Teori pengambilan keputusan

Oleh: Dr. Ahmad Juanda, Akt,MM Materi kuliah Magister manajemen UMM - 2008

Kata-kata bijak
Boleh jadi kita membenci sesuatu, padahal apa yang kita benci itu justru mendatangkan manfaat Boleh jadi kita menyukai sesuatu, padahal apa yang kita sukai justru mendatangkan kerugian

Pokok bahasan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Pengertian PK sebagai ilmu dan seni Tipe PK Keputusan yang baik Faktor penentu PK Informasi sebagai bahan baku PK Gaya pemikiran dan persepsi Masalah dan PK Rationality dan bounded rationality Model-model PK

Pengertian PK sebagai ilmu dan seni

Secara umum pengambilan keputusan adalah upaya untuk menyelesaikan masalah dengan memilih alternatif solusi yang ada Sebagai seni, PK adalah proses mengambil keputusan pada situasi dan kondisi yang berbeda (karena adanya keragaman yang bersifat unik) Sebagai ilmu, PK adalah suatu aktivitas yang memiliki metode, cara, dan pendekatan tertentu secara sistematis, teratur dan terarah.

TIPE KEPUTUSAN
1. Programmed Decision
Prosedur khusus yang dikembangkan menangani untuk masalah yang rutin dan berulang-ulang.

2. Nonprogrammed Decision
Keputusan yang bersifat baru dan tdk terstruktur, diperlukan pada situasi permasalahan yang unik dan komplek.

Perbandingan Tipe keputusan

Programmed Decision
Masalah Banyak, berulang, rutin. Kepastian adanya hubungan sebab akibat Tergantung pada kebijakan, aturan dan prosedur yang jelas.

Nonprogrammed Decision
Baru, tak terstruktur. Ketidakpastian adanya hubungan sebab - akibat Butuh kreativitas, intuisi, toleransi, pemecahan masalah secara kreatif

Prosedur

Contoh

Perusahaan
Universitas Pemerintah Rumah Sakit

Pemesanan persediaan periodik

Kenaikan angka kredit jabatan Prosedur pendaftaran pasien. Sistem gaji untuk promosi karyawan

Diversifikasi produk & pasar baru

Pembangunan fasilitas kelas baru Pembelian alat laboartorium. Reorganisasi pada pemerintahan daerah.

Perbedaan lainnya
TERSTRUKTUR : Karakteristik rutinitas, berulang ulang Korelasi antar variabel terlihat jelas Teknik pengambilan keputusan berdasarkan kebiasaan , tradisi, rutinitas Tingkat resiko rendah Sifat peristiwa mudah diramalkan Nilai keputusan mendekati akurat Pandangan yang dianut rational Ada SOP TIDAK TERSTRUKTUR: Baru, tidak berulang, jarang terjadi Sulit dicari hubungannya Kreativitas, inovasi, intuisi Resiko tinggi,besar Sulit diramalkan Sulit dinilai dengan pasti Cenderung bounded rationality Tidak ada SOP

Tipe keputusan lain

ADA DUA TIPE : 1. Atas dorongan pencapaian tujuan 2. Atas tarikan dari tuntutan lingkungan

MODEL: DORONGAN PENCAPAIAN KEBUTUHAN

PENETAPAN TUJUAN

MASALAH

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Yang timbul oleh

MODEL: TARIKAN TUNTUTAN LINGKUNGAN

MASALAH

PENETAPAN TUJUAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Untuk menyelesaikan

Keputusan yang berkualitas

Kontribusi terhadap peningkatan nilai organisasi dan individual- KONSEKUENSI Akurasi antara prediksi dan realisasi GAP

Proses Pengambilan keputusan

Penetapan Goal khusus dan Objective dan Pengukuran Hasil
Revise

Pengidentifikasian Masalah
Revise

Pengembangan Alternatif
Revise

Pengevaluasian Alternatif
Revise

Pemilihan Alternatif
Revise

Penerapan keputusan
Revise

Pengendalian dan Pengevaluasian

Penetapan Goal khusus dan Objective serta Pengukuran Hasil

Penetapan goal dan objective akan mengarahkan pada hasil mana yang sudah dicapai dan pengukuran mana yang menunjukkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan. Penetapan goal dan objective membutuhkan komunikasi antara manajer dengan bawahan.

Pengidentifikasian Masalah
Adanya masalah menunjukkan adanya gap antara goal dan objective organisasi dengan kinerja aktual.

Faktor yang menggangu identifikasi masalah:

Persepsi terhadap masalah Penetapan masalah dalam lingkup solusi Identifikasi gejala sebagai masalah

Pengembangan Alternatif
Alternatif (Potensi Solusi) harus dikembangkan (lingkungan internal & eksternal) dan konsekuensi/akibat yang mungkin timbul dari setiap alternatif. Perlu mempertimbangkan kendala waktu & biaya; banyaknya alternatif dengan kecepatan keputusan yang diambil. Cara untuk kembangkan alternatif adalah dengan analisis skenario.

Pengevaluasian Alternatif
Alternatif yang sudah dipilih dievaluasi dan dibandingkan dengan objective. Objective dari pengambilan keputusan setiap alternatif harus berupa hasil/keluaran positif paling banyak dan akibat buruk paling kecil. Hubungan Alternatif Hasil:
Kepastian : Pengetahuan lengkap ttg probabilitas output Ketidakpastian : Tidak punya pengetahuan ttg probabilitas output Resiko : Punya beberapa probabilitas output

Pemilihan Alternatif
Pemilihan alternatif yang dipilih berdasarkan hasil/keluaran yang sesuai objective. Perlu mempertimbangkan dampak alternatif + dan - terhadap objective yang lain (tujuan yang satu optimal sedangkan tujuan yang lain tidak optimal). Tidak mungkin solusi keputusan akan memuaskan semuanya, tetapi yang optimal adalah yang sesuai standar.

Penerapan Keputusan
Keputusan yang baik adalah yang efektif untuk implementasi Perlu pengujian terhadap perilaku orang terhadap keputusan tersebut.

Pengendalian dan Pengevaluasian

Efektivitas manajemen terkait dengan pengukuran hasil periodik Perlu pengendalian dan evaluasi keputusan terhadap objective

Faktor penentu keputusan

No 1.
Masa lalu

Landasan waktu

Deskripsi Pengalaman dan peristiwa masa lalu Keinginan masa lalu yang belum terwujud Masalah dan tantangan yg timbul pada masa lalu dan belum terselesaikan Ketersediaan informasi masa lalu
Perubahan faktor lingkungan: politik, ekonomi, sosial budaya. Dorongan visi, misi dan keinginan yang hendak dicapai. Masalah dan tantangan yang timbul sebagai hasil dari perubahan lingkungan. Adanya konsep kelangkaan dan keterbatasan Adanya konsep tentang tindakan atas dasar kesadaran untuk memilih salah satu alternatif atas masalah yang dihadapi Keputusan-keputusan yang diambil oleh organisasi lain Ketersediaan real time information, informasi yang relevan dan berkualitas Adanya sejumlah pengetahuan hasil akumulasi masa lalu yang bernilai tinggi

2.

Masa kini

3.
Masa depan

Visi, misi dan tujuan yang hendak dicapai Perubahan faktor lingkungan yang akan terjadi Ketidakpastian dan peluang timbulnya risiko dan kelangkaan Ketersediaan expected information yang diharapkan membantu proses pengambilan keputusan

Informasi Sbg Bahan Baku PK

Peran informasi dlm PK (lihat slide 11 lesson for the future) Tergantung pada level keputusan:
level strategik Level manajemen Level pengetahuan Level operasional

Level strategik
Berkaitan dengan penentuan sejumlah tujuan, sumberdaya, dan kebijakan organisasi Memprediksi masa depan lingkunan ekstrnal dan internal Harmonisasi karakteristik organisasi dengan leingkungannya

Level manajemen
Pemanfaatan sumberdaya secara efisien dan efektif Implementasi tujuan yang ditetapkan pada level strategik

Level pengetahuan
Penilaian kembali sejumlah ide baru dalam menghasilkan produk jasa atau barang Penentuan cara untuk sosialisasi ide baru Penentuan cara untuk distribusi informasi

Level operasional
Menentukan cara terbaik untuk menerapkan tugas khusus yang telah ditetapkan Mengalokasikan sumberdaya sesuai dengan arahan level manajemen dan staregik

Perlu diingat
Seluruh level akan menghadapi tipe keputusan terprogram/tersruktur maupun tidak. Pada level yang lebih atas keputusan cenderung tidak terstruktur Bagaimana peran informasi? lihat gambar berikut

JENIS INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Tingkat organisasi Tipe Keputusan

Terstruktur Semi terstruktur Operasional Pengetahuan Manajemen strategik

TPS -

OAS

MIS DSS

Tidak terstruktur

KWS

ESS

Keterangan: TPS (transaction processing systems, OAS (office automation system), KWS ( knowledge work system), MIS (management information syatem), DSS (decision support systems), ESS (executive support systems)

Pengaruh Perilaku Terhadap Pengambilan Keputusan Individu

Perilaku yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah: Ethics, values, Personality, Propensity for Risk, Potensial for Dissonance, serta Escalation of Comitment. Etika adalah sistem atau kode yang memberikan arahan pekerjaan bagi individu. Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan etis: gender, filosofi, edukasi, pengalaman, umur, kesadaran, kultur organisasi, kode etik, reward dan sanksi.

Values
Value adalah arahan/tuntunan dan keyakinan bahwa pembuat keputusan menggunakannya ketika pada kondisi ttt.(kondisional) karena tempat dan waktu Value digunakan pada:
Penetapan objective Pengembangan objective Pemilihan alternatif Penerapan keputusan Pengendalian dan Pengevaluasian

Personality
Salah satu faktor yang paling mempengaruhi Pembuat keputusan. Studi personality pada proses pengambilan keputusan: personality variables, situational variables, interactional variables. Kesimpulan:
Semua orang tidak pandai dalam semua hal Karakteristik tertentu terkait dengan perbedaan proses pengambilan keputusan Hubungan personality terhadap keputusan bervariasi Individu yang menghadapi keputusan penting dan ambigu dipengaruhi opini rekan

Propensity for Risk

Kecenderungan terhadap resiko yang diambil akan mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Person yang high aversion to risk akan memilih keputusan yang tingkat kepastiannya tinggi . ( High Aversion to risk High Certainity) Besarnya resiko yang diambil tergantung: Kejelasan Goal yang ditetapkan Informasi alternatif nya diketahui Outcome dari alternatif dapat diidentifikasi

Potential for Dissonance 1

Terkait dengan sebelum keputusan dibuat dan akibatnya setelah keputusan tersebut ditetapkan. Postdecision anxiety, terkait dengan kekhawatiran akibat dari keputusannya. Cognitive Dissonance (Leon Feon festinger, Teori penyesalan) adalah Kekhawatiran yang terjadi ketika ada konflik antara keyakinan dan realita individu. Lack konsistensi/harmonisasi

Potential for Dissonance 2

CIRI KEPUTUSANNYA : Keputusan bersifat psikologis dan atau pentingnya keuangan. Ada sekian banyak alternatif yang tidak dihilangkan Alternatif yang tidak dipakai tersebut memiliki banyak kelebihan SOLUSINYA : Mencari informasi yang mendukung kebijakan pengambilan keputusan Selektif atas informasi yang mendukung keputusannya Meminimkan aspek negatif dari keputusan dan perbesar aspek positifnya

Escalation of Commitment
Pembuat keputusan tetap mempertahakan keputusannya walaupun terdapat informasi yang negatif, sering dilakukan dengan menambah sumberdaya untuk antisipasi kerugian. Selt Justification Theory : Pembuat keputusan akan meningkatkan komitmennya untuk menjalankan tindakannya karena tidak ingin mereka/orang lain pada sumberdaya sebelumnya tidak dialokasikan dengan tepat

Grup Decision Making

Banyak keputusan diambil melalui grup, tim, panitia, dll Cocok untuk:
Nonprogram Decision Permasalahan kompleks butuh multidisiplin / pengetahuan

Peran manajer dalam keputusan kelompok dengan partisipasi kolaborasi/kerjasama bagian organisasi Kolaborasi melibatkan proses gabungan pengambilan keputusan antra stakeholder atas maslah masa datang

Individual Vs Grup Decision Making

Konsensus keputusan :
Waktu lama Lebih baik, terlebih pada latarbelakang masalah yang bervariasi Pengaruh buruk dari faktor perilaku, yaitu Dominasi personalitas, Superior atas status, Superior atas keahlian

Tabel kemungkinan hubungan kualitas keputusan dengan metoda

More

Less

Individual Average individual

Minority control Majority control Concensus

Techniques for Stimulating Creativity in Grup decision making

Brainstorming: adalah teknik yang memacu kreativitas dengan memunculkan ide melalui diskusi nonkritikal. Delphi Process: Teknik yang memacu kreatifitas dengan menggunakan berbagai pertimbangan ide untuk mencapai konsensus keputusan. Nominal Grup Technique: Teknik yang memacu kreativitas dengan mengarahkan orang pada pertemuan terstruktur memalui sedikit komunikasi verbal.

Gaya pemikiran dan persepsi

Merupakan jantung dari proses pengambilan keputusan Gaya pemikiran merupakan cara manusia untuk memperoleh pengetahuan
Bagaimana kita dapat mengetahui sesuatu Bagaimana kita daat memperoleh informasi menjadi data, dan Data menjadi pengetahuan

Klasifikasi gaya pemikiran

rasionalisme
postulational

Self-evidence truth
Method of authority idealisme literary

Scientific method

empirisme

Untested opinion
ekssistensialisme

Scientific method

induksi

Fenomena, gejala, fakta, problem

Teori dan konsep

Dugaan awal
Prinsip silogisme aritoteles

Problem solving tools: Matematika Statistik Pendekatan kuantitatif dan kualitatif

deduksi

Hipotesis: jawaban sementara

Proses pengolahan informasi

stimulus Proses pengolahan Respon

Tahap 1 Rangsangan lingkungan: Manusia Peristiwa obyek

Tahap 2

Tahap 3

Tahap 4

Interpretasi dan kategorisasi

Proses mental & intelektual

Penilaian dan keputusan

Masalah dan tujuan

Proses penyelesaian

Pemilihan Alternatif solusi