Anda di halaman 1dari 30

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

PEDOMAN UMUM SISTEM ADMINISTRASI PELAYANAN MAHASISWA - PUSAT KEROHANIAN


Menghadirkan pemimpin-pemimpin keluarga, gereja, bangsa yang mengaktualisasikan integritas kristiani dan menjadi saksi Kristus di seluruh aspek kehidupan

Menjadikan insan Kristus yang dewasa dan berdedikasi dalam iman, ilmu dan pengabdian

UNIVERSITAS KRISTEN PETRA SURABAYA 2012 - 2013


1

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Pedoman Umum Sistem Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian Universitas Kristen Petra 2012 / 2013 1. Sistem Surat Menyurat
Surat adalah salah satu alat komunikasi baik dengan pihak dalam maupun luar yang paling sering digunakan. Karena itu, surat haruslah menggunakan bahasa yang benar dan sopan, jelas dalam penyampaian informasi, serta rapi dan memenuhi standar surat resmi suatu organisasi. Untuk menunjang hal tersebut di atas, maka dibuatlah Pedoman Pembuatan Surat (terlampir) yang mengatur beberapa hal mendasar dan bersifat standar dalam pembuatan surat di Pelayanan Mahasiswa - Pusat Kerohanian UK Petra. A. Alur Surat Menyurat 1. Untuk Kegiatan Rutin Sekertaris Bidang Sekretariat : Sekertaris Umum Ketua Umum

a. Sekbid memasukkan surat yang telah dicetak ke Kotak Surat Mentah, minimal 2 minggu sebelum surat tersebut diperlukan. b. Sekretariat akan memeriksa surat tersebut, bila masih perlu direvisi, akan dimasukkan ke Kotak Surat Revisi untuk diambil dan direvisi oleh Sekbid, kemudian dimasukkan lagi ke Kotak Surat Mentah. Bila tidak ada revisi, sekretariat akan langsung memasukkan ke Kotak Surat Terima. c. Sekum mengambil dan menandatangani surat, meminta tanda tangan Ketum dan menyetempel dan memasukkan ke Kotak Surat Fix. d. Sekbid/Sekprog dapat mengambil surat tersebut di Kotak Surat Fix paling lama 3 hari setelah surat dimasukkan ke Kotak Surat Mentah dan selanjutnya menyerahkan pada Pusroh (Kak Yanti) untuk diserahkan pada Kapusroh e. Sekbid dapat mengambil surat tersebut di Pusroh paling lama 2 hari setelah diberikan pada Pusroh. Sebaiknya, sebelum surat tersebut dicetak sudah dikonsultasikan lewat email terlebih dahulu kepada Sekretariat untuk mengefisiensikan penggunaan kertas dan waktu sirkulasi surat. 2

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

2. Untuk Kegiatan Insidentil Sekertaris Program Ketua Program Sekretariat Sekum Ketum

Sama dengan surat untuk kegiatan rutin, tetapi Sekertaris Bidang diganti dengan Sekertaris Program, dan surat yang dimasukkan ke Kotak Surat Mentah harus sudah ditandatangani oleh Sekertaris Program dan Ketua Program. 2. Sistem Proposal Semua kegiatan yang diselenggarakan Pelma harus dikerjakan dengan sungguh-sungguh untuk mencapai visi dan misi Pelma. Oleh karena itu, proposal yang merupakan proses perencanaan awal harus meneguhkan pengimplementasian visi dan misi Pelma dalam kegiatan tersebut terkait realita yang ditangkap dan tujuan yang ingin dicapai. Lewat proposal juga harus didapatkan gambaran jelas mengenai kegiatan yang akan dilakukan beserta biayanya. Format proposal dapat dilihat di lampiran 2. A. Fungsi Proposal 1. Menjadi sarana penuangan penangkapan visi dan realita oleh panitia program. 2. Alat kontrol BPH Pelma untuk memastikan setiap program yang dijalankan benarbenar sesuai dengan visi dan misi Pelma. 3. Informasi resmi ke Pusroh mengenai keberadaan kegiatan, tanggal pelaksanaan, dll. 4. Pencairan dana untuk kegiatan tersebut. 5. Informasi bagi pembicara mengenai latar belakang, tujuan, susunan acara, dll. 6. Peminjaman ruangan dan benda-benda tertentu B. Alur Proposal 1. Proposal resmi yang sudah ditandatangani oleh Sekertaris Program dan Ketua Program dimasukkan ke Kotak Proposal Mentah minimal 1 bulan sebelum hari H. 2. Sekum akan memeriksa proposal tersebut, bila masih perlu direvisi, akan dimasukkan ke Kotak Proposal Revisi untuk diambil dan direvisi oleh Sekertaris dan Ketua Program, kemudian dimasukkan lagi ke Kotak Proposal Mentah. Bila tidak ada revisi, Sekum akan langsung menandatangani dan memasukkan ke Kotak Proposal Terima. 3. Ketum mengambil, memeriksa, dan menandatangani proposal tersebut, dan dimasukkan ke Kotak Proposal Fix. 4. Sekertaris program mengambil proposal tersebut dan menyerahkan ke Pusroh (Kak Yanti) untuk diserahkan pada Kapusroh. 3

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Proses perencanaan kegiatan sudah harus selesai dan disetujui maksimal 2 minggu sebelum hari H. Sisa waktu 2 minggu dapat digunakan untuk mempersiapkan teknis pelaksanaan. Untuk meminimalisir tertundanya sebuah program karena keterlambatan pembuatan proposal, maka proposal bayangan untuk seluruh program Pelma harus diserahkan kepada Sekum melalui email minimal 1 bulan setelah Musyawarah Kerja dilaksanakan. Untuk lebih jelasnya mengenai alur proposal dapat dilihat di diagram alir berikut.

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

3. Sistem Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Evaluasi Kegiatan


Setiap kegiatan baik rutin maupun insidentil yang telah dilaksanakan harus dipertanggungjawabkan, dievaluasi dan dilaporkan dengan tujuan untuk: Mempertanggungjawabkan keseluruhan kegiatan pada Pusroh, sekaligus mengevaluasi kekurangan dan kelebihan kegiatan tersebut untuk pengembangan di periode berikutnya. Mengetahui tingkat keberhasilan kegiatan Pelayanan Mahasiswa. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan Pelayanan Mahasiswa. Untuk program rutin, bisa langsung disadari kekurangan dan masalah yang terjadi sehingga bisa langsung dilakukan perbaikan untuk pelaksanaan berikutnya. A. Jenis - Jenis Laporan Pertanggungjawaban 1. Laporan pertanggungjawaban kegiatan insidentil, diserahkan pada Sekum maksimal dua minggu setelah pelaksanaan. Untuk program rutin, LPJ kegiatan diserahkan setiap akhir semester. Format LPJ kegiatan dapat dilihat pada lampiran 3. 2. LPJ keuangan, diserahkan pada Bendahara Umum maksimal 1 minggu setelah pelaksanaan, juga untuk program rutin. Formatnya dapat diminta langsung pada Bendahara Umum. B. Jenis - Jenis Laporan Evaluasi. 1. Laporan evaluasi kegiatan rutin bidang setiap bulan, diserahkan pada Sekretariat setiap tanggal 10 bulan depannya. Formatnya dapat dilihat pada lampiran 4. 2. Notulen rapat bidang, diserahkan pada Sekretariat setiap tanggal 10 bulan depannya. Format notulen dapat dilihat pada lampiran 5. 3. Notulen rapat panitia kegiatan insidentil, dilampirkan bersama dengan LPJ. C. Alur Penyerahan LPJ 1. LPJ Kegiatan Sekertaris Bidang / Panitia 2. LPJ Keuangan Bendahara Bidang / Panitia C. Alur Penyerahan Laporan Evaluasi Sekertaris Bidang / Panitia Sekretariat 5 Ketua Umum Bendahara Umum Pusroh Sekertaris Umum Ketua Umum

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

4. Sistem Pengarsipan
Dalam setiap kegiatan yang dilakukan, terdapat berkasberkas yang perlu diarsipkan dan diserahkan ke Sekretariat dan Pusat Kerohanian dalam bentuk soft copy beserta LPJ Kegiatan. A. Fungsi Pengarsipan 1. 2. 3. 4. 5. Sebagai dokumentasi kegiatan yang telah dijalankan. Menunjang data untuk evaluasi. Memudahkan dalam pembuatan laporan kegiatan. Membantu proses follow up peserta kegiatan. Menjadi masukan bagi panitia program serupa ke depan bila diadakan lagi. Mengingat fungsi tersebut sangat penting dalam menunjang pelayanan, maka diharapkan dalam setiap kegiatan yang dilakukan, berkas-berkasnya hendaknya diarsipkan secara rapi dengan folder yang terstruktur. B. Hal-Hal yang Perlu Diarsipkan (softcopy) 1. Surat keluar 2. Surat masuk 3. Proposal 4. Slide progress report rapat pleno 5. Notulen rapat 6. Rundown Acara 7. Data peserta 8. Form-form 9. Slide Materi 10.Hal-hal lain yang dipandang perlu.

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Lampiran 1

Pedoman Pembuatan Surat


1. Ketentuan Umum Jenis dan ukuran huruf : Times New Roman, 12 Menggunakan kertas F4 (folio) dengan margin kiri = kanan = bawah = 2,5cm Untuk keperluan kop surat, margin atas diberi jarak 5 cm. Bahasa Inggris harus dicetak miring (italic) Untuk keperluan tanda tangan, diberi 3 baris dengan spasi barisnya 1 (bukan 1,5). Jadi dari Soli Deo Gloria sampai Kapusroh semuanya diberi spasi baris 1.

2. Bentuk dan Susunan Surat No. Lamp. Hal Yth. . di . Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus, Melalui surat ini, kami dari Pelayanan Mahasiswa-Pusat Kerohanian Universitas Kristen Petra / Panitia xxxxxxxx .. Demikianlah . kami. Atas perhatian Bapak/Ibu/Sdr, kami mengucapkan terima kasih. Tuhan memberkati. Soli Deo Gloria, + + + [ tanda tangan ] + Mengetahui, + + + [ tanda tangan ] Tembusan : (bila perlu) 1. Yth. .. 2. Yth. .. 7 [ tanda tangan ] : .. : . :.. [ Tanggal]

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

A. Penomoran Surat Umum Format penomoran surat umum adalah sebagai berikut : 1. Bidang No: [no]/[jenis surat]/[Bidang]-Pelma/PK-UKP/[bulan]/[tahun] 2. Kepanitiaan No: [no]/[jenis surat]/[Kepanitiaan]-Pelma/PK-UKP/[bulan]/[tahun] Keterangan : a. Nomor Surat 1. Penomoran surat dimulai dari nomor 001, dan bertambah terus secara kontinu sampai periode kepengurusan berakhir. 2. Penomoran surat terdiri dari 3 digit angka, contoh : 001. 3. Penomoran surat untuk jenis surat SKI, SKE dan SKP digabung menjadi satu. 4. Penomoran surat untuk setiap kepanitiaan tidak diakumulasi, melainkan dimulai lagi dari 001. b. Jenis Surat Jenis surat dibedakan menjadi 3 ( tiga ), yaitu : 1. SKI ( Surat Keluar Intern Pusat Kerohanian ) Ditujukan kepada orang / lembaga di luar bidang / kepanitiaan yang bersangkutan, tetapi masih berada di dalam struktur Pusat Kerohanian UK Petra. Contoh : Surat dari Bidang Misi kepada Ketua Bidang Pembinaan. Surat dari Panitia Kama kepada Kepala Pusat Kerohanian 2. SKE ( Surat Keluar Ekstern Pusat Kerohanian ) Ditujukan kepada orang / lembaga di luar Pusat Kerohanian, tetapi masih di dalam lingkup UK Petra. Contoh : Surat dari Bidang Misi kepada Kepala BAKA. Surat dari Panitia Regar kepada Himasitra 3. SKP ( Surat Keluar Petra ) Ditujukan kepada orang / lembaga di luar UK Petra. Contoh : Surat dari Bidang Persekutuan kepada pembicara di luar Petra. Surat dari Panitia CSMC kepada PMK Universitas lain.

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

c. Nama Bidang / Kepanitiaan 1. Bidang Bidang Pengkaderan Bidang Misi Bidang Pembinaan Bidang Persekutuan Bidang Multimedia Tim Litbang Badan Pengurus Harian 2. Kepanitiaan Nama kepanitiaan dapat dibuat oleh panitia itu sendiri. Penulisannya diawali dengan huruf P- dan diikuti dengan nama kepanitiaan tersebut. Contoh : Untuk kepanitiaan Seminar Refleksi Iman, dapat dipakai nama P-OH. Untuk kepanitiaan WTSP, dapat dipakai nama P-WTSP. d. Pelma Kata Pelma menunjukkan bahwa bidang / kepanitiaan yang bersangkutan termasuk dalam struktur Pelayanan Mahasiswa. e. PKUKP Kata PKUKP menunjukkan bahwa bidang / kepanitiaan yang bersangkutan termasuk dalam struktur Pusat Kerohanian - Universitas Kristen Petra. f. Bulan Bulan pembuatan surat ditulis dalam bentuk angka Romawi, yaitu I, II, , XII. g. Tahun Tahun pembuatan surat dicantumkan dalam bentuk 2 digit terakhir menggunakan angka Arab. Contoh : Tahun 2012 ditulis sebagai 12 Contoh Penomoran Surat a. Surat undangan presentasi hasil penelitian dari Tim Litbang, ditujukan kepada BPH Kabid Pelma, nomor 014, tanggal 10 Oktober 2012 (kegiatan rutin). No.: 014/SKI/Litbang-Pelma/PKUKP/X/12 9 = = = = = = = Bid.Pengkaderan Bid.Misi Bid.Pembinaan Bid.Persekutuan Bid.Multimedia Litbang BPH

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

b. Surat undangan Persekutuan Pelayan dari Bidang Pengkaderan, ditujukan kepada ketua LK-Sinergi, nomor 23, tanggal 9 Maret 2013 (kegiatan rutin). No.: 014/SKI/Bid. Pengkaderan-Pelma/PKUKP/III/13 c. Surat undangan Petra Discipleship Night, ditujukan kepada BEM, nomor 014, tanggal 10 Novemver 2012 (kegiatan insidentil). No.: 014/SKE/P-PDN-Pelma/PKUKP/XI/12 d. Surat dari panitia Seminar Refleksi Iman kepada pembicara seminar, nomor 043, tanggal 19 Oktober 2012 (kegiatan insidentil). No.: 043/SKP/P-SRI-Pelma/PKUKP/X/12 B. Penomoran Surat Khusus Surat khusus ini dikeluarkan hanya oleh Badan Pengurus Harian Pelayanan Mahasiswa. Format penomoran surat khusus : No. : [no]/[jenis surat]-Pelma/PKUKP/[bulan]/[tahun]

Keterangan : a. Nomor Surat Sama dengan surat administrasi biasa, hanya urutannya yang terpisah (tidak digabung menjadi satu) dari penomoran surat untuk administrasi biasa. b. Jenis Surat Jenis surat khusus dibedakan menjadi 3 ( tiga ), yaitu : 1. KEP ( Surat Keputusan ) Surat Keputusan ini dikeluarkan untuk menyatakan keputusan yang diambil oleh Pelayanan Mahasiswa terkait permasalahan tertentu yang memerlukan keputusan formal. 2. KET ( Surat Keterangan ) Surat Keterangan ini dikeluarkan untuk keperluankeperluan tertentu, dengan batas waktu penggunaan terbatas serta dengan tujuan tertentu. Misalnya keterangan mengikuti suatu kegiatan. 3. PEN ( Surat Pernyataan ) Surat Pernyataan ini dikeluarkan sebagai suatu pernyataan sikap yang diambil oleh Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian UK Petra terhadap suatu permasalahan.

10

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

c. Pelma (Sama dengan penomoran surat umum) d. PK UKP (Sama dengan penomoran surat umum) e. Bulan (Sama dengan penomoran surat umum) f. Tahun (Sama dengan penomoran surat umum) C. Penanggalan Surat Tanggal pembuatan surat dicantumkan di sudut kanan atas surat sejajar dengan nomor surat. Penanggalan menggunakan kalender Masehi dengan urutan tanggal, bulan, tahun. D. Lampiran Hanya ditulis bila ada yang dilampirkan. Yang dituliskan adalah jumlah lampiran. Bila surat tidak memiliki lampiran, maka dari nomor surat langsung dilanjutkan ke hal. E. Hal Perihal surat harus digaris-bawah dan ditulis dengan singkat dan jelas. F. Alamat Surat Kepada digunakan hanya bila surat dialamatkan kepada sebuah instansi (bukan orang). Sedangkan bila surat dialamatkan pada pribadi / orang tertentu, langsung menggunakan Yth. Contoh : Yth. Bpk/Ibu/Sdr [nama orang dan gelar] (Bila memiliki gelar seperti Ir., Ev., Dr., maka tidak perlu menggunakan Bpk/Ibu/Sdr. Bila yang dituliskan adalah jabatan, maka langsung ditulis jabatannya saja. Misal: Kepala UPPK, Rektor UK Petra) Di tempat (bisa langsung dituliskan alamatnya bila diketahui. Untuk jenis surat SKP, diusahakan memiliki alamat yang jelas)

11

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

G. Penandatanganan Surat Tata letak tanda tangan disesuaikan dengan jabatan orang yang bersangkutan : Semakin ke kiri berarti semakin tinggi jabatannya. Semakin ke bawah berarti semakin tinggi jabatannya.

Format dan Tata Letak Penandatangan Surat 1. Untuk Kegiatan Rutin: Soli Deo Gloria, + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian 2. Untuk Kegiatan Insidentil: Soli Deo Gloria, + + + Samantha Christy Ketua Panitia + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian Catatan : Untuk program insidentil yang tidak memiliki Sekertaris Program, maka cukup ditandatangani oleh Ketua Programnya. Misal Yearbook Pelma, Penelitian, dll. Kevin Tjoanda Sekretaris Umum Samuel Christianto Sekretaris Panitia Kevin Tjoanda Sekretaris Umum

12

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

3. Contoh Surat

A. Surat Undangan Kegiatan Rutin No. Hal Yth. Ketua BEM Di tempat Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus, Melalui surat ini kami dari Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian UK Petra mengundang semua pengurus dan fungsionaris lembaga kemahasiswaan dan sinergi baik dari BEM, MPM, BPMF, HIMA, UKM dan PTPIP untuk mengikuti Kebaktian Universitas perdana dengan tema Walking With God in Our Campus, yang akan dibawakan oleh Ev. Magdalena Pranata Santoso dan diselenggarakan pada : Hari, tanggal : Senin, 06 Agustus 2012 Waktu Tempat memberkati. Soli Deo Gloria + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum : 11.40 12.30 WIB : Auditorium Universitas Kristen Petra : 001/SKE/Bid.Persekutuan-Pelma/PK-UKP/VIII/12 : Undangan Kebaktian Universitas Perdana 2 Agustus 2012

Demikianlah undangan kami. Atas perhatian Saudari kami mengucapkan terima kasih. Tuhan

13

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

B. Surat Undangan Kegiatan Insidentil No. Hal Yth. Ketua BEM Di tempat Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus, Melalui surat ini kami dari Panitia Petra Discipleship Night mengundang wakil dari lembaga kemahasiswaan sebanyak 40 orang yang terdiri dari MPM, BPMF, HIMA, dan UKM untuk mengikuti acara Petra Discipleship Night dengan tema The Cost of Discipleship, yang akan dibawakan oleh Ir. Jonathan Parapak. Acara ini akan diadakan pada : Hari, tanggal : Selasa, 13 Mei 2012 Waktu Tempat memberkati. Soli Deo Gloria, + + + Samantha Christy Ketua Panitia + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum Samuel Christianto Sekretaris Panitia : 18.00 21.00 WIB : AVT.502 : 013/SKE/P-PDN-Pelma/PK-UKP/V/12 : Undangan Petra Discipleship Night 7 Mei 2012

Demikian undangan kami. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih. Tuhan

14

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

C. Surat Pembicara Kegiatan Rutin No. : 030/SKE/Bid.Pembinaan-Pelma/PK-UKP/X/12 Lamp. : 1 (satu) lembar Hal Yth. Sdr. Evelin Angkouw Di tempat Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus, Melalui surat ini, kami dari Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian UK Petra mengajukan permohonan kepada Saudara untuk menjadi pembicara dalam Pembinaan Pemimpin Kelompok Kecil yang akan diadakan pada : Hari, tanggal Pukul Tempat Tujuan : Senin, 12 Oktober 2012 : 17.30 19.30 WIB : Gedung D. 204 Universitas Kristen Petra : Terlampir : Permohonan menjadi Pembicara 10 Oktober 2012

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerja sama Saudara kami mengucapkan terima kasih. Tuhan memberkati. Soli Deo Gloria, + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum

15

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Lamp. 1 Surat No. 030/SKE/Bid.Pembinaan-Pelma/PK-UKP/X/12 Tema : Membangun Komitmen 1. PKK mengerti makna komitmen dalam ber-KTB. 2. PKK memahami pentingnya membangun komitmen dalam sebuah KTB. Tujuan Khusus Pelaksanaan : 1. PKK mampu memiliki komitmen yang konsisten dan membangun komitmen pribadi dalam ber-KTB. 2. PKK memiliki kemampuan untuk membangkitkan komitmen AKK yang dipimpinnya dalam dalam ber-KTB dan dalam hal pertumbuhannya. 3. PKK dapat memotivasi AKK yang mulai undur.

Tujuan Umum Pelaksanaan :

16

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

D. Surat Peminjaman Kegiatan Insidentil No. : 004/SKE/P-PDN-Pelma/PK-UKP/IX/12 Hal : Permohonan peminjaman LCD Yth. Kepala Pusat Komputer Di tempat Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus Melalui surat ini, kami dari Panitia Petra Discipleship Night mengajukan permohonan peminjaman LCD yang akan digunakan pada : Hari, tanggal : Sabtu, 14 dan 21 September 2012 Waktu Tempat Acara : 08.00 13.00 WIB : AVT.503 : Petra Discipleship Night 8 September 2012

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih. Tuhan memberkati. Soli Deo Gloria, + + + Samantha Christy Ketua Panitia + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum Samuel Christianto Sekretaris Panitia

17

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

E. Surat Permohonan SKKK No : 010/SKE/P-KAMA-Pelma/PK-UKP/II/13 11 Februari 2013

Lamp : 2 (dua) lembar Hal : Permohonan SKKK Yth. Kepala BAKA di tempat Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus, Melalui surat ini, kami Panitia Kamp Mahasiswa 2013 mengajukan permohonan SKKK kepada mahasiswa-mahasiswa yang namanya terlampir dalam daftar peserta Kamp yang diadakan pada: Hari / tanggal Tempat Tingkat organisasi Lingkup kegiatan terima kasih. Tuhan memberkati. Soli Deo Gloria, + + + Samantha Christy Ketua Panitia + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., M.Th. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum Samuel Christianto Sekretaris Panitia : Senin-Jumat, 28 Januari-1 Februari 2013 : Hotel Nirwana, Batu : Universitas : Intern

Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan

18

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

F. Surat Permohonan Data Penelitian No. : 004/SKE/Litbang-Pelma/PK-UKP/IX/12 Hal : Permohonan Data Mahasiswa Yth. Kepala BAAk Di tempat Salam dalam kasih Tuhan Yesus Kristus Melalui surat ini, kami dari Pelayanan Mahasiswa - Pusat Kerohanian mengajukan permohonan data mahasiswa aktif UK Petra angkatan 2011 dan 2012 untuk keperluan Riset Penerapan Nilai LIGHT di Universitas Kristen Petra. Adapun data yang kami perlukan adalah NRP, nama mahasiswa, agama, asal daerah, asal SMA, nomor HP dan nomor telepon rumah. Data yang dipercayakan akan kami jaga kerahasiaannya dan tidak akan dipergunakan untuk kepentingan lain. Demikianlah permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih. Tuhan memberkati. Soli Deo Gloria, + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., Th.M. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum 8 September 2012

19

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Lampiran 2.

Format Proposal PROPOSAL NAMA KEGIATAN tahun

LATAR BELAKANG Untuk menajamkan realita yang ditangkap oleh panitia sehingga diperlukan program ini. Latar belakang harus ditulis dengan pembahasan dari hal-hal umum ke khusus. berisi pemaparan masalah, pendefinisian konsep, penyebab, pemaparan kondisi ideal, kaitan dengan visi pelma, dll. Visi Pelma harus didalami oleh setiap pengurus dalam hal ini Ketua Program, dan dicantumkan secara utuh di latar belakang. Berikut adalah panduan pembuatan latar belakang. Tidak kaku dan tidak harus diikuti.

Masalah/fenomena/realita apa yang terjadi dan dampaknya. Apa kaitannya dengan visi
Pelma, bagaimana kaprog memahami visi Pelma dan kenapa masalah/fenomena/realita tersebut adalah masalah, terutama bagi visi Pelma Penyebab masalah tersebut bisa terjadi. Apa yang tidak ideal, apa yang kurang sehingga mengakibatkan masalah tersebut. Elaborasi penyebab dari masalah tadi. Kenapa masalah-masalah tersebut perlu dijawab. Apa yang bisa terjadi bila masalah tersebut terselesaikan, dampak positifnya, potensi yang ditimbulkan. Disini bisa dikaitkan juga dengan visi Pelma Cara menjawab masalah tadi. Ya lewat program ini. Apa harapan setelahnya.

Pandangan umum terhadap keterkaitan dengan rangkaian program / kegiatan sebelum


atau sesudah kegiatan ini berjalan. TUJUAN UMUM Berisi tujuan diadakannya program. Apa yang diinginkan bisa terjadi lewat program ini. Pemahaman apa yang timbul, pengetahuan apa yang bertambah, kesadaran atau semangat apa yang muncul, kondisi apa yang tercipta, dll. Dibuat per poin. Tujuan sangat terkait dengan latar belakang. I TUJUAN KHUSUS

20

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Merupakan penjabaran yang lebih spesifik dari tujuan umum dan ketercapaiannya dapat diukur lewat pengamatan, bukti fisik, dll. Dibuat per poin. Misal peserta menuliskan apa, peserta bergabung dalam pelayanan, dll. II NAMA KEGIATAN Nama : Tema III : (Bila perlu, bisa menyusul)

MEKANISME DAN DESAIN Dibuat dalam bentuk paragraf, menceritakan bentuk dari program dan kegiatan apa saja yang akan dilakukan dalam program tersebut beserta cara melakukan dan tujuannya per kegiatan. Jadi lewat poin ini pengurus diharapkan mampu membayangkan, merencanakan, dan mempersiapkan desain program secara umum. VI RENCANA EVALUASI KEGIATAN Mengevaluasi kegiatan apakah sudah memenuhi tujuan khusus. Metode evaluasinya bisa saja berbeda sesuai rapat evaluasi / perbedaan tolok ukur keberhasilan. Dibuat per poin dengan disertai penjelasan mengenai defenisi metode dan alasan pemilihan metode. Contoh : 1. Angket evaluasi acara Pengevaluasian berdasarkan angket evaluasi yang diiisi oleh peserta pada akhir acara. Dijelaskan tujuan angket, apa yang ingin diketahui dari angket tersebut. 2. Pre dan Post Test Pengevaluasian berdasarkan test yang diberikan pada peserta di awal dan akhir sesi. Dijelaskan apa tujuan pre dan post test ini. 3. Observasi Pengevaluasian berdasarkan hasil pengamatan kepada peserta pada saat acara berlangsung atau setelahnya. Dijelaskan aspek apa yang akan diobservasi, oleh siapa. 4. Evaluasi dari pembicara Pengevaluasian berdasarkan catatan hasil wawancara semi terstruktur dengan pembicara. 5. Lembar refleksi peserta 6. Lembar kerja / tugas peserta yang dikumpulkan. 7. Pengisian lembar komitmen VII PELAKSANAAN 21

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Hari/tanggal : (Untuk program rutin, cukup hari pelaksanaan dan frekuensi pelaksanaan Waktu Tempat VIII : : (bisa menyusul)

PESERTA Sasaran : spesifikasi peserta. Siapa saja yang diharapkan mengikuti acara ini. Target : jumlah peserta. Strategi pencapaian target

IX

PENYELENGGARA Nama bidang, dan jika ada kerjasama dengan pihak lain harus juga dicantumkan. Misalnya Bidang Pembinaan Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian UK Petra bekerjasama dengan Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia Surabaya

PENANGGUNG JAWAB Nama ketua program, statusnya (Pengurus Pelayanan Mahasiswa Periode 2012-2013) Nomor telepon : nomor HP ketua program

XI

RENCANA PEMBICARA (Bila perlu) (untuk pembicara baru CV harus dilampirkan. Bisa menyusul)

XII SUSUNAN ACARA (Bila perlu) (boleh terlampir, bisa menyusul) XIII MATERI (Bila perlu) (boleh terlampir, bisa menyusul) XIV SUSUNAN PANITIA (Bila perlu) XV RENCANA ANGGARAN Jumlah uang terakhir harus di satu halaman dengan penutup dan pengesahan. Pemasukan : Kontribusi Peserta Kontribusi Panitia org x @ Rp.. org x @ Rp.. 22 = . = .

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

= . = . = . +

Platform Universitas (sesuai platform dari Pusroh) Sumbangan (bila ada) Pencarian Dana (bila ada) Total Pemasukan Pengeluaran : 513320 532200 532300 532620 Dst Total Pengeluaran Honor Pembicara Fotocopy dan Cetak Konsumsi Biaya Dekorasi dan Perlengkapan

= . =. = . =. = . + = . = .

Defisit/Surplus (usahakan tidak ada) Terbilang : . (misal enam juta tujuh ratus lima puluh ribu Rupiah) XVI PENUTUP

Demikian proposal xxxxx ini kami buat, besar harapan kami agar kegiatan ini dapat terselenggara untuk kemuliaan Tuhan. Atas perhatian dan kerja samanya kami mengucapkan terima kasih. Soli Deo Gloria Surabaya, . Pelaksana Kegiatan, + + + Samantha Christy Ketua Panitia + + + Evie Santoso Ketua Umum Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., M.Th. Kepala Pusat Kerohanian 23 Kevin Tjoanda Sekretaris Umum Samuel Christianto Sekretaris Panitia

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

XVII LAMPIRAN

24

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Lampiran 3

Format Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN NAMA KEGIATAN tahun


I NAMA KEGIATAN Nama : Tema II : (Bila perlu, bisa menyusul)

TINGKAT KEGIATAN (Pilih salah satu antara intern atau ekstern) Intern Ekstern : Fakultas, Jurusan, Unit, Universitas : Surabaya Regional Nasional : lingkup GERBANGKERTOSUSILO : lingkup Jawa atau Jawa Bali (minimal mewakili 3 propinsi) : minimal mewakili 14 propinsi

Internasional : minimal mewakili ASEAN III PENYELENGGARA Nama bidang, dan jika ada kerjasama dengan pihak lain harus juga dicantumkan. Misalnya Bidang Pembinaan Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian UK Petra bekerjasama dengan Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia Surabaya IV PELAKSANAAN Hari/tanggal :) Waktu Tempat V : :

HASIL DAN EVALUASI a. Kepanitiaan [teknis pelaksanaan kegiatan] Dibuat BPH program dan koordinator setiap divisi, dengan format 1. Ketua Pra Pelaksanaan a. Yang dilakukan b. Kendala c. Solusi 25

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Pelaksanaan Idem pra pelaksanaan Pasca Pelaksanaan Idem pra pelaksanaan Saran Dst utk BPH dan divisi-divisi lain. Bila pelaksanaan kegiatan insidentil lebih dari satu hari, maka evaluasi kepanitiaan dibuat per hari. Untuk program rutin, maka dibuat cuma sekali secara keseluruhan selama satu semester, tapi diambil hal-hal yang paling penting untuk dievaluasi. b. Hasil Kegiatan 1. Serapan Materi [evaluasi pencapaian tujuan, TUP & TKP] 2. Jumlah Peserta Jumlah peserta yang ditargetkan : Jumlah peserta yang daftar Jumlah peserta yang hadir : : (bila perlu, peserta yang hadir dapat dispesifikan, berdasarkan angkatan, asal universitas, status di universitas, dll.) Persentase keberhasilan : peserta yang hadir dibagi target peserta dikali 100%, beserta alasannya mengapa terjadi seperti itu c. Evaluasi, Hambatan & Saran Keseluruhan [oleh ketua, untuk pelaksanaan kegiatan yang sama berikutnya] d. Follow Up Proses lanjutan apa yang diharapkan akan dijalani oleh peserta, dan bagaimana cara melakukan follow up tersebut. VI I ANGGARAN a. Rencana Pemasukan : b Realisasi Pemasukan : c. Rencana Pengeluaran : d. Realisasi Pengeluaran : e. Sisa : (realisasi pemasukan kurang realisasi pengeluaran)

26

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

VIII

PENUTUP Demikian pertanggungjawaban dan evaluasi kami atas kegiatan xxxxx yang telah kami kerjakan. Semoga nama Tuhan dipermuliakan. Soli Deo Gloria Surabaya, . Pelaksana Kegiatan, + + + Samantha Christy Ketua Panitia + + + Evie Santoso Ketua Umum + Mengetahui, + + + Bedjo Lie, S.E., M.Div., M.Th. Kepala Pusat Kerohanian Kevin Tjoanda Sekretaris Umum Samuel Christianto Sekretaris Panitia

IX

LAMPIRAN Dibuat di halaman baru (terpisah dari halaman yang berisi penutup). Yang dilampirkan adalah daftar peserta, materi (untuk kamp maka dilampirkan nama sesi, pembicara, TUP dan TKP setiap sesi), dokumentasi, notulen rapat, rekapitulasi angket evaluasi, hasil-hasil pre dan post test, evaluasi dari pembicara, susunan panitia, dll.

27

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Lampiran 4

Format Laporan Evaluasi Kegiatan Rutin LAPORAN EVALUASI Nama Kegiatan Bulan ............
I NAMA KEGIATAN Idem proposal II PENYELENGGARA Idem proposal III PELAKSANAAN Idem Proposal, tapi diberi tanggal yang jelas (tidak cuma frekuensi) IV HASIL DAN EVALUASI a. Teknis Kegiatan Pra Pelaksanaan Bagaimana situasi persiapan kegiatan, kondisi apa yang terjadi, kelancaran proses persiapan, masalah-masalah apa yang muncul, kesalahan yang terjadi, dan solusinya. Pelaksanaan Idem pra pelaksanaan, ditambah ketercapaian tujuan kegiatan. b. Peserta Jumlah peserta yang ditargetkan : Jumlah peserta yang daftar Jumlah peserta yang hadir : : (bila perlu, peserta yang hadir dapat dispesifikan, berdasarkan angkatan, asal universitas, status di universitas, dll.) Persentase keberhasilan : peserta yang hadir dibagi target peserta dikali 100%, beserta alasannya. V SARAN KESELURUHAN Untuk pelaksanaan kegiatan serupa bulan berikutnya. 28

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

Lampiran 5.

Format Notulen Rapat Notulen Rapat BPH


Hari, Tgl : Agenda Rapat: Waktu : Tempat :

Peserta Rapat:

Anthony Lesthia Lesi Evelin Eka Kevin

Pembawa renungan :

Pemimpin rapat : Hasil Rapat

29

Pedoman Umum Administrasi Pelayanan Mahasiswa Pusat Kerohanian

30