DASAR HUKUM

1.UU No. 7 Thn 1971 2.PP No. 34 Thn 1979 3.Permen Diknas No. 42 Thn 2006 4.Permen Diknas No. 37 Thn 2006 5.Permen Diknas No. 26 Thn 2006 6.Kepmen Diknas No. 145/U/2004

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI

Perubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip

OBJECTIVE OF INFORMATION MANAGEMENT

Meet Business Needs Provide Data and Information that is:
Timely Accurate Cost-effective Accessible Useable

BENTUK LAHAN BARU ARSIP

E-mail Website Internet Basisdata Dokumen Multimedia Spread Sheet, dll.

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual Dari gedung ke server Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

Penemuan kembali yang efisien Kontrol akses Akses jarak jauh On-line Finding Aid EAD: Encoded Archival Description

DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI DAN DISEMINASI ARSIP

Penggunaan intranet dan internet Penggunaan surat elektronik (e-mail) Penggunaan situs-web (website dan portal Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP

Pengelolaan arsip dalam kaitannya dengan UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi Elektronik

Arsip Sebagai Alat Bukti

Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008

Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)
Dalam Dictionary of Archival Terminology yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip elektronik adalah

Records/archives usually in code, recorded on a medium such as magnetic tape, punched card, whose contents are accessible only by machine and organize in accordance with the principle of provenance as district from data archives

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya.
(UU ITE Pasal 1 angka 4)

ASAS DAN TUJUAN ITE

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.
(UU ITE Pasal 3)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:
a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia; b. mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

ASAS DAN TUJUAN ITE

Tujuan lanjutan .....
c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik; d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.
(UU ITE Pasal 4)

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.
( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE)

Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)

Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.
(UU ITE Pasal 5Ayat (1))

Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-undang ini adalah sebagai berikut: a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan; dan b. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3)

(UU ITE Pasal 44)

 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakat UU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsisten

Pengertian
INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2). BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3). KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).

BAB X A Hak Azazi Manusia (Perubahan II UUD 1945 Tahun 2000)

Pasal 28F Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis

Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum)
Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: 1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu; 2. Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara; 3. Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik

PENGERTIAN Keterbukaan dalam Kearsipan dikenal istilah:

1. Access:
- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result

both of legal authorisation and the existence of finding aids. - In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.

2. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid (legal authorisation)

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Pengertian Lain
1. Clearance An Administrative determination than an individual may have acces to restricted records or information of a specified category 2. Resticted Access A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces 3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information
(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Isi Access menjelaskan:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pengguna (siapapun dilayani); Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi); Pembatasan ( dari instansi pencipta); Standar dan Indeks (sarana temu balik); Pelayanan Copy (arsip/dokumen); Hak Cipta (intelektual); Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding) Kondisi fisik arsip (media rekam); Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli arsip/dokumen); 10. Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading room).

Pengecualian Keterbukaan
Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:
1. Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara; Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified

3.

Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan; Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy): marital status finger print medical history personal information bank

4.

2.

(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)

ASAS :
1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik. 2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. 3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana. 4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya atau sebaliknya.

(pasal 2 UU KIP)

TUJUAN:
a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan; (pasal 3 UU KIP)

TUJUAN Lanjutan..:
d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak; e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

(pasal 3 UU KIP)

Kewajiban Badan Publik :

1. 2. 3. Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara (pasal 7 UU KIP)

4.

5.

Lanjutan
6. Badan Publik dapat memanfaatkan dan/atau media elektronik dan noneletronik sarana

(pasal 7 UU KIP)

7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangundangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
(pasal 8 UU KIP)

Hak Badan Publik :

Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup: 1. Informasi yang dapat membahayakan negara
2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi 4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan 5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan

Pasal 13
1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik :

a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan b. Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional.
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sebagaimana dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

Pasal 52
Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).

(Pasal 52 UU KIP)

Organisasi

Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta

PPID
Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

diumumkan

Tugas & Fungsi

kegiatan kegiatan

Arsip

Informasi

terbuka

kebijakan

program

kegiatan

Arsip

Informasi

disediakan

Dg alasan pengambilan keputusan publik

kegiatan

Arsip

tertutup
Informasi

Dg alasan: politik, ekonomi, sosial, dan hankam

Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta Unit Kearsipan

PPID Bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi Dibantu oleh :

Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

diumumkan disediakan
Tertutup

kegiatan

Arsip

Informasi

Terbuka

kegiatan

Arsip Arsip

Informasi

kegiatan

Arsip

Informasi

Alasan : Politik, Ekonomi, Sosial, Hankam

Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi pada Badan Publik

Unit kerja pemilik kegiatan

Unit kerja kearsipan

Unit kerja kehumasan

PPID
Kebijakan

Program Program

Kegiatan Program Kegiatan

Dokumen otentik

alasan pengambilan keputusan publik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

informasi