INDICADORES DE GESTION DE UN EQUIPO DE VENTAS

Los indicadores de gestin son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de produccin, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestin o la administracin de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestin en posiciones estratgicas que muestren un efecto ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logstico.

CONTAR CON OBJETIVOS Y PLANES

Es necesario haber establecido previamente algunos patrones tales como la cantidad de visitas que es capaz de realizar cada vendedor. Lo cual puede hacerse a partir del anlisis del comportamiento histrico de las visitas que el grupo realiza , tomando como referencia el mejor desempeo, en condiciones razonables. Otro mtodo para establecer la cantidad de visitas que cada vendedor es capaz de realizar seria atreves de un anlisis de mtodos y tiempos a fin de identificar todas las actividades que no agreguen valor al proceso, eliminarlas luego y dejar solo aquellas que contribuyen al xito. Tambin es necesario haber establecido un valor de ventas que podra ser el objetivo que hay que alcanzar o mantener. Es fundamental, tal como se ha descrito , tener definidos previamente aspectos tales como la capacidad de gestin y unas metas claras ,retadoras pero alcanzables.

A continuacin se especifican los siguientes pasos para el desarrollo del ejemplo : 1. Se trabajan 8 horas diarias , 5 das a la semana. 2. Cada vendedor tiene capacidad de realizar 12 visitas diarias. Es decir 70 visitas semanales . 3. Se tiene establecido que de las 12 visitas se obtengan 10 ventas Se esperan 50 ventas semanales por vendedor. 4. Cada visita tiene un costos de $ 12.000.00 5. cada articulo vendido suponiendo que se trata de uno solo tiene un precio de venta de $19.000.00 6.El grupo esta compuesto de 5 vendedores .

IDENTIFICAR LOS FACTORES CLAVE O CRITICOS DE XITO

Una vez establecidos los objetivos y conocida la capacidad de gestin , el paso siguiente consiste en establecer el conjunto de indicadores de gestin que servirn de apoyo y gua para cada vendedor y para el grupo. Cabe decir que la gestin del grupo ser la resultante de conjugar la gestin individual de cada uno de los componentes del grupo, y para el lder del equipo de los indicadores de grupo sern sus propios indicadores.

Se han establecido los siguientes factores para la clave del xito: (eficacia,eficiencia,efectividad,resultado y productividad) Expresada en unidades vendidas por hora-vendedor y respecto del monto de las ventas frente a los costos de las visitas.

DEFINIR INDICADORES PARA CADA FACTOR CLAVE DE XITO

Para cada factor clave o critico de xito se defini un indicador y para cada indicador un valor objetivo que se deriva de las condiciones y patrones iniciales. Los rangos se determinaron de la siguiente manera: Valor Mximo : 120% del umbral Valor sobresaliente: 105% del umbral Valor satisfactorio: 100% del umbral Valor aceptable: 95% del umbral Valor mnimo: 90% del umbral

EFICACIA: mide el grado porcentual del cumplimiento de cada vendedor y el grupo en general de cada vendedor y del grupo en general con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas

ventas realizadas por semanas

EFICACIA= Visitas realizadas por semana Meta Mensual por vendedor: EFICACIA = 50 Ventas 60 visitas x 100= 83,33%

Eficiencia: mide el grado porcentual de cumplimiento de

cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de visitas programadas. Visitas realizadas por semana EFICIENCIA = Visitas esperadas por semana Meta semanal por vendedor: 60 Visitas EFICIENCIA = 60 visitas x 100= 100 %

EFECTIVIDAD: Mide porcentualmente la relacin entre eficacia y eficiencia. Eficiencia x Eficiencia EFECTIVIDAD=

100 Meta semanal por vendedor : 83,33 x 100

EFECTIVIDAD=
100

=83,33%

Resultado: mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo.
Resultado=Total ventas realizadas por semana Meta semanal por vendedor : Resultado= 50 ventas por semana

PRODUCTIVIDAD Mide relacin entre las ventas realizadas por hora vendedor(Es una medida de productividad parcial aplicable a cualquier otro recurso) total ventas realizada por semana Ventas Productividad= = Vendedor x horas Hora V trabajadas x semana

Meta semanal por vendedor: 50

PRODUCTIVIDAD=
1 x 40

=1,25 Ventas/ hora vendedor

PRODUCTIVIDAD ($): mide la relacin entre las ventas

realizadas por vendedor y el costo total de las visitas realizadas.

Total ventas x Precio de c/d venta

productividad($)=
Total visitas x Costo por visita

Meta semanal por vendedor:

50 x 19.00

PRODUCTIVIDAD($) =
60 x 12.00

=1.32

Disear la Medicin
Para este caso particular y analizando la composicin de los indicadores establecidos se ve que la informacin que se requiere recabar se refiere solamente a la cantidad de visitas que realiza cada vendedor y ala cantidad de ventas que logre .

En las filas encontramos de arriba hacia abajo las visitas totales realizadas de las ventas y con base en estas dos a partir de la tercera fila estn los ndices de eficacia , de eficiencia, de efectividad, de resultado, de productividad(ventas x hora vendedor)y de productividad ($), que relaciona los ingresos correspondientes a las ventas logradas con los costos correspondientes al total de visitas realizadas

DETERMINAR LOS RECURSOS

No se requieren recursos adicionales para el desarrollo de la medicin. El responsable de recabar el dato correspondiente a cada vendedor ser cada uno de los vendedores ;El responsable de consolidar o diligenciar la tabla diseada, ser el lder del equipo, gerente de ventas, si se requiere.

MEDIR Y AJUSTAR

Al efectuar el anlisis de la informacin consolidad en la tabla de la figura anterior vemos que la mejor gestin ha sido realizada por el vendedor E, quien ha obtenido los valores mas altos para 4 de los 6 indicadores( Eficacia , Efectividad, resultado y Productividad).En cuanto a los indicadores de eficiencia y productividad ($), el mejor valor fue obtenido por los vendedores D y B respectivamente

As mismo comparamos los valores de los indicadores obtenidos por el vendedor E con los valores meta para cada uno se ve lo siguiente:

COMO SE ESTABLECEN LOS INDICADORES DE UNA ORGANIZACIN

En la figura anterior aparece grficamente la manera como un indicador se despliega en la organizacin: Primeramente, se establece para la corporacin un indicador, para esto ejecucin presupuestal (Epg) ; con base en el se establecen indicadores para las diversas reas de la organizacin,(EP1,EP2,EP3,EP4,EP5), suponiendo que la organizacin esta compuesta de 4 areas;luego,operativamente cada uno de los indicadores de Ejecucin Presupuestal de nivel tctico se sustraen en los correspondientes subareas operativas; por ejemplo, el indicador tctico EP3 se despliega de los indicadores EP31,EP32,EP33,EP34 y EP35. Podra pensarse que cada uno de ellos esta en el nivel de uno de 5 equipos de trabajo operativos.

De la misma manera un indicador corporativo bien sea de eficacia de eficiencia, de productividad o de equidad se despliega en varios indicadores de nivel tctico y cada uno de estos a su vez , se despliega en otros de nivel operativo. Es decir, los indicadores de gestin se establecen de arriba hacia abajo a manera de cascada.

En cambio , la informacin se consolida de abajo hacia arriba, consolidndose y filtrndose de un nivel a otro. En la grafica que viene a continuacin se ve la manera como una vez establecidos los indicadores se consolidan a la inversa es decir , que la informacin va influyendo desde el nivel operativo, consolidndose al nivel tctico y de este al nivel estratgico.

ES COMUN ENCONTRAR EN LAS EMPRESAS LA SIGUIENTE PRACTICA? Los presidentes piden a sus vicepresidentes que establezcan los indicadores para sus respectivas reas: estos , a su vez les piden a sus gerentes que cada uno establezca los indicadores para sus gerencias los gerentes les piden a sus subgerentes que determinen los indicadores para sus reas de responsabilidad; los subgerentes piden a sus equipos de trabajo. El resultado de esta practica, aun cuando sea bien intencionada a la luz de la participacin en el diseo y del subsecuente compromiso, no es muy afortunado y por lo general tampoco es acertado . Las empresas que proceden de esta manera terminan con una fanfarria de indicadores que al fin de cuentas no aportan la informacin que la organizacin requiere.