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EFA – Técnico de Contabilidade P. L.

Citeforma

Estrutura e Comunicação
Organizacional

Entendemos por Organização um conjunto de


pessoas, ou sistemas com diferentes funções que
visam atingir um determinado objectivo, juntando a
actuação das diversas funções.

Podemos apresentar assim, vários tipos de


Organizações, que estamos inseridos.

Tipos de Organizações

Todas as organizações têm de definir o seu Core


Business – a especialização que a empresa tem. Ao
concentrar-se apenas no seu core business, através
de Outsourcing – ir buscar fora outras capacidades –
encontra formas de produzir.

Filipa Palma
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Qualquer organização tem de apresentar


diferenciação qualitativa e vantagens competitivas,
a nível de preços por exemplo.
Ou então têm de ter uma função que seja sentida
como necessária no mercado, se conseguir isto
significa que conseguiu encontrar um nicho e
estabelecer-se.

Quando uma empresa pretende se estabelecer num


país, tem de ter em conta o seguinte:

Envolvente Contextual
Visto por esta envolvente, a organização tem de ter
em conta certas características desse determinado
país, como por exemplo:

• Éticas – não podem ir contra as características


éticas e até religiosas dessa região;

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• Económicas – é primeira a ser vista, se essa


região possui um nível económico que possam
adquirir os produtos;

• Sociais – analisar se o país, a nível social, vai


ajudar para que a empresa consiga crescer e
manter-se por lá;

• Culturais – características que o país tem e que


devem ser preservadas;

• Legislação – nunca ir contra a legislação de um


país.

Envolvente Transaccional

É nesta envolvente que se dá o Input – recursos


necessários para a organização, como:

• Humanos – recrutamento dos funcionários;


• Físicos – escolha das instalações onde irá
funcionar a organização
• Financeiros – escolha dos sócios.

Output – é mercadoria que sai directa para:

• Clientes

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Dá-se o nome de Stakeholders – a todas as pessoas


que estão directamente relacionadas e interessadas
nesta organização.

Como:

• Clientes
• Fornecedores
• Colaboradores
• Investidores
• etc.

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Macroestrutura Interna das


Organizações

Esta é a forma como as organizações se estruturam,


dividindo-se em subsistemas.

Subsistema Operacional – este subsistema tem


como preocupação o resultado da organização, isto
é, se está a produzir eficazmente.

Subsistema de Gestão – este subsistema está virado


para o mercado, protege a organizações das

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incertezas que este apresenta, analisando os termos


de custos-beneficio.

Subsistema Institucional – trabalha em função da


boa aceitação da organização por parte da
sociedade em que esta labora.

Uma Empresa, é um agente económico que participa no


processo de oferta e procura. E como fim último a
optimização de lucro a longo prazo.
Tem como objectivo estrutural uma boa combinação
de recursos (inputs) de forma a concretizar uma boa
produção (outputs), e em satisfazer os seus clientes.

Assim, a empresa pode ser vista como uma


organização, mas ao contrário de uma organização,
a empresa tem como objectivo o desenvolvimento e
não o crescimento.

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A Empresa tem de ter em conta estes dois pontos


para medir o grau de satisfação e optimização.

Eficácia vs Eficiência

Eficácia - a eficácia de uma empresa, é o grau de


satisfação dos Stakeholders.

Eficiência – é a forma de optimização que a empresa


faz entre os inputs e os outputs.

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Uma Empresa pode ter a sua especialização, mas


para isso tem de procurar quem lhes forneça o
material para que posso produzir.
Mas existem empresas que possuem todo o material
necessário até chegar ao produto final. Essas
empresas trabalham em Cadeia de Valor.

Por exemplo:

A empresa “O Bem Calçar”, é uma sapataria, que


têm a sua própria fábrica, tem estilistas que
desenham os sapatos, possui também uma pequena
frota para a distribuição do produto. Sendo assim,
esta empresa faz Concentração Vertical. Com isto,
reduzem custos, não precisando de vários
fornecedores.

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Existe outro tipo de concentração, a Concentração


Horizontal – uma empresa abre e explora ramos
diferentes do seu objectivo inicial.

Por exemplo:

A sapataria “O Bem Calçar” resolve abrir os


seguintes estabelecimentos:

Elementos Produtivos de uma Empresa


Exemplo da sapataria:

• Trabalho
o Físico
o Intelectual

• Meios de Produção ou Capital


o Objectos de Trabalho
 Matéria-prima – a pele para os sapatos
 Materiais subsidiados – ferramentas
para a produção dos sapatos

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o Meios de trabalho

Objectivos da Empresa ao produzir


Exemplo da sapataria:

• Económicos – Crescimento da empresa e que


seja rentável;

• Sociais – Satisfazer as necessidades e os


interesses dos seus trabalhadores;

• Auto preservação – Que consiga uma boa


adaptação no meio em que se instalou;

Como classificar uma Empresa

Dimensão Efectivos Volume Negócios


Microempresa <10 Até 2 M. €
Pequena <50 Até 10 M. €
Empresa
Pequenas e <250 Até 50 M. €
Médias
Empresas
Grande Empresa >250 >50 M. €

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A empresa “O Bem Calçar” é Pequena e Média


Empresa.

Tipos de Empresas

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A empresa “O Bem Calçar” é uma Empresa Privada

Tipos de Cooperativas

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Cooperativa de produção – estas cooperativas têm


como objectivo a produção de bens e serviços;

Cooperativa de distribuição – estas cooperativas


procuram facilitar o escoamento dos produtos
produzidos;

Cooperativas de consumo – estas cooperativas


procuram satisfazer os seus sócios com bens e
serviços mais baratos e de uma qualidade

Estrutura Organizacional de uma Empresa

• Esta estrutura consiste em definir quais as


funções que cada colaborador vai desempenhar
dentro da empresa, como se deve relacionar
em termos horizontais e verticais.

O meio em que a empresa está inserida vai


influenciar na estratégia que têm de adaptar a
estrutura da empresa, e ao mesmo a estrutura
determina também a estratégia a ser usada.

Sendo assim, temos vários tipos de estruturas,


como os que se seguem.

Estrutura Informal – dentro da empresa todos


desempenham as mesmas funções;
Start up – quando a empresa ainda está no começo

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Estrutura Funcional

Estrutura da sapataria: Organograma da empresa


“O Bem Calçar”:

C.A. – Conselho Administrativo, controla os


directores das várias repartições. É onde estão os
sócios da empresa e onde se tomam as decisões
mais importantes para a empresa.

Director Financeiro – Controla todo o dinheiro da


empresa

Director de Produção – Controla o nível da qualidade


de produção, e se está a produzir nas quantidades
correctas

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Director Comercial – Controla as vendas e forma de


adquirir novos clientes. Trata, também, da
publicidade da empresa.

Recursos Humanos – Fazem as entrevistas e


recrutam pessoal. Tratam de todos os assuntos dos
colaboradores.

Estrutura divisionada

A parte divisionada são os produtos, quando são


feitos produtos diferentes, cada linha de produtos
tem um gestor.

Unidades estratégicas de Negócios

Os diferentes departamentos trabalham como se


fossem uma “pequena empresa”, sendo sempre
controlados pela Empresa.

Organização por Projecto

A Empresa decide recrutar pessoas de vários


departamentos, se esta relação correr bem acabam
por enviar essa equipa para um determinado lugar
para ser aberta uma filial.

Estrutura Matricial

Cruzamento de equipas que apresentam óptimos


desempenhos, ficando assim uma equipa forte e
dinâmica.

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Organização em Rede

Baseia-se em Outsourcing. Só se preocupam com o


seu core business.

Comunicação Organizacional

Estes quatro tipos de comunicação têm como


objectivo divulgar o objectivo de uma empresa,
impulsionar a vendas dos produtos e vender a
imagem da empresa.

Todas elas têm pessoas competentes para fazer com


que cada uma delas cumpra o seu objectivo.

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Imagem vs
Identidade

Imagem
• A imagem da minha empresa, é aquilo que eu
quero passar para a sociedade, para assumir
determinadas características para os meus
futuros clientes. Como sendo uma empresa
preocupada com o bem-estar dos clientes, com
a qualidade dos produtos, com preços baixos,
etc.

Identidade
• Mostra o que a empresa é na realidade. Que se
preocupa com a qualidade dos produtos, mas
que os preço não são os mais baixos, por
exemplo.

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Comunicação interna vs Comunicação externa

Comunicação interna – comunicação dentro da


organização, o director geral passa motivação para
os seus colaboradores

Comunicação externa – comunicação fora da


organização, é a imagem que a gestão da empresa
faz através da publicidade para chegar até aos seus
clientes

Exemplos de canais de comunicação interna:

Escrita Oral Audiovisual


Email Grupos de Vídeo
Carta trabalho Televisão
Jornal / Revista Reuniões Rádio
Placard Telefone
Caixa de
Sugestões

A empresa “O Bem Calçar” utiliza dois destes tipos


de comunicação.
Utiliza o placard, que é exposto todas as semanas,
para informar os colaboradores como estão a correr
as vendas, e é utilizado também para lhes mostrar
curiosidades relacionados ou não sobre o trabalho. E
todos os meses são feitas reuniões com o director
geral e os colaboradores de cada departamento
para os informar sobre o que se passa na empresa,

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felicitando-os pelo o trabalho realizado e a


superação dos objectivos.

Vectores de Comunicação

• Assegura que todos na organização tomem


conhecimento e entendam os princípios e as
metas da organização

• Alcançar credibilidade e confiança

• Alargar a ideia de participação na organização

• Agilizar canais de transmissão de informação

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• Favorecer a comunicação dentro da organização

• Fortalecer papéis hierárquicos

• Estimular o consenso

• Favorece a auto-análise

• Bom aproveitamento das ideias

• Que todos se sintam protagonistas na


organização e dos seus objectivos

• Que aflorem energias e potencialidades ocultas

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• Agilizar os processos de gestão

• Melhor coesão interna

• Maior desenvolvimento da organização

• Favorece a comunicação entre departamentos


diferentes e mesmo dentro dos departamentos

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• Aumentar o rendimento dos trabalhadores

• Evidenciar a contribuição individual

• Estimular o espírito de equipa

• Modificar comportamentos

• Promover novas mentalidades

• Ganhar eficácia e satisfação

• Potencial Criativo

• Incrementar a competitividade

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É importante que haja uma boa comunicação


interna entre colaboradores, e colaboradores com os
directores de departamento. Deve-se aceitar as
propostas de cada colaborador, dos objectivos e dos
valores.
Orientam-se para desempenharem os projectos para
que a empresa desenvolva, sendo assim há uma
maior participação de todos na empresa, existe um
envolvimento maior na empresa.

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Diferentes Níveis de Envolvimento

Existem vários níveis de envolvimento que as


pessoas têm perante um assunto, e neste caso
perante o seu trabalho.

1º Nível – Indiferença

2º Nível – Identificação
• É o nível mais básico do envolvimento

3º Nível – Pertença
• Neste nível existe um sentimento de partilha de
valores e de experiências em comum

4º Nível - Compromisso
• Pessoas que têm uma paixão suficiente para se
dedicarem a algo

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Comunicação Externa Publicidade

A Comunicação externa tem como objectivo vender


a imagem da empresa, é uma ferramenta de gestão
estratégica.

Já a Publicidade tem como objectivo vender os


produtos da empresa e gerar dinheiro, sendo uma
ferramenta do marketing.

Os Média também têm um papel importante para as


empresas.
Fazem de mediadores entre a empresa e o público,
revelam notícias importantes das empresas, dando
assim uma certa credibilidade às notícias e assim o
público tem uma atenção especial.

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Empresa Criada:

“O Bem Calçar, Lda.” é uma sociedade por


quotas, privada, com registo na conservatória
sob o número 25083334449, matriculada na
conservatória de Lisboa com o capital social
de 20 mil euros e sede em : Rua Augusto
Barbosa n.º 7 1.º esquerdo, 1950-001 Lisboa,
com o NIF n.º 508 333 444, e NISS nº 115 001
897 12.

Filipa Palma