Spesifikasi File Pelanggan No 1 2 3 4 Elemen Data Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Pelanggan Telepon Pelanggan Akronim Kode_Pelanggan Tipe Text Panjang 6 15 30 12 Ket Primary key

Nama_Pelanggan Text Alamat Text Telepon Text

Spesifikasi File Supplier No 1 2 3 4 5 6 Elemen Data Kode Supplier Nama Supplier Alamat Supplier Telepon Supplier Fax Nama Kontak Akronim Kode_Supplier Nama_Supplier Alamat Telepon Fax Kontak Tipe Text Text Text Text Text Text Panjang 6 15 30 12 12 36 Ket Primary key

Spesifikasi File Barang No 1 2 3 4 5 6 Elemen Data Kode Barang Jenis Barang Merek Harga Beli Satuan Harga Jual Satuan Jumlah Barang Akronim Kode_Barang Jenis_Barang Merek Tipe Text Text Text Panjang 6 14 20 Ket Primary key

Harga_Beli_Satuan Currency Harga_Jual_Satuan Currency Jumlah Barang Number

Spesifikasi File Pembelian No 1 2 3 4 5 6 Elemen Data Faktur Tanggal Beli Kode Supplier Kode Barang Banyak Harga Beli Akronim Faktur Tanggal_Beli Kode_Supplier Kode_Barang Banyak Harga_Beli Tipe Text Date/Time Text Text Number Currency Panjang 6 8 6 6 Foreign key Foreign key Ket Primary key

Spesifikasi File Penjualan No 1 2 3 4 5 6 7 8 Elemen Data Faktur Tanggal Jual Kode Barang Nama Barang Harga Jual Banyak Total Bayar Kembali Akronim Faktur Tanggal_Jual Kode_Barang Nama_Barang Harga_Jual Banyak Total_Bayar Kembali Tipe Text Date Text Text Currency Number Currency Currency Panjang 6 8 6 6 Foreign key Ket Primary key

3. Keterbatasan dan Rekomendasi Di dalam usulan sistem baru ini masih terdapat banyak kelemahan, terutama dari sisi permodelan sistem yang masih terlihat sederhana berupa perancangan database saja, sedangkan masalah yang sering dihadapai oleh perusahaan adalah ketika proses penjualan dan pembelian barang yang masih belum terstruktur dan sistematis. Diharapkan

nantinya perancangan sistem database ini bisa direvisi dan ditingkatkan untuk menjadi sebuah perancangan sistem yang lebih kompleks meliputi sistem penjualan dan pembelian secara terkomputerisasi sehingga bisa
9

meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, dan dapat menghasilkan laporan keuangan periodik yang bermanfaat bagi keputusan manajerial perusahaan.

10