Anda di halaman 1dari 559

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN BAGIANUMUM TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV

DEPARTEMENAGAMARI INSPEKTORATJENDERAL TAHUN2009

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Departemen Agama dalam mengimplementasikan reformasi birokrasi masih cukup berat. Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Departemen Agama, telah dikeluarkan Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2008 tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Agama. Pada instruksi kedua adalah agar seluruh unit kerja melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik. Inspektorat Jenderal sebagai salah satu unit eselon I di Departemen Agama juga telah menyusun SOP. Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedoman atau acuan kerja bagi pejabat dan pelaksana pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya. Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih Inspektorat Jenderal dalam percepatan reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Departemen Agama.

Jakarta, Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL,

H. M. SUPARTA NIP.195407071984021001

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ......................................................................................... DAFTAR ISI ....................................................................................................... SURAT KEPUTUSAN INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA ........................ BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. A. Latar Belakang ............................................................................... B. Maksud dan Tujuan ......................................................................... C. Ruang Lingkup ................................................................................ D. Manfaat............................................................................................ E. Sistematika ..................................................................................... i ii

iii 1 1 1 1 2 2 4 4 5 6 7 66 90 116 189 229 275 313 354 379 423 468 496 554

BAB II PENJELASAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP ....................... A. Isi Form SOP ................................................................................... B. Prinsip Pelaksanaan SOP ............................................................... BAB III SOP PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEP. AGAMA ................... A. Lampiran 1 SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan ................. B. Lampiran 2 SOP Subbag Keuangan ............................................. C. Lampiran 3 SOP Subbag Evaluasi & Pelaporan ............................ D. Lampiran 4 SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian ........................ E. Lampiran 5 SOP Subbag Ortala ..................................................... F. Lampiran 6 SOP Subbag Hukum & Perundang-undangan ........... G. Lampiran 7 SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan ............. H. Lampiran 8 SOP Subbag AHP Eksternal & Dumas ....................... I. Lampiran 9 SOP Subbag Data & Informasi HASWAS ................... J. Lampiran 10 SOP Bagian Umum ................................................... K. Lampiran 11 SOP Subbag Rumah Tangga ................................... L. Lampiran 12 SOP Subbag Perlengkapan ...................................... M. Lampiran 13 SOP Inspektur Wilayah ............................................. BAB IV PENUTUP ............................................................................................

ii

mam KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STNDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA,

Menimbang

: a. bahwa dalam rangka menjaga konsistensi dan kinerja bagi seluruh satuan kerja di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama, dipandang perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas pegawai; b. bahwa berdasarkan point a di atas perlu ditetapkan dengan surat keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama RI. : 1. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;

Mengingat

iii

6. Keputusan Menteri Agama Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 15 Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Nomor IJ/147/ 2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA. : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 sampai dengan 13 Keputusan ini. : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU di atas merupakan pedoman pelaksanaan tugas bagi para pejabat dan pegawai di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama dan merupakan satu kesatuan dengan surat keputusan ini. : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL,

KESATU

KEDUA

KETIGA

H.M. SUPARTA NIP 195407071984021001

iv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Reformasi Birokrasi yang digulirkan oleh pemerintah dalam rangka mewujudkan pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat mendesak. Sehingga semua departemen dituntut untuk melakukan pembenahan birokrasi di jajarannya baik di pusat maupun di daerah. Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik. Departemen Agama sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga mendukung pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Inspektorat Jenderal merupakan salah satu unit eselon satu di Departemen Agama mempunyai tugas meyelenggarakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas di lingkungan Departemen Agama. Kegiatan pengawasan dilakukan agar mampu menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan oleh satuan organisasi/kerja di lingkungan Departemen Agama berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, dan kebijakan yang telah digariskan dapat menjadi alat kendali dan alat ukur terhadap proses dan hasil kerja yang ingin dicapai oleh Departemen Agama. Upaya Inspektorat Jenderal Departemen Agama dalam memudahkan pelaksanaan tugas dan melaksanakan salah satu langkah reformasi birokrasi adalah penyusunan standar operasional prosedur (SOP) B. Maksud dan Tujuan Maksud Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Tujuan: 1. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama RI; 2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan; 3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksanaaan tugas;

C. Ruang Lingkup SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama. D. Manfaat Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal Departemen Agama meliputi antara lain: 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang dalam menyelesaikan tugas. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan. 4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 5. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan. 6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel. 7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana. 9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. 11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi. E. Sistematika Sistematika penulisan buku Standar Operasonal Prosedur (SOP) ini terdiri dari empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas tentang latar belakang mengapa buku SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan dalam buku ini serta sistematika penulisan. Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan SOP yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan sop. Pada bab ini akan di bahas tentang Isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan beberapa prinsip dadsar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP. Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada Inspektorat Jenderal Departeman Agama. Bab ini akan membahas tentang uraian Standar Operasioanal Prosedur yang ada 2

di lingkungan Itjen Departemen Agama, yang meliputi bagian-bagian atau unit kerja yang ada, yaitu: SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan; SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian; SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan; SOP Bagian Umum; dan SOP Inspektur Wilayah I sampai dengan V; Dan terakhir, pada Bab IV yaitu, Penutup yang berisi kata akhir.

BAB II PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP A. Isi Form SOP Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut: 1. Nama SOP: nama prosedur yang di-SOP-kan; 2. 3. 4. 5. 6. 7. Satuan Kerja/Unit Kerja: Inspektorat Jenderal; Nomor SOP: nomor prosedur yang di-SOP-kan; Tanggal Pembuatan: tanggal pertama kali SOP dibuat; Tanggal Revisi: tanggal SOP Prosedur direvisi; Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukan; Disahkan Oleh: Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja; Dasar Hukum: peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur; Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan.

8. 9.

10. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. 11. Kualifikasi Pelaksana: memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. 12. Peralatan dan Perlengkapan: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. 13. Pencatatan: memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pejabat dan pelaksana yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pejabat dan pelaksana yang terlibat dalam proses (Misalnya formulir 4

yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir dasar ini akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar. 14. Uraian SOP: menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. B. Prinsip pelaksanaan SOP Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut: 1. Konsisten SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama. 2. Komitmen SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. 3. Perbaikan berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. 4. Mengikat SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 5. Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan. 6. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.

BABIII
STANDAROPERASIONALPROSEDUR(SOP) PADAINSPEKTORATJENDERALDEPARTEMANAGAMA

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN BAGIANUMUM TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV

Lampiran1

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN

1. SUBBAGPERENCANAANPROGRAM 2. SUBBAGKEUANGAN 3. SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)
SUBBAGPERENCANAANDANPROGRAM

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

SOPEvaluasiActionPlan SOPAdministrasiSuratMasukdanKeluar SOPPengecekanSPPD SOPKalenderKegiatan SOPKompilasiDIPAdanRKAKL5Wilayah SOPKompilasiSuratTugas SOPPanduanPPA SOPPenyusunanRekonsiliasiRKAT SOPPenyusunanJangkauanAudit SOPPenyusunanBukuKPKPI SOPPenyusunanBukuNonPKPT SOPPenyusunanBukuPenetapanKinerja SOPPenyusunanBukuRKAT SOPPenyusunanDirektoriObyekAudit SOPPenyusunanTimMonitoringdanEvaluasi SOPPenyusunanRKAT SOPPenyusunanRencanaKinerjaTahunan SOPPenyusunanUsulanRKAT SOPPenyusunanRKAKL SOPStandarBiayaKhusus

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP EVALUASI ACTION PLAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP TOT PPA; 2. SOP Workshop PPA Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengevaluasi kegiatan; 2. Memahami PPA secara keseluruhan.

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK, Laptop, LCD; Meja, Kursi; Modul Sosialisasi PPA; Bahan tayang.

Peringatan: Jika tidak dilaksanakan, maka tidak diketahui kelemahan-kelemahan hasil pelaksanaan Sosialisasi PPA tahun yang lalu Pelaksana No. 1 2 3 4 5 Aktivitas Menyusun TOR dan SK Kegiatan Memeriksa TOR dan SK Memaraf TOR dan SK Staf Kasubbag Kasubbag Kabag Kabag 1 2

Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu 1 Jam 40 menit 5 Menit 15 menit 1 Jam

Ket.

Mengajukan SK, TOR, Kasubbag untuk ditandatangani Membuat rekap Action Staf Plan dari Lokasi Sosialisasi PPA Membuat Draft pedoman/Panduan Staf

Ses

Pelaksanaan Program Sosialisasi PPA

3 hari

Pelaksana No. 7 Aktivitas Meminta persetujuan pimpinan tentang pedoman Membuat surat tugas Staf 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu 1 jam 45 Menit 1 jam

Ket.

Kasubbag Ses

8 9

Staf

Kasubbag Ses

Mendistribusikan surat Staf tugas dan panduan kepada petugas pelaksana Action Plan PPA 10 Menyerahkan copy Staf rekap surat tugas, SK dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap, dan Subbag Per-UU-an 11 Melaksanakan Staf evaluasi Action Plan

Telah ditandatangani oleh Sekretaris Itjen

1 jam

Kasubbag Kabag

Buku Panduan, Modul Sosialisasi, dan laporan Sosialisasi PPA tahun sebelumnya

Terlaksana Evaluasi Action Plan

3 Hari

10

FLOW CHART SOP EVALUASI ACTION PLAN MULAI

Menyusun TOR

Periksa TOR dan SK Diterima

Ditolak

Memaraf SK dan TOR

Menandatangi SK dan TOR

Membuat Rekap Sosialisasi PPA

Menyusun Panduan

Meminta Persetujuan Panduan

Periksa Tor dan SK

Ditolak

Diterima

Membuat Surat Tugas

Mendistribusikan Surat Tugas dan Panduan

Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag Perundang-undangan

Melaksanakan kegiatan

SELESAI 11

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR


Dasar Hukum: 1. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Surat Tugas PKPT Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengadministrasikan surat; 2. Memiliki kecermatan dan Ketelitian.

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Tata Persuratan Dinas; 3. Buku Pencatatan Surat. Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan. Pelaksana No. 1 Aktivitas 1 2 Kasubbag 3 Staf

2.

Menerima surat Kabag masuk yang didisposisikan pimpinan Mencatat surat Staf masuk dan surat keluar Kabag Mengarsipkan surat masuk dan membuat surat keluar sesuai isi disposisi pimpinan Memberi nomor Staf surat masuk dan surat keluar Staf Merekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar Membuat Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar dalam kurun waktu 1 tahun Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 10 Tata Persurat- Tertatanya an Dinas administrasi menit surat 15 Buku pencata- Tercatatnya tan surat surat masuk menit dan surat keluar Tata Persurat- Tersusun30 an Dinas nya surat menit keluar dan terarsipkannya surat masuk Tata Persurat- Terdapat15 an Dinas nya nomor menit surat masuk dan keluar Tata Persurat- Tersusun1 an Dinas nya rekapiJam tulasi surat masuk dan keluar 1 TersusunMinggu nya laporan surat masuk dan keluar

Ket.

Kasubbag

Staf

5.

6.

12

FLOW CHART SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

MULAI

Menerima Surat Masuk

Menindaklanjuti apabila Surat Keluar

Mengarsipkan apabila Surat Masuk

Pencatatan dan Penomoran dalam buku

Pencatatan dan Penomoran dalam buku

Merekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Membuat Laporan dalam Kurun Waktu 1 Tahun

SELESAI

13

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGECEKAN SPPD


Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/281/2006 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perencanaan dan Pengelolaan Keuangan Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Surat Tugas PKPT. Peringatan: Jika tidak dilaksanakan, maka kesalahan dalam administrasi jawabannya. akan terjadi pertanggungKualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan komputer; 2. Teliti dan Cermat. mengoperasikan

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Meja, Mesin Fotocopy; 2. Rincian Anggaran Biaya. Pencatatan dan Pendataan:

PELAKSANA No Aktivitas 1 Pelaksana Subbag Perencanaan Pelaksana Subbag Perencanaan 2 3

1. Menerima SPPD dari subbagian Rumah Tangga 2. Memeriksa Berkas berdasarkan Nama, NIP, Golongan/ Pangkat, Redaksi SPPD, dan dasar penerbitan SPPD 3. Mengajukan kepada Pimpinan 4. Pengesahan SPPD

MUTU BAKU Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Sesuai 1 Berkas RAB dan Menit SPPD Kegiatan diterima Sesuai Selesai 1 RAB dan Pengecek Jam Kegiatan -an SPPD

Ket.

Pelaksana Subbag Perencanaan Kasubbag Perencanaan

SPPD telah selesai Paraf Disetujui

30 detik 5 Menit

14

FLOW CHART SOP PENGECEKAN SPPD MULAI

SPPD dari Rumah Tangga

Menerima SPPD

Memeriksa SPPD

SPPD BENAR

Tidak

Ya Mengajukan Kepada Pimpinan

Pengesahan

SELESAI

15

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KALENDER KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 2. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 3. Perpres Nomor 7 Tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2004-2009; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan Database Perencanaan; 2. SOP Penyusunan Usulan RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun kalender kegiatan; 2. Mempunyai kompetensi dalam mengoperasikan komputer.

Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan terjadi benturan penjadwalan program kegiatan dalam waktu 1 tahun PELAKSANA No 1. Aktivitas Menganalisa Staf program kegiatan hasil pembahasan RKT Merekap program Staf kegiatan hasil pembahasan RKT sesuai Bagian dan Irwil Menyusun draft Staf kalender kegiatan, 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat tulis kantor, komputer, laptop, printer, kertas; 2. Buku Rencana Kinerja; 3. Buku POK DIPA RKA-KL. Pencatatan dan Pendataan:

2.

3.

4.

Mengoreksi draft kalender kegiatan

Kasubbag Kabag

5.

Mengajukan kepada pimpinan Menggandakan buku kalender kegiatan

Kasubbag Kabag

Ses Itjen

6.

Staf

MUTU BAKU Persyaratan/ Output Perlengkapan - Buku Renca- Tersusunnya analisa na Kinerja program - Buku PO DIPA RKA-KL kegiatan - Buku Renca- Tersusunna Kinerja nya rekapi- Buku PO tulasi progDIPA RKA-KL ram kegiatan - Buku Renca- Tersusunnya draft na Kinerja jadwal pe- Buku PO DIPA RKA-KL laksanaan kegiatan - Buku Renca- Terkoreksina Kinerja nya draft - Buku PO kalender DIPA RKA-KL kegiatan Draf kalender Draft Buku yang terkoreksi Kalender di setujui Tercetaknya Buku Kalender Kegiatan

Waktu 1 hari

Ket.

1 hari

1 hari

40 menit

1 hari 1 minggu

16

FLOWCHART SOP KALENDER KEGIATAN


MULAI

Analisa Program Kegiatan dalam Penyusunan RKT

Merekapitulasi Program Kegiatan

Menyusun Draft Kalender Kegiatan

Koreksi

Ditolak

Diterima Mengajukan ke Pimpinan

Kalender Kegiatan

SELESAI

17

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2007; 7. PMK Nomor 08/PMK.02/2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009; 8. PMK Nomor 105/ PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009. Keterkaitan: 1. SOP RKA-KL; 2. SOP PO DIPA; 3. SOP Surat Masuk dan Keluar Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kekurangan data dukung audit keuangan PELAKSANA No. 1 Aktivitas Menyusun konsep surat keluar permohonan DIPA RKAKL. Mengajukan konsep surat keluar untuk dikoreksi Mengajukan kepada pimpinan Staf 1 2 3 MUTU BAKU Persyaratan/ Output Perlengkapan Tata PersuTersusunratan Dinas nya draft konsep surat keluar Draft konsep surat keluar Ses Itjen Konsep surat keluar yang dikoreksi Surat Keluar yang disetujui Tersusunnya konsep surat keluar Tersusunnya surat keluar Terdistribusikannya surat keluar Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami dalam membaca DIPA dan RKAKL 2. Memahami tentang anggaran 3. Mempunyai kompetensi dalam pengoperasian komputer

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; Software Program Microsof Acces; Standar Biaya Umum; RKA-KL.

Pencatatan dan Pendataan:

Waktu 15 menit

Ket.

Kasubbag Kabag

30 menit 45 menit 1 minggu

Kasubbag Kabag

4.

Mendistribusikan surat Staf keluar ke Satker Departemen Agama

18

PELAKSANA No. 5. Aktivitas Mengadakan koordinasi dengan Ditjen Perbendaharaan Mengumpulkan data DIPA RKA-KL dari satker Depag baik pusat maupun daerah Mengolah data dari satker Depag dan Ditjen Perbendaharaan Mengoreksi draft kompilasi DIPA Staf 1 2 3

MUTU BAKU Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Keluar Terdapatyang disetujui nya data DIPA RKAKL Terdapatnya data DIPA RKAKL PO DIPA TersusunRKA-KL nya draft kompilasi DIPA Draft KompiTerkoreksilasi DIPA nya draft\ Kompilasi DIPA Draft Buku Draft Kompilasi DIPA yang Kompilasi DIPA dikoreksi disetujui Buku Kompilasi DIPA

Waktu 1 hari

Ket.

6.

Staf

1 minggu

7.

Staf

3 hari

8.

Kasubbag Kabag

45 menit

10.

Mengajukan kepada pimpinan

Kasubbag Kabag

Ses. Itjen

30 menit

11.

Mencetak dan menggandakan draft Kompilasi DIPA

Staf

1 minggu

19

FLOWCHART SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH


MULAI

Membuat Surat Keluar (Dinas) ke Sator/Satker tentang Permintaan DIPA

Mengkoreksi Surat Keluar

Mengajukan kepada Pimpinan

Disetujui

Tidak disetujui

Mendistribusikan Surat

Koordinasi dan meminta DIPA seluruh Sator/Satker di Departemen Agama

Mengumpulkan Data Dipa dari Sator/Satker di lingkungan Dep. Agama


Mengolah Data DIPA

Mencetak Draft Kompilasi

Mengoreksi Draft

Mengajukan kepada Pimpinan

Disetujui

Tidak disetujui

Mencetak/Menggandakan

Pendistribusian

SELESAI

20

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KOMPILASI SURAT TUGAS


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; SOP Usulan RKAT; SOP Surat Tugas PKPT; SOP Surat Masuk dan Keluar; SOP Penyusunan Pemantauan. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pengumpulan angka kredit auditor; Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam memberikan informasi kepada pemeriksa eksternal; Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam melacak hilangnya surat-surat yang dibutuhkan pimpinan. Pelaksana No. 1 2. Aktivitas Menginventarisir surat-surat tugas Merekapitulasi suratsurat tugas Menyusun draft kompilasi surat tugas Mengoreksi draft kompilasi surat tugas Mengajukan Draft Kompilasi pada pimpinan Menggandakan Kompilasi Surat Tugas Staf Staf 1 2 3 Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Surat Tugas Terkumpulnya 2 Surat Tugas jam 2 Surat tugas Tersusunnya jam rekapitulasi surat tugas Surat Tugas Tersusunnya 1 Draft Kompihari lasi Surat Tugas Surat Tugas Terkoreksi40 nya Draft menit Kompilasi Surat Tugas Draft Kompilasi Draft Kompi15 lasi Surat Surat Tugas menit yang dikoreksi Tugas disetujui Draf Kompilasi Surat Tugas Buku Kompilasi Surat Tugas 1 minggu Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dalam mengkompilasi surat tugas; 2. Mempunyai kompetensi dalam pengoperasian komputer

2. 3. 4.

Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 1. 2.

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Data Obyek Audit; 3. Data Auditor 4. Surat Tugas Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:

3.

Ket.

4.

Staf

5.

Kasubbag

Kabag

6.

Kasubbag

Kabag

Ses Itjen

7.

Staf

21

FLOWCHART SOP KOMPILASI SURAT TUGAS


MULAI

Inventarisasi Surat Tugas Audit

Merekapitulasi jumlah surat tugas sesuai jenisnya

Menyusun draft kompilasi surat tugas

Koreksi

Tidak

Ya Mengajukan pada Pimpinan

Menggandakan

SELESAI

22

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PANDUAN PPA


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. 7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Survey Lokasi PPA; 2. SOP Action Plan PPA; 3. SOP Workshop PPA. Peringatan: Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pelaksanaan sosialisasi PPA di lokasi Pelaksana No. 1. 2. 3. 4. Aktivitas Menyusun TOR dan SK Kegiatan Memeriksa TOR dan SK Memaraf TOR dan SK Mengajukan SK, TOR, untuk ditandatangani Membuat Draft Panduan PPA Membuat undangan pembahasan panduan PPA Membahas draft Panduan PPA Meminta persetujuan dari pimpinan 1 Pelaksana Kasubbag Kasubbag Kasubbag Kabag Kabag Ses 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Menguasai Program Pengawasan Agama. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer; 3. Memiliki kemampuan menyusun panduan.

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Laptop, LCD; 2. Meja, Kursi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Modul Sosialisasi PPA; 2. Bahan tayang. Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Ket.

Waktu 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 3 hari 1 hari

5. 6.

Pelaksana Pelaksana Kasubbag Ses

7. 8.

Pelaksana Kasubbag Kabag Ses Draft Panduan PPA selesai

23

Pelaksana No. 9. 10 . 11 Aktivitas Mencetak buku panduan PPA Mendistribusikan buku Menyerahkan copy rekap surat tugas, SK dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap, dan Subbag PerUUan Melaksanakan Evaluasi Action Plan 1 Pelaksana Pelaksana Pelaksana 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu 1 minggu 1 hari 1 hari

Ket.

Telah ditanda tangani oleh Sekretaris Itjen Buku Panduan, PPA

12

Pelaksana Kasubbag Kabag

3 hari

24

FLOW CHART SOP PANDUAN PPA


MULAI

Menyusun TOR dan SK

Periksa Tor dan SK Ya Memaraf SK dan TOR

Tidak

Menandatangani SK dan TOR

Membuat Draft Panduan Sosialisasi PPA

Membuat Undangan

Membahas draft

Meminta Persetujuan Pimpinan

Disetujui

Tidak

Ya Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag Perundang-undangan

Melaksanakan Kegiatan

SELESAI

25

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 6. Surat Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKAT 2. SOP Buku RKAT; 3. SOP Buku URKAT; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemapuan menyusun rekonsiliasi; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data)

Peringatan: Jika tidak ada Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan maka Pelaksanaan Audit akan tumpang tindih antara Itjen Dep. Agama dengan BPKP Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima Surat Edaran Rekonsiliasi dari Menpan 1 Sekretaris 2 Kabag/ Kasubbag

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Buku URKAT; 3. Buku Direktori Obyek Audit; 4. Buku Peta Wilayah Pengawasan; 5. Rekapitulasi Jangkauan Audit. Pencatatan dan Pendataan:

2.

3.

Melakukan Koordinasi Sekretaris dengan BPKP dan Menpan tentang rencana Rekonsiliasi RKAT Itjen Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi RKAT

Kabag/ Kasubbag

BPKP

4.

Merumuskan hasil Rekonsiliasi RKAT

Itjen

BPKP

Mutu Baku Ket. Persyaratan/ 3 Waktu Output Perlengkapan Staf Surat EdarDiterimaan Rekonnya Surat siliasi Edaran Rekonsiliasi Staf Buku URKAT 1 TerkoordiMinggu nasikannya pelaksanaan Rekonsiliasi RKAT 3 TerselengMenpan Buku URKAT, garanya Buku Direktori Hari Rekonsiliasi Obyek Audit, RKAT Buku Peta Wilayah dan Rekapitulasi Jangkauan Audit. Menpan Hasil 3 Naskah Rekonsiliasi Hari Berita Acara dan Doku-

26

Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output men hasil Rekonsiliasi Buku hasil Rekonsiliasi RKAT

Ket.

5.

Menggandakan Naskah Berita Acara Rekonsiliasi RKAT beserta dokumen lampirannya

Staf

6.

Mendistribusikannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT ke MenPan, BPKP, dan Irwil.

Staf

Naskah Berita Acara Rekonsiliasi RKAT beserta dokumen lampirannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT

2 Hari

1 Hari

Terdistribusikannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT.

27

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT

MULAI

Menerima Surat dari Menpan

Melakukan Koordinasi dengan BPKP dan Menpan

Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi

Menggandakan Naskah Rekonsiliasi

Mendistribusikan Buku

SELESAI

28

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT


Dasar Hukum: 1. Keppres RI Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Direktori Obyek Audit; 2. SOP Penyusunan RKAT; 3. SOP Penyusunan Buku URKAT; 4. SOP Penyusunan Buku RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun jangkauan audit; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data); 3. Memiliki pengetahuan tentang wilayah audit.

Peringatan: 1. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pemenuhan informasi bagi pemeriksan eksternal; 2. Jika tidak disusun, maka tidak dapat diperoleh informasi bagi pimpinan dalam pengambilan kebijakan; 3. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pengajuan kenaikan anggaran. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menganalisa program PKPT Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Direktori Obyek Audit; 3. Buku URKAT; 4. Buku RKAT; 5. Buku Audit Kasus; 6. Buku Audit Khusus. Pencatatan dan Pendataan:

2.

Menganalisa Direktori Obyek Audit

Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 PO DIPA Hari dan Buku RKAT serta URKAT 2 Buku Hari Direktori Obyek Audit Buku Kompilasi Audit Kasus Buku Kompilasi Audit Khusus Kompilasi draft Jangkauan Audit Draft buku 2 Hari 2 Hari

Output Terdapatnya data anggaran PKPT Terdapatnya data Obyek Audit Terdapatnya data audit kasus Terdapatnya data audit khusus Tersusunnya draft buku jangkauan audit Terkoreksi

Ket.

3.

Menganalisa Audit Kasus Menganalisa Audit Khusus

Staf

4.

Staf

5.

Melakukan kompilasi data audit

Staf

2 Hari

6.

Mengoreksi draft

Kasubbag

Kabag

40

29

Pelaksana No. Aktivitas buku jangkauan audit 1 2 3

7.

Mengajukan kepada pimpinan

Kasubbag

Kabag

Ses Itjen

8.

Mencetak dan menggandakan Buku Jangkauan Audit

Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan jangkauan Menit nya draft audit buku jangkauan audit 30 Draft Buku Draft buku Menit Jangkauan jangkauan Audit yang audit yang disetujui. dikoreksi Draft Buku 1 Buku Jangkauan Minggu Jangkauan Audit yang Audit disetujui

Ket.

30

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT MULAI

Menganalisa program PKPT

Menganalsia Direktori Obyek Audit

Menganalisa Audit Kasus

Menganalisa Audit Khusus

Kompilasi Data

Dikoreksi

Tidak

Ya Mencetak Buku

SELESAI

31

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI


Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres RI Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan Buku Usulan PKPT; 2. SOP Penyusunan Buku PKPT; 3. SOP Penyusunan Buku Non PKPT; 4. SOP Rekonsiliasi PKPT. Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam penetapan arah dan kebijakan pengawasan di lingkungan Itjen Dep.Agama Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari dan Menelaah Buku Usulan PKPT Mempelajari dan Menelaah Program PKPT Mempelajari dan Menelaah Program Non PKPT Mempelajari dan Menelaah Rekonsilisasi PKPT Staf 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun buku KPKPI; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Meja, Kursi; 3. Buku Usulan PKPT; 4. Buku PKPT; 5. Buku Non PKPT. Pencatatan dan Pendataan:

2.

Staf

3.

Staf

4.

Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Buku 2 DiperolehUPKPT Jam nya data Usulan PKPT Buku PKPT 2 DiperolehJam nya data PKPT Buku Non 2 Terperoleh PKPT Jam nya data Non PKPT Dokumen 2 Diperolehhasil RekonJam nya data siliasi PKPT kebijakan PKPT

Ket.

32

Pelaksana No. 5. Aktivitas Kompilasi data Staf 1 2 3

6.

Penggandaan buku

Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 TersusunJam nya kompilasi data PKPT 2 TersusunJam nya buku KPKPI

Ket.

33

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI

MULAI

Mempelajari dan Menelaah Buku Usulan PKPT

Mempelajari dan Menelaah Buku PKPT

Mempelajari dan Menelaah Rekonsiliasi PKPT

Kompilasi data

Penggandaan

SELESAI

34

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT


Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Direktori Obyek Audit 2. SOP Penyusunan Pemantauan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun Buku; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data); 3. Memiliki kemampuan pengetahuan tentang monitoring;

Peringatan: Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam menyediakan data bagi pemeriksa eksternal. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menganalisa Program Non PKPT hasil RKT Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Program Non PKPT hasil RKT; 4. Data staf Pencatatan dan Pendataan:

2.

Menentukan obyek pemantauan

Staf

3.

4.

Menyusun formasi jumlah staf yang akan diberangkatkan Menggabungkan data obyek pemantauan dengan formasi staf

Staf

Staf

5.

Mengoreksi draft kompilasi non pkpt

Kasubbag

Kabag

6. 7.

Mengajukan kepada pimpinan Mencetak dan

Kasubbag Staf

Kabag

Ses Itjen

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 TerdapatRencana Hari nya data Kinerja obyek peTahunan mantauan RKT 2 TersusunPO DIPA Jam nya draft obyek pemantauan RKT 2 TersusunPO DIPA Jam nya forData Staf masi staf RKT 1 TersusunData Staf Jam nya draf kompilasi buku non pkpt RKT 40 Draft Data Staf Menit kompilasi non pkpt terkoreksi Draft kompi30 Kompilasi lasi non PKPT Menit Non PKPT Kompilasi 30 Buku

Ket.

35

Pelaksana No. Aktivitas menggandakan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Non PKPT Menit Kompilasi Non PKPT

Ket.

36

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT

MULAI

Mempelajari dan Menelaah DIPA Khusus Program Non PKPT

Mempelajari dan Menelaah Program Non PKPT

Mempelajari dan Menelaah Program Data Pendukung

Kompilasi Data

Penggandaan Buku

SELESAI

37

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusunan RKT; Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam penentuan kinerja program dan kegiatan Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari dan Staf menelaah DIPA tahun berjalan Mempelajari dan Staf Menelaah Kegiatan yang ada dalam DIPA 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun buku pentapan kinerja; 2. Memiliki pemahaman penetapan kinerja; 3. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Meja, Kursi Pencatatan dan Pendataan: Form pengisian output dan outcome Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan DIPA tahun 2 berjalan Jam 2 Jam

Output

Ket.

2.

Telah dipahami Kegiatan dalam DIPA

3.

Membuat Form/Matrik Staf Penetapan Kinerja Mengisi Form/Matrik Kompilasi Staf Staf

Output dan Outcome Kegiatan

1 Jam 2 Jam 2 Hari Selesainya Input Tersusunnya Draft Penkin Draft di setujui Tersusunnya buku Penetapan Kinerja.

4. 5.

6. 7.

Mengajukan Draft Ke Pimpinan Penggandaan

Staf Staf

Kabag

Sekreta ris

Draft selesai

45 Menit 2 Hari

38

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA

MULAI

Mempelajari dan Menelaah DIPA

Mempelajari dan Menelaah Kegiatan dalam DIPA

Membuat Form/Matrik

Mengisi Form

Menyusun Draft

Meminta persetujuan Pimpinan

Penggandaan

SELESAI

39

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT


Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres R.I. Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 031 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKAT; 2. SOP Direktori Obyek Audit; 3. SOP Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan berkoordinasi; 2. Memiliki kemampuan menusun buku; 3. Memiliki pemahaman tentang jangkauan audit; 4. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data)

Peringatan: Apabila Buku RKAT tidak pelaksanaan audit tidak terarah. No. 1. Aktivitas Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Buku Usulan PKPT 4. Data Obyek Audit; 5. Kode Wilayah dan Kode Auditan; 6. Data Auditor Pencatatan dan Pendataan:

disusun

maka Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 3 Berita Acara Buku Hari Rekonsiliasi URKAT, RKAT beKebijakan serta dokuPengawasmen laman Menpan pirannya

Pelaksana 1 2 3 Staf

Ket.

Sekretaris Kasubbag /Kabag

40

Pelaksana No. 2. Aktivitas Mendistribusikan dokumen RKAT hasil Rekonsiliasi kepada Para Irwil sebagai bahan Penyusunan Tim RKAT. Mendistribusikan Form RKAT ke Irwil Menyusun Tim RKAT 1 2 3

Sekretaris Kasubbag Staf /Kabag

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 Dokumen Hari RKAT hasil rekonsiliasi dan data auditor

Output Terdistribusikannya Dokumen RKAT hasil Rekonsiliasi Terdistribusikanya Form RKAT Tersusunnya Tim RKAT

Ket.

3.

Sekretaris Kasubbag Staf /Kabag Irwil TU Irwil Staf

Form RKAT

30 Menit 2 Hari

4.

5.

6.

Mengirimkan Susunan Tim RKAT kepada Sekretaris Menelaah Susunan Tim RKAT

Irwil

TU Irwil

Staf

Form RKAT, rekap Tim Audit tahun sebelumnya dan Data Auditor Susunan Tim RKAT Susunan Tim RKAT

1 Jam 1 Hari

Sekretaris Kasubbag Staf /Kabag

7.

8. 9.

Menyusun RKAT berdasarkan Hasil Telahaan Susunan Tim RKAT Menggandakan Naskah RKAT Mendistribusikan Buku RKAT

Kabag

Kasubbag Staf

Staf Staf

Susunan Tim RKAT Hasil Telahaan Naskah RKAT Buku RKAT

1 Hari

Terkirimnya Susunan Tim RKAT Hasil Telaahan Susunan Tim RKAT. Tersusunnya Naskah RKAT Buku RKAT Terdistribusikanya Buku RKAT

2 Hari 1 Jam

41

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT MULAI

Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan

Mendistribusikan Hasil Rekonsiliasi dengan Menpan dan BPKP ke Para Irwil

Mendistribusikan Form RKAT ke Para Irwil

Menyusun Tim RKAT

Mengirimkan Susunan Tim RKAT ke Sekretaris

Menelaah Susunan Tim RKAT

Menyusun RKAT berdasarkan hasil Telaahan Susunan Tim RKAT

Menggandakan Naskah RKAT

Mendistribusikan Buku RKAT

SELESAI

42

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT


Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); Keterkaitan: 1. SOP Peta Wilayah; 2. SOP Penyusunan Tim Monev. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami Tugas dan Fungsi Itjen; 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan computer;; 3. Memiliki kemampuan dalam mengolah data.

Peringatan: Jika tidak ada Direktori Obyek Audit maka akan kesulitan menetapkan Obyek Audit dan Monev. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menginventarisasi data yang berkaitan dengan pemekaran wilayah dan pengembangan lembaga baru Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Surat Keputusan tentang pengembangan lembaga di lingkungan Departemen Agama. 3. Data Pemekaran wilayah dan Pengembangan Lembaga Pencatatan dan Pendataan: . Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Data PemeData dari: - Biro Ortala Minggu karan wilayah dan pe- Biro Perenc. ngembang- Biro Keuang an lembaga an dan IKN di lingkung- Ditjen an Dep. Pendis Agama - Ditjen Bimas Islam; - Sator/Satker Depag. Data auditi 3 Draft Hari Kompilasi Direktori data auditi Kompilasi 1 Terkoreksi Direktori Hari nya Data data auditi Direktori Draft Buku 1 Draft Buku Direktori Hari Direktori yang disetujui terkoreksi Ses 1 TercetakMinggu nya Buku

Ket.

2.

Pemutakhiran data auditi

Staf

3.

Mengoreksi Data Direktori Mengajukan pada Pimpinan

Kasubbag

4.

Kasubbag Kabag

Ses Itjen

5.

Penggandaan buku Direktori Obyek Audit

Staf

43

Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output Direktori Obyek Audit Terdistribu sinya Buku Direktori

Ket.

6.

Pendistribusian Buku

Staf

Buku Direktori

1 Jam

44

FLOW CHART SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT


MULAI

Data Direktori Yang lama

Data Pemekaran Lembaga

Inventarisasi data

Bandingkan data

Mengupdate/ menyempunakan

Kompilasi data

Koreksi
Diterima Mengajukan Ke Pimpinan

Tidak

SELESAI

45

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI


Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan Direktori; 2. SOP Penyusunan Peta Wilayah; 3. SOP Buku Non RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan untuk menganalisa data; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).

Peringatan: Apabila tidak ada SOP Monev, pelaksanaan tugas Monitoring dan Evaluasi tidak terarah; Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari alokasi anggaran Monitoring dan Evaluasi Mempersiapkan bahan pendukung Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Rencana Kinerja Tahunan; 3. Standar Biaya Umum; 4. Data Direktori; 5. Data Pegawai di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Pencatatan dan Pendataan: Kuesioner/Form/Matrik MONEV.

2.

Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Sesuai PO 2 Memahami DIPA dan Jam POK kaitanRKT nya dengan Monev 2 Bahan data Direktori, data Jam pendukung pegawai di lingkungan Sekretariat, SBU, Form/ blangko, instrumen Monev

Ket.

46

Pelaksana No. 3. 4. Aktivitas Menyusun Tim Monev Staf Melakukan koreksi terhadap draft susunan Tim. Mengajukan konsep Tim Monev pada Sekretaris Menerbitkan Surat Tugas (staf membuat surat tugas ,dikoreksi dan diparaf oleh Kasubbag dan kabag selanjutnya ditandatangani oleh Sekretaris) Pendistribusian Surat Tugas Kasubbag Kabag 1 2 3

5.

Kasubbag Kabag

Ses

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Disposisi 2 Sekretaris Hari Disepakati 2 Para Kabag Hari dan TU Irwil Konsep Tim 1 Monev Jam

Output Draft Tim Monev Susunan Tim Konsep disetujui oleh Sekretaris Surat Tugas Monev

Ket.

6.

Staf

Kasubbag Ses dan Kabag

Sesuai dengan Susunan Tim yang disetujui oleh Ses

1 Hari

7.

Staf

Surat Tugas

1 Jam

Terdistribu sinya Surat Tugas

47

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI

MULAI

Mempelajari Alokasi Anggaran

Mempersiapkan Bahan Pendukung

Penilaian terhadap Petugas Pemantau

Menyusun Jadwal dan Daftar Petugas

Mengajukan Konsep

Disetujui

Tidak

Ya Distribusikan Surat Tugas

Selesai

48

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN RKAT


Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/ I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKT; 2. SOP Penyusunan Buku Direktori Obyek Audit; 3. SOP Penyusunan Usulan RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun buku;; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).

Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan terjadi kesulitan dalam penetapan obyek audit dan penugasan tim audit. Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari dan menelaah kebijakan Pengawasan Nasional yang ditetapkan oleh Menpan Mempelajari dan menelaah kebijakan Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Rencana Kinerja Tahunan; 3. Data Obyek Audit; 4. Data Auditor; 5. Edaran Menpan. Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Terdapat2 Edaran dari Jam nya inforMenpan masi kebijakan pengawasan Edaran dari BPKP 2 Jam Terdapatnya infor-

Ket.

2.

Staf

49

Pelaksana No. Aktivitas pengawasan oleh BPKP 3. Mempelajari dan menelah kebijakan yang tertulis dalam RKT tahun berjalan Staf 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output masi kebijakan pengawasan Terdapatnya informasi kebijakan pengawasan Tersusunnya data bahan pendukung

Ket.

RKT tahun berjalan

2 Jam

4.

Menyiapkan bahan pendukung

Staf

5.

Menyusun RKAT

Staf

Kasubbag Kabag

6.

7.

Melakukan Pembahasan RKAT dengan Inspektur Wilayah dalam Pembahasan RKT Mengirim Konsep RKAT ke MENPAN

Staf

Kasubbag Kabag

- Obrik 1 - Data auditor Hari - Kode wilayah & Kode Auditan - SBU - PO DIPA - Form/ blangko - Buku UPKPT Sesuai 1 TersusunUsulan Irwil Minggu nya Draft RKAT 3 Tersusun-Draft Hari nya Konsep menjadi Rencana Bahan Audit Kerja RKAT. Tahunan Ditandatangani oleh Irjen Draft RKAT 1 Jam Terkirimnya RKAT Itjen

Kasubbag Kabag

8.

Melakukan Rekonsi- Staf liasi dengan BPKP didampingi oleh MENPAN

Kabag

Ses Itjen dan Irjen Kasubbag

3 Hari

RKAT Itjen Departemen Agama

50

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN RKAT

MULAI

Kebijakan Menpan tentang Pengawasan

Kebijakan BPKP

Data dukung

Dipelajari dan ditelaah

Draft dibahas dengan Irwil I -V

Menyusun Draft RKAT

Mengirim Draft RKAT ke Menpan

Rekonsiliasi dengan BPKP didampingi Menpan

Rencana Kerja Audit Tahunan ITJEN Dep. Agama

SELESAI

51

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN


Dasar Hukum: 1. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Penyusunan Renstra; Kualifikasi Pelaksana: 1. Pelaksana pada Subag Perencanaan; 2. Memiliki kompetensi dalam menganalisa rencana.

Peringatan: Jika tidak dibuat, maka sasaran pelaksanaan tugas dan fungsi instansi tidak berjalan Pelaksana No. 1. Aktivitas Menyusun form rencana kinerja Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Renstra, RPJMN berjalan, UU, kebijakankebijakan pemerintah, Menteri dan Inspektur Jenderal; 2. Meja, Kursi, ATK, mesin tik, Komputer dan printer. Pencatatan dan Pendataan: Form usulan kegiatan bagian/irwil; Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan FormTerdiri: 1 Tersusun- Nomor hari nya Form - Program Rencana Utama Kinerja - Sasaran; - Indikator Kinerja Output; - Indikator Kinerja Outcome - Anggaran Form 15 Terbaginya Rencana menit Form Kerja Rencana Tahunan Kinerja Tahunan 1 Terisinya Usulan hari data setiap Bagian dan bagian/irwil Irwil Form RKT 1 Terkumpultelah terisi Jam nya usulan Form RKT Draft RKT yang telah terisi 3 Hari Draft RKT

Ket.

2.

3.

4.

Membagikan form rencana kinerja kepada Para Kepala Bagian dan para Inspektur Wilayah Mengisi form Rencana Kinerja Tahunan Melakukan kompilasi atas hasil usulan kegiatan bagian/irwil Membahas Usulan Form RKT

Staf

Kasubbag

TU Irwil

Staf

5.

Kasubbag dan Kabag

Irwil I-V

Ses Itjen

52

Pelaksana No. 6. Aktivitas Melaporkan hasil pembahasan pada Inspektur Wilayah melalui Sekretaris Melakukan kompilasi hasil pembahasan 1 Kasubbag 2 Kabag 3 Ses Itjen

7.

Staf

8.

Penggandaan

Staf

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Draft RKT 15 Tersosialimenit sasikannya hasil pembahasan 2 Draft Hari Buku Rencana Kerja Draft Buku 1 Buku RKT Rencana Minggu Itjen Kerja

Ket.

53

FLOW CHART SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN MULAI

Mempersiapkan Form/Matrik RKT

Mengirimkan Form/Matrik RKT

Mengisi dan Mengevaluasi

Menyusun Form/ Matrik RKT

Membahas Konsep Form/Matrik RKT melalu Sidang Komisi

Melaporkan Hasil pada Irwil

Melakukan Kompilasi Hasil

Penggandaan Hasil Kompilasi

SELESAI

54

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT


Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I /2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Direktori Obyek Audit; 2. SOP Peta Wilayah. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami perencanaan pengawasan; 2. Memiliki Kompetensi dengan Komputer (Mengolah Data). program Program

Peringatan: Jika tidak ada usulan RKAT, maka tidak tersusun program RKAT Pelaksana No. 1. Aktivitas Membuat Form Usulan rencana kerja audit tahunan Mengedarkan Form URKAT pada TU Irwil dengan surat pengantar Mengisi form URKAT 1 Kabag 2 Kasubbag 3 Staf

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Data Obyek Audit; 4. Kode Wilayah dan Kode Auditan; 5. Data Auditor. Pencatatan dan Pendataan: Form/Blanko Usulan RKAT Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Form URKAT 30 Form Menit URKAT Surat Pengantar dan Form URKAT Form URKAT dan Direktori 1 Jam Terkirimnya Form URKAT Draft URKAT

Ket.

2.

Sekretaris Kabag/ Staf Kasubbag

3.

Irwil

TU Irwil

Staf

2 Hari

55

Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3

4.

Mengirim draft URKAT ke Sekretaris Menelaah draft URKAT dari Irwil

Irwil

TU Irwil

Staf

Kabag

Kasubbag Staf

6.

Menyusun URKAT

Kabag

Kasubbag Staf

7. 8.

Menggandakan naskah URKAT Mendistribusikan buku URKAT kepada para Irwil

Staf Sekretaris Kabag/ Staf Kasubbag

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan para Irwil Obyek Audit, Rekap Audit Tahun Lalu Draft URKAT 30 TerkirimMenit nya URKAT Draft Draft URKAT 1 URKAT para Irwil; Hari telah Direktori ditelaah Obyek Audit; Rekap Audit Tahun sebelumnya Draft URKAT 2 Naskah hasil telaahHari URKAT an Naskah 2 Buku URKAT Hari URKAT Buku URKAT 30 TerdistribuMenit sikannya buku URKAT

Ket.

56

FLOW CHART SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT

MULAI

Membuat Form/Matrik UPKPT

Mengirim Form/Blanko ke Irwil I-V

Entry data Form/Blangko

Form dikembalikan ke Bagian Perencanaan Up. Subbag Perencanaan

Penelahaan UPKPT

Subbag Perencanaan melakukan Kompilasi UPKPT

Penggandaan UPKPT

SELESAI

57

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/ 2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009; 7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 105/PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKT; 2. SOP PO DIPA RKA-KL Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tentang anggaran; 2. Mempunyai kompetensi dalam operasian komputer

peng-

Peringatan: Jika tidak dibuat, maka program dan kegiatan tidak berjalan. Pelaksana No. 1 Aktivitas Memenuhi data tentang analisis kebutuhan jumlah anggaran yang diminta oleh Sekretariat Jenderal c.q Biro Perencanaan meliputi jumlah pegawai, inventaris kantor, jumlah kegiatan dan program dalam satu tahun, serta jumlah unit kerja instansi. Menerima infromasi mengenai pagu indikatif Departemen Agama per program Staf 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Software Program RKA-KL; 3. Standar Biaya Umum; 4. RKT Tahun 2010. Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 45 TerpenuhiSesuai menit nya infordengan data masi mesetiap bagian ngenai data tentang Inspektorat Jenderal Dep.Agama

Ket.

Staf

Kasubbag

Kabag

30 menit

Terdapatnya informasi anggaran

58

Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output Itjen Dep. Agama

Ket.

4.

5.

6.

7.

anggaran, untuk kemudian dianalisa oleh para pimpinan. Staf Mengajukan usulan anggaran untuk biaya program dan kegiatan dalam tahun anggaran yang direncanakan, beserta prakiraan maju berupa implikasi kebutuhan dana untuk pelaksanannya bedasarkan pagu indikatif yang telah diterima Mengkonfirmasikan Staf prakiraan maju yang telah disetujui oleh Biro Perencanaan menjadi dasar penyusunan usulan kegiatan anggaran Inspektorat Jenderal Dep.Agama pada tahun anggaran berikutnya. Menyusun anggaran Staf Inspektorat Jenderal Dep.Agama berdasarkan usulan program, kegiatan dan jenis dari setiap bagian dan inspektur wilayah disesuaikan dengan Pagu Indikatif dari Biro perencanaan Dep. Agama untuk menghasilkan RKAKL Pagu Indikatif Staf Mengkoreksi RKAKL Pagu Indikatif yang telah disusun harus berdasarkan anggaran berbasis kinerja dengan memperhatikan keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan termasuk output dan outcome. Mengadakan Staf pembahasan dengan Komisi VIII DPR tentang kondisi

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan Renja Itjen Dep. Agama

1 jam

Tersajinya data tentang program dan kegiatan Itjen Dep.Agama

Kasubbag dan Kabag

1 jam

Tersusunnya usulan anggaran yang proporsional

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan Renja dan Per Menkeu

3 hari

Tersusunnya RKAKL Pagu Indikatif

Kasubbag dan Kabag

Sesuai dengan Renja dan Per Menkeu

45 menit

Terkoreksinya RKAKL Pagu Indikatif

Kasubbag Irjen dan RKA-KL dan Kabag Ses.Itjen Pagu Indikatif

1 hari

Terbahasnya data RKA-KL Pagu

59

Pelaksana No. Aktivitas internal Inspektorat Jenderal Dep.Agama untuk mengetahui besaran anggaran yang akan dialokasikan oleh Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan Menyerahkan hasil pembahasan yang telah disetujui oleh Komisi VIII DPR kepada Sekretaris Jenderal Dep.Agama c.q. Biro Perencanaan untuk menetapkan Pagu Sementara Inpsektorat Jenderal Dep.Agama Mendapatkan Pagu Sementara dari Biro Perencanaan Menyusun RKA-KL Pagu Sementara Inspektorat Jenderal Dep. Agama berdasar kan usulan program, kegiatan dan jenis belanja dari setiap bagian dan inspektur wilayah. Mengadakan pembahasan dan pengkoreksian terhadap RKA-KL Pagu Sementara bersama dengan Ditjen Anggaran Depkeu Menerima pagu definitif dari Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan Mengadakan penyusunan dan pembahasan untuk menetapkan finalisasi RKA-KL Inspektorat Jenderal Pagu Definitif Mengadakan pembahasan bersama dengan Ditjen Anggaran sesuai Pagu Definitif 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output Indikatif

Ket.

8.

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan hasil Komisi VIII DPR

1 hari

Tersusunnya rekomendasi pagu sementara Itjen Dep. Agama

9.

10.

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan usulan progam dan kegiatan masingmasing bagian dan irwil

3 hari

Tersusunnya RKAKL Pagu Sementara

11.

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dengan 3 dan Kabag usulan progam hari dan kegiatan masingmasing bagian dan irwil

12.

Staf

Kasubbag dan Kabag

Sesuai dengan Surat Sekretariat Jenderal

30 menit

13.

Staf

3 Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dengan dan Kabag usulan progam hari dan kegiatan masing-masing bagian dan Irwil Kasubbag dan Kabag 1 hari

Tersusunnya RKAKL Pagu Definitif

14.

Staf

Tersusunnya RKAKL Pagu Definitif

60

No. 15.

Aktivitas Menyerahkan hasil pembahasan untuk dikoreksi oleh seluruh Kabag dan Kasubbag Mengajukan hasil koreksi dari Kabag dan Kasubbag untuk disetujui oleh pimpinan

1 Staf

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Waktu Perlengkapan Kasubbag Ses.Itjen 45 dan Kabag menit

Pelaksana

Output

Ket.

16.

Staf

Kasubbag Ses.Itjen dan Kabag

45 menit

17.

Mencetak dan mendistribusikan RKA-KL terakhir kepada pihak terkait

Staf

1 hari

Tersusunnya RKAKL Pagu Definitif hasil persetujuan pimpinan Terdistribusikannya RKA-KL Pagu Definitif Terkirimnya konsep DIPA Terbahasny a konsep DIPA Terkoreksinya konsep DIPA oleh pimpinan Terkirimnya konsep DIPA

18.

19.

20.

21.

22.

Mengajukan konsep DIPA kepada Dirjen Perbendaharaan Mengadakan pembahasan DIPA dengan Ditjen Perbendaharaan Menyerahkan konsep DIPA hasil pembahasan untuk ditandatangani pimpinan Mengembalikan konsep DIPA untuk ditandatangani oleh Dirjen Perbendaharaan Mengambil DIPA RKA-KL pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan

Staf

Kasubbag dan Kabag Kasubbag dan Kabag

SAPSK Itjen Dep. Agama Konsep DIPA Itjen Dep. Agama

3 hari 1 hari

Staf

Staf

Kasubbag Ses.Itjen Konsep DIPA dan Kabag hasil pembahasan

1 hari

Staf

Konsep DIPA yang telah dikoreksi

1 hari

Staf

1 hari

Tersusunnya konsep DIPA RKA-KL

61

FLOW CHART SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA


MULAI

Data Analis Kebutuhan

Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Sementara

Pagu Indikatif turun dari ROCAN

Pembahasan dengan DJA tentang Rincian Anggaran berdasarkan Pagu sementara

Mengajukan Usulan Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif

Pagu Definitif turun dari ROCAN

Konfirmasi ke ROCAN tentang Prakiran Maju ITJEN Dep. Agama

Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Definitif

Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif

Pembahasan dengan DJA tentang Rincian Anggaran berdasarkan Pagu Definitif

Ya Menelaah dan Mengkoreksi Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif

Menyerahkan Pembahasan Kepada Para Kepala Bagian dan Kasubbag

Pengajuan Hasil Koreksi ke Pimpinan

Tidak
Disetujui

Mencetak dan Mendistribusikan ke Pihak terkait

Mengajukan Konsep di DIPA ke DJPB Ya Rapat dengan Komisi VIII DPR tentang Anggaran yang dibutuhkan ITJEN Departemen Agama Melakukan Pembahasan DIPA dengan DJPB

A
Menyerahkan hasil Pembahasan kepada Pimpinan

Menyerahkan Hasil Rapat ke ROCAN untuk mendapatkan Pagu Sementara

Mengembalikan Konsep DIPA ke DJPB untuk Disahkan

Mengambil DIPA RKA-KL ke DJPB Pagu Sementara dari ROCAN

62

SELESAI

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP STANDAR BIAYA KHUSUS


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga; 5. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang Laporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah; 6. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama; 7. PMA Nomor 2 Tahun 2006 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara di Lingkungan Departemen Agama; 8. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 9. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2007; 10. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009; 11. PMK Nomor 105/PMK.05/ 2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKA-KL; 2. SOP Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tentang proses penyusunan anggaran. 2. Memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer.

Peringatan:

Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. RKA-KL 3. DIPA 4. SBU 5. RKT 6. Peraturan DJA tentang Penyusunan SBK Pencatatan dan Pendataan: Form kegiatan yang ingin di jadikan SBK

Pelaksana No. 1. Aktivitas Membentuk Tim Penyusun 1 Eselon II

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Waktu Output Perlengkapan Eselon III Pelaksana PO DIPA 1 Terbentuk& IV RKA-KL hari nya tim penyusunan

Ket.

63

No. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. 9.

Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Waktu Output Perlengkapan Eselon II Eselon III Pelaksana Rencana 1 TersusunMenentukan & IV Hari nya ProgProgram/Kegiatan Kinerja ram yang yang di SBK-Kan Tahunan Ingin di SBK-Kan Mengajukan kepada Kasubbag Kabag Ses Draft 30 Draft & pimpinan Itjen Program & menit Program Kegiatan Kegiatan Menyusun Program Staf Draft 3 Draft SBK dan Anggaran yang Program & hari akan dikeluarkan Kegiatan Staf Kasubbag Kabag SBU 3 Draft SBK Melakukan Peraturan hari Hasil PemPembahasan tentang SBK bahasan dengan Dirjen Anggaran Staf Kasubbag Ses Draft hasil 30 TersusunMengajukan hasil & Kabag Itjen SBK Hasil Menit nya konsep Pembahasan untuk Pembahasan SBK disetujui oleh pimpinan TerkirimKasubbag Kabag Ses Konsep SBK Mengajukan Dratf nya SBK Itjen Hasil SBK ke DJA cq Biro Pembahasan Perencanaan Dep. Agama Penelahaan SBK Tim DJA Konsep SBK SBK telah oleh DJA disetujui SBK telah Dimasukan Ditandatangani oleh Tim DJA disetujui dalam SK pimpinan untuk Menteri disetujui oleh Keuangan Menteri Keuangan tentang SBK Departemen di seluruh Indonesia Aktivitas

Pelaksana

Ket.

64

FLOWCHART SOP STANDAR BIAYA KHUSUS MULAI

Membentuk Tim

Menentukan Program yang di SBK-Kan

Mengajukan pada Pimpinan


Tidak

Disetujui Ya

Menyusun Program dan Anggaran

Pembahasan dengan DJA

Mengajukan ke Pimpinan

Disetujui Ya

Tidak

Mengajukan Draft SBK ke DJA cq Rocan

Penelahaan oleh Tim SBK DJA

SK Menteri Keuangan tentang SBK Departemen di Indonesia

SELESAI

65

Lampiran2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG KEUANGAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. SOP Pencairan Anggaran SOP Pengelolaan Keuangan SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan SOP Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN SOP Pencairan Anggaran-LS SOP Pengelolaan Pajak SOP Pembukuan Kas Umum SOP Pengelolaan Buku Pembantu SOP Laporan Keuangan

66

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP PENCAIRAN ANGGARAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/ Lembaga; 3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan APBN. Keterkaitan: 1. SOP Pencairan Anggaran-LS; 2. SOP Pengelolaan Keuangan. Peringatan: 1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang telah ditetapkan dan sesuai dengan PO operasional; 2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan; 3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang ditetapkan; 4. SPM Harus ditandatangani dan diparaf oleh pejabat yang berwenang; 5. Pencairan harus melalui rekening yang telah disetujui. Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Input SPM Pemeriksaan SPM 1 Pelaksana keuangan Petugas KPPN 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Pejabat Pembuat Komitmen; 3. Pejabat Penguji Tagihan; 4. Kasubbag Keuangan; 5. Bendahara; 6. Pelaksana bidang keuangan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. SPM; 2. SP2D; 3. BKU; 4. Buku-buku pembantu.

3.

4.

Penerbitan SP2D/Pencairan dana lewat bank persepsi Pencairan uang ke bank

Petugas KPPN

Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Aplikasi SPM Terisinya 30 SPM menit 2 SPM yang Dokumen jam harus lengkap, telah di verifikasi Tanda pengenal Dana telah 2 Transfer SPM telah cair hari ke rekediverifikasi ning Itjen dengan benar Dana telah cair ke rekening Itjen Pengambilan uang sesuai cek yang telah ditandatangani Dana siap didistribusikan 3 jam Uang telah siap diambil setelah konfirmasi ke pihak bank

Pelaksana bidang keuangan

Bendahara KPA

5.

Bendahara Menyimpan Dana di brankas

Dana yang telah diambil

15 menit

67

FLOW CHART SOP PENCAIRAN ANGGARAN

Mulai

Input SPM

Koreksi

Proses ke KPPN

Pemeriksa an SPM

Ditolak Ditolak

Diterima

Penerbitan SP2D

Pencairan Uang ke Bank

Menyimpan Dana di Brankas

Selesai

68

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP PENGELOLAAN KEUANGAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan APBN; 3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan Anggaran dan Belanja Negara. 5. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penunjukan bendaharawan pemerintah dan kantor perbendaharaan dan kas negara untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak pertambahan nilai dan pajak penjualan atas barang mewah beserta tata cara pemungutan, penyetoran dan pelaporannya; 6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER21/PB/2005 tentang pelaksanaan penyusunan; 7. Laporan keuangan kementerian/lembaga tahun anggaran 2005. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pencairan Anggaran; SOP Pencairan Anggaran-LS; SOP Buku Kas Umum; SOP Buku-buku pembantu. Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen Kasubbag Keuangan Bendahara

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator

Peringatan: 1. Menyusun Rencana pelaksanaan anggaran sesuai DIPA; 2. Uang tunai dalam brankas tidak boleh melebihi ketentuan yang berlaku; 3. Melakukan pembukuan sesuai ketentuan yang berlaku; 4. Kuasa Pengguna Anggaran harus mengawasi pelaksanaan anggaran satuan kerja; 5. Meneliti tersedianya dana yang bersangkutan 6. Menyusun laporan realisasi anggaran; 7. Membayar tagihan setelah mendapat persetujuan pejabat pembuat komitmen; 8. Menandatangani dan mempertanggungjawabkan semua dokumen pengeluaran yang dikelolanya; 9. Memotong dan/atau memungut, menyetorkan dan melaporkan pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.

Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. BKU; Buku Pembantu Bank; Buku Pembantu Kas Tunai; Buku Pembantu Pajak; Buku Pembantu Kas Persediaan; SSP; SSBP; Aplikasi SAI; LRA.

69

Pelaksana No 1. Aktivitas Menyimpan uang di Brankas Membuat rencana pengeluaran anggaran Koordinasi dengan seluruh Pengelola kegiatan Pendistribusian dana 1 Bendahara 2 3

2.

Kasubbag keuangan

3.

Pengelola kegiatan

4.

Bendahara Pelaksana kegiatan

5.

Bendahara Memungut pajak dan menyetorkannya

6.

Pertanggung- Bendahara Atasan jawaban langsung bendahara

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Uang yang Tersimpan15 telah diambil nya uang menit dengan baik Uang telah Tersusunnya 1 tersimpan rencana hari dengan baik pengeluaran anggaran 3 Tersusunnya Kesepahamjam an tentang rencana pengeluaran alokasi dana yang akan Anggaran digunakan Kesepaham- Dana telah 1 an tentang sampai hari alokasi dana kepada yang yang akan berhak digunakan Memungut Dana telah 1 disampaikan dan/atau hari kepada yang memotong pajak dan berhak melaporkan sesuai ketentuan Dokumen Bukti-bukti 1 pengeluaran, telah siap di minggu pertanggungkwitansi jawabkan

70

FLOW CHART SOP PENGELOLAAN KEUANGAN

Mulai

Penyimpanan Uang di Brankas

Membuat rencana pengeluaran

A
Koordinasi dengan seluruh Pemakai

Pendistribusian Dana

Memungut/Menyetorkan Pajak

Pertanggung jawaban

Selesai

71

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan APBN; 3. PP Nomor 21 tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/Lembaga; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara. Keterkaitan: 1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Pengelolaan Keuangan Peringatan: 1. Pengeluaran harus disetujui oleh KPA; 2. SPM sudah disetujui oleh KPPN; 3. Dana di Bank telah tersedia dan siap diambil oleh keuangan; 4. Pengeluaran dana harus sesuai perjanjian; 5. Memverifikasi kegiatan dan harus sudah sesuai dengan PO. Pelaksana No 1. Aktivitas Persiapan dokumen pencairan 1 Pelaksana kegiatan Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. Kuasa Pengguna Anggaran; Kasubbag Keuangan; Bendahara; Pelaksana bidang keuangan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Rencana pengeluaran; RAB; TOR; Kwitansi; Petunjuk operasional; Faktur.

2.

SK, TOR, RAB Pelaksana kegiatan diajukan ke subbag Hukum dan Per-UU

3.

SK, TOR, RAB Pelaksana kegiatan diajukan ke subbag Evalap

4.

SK, TOR, RAB Pelaksana kegiatan diajukan ke Sekretaris SK, TOR, RAB Pelaksana diajukan ke kegiatan Subbag Keuangan

5.

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan SK, RAB, Dokumen 1 Kwitansi, pengajuan hari TOR anggaran telah siap 1 Dokumen pe- Telah di beri Subbag ngajuan yang nomor dan di hari hukum telah siap disposisi dan Peroleh subbag UU hukum dan Per-UU 1 Telah diberi Subbag Dokumen hari Evalap yang telah di- disposisi disposisi Sub- oleh subbag bag Hukum Evalap dan Per-UU 1 Telah ditanda Sekretaris Dokumen Itjen yang telah di tangani oleh hari disposisi oleh Sekretaris subbag Evalap Dana Bendahara Kasubbag Dokumen 1 keuangan yang telah di diterima hari tandatangani pelaksana kegiatan oleh Ses.

Ket

72

FLOW CHART SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN

Mulai

Persiapan Pencairan Dokumen


Ditolak

Dokumen diajukan ke Subbag Evalap

Ditolak

Dokumen diajukan ke Subbag Hukum dan Per-UU

Dokumen diajukan ke Sekretaris Itjen

Dokumen diajukan ke Subbag Keuangan

Selesai

73

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara; 3. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang standar Akuntansi Pemerintahan; 4. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang pelaporan keuangan dan kinerja Instansi pemerintah; 5. PMK Nomor 171/PMK.06/2007 tentang sistem Akuntansi dan pelaporan keuangan Pemerintah Pusat. Keterkaitan: SOP Laporan Keuangan Peringatan: 1. Untuk memudahkan penggabungan, agar rekonsiliasi antara SAK dan SIMAK-BMN dilakukan 1 bulan sekali; Rekonsiliasi harus sesuai dengan periode waktu berjalan; Data yang diinput di SAK dan SIMAK-BMN harus sesuai dengan data yang ada di SP2D; Data yang ada di Aplikasi SAI harus sudah melalui proses rekonsiliasi dengan pihak KPPN Pelaksana No 1. Aktivitas Menginput Data SAI dan SIMAK-BMN Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Pelaksana bidang keuangan yang telah mengikuti Diklat SAI; 2. Pelaksana bidang perlengkapan yang telah mengikuti Diklat SAI; 3. Pelaksana bidang keuangan yang memahami alur proses pertanggungjawaban keuangan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. Aplikasi SAK 2. Aplikasi SIMAK-BMN

2. 3. 4.

Operator Operator SAI SIMAKBMN Operator Operator SAI SIMAKBMN

2.

3.

Rekonsiliasi SAI dengan Biro Keuangan Depag

Operator Pelaksana SAI Biro Keuangan

Mutu Baku Ket Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan SP2D,dokumen Terinputnya 1 pengadaan data di SAI bulan dan SIMAKBMN SAK dan SAK dan 1 harus SIMAK - BMN SIMAK-BMN hari sesuai yang telah di telah direkondengan input siliasi pencairan dana/Aset yang tercantum di neraca 1 SAI yang telah SAI telah dihari direkonsiliasi rekonsiliasi dengan Biro Keuangan

74

FLOW CHART SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN

Mulai

Input SAK dan SIMAK-BMN

Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN

Tidak sama

Rekonsiliasi SAI dengan Biro Keuangan Sama


sama

Selesai

75

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/Lembaga; 3. Keppres Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah; 4. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelahaan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006; 5. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan APBN. Keterkaitan: 1. SOP Pengelolaan Anggaran 2. SOP Pencairan Anggaran Peringatan: 1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang telah ditetapkan dan sesuai dengan PO operasional; 2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan; 3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang ditetapkan; 4. SPM harus ditandatangani dan diparaf oleh pejabat yang berwenang; 5. Pencairan dana langsung ke pihak ketiga/ rekanan atau rekening Bendahara; 6. Jika menyangkut pencairan dana pihak ketiga/ rekanan, di dalam pengajuan ke KPPN harus disertakan Resume Kontrak; 7. Transaksi yang berlangsung dengan pihak ketiga/rekanan, nilai Pembelian harus dipotong pajak sesuai ketentuan yang berlaku. Pelaksana No 1. Aktivitas Verifikasi dokumen 1 Pelaksana bidang keuangan Pelaksana keuangan Petugas KPPN 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kuasa Pengguna Anggaran; Pejabat Penandatangan SPM; Pejabat Pembuat Komitmen; Pejabat Penguji Tagihan; Kasubbag Keuangan; Pelaksana bidang keuangan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. SPM; SP2D; BKU; SSP; SPP.

2.

Input SPM

3. 4.

Pemeriksaan SPM

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Dokumen Dokumen peng1 Pengadaan, adaan sesuai Jam dengan PO DIPA 15 Dokumen yang Terinputnya menit sesuai dengan SPM PO DIPA SPM yang Terverifikasinya 2 sudah diinput data SPM jam SPM yang telah disetujui Dana telah cair/ transfer ke 2 hari

Ket

Penerbitan Petugas SP2D/Pencairan KPPN

76

Pelaksana No Aktivitas dana lewat bank persepsi 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output rekening itjen/ transfer ke rekening pihak ketiga/rekanan Pengambilan Dana sesuai cek yang telah ditandatangani Waktu Ket

5.

Pencairan uang ke bank

Pelaksana Bendahara bidang keuangan

KPA

Dana telah ditransfer ke rekening Itjen

3 Jam

Uang telah siap di ambil setelah konfirmasi ke pihak bank

6.

Menyimpan Dana di brankas

Bendahara

Dana yang telah diambil

Dana siap distribusikan

di

15 menit

77

FLOW CHART SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS


Mulai

Verifikasi Dokumen

Input SPM

Koreksi

Proses ke KPPN

Ditolak

Pemeriksaan SPM

Diterima Penerbitan SP2D Transfer ke Rekening Pihak ketiga/Rekanan

Pencairan Uang ke Bank

Menyimpan Dana di Brankas

Selesai

78

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP PENGELOLAAN PAJAK


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penunjukan bendaharawan pemerintah dan kantor perbendaharaan dan kas negara untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak pertambahan nilai dan pajak penjualan atas barang mewah beserta tata cara pemungutan, penyetoran dan pelaporannya. Keterkaitan: SOP Pengelolaan Anggaran Peringatan: 1. Semua pembayaran yang dilakukan oleh bendaharawan pemerintah harus dipungut PPN dan atau PPn BM, kecuali yang tercantum dalam pasal 4 ayat (1) KMK Nomor 563/KMK.03/2003; 2. Pemungutan pajak dilakukan pada saat pembayaran oleh bendaharawan kepada rekanan pemerintah; 3. Pajak yang dipungut harus disetorkan ke bank persepsi atau kantor pos; 4. Dasar pemungutan pajak adalah jumlah pembayaran yang dilakukan oleh bendaharawan sebagaimana tersebut dalam SPM; 5. SSP harus di cantumkan NPWP pihak ketiga; 6. Faktur pajak dan SSP merupakan bukti pemungutan dan penyetoran PPN dan PPh; Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima Faktur pajak dari rekanan Menghitung Pajak 1 Bendaharawan Bendaharawan 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Bendahara; 2. Pelaksana Bidang keuangan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK, kalkulator, mesin tik. Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. BKU; Buku pembantu pajak; SSP; Faktur pajak.

2.

3. 4.

Memungut pajak Penyetoran Pajak

Bendaharawan Bendaharawan

Pelaksana

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 SSP SSP sesuai Jam dengan nilai pembelian 1 SSP yang se- Pajak yang Jam suai dengan telah dihinilai pembelitung an Pajak yang Telah dipo1 telah dihitung tongnya pajak jam Pajak hasil Pajak telah 2 Faktur pajak pemotongan disetorkan jam ditanda-

79

Pelaksana No Aktivitas 1 2 bidang keuang an 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Keterangan tangani oleh bendahara dan pada lembar faktur pajak wajib di bubuhi cap disetor tanggal....

5.

Pelaporan Pajak

Bendaharawan

Pajak yang telah disetorkan

Telah dilaporkannya pajak

3 jam

80

FLOW CHART SOP PENGELOLAAN PAJAK

Mulai

Menerima Faktur Pajak

Menghitung Pajak

Memungut Pajak

Menyetorkan Pajak

Melaporkan Pajak

Selesai

81

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. KMK Nomor332/M/V/9/1968 tentang buku kas umum dan cara mengerjakannya; 5. PMK Nomor 606/PMK.06/2004; 6. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER-21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun anggaran 2005. Keterkaitan: 1. SOP Pembukuan buku pembantu; 2. SOP Pengelolaan Keuangan. Peringatan: 1. Semua transaksi keuangan harus dibukukan dalam BKU; 2. Pembukuan BKU harus sesuai isinya dengan SPTB; 3. Pembukuan BKU waktunya sesudah ada bukti transaksi; 4. Penutupan register BKU harus ditandatangani oleh atasan langsung bendahara; 5. Tertib admintrasi keuangan. Pelaksana No 1. Aktivitas Mengumpulkan bukti-bukti pembayaran 1 Bendahara 2 Pelaksana bidang keuang an 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Bendahara; 2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti tata cara pembukuan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Buku Kas Umum, Pulpen, Pensil Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. BKU; Rekening Koran; Kwitansi Pembayaran; SP2D; SPM; SPTB; Buku Cek.

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Kwitansi Terkumpulpembayaran, nya buktiFaktur Pajak bukti pembayaran Bukti-bukti pembayaran Telah dicocokkannya bukti pembayaran dengan SPTB Transaksi yang telah dibukukan

Waktu 1 Jam

Keterangan

2.

Mencocokkan bukti pembayaran dengan SPTB Pembukuan awal bulan dan pembukuan selanjutnya Penutupan BKU

3.

4.

Pelaks ana bidang keuang an BendaPelakharawan sana bidang

Pelaksana bidang keuang an Bendahara

3 jam

Bukti-bukti yang telah dicocokkan

Setiap ada transaksi Saldo di BKU harus dicocokkan

KPA

Transaksi yang telah dibukukan

BKU telah Setiap ditutup/ditan- Akhir datangani oleh bulan

82

Pelaksana No Aktivitas 1 2 keuang an 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Bendahara dan atasan langsung Bendahara

Waktu

Keterangan jumlahnya dengan saldo bank dan buku kas tunai

83

FLOW CHART SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM

Mulai

Mengumpulkan bukti-bukti pembayaran

Entry SPTB

Pengisian Lembar Pertama BKU

Pembukuan Awal Bulan dan Selanjutnya

Penutupan BKU

Selesai

84

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

10 Juli 2009

SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara; 5. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun anggaran 2005 Keterkaitan: 1. Administrasi keuangan; 2. Pencatatan arus kas keuangan; 3. Tertib Administrasi. Peringatan: 1. Penggunaan buku pembantu adalah untuk memudahkan dalam pengawasan anggaran; 2. Penggunaan buku-buku pembantu juga untuk memudahkan dalam melakukan pertanggungjawaban anggaran; 3. Untuk pengklasifikasian jenis dana. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Bendahara; 2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti tata cara pembukuan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Bukubuku pembantu, Pulpen, Pensil Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. Buku Bank; Buku Kas Tunai; Buku Kas Persediaan; Buku Pajak;

MengumpulBendahara Pelaksana kan bukti-bukti bidang transaksi keuangan Bendahara Pelaksana Pembukuan bidang awal bulan keuangan dan pembukuan selanjutnya

2.

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Bukti-bukti Terkumpul1 transaksi nya buktijam bukti transaksi 1 Bukti-bukti Bukti-bukti transaksi yang telah hari di bukukan

Keterangan

Format buku-buku pembantu adalah Staffel kecuali buku pembantu pajak yang formatnya scontro

3.

Penutupan pembukuan

Bendahara Pelaksana bidang keuangan

Hasil pembukuan

Setiap Transaksi yang telah ada tranditutup saksi

85

FLOW CHART SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU

Mulai

Mengumpulkan Bukti Transaksi

Pembukuan Awal Bulan dan Selanjutnya

Penutupan Pembukuan

Selesai

86

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

01 10 Juli 2009

SOP LAPORAN KEUANGAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan; 5. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara; 6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER24/PB/2006 Tentang pelaksanaan penyusunan laporan keuangan Kementerian Negara/ Lembaga. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Ditjen Anggaran; Ditjen Perbendaharaan; Biro Keuangan Depag; KPPN. Periode Laporan keuangan adalah 1 bulan, Triwulan, semesteran dan tahunan; Laporan Keuangan tidak boleh melebihi batas waktu ketentuan; Isi Laporan keuangan harus sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pelaksana No 1. Aktivitas Entry SP2D 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. 5. Kuasa Pengguna Anggaran; Pejabat Pembuat Komitmen; Kasubbag Keuangan; Bendahara; Pelaksana bidang keuangan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Bukubuku pembantu, Pulpen, Pensil, alat transportasi

Peringatan:

Pencatatan dan Pendataan: 1. SAI; 2. LRA; 3. Neraca.

2.

Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN

Pelaksana bidang keuangan Pelaksana Pelaksana bidang bidang keuangan perlengkapan Pelaksana bidang keuangan Pelaksana bidang keuangan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SP2D Terinputnya SP2D SP2D yang telah diinput SAK dan SIMAKBMN telah direkonsiliasi SAI telah sesuai dengan KPPN SAI telah sesuai dengan Biro Keuangan

Waktu 1 jam 1 hari

Keterangan

3.

Rekonsiliasi dengan KPPN

Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN SAI yang telah direkonsiliasi dengan KPPN

1 hari

4.

Rekonsiliasi dengan Biro Keuangan Depag

1 hari

87

Pelaksana No 5. Aktivitas Pembuatan Buku Laporan Keuangan 1 Pelaksana bidang keuangan 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerwujudSAI yang nya buku sesuai laporan dengan Biro keuangan Keuangan yang telah ditandatangani oleh KPA

Waktu 3 hari

Keterangan Pembuatan buku yaitu Triwulan, semester, dan tahunan

88

FLOW CHART SOP LAPORAN KEUANGAN Mulai

Entry SP2D
Tidak sama

Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN

Rekonsiliasi dengan KPPN

Rekonsiliasi dengan Biro Keuangan

Pembuatan Buku Laporan Keuangan

Selesai

89

Lampiran3

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

SOPEvaluasiRealisasiKinerja SOPLaporanKonsolidasiProgramdanKegiatanItjen SOPMonitoringPerjalananDinas SOPPenerbitanSKKegiatan SOPRealisasiPKPT SOPSinkronisasiRealisasiAnggaranKegiatan SOPMonitoringSKKegiatan SOPVerifikasiAnggaran

90

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Kalender Kegiatan; 2. SOP Laporan Keuangan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu melakukan analisa/evaluasi terhadap kinerja anggaran; 2. Mampu/memahami dokumen Rencana Kinerja; 3. Mampu/memahami dokumen RKA-KL.

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. ATK Komputer PC POK Renja Laporan realisasi anggaran (SAI) Laporan realisasi anggaran per bagian

Peringatan: 1. Setiap awal tahun anggaran selalu dibuatkan Rencana Kinerja Tahunan oleh setiap Satker, karena kalau tidak dibuatkan Renja tersebut maka tidak akan memperoleh anggaran yang tepat, dan juga tidak akan dapat dilakukannya evaluasi kinerja; 2. Setiap bagian atau penanggungjawab kegiatan wajib membuat laporan realisasi anggaran, karena kalau tidak dibuat laporannya maka tidak akan jelas berapa anggaran yang telah dikeluarkan dari pihak penanggungjawab kegiatan tersebut; 3. Seluruh kegiatan yang sudah dipertanggungjawabkan harus dituangkan ke dalam laporan SAI, jika tidak maka dianggap anggaran belum terserap. Pelaksana No 1. Aktifitas Mengumpulkan bahan dari masing Subbag dan Irwil Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap bagian dan Irwil per triwulan 1 Subbag dan Irwil Subbag Evalap 2 Subbag Keuang an

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pendataan realisasi anggaran per bagian; 2. Pencatatan hasil evaluasi anggaran sementara.

Mutu Baku Output Terkumpulnya semua bahan evaluasi Terukurnya keberhasilan kinerja setiap bagian dan Irwil Waktu 3 hari Ket.

2.

Persyaratan/ 3 Perlengkapan Subbag 1. RKT; Evalap 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K 1. RKT; 2. Lap RA&K

5 hari

91

Pelaksana No 3. Aktifitas Mengukur kinerja penyerapan anggaran itjen Per triwulan Menganalisis hasil kinerja, untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan per triwulan Menjabarkan program dan kegiatan untuk triwulan berikutnya Menyusun Laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan 1 Subbag Evalap 2 3

4.

Subbag Evalap

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1. SAI; Terukurnya 5 2. SP2D. daya serap hari anggaran Itjen per triwulan 1. RKT; Draft PKK 5 2. SAI; Lakip hari 3. SP2D; 4. Lap RA&K Rencana Kinerja Tahunan 1. RKT; 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K; 5. Kalender Kegiatan Kalender Kegiatan 3 hari

Ket.

5.

Subbag Evalap

6.

Subbag Evalap

2 Laporan Evaluasi Realisa- hari si Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan

92

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA


MULAI

Mengumpulkan Bahan Dari Setiap Subbag dan Irwil

1. RKT; 1. Lap. RA & K; 2. SP2D; 3. SAI;

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap bagian dan irwil per triwulan; Mengukur kinerja penyerapan anggaran itjen per triwulan; Menganalisis hasil kinerja, untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan per triwulan; Menjabarkan program dan kegiatan untuk triwulan berikutnya.

Draft Pengukuran Kinerja (PKK) LAKIP

Kalender Kegiatan

Menyusun laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan Arsip Laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran Laporan Diserahkan untuk Sekretaris dan Setiap Bagian

SELESAI

93

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT; 2. SOP Pengelolaan Keuangan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan Peringatan: 1. Apabila pada masing-masing bagian (penanggungjawab kegiatan) tidak membuat laporan realisasi anggaran per bulan, maka akan menghambat proses penyusunan laporan keuangan (SAI); 2. Apabila sub.bagian keuangan terlambat dalam penyusunan laporan keuangan (SAI) maka juga akan menghambat proses pertanggungjawaban laporan konsolidasi per kegiatan dan program untuk tingkat unit eselon I pusat; 3. Apabila laporan konsolidasi program dan kegiatan tidak dibuat dan diserahkan ke Sekjen Dep. Agama cq Biro Perencanaan maka satker tersebut dianggap tidak melaksanakan suatu kegiatan dan anggaran tersebut tidak terserap. Pelaksana NO 1. Aktifitas Masing-masing Bagian di lingkungan Itjen Dep. Agama secara bulanan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan dan program Meminta data realisasi anggaran yang sudah diinput ke dalam aplikasi SAI per bulan 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menganalisa laporan realisasi keuangan; 2. Memahami dan mempunyai kemampuan dalam hal membaca dokumen RKAKL/DIPA/POK. 3. Mampu mengoperasikan Komputer

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC Laporan SAI RKA-KL/DIPA/POK

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan laporan realisasi anggaran SAI; 2. Pencatatan laporan konsolidasi

Bagian I Masing- Subbag s.d. IV masing Evalap Subbag

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Laporan Laporan bulan Realisasi realisasi Anggaran anggaran dan Kegiatan

Ket.

2.

Subbag Subbag Keuang- Evalap an

Laporan realisasi anggaran

Laporan SAI

1 bulan

94

Pelaksana NO 3. Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu Ket.

4.

Melakukan pencocokan data realisasi anggaran dari masing-masing bagian dengan data SAI Menyusun laporan Subbag laporan konsolidasi Evalap Program dan Kegiatan Pengesahan laporan konsolidasi oleh Kepala Bagian Perencanaan dan Keuangan diketahui oleh Sekretaris Itjen Dep. Agama Melakukan pengiriman laporan konsolidasi ke biro perencanaan melalui email atau surat. Sekreta- Kabag Subbag ris Itjen Program Evalap

5.

Konsep La- 1 poran Kon- hari solidasi Program dan Kegiatan Konsep Lapor- Laporan 1 an Konsolidasi Konsolidasi hari Program dan Program Kegiatan dan Kegiatan per triwulan. Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan per triwulan. 1 hari

1. Laporan realisasi anggaran 2. Laporan SAI

6.

Subbag Evalap

Biro Perencana an

95

FLOWCHART SOP KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN DEP. AGAMA


Bagian I s.d. IV Dan TU Irwil I s.d. V Bagian I Subbag Evalap

MULAI
Membuat LRA & Kegiatan

Meminta data realisasi keuangan yang sudah disusun ke dalam SAI (dr Subbag Keuangan)

Subbag Keuangan

Dilakukan Koreksi oleh Masing-masing Pimpinan satker (Bagian I s.d. IV dan Irwil I s.d. V)

Dokumen LRA & Kegiatan dan Dokumen SAI

Melakukan konfirmasi data apabila terjadi ketidakcocokkan antara data LRA dengan SAI

Proses Penge cekan

Belum

Proses Penco cokan

Belum

Sudah

Dok. LRA & Kegiatan

Sudah

Membuat Lap. Konsolidasi

Dokumen Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan per trwiulan

Penyerahan Dokumen LRA kepada Subbag Evalap

Dokumen Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan per trwiulan Arsip

1
Persetujuan Laporan Konsolidasi Program & Kegiatan Itjen Depag per triwulan oleh Kabag I dan ditandatangani oleh Sekretaris.

Pengiriman Laporan Konsolidasi ke Biro Perencanaan melalui Email

SELESAI

96

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MONITORING PERJALANAN DINAS


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Renca-na Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP penerbitan SK Tim dan SK Kegiatan 2. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT 3. SOP Verifikasi Perjalanan Dinas; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami dalam hal penyusunan program audit; 2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. Surat Tugas 4. SK Kegiatan 5. Verifikasi Perjalanan Dinas; 6. SPTB (Surat Pertanggungjawaban) Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan Data Kegiatan Audit, Monev, dan Kegiatan non Audit.

Peringatan: 1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat maka program audit akan tidak jelas; 2. Surat tugas dan SK Kegiatan belum dibuat maka kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan; 3. Apabila setiap auditor dan pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas (kembali ke Jakarta) tidak segera membuat/ menyelesaikan verifikasi perjalanan dinas maka akan menghambat proses laporan realisasi anggaran, monitoring perjalanan dinas, dan pelaksanaan kegiatan lainnya untuk bulan berikutnya. Pelaksana NO 1. Aktifitas Permintaan data, Perencanaan Audit, SK, dan Rekap Surat Tugas untuk kegiatan Audit dan Monev Permintaan data RAB untuk kegiatan non Audit dan Monev 1 2 3

Subbag Subbag Program Evalap

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan RAB audit dan RAB Perja1 monev lanan Dinas hari kegiatan audit dan monev

Ket.

2.

Bagian I s.d. IV

Subbag Evalap

RAB kegiatan RAB Perjanon audit dan lanan Dinas kegiatan monev non audit

1 hari

97

Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu 3 hari Ket.

3.

4.

5.

dan monev Permintaan data Tim Veri- Bagian I Subbag Data realisasi Laporan realisasi perjalan- fikasi Per- s.d. IV, Evalap perjalanan verifikasi an dinas kegiatan jalanan dan Irwil I dinas perjalanan audit dan monev Dinas s.d. V dinas kemaupun kegiatan giatan/non non audit dan audit dan monev monev Permintaan data Subbag Tim Veri- Subbag Data realisasi Laporan verifikasi perjalan- Rumah fikasi Per- Keuang- perjalanan verifikasi an dinas Tangga jalanan an dinas Perjalanan Dinas Dinas Laporan Veri- Laporan Entry data moni- Subbag Monitoring fikasi Perjatoring perjalanan Evalap hari Perjalanan Dinas dinas lanan Dinas

2 hari

3 hari

98

FLOWCHART SOP MONITORING PERJALANAN DINAS

MULAI
Permintaan Data Perencanaan Audit, Surat Tugas, SK, SPTB, dan Verifikasi PD

Perencanaan Audit (Subbag Program)

Surat Tugas (Subbag Program)

SK Kegiatan (Bagian I s.d. IV)

Verifikasi PD (Subbag RT)

SPTB (Subbag Keuangan)

1. 2. 3. 4. 5.

Perencanaan Audit; Surat Tugas; SK Kegiatan; Verifikasi PD; SPTB.

Melakukan Entry Data Perjalanan Dinas berdasarkan data yang telah dikumpulkan

Dokumen Laporan Monitoring Perjalanan Dinas Itjen Per Triwulan

SELESAI

99

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. Keterkaitan: 1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Penerbitan SK Kegiatan Peringatan: Apabila setiap kegiatan tidak dibuatkan SK Kegiatan, TOR Kegiatan, dan RAB maka kegiatan tersebut dianggap tidak sah (tidak diperbolehkan) dan anggaran kegiatan tersebut tidak akan cair (keluar). Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Yang mampu memahami dalam penelahaan dokumen RKA-KL dan POK. hal

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. RKA-KL 4. SK Kegiatan Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan jenis kegiatan kedalam buku kendali kegiatan; 2. Pencatatan TOR dan SK Kegiatan (jumlah anggaran, biaya honor, jumlah personil panitia, peserta, narasumber, moderator) ke dalam buku kendali TOR dan SK; Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan SK Panitia, 1. Jumlah per- 3 sonil (panitia, hari SK Kegiatan peserta, naradan TOR sumber, dan moderator); 2. Jumlah anggaran kegiatan; 3. Waktu & tempat pelaksanaan kegiatan SK Panitia, 1. Peraturan lama 1 diganti yang hari SK Kegiatan, baru; dan TOR 2. Ketepatan dalam penulisan sesuai aturan dalam bahasa Indonesia; 3. Ketepatan dalam penulisan latar, maksud dan tujuan 1 SK Panitia, 1. Kegiatan tersebut ada di hari SK Kegiatan, dalam RKA-KL

Pelaksana No Aktifitas 1 2 Masingmasing sub. Bagian 3

Ket. Adanya proses pencoco kan data dengan RKAKL/POK.

1. Pengajuan TOR Bagian I dan SK Kegiatan s.d. IV

2. Pengecekan per- Subbag aturan-peraturan Per-UU(dasar hukum) an

3. Pemeriksaan data Subbag atau pagu anggaran Evalap

Subbag Keuangan

100

Pelaksana No Aktifitas 1 2 3

4. Pengesahan/persetujuan pelaksanaan kegiatan

Subbag Evalap

Subbag Per-UUan

Pejabat KPA (Sekretaris Itjen)

5. Pengiriman arsip MasingSK dan TOR yang masing sudah ditanda- Subbag tangani Sekretaris Itjen

Subbag Evalap

Subbag Keuang an

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan TOR, dan dan POK; 2. Ketepatan RAB jumlah anggaran dengan RKA-KL dan POK; 3. Kesesuaian komponen kegiatan dalam rincian biaya; 4. Pencatatan SK Kegiatan ke dalam buku kendali SK; 5. Lembar memo persetujuan 1 SK Panitia, 1. Memo persetujuan dari hari SK Kegiatan, subbag PerTOR. UU-an; 2. Memo persetujuan dari Subbag Evalap; 3. SK dan TOR Kegiatan disetujui dan ditanda tangani oleh Sekretaris SK Panitia, Buku Laporan 4 SK Kegiat- Pertanggunghari an, TOR, jawaban Pelaksadan data naan Kegiatan hasil dari kegiatan tersebut

Ket.

Diserahkan kepada Sekretaris Itjen, Subbag Evalap, Subbag Per-UUan, Subbag Keuangan.

101

FLOWCHART SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN


Bagian I s.d. IV Dan TU Irwil I s.d. V

Bagian II Sub.Bag Per-UU 1

Bagian I Subbag. Evalap 2

MULAI
Membuat TOR & SK

Dok. TOR & SK (Draft)

Dok. TOR & SK (Draft)

Dilakukan Koreksi oleh Masing-masing Pimpinan satker (Bagian I s.d. IV dan Irwil I s.d. V

Pengecekan Peraturan peraturan yang berlaku

Pengecekan/ Pencocokan terhadap kesesuaian dengan Pagu di POK

Tdk

Proses
Tdk

Ya

Proses Pemberian No SK

Proses Penge sahan Ya

Dok. TOR & SK (Draft)

Ya

Dok. TOR & SK (Draft) 1

Dok. TOR & SK (Draft)

Tdk

DISETUJUI

SELESAI

102

Sekretaris Itjen Dep. Agama 3 Di kembalikan kepada yang bersangkutan dalam hal ini Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V
Disertai dengan lembar pengesahan dari Per-UU dan Evalap

Dok. TOR & SK (Draft)

Dok. TOR & SK (Final)

Penandatanganan

Subbag Per-UU

Subbag Evalap

Subbag Keuangan

Dok. TOR & SK (Final)

SELESAI

103

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaks. Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. SOP Kalender Kegiatan SOP SK Kegiatan SOP Pelaksanaan PKAT SOP Riksus SOP Pelaksanaan Kegiatan Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Mempunyai kemampuan dalam administrasi.

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC RAB Verifikasi Perjalanan Dinas

Peringatan: 1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dilakukan/dibuat; 2. RAB Audit tidak dibuat maka tidak dapat membandingkan antara perencanaan anggaran dengan realisasi anggaran; 3. Apabila verifikasi perjalanan dinas tidak dibuat maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dibuat, selain itu juga akan dapat menghambat proses penyerapan anggaran. Pelaksana

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan rekap rencana PKPT; 2. Pendataan verifikasi perjalanan dinas yang sudah selesai.

NO 1.

2.

3.

Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Output Waktu Perlengkapan Permintaan data Subbag Data Rekap Laporan 1 rekap PKPT dan PerencaPKPT dan rekap PKPT hari Non PKPT naan Non PKPT dan Non PKPT 1 Laporan Subbag. Rekap Subbag Tim Permintaan data hari verifikasi sementara verifikasi perjalan- Rumah Verifikasi Evalap perjalanan Verifikasi Tangga Perjalanan dinas dinas perjalanan an Dinas dinas 2 1. Rekap PKPT Laporan Entry Data realisasi Subbag. hari Evalap dan Non Realisasi PKPT dan Non PKPT; PKPT PKPT dan 2. Lap. Verifi- Non PKPT kasi Perja- (sementara) lanan Dinas Aktifitas

Ket.

104

Pelaksana NO 4. Aktifitas Konfirmasi ulang dengan auditor tentang auditi dan auditor 1 Auditor Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Subbag Subbag. 1. Rekap PKPT dan Non TU Irwil I Evalap PKPT; s.d. V 2. Rekap Surat Tugas; 3. Laporan Verifikasi Perjalanan Dinas

Mutu Baku Output Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT (final) Waktu 2 hari Ket.

105

FLOWCHART SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT

MULAI

Permintaan Data Pendukung Program Audit dari Subbag Program Permintaan Data SPTB dari Subbag Keuangan Dokumen Perencanaan Audit dan Surat Tugas Melakukan konfimasi ulang dengan auditor tentang auditi dan auditor

Dokumen SPTB (Surat Pertanggungjawaban Belanja)

1. 2. 3. 4.

Perencanaan Audit Rekap Surat Tugas Hasil Konfimasi SPTB

Penyusunan Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT sesuai dengan data yang diperoleh

Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT triwulan

SELESAI

106

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. PP No. 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA No. 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Keterkaitan: 1. SOP Pengelolaan Keuangan 2. SOP Verifikasi Penyerapan Anggaran 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan Peringatan: 1. Bagi masing-masing Bagian sebagai penanggungjawab kegiatan tidak membuat laporan realisasi anggaran maka akan memperlambat proses laporan realisasi anggaran kegiatan; 2. Apabila pagu anggaran suatu kegiatan yang diajukan pada masing-masing bagian tidak sesuai dengan dokumen RKA-KL dan DIPA maka hasil akhir laporan realisasi anggaran kegiatan tidak akan sama dengan data SAI yang ada di Sub. Bagian Keuangan. Pelaksana No Aktifitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami masalah laporan realisasi anggaran kegiatan Itjen Dep. Agama; 2. Memahami dan mampu membaca dokumen RKA-KL dan POK.

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. RAB 4. Data Pendukung Lainnya Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan realisasi anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK); 2. Pencatatan waktu pelaksanaan kegiatan.

1. Pengisian formulir Kabag I Seluruh Kasubag realisasi anggaran s.d. IV kegiatan

2. Permintaan formulir Kabag I realisasi dan LPJ s.d. IV kepada penanggungjawab kegiatan 3. Pemeriksaan kete- Subbag patan dalam peng- Evalap isian formulir realisasi anggaran

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Form, RAB, Laporan dan LPJ Realisasi Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK); Formulir Laporan realisasi Form anggaran Realisasi kegiatan Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan Form Reali- 1. Laporan realisasi sasi, RAB, anggaran dan LPJ dari subbag keuangan ; 2. Laporan realisasi

Waktu 1 hari

Ket. Adanya proses pencocokan data dengan RKA-KL/ POK. Setelah pelaksanaan kegiatan

1 hari

1 hari

107

Pelaksana No Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu Ket.

4. Pencocokan RAB Subbag dengan Pagu Evalap Anggaran

RKA-KL, POK, RAB, dan Form Realisasi

5. Melakukan perbandingan data realisasi anggaran kegiatan dari masingmasing penanggungjawab kegiatan dengan laporan realisasi anggaran (SAI) 6. Pencatatan atau entry data realisasi

Subbag Evalap

Subbag Keuangan

Form Realisasi, RAB, SAI, dan data pendukung lainnya

anggaran dari penanggu ngjawab kegiatan. 1 Laporan hari Form Realisasi Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK); 1 Laporan hasil hari evaluasi realisasi anggaran kegiatan.

Subbag Evalap

Form Realisasi, SAI, dan laporan evaluasi realisasi anggaran

Laporan Rea- 1 lisasi Penye- hari rapan Anggaran Kegiatan dan non Kegiatan per bulan/ triwulan

108

FLOWCHART SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN

Bagian I. (Subbag Evalap)

Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V Form Realisasi

MULAI

Pembuatan Form Realisasi

Penyusunan from realisasi anggaran & Kegiatan

Form Realisasi

Form Realisasi

LRA dan LPJ

MULAI
Pengisian formulir realisasi anggaran kegiatan Permintaan Laporan Realisasi Angggaran kegiatan kepada masing-masing Bagian

Pemeriksaan formulir realisasi anggaran

Pencocokan RAB dengan Pagu Anggaran

Melakukan perbandingan data/laporan realisasi anggaran kegiatan

Pencatatan atau entry data realisasi

SELESAI

109

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MONITORING SK KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP SK Kegiatan; 2. SOP Kalender Kegiatan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami peraturan dalam hal penyusunan SK Kegiatan; 2. Mampu/memahami dokumen POK; 3. Mampu mengoperasikan computer.

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC POK SK

Peringatan: 1. Dalam suatu pelaksanaan kegiatan kepada masing penanggungjawab kegiatan wajib membuat SK Kegiatan, apabila kegiatan yang akan dilaksanakan tidak dibuatkan SK maka kegiatan tersebut dianggap tidak sah; 2. SK Kegiatan didalamnya harus disertakan atau di tulis jumlah maupun nama-nama personil yang akan mengikuti kegiatan tersebut, apabila tidak dibuatkan maka akan sulit untuk mengendalikan kegiatan tersebut apakah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Juga tidak akan dapat dikendalikan dari segi namanama personilnya; Pelaksana No 1. 2. Aktifitas Penerimaan SK Kegiatan Penelahaan SK Kegiatan dengan dokumen POK Pengesahan SK Kegiatan bahwa SK tersebut telah sesuai dengan POK 1 Bagian I s.d. IV Subbag Evalap Kasubbag Evalap 2 Subbag Evalap 3

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pendataan Jumlah SK Kegiatan yang masuk atau yang akan dilaksanakan; 2. Pencatatan jumlah personil (Peserta, Panitia, Moderator, dan Narasumber).

3.

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SK Kegiatan Konsep SK Kegiatan SK KegiatDokumen an dan POK pengesahan SK 1. SK Kegiat- SK Kegiatan (final) an; 2. POK; 3. Lembar pengesahan

Waktu 1 hari 1 hari 1 hari

Ket.

SK harus dilampir -kan lembar pengesahan dari

110

Pelaksana No Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu Ket. subbag Evalap untuk dilanjutkan ke Sekretaris untuk ditanda tangani

4.

Pencatatan SK Kegiatan yang sudah selesai ke dalam buku kendali SK Kegiatan

Subbag Evalap

Tim Monitoring SK

1.SK Kegiatan; 2.POK; 3.Lembar pengesahan

Laporan Monitoring SK Kegiatan per bulan

3 hari

111

FLOWCHART SOP MONITORING SK KEGIATAN

MULAI

Penerimaan SK Kegiatan dari masing-masing Bagian I s.d. IV (Pelaksana Kegiatan)

Penelaahan SK Kegiatan dengan Dokumen POK

Pengesahan SK Kegiatan oleh Kasubag Evalap

Pencatatan SK Kegiatan ke dalam buku kendali SK Kegiatan)

SELESAI

112

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN


Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SOP SK Kegiatan; SOP Kalender Kegiatan; SOP Riksus; SOP Pelaksanaan PKAT; SOP Pelaksanaan Kegiatan; Realisasi Anggaran berdasarkan SAI; Realisasi Anggaran berdasarkan pelaksanaan kegiatan; 8. SPM dari Keuangan. Peringatan: 1. Apabila SAI tidak dibuat maka tidak dapat mengetahui realisasi anggaran yang sudah dipertanggungjawabkan di KPPN dan untuk sebagai bahan evaluasi anggaran; 2. Apabila seluruh penanggungjawab kegiatan (Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V) setelah kegiatan tersebut dilaksanakan tidak membuat laporan realisasi anggaran kegiatannya maka anggaran kegiatan tersebut tidak dapat dikendalikan oleh Subbag Evalap; 3. Kabag Perencanaan dan Program harus melakukan pengujian SPM dari Keuangan. Apabila SPM tidak diuji oleh pejabat penguji SPM dan dicopy untuk diserahkan ke Subbag Evalap maka tidak dapat dilakukannya verifikasi penyerapan anggaran antara data keuangan dengan pelaksana kegiatan. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan 1. RAB 2. Bukti pengeluaran, dan data pendukung lainnya Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami verifikasi anggaran; 2. Mampu dan memahami dokumen RKA-KL/ DIPA dan POK; 3. Mampu mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC SAI Copyan SPM

Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan/pemilahan per Program, Kegiatan, dan Sub.Kegiatan.

Mutu Baku Output Laporan Realisasi Anggaran Kegiatan Waktu 2 hari Ket. Setelah pelaksanaan Kegiatan tersebut

Permintaan data Bagian I MasingRealisasi Angga- s.d. IV masing ran Kegiatan Sub. Bagian

113

Pelaksana NO 2. Aktifitas Permintaan SAI 1 2 3

data Subbag. Subbag Keuang Evalap an Kabag Subbag Perenca Keuang -naan an dan Keuang an Subbag Evalap

3.

Permintaan copyan SPM

4.

5.

6.

Pengelompokan Anggaran berdasarkan Program, Kegiatan, Sub. Kegiatan, dan Per MAK. Melakukan Verifikasi Data Laporan Realisasi Anggaran Entry Data hasil verifikasi realisasi anggaran

Subbag Evalap

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Ket. Perlengkapan Dokumen SAI Laporan SAI 2 Data hari setelah di SPJkan di KPPN SPM Copyan 1 Dokumen SPM hari didapat setelah dilakukan pengujian SPM oleh Kabag I (Penguji SPM) 1. Laporan Draft lapor5 Realisasi; an realisasi hari 2. SAI; anggaran 3. SPM per Triwulan

Subbag Evalap

Subbag Evalap

1. Laporan Realisasi; 2. SAI; 3. SPM Draft Laporan Verifikasi

Draft Laporan Verifikasi

3 hari

Laporan Verifikasi Penyerapan Anggaran per Triwulan (final)

2 hari

114

FLOWCHART SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN

Bagian I (Subbag. Evalap)

Bagian I s.d. IV TU Irwil I s.d. V Form R A K

MULAI

Membuat Form Realisasi Anggaran & Kegiatan (RAK)

Megisi Form Realisasi Anggaran & Kegiatan

Form R A K
Proses Penge cekan
blm Lap. SAI (Subbag Keuangan) sdh

Lap. R A K

Lap. R A K Lap. SAI

Dilakukannya Verifikasi Anggaran terhadap LRAK dan SAI

Entry data yang telah diverifikasi

Laporan Verifikasi Penyerapan Anggaran

SELESAI

115

Lampiran4

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
BAGIAN ORTALA DAN KEPEGAWAIAN

1. SUBBAG KEPEGAWAIAN 2. SUBBAG ORGANISASI DAN TATALAKSANA 3. SUBBAG HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN

116

Lampiran2.1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG KEPEGAWAIAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. SOP Rekapitulasi Absensi Pegawai SOP Rapat Baperjakat SOP Proses Cuti SOP Pemutakhiran Database Kepegawaian SOP Pembuatan DP3 SOP Izin/ Tugas Belajar SOP Mutasi Kenaikan Pangkat SOP Kenaikan Gaji Berkala SOP Mutasi Jabatan Struktural SOP Mutasi Tempat Tugas Pegawai di Lingkungan Inspektorat Jenderal SOP Pelantikan Pejabat SOP Penetapan Peserta Diklat SOP Pengadaan CPNS SOP Pembuatan Kartu Istri/Kartu Suami SOP Pengajuan Kartu ASKES SOP Pembuatan Kartu Pegawai SOP Pembuatan Kartu Taspen SOP Pengajuan Satya Lancana Karyasatya SOP Pengajuan Pembayaran Pensiun Pertama, THT, dan Asuransi Kematian PT. TASPEN SOP Pengangkatan ke Dalam Jabatan Fungsional Auditor SOP Pengangkatan CPNS Menjadi PNS SOP Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Auditor SOP Pengajuan Pensiun SOP Ujian Dinas UPKP

117

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Proses Cuti Peringatan: 1. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak dilakukan tepat waktu, maka akan menghambat proses pembayaran uang makan pegawai; 2. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak dilakukan, maka tidak dapat dibuat data informasi kehadiran pegawai kepada pimpinan. Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai mengisi daftar hadir melalui Finnger Print setiap hari kerja jam 07.30 dan 16.00 Pegawai yang tidak masuk menyerahkan surat ijin/surat tugas/ surat cuti ke subbag kepegawaian Mengambil data fingger print (Awal Bulan) Mencocokan data fingger print dengan surat ijin/surat tugas/ surat cuti Merekapitulasi hasil rekonsiliasi data absen 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang pengolahan absensi pegawai

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang Kerja, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Permohonan Cuti 2. Kartu Cuti 3. Surat Ijin 4. Surat Tugas 5. Rekapitulasi Daftar Absen Pegawai

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Setiap Data Absen 1. Finger Print Hari 2. Buku Daftar Kerja Hadir

Ket.

Pegawai

Pengadministrasi Umum

Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti

Setiap Surat Ijin/ Hari Surat Kerja Tugas/ Surat Cuti

Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum

Database Fingger Print

1 Jam

Data Absen Fingger Print Data hasil rekonsiliasi

Database Fingger Print dan Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti Data Hasil rekonsiliasi

1 Hari

Pengadministrasi Umum

1 Hari

Rekapitulasi Absen Pegawai

118

Pelaksana No 6 Aktivitas Menyampaikan rekapitulasi absen ke pimpinan dan Subbag rumah tangga 1 Pengadministrasi Umum 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Rekapitulasi 1 Jam Rekapitulasi Absen Pegawai Absen Pegawai

Ket.

119

FLOWCHART SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI

MULAI

PEGAWAI ABSEN MELALUI FINNGER PRINT SETIAP HARI KERJA JAM 07.30 DAN 16.00

PEGAWAI YANG TIDAK MASUK MENYERAHKAN SURAT IJIN/SURAT TUGAS/ SURAT CUTI KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENGAMBIL DATA FINGGER PRINT (AWAL BULAN)

MENCOCOKAN DATA FINGGER PRINT DENGAN SURAT IJIN/SURAT TUGAS/SURAT CUTI

MEREKAPITULASI HASIL PENCOCOKAN DATA ABSEN

MENYAMPAIKAN REKAPITULASI ABSEN KE PIMPINAN DAN SUBBAG RUMAH TANGGA

SELESAI

120

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP RAPAT BAPERJAKAT


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. KMA Nomor 350 tahun 1998 tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama; 3. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal SOP tidak dilaksanakan, maka akan menghambat proses kegiatan dan atau putusan yang akan diambil pimpinan
Pelaksana

Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Baperjakat

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Notulen 2. Draft Surat Keputusan/ Surat
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

No 1

Aktivitas

Output

Ket.

Menyiapkan bahan Baperjakat Meneliti bahan Baperjakat Membuat dan menyampaikan undangan Rapat Baperjakat Melaksanakan Rapat Baperjakat Menyiapkan memorandum tentang laporan hasil Rapat Baperjakat untuk menyampaikan Rancangan Keputusan dan konsep surat Membuat rancangan keputusan Penandatanganan surat keputusan

Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum

Database Kepegawaian

Kasubbag Kepegawaian

Kabag Ortala & Kepegawaian

Pejabat Eselon II

2 Buku Daftar Jam Urut Kepegawaian Buku Daftar Urut 3 Rekapitulasi Kepegawaian Jam Bahan Baperjakat Daftar Undangan 3 Surat Jam Undangan disampaiakan kepada undangan 3 Notulen Hasil Rekapitulasi Jam Sidang bahan Baperjakat Baperjakat Notulen Hasil Sidang Baperjakat 3 Jam Laporan Hasil Sidang Baperjakat

Pengadministrasi Umum

Pengadministrasi Umum Sekretaris Inspektur Jenderal

Laporan Hasil sidang Baperjakat Draft Surat Keputusan/ draft surat

1 Jam 1 Jam

Rancangan keputusan Surat Keputusan/ Surat

121

FLOWCHART SOP RAPAT BAPERJAKAT

MULAI

MENYIAPKAN BAHAN BAPERJAKAT

MENELITI BAHAN BAPERJAKAT

MEMBUAT DAN MENYAMPAIKAN UNDANGAN SIDANG BAPERJAKAT

MELAKSANAKAN SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN KEPUTUSAN

PENANDATANGANAN SURAT KEPUTUSAN

SELESAI

122

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PROSES CUTI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti; 3. SE BAKN Nomor 01/SE/1977 tentang Cuti; 4. KMA Nomor 234 Tahun 1987 tentang Pendelegasian Wewenang Pemberian Cuti PNS di Lingkungan Dep.Agama; 5. SE Sekjen Dep. Agama Nomor 6 Tahun 1988, tentang Juklak Pelaksanaan Cuti PNS. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Absensi Pegawai Peringatan: Pegawai yang tidak melaksanakan proses cuti dianggap tidak masuk tanpa ijin Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai meminta kartu kendali cuti ke Subbag Kepegawaian Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permohonan ijin cuti ke atasan langsung Atasan langsung menelaah surat permohonan Ijin cuti pegawai dan memberikan catatan pertimbangan pada surat pengajuan Meneruskan surat permohonan ijin cuti ke pejabat yang berwenang memberikan cuti Pejabat yang berwenang memberikan 1 Pengadminis trasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan tentang Cuti Pegawai. dan pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Kartu Kendali Cuti 2. Surat Cuti Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 10 Kartu Kendali Menit cuti Buku Ekspedisi Ket.

Output Kartu Kendali Cuti diserahkan ke Pegawai Surat permohonan Ijin Cuti

Pegawai Pemohon Cuti

Kartu Kendali Cuti

10 Menit

Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti

Surat permohonan ijin cuti

1 Jam

Surat permohonan ijin cuti telah diberi catatan

Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti

Surat permohonan ijin cuti

10 Menit

draft surat ijin cuti

Pejabat yang berwenang

Draft Surat Ijin Cuti

1 Jam

Surat Ijin Cuti

123

Pelaksana No Aktivitas cuti memberikan putusan dan menandatangani Surat Ijin Cuti Putusan disampaikan kepada Atasan langsung pegawai Atasan langsung memberi paraf memberi catatan pada Kartu Kendali Cuti Pegawai Pemohon Cuti memberikan Surat Cuti kepada pegawai dan Subbag Kepegawaian Subbag kepegawaian menerima surat ijin cuti dan kartu kendali cuti kemudian mengarsipkan 1 memberikan cuti 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

Pejabat yang berwenang memberikan cuti Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti

Surat Ijin Cuti

30 Menit

Surat Ijin Cuti

Surat Ijin Cuti Kartu Kendali Cuti

30 Menit

Ijin Cuti dicatat pada Kartu Kendali cuti

Atasan langsung Pegawai Pemohon Cuti

Surat Ijin Cuti Kartu Kendali Cuti

10 Menit

Surat Ijin Cuti dan Kartu Kendali Cuti diterima Subbag Kepegawaian Surat Ijin Cuti dan Kartu Kendali Cuti diarsipkan

Pengadministrasi Umum

Surat Ijin Cuti Kartu Kendali Cuti

10 Menit

124

FLOWCHART SOP PROSES CUTI


MULAI

PEGAWAI MEMINTA KARTU KENDALI CUTI KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI KE ATASAN LANGSUNG

ATASAN LANGSUNG MENELAAH SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI PEGAWAI DAN MEMBERIKAN CATATAN PERTIMBANGAN PADA SURAT PENGAJUAN

ATASAN LANGSUNG MENERUSKAN SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI DAN MEMBUAT DRAFT SURAT IJIN CUTI KE PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI

PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI MEMBERIKAN PUTUSAN DAN MENANDATANGANI SURAT IJIN CUTI

PUTUSAN DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN LANGSUNG PEGAWAI

ATASAN LANGSUNG MEMBERI CATATAN PADA KARTU KENDALI CUTI DAN MENYAMPAIKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

ATASAN LANGSUNG MEMBERIKAN SURAT CUTI KEPADA PEGAWAI DAN SUBBAG KEPEGAWAIAN

SUBBAG KEPEGAWAIAN MENERIMA SURAT IJIN CUTI DAN KARTU KENDALI CUTI KEMUDIAN MENGARSIPKAN

SELESAI

125

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN


Dasar Hukum: UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal tidak dilaksanakannya SOP di atas maka data pegawai tidak akurat. Pelaksana No 1 Aktivitas Menerima foto kopi perubahan data kepegawaian Menginput data terbaru ke dalam Database Kepegawaian Merekapitulasi data pegawai Memberikan rekapitulasi data kepegawaian terbaru kepada pimpinan 1 Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Penataan Database Kepegawaian; Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer/Laptop, Server, ATK. Pencatatan dan Pendataan: Database Kepegawaian Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Ada perubahan 1 Hari Foto kopi data pegawai perubahan data kepegawaian Foto kopi 5 Menit Perubahan data perubahan data /data pegawai kepegawaian terinput ke database Perubahan data 30 Rekapitulasi pegawai terinput Menit Data Pegawai ke database 15 Rekapitulasi Perubahan data Menit Data Pegawai pegawai terinput diterima ke database Pimpinan

126

FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN

MULAI

MENERIMA FOTO KOPI PERUBAHAN DATA KEPEGAWAIAN

MENGINPUT DATA TERBARU KE DALAM DATABASE KEPEGAWAIAN

MEREKAPITULASI DATA PEGAWAI

MEMBERIKAN REKAPITULASI DATA KEPEGAWAIAN TERBARU KEPADA PIMPINAN

SELESAI

127

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN DP3


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS; 3. SE BAKN Nomor 02/SE/1979 tentang Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS; 4. SE BAKN Nomor 30/SE/1985 tentang Perubahan SE BAKN Nomor 02/SE/1980, tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS; 5. KMA Nomor 57 Tahun 1980 tentang Pembuatan DP-3; 6. Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 1985, tentang Pembuatan DP-3 di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal pembuatan DP3 tidak dilaksanakan, maka pengembangan karier pegawai akan terhambat Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan Blangko DP3 Menyampaikan Blangko DP3 kepada atasan langsung dari pegawai pada akhir bulan Desember Pejabat penilai/ Atasan langsung memberi nilai pada blangko DP3 Pejabat penilai/ Atasan langsung memberikan paraf konsep nilai DP3 dan memberikan ke masing-masing pegawai untuk diketik ulang rangkap 3 Pegawai mengisi pada kolom 1 Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang pembuatan DP3.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Pencatatan dan Pendataan: DP-3 Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 Blangko DP3 Jam 1 Hari Blangko DP3 diterima atasan langsung masing2 pegawai Blangko DP3 telah di isi

Ket.

Pejabat Penilai/Atasan Langsung

Blangko DP3

1 Hari

Pejabat Penilai/Atasan Langsung

Pegawai Dinilai

Blangko DP3 telah di isi

2 Jam

Blangko DP3 diparaf

Pegawai Dinilai

Blangko DP3 diparaf

3 Jam

DP 3

128

Pelaksana No Aktivitas keberatan jika merasa keberatan dengan nilai yang diberikan Pegawai yang dinilai menyerahkan kembali DP3 kepada pejabat penilai untuk ditanda tangani DP3 disampaikan kepada atasan pejabat penilai untuk ditandatangani Pegawai menyampaikan DP3 yang sudah ditandatangani ke Subbagian Kepegawaian Menyimpan Arsip DP3 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

Pegawai Dinilai

Pejabat Penilai/Atas an Langsung

DP3

1 Jam

DP3 ditandatangani pejabat penilai

Pejabat Penilai/Atas an Langsung Pegawai Dinilai

Atasan Pejabat Penilai

DP3 ditanda1 tangani pejabat Jam penilai

DP3 ditandatangani atasan pejabat penilai

Pengadministrasi Umum

DP3 ditandatangani atasan pejabat penilai

2 Jam

Subbag kepegawaian menerima DP3 dan diarsipkan

Pengadmini strasi Umum

1. DP3 yang ditandatangani atasan pejabat penilai 2. Filling Kabinet

10 Menit

Arsip DP3

129

FLOWCHART SOP PEMBUATAN DP3


MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI SESUAI SUBBAG DAN BAGIAN

MENYIAPKAN BLANGKO DP3

MENYAMPAIKAN BLANGKO DP3 KEPADA ATASAN LANGSUNG DARI PEGAWAI PADA AWAL BULAN JANUARI

PEJABAT PENILAI/ATASAN LANGSUNG MENGISI BLANGKO DP3

PEJABAT PENILAI/ ATASAN LANGSUNG MEMARAF KONSEP NILAI DP3 DAN MEMBERIKAN KE MASING-MASING PEGAWAI UNTUK DIKETIK ULANG RANGKAP 3

PEGAWAI MENGISI PADA KOLOM KEBERATAN JIKA MERASA KEBERATAN DENGAN NILAI YANG DIBERIKAN

PEGAWAI YANG DINILAI MENYERAHKAN KEMBALI DP3 KEPADA PEJABAT PENILAI UNTUK DITANDATANGANI

DP3 DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN PEJABAT PENILAI UNTUK DITANDATANGANI

DP3 DISAMPAIKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN UNTUK DIARSIPKAN

SELESAI

130

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR


Dasar Hukum: UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP DP3 Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan ijin/tugas belajar maka Ijasah tidak diakui secara kedinasan Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permohonan Ijin/Tugas Belajar ke Sekretaris Memeriksa Berkas Ijin/ Tugas Belajar Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq. Kepala Biro Kepegawaian Menyampaikan Surat Pengantar, Surat permohonan, dan berkas ke Biro Kepegawaian Kepala Biro menerbitkan Surat Ijin/ Tugas Belajar dan dikirimkan ke Inspektorat Jenderal Menyampaikan Surat Ijin/ Tugas Belajar kepada pegawai dan mengarsipkan. 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Ijin/Tugas Belajar. Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: Surat Pengantar Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 1. FC SK PNS Hari 2. FC SK Terkhir 3. FC DP3 dua tahun terakhir 4. Surat Keterangan dari PT dan Jadwal Kuliah Surat permohon3 an ijin/ Tugas Jam Belajar Berkas Pengajuan 1 Jam

Output Surat Permohonan

Ket.

Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Sekretaris

Berkas Ijin/ Tugas Belajar lengkap Surat Pengantar

Pengadministrasi Umum

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

6 jam

Surat pengantar dan berkas diterima Biro Kepegawaian

Kepala Biro Kepegawaian

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Minggu

Surat Ijin/ Tugas Belajar

Pengadmi nistrasi Umum

Surat Ijin/ Tugas Belajar

1 Jam

Surat Ijin/ Tugas Belajar didistribusikan dan diarsipkan

131

FLOWCHART SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR


MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN IJIN/TUGAS BELAJAR KE SEKRETARIS

MEMERIKSA BERKAS IJIN/TUGAS BELAJAR

LENGKAP ? Ya

Tidak

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ. KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR, SURAT PERMOHONAN, DAN BERKAS KE BIRO KEPEGAWAIAN

KEPALA BIRO MENERBITKAN SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR DAN DIKIRIMKAN KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYAMPAIKAN SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR KEPADA PEGAWAI DAN MENGARSIPKAN

SELESAI

132

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002; 3. PP Nomor 100 Tahun 2000 jo. Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural; 4. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian; 2. SOP DP3; 3. SOP Pengajuan Kartu Pegawai; 4. SOP Baperjakat; 5. SOP Ujian Dinas/UPKP; 6. SOP Penilaian Angka Kredit; 7. SOP Penetapan Peserta Diklat. Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses kenaikan pangkat Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat daftar pegawai yang akan naik pangkat Pegawai menyiapkan bahan naik pangkat dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian 1 Kasubbag Kepegawaian Pegawai yang akan naik pangkat 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan tentang Kenaikan Pangkat. dan pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon, Formulir D2, Papan Pengumuman

Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan naik pangkat; 2. Formulir D2; 3. Nota BKN; 4. Persetujuan. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Database 2 Daftar Kepegawaian Jam pegawai yang akan naik pangkat 2 Berkas 1. DP3 2 Tahun Hari Kenaikan Terakhir; Pangkat 2. Karpeg; 3. SK KP terakhir; 4. SK Jabatan (jika menjabat) 5. Lulus Ujian dinas bagi Gol II ke III; 6. Penetapan angka Kredit (PAK) bagi Pejabat

Ket.

133

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3

Memeriksa kelengkapan bahan kenaikan pangkat Mengisi Formulir D II

Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Fungsional; 7. STTPP Diklatpim; 8. Surat Pernyataan Pelantikan; Berkas Kenaik2 Berkas an Pangkat Jam Kenaikan Pangkat lengkap Berkas Kenaik2 Terisinya an Pangkat Jam Formulir D II Formulir D II 1 Jam Surat Pengantar

Ket.

Per berkas

Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris yang ditujukan ke Biro Kepegawaian Kasubbag Mengirimkan bahan kenaik- Kepegaan pangkat ke waian Biro Kepegawaian

Kabag Ortala & Kepegawaian

Sekretaris

Proses di Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian

Proses di BKN BKN

Persetujuan/ Nota dari BKN dikirimkan ke Biro Kepegawaian

BKN

10 Untuk Pangkat diatas III/c s/d IV/b SK Kenaikan Pangkat di buat oleh Biro Kepegawaian 11 Untuk Pangkat di atas IV/c

Biro Kepegawaian

Surat Pengantar, Formulir D II & Berkas Kenaikan Pangkat terkirim ke Biro Kepegawaian 2 Surat PengSurat PengHari antar, Forantar, Formulir mulir D II & D II & Berkas Berkas KeKenaikan naikan Pangkat terkirim ke BKN Surat Peng1 Nota BKN antar, Formulir Minggu dan PerD II & Berkas setujuan Kenaikan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas Nota BKN dan 1 Nota BKN Persetujuan Hari terkirim ke Teknis untuk Biro KepeGol. IV/c ke atas gawian dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas terkirim ke Setneg Nota Persetuju3 SK Kenaikan an BKN Hari Pangkat III/c s/d IV/b Surat Pengantar, Formulir D II & Berkas Kenaikan

1 Hari

Kewenangan Biro Kepegawaian Kewenangan BKN

Kewenangan BKN

Kewenangan Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian

Nota Persetujuan BKN

2 hari

Surat Peng- Keweantar & Nota nangan

134

Pelaksana No Aktivitas nota BKN dan Surat Pengantar dari Kepala Biro dan disampaikan ke Sekretariat Negara Sekretariat Negara membuat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Untuk Pangkat sampai III/b Nota BKN dan Surat Pengantar diteruskan ke Inspektorat Jenderal Membuat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Gol III/b ke bawah Surat Keputusan Kenaikan Pangkat di sampaikan ke Pegawai, dan didistrusikan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output Persetujuan BKN

Ket. Biro Kepegawaian

12

Sekretariat Negara

Surat Pengantar 2 SK Kenaikan Kewe& Nota PerBulan Pangkat nangan setujuan BKN IV/c ke atas Sekretariat Negara Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN 1 Hari Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN

13

Biro Kepegawaian

14

Kasubbag Kepegawaian

Kabag Ortala & Kepegawaian

Sekretaris

Nota Persetujuan BKN

2 Jam

SK Kenaikan Pangkat s/d III/b

15

Kasubbag Kepegawaian

SK Kenaikan Pangkat

1 Jam

Sk Kenaikan Pangkat terdistribusi

135

FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT


MULAI
Membuat Daftar Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Pegawai Menyiapkan Bahan Naik Pangkat dan Menyerahkan ke Subbag Kepegawaian Memeriksa Kelengkapan Bahan Kenaikan Pangkat

Lengkap ?

Tidak

Ya Membuat Surat Pengantar Dari Sekretaris Yang Ditujukan ke Biro Kepegawaian Mengirimkan Surat Pengantar dan Berkas Kenaikan Pangkat ke Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian Menerima Berkas Kenaikan Pangkat

Biro Kepegawaian Mengirimkan Berkas ke BKN BKN Menerbitkan Nota Kenaikan pangkat BKN mengirimkan Nota BKN ke Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian Menerima Nota BKN Tidak

Ya

Gol IV/b ke bawah ?

Tidak

Biro Kepegawaian Membuat Surat Pengantar Persetujuan Teknis ke BKN dan Membuat Surat Pengantar ke Setneg

Biro Kepegawaian Mengirim Surat Pengantar Persetujuan Teknis ke BKN BKN Membuat Persetujuan Teknis BKN mengirim persetujuan teknis ke Setneg dengan tembusan ke Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian mengirm surat pengantar dan berkas kenaikan pangkat ke Setneg

Gol III/b Kebawah ? Ya

Setneg menerima berkas kenaikan pangkat dari biro kepegawaian dan menerima nota persetujuan Teknis dari BKN Setneg Membuat SK Kenaikan Pangkat Untuk Golongan IV/c ke Atas Setneg Mengirim SK Kenaikan Pangkat ke Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian Mengirim Nota BKN ke Inspektorat Jenderal Subbag Kepegawaian Membuat SK Kenaikan Pangkat Golongan III/b ke Bawah

Biro Kepegawaian membuat SK Kenaikan Pangkat untuk Golongan III/c s/d IV/b

Biro Kepegawaian mengirim SK Kenaikan Pangkat ke Inspektorat Jenderal

Subbag Kepegawaian Menyampaikan SK Kenaikan Pangkat ke Pegawai SELESAI

136

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002; 3. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal kegiatan ini tidak dilaksanakan, maka pegawai yang akan naik gaji berkalanya akan terhambat Pelaksana No 1 Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan tentang Kenaikan Gaji Berkala. pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Draft SK KGB 2. Buku Kendali KGB Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Pegawai yang 1 sudah 2 tahun Jam belum naik gaji berkala Database Kepegawaian 1 1. SK KGB Jam Terakhir; 2. Daftar Gaji 2 Jam Draft SK KGB

Output Daftar pegawai yang akan naik gaji berkala

Ket.

Membuat Pengadmidaftar pegawai nistrasi yang akan naik Umum naik gaji berkala Menyiapkan bahan kenaikan gaji berkala Membuat draft SK Kenaikan Gaji Berkala Memeriksa draft SK Kenaikan Gaji Berkala Membuat SK Kenaikan Gaji Berkala Menandatangani SK Kenaikan Gaji Berkala Mendistribusikan SK Kenaikan Gaji Berkala dan pencatatan pada buku kendali KGB Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Kasubbag Kepegawaian

SK Kenaikan Gaji Berkala Kabag Ortala & Kepegawaian Sekretaris

1 Jam 2 Jam

Berkas Kenaikan Pangkat Draft SK Kenaikan Gaji Berkala Draft SK Kenaikan Gaji Berkala telah benar SK Kenaikan Gaji Berkala SK Kenaikan Gaji Berkala yang sudah ditandatanga ni SK KGB terdistribusi dan tercatat pada buku kendali KGB

Pengadministrasi Umum

SK KGB

1 Jam

137

FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA

MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN NAIK GAJI BERKALA

MENYIAPKAN BAHAN KENAIKAN GAJI BERKALA MEMBUAT DRAFT SK KENAIKAN GAJI BERKALA

BENAR ? Ya

Tidak

MEMBUAT SK KENAIKAN GAJI BERKALA MENANDATANGANI SK KENAIKAN GAJI BERKALA

MENDISTRIBUSIKAN SK KENAIKAN GAJI BERKALA

SELESAI

138

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural; 3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001, tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Strurktural; 4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP Nomor 100 Tahun 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Stuktural; 5. KMA Nomor 350 th. 1998, tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama; 6. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Baperjakat 2. SOP Pelantikan Peringatan: Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan Bahan Mutasi Jabatan Struktural 1 Pengadmini strasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: 1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Baperjakat; 2. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Mutasi Jabatan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, ATK. Pencatatan dan Pendataan: Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Database 2 Daftar pejaKepegawaian Jam bat struktural dan calon pejabat struktural, Daftar jabatan Daftar pejabat 1 Bahan Rapat struktural dan Hari Baperjakat calon pejabat struktural, daftar jabatan Bahan rapat 3 Laporan Baperjakat Jam Hasil Sidang Baperjakat 1 Rancangan Laporan Hasil Jam Surat Sidang Keputusan Baperjakat Rancangan 1 Surat Surat Keputusan Jam Keputusan Undangan 2 Hari 3 Jam Undangan terkirim Pejabat telah dilantik

Mempersiapkan sidang Baperjakat

Pengadmini strasi Umum

Melaksanakan Sidang Baperjakat Membuat rancangan Surat Keputusan Penandatanganan Surat Keputusan Persiapan Pelantikan Melaksanakan Pelantikan

Kasubbag Kepala KepegaBagian waian Pengadmini strasi Umum Inspektur Jenderal Pengadmini strasi Umum Kasubbag Kepegawaian

Pejabat Eselon I & II

Kepala Bagian

Pejabat Eselon I & II

Surat Keputusan

139

Pelaksana No 8 Aktivitas Penyiapan SPP dan SPMT Penyampaian salinan dan petikan Surat Keputusan Penyiapan memorandum permohonan pembayaran Tunjangan Jabatan Struktural 1 Pengadmini strasi Umum Pengadmini strasi Umum 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Draft SPP dan 1 SPP dan SPMT Jam SPMT Surat Keputusan 1 Jam Surat Keputusan terdistribusikan SK, SPP, SPMT terdistribusikan

Ket.

10

Pengadmini strasi Umum

SK, SPP, SPMT

2 Jam

140

FLOWCHART SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL

MULAI

MENYIAPKAN BAHAN MUTASI JABATAN STRUKTURAL

MEMPERSIAPAN SIDANG BAPERJAKAT

MELAKSANAKAN SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN

PENANDATANGANAN SURAT KEPUTUSAN

PERSIAPAN PELANTIKAN

PENYIAPAN SPP DAN SPMT

PENYAMPAIAN SALINAN DAN PETIKAN SURAT KEPUTUSAN

PENYIAPAN MEMORANDUM PERMOHONAN PEMBAYARAN TUNJANGAN JABATAN STRUKTURAL

SELESAI

141

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 3. KMA RI Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 4. KMA RI Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang mutasi pegawai.

Peringatan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pegawai tersebut Pelaksana No 1 Aktivitas 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan Pegawai 2. Surat Keputusan Mutasi Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Disposisi 1 Hari Surat EdarPimpinan an/Memorandum/ Nota Dinas

Ket.

PengadMembuat surat ministrasi edaran/memoUmum randum/nota dinas kepada pimpinan unit untuk mengusulkan mutasi pegawai PengadPimpinan unit ministrasi kerja (KasubUmum bag, Kabag, Irwil) mengusulkan pegawai yang akan mutasi Membuat daftar Pengadministrasi pegawai yang Umum diusulkan akan mutasi Mempersiapkan Kasubbag rapat pimpinan Kepegawaian Melaksanakan rapat pimpinan Membuat ranKepala Subbagian PengadKepala Bagian Pejabat Eselon I & II

Surat Edaran/ 3 Hari Memorandum/ Nota Dinas

Usulan Mutasi

Daftar pegawai yang akan diusulkan mutasi 2 Jam Daftar pegaDaftar pegawai yang wai yang diusulkan diusulkan mutasi mutasi Daftar pegawai 3 Jam Laporan/Notulen Hasil yang diusulkan Rapim mutasi Laporan/Notu2 Rancangan

Database Kepegawaian Usulan Mutasi

2 Jam

142

Pelaksana No Aktivitas cangan Surat Keputusan mutasi Membuat Surat Keputusan Mutasi Surat Keputusan Mutasi didistribusikan ke pihak terkait 1 ministrasi Umum Kabag Ortala & Kepegawaian Pengadministrasi Umum Sekretaris Inspektur Jenderal 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan len Hasil Rapat Jam Surat KepuPimpinan tusan Mutasi Rancangan Surat Keputusan Mutasi Surat Keputusan Mutasi 2 Jam Surat Keputusan Mutasi

Ket.

1 Jam

Surat Keputusan Mutasi terdistribusi

Selesai

143

FLOWCHART SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL


MULAI

MEMBUAT SURAT EDARAN/MEMORANDUM/ NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK MENGUSULKAN MUTASI PEGAWAI

PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG, KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI YANG AKAN MUTASI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG DIUSULKAN AKAN MUTASI

MELAKSANAKAN RAPAT PIMPINAN

MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN MUTASI

MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN MUTASI

SURAT KEPUTUSAN MUTASI DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK TERKAIT

SELESAI

144

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELANTIKAN PEJABAT


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural; 3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001, tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100 th 2000 tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural; 4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Stuktural; 5. KMA Nomor 350 Tahun 1998, tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama; 6. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Baperjakat Peringatan: Dalam hal salah satu aktivitas tidak dilaksanakan akan menghambat pelaksanaan pelantikan Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan Undangan bagi pejabat yang akan dilantik Menyiapkan Undangan bagi pejabat yang akan menghadiri pelantikan Menyiapkan surat permohonan menjadi saksi pelantikan Menyiapkan surat permohonan rohaniawan Menyiapkan memorandum permohonan untuk tempat, jamuan, 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan tentang Pelantikan Pejabat. pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Undangan 2. Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah Jabatan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 1 Pejabat yang Keputusan Jam akan dilantik mendapat undangan Daftar pejabat 2 Jam Undangan bagi pejabat yang akan menghadiri pelantikan surat permohonan menjadi saksi pelantikan surat permohonan rohaniawan Tempat, Jamuan, Petugas Keamanan penyelengKet.

Pengadministrasi Umum

Pengadministrasi Umum

Daftar pejabat

1 Jam

Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum

Konsep surat permohonan rohaniawan Surat memorandum

1 Jam

1 Jam

145

Pelaksana No Aktivitas petugas keamanan penyelenggaraan pelantikan ke Kabag Umum Menyiapkan susunan acara pelantikan dan naskah sumpah jabatan Menyiapkan berita acara pelantikan dan pengambilan sumpah Penyampaian Undangan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output garaan pelantikan siap

Ket.

Pengadministrasi Umum

2 Jam

Susunan Acara Pelantikan

Pengadministrasi Umum

Undangan, memorandum

2 jam

Draft Berita Acara dan Pengambilan Sumpah Undangan dan memorandum terkirim Pejabat telah dilantik, Surat Keputusan, Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah jabatan

Pengadministrasi Umum Kepala Bagian Pejabat Eselon I & II

Undangan, memorandum

1 Hari

Melaksanakan Kasubbag Pelantikan Kepegawaian

Surat Keputusan, Draft Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah jabatan

3 Jam

146

FLOWCHART SOP PELANTIKAN PEJABAT


MULAI

MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI PEJABAT YANG AKAN DILANTIK

MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI PEJABAT YANG AKAN MENGHADIRI PELANTIKAN

MENYIAPKAN SURAT PERMOHONAN MENJADI SAKSI PELANTIKAN

MENYIAPKAN SURAT PERMOHONAN ROHANIAWAN

MENYIAPKAN MEMORANDUM PERMOHONAN UNTUK TEMPAT, JAMUAN, PETUGAS KEAMANAN PENYELENGGARAAN PELANTIKAN KE KABAG UMUM

MENYIAPKAN SUSUNAN ACARA PELANTIKAN DAN NASKAH SUMPAH JABATAN

MENYIAPKAN BERITA ACARA PELANTIKAN DAN PENGAMBILAN SUMPAH

PENYAMPAIAN UNDANGAN

MELAKSANAKAN PELANTIKAN

SELESAI

147

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 101 Tahun 2000, tentang Diklat Jabatan; 3. Keppres Nomor 5 Tahun 1996, tentang Diklat Prajabatan PN; 4. KMA Nomor 192 Tahun 1992, tentang Juklak Diklat Bagi PNS Di Lingkungan Dep. Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pegawai tersebut Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat memorandum/ Nota Dinas kepada pimpinan unit untuk mengusulkan Calon Peserta Diklat Pimpinan unit kerja (Kasubbag, Kabag, Irwil) mengusulkan pegawai yang akan mengikuti Diklat Membuat daftar pegawai yang diusulkan akan mengikuti Diklat Melakukan verifikasi daftar yang akan mengikuti diklat Membuat rancangan Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Diklat Pegawai.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan Calon Peserta Diklat 2. Surat Penetapan/Tugas Peserta Diklat Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat Permintaan 1 MemoranPeserta Diklat Jam dum/nota dinas

Ket.

Pengadministrasi Umum

Memorandum/ Nota Dinas

3 Hari

Usulan Peserta Diklat

Pengadministrasi Umum

Usulan peserta Diklat

3 Jam

Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat telah diverifikasi Rancangan Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat

Pengadministrasi Umum

Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat

3 Jam

Pengadministrasi Umum

Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat telah diverifikasi

1 Jam

148

Pelaksana No 7 Aktivitas 1 2 Kabag Ortala & Kepegawaian 3 Sekretaris

Kasubbag Membuat KepegaSurat Penetapan/ Surat waian Tugas Diklat PengadmiSurat Surat nistrasi Penetapan/ Umum Surat Tugas Diklat

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 Rancangan Jam Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat 2 Surat Surat PeJam netapan/ Surat Tugas Diklat

Output Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat terdistribusi

Ket.

Selesai

149

FLOWCHART SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT

MULAI

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK MENGUSULKAN CALON PESERTA DIKLAT

PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG, KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI YANG AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG DIUSULKAN AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMVERIFIKASI DAFTAR YANG AKAN MENGIKUTI DIKLAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT

MEMBUAT SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT

SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT

SELESAI

150

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADAAN CPNS


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor 54 Tahun 2003; 2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil; 3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal tidak dilaksanakan salah satu kegiatan akan menghambat proses penerimaan CPNS Kualifikasi Pelaksanaan: 1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengadaan CPNS; 2. Mempunyai SK Penempatan di Subbag Kepegawaian; 3. Mempunyai SK Panitia.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS 2. Tanda Terima Berkas 3. Kartu Ujian 4. Soal Ujian 5. Lembar Jawaban Ujian 6. Pengumuman Peserta yang diterima 7. Nota BKN 8. Surat Keputusan CPNS Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 Jadwal & Jam Formasi Pengadaan CPNS Ket.

Pelaksana No 1 Aktivitas Menerima Jadwal dan formasi Penerimaan CPNS dari Biro Kepegawaian Membuat SK Tim Panitia Pengadaan CPNS Melakukan Rapat Panitia Persiapan Mengumumkan Pengadaan CPNS 1 Pengadministrasi Umum 2 3

Kasubbag Kepegawaian Panitia

Kabag Ortala & Kepegaw aian Pimpinan

Sekretaris Database Kepegawaian

2 Jam

SK Panitia Pengadaan CPNS Notulen Hasil Rapat

Panitia

Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS

3 Jam

1 PengumumMinggu an Pengadaan CPNS

151

Pelaksana No 5 Aktivitas 1 2 Panitia 3

Melaksanakan Peserta Pendaftaran Pengadaan CPNS Melaksanakan Panitia Pemberkasan Pengadaan CPNS Panitia

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Tanda Terima 1 Berkas Berkas Minggu Pendaftar

Ket.

Berkas Pendaftar

Melakukan rapat evaluasi hasil pemberkasan dan persiapan ujian tertulis Pengadaan CPNS 8 Melaksanakan Ujian Tertulis dan melakukan pengawasan ujian 9 Menyerahkan Lembar Jawaban ke Biro Kepegawaian untuk di scanning 10 Menerima Hasil Scanning Ujian Tertulis 11 Melaksanakan rapat persiapan persiapan psikotes dan wawancara 12 Melaksanakan Psikotes dan wawancara

Pimpinan

Berkas Pendaftar

1 Berkas Minggu Pendaftar yang Lulus Berkas dan Kartu Ujian 3 Notulen Jam Hasil Rapat & Pelaksanaan Ujian tertulis telah siap

Panitia

Kartu Ujian, Soal Ujian & lembar jawab

1 Hari

Lembar Jawaban

Panitia

Lembar Jawaban

2 Jam

Lembar jawaban diterima Biro kepegawaian Hasil Scanning ujian tertulis diterima Panitia Notulen Hasil Rapat

Pengadministrasi Umum

Hasil Scanning ujian tertulis

1 Jam

Panitia

Pimpinan

Hasil Scanning ujian tertulis dan SK Panitia

3 Jam

13 Mengadakan rapat evaluasi hasil psikotes dan wawancara 14 Melaksanakan Panitia pengumuman CPNS yang diterima 15 Melakukan Pemberkasan Pengadaan CPNS 16 Mengajukan berkas CPNS ke BKN Panitia

Peserta yang lulus Ujian Tertulis Panitia

Panitia

Tim Penguji

Soal Psikotes dan Wawancara

2 Hari

Hasil Psikotes dan Wawancara Daftar Peserta Ujian yang dinyatakan diterima Pengumum an Peserta Ujian yang dinyatakan diterima Berkas CPNS

Hasil Psikotes dan Wawancara

3 Jam

Daftar Peserta Ujian yang dinyatakan diterima Data dan berkas CPNS

3 Jam

3 Hari

Pengadministrasi Umum

Panitia

Berkas CPNS

3 Jam

Surat Usulan dan Berkas CPNS

152

Pelaksana No Aktivitas melalui Biro Kepegawaian Menerima Nota BKN CPNS Membuat SK Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) Membuat Surat Penempatan Tugas CPNS 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

17

18

Pengadministrasi Umum Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian

Nota BKN

1 Jam 2 Hari

Nota BKN diterima Surat Keputusan CPNS selesai Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) Surat Penempatan Tugas

19

Sekretaris Kabag Ortala & Kepegaw aian Sekretaris Kabag Ortala & Kepegaw aian Kabag Ortala & Kepegawaian Sekretaris

Nota BKN & Konsep Surat Keputusan Konsep Surat Keputusan

1 Jam

20

Kasubbag Kepegawaian

Konsep Surat Penempatan Tugas

1 Jam

153

FLOWCHART SOP PENGADAAN CPNS


MULAI MENERIMA JADWAL DAN FORMASI PENERIMAAN CPNS DARI BIRO KEPEGAWAIAN MEMBUAT SK TIM PANITIA PENGADAAN CPNS MELAKUKAN RAPAT PANITIA PERSIAPAN MELAKSANAKAN PENGUMUMAN PENGADAAN CPNS MELAKSANAKAN PENDAFTARAN PENGADAAN CPNS MELAKSANAKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS MELAKUKAN RAPAT EVALUASI HASIL PEMBERKASAN DAN PERSIAPAN UJIAN TERTULIS PENGADAAN CPNS MELAKSANAKAN UJIAN TERTULIS DAN MELAKUKAN PENGAWASAN UJIAN MENYERAHKAN LEMBAR JAWABAN KE BIRO KEPEGAWAIAN UNTUK DISCANNING MENERIMA HASIL SCANNING UJIAN TERTULIS MELAKSANAKAN RAPAT PERSIAPAN PERSIAPAN PSIKOTES DAN WAWANCARA MELAKSANAKAN PSIKOTES DAN WAWANCARA MENGADAKAN RAPAT EVALUASI HASIL PSIKOTES DAN WAWANCARA MELAKSANAKAN PENGUMUMAN CPNS YANG DITERIMA MELAKUKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS MENGAJUKAN BERKAS CPNS KE BKN MELALUI BIRO KEPEGAWAIAN MENERIMA NOTA BKN CPNS MEMBUAT SK CALON PEGAWAI MEMBUAT SURAT PERYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS (SPMT) MEMBUAT SURAT PENEMPATAN TUGAS CPNS SELESAI

154

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975, tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS; 3. Keputusan Kep. BAKN Nomor 115 a/Kep/1983, tentang Kartu Isteri/Kartu Suami PNS. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu istri / kartu suami Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Istri/ Kartu Suami.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Pengantar 2. Kartu Istri / Kartu Suami Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Berkas 1. FC sah Kartu Hari persyaratan Keluarga 2. FC sah Kutipan Akta Nikah 3. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar Berkas Pengajuan 1 Surat Jam Pengantar Ket.

Pengadmi Sekretaris Membuat Surat nistrasi Pengantar dari Umum Sekretaris Itjen ke Sekjen cq Kepala Biro Kepegawaian Pengadmi Menyampaikan Surat pengantar nistrasi Umum dan berkas pengajuan ke Biro Kepegawaian Biro Biro Kepegawaia Kepegawaian n memproses pengajuan Karis/Karsu ke BKN BKN BKN memproses pengajuan Karis/ Karsu dan menyampaikan hasilnya ke Biro kepegawaian

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan

1 Hari

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Hari

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian Surat pengantar dan berkas diterima BKN

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Kartu Istri / Minggu kartu Pegawai

155

Pelaksana No 6 Aktivitas Biro Kepegawaian menyampaikan Karis /Karsu ke Inspektorat Jenderal Menyerahkan Karis/Karsu ke Pegawai yang bersangkutan 1 Biro Kepegawai an 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Kartu Istri / kartu 1 Hari Pegawai

Output Kartu Istri/ kartu Pegawai diterima Inspektorat Jenderal Kartu Istri / kartu Pegawai diterima yang bersangkutan

Ket.

Pengadmini strasi Umum

Kartu Istri / kartu Pegawai

1 Jam

156

FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS PENGAJUAN KE BIRO KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES PENGAJUAN

BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARIS/KARSU DAN MENYAMPAIKAN HASILNYA KE BIRO KEPEGAWAIAN

BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARIS/ KARSU KE INSPEKTORAT JENDERAL

MENYERAHKAN KARIS/KARSU KEPADA PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

157

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN KARTU ASKES


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 25 th 1981, tentang Asuransi Sosial PNS (Askes). Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu ASKES Pelaksana No 1 Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Askes.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Pengantar 2. Kartu Askes Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Blangko Hari ASKES 1. FC sah SK pertama dan Terakhir 2. FC sah KTP Suami Istri 3. FC sah Kartu Keluarga 4. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar (Suami istri dan anak di atas 5 tahun) 5. FC sah Kutipan Surat Nikah 6. FC sah daftar gaji 7. FC Akte Kelahiran anak Berkas Pengajuan 1 Hari Berkas persyaratan Ket.

Menyiapkan PengadmiBlangko ASKES nistrasi Umum Pegawai yang Pegawai bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan

Mengisi Blangko ASKES dan meminta tanda tangan atasan langsung Menyampaikan Blangko Askes dan berkas pengajuan ke kantor cabang

Pegawai

Atasan Langsung

1 Jam

Blangko dan Berkas Pegajuan

Pegawai

Blangko dan Berkas Pengajuan

1 Hari

Blangko dan Berkas Pengajuan diterima PT Askes

158

Pelaksana No Aktivitas PT Askes sesuai domisili PT ASKES memproses pengajuan Kartu ASKES dan menyampaikan Pegawai 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

PT. ASKES

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Hari

Kartu ASKES diterima Pegawai

Sel es ai

159

FLOWCHART SOP PENGAJUAN KARTU ASKES

MULAI

MENYIAPKAN BLANGKO ASKES

MENGISI BLANGKO ASKES DAN MEMINTA TANDA TANGAN ATASAN LANGSUNG

MENYAMPAIKAN BLANGKO ASKES DAN BERKAS PENGAJUAN KE KANTOR CABANG PT ASKES SESUAI DOMISILI

PT ASKES MEMPROSES PENGAJUAN KARTU ASKES DAN MENYAMPAIKAN KEPADA PEGAWAI

SELESAI

160

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS; Keterkaitan: 1. SOP Data Base kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu pegawai Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Pegawai.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Pengantar 2. Kartu Pegawai Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Berkas 1. FC SK CPNS Hari persyaratan 2. FC SK PNS 3. FC DP3 satu tahun terakhir 4. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar Berkas 1 Surat Pengantar Pengajuan Jam

Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq Kepala Biro Kepegawaian Menyampaikan Surat pengantar dan berkas pengajuan ke Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian memproses pengajuan Kartu Pegawai ke BKN BKN memproses pengajuan Kartu Pegawai dan menyampaikan hasilnya ke Biro kepegawaian Biro Kepegawaian menyampaikan Kartu Pegawai ke

Pengadministrasi Umum

Sekretaris

Pengadministrasi Umum

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan

1 Hari

Biro Kepegawaian

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Hari

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian Surat pengantar dan berkas diterima BKN Kartu Pegawai

BKN

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

1 Hari

Biro Kepegawaian

Kartu Pegawai

1 Hari

Kartu Pegawai di terima Inspektorat Jenderal

161

Pelaksana No Aktivitas Inspektorat Jenderal Menyerahkan Kartu pegawai ke Pegawai yang bersangkutan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

Pengadministrasi Umum

Kartu Pegawai

Kartu Pegawai di terima yang bersangkutan

162

FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI


MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS

BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES

BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARTU PEGAWAI

BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARTU PEGAWAI KE INSPEKTORAT JENDERAL MENYERAHKAN KARTU PEGAWAI KE PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

163

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN


Dasar Hukum: UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu TASPEN Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke PT TASPEN Menyampaikan Surat pengantar dan berkas pengajuan ke PT TASPEN PT TASPEN memproses pengajuan Kartu TASPEN dan menyampaikan hasilnya ke Subbag Kepegawaian Menyerahkan Kartu pegawai ke Pegawai yang bersangkutan 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Pegawai. Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Berkas Pengajuan 2. Surat Pengantar 3. Kartu TASPEN Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1. FC SK CPNS 1 Berkas 2. FC SK PNS Hari persyaratan Ket.

Pengadministrasi Umum

Sekretaris

Berkas Pengajuan

1 Jam

Surat Pengantar

Pengadministrasi Umum

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan

1 Hari

PT TASPEN

Surat pengantar dan Berkas pengajuan

Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima PT TASPEN 1 Kartu Hari TASPEN

Pengadministrasi Umum

Kartu PT TASPEN

Kartu TASPEN di terima yang bersangkutan

164

FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN

MULAI

PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE PT TASPEN

MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS PENGAJUAN KE PT TASPEN

PT TASPEN MEMPROSES PENGAJUAN KARTU TASPEN DAN MENYAMPAIKAN HASILNYA KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MENYERAHKAN KARTU TASPEN KE PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

165

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA


Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 25 th. 1994 tentang Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya; 3. Keputusan Kepala BKN Nomor 02/2005 tentang ketentuan pelaksanaan penganugrahan Satyalancana Karya Satya. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Satyalancana Karya Satya.

Peringatan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini tidak ada pegawai yang mendapat tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat memorandum/n ota dinas kepada pimpinan unit (Kabag & Irwil) untuk mengusulkan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Pimpinan unit kerja (Kabag & Irwil) mengusulkan pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Membuat daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Mempersiapkan 1 Pengadministrasi Umum 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon, Sarana transportasi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan Calon Penerima Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. 2. Surat Pengantar Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Database Kepegawaian Waktu 1 Hari Output Memorandum/ nota dinas Ket.

Pengadministrasi Umum

Memorandum/ nota dinas

3 Hari

Usulan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.

Pengadministrasi Umum

Usulan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya Memorandum/

3 Jam

Pengadmi-

3 Jam

Daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Memorandum/

166

Pelaksana No Aktivitas rapat pimpinan untuk membahas Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Rapat Pimpinan untuk membahas Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Membuat memorandum/n ota dinas kepada Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Untuk menyampaikan persyaratan Membuat Surat Pengantar ke Biro Kepegawaian Menyampaikan Berkas Pengajuan ke Biro Kepegawaian untuk Diproses ke Setneg 1 nistrasi Umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Nota Dinas

Mutu Baku Waktu Output Nota Dinas terkirim Ket.

Kasubbag Kepegawaian

Pejabat Eselon II & III

Daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Memorandum/ Nota Dinas

2 Jam

Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.

1 Minggu Berkas persyaratan

Kasubbag Kepegawaian

Kabag Ortala & Kepegawaian

Sekretaris

Rancangan Surat Pengantar Surat Pengantar & Berkas persyaratan

2 Jam

Surat Pengantar

3 Jam

Selesai

167

FLOWCHART SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA


MULAI

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT (KABAG & IRWIL) UNTUK MENGUSULKAN CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

PIMPINAN UNIT KERJA (KABAG & IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMPERSIAPKAN RAPAT PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

RAPAT PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA

MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN UNTUK MENYAMPAIKAN PERSYARATAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE BIRO KEPEGAWAIAN

MENYAMPAIKAN BERKAS PENGAJUAN KE BIRO KEPEGAWAIAN UNTUK DIPROSES KE SETNEG

SELESAI

168

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN
Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya; 3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pensiun Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT TASPEN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi PT TASPEN. Pelaksana No A 1 Aktivitas Persiapan Penggandaan SK pensiun/ pemberhentian Penyampaian tembusan SK Pensiun/pember hentian ke KPPN melalui Subbag RT, untuk diterbitkan SKPP Penyiapan dan pengisian formulir-formulir (SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB) untuk ke Taspen Pengambilan SKPP yang telah diterbitkan 1 Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan tentang Pengajuan Taspen. pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. SK Pensiun 2. SKPP 3. Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan SK Pensiun/ Pemberhentian SK Pensiun/ Pemberhentian

Output

Ket.

15 Copy SK Menit Pensiun/ Pemberhentian 15 SK Pensiun/ Menit Pemberhentian

Pegawai

Pengadmin istrasi Umum

Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

3 Hari

SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

Pengadministrasi Umum

SKPP

1 Hari

SKPP diterima pegawai

169

Pelaksana No Aktivitas oleh KPPN melalui Subbag RT Penyiapan dan penyampaian kelengkapan persyaratan administrasi pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi Kematian kepada PNS/ penerima pensiun untuk diusulkan ke Taspen oleh yang bersangkutan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

Pegawai

SKPP, SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB

1 Hari

Pembayaran pensiun pertama, THT dan asuransi terbayarkan

170

FLOWCHART SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN

MULAI

PENGGANDAAN SK PENSIUN/ PEMBERHENTIAN

PENYAMPAIAN TEMBUSAN SK PENSIUN/PEMBERHENTIAN KE KPPN MELALUI SUBBAG RT, UNTUK DITERBITKAN SKPP

PENYIAPAN DAN PENGISIAN FORMULIR-FORMULIR (SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 DAN SPTB) UNTUK KE TASPEN

PENGAMBILAN SKPP YANG TELAH DITERBITKAN OLEH KPPN MELALUI SUBBAG RT KARIS/KARSU KE BKN

PENYIAPAN DAN PENYAMPAIAN KELENGKAPAN PERSYARATAN ADMINISTRASI PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN KEPADA PNS/ PENERIMA PENSIUN UNTUK DIUSULKAN KE TASPEN OLEH YANG BERSANGKUTAN

SELESAI

171

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 22); 3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4014); 4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008 tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya; 5. Keputusan Bersama BKN, BPKP 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base kepegawaian 2. SOP Penilaian Angka Kredit Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian dan BPKP; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses Pengangkatan Auditor Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat daftar pegawai yang akan diusulkan menjadi Auditor Pegawai menyiapkan bahan usulan pengajuan dan menyerahkan ke Subbag 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Database Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengangkatan Auditor.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan PAK 2. Surat Pengajuan Pengangkatan 3. Surat Persetujuan Teknis 4. Surat Keputusan

Mutu Baku Waktu 2 Hari Output Daftar pegawai yang akan diusulkan menjadi Auditor Ket.

Pegawai

1. DP3 Tahun Terakhir; 2. Karpeg; 3. SK KP Terakhir; 4. SK CPNS 5. SK Jabatan

2 Berkas usulan Minggu Auditor

172

Pelaksana No Aktivitas Kepegawaian 1 2 3

Membuat surat pengantar ke kepala BPKP dan rekapitulasi pegawai yang diusulkan Mengirimkan Berkas usulan dan surat pengantar ke Pusbin JFA BPKP Pusbin JFA BPKP memproses Persetujuan Teknis Pengangkatan Auditor Melaporkan hasil persetujuan teknis pengangkatan Auditor kepada Sekretaris Mempersiapkan sidang baperjakat

Pengadministrasi Umum

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan (jika menjabat) 6. Pegawai yang Lulus Ujian Jabatan Fungsional Auditor atau PNS Formasi Calon Auditor 7. Daftar Usulan PAK Berkas usulan 1 Surat Hari Pengantar

Ket.

Pengadministrasi Umum

Surat Pengantar dan Berkas DUPAK

1 hari

Surat Pengantar dan Berkas DUPAK

Surat Pengantar dan Berkas DUPAK terkirim ke Pusbin JFA BPKP 1 Surat Bulan Persetujuan Teknis

Kasubbag Kepegawaian

Kabag Ortala & Kepega waian

Surat Persetujuan Teknis

1 Hari

Disposisi Sekretaris

Pengadministrasi Umum

Kasubbag Kepegawaian Kabag Ortala & Kepega waian Pejabat Eselon I & II

Melaksanakan Kasubbag Sidang KepegaBaperjakat waian Pengadministrasi Umum Kabag Ortala & Kepegawaian

Surat Persetujuan Teknis dan Disposisi Sekretaris Bahan Rapat Baperjakat

2 Hari

Bahan Rapat Baperjakat

1 Hari

Laporan Hasil Sidang Baperjakat Rancangan Surat Keputusan Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor

Membuat rancangan Surat Keputusan 10 Membuat Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor

Laporan Hasil Sidang Baperjakat Sekretaris Irjen Rancangan Surat Keputusan

2 Hari

2 Hari

173

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor

Mutu Baku Waktu 1 Hari Output Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor terdistribusi Ket. Sel es ai

Pengadmini 11 Surat strasi Keputusan Pengangkatan Umum Ajabatan Fungsional Auditor didistribusikan ke pihak terkait

174

FLOWCHART SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR


MULAI

MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN DIUSULKAN MENJADI AUDITOR

PEGAWAI MENYIAPKAN BAHAN USULAN PENGAJUAN DAN MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN

MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE KEPALA BPKP DAN REKAPITULASI PEGAWAI YANG DIUSULKAN

MENGIRIMKAN BERKAS USULAN DAN SURAT PENGANTAR KE PUSBIN JFA BPKP

PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES PERSETUJUAN TEKNIS PENGANGKATAN AUDITOR

MELAPORKAN HASIL PERSETUJUAN TEKNIS PENGANGKATAN AUDITOR KEPADA SEKRETARIS

MEMPERSIAPAN SIDANG BAPERJAKAT

MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN

MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR

SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK TERKAIT

SELESAI

175

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS


Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor 54 Tahun 2003; 2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil; 3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengadaan CPNS 3. SOP Penetapan Peserta Diklat Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT TASPEN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi PT TASPEN. Pelaksana No 1 Aktivitas Menginventarisir CPNS Mengusulkan daftar CPNS ke Badan Litbang & Diklat Menerima surat panggilan prajabatan dari Balai Diklat 1 Pengadministrasi Umum Kasubbag Kepegawai an 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Keputusan CPNS 2. Surat Perintah Melaksanakan Tugas 3. Surat Tanda Tamat Pelatihan Prajabatan 4. Hasil General Chek Up 5. Surat Keputusan PNS

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Database Kepegawaian Waktu 1 Jam 1 Jam Output Daftar CPNS Daftar CPNS diterima Badan Litbang & Diklat Surat Pangilan Diklat Prajabatan Ket.

Kabag Ortala & Kepegawai an

Sekretaris

Daftar CPNS

Pengadministrasi Umum

Surat Panggilan Diklat

1 Jam

176

Pelaksana No 4 Aktivitas Menugaskan CPNS mengikuti Diklat Prajabatan Diklat Prajabatan Menugaskan CPNS mengikuti Tes Kesehatan Mengikuti Tes Kesehatan Membuat Konsep Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS 1 Kasubbag Kepegawai an 2 Kabag Ortala & Kepegawai an 3 Sekreta ris

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Surat Panggilan Diklat Prajabatan Waktu 1 Jam Output Surat Tugas Dikat Prajabatan STTPP Ket.

CPNS

Kasubbag Kepegawai an CPNS Pengadmin istrasi Umum

Kabag Ortala & Kepegawai an

Sekreta ris

Surat Tugas Diklat Prajabatan CPNS yang lulus Diklat Prajabatan Surat Tugas Tes Kesehatan 1. Telah melaksanakan tugas minimal 1 Tahun 2. STTPP 3. Hasil Tes Kesehatan 4. SPMT Konsep Surat Keputusan

2 Minggu 1 Jam

Surat Tugas Tes Kesehatan Hasil Tes Kesehatan Konsep Surat Keputusan

7 8

2 Hari 1 Hari

Menandatang Kasubbag ani Surat Kepegawai Keputusan an dan mendistribusik an Pengadmin istrasi Umum

Kabag Ortala & Kepegawai an

Sekreta ris

1 Hari

Surat Keputusan Pegawai dan pihak terkait menerima SK Acara pengambil an sumpah siap dilaksanakan Berita Acara Pengambilan Sumpah PNS

10 Mempersiapkan acara pengambilan sumpah PNS

Surat Keputusan

3 Hari

11 Melaksanakan CPNS Pengambilan Sumpah PNS

Pimpinan

Surat Keputusan Naskah Sumpah PNS Konsep Berita Acara

3 Jam

177

FLOWCHART SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS


MULAI MENGINVENTARISIR CPNS MENGUSULKAN DAFTAR CPNS KE BADAN LITBANG & DIKLAT MENERIMA SURAT PANGGILAN PRAJABATAN DARI BALAI DIKLAT MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI DIKLAT PRAJABATAN DIKLAT PRAJABATAN MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI TES KESEHATAN MENGIKUTI TES KESEHATAN MEMBUAT KONSEP SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS MENANDATANGANI SURAT KEPUTUSAN DAN MENDISTRIBUSIKAN MEMPERSIAPKAN ACARA PENGAMBILAN SUMPAH PNS MELAKSANAKAN PENGAMBILAN SUMPAH PNS SELESAI

178

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 22); 3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4014); 4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008 tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya; 5. Keputusan Bersama BKN, BPKP 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Penilaian Angka Kredit Auditor.

Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian dan BPKP; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses karier Auditor Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat Nota Dinas ke Inspektur Wilayah tentang pengumpulan DUPAK Auditor Membuat Surat Keputusan Tim Penilai Angka Kredit Auditor menyiapkan bahan usulan peng1 Pengadministrasi Umum 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulam PAK 2. Surat Pengantar 3. Surat Penetapan Angka Kredit 4. Surat Keputusan Tim Penilai

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 Nota Dinas Surat BPKP & Hari Jadwal Pengumpulan DUPAK ( Bulan Januari dan Juli) 1 Hari Surat Keputusan

Ket.

Kasubbag Kepegawaian Pegawai

Kabag Ortala & Kepegaw aian

Sekretaris

DUPAK

2 Berkas Minggu usulan DUPAK

179

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output Auditor

Ket.

ajuan DUPAK dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian DUPAK 1 4 Mengelompokk PengadmiMinggu nistrasi an Daftar Umum Usulan Penetapan Angka Kredit A. DUPAK Auditor Ahli Madya dan Ahli Utama DUPAK Auditor 1 A.1 Membuat Surat Ahli Madya dan Hari Pengantar Ahli Utama DUPAK ke BPKP 1 Surat Pengantar PengadmiA.2 Mengirimkan Hari dan Berkas Berkas usulan nistrasi DUPAK Umum DUPAK dan surat pengantar ke Pusbin JFA BPKP A.3 Pusbin JFA BPKP memproses DUPAK dan menetapkan angka kredit (PAK) A.4 Menerima Penetapan PAK Tim Penilai Pusbin JFA Surat Pengantar dan Berkas DUPAK 1 Bulan

Rekapitulasi DUPAK

Surat Pengantar

Surat Pengantar dan Berkas DUPAK terkirim ke Pusbin JFA BPKP Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)

Pengadministrasi Umum

A.5 Mendistribusi- Pengadmikan dan nistrasi mengarsipkan Umum Surat Penetapan PAK

Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)

1 Hari

Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) terdistribusi dan terarsipkan

B.1 Merekap DUPAK masing-masing Auditor sesuai format Kertas Kerja Tim Penilai B.2 Mempersiapkan Kegiatan Pelaksanaan Penilaian angka Kredit B.3 Menyelenggarakan Kegiatan penetapan Angka Kredit B.4 Membuat Draft Penetapan Angka Kredit B.5 Menanda-

B. DUPAK Auditor Trampil dan Ahli Pertama serta Ahli Muda Berkas DUPAK 1 Rekapitulasi PengadmiMinggu Kertas Kerja nistrasi Tim Penilai Umum

Pengadministrasi Umum

3 Hari

Pelaksanaan Penghitungan Siap

Pengadministrasi Umum

Tim Penilai

Berkas DUPAk dan Rekapitulasi Kertas Kerja Tim Penilai Kertas Kerja Tim Penilai

3 hari

Kertas Kerja tim Penilai

Pengadministrasi Umum Tim Penilai

1 Hari 1

Sekretaris Inspektur Draft Penetapan

Draft Penetapan angka Kredit Penetapan

180

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 Jenderal

tangani Surat Keputusan Penetapan Angka Kredit B.6 Mendistribusi- Pengadmikan dan meng- nistrasi arsipkan Surat Umum Penetapan PAK

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Angka Kredit Hari Angka Kredit

Ket.

Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)

1 Hari

Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) terdistribusi dan terarsipkan

181

FLOWCHART SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR Mulai


MEMBUAT NOTA DINAS KE INSPEKTUR WILAYAH TENTANG PENGUMPULAN DUPAK AUDITOR MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN TIM PENILAI ANGKA KREDIT AUDITOR MENYIAPKAN BAHAN USULAN PENGAJUAN DUPAK DAN MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN MENGELOMPOKKAN DAFTAR USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT

AUDITOR AHLI Ya MEMBUAT SURAT PENGANTAR DUPAK KE BPKP MENGIRIMKAN BERKAS USULAN DUPAK DAN SURAT PENGANTAR KE PUSBIN JFA BPKP PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES DUPAK DAN MENETAPKAN ANGKA KREDIT (PAK) MENERIMA PENETAPAN PAK

Tidak

MEREKAP DUPAK MASING-MASING AUDITOR SESUAI FORMAT KERTAS KERJA TIM PENILAI MEMPERSIAPKAN KEGIATAN PELAKSANAAN PENILAIAN ANGKA KREDIT MENYELENGGARAKAN KEGIATAN PENETAPAN ANGKA KREDIT

MEMBUAT KONSEP PENETAPAN ANGKA KREDIT

MENANDATANGANI SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN ANGKA KREDIT

MENDISTRIBUSIKAN DAN MENGARSIPKAN SURAT PENETAPAN PAK SELESAI

182

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN PENSIUN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya; 3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengajuan TASPEN Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses Pensiun. Pelaksana No Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pensiun.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan Pensiun 2. Nota BKN 3. Persetujuan Teknis BKN

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Database Kepegawaian 2 Hari

Output Memorandum/ Nota Dinas

Ket.

Membuat memorandum /Nota Dinas pemberitahuan kepada PNS yang mencapai BUP Pegawai menyiapkan berkas Pensiun dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian Memeriksa kelengkapan berkas pensiun Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris yang ditujukan ke Biro Kepegawaian Mengirimkan berkas pensiun ke Biro Kepegawaian

Pegawai

Memorandum/ Nota Dinas

2 Hari

Berkas Pensiun

Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian

Berkas Pensiun

2 Hari 1 Hari

Kabag Ortala & Kepegawaian

Sekretaris

Draft Surat Pengantar

Berkas Pensiun lengkap Surat Pengantar

Kasubbag Kepegawaian

Surat Pengantar & Berkas Pensiun

1 Hari

Surat Pengantar & Berkas Pensiun ter-

183

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

Proses di Biro Kepegawaian

Biro Kepegawaian

Proses di BKN BKN

Persetujuan/ Nota dari BKN dikirimkan ke Biro Kepegawaian

BKN

10

11

12

13

14

Untuk Pangkat diatas III/c s/d IV/b SK Kenaikan Pangkat di buat oleh Biro Kepegawaian SK Pensiun disampaikan ke Pegawai melalui Subbag Kepegawaian Untuk Pangkat diatas IV/c Pertimbangan Teknis BKN disampaikan ke Sekretariat Negara Sekretariat Negara Membuat Surat Keputusan Pensiun Surat Keputusan Pensiun di sampaikan ke Biro Kepegawaian SK Pensiun disampaikan ke Pegawai melalui Subbag Kepegawaian

Biro Kepegawaian

kirim ke Biro Kepegawaian Surat Pengantar 2 Surat Usul & Kewena& Berkas Hari Berkas ngan Pensiun Pensiun Biro terkirim ke Kepega BKN waian Surat Usul & 1 Nota BKN Kewena Berkas Pensiun Minggu dan ngan Persetujuan BKN Teknis untuk Gol. IV/c keatas Kewena 1 Nota BKN Nota BKN dan ngan Hari terkirim ke Persetujuan Biro Kepega- BKN Teknis untuk waian dan Gol. IV/c ke atas Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas terkirim ke Setneg 3 SK Pensiun Kewena Nota Hari Gol. III/c s/d ngan Persetujuan Biro IV/b BKN Kepega waian

Biro Kepegawaian

Subbag Kepegaw aian

SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b

1 Hari

SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b diterima pegawai

Biro Kepegawaian

Nota Persetujuan BKN

2 hari

Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN

Kewena ngan Biro Kepega waian

Sekretariat Negara

Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN SK Pensiun Gol. IV/c keatas

2 SK Pensiun Bulan Gol. IV/c ke atas

Kewena ngan Sekretar iat Negara

Sekretariat Negara

1 Hari

Biro Kepegawai an

Subbag Kepegaw aian

SK Pensiun Gol. IV/c keatas

1 Hari

SK Pensiun Gol. IV/c ke atas diterima Biro Kepegawaian SK Pensiun Gol. IV/c keatas diterima Pegawai

184

FLOWCHART SOP PENGAJUAN PENSIUN


Mulai MEMBUAT MEMORANDUM / NOTA DINAS PEMBERITAHUAN KEPADA PNS YANG MENCAPAI BUP PEGAWAI MENYIAPKAN BERKAS PENSIUN DAN MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN MEMERIKSA KELENGKAPAN BERKAS PENSIUN Tidak LENGKAP? Ya MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS YANG DITUJUKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN

MENGIRIMKAN BERKAS PENSIUN KE BIRO KEPEGAWAIAN PROSES DI BIRO KEPEGAWAIAN PROSES DI BKN PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN/PERTIMBANGAN TEKNIS Tidak Gol IV/c Ya PERTIMBANGAAN TEKNIS BKN DISAMPAIKAN KE SEKRETARIAT NEGARA SEKRETARIAT NEGARA MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENSIUN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN DI SAMPAIKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN DISAMPAIKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN BIRO KEPEGAWAIAN MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENSIUN

SK PENSIUN DISAMPAIKAN KE PEGAWAI MELALUI SUBBAG KEPEGAWAIAN

SELESAI 185

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP UJIAN DINAS/UPKP


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil; 3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 5. KMA Nomor 172 Tahun 1988 tentang Pedoman Ujian Dinas di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Izin Tugas Belajar Peringatan: 1. Jika kelengkapan data base pegawai tidak lengkap, atau salah satu kegiatan belum terpenuhi, maka akan menghambat proses kenaikan pangkat/penyesuaian ijazah pegawai. 2. Jika izin tugas belajar belum terpenuhi, maka akan menghambat proses penyesuaian ijazah pegawai Pelaksana No Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Ujian Dinas/ UPKP.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer, Sarana Tranportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Ijazah 2. Surat Izin Tugas Belajar 3. Surat Pengantar

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1. Database Kepegawaian 2. Kenaikan pangkat dari Gol II ke Gol III 3. Pegawai yang mempunyai ijazah setingkat lebih tinggi 1 Hari

Output Daftar pegawai yang akan diusulkan Ujian dinas/ UPKP

Ket.

Inventarisasi pegawai yang akan diajukan untuk mengikuti Ujian Dinas/UPKP

186

Pelaksana No 2 Aktivitas Mengumpulkan berkas persyaratan, membuat karya tulis Membuat Surat Pengantar 1 Pegawai 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 Minggu Konsep Surat Pengantar 1 Minggu

Output Berkas Persyaratan Surat Pengantar Surat Pengantar & Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian Pegawai mengikuti Ujian Pegawai mengikuti Ujian Pegawai mengikuti Ujian

Ket.

Pengadministrasi Umum Mengirimkan Pengadmiberkas dan surat nistrasi pengantar ke Umum Biro Kepegawaian

Surat Pengantar & Berkas Pengajuan

1 Hari

Mengikuti Ujian Tertulis Mengikuti Ujian Karya Tulis Mengikuti Ujian Kompetensi Biro Kepegawaian menerbitkan Sertifikat Lulus Ujian Dinas/ UPKP Sertifikat di serahkan ke pegawai melalui Subbag Kepegawaian

Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Biro Kepegawaian Hasil Ujian

Sertifikat Lulus

Pengadministrasi Umum

Sertifikat Lulus

Sertifikat Lulus diterima pegawai

187

FLOWCHART SOP UJIAN DINAS/UPKP


MULAI INVENTARISASI PEGAWAI YANG AKAN DIAJUKAN UNTUK MENGIKUTI UJIAN DINAS/UPKP MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN, MEMBUAT KARYA TULIS MEMBUAT SURAT PENGANTAR MENGIRIMKAN BERKAS DAN SURAT PENGANTAR KE BIRO KEPEGAWAIAN

MENGIKUTI UJIAN TERTULIS

MENGIKUTI UJIAN KARYA TULIS

MENGIKUTI UJIAN KOPETENSI

Tidak LULUS ? Ya BIRO KEPEGAWAIAN MENERBITKAN SERTIFIKAT LULUS UJIAN DINAS/UPKP SERTIFIKAT DI SERAHKAN KE PEGAWAI MELALUI SUBBAG KEPEGAWAIAN SELESAI

188

Lampiran5

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG ORTALA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

SOP Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan SOP Keortalaan SOP Notulen Rapat SOP Pelaksanaan Kegiatan SOP Pelaksanaan Rapat SOP Pelaporan Kegiatan SOP Pembuatan TOR Kegiatan SOP Pembukaan Kegiatan SOP Penerbitan Majalah SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen SOP Perekrutan Pemantau Haji SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan

189

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah; 2. Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan 4. SOP Pelaporan Kegiatan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal; 3. Kegiatan dianggap fiktif; Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan/kompetensi dalam mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, ATK, LCD, layar, dan lain-lain

Pencatatan dan Pendataan: 1. Laporan hasil kegiatan; 2. Data-data yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Mutu baku Persyaratan/ Waktu Output perlengkapan Laporan Ke1 Bahan evaluasi giatan Jam penyelenggaraan kegiatan Bahan 1 Terperiksanya evaluasi Jam kelengkapan kegiatan bahan evaluasi kegiatan

Ket.

1. Mempersiapkan hasil- Pengadmi hasil penyelenggara- nistrasi Umum an kegiatan Pengad2. Memeriksa kelengministrasi kapan hasil-hasil penyelenggaraan ke- Umum giatan 3. Mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan, meliputi: a. Acara Pembukaan Kasubbag

b. Pelaksanaan kegiatan c. Tempat Acara d. Konsumsi

Kasubbag

Kasubbag Kasubbag

e. Pengelolaan Keuangan f. Perlengkapan

Kasubbag Kasubbag

g. Transportasi

Kasubbag

15 Terevaluasinya menit Acara Pembukaan Hasil 1 Terevaluasi Kegiatan jam Pelaksanaan Kegiatan Tempat 15 Terevaluasinya Acara menit Tempat Acara Konsumsi 15 Terevaluasinya menit penyediaan konsumsi SPJ 1 Terevaluasinya Keuangan Jam SPJ Keuangan 15 Terevaluasinya Perlengkapan menit penggunaan yang perlengkapan digunakan 15 Terevaluasinya Transportasi menit penggunaan yang transportasi digunakan

Dokumentasi pembukaan

190

Pelaksana No. Aktivitas h. Dokumentasi 1 Kasubbag 2 3

4.

Membuat surat hasil evaluasi kegiatan

Pengadministrasi Umum Kasubbag

5.

6.

Mengoreksi draft surat hasil evaluasi kegiatan Menandatangani surat hasil evaluasi kegiatan

Kabag

7.

Menyampaikan surat Pengadministrasi hasil evaluasi Umum kegiatan pada Sekretaris

Mutu baku Persyaratan/ Waktu Output perlengkapan Dokumentasi 30 Terevaluasinya Kegiatan menit kelengkapan dokumentasi Hasil evaluasi 2 Tersusunnya pelaksanaan Jam draft surat hasil kegiatan evaluasi kegiatan Draft surat 30 Koreksi surat evaluasi Menit hasil evaluasi kegiatan kegiatan Surat hasil 10 Surat hasil evaevaluasi Menit luasi kegiatan kegiatan yang telah ditandatangani 5 Diterimanya Surat hasil Menit surat hasil evaevaluasi luasi kegiatan. kegiatan

Ket.

191

FLOWCHART SOP EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN


MULAI

MEMPERSIAPKAN BAHAN EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN

MENELITI KELENGKAPAN BAHAN EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN

MELAKUKAN EVALUASI TERHADAP:

ACARA PEMBUKAAN PELAKSANAAN TEMPAT ACARA KONSUMSI PENGELOLAAN KEUANGAN PERLENGKAPAN TRANSPORTASI DOKUMENTASI

MEMBUAT DRAFT SURAT HASIL EVALUASI

MENGOREKSI DRAFT SURAT HASIL EVALUASI

MENANDATANGANI SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN

MENYAMPAIKAN SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN

SELESAI

192

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KEORTALAAN
Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. Tugas Mekanisme dan Tata Kerja di Lingkungan Inspektorat Jenderal. 2. Struktur organisasi Inspektorat Jenderal. Peringatan: 1. Tidak terlaksananya tugas, mekanisme dan tata kerja di lingkungan Itjen akan mengganggu keortalaan di Itjen; 2. Tidak adanya struktur organisasi yang jelas/ sesuai akan menyebabkan hambatan dalam organisasi. Pelaksana No Aktivitas 1 Tim analisis ortala Itjen 2 3 1. Mengumpulkan bahan untuk penyusunan uraian tugas, mekanisme dan tata kerja 2. Menelaah tugas, mekanisme dan tata kerja Itjen yang ada 3. Mengidentifikasi kebutuhan pengorganisasian pada Itjen 4. Menganalisa antara tugas, mekanisme dan tata kerja yang ada dengan yang dibutuhkan. Peraturan dan kebijakan pengorganisasian Itjen Tugas, Mekanisme dan tata kerja Itjen yg ada Tugas, Mekanisme dan tata kerja yg diperlukan Perbandingan tugas, mekanisme dan tata kerja yg ada dan yg diperlukan Hasil analisa tugas, mekanisme dan tata kerja Draft tugas, mekanisme dan tata kerja yang Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami keortalaan; 2. Memahami tugas dan fungsi di lingkungan Inspektorat Jenderal.

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, ATK, dan lain-lain

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pelaksanaan kegiatan setiap bagian pada Sekretariat 2. Pelaksanaan kegiatan pada Inspektur Wilayah

Mutu Baku
Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket. Waktu minimal yg dibutuhkan.

Tim analisis ortala Itjen Tim analisis ortala Itjen Tim analisis ortala Itjen

2 Bahan penyuHari sunan uraian tugas, mekanisme dan tata kerja. 3 Hasil telaah Hari tugas, mekanisme dan tata kerja Itjen. 3 Identifikasi Hari kebutuhan organisasi 3 Hasil analisa Hari tugas, mekanisme dan tata kerja

5. Membuat draft peng- Tim analisis ortala organisasian Itjen sesuai hasil analisa Itjen 6. Membuat laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen Tim analisis ortala Itjen

3 Draft tugas, Hari mekanisme dan tata kerja yang tidak tumpang. Usulan 2 Laporan hasil Jam analisa pengor- penyeganisasian Itjen suaian

193

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 tidak tumpang Laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen Laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen Hasil pembahasan analisa pengorganisasian Itjen

Mutu Baku
Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output

Ket.

7. Menyampaikan laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen pada pimpinan. 8. Menyelenggarakan pembahasan laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen 9. Membuat kesepakatan hasil pembahasan analisa pengorganisasian Itjen

Ketua tim analisis

15 TersampaikanMenit nya laporan

Tim anali- Pejabat Pejabat Fungsisis ortala Strukonal tural Itjen Tim anali- Pejabat Pejabat Fungsisis ortala Strukonal tural Itjen

3 Hasil diskusi/ Hari pembahasan analisa pengorganisasian Itjen 1 Kesepakatan Jam hasil pembahasan analisa pengorganisasian Itjen

Tidak adanya tumpang tindih dalam pengorganisasi an Itjen

10. Menyampaikan hasil kesepakatan pada pimpinan 11. Membuat konsep keputusan Irjen tentang (penyesuaian) pengorganisasian 12. Mengoreksi konsep SK Irjen tentang keortalaan 13. Mengajukan Konsep SK Irjen tentang keortalaan pada Kepala Bagian untuk disetujui 14. Mengajukan SK tentang keortalaan pada Irjen 15. Membuat konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi

Tim analisis ortala Itjen Subbag Ortala

hasil kesepakatan Hasil kesepakatan analisis organisasi Konsep SK Irjen tentang organisasi Koreksi konsep SK Irjen tentang organisasi SK Irjen tentang organisasi SK Irjen tentang Keortalaan Konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen

10 Diterimanya Menit hasil kesepakatan 2 Konsep SK Irjen Jam

Subbag Ortala Subbag Ortala Kepala Bagian Ortapeg

30 Hasil koreksi Menit Konsep SK Irjen 15 Konsep SK Irjen Menit yang telah disetujui dan diparaf

Subbag Ortala Subbag Ortala

Kepala Bagian Ortapeg

16. Mengajukan konsep Subbag Ortala uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada pimpinan

1 SK Irjen yang Hari telah ditandatangani 3 Konsep uraian Hari jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen 3 DitandatanganiHari nya konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen

194

FLOWCHART SOP KEORTALAAN


MULAI

MENGUMPULKAN BAHAN UNTUK PENYUSUNAN URAIAN TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA

MENELAAH TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA ITJEN YANG ADA

MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN PENGORGANISASIAN PADA ITJEN

MENGANALISA ANTARA TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA YANG ADA DENGAN YANG DIBUTUHKAN.

MEMBUAT DRAFT PENGORGANISASIAN ITJEN SESUAI HASIL ANALISA

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN

MENGOREKSI KONSEP SK IRJEN TENTANG KEORTALAAN

MENYAMPAIKAN LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN PADA PIMPINAN.

MENGAJUKAN KONSEP SK IRJEN TENTANG KEORTALAAN PADA KEPALA BAGIAN UNTUK DISETUJUI

MENYELENGGARAKAN PEMBAHASAN LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN

MENGAJUKAN SK TENTANG KEORTALAAN PADA IRJEN

MEMBUAT KESEPAKATAN HASIL PEMBAHASAN ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN

MEMBUAT KONSEP URAIAN JABATAN, BEBAN TUGAS DAN FUNGSI

MENYAMPAIKAN HASIL KESEPAKATAN PADA PIMPINAN

MENGAJUKAN KONSEP URAIAN JABATAN, BEBAN TUGAS DAN FUNGSI PADA PIMPINAN

MEMBUAT KONSEP KEPUTUSAN IRJEN TENTANG (PENYESUAIAN) PENGORGANISASIAN

SELESAI

195

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP NOTULEN RAPAT


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Pelaksanaan Rapat Peringatan: Tidak terlaksana notulen rapat Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer dengan baik; 2. Mampu mengetik dengan cepat; 3. Mampu menyimpulkan pendapat dan usulan dengan baik.

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain. Pencatatan dan Pendataan: 1. Usulan dan masukan dari para peserta 2. Hasil akhir rapat 3. Pendokumentasian hasil-hasil rapat Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 5 Diterimanya menit apa saja agenda yang akan dibahas dalam rapat Komputer atau Selama Tercatatnya semua Laptop rapat berlang usulan dan pendapat sung dari para peserta selama rapat berlang-sung Komputer atau Selama Tercatatnya hasil-hasil Laptop rapat berlang akhir keputusan rapat sung 5 Dibacakannya Komputer atau Laptop dan menit hasil akhir keputusan rapat printer oleh pimpinan rapat

Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3

Meminta agenda Notulen rapat dari pimpinan rapat

2.

Mencatat semua usulan dan pendapat dari para peserta rapat selama rapat berlangsung

Notulen

3.

Mencatat hasilhasil akhir keputusan rapat Menyerahkan hasil akhir keputusan rapat kepada pimpinan rapat untuk dibacakan sebelum rapat ditutup

Notulen

4.

Notulen

196

Pelaksana No 5. Aktivitas Menggandakan hasil akhir keputusan rapat 1 Notulen 2 3

6.

Mendistribusikan hasil keputusan rapat kepada para peserta rapat Mengarsipkan hasil keputusan rapat

Notulen

7.

Notulen

Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Mesin fotokopi 10 Tergandakan menit nya hasil akhir keputusan rapat Hasil keputus10 Terdistribusian rapat yang menit kan nya hasil sudah diganda keputusan kan rapat kepada para peserta rapat 2 Diarsipkannya menit hasil-hasil keputusan rapat

197

FLOWCHART SOP NOTULEN RAPAT

MULAI

MEMINTA AGENDA RAPAT DARI PIMPINAN RAPAT

MENCATAT SEMUA USULAN DAN PENDAPAT DARI PARA PESERTA RAPAT SELAMA RAPAT BERLANGSUNG

MENCATAT HASIL-HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT

MENYERAHKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT KEPADA PIMPINAN RAPAT UNTUK DIBACAKAN SEBELUM RAPAT DITUTUP

MENGGANDAKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT

MENDISTRIBUSIKAN HASIL KEPUTUSAN RAPAT

MENGARSIPKAN HASIL KEPUTUSAN RAPAT

SELESAI

198

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan; 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman Kendaraan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan. 4. Tidak tersedianya barang-barang yang dibutuhkan. 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan. Pelaksana No 1. Aktivitas Penyiapan Tempat Acara 1 Panitia 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer 2. Mampu menganalisis materi-materi kegiatan 3. Memahami tugas dan fungsinya

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound system, Spanduk, dan Kendaraan roda empat,

Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar hadir 2. Rincian keuangan

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu


Perlengkapan

Output

Ket.

2.

Acara Pembukaan

Panitia/MC

Pimpinan

3.

Pelaksanaan Narasumber Moderator Acara

Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Palu, Sound system, dan Tabel Tag Pembacaan Ayat Suci Al Quran, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Doa Paparan dari Narasumber

1 jam

Tempat acara yang siap untuk digunakan Terselenggaranya acara pembukaan

1 jam

3 hari

Terselenggaranya acara kegiatan

199

Pelaksana No 4. Aktivitas Acara Penutupan 1 Panitia Pelaksana Kegiatan 2 Pimpinan 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu


Perlengkapan

Output

Ket.

Laporan Panitia dan Arahan Penutup

1 jam

Terselenggar anya acara penutupan

200

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN KEGIATAN

MULAI

PENYIAPAN TEMPAT ACARA

ACARA PEMBUKAAN

PELAKSANAAN ACARA

ACARA PENUTUPAN

SELESAI

201

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN RAPAT


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Permintaan Konsumsi 2. SOP Pemakaian ruang dan peralatan 3. SOP Peminjaman dan Pengembalian barang Inventaris 4. SOP Notulen Rapat Peringatan: 1. Tidak tersEdianya konsumsi rapat 2. Tidak tersedianya ruang untuk rapat 3. Tidak tersdianya sarana untuk rapat 4. Tidak tercatatnya hasil rapat Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki Kewenangan Menetapkan Peraturan dan Kebijakan 2. Memiliki kemampuan memahami masalah yang akan dibahas dalam rapat 3. Mampu mengoperasikan Laptop dan LCD 4. Mampu mencatat hasil-hasil rapat dengan cepat

Peralatan/Perlengkapan: Kursi, Meja, Komputer, Printer, ATK, LCD, Layar, Sound System.

Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar hadir 2. Bahan Rapat

2.

Menyiapkan Pelaksana surat undangan dan absen Mendistribu- Pelaksana sikan surat undangan Menyiapkan Pelaksana tempat rapat

3.

4. 5.

Membuka rapat Pelaksanaan rapat

Pimpinan rapat Pimpinan rapat

Peserta rapat

Notulen

Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 30 Undangan Laptop, Printer, Menit siap untuk Kertas, Mesin didistriFoto Copy, busikan Stempel Surat undangan 20 Surat undangyang sudah menit an diterima digandakan seluruh peserta 30 Tempat rapat LCD, Layar, Sound System, menit siap untuk digunakan Daftar Absen Kehadiran, Dll Para peserta 5 Dimulainya telah hadir menit rapat Diikuti para Kondi- Terlaksana- Waktu peserta rapat sional nya rapat tergantung agenda rapat

202

Pelaksana No 6. Aktivitas 1 2 3

Pembacaan Pimpinan rapat hasil-hasil rapat

7.

Menutup rapat

Pimpinan rapat

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Notulen rapat 10 Kesimpulan menit hasil-hasil rapat diketahui seluruh peserta agenda rapat Rapat selesai 5 telah selesai menit dibicarakan

Ket.

203

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN RAPAT

MULAI

PENYIAPAN SURAT UNDANGAN DAN

PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN

PENYIAPAN TEMPAT RAPAT

PEMBUKAAN RAPAT

PELAKSANAAN RAPAT

PEMBACAAN HASIL-HASIL

PENUTUPAN RAPAT

SELESAI

204

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAPORAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pembuatan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan. Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui; 2. Kegiatan tidak optimal; 3. Tidak ada yang dilaaporkan. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Persyaratan/
Perlengkapan

Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan laporan 2. SK Kegiatan

dalam

menyusun

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound system, Spanduk, Kendaraan roda empat, dan Hotel Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Hadir; 2. Bahan Narasumber; 3. Bahan hasil sidang Komisi; 4. Bahan Hasil Sidang Pleno. Mutu Baku Waktu 1 jam Output Terkumpulnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah selesai dilaksanakan Ket.

2.

3.

Mengumpul- Pelaksana kan bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan setelah kegiatan selesai dilaksanakan Pelaksana Menyusun bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan Mengoreksi Kasubbag bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan

Kumpulan bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan Kabag Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

1 jam

Tersusunnya bahan-bahan dan hasilhasil kegiatan Terkoreksinya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

1 jam

205

Pelaksana No 4. Aktivitas Memaraf bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Menandatangani bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Menggandakan bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Menyampaikan bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun ke subbag Evalap dan Subbag Keuangan Mendokumentasikan satu naskah bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun 1 Kasubbag 2 Kabag 3 Persyaratan/
Perlengkapan

Mutu Baku Waktu 5 menit Output Terparafnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Ket.

Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

5.

Sekretaris

5 menit

Tertandatanga ninya bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

6.

Pelaksana

Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

2 Jam

Tergandakannya bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Sampainya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun ke Subbag Evalap

7.

Pelaksana

Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

5 menit

8.

Pelaksana

Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun

5 menit

Terdokumentasikannya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun

206

FLOWCHART SOP PELAPORAN KEGIATAN

MULAI

MENGUMPULAN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN SETELAH KEGIATAN SELESAI DILAKSANAKAN

MENYUSUN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN

MENGOREKSI BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

MEMARAF BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

MENANDATANGANI BAHAN-BAHAN DAN HASILHASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

MENGGANDAKAN BAHANBAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

MENYAMPAIKAN BAHANBAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN KE SUBBAG EVALAP DAN SUBBAG KEUANGAN

MENDOKUMENTASIKAN SATU NASKAH BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN

SELESAI

207

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Penerbitan SK Kegiatan Peringatan: 1. Tumpang tindihnya kegiatan 2. Tidak adanya payung hukum dari kegiatan yang akan dilaksanakan.
2

Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu menganalisis kegiatan yang akan dilaksanakan.

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, dan ATK Pencatatan dan Pendataan:

Pelaksana No Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3 1. Mengumpulkan bahan-bahan yang terkait dengan kegiatan yang akan dibuatkan TORnya 2. Mengumpulkan peraturan perundangundangan terkait 3. Membuat konsep TOR kegiatan 4. Mengoreksi dan memaraf konsep TOR kegiatan 5. Menandatangani TOR kegiatan 6. Menyerahkan TOR asli ke Sub Bagian Keuangan dan Evalap

Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan

Waktu 10 menit

Output Terkumpul nya bahanbahan untuk pembuatan TOR Terkumpul nya peraturan per-UU-an terkait Tersusunny a Konsep TOR Kegiatan Terkoreksin ya konsep TOR kegiatan Ditandatanganinya TOR Diterimany a TOR asli oleh Sub Bagian Keuangan dan Evalap

Ket.

Pengadministrasi Umum

10 menit

Pengadministrasi Umum Kasubag Kepala Bagian

Memuat latar belakang, sasaran, dan tujuan Konsep TOR Kegiatan

15 menit

10 menit

Sekretaris Itjen Pengadministrasi Umum

TOR kegiatan 10 yang telah menit diparaf 5 menit

208

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN

MULAI

MENGUMPULKAN BAHAN

MENGUMPULKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN BAHAN

MENYUSUN KONSEP TOR

KOREKSI

KOREKSI DAN PEMARAFAN

PENANDATANGANAN

PENGGANDAAN DAN PENGARSIPAN

PENYERAHAN TOR ASLI KE SUBBAG KEUANGAN

SELESAI

209

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUKAAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, dan ATK Pencatatan dan Pendataan: 1. Jadwal acara; 2. Absen peserta.

Pembacaan Panitia susunan acara pembukaan Pembacaan Panitia Ayat Suci

2.

3.

4.

Menyanyikan lagu Indonesia Raya Laporan Panitia Arahan Pimpinan

Panitia

Ketua Panitia Pimpinan

5.

6.

Doa

Panitia

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Susunan 5 informasi Acara, menit susunan Soundsistem acara pembuka an Al Quran, 5 Lantunan Soundsistem menit Ayat suci sesuai dengan kegiatan Soundsistem 5 Lantunan menit Lagu Indonesia Raya 10 Informasi Naskah Lapormenit tentang an, Sound kegiatan sistem Naskah arah30 Arahan an, Soundmenit Pimpinan sistem terhadap kegiatan 5 Doa menit

Ket.

210

FLOWCHART SOP PEMBUKAAN KEGIATAN


MULAI

PEMBACAAN SUSUNAN ACARA PEMBUKAAN

PEMBACAAN AYAT SUCI

MENYANYIKAN LAGU INDONESIA RAYA

LAPORAN PANITIA

ARAHAN PIMPINAN

DOA

SELESAI

211

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN MAJALAH FOKUS PENGAWASAN


Dasar Hukum: PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan menulis 2. Mempunyai kemampuan desain grafis 3. Mempunyai wawasan pengawasan 4. Mempunyai kemampuan komputer Peralatan/Perlengkapan: Flash disk, Komputer PC, printer, meja, kursi, ATK, dan lain-lain Pencatatan dan Pendataan: 1. Bank Naskah; 2. Gambar/foto kegiatan Itjen; 3. SK Dewan Penyunting Majalah FP.

Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Rapat; 2. SOP Keortalaan; 3. SOP Pencetakan Buku/Majalah. Peringatan: 1. Jika penyusunan Majalah FP tidak melalui Rapat yang sesuai SOP Pelaksanaan Rapat, maka dapat menghambat kegiatan; 2. Tidak adanya susunan pengorganisasian yang sesuai maka Penyusunan Majalah FP tidak berjalan. 3. Majalah tidak tercetak. Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Mempersiapkan bahan rapat Mengadakan rapat pembahasan tema Mengumumkan tema majalah 1 Pelaksana Dewan Penyunting Pelaksana 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu


Perlengkapan

Output

Ket.

Bank Naskah Konsep tema Konsep Tema dan Bahan Rapat tema majalah

1 Hari 1 hari 50 hari 50 hari

Bahan rapat majalah FP Hasil rapat dan Tema Majalah Informasi tema majalah Terkumpulnya naskah

3.

Selama naskah masuk

4.

Menerima/Mengum Pelaksana pulkan naskah yang masuk Mensortir/klasifikasi Pelaksana naskah

Naskah dari penulis

5.

Naskah yang masuk

2 hari

Terkumpulnya naskah yang sesuai tema

6.

Editing naskah, meliputi: 3. Mengentry Pelaksana naskah b. Menambah gambar/foto yg sesuai dengan tulisan c. Menyusun Lay out Pelaksana

Naskah yang sesuai tema Internet atau foto kegiatan

5 hari 4 hari

Pelaksana

Naskah dan gambar/foto

3 hari

7.

Mendistribusikan

Pelaksana

Draft Majalah

Naskah yang dientry ke computer Gambar/foto sesuai dengan naskah Naskah dan gambar/foto yang telah di layout Terdistibusi-

212

Pelaksana No Aktivitas draft majalah ke dewan penyunting 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu


Perlengkapan

Output

Ket.

jam

Mengoreksi draft majalah 9. Mengumpulkan hasil koreksi draft majalah 10. Memperbaiki naskah sesuai hasil perbaikan/koreksi 11. Pembuatan Design Cover Majalah

8.

Dewan Penyunting Pelaksana

Draft Majalah Hasil koreksi draft majalah Hasil koreksi draft majalah Beberapa contoh design cover majalah

5 hari 1 hari 3 hari 3 hari

Pelaksana

nya draft majalah untuk dikoreksi dewan penyunting Hasil koreksi draft majalah Terkumpulnya hasil koreksi draft majalah Hasil editing Majalah Beberapa alternatif design cover majalah Cover majalah

Pelaksana

12. Persetujuan cover majalah 13. Finalisasi majalah yang akan dicetak 14. Menyerahkan Majalah untuk dicetak ke Subbag Perlengkapan 15. Pencetakan majalah 16. Mendistribusikan hasil cetakan majalah

Kasubag Ortala

Kabag Sekre- alternatif Ortapeg taris design cover majalah Pelaksana Majalah Subag Ortala Subag Perlengkapan Soft copy dan hard copy Majalah Soft copy dan hard copy Majalah Cetakan Majalah

1 Jam 1 hari 15 Meni t 10 hari

Rekanan

Print out majalah Diterimanya Soft copy dan hard copy Majalah Cetakan Majalah Terdistribusinya majalah

Subag Perlengkapan

Subag Tata Usaha

213

FLOWCHART SOP MAJALAH FOKUS PENGAWASAN

MULAI

MEMPERSIAPKAN BAHAN RAPAT

MENGADAKAN RAPAT PEMBAHASAN TEMA

MENGUMUMKAN TEMA

PENGUMPULAN GAMBAR/FOTO

PENGUMPULAN NASKAH

PEMILIHAN GAMBAR/FOTO

MENSORTIR NASKAH

MENGENTRY NASKAH KE DALAM KOMPUTER

MENYUSUN LAY OUT

DISTRIBUSI DRAFT MAJALAH KE DEWAN PENYUNTING

KOREKSI OLEH DEWAN PENYUNTING

DRAFT MAJALAH YANG TELAH DIKOREKSI

MENGUMPULKAN DRAFT MAJALAH YANG TELAH DIKOREKSI

214

PENGETIKAN PERBAIKAN NASKAH SESUAI HASIL PERBAIKAN/KOREKSI

PEMBUATAN COVER MAJALAH SESUAI TEMA

PERSETUJUAN COVER MAJALAH

FINALISASI MAJALAH YANG AKAN DICETAK

PENYERAHAN MAJALAH YANG SIAP CETAK KE SUBBAG PERLENGKAPAN

PENCETAKAN MAJALAH

PENDISTRIBUSIAN MAJALAH

SELESAI

215

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO IRJEN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Kegiatan 2. SOP pencetakan buku/majalah Peringatan: 1. Tidak tersedianya pidato Irjen 2. Tidak tercetaknya buku/majalah Pelaksana No 1 Aktivitas Mengumpulkan pidato Irjen dari seluruh Bagian 1 Pelaksana 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Flashdisk untuk copian filefilenya Naskah-naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Memuat tema umum dari seluruh arah kebijakan yang tertuang dalam pidato-pidato Irjen Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengkompilasi naskah pidato Ijen 2. Mampu berkoodinasi dengan sub. Bagian lain 3. Memiliki keahlian komputer

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain Pencatatan dan Pendataan: Menginventarisir kegiatan Irjen

Mutu Baku Waktu 1 hari Output Kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Setingan kumpulan naskah pidato Irjen dalam bentuk buku Buku kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Tersusunnya draft sambutan sekretaris untuk buku kumpulan pidato Irjen Ket.

Menggabung Pelaksana naskah-naskah pidato Irjen yang sudah terkumpul Membuat Lay Out naskahnaskah yang sudah tersusun Menyusun draft sambutan Sekretaris atas nama Irjen untuk buku kumpulan pidato tersebut Pelaksana

1 hari

1 hari

Pelaksana

2 jam

216

Pelaksana No 5 Aktivitas Mengoreksi dan memaraf draft kata sambutan Mengoreksi dan menandatangani draft sambutan Menyerahkan draft yang sudah ditandatangani ke subbag perlengkapan untuk digandakan 1 Kasubbag 2 Kabag 3

Sekretaris

Pelaksana

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Terkoreksi dan Draft kumpulan terparafnya naskah pidatokata sambutan pidato Irjen Sekretaris berikut kata sambutannya Draft kumpulan 1 Terkoreksi dan naskah pidatojam ditandatanganipidato Irjen nya sambutan berikut kata Sekretaris sambutannya Draft kumpulan 1 Tergandakannaskah pidatomenit nya buku pidato Irjen yang kumpulan sudah ditandapidato Irjen tangani kata sambutannya oleh Sekretaris

Ket.

217

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO INSPEKTUR JENDERAL

MULAI

PENGUMPULAN NASKAH PIDATO IRJEN DARI SELURUH BAGIAN

MENGGABUNG NASKAHNASKAH PIDATO IRJEN YANG SUDAH TERKUMPUL

MEMBUAT LAY OUT NASKAH-NASKAH YANG SUDAH TERSUSUN

MENYUSUN DRAFT SAMBUTAN SEKRETARIS ATAS NAMA INSPEKTUR JENDERAL UNTUK BUKU KUMPULAN PIDATO TERSEBUT

MENGOREKSI DAN MEMARAF DRAFT KATA SAMBUTAN

MENGOREKSI DAN MENANDATANGANI DRAFT SAMBUTAN

MENYERAHKAN DRAFT YANG SUDAH DISETUJUI KE SUBBAG PERLENGKAPAN UNTUK DIGANDAKAN

SELESAI

218

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 13 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji; 2. Perpres Nomor 53 Tahun 2008 tentang Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji Tahun 1429 H/ 2008 M; 3. KMA Nomor 396 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371 Tahun 2002 Tentang Penyelenggaraan Haji dan Umrah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Rapat 2. SOP Notulen Rapat 3. SOP Surat Tugas Pemantauan 4. SOP Pencairan Anggaran 5. SOP SPPD. Peringatan: 1. Tidak tersaringnya calon petugas pemantau haji yang sesuai dengan kualifikasi 2. Tidak tersedianya petugas hasil seleksi 3. Tidak terlaksana tugas pemantauan 4. Tidak tersedianya anggaran 5. Tidak tersedianya SPPD Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 Irjen 4 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal; 2. Tidak pernah dikenakan sanksi PP 30; 3. Memiliki pangkat/jabatan minimal 3b/Penata Muda Tk.I dengan masa kerja minimal 10 tahun; 4. Memiliki Penilaian Kerja (DP3) minimal predikat baik dalam dua (2) tahun terakhir.

Peralatan/Perlengkapan: Komputer/Laptop, printer, ATK, dan Sarana Transportasi

Pencatatan dan Pendataan: 1. Biodata Petugas Pemantau; 2. Pas Photo; 3. Surat Kesehatan; 4. Visa; 5. Paspor; 6. Tiket Pesawat. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Petugas 1 (satu) pemantau yang hari sesuai dengan kualifikasi

Output Tersaringnya calon petugas pemantau haji

Ket

1. Rapat pimpinan penyaringan calon petugas pemantau 2. Surat Penetapan calon petugas pemantau berupa Surat Tugas 3. Penyusunan Program Kerja Pemantauan dan Uraian Tugas

Para Para pimpinan Inspektur sekretariat Wilayah

Subbag Perencanaan dan program

Sekretaris

Irjen

Ditandatangani oleh Sekretaris/ Inspektur Jenderal

Petugas pemantau

Data tentang pelaksanaan pelayanan haji

1 (satu) Ditetapkanhari nya nama calon petugas pemantau melalui Surat Tugas 1 (satu) Tersusunhari nya Program Kerja Pemantauan beserta Uraian Tugasnya

219

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 4 Sekret aris

4 Pembuatan surat pengusulan petugas pemantau ke Setjen Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri

Pelaksana Kasubbag Kabag pada bagian perencanaan

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 (satu) Surat Surat Usulan hari Usulan petugas petugas pemantau pemantau ke Setneg

Ket

5. Pengajuan Pelaksana berkas persetujuan penugasan pemantaua n ke Setjen Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri 6. Pengajuan Pelaksana berkas persetujuan penugasan pemantauan ke Setneg 7 Menerima surat persetujuan dari Setneg Subbag TU Sekretaris Irjen

Berkas petugas pemantau

2 (dua) hari

Surat usulan penugasan ke Setneg

Berkas petugas pemantau

1 (satu) Persetujuminggu an penugasan pemantauan

Petugas Surat peman- persetujuan tau dari Setneg

8. Pembuatan Pelaksana surat untuk pengajuan Paspor

Persyaratan pegajuan Paspor

1 (satu) Kelengkap hari an berkas untuk petugas pemantau 1 (satu) Surat hari pengajuan Paspor ke Dep. Luar Negeri 1 (satu) Paspor minggu

9. Pengajuan Pelaksana ke Departemen Luar Negeri 10. Pembuatan Pelaksana surat untuk pengajuan Visa 11. Pengajuan Visa ke Kedubes Kerajaan Saudi Arabia 12. Pencairan dana pemantauan Pelaksana

Surat pengajuan Paspor

Persyaratan pembuatan Visa

1 (satu) Surat hari Pengajuan Visa

Surat Pengajuan Visa

1 (satu) minggu

Visa

Subbag keuangan

Petugas Pemantau

SPPD

1 (satu) Diterimajam nya dana pemantauan

220

Pelaksana No Aktivitas 1 Sekretaris Irjen 2 3 Para pemantau 4

13. Pembekalan para pemantau

14. Pelaksana- Para an peman- pemantau tauan

15. Penyusunan laporan

Para pemantau

Mutu Baku Ket Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Informasi tugas 1 (satu) Para Tim Pemantau hari pemantau memahami tugastugas pemantauan Pelayanan 30 TerpantauIbadah haji di Hari nya pelakArab Saudi sanaan haji Indonesia di Tanah Suci 1 (satu) DilaporkanMemuat hasilbulan nya hasilhasil pehasil pemantauan mantauan pelaksanaan haji Indohaji selama di nesia Tanah kepada Pimpinan

221

FLOWCHART SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI


MULAI

RAPAT PENYARINGAN

SURAT PENETAPAN CALON PETUGAS PEMANTAU BERUPA SURAT TUGAS

PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PEMANTAUAN DAN URAIAN TUGAS

PEMBUATAN SURAT PENGUSULAN PETUGAS PEMANTAU KE SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI

PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN PENUGASAN PEMANTAUAN KE SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI

PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN PENUGASAN PEMANTAUAN KE SEKRETARIAT NEGARA

MENERIMA SURAT PERSETUJUAN DARI SEKRETARIAT NEGARA

PEMBUATAN SURAT UNTUK PENGAJUAN PASPOR

PENGAJUAN KE DEPARTEMEN LUAR NEGERI

PEMBUATAN SURAT UNTUK PENGAJUAN VISA

222

PENGAJUAN VISA KE KEDUBES KERAJAAN SAUDI ARABIA

PENCAIRAN DANA PEMANTAUAN

PEMBEKALAN PARA PEMANTAU

PELAKSANAAN PEMANTAUAN

PENYUSUNAN LAPORAN

SELESAI

223

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN


Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan; 2. SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan; 3. SOP Peminjaman dan Pengembalian BarangBarang Inventaris; 4. SOP Peminjaman Kendaraan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan. 3. Tidak tersedianya barang-barang yang dibutuhkan. 4. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan. Pelaksana No Aktivitas 1 Pelaksana 2 Kasubbag 3 Kepala Bagian Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki pengetahuan dalam kegiatan yang akan dilaksanakan; 2. Mampu mengoperasikan komputer; 3. Memiliki kemampuan membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB); Peralatan/Perlengkapan: Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK.

Pencatatan dan Pendataan: 1. Ceklis persiapan. 2. Form peminjaman barang. 3. Form peminjaman kendaraan. 4. Form pengeluaran barang.

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Draft Kepanitiaan TOR harus memuat latar belakang kegiatan berikut sasaran dan tujuannya SK Kegiatan 1 hari 3,5 jam

Output Terbentuk nya kepanitiaan Terwujudnya TOR dan SK kegiatan

Ket.

Persiapan 1. Membentuk Panitia Pembuatan TOR dan SK kegiatan

2.

Pelaksana

3.

Penomoran SK kegiatan

Subbag Kumdang

4.

Mengarsipkan TOR dan SK

Staf Pelaksana

Setelah ditanda tangani oleh Sekretaris/Irjen Panitia

5.

Rapat Panitia

Panitia

Pelaksana Hotel Pemesanan Tempat Kegiatan Penyiapan Administrasi Persuratan dan Naskah 1. Penyiapan surat Pelaksana permohonan membuka acara 6.

Alternatif Tempat Kegiatan Pengetikan/kom puter, printer

15 SK kegiatmenit an yang telah diberi nomor 2 Diarsipkanmenit nya TOR dan SK kegiatan 3 Pembagian jam Tugas Panitia 1 Hotel hari Tempat Kegiatan 15 Draft surat menit permohonan mem-

224

Pelaksana No Aktivitas 1 Pelaksana 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Pengetikan/kom puter, printer

Output

Ket.

2.

Penyiapan surat undangan peserta, moderator, dan narasumber

3.

Koreksi suratsurat

Kasubbag

Kepala Bagian

Draft surat

buka acara 15 Draft surat hari undangan peserta, moderator, dan narasumber yang siap untuk dikoreksi 10 Surat yang menit siap untuk ditandatangani 5 Surat yang menit sudah ditandatangani 5 Terdistribu menit sinya surat 30 Draft menit Laporan Panitia dan Arahan Irjen/Sekretaris 20 Laporan menit Panitia dan Arahan Irjen/Sekretaris yang telah dikoreksi 15 Laporan menit Panitia dan Arahan Irjen/Sekret aris yang telah ditandatangani 15 Naskah menit yang masuk dari narasumber untuk digandakan 1 hari Selesai dan tergandakan -nya naskah kegiatan

4.

Penandatanganan surat

Kasubbag

Kepala Bagian

Sekreta- Surat yang siap ris untuk ditandatangani Surat yang sudah ditandatangani Bahan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

5.

Pendistribusian surat Penyusunan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

Pelaksana

6.

Pelaksana

7.

Koreksi Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

Kasubbag

Kepala Bagian

Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

8.

Penandatangan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris

Kasubbag

Kepala Bagian

Sekreta- Laporan Panitia ris dan Arahan Irjen/Sekretaris

9.

Pengumpulan naskah yang masuk dari narasumber

Pelaksana

Naskah yang masuk dari narasumber

10. Penggandaan naskah

Pelaksana

Naskah yang akan digandakan Arahan, laporan panitia, naskah, dan surat kegiatan

11. Pengarsipan Arahan, laporan panitia, naskah, dan surat kegiatan

Pelaksana

5 Tersimpanmenit nya arahan, laporan panitia, naskah, dan surat ke-

225

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output giatan

Ket.

Pencairan Anggaran dan Pelaksanaan Kegiatan 1. Pembuatan PUM RAB 2. Pengajuan RAB PUM Kasubbag Kepala ke Subbag Bagian keuangan 3. Pencairan anggaran kegiatan Pelaksanaan kegiatan PUM Subbag Keuangan

Rencana Anggaran Belanja Setelah RAB di SPJ-kan oleh bagian keuangan Setelah seluruh persiapan selesai

1 jam 10 menit

Terwujudnya RAB Masuknya RAB ke subbag keuangan 30 Cairnya menit anggaran kegiatan 3 hari Terlaksana nya kegiatan

4.

Panitia

Para peserta

Narasumber dan moderator

226

FLOWCHART SOP PERSIAPAN PELAKSAAN KEGIATAN


MULAI

PERSIAPAN

PEMBENTUKAN PANITIA

PEMBUATAN TOR & SK

PENYIAPAN ADMINISTRASI PERSURATAN DAN NASKAH

PENCAIRAN ANGGARAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN

KOREKSI TOR & SK

PENYIAPAN SURAT PERMOHONAN MEMBUKA ACARA

PEMBUATAN RAB

PENGAJUAN TOR & SK KE SUBBAG EVALAP

PENYIAPAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER

PENGAJUAN RAB KE SUBBAG KEUANGAN

PENOMORAN SK KOREKSI SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER

PENCAIRAN ANGGARAN KEGIATAN

KOREKSI DAN PEMARAFAN TOR & SK

PENANDATANGANAN TOR & SK

PENANDATANGANAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER

PELAKSANAAN KEGIATAN

PENGARSIPAN

PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER

RAPAT PANITIA PENYUSUNAN LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS PEMESANAN TEMPAT KEGIATAN KOREKSI DRAFT LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS

PENANDATANGANAN LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS

227

PENGUMPULAN NASKAHPENGUMPULAN NASKAHNASKAH DARI NARASUMBER NASKAH DARI NARASUMBER

PENGGANDAAN NASKAH PENGGANDAAN NASKAH

PENDISTRIBUSIAN PENDISTRIBUSIAN NASKAH UNTUK PESERTA NASKAH UNTUK PESERTA

PENGARSIPAN

SELESAI

228

Lampiran6

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

SUBBAGHUKUMDANPERUNDANGUNDANGAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.


16.

SOPEntryDataSirandang SOPEntryDataPerpustakaankeSIPUS SOPPendaftaranAnggotaPerpustakaan SOPPelayananPeminjamanBukuPerpustakaan SOPPelayananPengembalianBukuPerpustakaan SOPAdministrasiPerpustakaan SOPPersiapanSidangDPSTL SOPSidangDPSTL SOPPelaporanSidangDPSTL SOPPersiapanSidangDPA SOPSidangDPA SOPPelaporanSidangDPA SOPPengadministrasianHasilSidangDPSTL SOPPenyusunanYurisprudensi SOPPenerbitanNomorSKTim SOPPenyusunanRandang

229

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA SISTEM INFORMASI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN


Dasar Hukum: 1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Juklak Waskat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang randang. 2. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer server, SIM Randang, eksternal disk, acces point, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, sarana transportasi, ATK Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan: Jika tidak ada peraturan perundang-undangan (Randang), maka tidak dapat dilaksanakan entry data sirandang Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3

Menghimpun Pengadmirandang terbaru nistrasi di lingkungan Itjen umum Menghimpun randang terbaru pada instansi/unit organisasi lain Mendownload randang melalui internet Pengadministrasi umum Pengadministrasi umum

2.

3.

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Peraturan 1 Peraturan perundanghari perundangundangan undangan terbaru Peraturan 3 Peraturan perundanghari perundangundangan undangan terbaru 20 Peraturan Peraturan menit perundangperundangundangan undangan

Keterangan

4.

Mennscanning produk randang yang berbentuk hardcopy

Pengadministrasi umum

Randang dalam bentuk hardcopy

30 Softcopy menit randang

Waktu 20 menit untuk setiap satu download randang Waktu 30 menit untuk masingmasing randang

5.

Mengelompokkan Pengadmirandang sesuai nistrasi dengan tingkatan umum urutan randang

Randang yang 3 dihasilkan dari jam inventarisasi dan download internet

6.

Entry data ke dalam Sistem Informasi Randang

Pengadministrasi umum

Randang

1 jam

Terkelompokkannya Randang berdasarkan tingkatan urutan Randang Tersimpannya Randang ke dalam data

Waktu 1 jam untuk masingmasing

230

Pelaksana No Aktivitas (SIRANDANG) 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan base sirandang Randang 3 hari Terdokume ntasi/terjilidnya randang dalam bentuk buku

Keterangan randang

7.

Pendokumentasi an/penjilidan randang yang berbentuk hard copy

Pengadministrasi umum

231

FLOWCHART SOP ENTRY DATA SIRANDANG


MULAI

UNIT ORGANISASI/INSTANSI

MENGHIMPUN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

INTERNET

HARD COPY

SOFT COPY

SCANNING PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

PENGELEMPOKAN JENIS PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

ENTRY DATA SIRANDANG

DATA BASE SIRANDANG

JILID SELESAI

232

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi kerja, jaringan internet, komputer, SIM Perpustakaan, ATK, buku kendali penerimaan,katalog manual Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan: Jika tidak ada buku baru, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No 1. Aktivitas Menghimpun buku perpustakaan 1 Pustakawan 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Buku per15 Terhimpunpustakaan menit nya bukubuku perpustakaan Buku perpustakaan 10 menit Tercatatnya buku-buku perpustakaan ke dalam buku kendali penerimaan Tercatatnya buku-buku perpustakaan dalam katalog, baik elektronik maupun manual Terlabelisasinya buku

Keterangan Untuk masingmasing buku Untuk masingmasing buku

2.

Mencatat ke dalam buku kendali penerimaan

Pustakawan

3.

Mencatat ke dalam katalog manual

Pustakawan

Buku perpustakaan

10 menit

Untuk masingmasing buku

4.

Melakukan pelabelan buku

Pustakawan

Label, buku perpustakaan Buku yang sudah berlabel

15 menit

5.

Entry data ke dalam database SIM Perpustakaan

Pustakawan

15 menit

Terinputnya data base buku ke dalam SIM Perpustakaan

Untuk masingmasing buku Untuk masingmasing buku

233

FLOWCHART SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN

MULAI

PENGHIMPUNAN BUKU PERPUSTAKAAN

MENCATAT KE DALAM BUKU KENDALI PENERIMAAN

MENCATAT KE DALAM KATALOG MANUAL

PELABELAN BUKU

ENTRY DATA PERPUSTAKAAN

SELESAI

DATA BASE PERPUSTAKAAN

234

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Entry Data Perpustakaan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer (SIM Perpustakaan), komputer (elektronik katalog), manual katalog, printer, telepon, lemari arsip, buku pendaftaran anggota, buku tamu, kartu anggota, ATK Pencatatan dan Pendataan: Form pendaftaran anggota perpustakaan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Buku tamu, 10 ATK menit 10 Form menit pendaftaran anggota perpustakaan

Peringatan: Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Mengisi daftar tamu Menyiapkan form pendaftaran anggota perpustakaan 1 Pustakawan Pustakawan 2 3

Output Terisinya buku tamu Tersedianya form pendaftaran anggota perpustakaan

Ket.

3.

Mendata identitas pendaftar

Pustakawan

Buku pendaftaran anggota, ATK

4.

Menyiapkan kartu anggota Mengisi data pendaftar dalam kartu anggota

Pustakawan

Kartu anggota

20 Tercatatnya menit data pendaftar baik secara manual maupun elektronik 5 Tersedianya menit kartu anggota 15 menit Tercatatnya nama pendaftar dalam kartu anggota Tersampaikannya kartu anggota kepada pendaftar

5.

Pustakawan

Kartu Anggota, ATK

6.

Menyerahkan kartu anggota

Pustakawan

Kartu anggota

5 menit

235

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN MULAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)

TERDAPAT DALAM KATALOG

TIDAK

YA PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

TIDAK DILAKUKAN PEMINJAMAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU

PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU

SELESAI

236

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik

Peringatan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No. 1. 2. 3. Aktivitas Mengisi buku tamu Mendata buku yang akan dipinjam Mengecek data peminjaman buku Mencari buku yang dipinjam Mendata identitas peminjam 1 Pustakawan Pustakawan Pustakawan Pustakawan Pustakawan 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer, manual katalog, buku kendali peminjaman, kartu anggota, ATK, buku tamu Pencatatan dan Pendataan: Kartu peminjaman

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapa n Buku tamu Data buku yang dipinjam Buku kendali peminjaman buku Katalog buku, komputer Kartu Anggota, komputer, buku kendali peminjaman Buku yang dipinjam, komputer, buku kendali peminjaman Buku yang dipinjam Waktu 10 menit 15 menit 15 menit 15 menit 20 menit Output Terisinya buku tamu Data buku yang dipinjam Data peminjaman buku Data buku perpustakaan yang dipinjam Tercatatnya data peminjam baik secara manual maupun elektronik Tercatatnya buku yang dipinjam Ket.

4.

5.

6.

7.

Mencatat buku yang dipinjam ke dalam sistem perpustakaan dan buku kendali peminjaman Menyerahkan buku

Pustakawan

15 menit

Pustakawan

5 menit

Tersampaikannya buku yang dipinjam kepada peminjam

237

FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN MULAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)

TERDAPAT DALAM KATALOG

TIDAK

YA PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

TIDAK DILAKUKAN PEMINJAMAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU

SELESAI

238

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan 3. SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan Peringatan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Mengisi buku tamu Menerima buku 1 Pustakawan Pustakawan 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer, buku kendali pengembalian, kartu anggota, ATK, buku tamu Pencatatan dan Pendataan: Kartu peminjaman

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Buku tamu 10 menit Buku yang 5 dipinjam menit Kartu anggota, komputer 20 menit

Output Terisinya buku tamu Diterimanya buku yang dikembalikan Tercatatnya data peminjam baik secara manual maupun elektronik Tercatatnya buku yang dikembalikan

Ket.

3.

Mendata identitas peminjam buku

Pustakawan

4.

5.

Mencatat buku yang dikembalikan ke dalam sistem perpustakaan dan buku kendali pengembalian Mengembalikan buku ke dalam lemari buku

Pustakawan

Komputer, buku yang dipinjam, buku kendali pengembalian

15 menit

Pustakawan

Buku yang dipinjam, lemari buku

10 menit

Tertatanya kembali buku dalam lemari buku

239

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN MULAI

PENDAFTARAN ANGGOTA

PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

PENCARIAN BUKU DALAM KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)

TERDAPAT DALAM KATALOG

TIDAK

YA PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG DIPINJAM

PENYERAHAN BUKU

TIDAK DILAKUKAN PEMINJAMAN BUKU

PENGEMBALIAN BUKU

PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU

SELESAI 240

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan 3. SOP Pelayanan Pengembalian Buku Perpustakaan Peringatan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Pengembalian Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan mengenai perpustakaan. dan pengetahuan

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, rak/lemari buku, jaringan internet, komputer, buku kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK, buku tamu Pencatatan dan Pendataan: Form laporan

Mempersiapkan Pustakawan penatausahaan perpustakaan

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 Buku tamu, buku jam kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK Komputer, ATK 1 hari

Output Terdatanya jumlah pengunjung perpustakaan Terdatanya jumlah buku perpustakaan Data kecocokan antara data buku yang dipinjam dengan buku yang dikembalikan Terdatanya jumlah peminjam buku perpustakaan Terdatanya ketertiban pengembalian

Ket.

2.

Melakukan pendataan jumlah buku perpustakaan Mencocokkan antara data buku yang dipinjam dengan buku yang dikembalikan Melakukan pendataan peminjam Melakukan pendataan ketertiban pengembalian

Pustakawan

3.

Pustakawan

Komputer, buku kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK

1 hari

4.

Pustakawan

Buku kendali peminjaman, ATK Buku kendali pengembalian, ATK

2 jam

5.

Pustakawan

4 jam

241

Pelaksana No 6. Aktivitas Melakukan pendataan pengunjung perpustakaan Menyusun konsep laporan 1 Pustakawan 2 3

7.

Pustakawan

8.

9.

10.

11.

12.

Melakukan koreksi atas konsep laporan Menyempurnakan konsep laporan Melakukan koreksi atas konsep laporan Menyempurnakan konsep laporan Membubuhkan paraf Menandatangani net laporan

Pustakawan

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Terdatanya Buku tamu, ATK 4 jumlah jam pengunjung perpustakaan Komputer, 2 Konsep printer, ATK, jam laporan data hasil kegiatan Konsep laporan, 1 Hasil koreksi ATK jam Komputer, printer, ATK, hasil koreksi Konsep laporan, ATK Komputer, printer, ATK, hasil koreksi Net laporan, ATK Net laporan, ATK 30 menit 1 jam 30 menit 5 menit 5 menit Konsep laporan Hasil koreksi

Ket.

Laporan bulan an

Pustakawan

Kabag

Pustakawan

Net laporan

Kasubag

13.

Kabag

14.

Menyampaikan laporan

Pengadministrasi umum

Laporan, buku ekspedisi

10 menit

Net laporan yang sudah diparaf Net laporan yang sudah ditandatangani Laporan

242

FLOWCHART SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

MULAI

PENDATAAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN

PENDATAAN PEMINJAM

PENDATAAN JUMLAH BUKU PERPUSTAKAAN

PEMELIHARAAN PERPUSTAKAAN

SELESAI

243

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

Peringatan: Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut (DPSTL), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun undangan DPSTL Menyampai kan undangan DPSTL 1 Pengadmi nistrasi umum Pengadmi nistrasi umum 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: 1. Formulir undangan sidang DPSTL 2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Komputer, ATK Waktu 1 hari Output Undangan DPSTL Ket.

2.

Undangan DPSTL

20 menit

Tersampaikan nya undangan DPSTL kepada pihak terkait Tersedianya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

3.

4.

Menyiapkan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Menyampai kan form

Pengadmi nistrasi umum

Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

25 menit

Pengadmi nistrasi

Form daftar pegawai yang

20 menit

Tersampaikannya form daftar

244

Pelaksana No Aktivitas daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Menerima form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Menghimpu n dan mencatat bahan sidang DPSTL Menyampai kan bahan sidang DPTL 1 umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan akan diajukan dalam sidang DPSTL

Mutu Baku Waktu Output pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL kepada seluruh Ketua Tim 5 menit Diterimanya bahan sidang DPSTL Ket.

5.

Pengadmi nistrasi umum

Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

6.

Pengadmi nistrasi umum

Bahan sidang DPSTL, komputer, ATK

1 hari

Tersedianya bahan sidang DPSTL

7.

Pengadmi nistrasi umum

Bahan sidang DPSTL

15 menit

Tersampaikan nya bahan sidang DPSTL kepada Ketua dan Sekretaris DPSTL Tersedianya dan terpenuhinya kelengkapan persidangan

8.

Menyiapkan ruang sidang DPSTL

Pengadmi nistrasi umum

Ruang sidang, sound system, lap top, LCD

1 jam

245

FLOWCHART SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT


MULAI

MENYUSUN UNDANGAN

MENYAMPAIKAN UNDANGAN

ANGGOTA DPSTL

FORM DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

KETUA TIM

MENERIMA DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

MENCATAT BAHAN SIDANG

PERSIAPAN RUANG SIDANG DPSTL

MENYAMPAIKAN BAHAN SIDANG

SELESAI

KETUA DPSTL

SES. DPSTL

246

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika anggota DPSTL yang hadir tidak memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Membuka sidang DPSTL Memaparkan permasalahan 1 Ketua DPSTL Ketua Tim 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Bahan sidang 15 DPSTL menit Bahan sidang DPSTL 15 menit

Output

Keterangan

2.

Tersampaikannya permasalahan Tercapainya kesepakatan pengambilan keputusan Hasil pembahasan

Waktu 15 menit untuk setiap permasalahan Waktu 20 menit untuk setiap permasalahan

3.

Membahas Tim permasala DPSTL han

Bahan sidang DPSTL

20 menit

4.

5.

Memutuskan hasil pembahas an Mencatat hasil pembahasan

Ketua DPSTL

Bahan sidang DPSTL

15 menit

Pengadmi nistrasi umum

Hasil pembahasan

20 menit

Catatan hasil pembahasan

247

Pelaksana No 6. Aktivitas Menutup sidang DPSTL 1 Ketua DPSTL 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Catatan hasil 15 Terselesaipembahasan menit kannya sidang DPSTL

Keterangan

248

FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

DAFTAR NAMANAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT DPSTL

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA PARA IRWIL

IRWIL I

IRWIL V IRWIL III IRWIL IV

SELESAI 249

IRWIL II

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut 2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun konsep laporan hasil sidang DPSTL Meneliti konsep laporan Memperbaiki konsep laporan yang telah diteliti Membubuh kan paraf pada net laporan 1 Pengadmi nistrasi umum 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Form hasil sidang DPSTL

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep 1 Hasil sidang laporan hasil hari DPSTL, sidang komputer, DPSTL ATK Konsep laporan, ATK Konsep laporan, Komputer, ATK 2 jam 1 jam Konsep laporan Net laporan

Ket.

2.

Kasubag Kumdang Pengadmi nistrasi umum

Sekretaris DPSTL

3.

4.

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPSTL

Net laporan, ATK

15 menit

Net laporan

250

Pelaksana No 5. Aktivitas Menyampai kan net laporan kepada Ketua DPTSL Menandata ngani net laporan oleh Ketua DPSTL Menyampai kan laporan hasil sidang DPSTL kepada Inspektur Jenderal dan Sekretaris Itjen Meneliti laporan hasil sidang DPSTL Memperbai ki laporan yang telah diteliti oleh Irjen dan Ses. Itjen Membubuh kan paraf pada laporan Menandata ngani net laporan oleh Ketua DPSTL Mengganda kan laporan yang sudah ditandatang ani Ketua DPSTL Mendistribu sikan laporan kepada pihak terkait Mendokumentasikan laporan 1 Pengadmi nistrasi umum 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Net laporan 10 Tersampaimenit kannya net laporan kepada Ketua DPSTL Net laporan, ATK 15 menit Tertandatanganinya net laporan

Ket.

6.

Ketua DPSTL

7.

Pengadmi nistrasi umum

Laporan

10 menit

Tersampaikannya laporan hasil sidang DPSTL

8.

Sekretaris Itjen

Inspektur Jenderal

Laporan, ATK

3 jam

Laporan

9.

Pengadmi nistrasi umum

Laporan, Komputer, ATK

1 jam

Laporan

10.

Kasubag Kumdang

Sekretaris DPSTL

Laporan, ATK

15 menit

Laporan

11.

Ketua DPSTL

Laporan, ATK

15 menit

Laporan

12.

Pengadmi nistrasi umum

Laporan

1 jam

Laporan yang sudah digandakan sesuai dengan kebutuhan Laporan yang didistribusikan kepada pihak-pihak terkait Terdokumentasikannya laporan

13.

Pengadmi nistrasi umum

Laporan

30 menit

14.

Pengadmi nistrasi umum

Laporan

2 jam

251

FLOWCHART SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL

PELAKSANAAN SIDANG DPSTL


LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT DPSTL

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA PARA IRWIL

IRWIL II IRWIL I IRWIL IV IRWIL III

IRWIL V

SELESAI

252

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: 1. Formulir undangan sidang DPA 2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Komputer, ATK Ket.

Peringatan: Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang Dewan Pertimbangan Auditor (DPA), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun undangan DPA Menyampaikan undangan DPA 1 Pengadministrasi umum Pengadministrasi umum Pengadministrasi umum 2 3

Waktu 1 hari 20 menit

Output Undangan DPA

2.

Undangan DPA

3.

4.

Menyiapkan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Menyampaikan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA

Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA

25 menit

Tersampaikannya undangan DP kepada pihak terkait Tersedianya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Tersampaikannya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA kepada seluruh Ketua Tim

Pengadministrasi umum

20 menit

253

Pelaksana No 5. Aktivitas Menerima form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Menghimpun dan mencatat bahan sidang DPA 1 Pengadministrasi umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Bahan sidang DPA, komputer, ATK

Mutu Baku Waktu 5 menit Output Diterimanya bahan sidang DPA Ket.

6.

Pengadministrasi umum

1 hari

Tersedianya bahan sidang DPA

7.

Menyampaikan Pengadbahan sidang ministrasi DPTL umum

Bahan sidang DPA

15 menit

Tersampaikanny a bahan sidang DPA kepada Ketua dan Sekretaris DPA Tersedianya dan terpenuhinya kelengkapan persidangan

8.

Menyiapkan ruang sidang DPA

Pengadministrasi umum

Ruang sidang, sound system, lap top, LCD

1jam

254

FLOWCHART SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

MULAI MENYUSUN UNDANGAN MENYAMPAIKAN UNDANGAN

ANGGOTA DPA

FORM DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

KETUA TIM

MENERIMA DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN

MENCATAT BAHAN SIDANG

PERSIAPAN RUANG SIDANG DPA

MENYAMPAIKAN BAHAN SIDANG

SELESAI

KETUA DPA

SES. DPA

255

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika anggota DPA yang hadir tidak memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Membuka sidang DPA 1 Ketua DPA 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK. Pencatatan dan Pendataan: Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Bahan sidang 15 DPA menit Bahan sidang DPA Bahan sidang DPA 15 menit 20 menit

Output

Keterangan

2.

3.

Memaparkan Ketua Tim permasalahan Tim DPA Membahas permasalahan

4.

5.

6.

Memutuskan hasil pembahasan Mencatat hasil pembahasan Menutup sidang DPA

Ketua DPA

Bahan sidang DPA Hasil pembahasan Catatan hasil pembahasan

15 menit 20 menit 15 menit

Tersampaikan nya permasalahan Tercapainya kesepakatan pengambilan keputusan Hasil pembahasan Catatan hasil pembahasan Terselesaikan nya sidang DPA

Waktu 15 menit untuk setiap permasalahan Waktu 20 menit untuk setiap permasalahan

Pengadminis trasi umum Ketua DPA

256

FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR MULAI

MEMBUKA SIDANG

MEMAPARKAN PERMASALAHAN

MEMBAHAS PERMASALAHAN

MEMUTUSKAN HASIL PEMBAHASAN

MENCATAT HASIL PEMBAHASAN

HASIL SIDANG

MENUTUP SIDANG

SELESAI

257

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor 2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun konsep laporan hasil sidang DPA Meneliti konsep laporan Memperbaiki konsep laporan yang telah diteliti Membubuhkan paraf pada net laporan Menyampaikan net laporan 1 Pengadminis trasi umum 2 3 Hasil sidang DPA, komputer, ATK Sekretaris DPA Konsep laporan, ATK Konsep laporan, Komputer, ATK Net laporan, ATK Net laporan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Form hasil sidang DPA

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu 1 hari

Output Konsep laporan hasil sidang DPA Konsep laporan Net laporan

Ket.

2. 3.

Kasubbag Kumdang Pengadminis trasi umum

2 jam 1 jam

4.

Kasubag Kumdang Pengadminis trasi umum

Sekretaris DPA

15 menit 10 menit

Net laporan

5.

Tersampaikannya net

258

Pelaksana No Aktivitas kepada Ketua DPTSL 6. Menandatangani net laporan oleh Ketua DPA Menyampaikan laporan hasil sidang DPA kepada Inspektur Jenderal dan Sekretaris Itjen Meneliti laporan hasil sidang DPA Memperbaiki laporan yang telah diteliti oleh Irjen dan Ses. Itjen Membubuhkan paraf pada laporan Menandatangani net laporan oleh Ketua DPA Menggandakan laporan yang sudah ditandatangani Ketua DPA Mendistribusikan laporan kepada pihak terkait Ketua DPA Net laporan, ATK Laporan 1 2 3

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu

Output laporan kepada Ketua DPA Tertandata nganinya net laporan Tersampaikannya laporan hasil sidang DPA

Ket.

15 menit 10 menit

7.

Pengadminis trasi umum

8.

Sekretaris Itjen Pengadminis trasi umum

Inspektur Jenderal

Laporan, ATK

3 jam 1 jam

Laporan

9.

Laporan, Komputer, ATK

Laporan

10.

Kasubag Kumdang Ketua DPA

Sekretaris DPA

Laporan, ATK

15 menit 15 menit 1 jam

Laporan

11.

Laporan, ATK

Laporan

12.

Pengadminis trasi umum

Laporan

13.

Pengadminis trasi umum

Laporan

30 menit

14.

Mendokumentasikan laporan

Pengadminis trasi umum

Laporan

2 jam

Laporan yang sudah digandakan sesuai dengan kebutuhan Laporan yang didistribusikan kepada pihak-pihak terkait Terdokumen tasikannya laporan

259

FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR MULAI

PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPA

ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPA

DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPA

PELAKSANAAN SIDANG DPA


LAPORAN HASIL SIDANG DPA

PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA

PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KEPADA INSPEKTUR JENDERAL

PERSETUJUAN DAN DISPOSISI INSPEKTUR JENDERAL

PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KPD SEKRETARIAT DPA

PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KEPADA PARA IRWIL

IRWIL V

SELESAI

IRWIL I IRWIL II

IRWIL III

IRWIL IV

260

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT


Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: Jika tidak ada SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilakanakan Pelaksana No 1. Aktivitas Menghimpun dan menyusun hasil sidang DPSTL 1 Pengadministrasi umum 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. 2. Mampu menjaga rahasia dengan baik

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Hasil sidang DPSTL

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 Formulir hari undangan, formulir daftar nama pegawai yang disidang, daftar hadir, laporan hasil sidang DPSTL, komputer, ATK Laporan hasil sidang DPSTL selama 1 tahun yang lalu 1 hari

Output Terhimpun dan tersusunnya hasil sidang DPSTL

Keterangan Dilaksanakan setiap satu bulan sekali

2.

Mengkompilasi laporan hasil sidang DPSTL

Pengadministrasi umum

3.

Melakukan penjilidan hasil kompilasi

Pengadministrasi umum

Hasil kompilasi laporan sidang DPSTL, sarana menjilid laporan

3 hari

Terkompilasinya laporan hasil sidang DPSTL secara kompilasi Terjilidnya hasil kompilasi

Dilaksanakan setiap satu tahun sekali

Dilaksanakan setiap triwulan

261

Pelaksana No 4. Aktivitas Melakukan Pengarsipan hasil kompilasi 1 Pengadministrasi umum 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 5 Hasil kompilasi menit laporan sidang DPSTL yang sudah dijilid

Output Tersimpannya kompilasi laporan sidang DPSTL yang sudah dijilid

Keterangan

262

FLOWCHART SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT MULAI

PENATAUSAHAAN DOSIR SIDANG DPSTL

PENGKOMPILASIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

KOMPILASIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL

PENJILIDAN HASIL KOMPILASI

PENGARSIPAN HASIL KOMPILASI

SELESAI

263

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI


Dasar Hukum: 1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 2. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Laporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut 2. SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Laporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika tidak ada SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Mersiapkan penyusunan yurisprudensi hasil sidang DPSTL Menyusun yurisprudensi hasil sidang DPSTL Menjilid hasil yurisprudensi 1 Pengadministrasi umum 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. 2. Mampu menjaga rahasia dengan baik

Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 hari Hasil sidang DPSTL yang telah disetujui Irjen, komputer, ATK

Output Tersedianya bahan yurisprudensi laporan hasil sidang DPSTL

Keterangan Tahunan

2.

Pengadministrasi umum

Hasil sidang DPSTL yang telah disetujui Irjen Yurisprudensi DPSTL, sarana menjilid laporan

10 hari

Tersusunnya yurisprudensill aporan hasil sidang DPSTL Terjilidnya yurisprudensi hasil sidang DPSTL Tersimpannya yurisprudensi

Penyebutan nama pegawai secara inisial

3.

Pengadministrasi umum

3 hari

4.

Mengarsipkan yurisprudensi hasil sidang DPSTL

Pengadministrasi umum

Yurisprudensi yang sudah dijilid

5 menit

264

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI

MULAI

PERSIAPAN PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

PENJILIDAN HASIL YURISPRUDENSI

PENGARSIPAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL

SELESAI

265

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN NOMOR SURAT KEPUTUSAN TIM


Dasar Hukum: 1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Peundang-undangan 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan memahami peraturan perundang-undangan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku kendali peraturan perundang-undangan, buku ekspedisi, ATK Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan: Pelaksana No 1. Aktivitas Membuat konsep Surat Keputusan Tim (SK Tim) Menerima dan mencatat konsep SK Tim dari unit pengolah Meneliti konsep SK Tim 1 Unit Pengolah 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Waktu 1 hari Output Konsep SK Tim Keterangan

2.

Pengad ministrasi umum

Komputer, buku kendali SK Tim, konsep SK Tim, ATK

5 menit

Tercatatnya konsep SK Tim dalam buku kendali

Untuk masingmasing konsep SK Tim

3.

Kasubag Hukum dan Perundangundangan

Pengad ministrasi umum

Konsep SK Tim, ATK

20 menit

Terselesaikannya penelitian konsep SK Tim Tersampaikannya konsep SK Tim kepada unit pengolah

4.

Pengad Mengemministrasi balikan konsep SK umum Tim kepada unit pengolah

Konsep SK Tim yang sudah diteliti, buku ekspedisi

5 menit

266

Pelaksana No 5. Aktivitas Menerima konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki beserta konsep SK Tim yang sudah dikoreksi Meneliti kembali konsep net SK Tim Memberi nomor SK/SK Tim 1 Pengad ministrasi umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki, buku kendali penerimaan SK Tim, ATK

Mutu Baku Waktu 3 menit Output Tercatatnya konsep net SK Tim ke dalam buku kendali penerimaan SK Tim Keterangan

6.

Pengad ministrasi umum

Konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki, ATK Komputer, konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki, buku kendali penomoran SK Tim, ATK Komputer, ATK

10 menit

7.

Pengad ministrasi umum

10 menit

Terselesaikannya penelitian konsep net SK Tim Terselesaikannya pemberian nomor SK/SK Tim

Untuk masingmasing konsep net SK Tim

8.

9.

10.

11.

12.

Memberi memo penomoran Mengembalikan net SK Tim kepada unit pengolah Membubuh kan paraf oleh pejabat yang berwenang Menandatangani net SK Tim oleh pimpinan/pejabat yang berwenang Mendokumentasikan SK Tim

Pengad ministrasi umum Pengad ministrasi umum

5 menit 5 menit

Pejabat eselon IV

Pejabat Eselon III

Inspektur Jenderal atau Sekretaris Itjen Pengad ministrasi umum

Net SK Tim yang sudah mendapatkan nomor, buku ekspedisi Net SK Tim yang sudah mendapatkan nomor, buku ekspedisi Net SK Tim yang sudah dibubuhi paraf

5 menit

Tercetaknya memo penomoran Tersampaikannya net SK Tim kepada unit pengolah Terbubuhinya paraf pada net SK Tim Tertandatanganinya net SK Tim

5 menit

Lemari arsip, SK Tim yang sudah ditandatangani oleh Inspektur Jenderal, ATK

5 menit

Terdokumentasinya SK Tim ke dalam lemari arsip

267

FLOWCHART SOP PENERBITAN NOMOR PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN


MULAI

UNIT PENGOLAH

MENERIMA DAN MENCATAT KONSEP SK

MEMBUAT KONSEP SK

ADA PERBAIKAN MENELITI KONSEP SK

PEMBERIAN NOMOR SK

MEMBERIKAN MEMO SK

MENGEMBALIKAN SK

SUBAG EVALAP

PENGENDALIAN SK

MENERIMA SK YANG SUDAH DITANDA TANGANI

PEMBUBUHAN PARAF PADA SK

PENDOKUMENTA SIAN SK SK SELESAI PENANDATANGANAN PADA SK

UNIT TERKAIT

268

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN


Dasar Hukum: 1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Peundang-undangan 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan-perundang-undangan. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku ekspedisi, ATK Pencatatan dan Pendataan:

Peringatan:

Pelaksana No. 1. Aktivitas Menyusun rancangan peraturan perundangundangan (randang) 1 Unit pengolah 2 3

2.

3.

4.

Menerima bahan penyusunan peraturan perundangundangan (randang) Mencatat rancangan peraturan perundangundangan (randang) Meneliti rancangan randang

Pengadministrasi umum

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan TerselesaiMeKomputer, bahan sum- nyesu kannya ber/referensi, aikan rancangan randang peraturan perundangundangan terkait,jaring an internet, printer, ATK Konsep 15 Konsep awal menit awal randang randang

Keteranga n

Pengadministrasi umum

Kasubbag Hukum dan Perundangundangan

5 Komputer, buku kendali menit randang, rancangan randang, ATK 20 Rancangan menit randang, ATK

Tercatatnya rancangan randang dalam buku kendali Terselesaikannya penelitian rancangan randang

Untuk masingmasing konsep randang

269

Pelaksana No. 5. Aktivitas Membuat telaahan rancangan randang 1 Pengadministrasi umum 2 3

6.

7.

Meneliti rancangan randang dalam bentuk telaahan Memperbaiki rancangan randang yang sudah diteliti Membubuhkan paraf pada rancangan randang dalam bentuk telaahan Menandatangani rancangan randang dalam bentuk telaahan

Kasubag Kumdang

Kabag

Pengadministrasi umum

8.

Kasubag Kumdang

9.

Kabag

10.

11.

Menyampaikan rancangan randang dalam bentuk telaahan kepada pejabat terkait Menelaah dan memberikan masukan pada rancangan randang

Pengadministrasi umum

Mutu Baku Keteranga Persyaratan/ n Waktu Output Perlengkapan 2 hari TerselesaiRancangan kannya ranrandang, cangan rancomputer, dang dalam ATK bentuk telaahan Rancangan 1 hari Rancangan randang, randang ATK yang sudah diteliti Rancangan 2 jam Terselesairandang, kannya komputer, perbaikan ATK rancangan randang 10 TerbubuhiRancangan menit nya paraf randang, pada ATK rancangan randang Rancangan 10 Tertandatarandang, menit nganinya ATK rancangan randang dalam bentuk telaahan Rancangan 15 Tersampairandang menit kannya rancangan randang

Kabag

Irwil

Ses Itjen

Rancangan randang

3 hari

12.

13.

Memperbaiki rancangan randang setelah mendapat masukan dan telaahan dari para pejabat terkait Melakukan pembahasan terhadap rancangan randang Memperbaiki rancangan randang setelah dibahas

Pengadministrasi umum

Rancangan randang

1 hari

Ditelaahnya dan tersampaikannya masukan oleh para pejabat terkait Terselesaik annya perbaikan rancangan randang

Pejabat terkait

Pengadministrasi umum

14.

Pengadministrasi umum

Rancangan randang, ruang sidang, lap top, LCD, ATK, sound system Randangan randang, computer, ATK

1 hari

Terbahasnya rancangan randang

2 jam

Terselesaikannya perbaikan rancangan randang

270

Pelaksana No. 15. Aktivitas Membubuhkan paraf pada rancangan randang Menyampai-kan rancangan randang yang sudah diparaf kepada pimpinan Menandatangani rancangan randang Menyampaikan laporan rancangan randang kepada Irjen Meneliti rancangan randang 1 Kasubag Kumdang 2 Kabag 3

16.

Pengadministrasi umum

17.

Ses Itjen

18.

Pengadministrasi umum

20.

Irjen

Mutu Baku Keteranga Persyaratan/ n Waktu Output Perlengkapan 15 Terbubuhin Rancangan menit ya randang, rancangan ATK randang 10 Tersampai Rancangan menit kannya randang, rancangan buku randang ekspedisi kepada pimpinan Rancangan 10 Tertandata randang, menit nganinya ATK rancangan randang 10 TersampaiLaporan menit kannya larancangan poran ranrandang cangan randang 1 Rancangan Rancangan hari randang randang, yang sudah ATK diteliti Rancangan randang, computer, ATK Net randang, ATK 2 jam Net Randang

21.

22.

Memperbaiki rancangan randang yang sudah diteliti Irjen Membubuhkan paraf pada rancangan randang Menandatangani net randang Mendistribusikan randang kepada para pejabat

Pengadministrasi umum Kabag Ses Itjen

15 menit

Net randang

23.

Irjen

Net randang

15 menit 30 menit

Randang

24.

Pengadministrasi umum

Randang, buku ekspedisi

25.

Mendokumentasi kan randang

Pengadministrasi umum

Randang

15 menit

Terdisitribu sikannya randang kepada para pejabat Terdokumentasikannya Randang

271

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI
UNIT PENGOLAH

MENERIMA DAN MENCATAT RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MENYUSUN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

MEMBUAT TELAAHAN RANCANGAN RANDANG

ADA/TIDAK ADA PERBAIKAN

MEMBUBUHKAN PARAF
KASUBBAG

272

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN


MULAI
1

PENYUSUNAN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

PENCATATAN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)

PENELITIAN RANCANGAN RANDANG

PENGEMBALIAN RANCANGAN RANDANG KEPADA UNIT PENGOLAH

UNIT PENGOLAH

PENYAMPAIAN RANCANGAN RANDANG KEPADA PIMPINAN

PIMPINAN

PENERIMAAN RANCANGAN RANDANG YANG SUDAH DIKOREKSI OLEH PIMPINAN

PERBAIKAN TERHADAP RANCANGAN RANDANG

PENELITIAN TERHADAP PERBAIKAN RANCANGAN RANDANG

PEMBERIAN NOMOR SK/RANDANG

PEMBERIAN MEMO PENOMORAN

MEMO PENOMORAN

2 273

PEMBUBUHAN PARAF OLEH PEJABAT YANG BERWENANG

PENYAMPAIAN NET RANDANG BESERTA KONSEP HASIL KOREKSI AWAL KEPADA PIMPINAN

PIMPINAN

PENANDATANGANAN NET RANDANG OLEH PEJABAT YANG BERWENANG

PENERIMAAN RANDANG YANG SUDAH DITANDATANGANI OLEH PEJABAT YANG BERWENANG

PENDOKUMENTASIAN RANDANG

SELESAI

274

Lampiran7

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)

BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN

1. SUBBAGAHPINTERNAL 2. SUBBAGAHPEKSTERNALDANDUMAS 3. SUBBAGDATADANINFORMASIHASWAS

275

Lampiran3.1.

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)
SUBBAGAHPINTERNAL
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. SOPAnalisisHasilAuditKhusus SOPAnalisisHasilAuditKomprehensif SOPEntryDataHukumanDisiplin SOPEntryDataTPTGR SOPFeedback SOPKompilasiHasilRIKSUS SOPPemutakhiranDataTPTGR SOPPemutakhiranHukumanDisiplin SOPPenatausahaanSTL SOPPenatausahaanTL

276

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS


Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian; 2. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan PP Nomor 30 Tahun 1980; 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. SOP Pengiriman LHA dan STL; SOP Riksus; SOP Penatausahaan LHA; SOP Penatausahaan STL; SOP entry data SIM-HP; Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menganalisis permasalahan hasil audit khusus; 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, lemari arsip/filling cabinet printer, ATK,

277

6. SOP entry data hukuman disiplin; 7. SOP entry data TPTGR Peringatan: 1. Analisis hasil audit khusus mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit, terutama temuan-temuannya. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak berjalan lancar. Pelaksana No Aktivitas 1 1. Menerima dan mencatat bahan analisis berupa Laporan Hasil Audit (LHA)/Saran Tindak Lanjut (STL) Khusus Penganalisis pada Subbag AHP Internal 2 Pengadministrasi LHA/ STL pada Sub-bab AHP Internal 3 Pencatatan dan Pendataan: Analisis LHA/STL khusus

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan LHA/STL Khusus, Buku Kendali LHA/STL


Ket.

Output Diterima dan tercatatnya LHA/STL Khusus

Waktu 15 menit

2. Membuat analisis

3. Menginventarisir dan mencatat masalah dari bahan yang dianalisis ke dalam form permasalahan 4. Menginventarisir dan mencatat permasalahan kegiatan analisis

Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Pengana- Kasublisis pada bag AHP Internal Subbag AHP Internal

LHA/STL Khusus, analisis

Tersusunnya Form analisis

2 hari

LHA/STL, Form Permasa-lahan dalam permasalahan LHA/STL LHA/STL terinventa-risir dan tercatat

30 menit

5. Menyampaikan permasalahan dalam LHA/STL dan permasalahan dalam kegiatan analisis kepada pimpinan

6. Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor apabila ditemukan permasalahan dalam LHA/STL 7. Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIM HP

KasubKetua bag AHP Tim/ Internal auditor

30 Buku catatan Terinventarisir dan tercatat- menit permasalahan kegiatan analisis nya permasalahan dalam kegiatan analisis 30 Catatan Diterimanya permasalahan laporan dan menit catatan permasalahan dalam LHA/ STL dan atau kegiatan analisis oleh pimpinan LHA/STL Permasalah-an 1 komprehenshif dalam LHA/ minggu STL terkonfirmasi

Penganalisis pada Subbag AHP Internal

Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi

LHA/STL, analisis, ekspedisi

hasil LHA/STL dan buku hasil analisisnya sampai pada tim entri SIM HP

15 menit

278

Pelaksana No Aktivitas 1 8. Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis Penganalisis pada Subbag AHP Internal 2 Tim entry data hukdis pada Subbag AHP Internal Tim entry data TPTGR pada Subbag AHP Internal Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan STL Khusus, Hasil analisis hasil analisis, dan STL buku ekspedisi sampai pada tim entri data hukdis
Ket.

Waktu 15 menit

9. Menyampaikan hasil analisis dan copy STL/LHA kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR 10. Menerima kembali hasil analisis yang telah dientry dalam SIM HP

Penganali sis pada Subbag AHP Internal

STL Khusus, Hasil analisis hasil analisis, dan copy STL/ buku ekspedisi LHA sampai pada tim entri data TPTGR

15 menit

Penganalisis pada Subbag AHP Internal

Hasil analisis, Diterimanya buku ekspedisi kembali hasil analisis oleh penganali-sis

15 menit

11. Menyimpan hasil analisis

file Penganalisis pada Subbag AHP Internal

Analisis, kabinet

filling Hasil analisis terarsip

15 menit

279

FLOWCHART SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS

Mulai

Menerima dan mencatat LHA/STL Khusus Ada masalah Membuat analisis Tidak ada masalah

Menginventarisir dan mencatat permasalahan

Menyampaikan permasalahan pada pimpinan

Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor

Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIMHP

Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis

Menyampaikan hasil analisis dan copy LHA/STL kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR

Menerima kembali hasil analisis

Menyimpan file hasil analisis

Selesai

280

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSHIF


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SOP Pengiriman LHA dan STL SOP Pelaksanaan PKAT SOP Penatausahaan LHA SOP Penatausahaan STL SOP entry data SIMHP SOP entry data hukuman disiplin SOP entry data TPTGR Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menganalisis Hasil Pengawasan (AHP) Internal. 2. Mampu mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, printer, ATK, lemari arsip/filling cabinet

Peringatan: 1. Analisis hasil audit yang akurat mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit, terutama temuan-temuannya. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 Menerima dan mencatat bahan analisis berupa Laporan Hasil Audit (LHA)/Saran Pengana -lisis pada Subbag AHP 2 Pengadministrasi LHA/ STL pada Subbab AHP 3

Pencatatan dan Pendataan: Analisis LHA/STL komprehensif

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan LHA/STL Koprehenshif, Buku Kendali LHA/STL Ket. Output Diterima dan tercatatnya LHA/STL Komprehenshif Waktu 15 menit

281

Pelaksana No Aktivitas 1 Tindak Lanjut (STL) Komprehensif Membuat analisis Internal 2 Internal 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Ket. Output Waktu

2.

3.

4.

Menginventarisir dan mencatat masalah dari bahan yang dianalisis ke dalam form permasalahan Menginventarisir dan mencatat permasalahan kegiatan analisis

Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal

LHA/STL Komprehenshif, Form analisis

Tersusun-nya analisis

2 hari

LHA/STL, Form permasalahan LHA/STL

Permasalahan dalam LHA/STL terinventarisir dan tercatat Terinventarisir dan tercatatnya permasalahan dalam kegiatan analisis Diterima-nya laporan dan catatan permasalahan dalam LHA/STL dan atau kegiatan analisis oleh pimpinan Permasalahan dalam LHA/STL terkonfir-masi

30 menit

Buku catatan permasalahan kegiatan analisis

30 menit

5.

Menyampaikan permasalahan dalam LHA/STL dan permasalahan dalam kegiatan analisis kepada pimpinan

Catatan permasalahan

30 menit

6.

7.

Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor apabila ditemukan permasalahan dalam LHA/STL Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIM HP

Kasubbag AHP Internal

Ketua Tim/ auditor

LHA/STL komprehenshif

1 minggu

Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal

8.

Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis

Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal

9.

Menyampaikan hasil analisis dan copy STL/LHA kepada tim entry

Pengana -lisis pada Subbag

Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi Tim entry data hukdis pada Subbag AHP Internal Tim entry data TPTGR

LHA/STL, hasil analisis, buku ekspedisi

LHA/STL dan hasil analisisnya sampai pada tim entri SIM HP

15 menit

STL Komprehenshif, hasil analisis, Buku ekspedisi

Hasil analisis dan STL sampai pada tim entri data hukdis

15 menit

STL Komprehens hif, hasil analisis,

Hasil analisis dan copy STL/LHA sampai pada

15 menit

282

Pelaksana No Aktivitas 1 data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR 10 Menerima kembali hasil analisis yang telah dientry dalam SIM HP AHP Internal 2 pada Subbag AHP Internal Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan buku tim entri data ekspedisi TPTGR Ket. Waktu

Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal

Hasil analisis, buku ekspedisi

Diterima-nya kembali hasil analisis oleh penganali-sis

15 menit

11.

Menyimpan file hasil analisis

Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal

Analisis, filling kabinet

Hasil analisis terarsip

15 menit

283

FLOWCHART SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSIF

Mulai

Menerima dan mencatat LHA/STL Ada masalah Membuat analisis Tidak ada masalah

Menginventarisir dan mencatat permasalahan

Menyampaikan permasalahan pada pimpinan

Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor

Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis

Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIMHP

Menyampaikan hasil analisis dan copy LHA/STL kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR

Menerima kembali hasil analisis

Menyimpan file hasil analisis

Selesai

284

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN


Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian; 2. PP No. 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawa-san Melekat; 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980; 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pengiriman LHA dan STL SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan mengadministrasikan data hukuman disiplin; 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data hukuman disiplin.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Aplikasi data hukuman disiplin

285

5. SOP Analisis LHA/STL Khusus 6. SOP Penatausaaan STL 7. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit. Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan hukuman disiplin secara khusus, menyebabkan penyelesaian tindak lanjut hukuman disiplin tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana penyelesaian temuan temuan disiplin. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak lanjut hukuman disiplin dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat berkas yang berkaitan dengan hukuman disiplin 1 Tim entry hukuman disiplin 2 Penga n-alisis pada Subba g AHP Internal 3 Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Pencatatan dan Pendataan: Penanganan data temuan hukuman disiplin

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Diterima dan STL, Berita tercatatnya Acara Pemeriksaan, Berkas TL, berkas hukuman Buku Kendali disiplin

Waktu 15 menit

Ket

2.

Mengentry data Tim entry hukuman hukuman disiplin disiplin

3.

Membuat rekap Tim entry dan perkemba- hukuman ngan data hu- disiplin kuman disiplin Menyampaikan/ melaporkan rekap dan perkembangan data hukuman disiplin pada pimpinan Menyimpan berkas hukuman disiplin Tim entry hukuman disiplin Kasubbag AHP Internal Kabag PHP

4.

5.

Tim entry hukuman disiplin

6.

Tim entry Melakukan hukuman pengecekan disiplin fisik terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen hukuman disiplin secara berkala

Terselesaikan 1 nya rekap dan hari perkembangan data hukuman disiplin Rekapitulasi Diterimanya 1 data hukuman rekap dan jam disiplin perkembangan data hukuman disiplin oleh pimpinan 15 STL, Berita Acara Dokumen menit hukuman Pemeriksaan, berkas TL, Rekap disiplin tersimpan data hukuman disiplin, Lemari Arsip/Filling cabinet 1 TerpantauSTL, SK, Berita hari nya Acara Pemeriksaan, berkas TL, keberadaan dokumen Rekap data hukuman disiplin, hukuman disiplin Lemari Arsip/ Filling cabinet

STL, Berita Acara Pemeriksaan, berkas TL, SIM hukuman disiplin Rekapitulasi data hukuman disiplin, SIM hukuman disiplin

Terinputnya data hukuman disiplin

1 hari

286

FLOWCHART ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN

Mulai

Menerima dan mencatat berkas hukuman disiplin

Mengentry data hukuman disiplin

Membuat rekap dan perkembangan data hukuman disiplin

Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan data hukuman disiplin kepada pimpinan

Menyimpan berkas hukuman disiplin

Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen hukuman disiplin

Selesai

287

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA TP/TGR


Dasar Hukum: 1. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 6. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 7. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, Dumas SOP Pengiriman LHA-STL SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif SOP Analisis LHA/STL Khusus SOP Penatausaaan STL SOP Penatausahaan LHA SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data TPTGR. 2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi data TPTGR.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Aplikasi data TPTGR

Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan TPTGR secara khusus, menyebabkan penyelesaian tindak lanjut TPTGR tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana penyelesaian temuan TPTGR. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak lanjut TPTGR dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar.

Pencatatan dan Pendataan: Penanganan data temuan TPTGR

288

Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat berkas yang berkaitan dengan TPTGR 1 Tim entry TPTGR 2 Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal 3 BPK Persyaratan/ Perlengkapan STL/LHA, Laporan BPK, Buku Kendali, SIM TPTGR

Mutu Baku Output Diterima dan tercatatnya berkas TPTGR. Waktu 15 menit

Ke t

2.

Mengentry data TPTGR

Tim entry TPTGR Tim entry TPTGR

3.

Membuat rekap dan perkembangan data TPTGR

Komputer, SIM TPTGR, LHA/STL, Laporan BPK Rekapitulasi dataTPTGR, Komputer, SIM TPTGR

Terinput-nya data TPTGR

1 hari

4.

5.

Menyampaikan/ melaporkan rekap dan perkembangan data TPTGR pada pimpinan Menyimpan berkas TPTGR

Tim entry TPTGR

Kasubbag AHP Internal

Kabag PHP

Rekapitulasi data TPTGR

Tim entry TPTGR

6.

Tim Melakukan pengecekan fisik entry TPTGR terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen TPTGR secara berkala.

LHA/STL, Laporan BPK, Nota Dinas, Surat Keluar, Laporan data TPTGR, Rekap data TPTGR, Lemari Arsip/Filling cabinet LHA/STL, Laporan BPK, Nota Dinas, Surat Keluar, Laporan data TPTGR, Rekap data TPTGR, Lemari Arsip/ Filling cabinet

Terselesaikannya rekap dan perkembangan data TPTGR Diterimanya rekap dan perkembangan data TPTGR oleh pimpinan Dokumen TPTGR tersimpan

1 hari

1 jam

15 menit

Terpantaunya keberadaan dokumen TPTGR

1 hari

289

FLOWCHART ENTRY DATA TP/TGR

Mulai

Menerima dan mencatat berkas TPTGR

Mengentry data TPTGR

Membuat rekap dan perkembangan data TPTGR

Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan data TPTGR kepada pimpinan

Menyimpan berkas TPTGR

Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen TPTGR

Selesai

290

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 10. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/36/2002 tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. SOP Entry Data SIMHP SOP Entry Data Hukuman Disiplin SOP Entry Data TPTGR SOP Analisis Hasil audit Kmprehenshif SOP Analisis Hasil Audit Khusus SOP Penatausahaan Penyelsaian Hasil Audit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan membuat Feedback hasil pengawasan dan mengoperasikan komputer. 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan SIM HP. 3. Mempunyai kemampuan mengadministrasikan data hukuman disiplin dan TPTGR 4. Mempunyai kemampuan membuat feedback hasil pengawasan.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIM HP, Aplikasi Hukdis, Aplikasi TPTGR, analisis hasil audit

Peringatan: 1. Feedback hasil pengawasan mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit berdasarkan klasifikasinya. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan Feedback hasil pengawasan tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan bahan pembuatan laporan 1 Penganalisis pada Subbag
2 3

Pencatatan dan Pendataan: Pengolahan dan pengklasisfikasian hasil audit (LHA/STL) dan perkembangan tindak lanjutnya

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 TersediaAnalisis hasil audit, Form minggu nya bahan feedback feedback

Ket.

291

Pelaksana No Aktivitas feedback 2. Membuat Laporan Feedback 1 AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Kasubba g AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal
2 3 4

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan

Ket.

Analisis hasil audit, Form feedback Kasubbag Kabag AHP PHP Internal SES Itjen Laporan Feedback

2 Tersusunminggu nya Laporan feedback Diterimanya Laporan Feedback oleh pimpinan 1 Terkorekminggu sinya Laporan feedback 2 Laporan hari Feedback sudah diperbaiki 1 hari Tercetak, tergandakan dan terdistribu sikannya Laporan Feedback Terdokumentasikannya berkas Feedback 15 menit

3.

Menyampaikan Laporan Feedback kepada pimpinan

4.

Mengoreksi Laporan Feedback Memperbaiki feedback sesuai dengan perbaikan pimpinan Mencetak, menggandakan dan mendistribusikan Laporan Feedback

Kabag PHP

SES Itjen

Laporan Feedback

5.

Laporan Feedback

6.

Laporan Feedback

7.

Mendokumentasikan berkas Feedback

Penganalisis pada Subbag AHP Internal

Analisis Hasil Audit, Form Feedback, Laporan Feedback

1 hari

292

FLOWCHART SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN


Mulai

Mengumpulkan bahan feedback

Membuat Laporan Feedback

Menyerahkan Laporan Feedback kepada pimpinan

Memeriksa Laporan Feedback

Ada perbaikan

Tidak ada perbaikan

Memperbaiki Laporan Feedback

Mencetak, menggandakan & mendistribusikan Laporan Feedback

Mendokumentasikan Laporan Feedback

Selesai

293

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS


Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. SOP Pengiriman LHA-STL 2. SOP Riksus 3. SOP Surat Tugas Audit Kasus Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan membuat kompilasi hasil audit khusus; 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer. 3. Mempunyai kemampuan mengentry data SIMHP 4. Mempunyai kemampuan mengentry data Hukuman disiplin dan TPTGR

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIMHP, Aplikasi hukuman disiplin. Aplikasi TPTGR

294

4. 5. 6. 7. 8. 9.

SOP Realisasi PKPT SOP Penatausahaan LHA SOP Penaausahaan STL SOP Entry Data SIMHP SOP Entry Data Hukuman Disiplin SOP Entry Data TPTGR Pencatatan dan Pendataan: LHA/STL khusus dan bukti bukti pendukung-nya

Peringatan: 1. Analisis riksus yang akurat mempermudah dan mempercepat memahami hasil riksus. 2. Tanpa adanya kompilasi hasil riksus menyebabkan hasil riksus tidak terdokumentasi dengan baik dan menyulitkan pencarian ketika dibutuhkan. 3. Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait menyebabkab proses kompilasi tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1 Aktivitas Mengambil daftar surat tugas audit khusus (riksus) yang dibuat Sub Bagian Perencanaan dan program Mengambil daftar realisasi audit khusus yang dibuat Sub bag. Evalap Mengambil daftar/rekap STL audit khusus yang dibuat Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Menginventarisir dan membuat rekapitulasi seluruh realisasi audit khusus beserta LHA/ STL dan analisis hasil audit khusus serta lampirannya secara lengkap Mengumpulkan bahanbahan kompilasi 1
2 3 4

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Ket. Waktu 1 jam

Output Didapatnya daftar/rekap surat tugas audit khusus

Petugas Pelaksa kompilasi na pada Subbag perenca -naan dan program

Surat tugas audit khusus

Petugas Pelakkompilasi sana pada Subbag Evalap Petugas Pelaksa kompilasi -na pada Subbag Tata Usaha Sekretariat Petugas kompilasi

Rekap realisasi audit khusus

Didapatnya rekap realisasi audit khusus

1 jam

3.

Rekap STL audit khusus

Didapatnya daftar/rekap STL audit khusus

1 jam

4.

Rekap Surat tugas audit khusus, Rekap realisasi audit khusus, Rekap STL audit khusus, STL, BAP dan data pendukung hasil audit

5.

Petugas Pengana- Pelak kompilasi lisis pada sana pada Subbag TU AHP Sekret Internal

Pelaksa na pada TU Itwil

Rekap Surat tugas audit khusus, Rekap realisasi audit

2 Terinventarihari sir dan terselesaikannya rekap surat tugas audit khusus, realisasi audit khusus, LHA/ STL audit khusus dan analisis serta lampirannya secara lengkap 1Min Terkumpulggu nya bahanbahan kompiilasi

295

Pelaksana No Aktivitas 1
2 3 4

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Ket. Waktu

Output

ariat

6.

Membuat kompilasi hasil audit khusus

Petugas kompilasi

7.

8.

9.

10

11.

KasubKabag bag PHP AHP Internal Memperbaiki Petugas kompilasi kompilasi sesuai dengan perbaikan pimpinan Petugas Mencetak, menggandak kompilasi an dan mendistribusi kan kompilasi hasil audit khusus Petugas Mendokumentasikan kompilasi kompilasi hasil audit khusus

Menyerahkan kompilasi pada pimpinan untuk dikoreksi Memeriksa kompilasi

Petugas Kasubkompilasi bag AHP Internal SES

khusus, Rekap STL audit khusus, STL, analisis hasil audit khusus yang sudah dilengkapi dengan informasi tindak lanjutnya, BAP dan data pendukung hasil audit STL, analisis hasil audit khusus yang sudah dilengkapi dengan informasi tindak lanjutnya, BAP dan data pendukung hasil audit Kompilasi hasil audit khusus

Tersusunnya kompilasi hasil audit khusus

2 hari

Kompilasi hasil audit khusus Kompilasi hasil audit khusus

Tersampaikannya kompilasi pada pimpinan Terkoreksinya hasil kompilasi Kompilasi sudah diperbaiki

15 menit

1min ggu

2 hari

Kompilasi hasil audit khusus

Kompilasi hasil audit khusus

Tercetak, tergandakan dan terdistribusikannya kompilasi hasil audit khusus Terdokumentasikannya kompilasi hasil audit khusus

2 hari

1 jam

296

FLOWCHART KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS

Mulai

Meminta daftar surat tugas audit khusus

Meminta daftar realisasi audit khusus

Meminta rekap LHA/STL audit khusus

Menginventarisasi dan membuat rekap realisasi audit khusus, LHA/STL dan dokumen pendukung lainnya

Mengumpulkan bahan kompilasi

Mengkompilasi hasil audit khusus

Menyerahkan hasil kompilasi kepada pimpinan

Ada perbaikan

Memeriksa kompilasi Memperbaiki kompilasi

Tidak ada perbaikan

Mencetak, menggandakan & mendistribusikan kompilasi

Mendokumentasikan kompilasi hasil audit khusus

Selesai

297

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN


Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Pengiriman LHA-STL Kualifikasi Pelaksana: 1. Termasuk dalam anggota DPSTL 2. Memamahami peraturan Kepegawaian 3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data hukuman disiplin. 4. Mempunyai kemampuan dalam menganalisis hukuman disiplin

Peralatan/Perlengkapan: TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat undangan, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja

298

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP pengajuan Anggaran SOP Sidang DPSTL SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif SOP Analisis LHA/STL Khusus SOP Penatausahaan STL SOP Penatausahaan LHA SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit 12. SOP Entry Data hukuman disiplin Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjutnya. 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan sulitnya pemantauan tindak lanjutnya. 3. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkronan data penyelesaian dengan Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Dep. Agama 4. Tanpa adanya koordinasi antara bagianbagian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran data berjalan tidak secara baik, sehingga hasilnya tidak optimal. Pelaksana No. 1. Aktivitas
1 2 3

kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil pemutakhiran

Pencatatan dan Pendataan: Penyelesaian penanganan tindak lanjut hukuman disiplin

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Output Tersiapkannya TOR, SK dan RAB kegiatan Tersiapkan dan tergandakannya bahanbahan pemutakhiran data hukuman disiplin

Waktu 3 hari

Ket.

2.

Menyusun TOR, Panitia SK dan RAB pemutakhiran data hukuman disiplin Menyiapkan dan Panitia menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK

Kasubbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal

Kabag PHP

Tersedianya anggaran

Kabag PHP

3.

4.

Menyiapkan ako- Panitia modasi pelaksanaan pemutakhiran data hukuman disiplin Membuat, mengi- Panitia rimkan dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran Panitia Mengadakan acara pemutakhiran data hukuman disiplin

LHA/STL yang berkaitan dengan temuan hukuman disiplin, Aplikasi hukuman disiplin, Rekapitulasi hukuman disiplin, Bukti TL, ATK RAB kegiatan

3 hari

5.

Surat undangan, bahan pemutakhiran, buku agenda surat keluar Bahan pemutakhiran, bukti TL, berita acara hasil pemutakhiran,

Adanya kepastian akomodasi/ tempat kegiatan Terbuat, terkirim dan terkonfirmasinya undangan dan bahan pemutakhiran Terselenggarakannya acara pemutakhiran hukuman disiplin

3 hari

3 hari

3 hari

299

Pelaksana No. Aktivitas


1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu Ket.

6.

Menyusun laporan Panitia kegiatan, hasil dan pertanggungjawab an keuangan kegiatan pemutakhiran data hukuman disiplin Panitia Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran data hukuman disiplin

Kasubbag Kabag AHP Internal PHP

7.

8.

Mendokumentasik Panitia an hasil pemutakhiran data

9.

Mengadakan eva- Panitia luasi kegiatan pemutakhiran data

Tersusunnya laporan kegiatan, hasil dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemutakhiran Laporan kegiat- Tergandakan dan terdistrian dan hasil busikannya pemutakhiran data hukuman laporan kegiatan dan hasil disiplin pemutakhiran data pada pihak-pihak terkait Laporan yang Terdokumendilampiri detasikannya ngan dokumen- hasil pemutadokumen khiran data terkait hukuman disiplin Laporan yang Terevaluasidilampiri denya kegiatan ngan dokumen- pemutakhiran dokumen terkait

SPPD, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, handycam Laporan yang dilampiri dengan dokumendokumen terkait

3 hari

3 hari

1 jam

2 jam

300

FLOWCHART PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN

Mulai

Menyusun TOR, SK dan RAB

Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK

Menyiapkan akomodasi

Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran

Menyelenggarakan acara pemutakhiran

Menyusun laporan kegiatan & pertanggungjawaban keuangan

Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran

Mendokumentasikan hasil pemutakhiran

Selesai

301

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR


Dasar Hukum: 1. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 6. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 7. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama; Keterkaitan: 1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Pengiriman LHA-STL 3. SOP Riksus 4. SOP Pelaksanaan PKAT 5. SOP Pencairan Anggaran 6. SOP Sidang DPSTL 7. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif 8. SOP Analisis LHA/STL Khusus 9. SOP Penatausahaan STL 10. SOP Penatausahaan LHA 11. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit 12. SOP Entry Data TPTGR Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjutnya. 2. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR menyebabkan sulitnya pemantauan tindak lanjutnya. 3. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR meKualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data TPTGR. 2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi data TPTGR. 3. Mempunyai kewenangan yang ditunjuk oleh pimpinan (tertuang dalam SK Kepanitiaan).

Peralatan/Perlengkapan: TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat undangan, Bahan Arahan Irjen, Bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil pemutakhiran

Pencatatan dan Pendataan: Penyelesaian penanganan tindak lanjut TPTGR

302

4.

nyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkronan data penyelesaian dengan BPK-RI dan Biro Keuangan dan BMN Setjen Dep. Agama. Tanpa adanya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran data berjalan tidak secara baik, sehingga hasilnya tidak optimal. Pelaksana Mutu Baku
3 Persyaratan/ Perlengkapan

No. 1.

Aktivitas Menyusun TOR, SK dan RAB pemutakhiran data TPTGR Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK

Output

Waktu 3 hari

Ket.

Panitia

Kasubbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal

Kabag PHP

2.

Panitia

Kabag PHP

3.

Menyiapkan ako- Panitia modasi pelaksanaan pemutakhiran data TPTGR Membuat, mengirimkan dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran Mengadakan acara pemutakhiran data TPTGR Panitia

4.

5.

Panitia

6.

Menyusun laporan Panitia kegiatan, hasil dan pertanggungjawab an keuangan kegiatan pemutakhiran data TPTGR Menggandakan dan mendistribusikan laporan Panitia

Kasubbag AHP Internal

Kabag PHP

7.

Tersiapkannya TOR, SK dan RAB kegiatan LHA/STL yang Tersiapkan dan tergandakanberkaitan dengan temuan nya bahanTPTGR, Aplika- bahan si TPTGR, Re- pemutakhiran data TPTGR kapitulasi TPTGR, Bukti TL, ATK RAB kegiatan Adanya kepastian akomodasi/ tempat kegiatan Surat undangTerbuat, teran, bahan kirim dan terpemutakhiran, konfirmasinya buku agenda undangan dan surat keluar bahan pemutakhiran Bahan pemuta- Terselenggakhiran, bukti TL, rakannya acara pemutakhiran berita acara TPTGR hasil pemutakhiran, SPPD, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, handycam Tersusunnya Laporan yang dilampiri dengan laporan kegiatan, hasil dan dokumendokumen terkait pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemutakhiran Laporan kegiat- Tergandakan an dan hasil dan terdistribupemutakhiran sikannya lapor-

Tersedianya anggaran

3 hari

3 hari

3 hari

3 hari

3 hari

3 hari

303

Pelaksana No. Aktivitas kegiatan dan hasil pemutakhiran data TPTGR


1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu Ket. an kegiatan dan hasil pemutakhiran data pada pihak-pihak terkait TerdokumenLaporan yang tasikannya dilampiri hasil pemutadengan khiran data dokumendokumen terkait TPTGR TerevaluasiLaporan yang dilampiri dengan nya kegiatan pemutakhiran dokumendokumen terkait data TPTGR

8.

Mendokumentasikan hasil pemutakhiran data

Panitia

1 jam

9.

Mengadakan Panitia evaluasi kegiatan pemutakhiran data

2 jam

304

FLOWCHART PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR


Mulai

Menyusun TOR, SK dan RAB

Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK

Menyiapkan akomodasi

Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran

Menyelenggara acara pemutakhiran

Menyusun laporan kegiatan & pertanggungjawaban keuangan

Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran

Mendokumentasikan hasil pemutakhiran

Selesai

305

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENATAUSAHAAN STL


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SOP Penerimaan Surat Masuk; SOP Pengiriman LHA-STL; SOP Riksus; SOP Pelaksanaan PKAT; SOP Analisis Hasil audit Komprehenshif; SOP Analisis Hasil Audit Khusus; SOP Entry SIMHP. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan tata usaha 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy

Peringatan: Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait menyebabkab penatausahaan STL bejalan tidak rapi dan STL tidak lengkap, sehingga menyulitkan pencarian ketika dibutuhkan Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3

Pencatatan dan Pendataan: STL

Mengambil Pengadmi- Pelaksana pada Subrekap/daftar STL nistrasi bag TU pada Subbag TU STL Sekretariat setiap bulan sekali Mengecek dan menginventari-

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Rekap/daftar Diterimanya STL daftar/rekap STL

Waktu 1 hari

Ket.

2.

Pengadmi- Pelaksana Pelaksana Rekap/daftar nistrasi pada Sub- pada Sub- STL, STL

Terinventarisirnya STL

1 hari

306

No

Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Output Waktu Perlengkapan sir STL yang STL bag TU bag TU yang belum belum masuk Irwil masuk 3. Mengambil STL Pengadmi- Pelaksana Pelaksana Rekap/daftar Diterimanya 1 pada Sub- pada Sub- STL, STL STL oleh yang belum nistrasi minggu masuk di SubSTL bag TU bag TU pengadminisbag AHP InterIrwil trasi STL nal pada Subpada Subbag bag TU SekreAHP Internal tariat atau Subbag TU Irwil 4. Menerima, Pengadmi- Pelaksana Pelaksana STL, buku STL diterima, 1 memeriksa dan nistrasi pada Sub- pada Sub- kendali diperiksa dan jam mencatat STL STL bag TU bag TU dicatat dalam pada buku buku kendali kendali STL STL, Dientrinya 1 5. Mengentri data Pengadmikomputer data STL hari nistrasi STL pada STL aplikasi exel 15 STL, buku TerdistribusiPengadmi- Pengana6. Mendistribusimenit kendali kannya STL lisis pada nistrasi kan STL pada pada Subbag pelaksana anali- STL Pelaksana AHP sis sesuai deanalisis Internal ngan wilayahnya 15 STL dan buku Diterimanya Pengadmi- Tim entri 7. Menerima menit SIMHP kendali STL oleh nistrasi kembali STL PengadminisSTL yang telah trasi STL dientri pada SIMHP, aplikasi hukdis dan aplikasi TPTGR 8. Menyimpan STL PengadmiSTL, filing Tersimpan15 nistrasi kabinet nya STL menit STL 9. Membuat rekap PengadmiKomputer, Terekapnya 1 data STL setiap nistrasi rekap STL data STL hari bulan sekali STL STL, rekap Terpantau1 10. Melakukan pe- Pengadministrasi STL, filling nya keberahari ngecekan fisik STL kabiet daan STL terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan STL secara berkala. 1 Komputer, Sampainya Pengadmi- Kasubbag 11. Membuat hari rekap STL laporan perAHP laporan perkem- nistrasi kembangan Internal STL bangan data data STL STL pada pimpada pinan setiap pimpinan bulan sekali Aktivitas

Pelaksana

Ket.

307

FLOWCHART PENATAUSAHAAN STL

Mulai

Mengambil rekap/daftar STL

Mengecek & menginventarisir STL yang masuk

Mengambil STL yang belum masuk

Menerima, memeriksa dan mencatat STL

Mengentry data STL

Mendistribusikan STL kepada penganalis

Menerima kembali STL yang telah dienty pada SIMHP

Menyimpan STL ARSIP Melakukan pengecekan berkala

Merekapitulasi STL

Membuat laporan kepada pimpinan

Selesai

308

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. SOP Pengiriman LHA-STL SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP Penatausahaan Surat Masuk Bagian PHP SOP Penatausahaan Surat Masuk Subbag AHP Internal SOP entry data SIMHP SOP entry data hukuman disiplin SOP entry data TPTGR Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan tata usaha 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer. 3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan Komputer SIMHP. 4. Mempunyai kemampuan entry data hukuman disiplin dan TPTGR

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, buku kendali

Peringatan: Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis, pemantauan tindak lanjut dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut 1 Pengadmi nistrasi surat masuk pada 2 Pengadministrasi surat masuk SES 3

Pencatatan dan Pendataan: Bukti Tindak Lanjut hasil audit

Mutu Baku 4
Persyaratan/ Perlengkapan

Output

Waktu

Ket

Bukti TL, buku kendali

Bukti penye15 lesaian TL menit diterima dan dicatat

309

Pelaksana No Aktivitas (TL) 2. Menyerahkan bukti TL pada Kabag PHP 1 Bagian PHP Pengadmi nistrasi surat masuk pada Bagian PHP Kabag PHP 2 3 4

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Output

Waktu

Ket

Kabag PHP

Bukti TL

15 Bukti penyemenit lesaian TL diterima oleh Kabag PHP

3.

Menelaah dan memberikan disposisi terhadap bukti TL yang masuk

4.

5.

6.

Menerima dan mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP Memberikan bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP kepada pengadminis trasi surat masuk pada Subbag AHP internal Mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP Menyerahkan bukti TL dan disposisi dari Kabag PHP pada Kasubbag AHP Internal Menelaah dan memberikan dis-

Pengadministrasi surat masuk pada Bagian PHP

1 Bukti penyehari lesaian TL diperiksa dan ditindaklanjuti dengan pemberian disposisi oleh Kabag PHP 15 Bukti penyeBukti TL, menit lembar dispo- lesaian TL, isi disposisi sisi, buku Kabag PHP kendali diterima dan dicatat Lembar disposisi, Bukti TL

Pengadministrasi surat masuk pada Bagian PHP

Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal

Bukti TL, lembar disposisi, buku kendali

15 Bukti penyemenit lesaian TL dan isi disposisi dari Kabag PHP diterima

7.

8.

Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal

Bukti TL, lembar disposisi, buku kendali

15 Bukti penyemenit lesaian TL, isi disposisi Kabag PHP diterima dan dicatat

Kasubbag AHP Internal

Bukti TL, lembar disposisi

15 Bukti penyemenit lesaian TL diterima oleh Kasubbag AHP Internal

Lembar disposisi, Bukti TL

Bukti penyelesaian TL diperiksa

1 hari

310

Pelaksana No Aktivitas posisi terhadap bukti TL yang masuk 1 2 3 4

Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan

Output

Waktu

Ket

Menerima dan mencatat disposisi dan bukti TL dari Kasubbag AHP Internal 10. Mendistribusikan bukti TL sesuai disposisi

9.

Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal

Kasubbag AHP Internal

Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali

Penganalisis yang memegang wilayahnya

Pelaksana yang ditunjuk pimpinan

Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali

11. Memenuhi disposisi pimpinan

Pengana- Pelaksalisis pada na yang Subbag ditunjuk AHP Inter- pimpinan nal Pengana- Tim entry Tim entry 12. Mengirim bukti TL pada lisis pada data SIM- data HukHP dis tim entry data Subbag AHP SIMHP dan tim entry data Internal hukuman disiplin jika terdapat TL yang terkait dengan hukuman disiplin serta pada tim entry data TPTGR jika terkait dengan TL TPTGR 13. Menyimpan Tim entry Tim entry Tim entry bukti TL data SIM- data Huk- data TPTGR dis HP 14. Melakukan Tim entry Tim entry Tim entry pengecekan data TPdata data fisik terhadap TGR Hukdis SIMHP
keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen TL secara berkala.

Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali Tim entry data TPTGR Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali

dan ditindaklanjuti dengan pemberian disposisi oleh Kasubbag AHP Internal 15 Bukti penyemenit lesaian TL dan disposisi Kasubbag AHP Internal diterima dan dicatat 15 Diterimanya bukti penye- menit lesaian TL dan lembar disposisi oleh penganalsis dan pelaksana lain yang ditunjuk oleh pimpinan Terpenuhi1 nya dispohari sisi pimpinan

Bukti TL diterima oleh Tim entry data SIMHP, Hukdis dan TPTGR

15 menit

Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali

Tersimpannya bukti TL Terpantaunya dokumen TL

15 menit 1 hari

311

FLOWCHART PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT


Mulai

Menerima dan mencatat bukti tindak lanjut (TL)

Menyerahkan bukti TL pada Kabag PHP

Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi

Menerima dan mencatat disposisi Kabag PHP dan bukti TL

Memberikan disposisi Kabag dan bukti TL pada Subbag AHP Internal

Mencatat bukti TL dan disposisi dalam buku kendali di Subbag AHP Internal

Menyerahkan bukti TL pada Kasubbag AHP Internal

Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi

Menerima dan mencatat disposisi Kasubbag AHP Internal dan bukti TL

Mendistribusikan bukti tindaklanjut sesuai disposisi

Memenuhi disposisi pimpinan

Mengirim bukti tindak lanjut kepada tim entry data SIMHP, Hukdis dan atau TPTGR

Melakukan pengecekan secara berkala dokumen TL

Menyimpan bukti tindak lanjut

SELESAI

312

Lampiran8

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG AHP EKSTERNAL DAN DUMAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

SOP Analisis BPKP SOP Pemutakhiran BPKP SOP Tindak Lanjut BPKP SOP Analisis BPK SOP Pemutakhiran BPK SOP Pra Pemutakhiran BPK SOP Tindak Lanjut BPK SOP Penanganan Dumas Non TP 5000 SOP Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000 SOP Pemutakhiran Dumas TP 5000 SOP Penanganan Dumas TP 5000 SOP Tindak Lanjut Dumas TP 5000

313

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Tindak lanjut BPK-RI SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas SOP Pembuatan Surat dinas Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. Meja, kursi,ATK Komputer PC Lemari arsip LHP-BPK-RI temuan

Peringatan: 1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan menyulitkan penyelesaian tindak lanjut atas rekomendasi BPK-RI; 2. Tanpa adanya analisis LHP BPK-RI sulit diketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi Hasil pemeriksaan BPKRI; 3. Tanpa adanya analisis Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) BPK-RI tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas Mengadministrasikan LHP BPK-RI 1 Kabag PHP 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas 3

Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan jenis temuan, nilai penyebab, akibat dan rekomendasi;

Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan 1. LHP-BPKRI 2. Buku agenda surat masuk 1. LHP BPKRI 2. Komputer PC 3. Form Output Waktu Ket.

Pelaksana pengolah LHP BPKRI Pelaksana pengolah LHP BPKRI

LHP BPK-RI 15 teradministra- Menit sikan dengan baik Tersusunnya hasil analisis LHP BPK-RI 1 hari

2.

Menganalisis LHP BPK-RI

Kabag PHP

314

Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan analisis BPK-RI 1. Surat pengantar distribusi hasil analisis LHP BPKRI 2. Hasil anali sis LHP BPK-RI 3. Buku agen da surat ke luar 1. Lemari arsip 2. Hasil Anali sis LHP BPKRI.

Mutu Baku Output Waktu Ket.

3.

Mendistribusikan hasil analisis LHP BPK-RI

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPKRI

4.

Mendokumentasikan Hasil Analisis LHP BPK-RI

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPKRI

Terdistribusi1 kannya hasil hari analisis LHP BPK-RI ke stakeholder (BPK-RI, Menag, Sekjen, Irjen, Sekre-taris, para Irwil, audit-an, unit kerja terkait) Terdokumen- 15 tasikannya Menit hasil analisis LHP-BPK-RI dengan baik.

315

FLOWCHART SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MULAI

MENGADMINISTRASIKAN LHP-BPK-RI

MENGANALISIS LHP-BPK-RI

MENDISTRIBUSIKAN HASIL ANALISIS LHP BPK-RI

MENDOKUMENTASI HASIL ANALISIS LHP-BPK-RI

SELESAI

316

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelsaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPKP 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP.

Peralatan/Perlengkapan: 1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip 2. Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP atau hasil pengawasan BPKP 3. Program SIM-HP BPKP Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan jenis temuan, nilai penyebab, akibat dan rekomendasi; temuan

Peringatan: 1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas temuan dan rekomendasi BPKP; 2. Tanpa adanya analisis hasil pengawasan BPKP sulit diketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi hasil pengawasan BPKP; 3. Tanpa adanya analisis atas Laporan Hasil Audit (LHA) BPKP mengakibatkan temuan tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana

NO 1.

Aktifitas Mendapatkan data/laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP dari Pusinfowas BPKP

1 Kabag PHP

2.

Mengadministrasikan Laporan Tri wulan hasil peng-

Kabag PHP

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Surat Tersedianya 2 AHP Eks- pengolah tugas data laporan hari ternal dan hasil 2. Buku Tri wulan Dumas pengawas agenda hasil pengan BPKP surat ma- awasan suk BPKP berupa hardcopy dan softcopy 15 TeradminisKasubbag Pelaksana 1. LHAmenit trasikannya BPKP AHP Eks- pengolah laporan tri 2. Buku ternal dan hasil

Ket.

317

Pelaksana NO Aktifitas awasan BPKP 1 2 Dumas 3 pengawas an BPKP

3.

4.

Mengentry/Mendo wnload ke dalam SIM-HP BPKP atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

Pelaksana pengolah hasil pengawas an BPKP

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah hasil pengawas an BPKP

5.

Mendokumentasi- Kabag PHP kan Analisis hasil pengawasan BPKP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah hasil pengawas an BPKP

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan wulan atas agenda hasil pengsurat awasan masuk BPKP dengan baik 1. Laporan Terinputnya 1 Tri wulan Analisis hasil hari hasil audit pengawasan 2. Komputer BPKP PC 3. SIM-HP BPKP 1. Surat Hasil analisis 1 pengantar hasil penghari distribusi awasan hasil ana- BPKP terdislisis hasil tribusikan ke pengastakeholder wasan (Menag, BPKP Sekjen, Irjen, 2. Hasil Sekretaris, analisis para Irwil, hasil pe- auditan) ngawasan BPKP 3. Buku agenda surat keluar 15 Analisis hasil 1. Lemari pengawasan Menit arsip BPKP ter2. Analisis dokumenhasil pengawas tasikan an BPKP. dengan baik.

Ket.

318

FLOWCHART SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP

MULAI

Mendapatkan data/laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP dari Pusinfowas

Mengadministrasikan Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

Mengentry/Mendownload ke dalam SIM-HP BPKP atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP

Mendokumentasi Analisis atas hasil pengawasan BPKP/Laporan triwulan BPKP

SELESAI

319

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPKP 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP

Peralatan/Perlengkapan: 1. TOR kegiatan 2. SK kegiatan 3. RAB 4. SPPD 5. Surat undangan 6. Bahan Arahan Irjen 7. Bahan Laporan panitia 8. Materi Narasumber 9. ATK,Laptop,printer, peralatan soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data BPKP 11. Ruang Rapat Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pengawasan BPKP menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas temuan dan saran BPKP; 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pengawasan BPKP menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada BPKP dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama maupun auditan. Pelaksana NO 1. Aktifitas Menghimpun Bahan Pemutakhiran Data BPKP 1 Kabag PHP

Mutu Baku Output Waktu Ket.

Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak lanjut atas AHP Eks- pengolah LHA-BPKP ternal dan hasil pengawas 2. Buku agenDumas da surat an BPKP masuk

Tindak lanjut 1 hari atas rekomendasi BPKP terhimpun dengan baik

320

Pelaksana NO 2. Aktifitas Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB 1 Kabag PHP Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Jumlah peserta AHP Eks- pengolah 2. Tersedia ternal dan hasil anggaran pengawas Dumas an BPKP 1. Surat undangan 2. Bahan pemutakhiran 3. Buku agenda surat keluar

Mutu Baku Output Tersusunnya TOR, SK kegiatan, dan RAB Surat undangan di buat dan tersampaikan kepada para peserta rapat. Terselenggaranya pemutakhiran data BPKP Waktu Ket. 1 hari

3.

Membuat undangan pemutakhiran data BPKP antara Inspektorat Jenderal dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan Menyelenggaraka n pemutakhiran data BPKP

Panitia

1 hari

4.

Panitia

Panitia Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

Penggandaan dan Panitia pendistribusian hasil pemutakhiran data BPKP

Mendokumentasi- Kabag kan Hasil PHP pemutakhiran data BPKP

1. Ruang rapat 2. Bahan pemutakhiran 3. ATK 4. Laptop, printer, proyektor, mesin fotocopy, handycam, sound sistem 5. Program SIM-HP BPKP 1. Hasil pemutakhiran data BPKP 2. Berita Acara pemutakhiran 3. Bukti-bukti penggunaan anggaran. 4. SPPD 1. Hasil pemutakhiran data BPKP 2. Surat pengantar pengiriman 3. Berita Acara pemutakhira n data. Kasubbag Pelaksana 1. Lemari arsip AHP Eks- pengolah 2. Dokumen ternal dan hasil hasil pemuDumas pengawas takhiran data an BPKP BPKP.

3 hari

Tersusunnya laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

2 hari

Terdistribu sikannya hasil pemutakhiran data BPKP kepada para auditan

2 hari

Terdokumen 30 tasi dengan Menit baik hasil pemutakhiran data BPKP.

321

FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP

MULAI

Menghimpun Bahan Pemutakhiran Data BPKP

Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB

Membuat undangan pemutakhiran data BPKP antara Inspektorat Jenderal dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan

Mengadakan acara pemutakhiran data BPKP

Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

Penggandaan dan pendistribusian hasil pemutakhiran data BPKP

Pendokumentasian hasil pemutakhiran data BPKP

SELESAI

322

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000


Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut Dumas 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Data Dumas TP 5000. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Kementrian Negara PAN

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. TOR kegiatan SK kegiatan RAB SPPD Surat undangan Bahan Arahan Irjen Bahan Laporan panitia Materi Nara sumber ATK, Laptop, printer, peralatan soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data Dumas TP5000 11. Ruang Rapat. Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian penanganan pengaduan masyarakat TP 5000.

Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut surat pengaduan masyarakat; 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada Kementrian Negara PAN dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama maupun auditan. Pelaksana NO Aktifitas 1 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Mutu Baku 3 Persyaratan/ Perlengkapan 1. Bukti tindak lanjut atas penangana n pengaduan masyarakat TP Output Waktu Ket.

Kabag 1. Menghimpun PHP Bahan Pemutakhiran penanganan pengaduan masyarakat TP 5000

Pelaksana pengolah Surat Dumas

1 Bukti tindak hari lanjut atas penanganan pengaduan masyarakat

323

Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan 5000 2. Buku agenda surat masuk

Mutu Baku Output Waktu Ket.

2. Menyusun TOR, SK Kegiatan dan RAB

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas

1. Jumlah peserta 2. Tersedia anggaran 1. Surat undangan 2. Bahan pemutakhiran 3. Buku agenda surat keluar

3. Membuat surat Panitia undangan pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 kepada Kementrian Negara PAN dan peserta. Panitia 4. Mengadakan pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000

TP 5000 sebagai bahan pemutakhiran terhimpun dengan baik Tersusun1 nya TOR, hari SK kegiatan, dan RAB Surat unda- 1 ngan dibuat hari dan tersampaikan kepada para peserta.

Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

Panitia

Penggandaan dan Panitia pendistribusian hasil pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000

3 1. Ruang rapat Terseleng hari 2. Bahan pe- garanya mutakhiran pemutakhiran 3. ATK 4. Laptop, prin- data ter, proyek- penangan tor, mesin an pengaduan fotocopy, handycam, masyarakat TP sound 5000 sistem 1. Hasil rapat Tersusun2 pemutakhi- nya lapohari ran data ran Dumas TP kegiatan 5000 dan 2. Berita Acara pertangpemutakhir- gungjawaan ban 3. Bukti-bukti keuangan penggunaan anggaran. 4. SPPD 2 1. Hasil pemu- Terdistribuhari sikannya takhiran data pe- hasil pemutakhiran nanganan pengaduan data pemasyarakat nanganan pengaduan TP 5000 2. Surat peng- masyarakat antar pengi- TP 5000 riman hasil kepada pemutakhir- stakeholder an data Du- (Menag, mas TP 5000 Irjen, Sek3. Berita Acara retaris, pemutakhir- Irwil, Ke

324

Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan an data. Penanganan pengaduan masyarakat TP 5000

Mutu Baku Output Waktu Ket.

MendokumentasiKabag kan hasil pemutaPHP khiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas

1. Lemari arsip 2. Dokumen hasil rapat pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000.

mentrian Negara PAN, instansi ter lapor dan instansi terkait lainnya) Terdoku30 mentasikan Menit nya hasil rapat pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 dengan baik

325

FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000


MULAI

MENGHIMPUN BAHAN PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN, DAN RAB

MEMBUAT SURAT UNDANGAN PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000 KEPADA KEMENTRIAN NEGARA PAN DAN PESERTA

MENGADAKAN ACARA PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP5000

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

PENDOKUMENTASIAN HASIL PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000

SELESAI

ARSIP

326

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. TOR kegiatan SK kegiatan RAB SPPD Surat undangan Bahan Arahan Irjen Bahan Laporan panitia Materi Nara sumber ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data BPK-RI 11. Ruang Rapat Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas saran BPK-RI; 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada BPK-RI dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.

327

Pelaksana NO 1. Aktifitas 1 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Kabag Menghimpun Bahan Pemuta- PHP khiran Data BPKRI

2.

Menyusun TOR Kabag dan SK Kegiatan, PHP RAB Membuat undang- Panitia an pemutakhiran data BPK-RI kepada BPK-RI dan peserta

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

3.

4.

Mengadakan rapat Panitia pemutakhiran data BPK-RI

Penyusunan lapor- Panitia an kegiatan dan pertanggungjawab an keuangan

Penggandaan dan Panitia pendistribusian laporan hasil rapat pemutakhiran data BPK-RI

Mendokumentasi- Kabag kan laporan hasil PHP

Kasubbag AHP Eks-

Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Waktu Perlengkapan Pelaksana 1. Bukti 1 Tindak lanjut tindak pengolah atas reko- hari lanjut atas mendasi LHP BPKLHP-BPK- BPK-RI terRI RI himpun dengan baik 2. Buku agenda surat masuk Tersusun1 Pelaksana 1. Jumlah nya TOR, SK hari pengolah peserta kegiat-an, LHP BPK- 2. Tersedia anggaran dan RAB RI 1. Surat Surat unda1 undangan dibuat hari ngan dan tersam2. Bahan pe- paikan kemutakhipada para ran peserta ra3. Buku pat. agen-da surat keluar 3 Terseleng1. Ruang hari garanya rapat. 2. Bahan pe- rapat pemutakhiran data muBPK-RI takhiran 3. ATK 4. Laptop, printer, proyektor, mesin fotocopy, handycam, sound sistem 2 1. Hasil Tersusunnya hari rapat laporan pemutakegiatan dan khiran pertanggungdata BPK- jawaban RI keuangan 2. Bukti-bukti penggunaan anggaran. 3. SPPD 1. Hasil Terdistribu2 rapat sikannya hari pemutahasil rapat khiran pemutakhirdata BPK- an data BPKRI RI kepada 2. Surat para auditan, pengantar Irwil, Sekretaris. Pelaksana 1. Lemari Terdoku15 pengolah arsip mentasi Menit

Ket.

328

NO

Aktifitas rapat pemutakhiran data BPK-RI

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan ternal dan LHP BPK- 2. Dokumen dengan baik rapat Dumas RI hasil rapat hasil pemutakhirpemutaan data BPKkhiran data BPK- RI. RI.

Pelaksana

Ket.

329

FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


MULAI

MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB

MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA AUDITOR BPK DAN PESERTA

MENGADAKAN ACARA RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENDOKUMENTASIAN LAPORAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

SELESAI

ARSIP

330

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri PAN Nomor Per/05/M.PAN/ 4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut Dumas SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: Mempunyai kemampuan analis Penanganan Dumas Non TP 5000;

Peralatan/Perlengkapan: 1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip 2. Surat pengaduan masyarakat 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan terhadap surat pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan dan tidak mengandung kadar pengawasan. 2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan surat pengaduan masyarakat yang dilakukan audit khusus

Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat; 2. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan menghambat terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN). 3. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif menghambat terciptanya koordinasi yang baik antar instansi pemerintah dalam penanganan pengaduan masyarakat. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Mutu Baku Output Waktu Ket.

Mengadministra Kabag PHP sikan surat pengaduan masyarakat melalui Non TP 5000

2.

Penelaahan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Persyaratan/ 3 Perlengkapan Pelaksana 1. Surat Dumas pengolah non TP Surat 5000 Dumas 2. Buku eksnon TP pedisi 5000 surat masuk Pelaksana 1. Surat Dupengolah mas non Surat DuTP 5000 mas Non 2. Komputer TP 5000 PC

15 Teradministrasikan menit nya surat pengaduan masyarakat dengan baik Tersusun- 1 hari nya telaahan terhadap surat Dumas yang

331

Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output berkadar pengawasan dan tidak berkadar pengawasan Terdokumentasikannya surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan Terpenuhin ya usul audit khusus terhadap hasil telaahan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 Tersusunnya surat klarifkasi terhadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 Terkirimnya surat klarifikasi dumas kepada pimpinan satker terlapor Terinputnya surat dumas non TP 5000, surat klarifikasi dan telaahan usulan Riksus kedalam SIM HP dumas Terdokume ntasikannya surat Waktu Ket.

3.

Mendokumentasikan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan

Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP 5000

1. Surat Dumas yang tidak berkadar pengawasan 2. Lemari arsip

15 menit

4.

Mengusulkan Kabag audit khusus ter- PHP hadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang berkadar pengawasan kepada Inspektur Jenderal Membuat surat klarifikasi terhadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang berkadar pengawasan Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan satker terlapor yang punya kewenanganan menindaklanjuti Mengentry surat pengaduan masyarakat ke SIM dumas Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP5000

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP 5000

1. Surat dumas non TP 5000 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Surat tugas Riksus 4. Buku ekspedisi surat keluar 1. Surat Dumas non TP 5000 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Komputer

5-7 hari

2 jam

Pelaksana pengolah surat Dumas Non TP 5000

Subbag Tata Usaha

Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP 5000

1. Surat Dumas non TP 5000 2. Surat klarifikasi 3. Buku ekspedisi surat keluar 1. Surat Dumas non TP 5000 2. Surat klarifikasi 3. Telaahan usulan Riksus

15 menit

30 menit

Mendokumenta- Kabag PHP sikan surat Dumas, surat

Kasubbag AHP Eksternal dan

Pelaksana pengolah surat Du-

1. Lemari arsip 2. Surat Du-

15 Menit

332

Pelaksana NO Aktifitas klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus 1 2 Dumas 3 mas Non TP 5000 Persyaratan/ Perlengkapan mas, surat klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus.

Mutu Baku Output dumas non TP 5000, surat klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus dengan baik. Waktu Ket.

333

FLOWCHART SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TROMOL POS 5000


MULAI

Mengadministrasikan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000

Penelahaan Surat dumas non TP 5000

Mendokumentasikan surat dumas non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan

Mengusulkan Audit Khusus Terhadap Surat Dumas non TP 5000 yang Berkadar Pengawasan

Membuat surat klarifikasi terhadap surat Dumas non TP 5000 yang berkadar pengawasan

Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan satker yang punya kewenanganan menindaklanjuti

Mengentry dalam SIM-HP Dumas

Mendokumentasi Surat Dumas non TP 5000, surat klarifikasi, telaahan usulan Riksus dan surat tugas Riksus

SELESAI

334

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000


Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut Dumas SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: Mempunyai kemampuan analis Penanganan Dumas TP 5000.

Peralatan/Perlengkapan: 1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip 2. Surat pengaduan masyarakat 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan terhadap surat pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan dan tidak mengadung kadar pengawasan. 2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan surat pengaduan masyarakat yang dilakukan audit khusus

Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat; 2. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan menghambat terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN). 3. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif menghambat terciptanya koordinasi yang baik antar instansi pemerintah dalam penanganan pengaduan masyarakat. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1

Mutu Baku Output Teradministrasikannya surat pengaduan masyarakat dengan baik Tersusunnya telaahan terhadap Waktu 15 menit Ket.

MengadminisKabag trasikan surat PHP pengaduan masyarakat melalui TP 5000 Penelahaan surat pengaduan masyarakat Kabag PHP

2.

Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Surat AHP Eks- pengolah Dumas 2. Buku ternal dan Surat agenda Dumas Dumas surat masuk Kasubbag Pelaksana 1. Surat AHP Eks- pengolah Dumas ternal dan Surat 2. Komputer

1 hari

335

Pelaksana NO Aktifitas melalui TP 5000 1 2 Dumas 3 Dumas

3.

Mendokumentasikan surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan Mengusulkan audit khusus terhadap terhadap surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang berkadar pengawasan kepada Inspektur Jenderal Membuat surat klarifikasi terhadap surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang berkadar pengawasan Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan Satker yang punya kewenangan menindaklanjuti Membuat rekapitulasi atas penanganan Dumas TP 5000

Pelaksana pengolah surat Dumas

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan PC surat Dumas yang berkadar pengawasan dan tidak berkadar pengawasan 1. Surat DuTerdokumen 15 mas yang tasikannya menit tidak bersurat Dumas kadar peng- yang tidak awasan mengan2. Lemari ar- dung kadar sip pengawasan 1. Surat Dumas 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Surat tugas Riksus 4. Buku agenda surat keluar 1. Surat Dumas 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Komputer Terpenuhinya usul audit khusus terhadap hasil telaahan surat Dumas 5-7 hari

Ket.

4.

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas

Tersusunnya surat klarifkasi terhadap surat Dumas

2 jam

Pelaksana pengolah Surat Dumas

Subbag Tata Usaha

1. Surat Dumas 2. Surat klarifikasi 3. Buku agenda keluar 1. Tindak lanjut atas Dumas TP 5000 2. Komputer PC 1. Lemari arsip 2. Surat Dumas, surat klarifikasi, telaahan usulan audit khusus.

Terkirimnya surat klarifikasi kepada pimpinan Satker terlapor

1 jam

Pelaksana pengolah Surat Dumas

Mendokumenta- Kabag PHP sikan surat pengaduan Masyarakat TP 5000, surat klarifikasi, dan telaahan usulan audit khusus

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah Surat Dumas

3 Tersusunjam nya rekapitulasi penanganan Dumas TP 5000 Terdokumen- 15 Menit tasi surat Dumas, surat klarifikasi, dan telaahan audit khusus.

336

FLOWCHART SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000

MULAI

MENGADMINISTRASIKAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

PENELAHAAN SURAT DUMAS TP 5000

MENDOKUMENTASIKAN SURAT DUMAS TP 5000 YANG TIDAK BERKADAR PENGAWASAN

MENGUSULKAN AUDIT KHUSUS TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000 YANG BERKADAR PENGAWASAN

MEMBUAT SURAT KLARIFIKASI TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000 YANG BERKADAR PENGAWASAN

MENGIRIM SURAT KLARIFIKASI KEPADA SATKER YANG PUNYA KEWENANGANAN MENINDAKLANJUTI

MENGENTRY KE DALAM SIM-HP DUMAS

MEMBUAT REKAPITULASI ATAS PENANGANAN DUMAS TP 5000 ARSIP SIMDUMAS

MENDOKUMENTASIKAN

SELESAI

337

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawas-an di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI

Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. TOR kegiatan SK kegiatan RAB SPPD Surat undangan Bahan Arahan Irjen Bahan Laporan panitia Materi Nara sumber ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pra pemutakhiran data BPK-RI 11. Ruang Rapat Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Peringatan: 1. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas saran BPK-RI; 2. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian di auditan dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.

338

Pelaksana NO Aktifitas 1 Kabag PHP 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas 3 Pelaksana pengolah LHP BPKRI

1. Menghimpun Bahan Rapat Pra Pemutakhiran Data BPK-RI

2. Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB 3. Membuat surat undangan rapat pra pemutakhiran data BPK-RI kepada auditan dan peserta rapat

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPKRI

Panitia

4. Mengadakan rapat pra pemutakhiran data BPK-RI

Panitia

Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan

Panitia

Penggandaan dan pendistribusian laporan hasil rapat pra pemutakhiran data BPK-RI

Panitia

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Tindak lanjut 1. Bukti hari atas rekotindak mendasi lanjut BPK-RI teratas himpun LHPdengan baik BPK-RI 2. Buku agenda surat masuk 1 Tersusunnya 1. Jumlah hari TOR, SK kepeserta giatan, dan 2. Tersedia anggaran RAB 1 1. Surat un- Surat undahari ngan dibuat dangan dan tersam2. Nota paikan kepa Dinas da para 3. Bahan peserta rapat. pra pemutak hiran 4. Buku agenda surat keluar 1. Ruang rapat Terselengga3 2. Bahan pra ranya rapat hari pemutakhi- pra pemutaran khiran data 3. ATK BPK-RI 4. Laptop, prin ter, proyektor, mesin fotocopy, handycam, peralatan sound sis tem 2 1. Hasil rapat Tersusunnya hari pra pemuta- laporan kekhiran data giatan dan pertanggungBPK-RI 2. Bukti-bukti jawaban penggunaan keuangan anggaran. 3. SPPD 2 1. Laporan ha- Terdistribusisil rapat pra kannya lapor- hari pemutakhi- an hasil rapat ran data pra pemutakhiran data BPK-RI 2. Surat pe- BPK-RI kepada stakeholngantar 3. Buku ekspe- der (Irjen, disi keluar. Sekretaris, Irwil, auditan, dan instansi terkait)

Ket.

339

NO 7

Aktifitas Mendokumentasikan Laporan hasil rapat pra pemutakhiran data BPKRI

1 Kabag PHP

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Lemari arsip Terdokumen30 tasikannya AHP Eks- pengolah 2. Dokumen Menit hasil rapat laporan hasil ternal dan LHP BPKRI Dumas pra pemuta rapat pra pemutakhiran data khiran data BPK-RI dengan BPK-RI. baik

Pelaksana

Ket.

340

FLOWCHART SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


MULAI

MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB

MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA AUDITAN DAN PESERTA RAPAT

MENGADAKAN ACARA RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI

PENDOKUMENTASIAN HASIL RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI ARSIP

SELESAI

341

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut BPK-RI SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. Bukti tindak lanjut atas saran BPK-RI Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Peringatan: 1. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas rekomendasi BPK-RI; 2. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI sulit diketahui penyelesaian atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi; 3. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI menyebabkan penyelesaian rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas Mengadministrasikan Tindak Lanjut atas LHP BPK-RI

Mutu Baku Output Waktu Ket.

Persyaratan/ 1 2 3 Perlengkapan Kabag PHP Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tinAHP Eks- pengolah dak lanjut ternal dan LHP BPKatas LHPDumas RI BPK-RI

Tindak 15 lanjut atas Menit rekomenda si BPK-RI

342

Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3

2.

Menganalisis bukti Kabag PHP tindak lanjut atas LHP BPK-RI

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPKRI

3.

Mendistribusikan Kabag Laporan hasil ana- PHP lisis tindak lanjut atas LHP BPK-RI

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPKRI

4.

Mendokumentasikan Laporan Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHP BPK-RI

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah LHP BPKRI

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 2. Buku agen- teradminisda surat trasikan dengan masuk baik 1. Bukti tin- Terinputdak lanjut nya tindak atas LHP lanjut dan tersusunBPK-RI 2. Komputer nya laporan hasil PC 3. Form ana- analisis lisis BPK- tindak lanjut atas reRI komendasi BPK-RI 1. Surat peng- Hasil analisis LHP antar distriBPK-RI ter busi hasil distribusianalisis tinkan ke dak lanjut atas LHP stakeholder (Menag, BPK-RI 2. Laporan hasil Sekjen, Irjen, Sekanalisis tindak lanjut retaris, para Irwil, auditatas LHP an dan BPK-RI 3. Buku ageninstansi terkait lainnya) da surat ke luar 1. Lemari arsip Laporan 2. Laporan ha- hasil analisil analisis sis tindak tindak lanjut lanjut atas atas LHP LHP-BPKRI terdokuBPK-RI. mentasi dengan baik.

Waktu Ket.

1 hari

1 hari

15 Menit

343

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI


MULAI

MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

MENGANALISIS BUKTI TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP BPK-RI

MENDOKUMENTASIKAN LAPORAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI

SELESAI

344

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut BPKP SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip 2. Bukti tindak lanjut atas temuan dan rekomendasi BPKP 3. Program SIM-HP BPKP Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;

Peringatan: 1. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas temuan dan rekomendasi BPKP; 2. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP sulit diketahui penyelesaian atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi; 3. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP menyebabkan penyelesaian rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1

Mutu Baku Output Waktu Ket.

Mengadminis- Kabag trasikan Tindak PHP Lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti AHP Eks- pengolah tindak ternal dan hasil pelanjut atas Dumas ngawasan hasil pengBPKP awasan BPKP 2. Buku agenda surat masuk

Tindak lanjut 15 Menit atas rekomendasi BPKP teradministrasikan dengan baik

345

Pelaksana NO 2. Aktifitas Menganalisis Tindak Lanjut atas hasil pengawasan BPKP 1 Kabag PHP 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas 3 Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP Persyaratan/ Perlengkapan 1. Bukti tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP 2. Komputer PC/ laptop 3. Program SIM-HP BPKP 1. Berkas tindak lanjut 2. Komputer PC 3. SIM-HP BPKP 1. Surat pengantar distribusi hasil analisis tindak lanjut atas LHA BPKP 2. Hasil analisis tindak lanjut atas LHA BPKP 3. Buku agenda surat keluar 1. Lemari arsip 2. Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHA BPKP.

Mutu Baku Output Teranalisisnya berkas tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP Waktu 1 hari Ket.

3.

Mengentry tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP

4.

Mendistribusi- Kabag kan/melakukan PHP konfirmasi hasil analisis tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP

5.

Mendokumentasikan Analisis Tindak Lanjut hasil pengawasan BPKP

Kabag PHP

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP

Terinput-nya Analisis tindak lanjut hasil pengawasan BPKP Hasil analisis tindak lanjut hasil pengawasan BPKP terdistribusikan ke stakeholder (Menag, Sekjen, Irjen, Sekretaris, para Irwil, Pusinfowas BPKP, auditan) Hasil analisis tindak lanjut atas LHABPKP terdokumentasi dengan baik.

1 hari

15 Menit

346

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP

MULAI

Mengadministrasikan Tindak Lanjut Atas hasil pengawasan BPKP

Menganalisis Tindak Lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Mengentry tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP

Mendistribusikan/melakukan Konfirmasi Hasil Analisis Tindak lanjut atas LHA BPKP

Mendokumentasikan Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHA-BPKP

SELESAI

347

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri PAN No: Per/05/M.PAN/4/ 2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut Dumas SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Pihak terkait.

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip 2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan masyarakat Non TP 5000 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000;

Peringatan: 1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000; 2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit diketahui penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000; 3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menyebabkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000 tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas Mengadministrasikan tindak lanjut jawaban/ hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat Non TP 5000 1 Kabag PHP

Mutu Baku Output Waktu Ket.

Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak lanjut atas AHP Eks- pengolah Dumas Non ternal dan Surat TP 5000 Dumas Dumas 2. Buku ekspedisi surat masuk Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Pelaksana 1. Bukti tindak lanjut atas pengolah Dumas Non Surat TP 5000 Dumas 2. Komputer PC/latop 3. Program SIM-HP

2.

Menganalisis tindak Kabag lanjut jawaban/hasil PHP klarifikasi atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

15 Tindak lanjut atas Menit Dumas Non TP 5000 teradministra sikan dengan baik 1 Hasil analisis tindak hari lanjut atas Dumas Non TP 5000

348

Pelaksana NO Aktifitas 1 Kabag PHP Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Dumas Kasubbag Pelaksana 1. Tindak lanjut atas Dumas AHP Eks- pengolah Non TP 5000 ternal dan Surat 2. Program SIMDumas Dumas HP Dumas 3. Komputer PC

Mutu Baku Output Terinputnya hasil tindak lanjut atas penyelesaian Dumas Non TP 5000 terentry dengan baik Tersusun dan terkirimnya surat jawaban Itjen ke BKN, KPK, dll Tersusunn ya rekapitulasi penyelesaian atas Dumas Non TP 5000 Terdokum entasikannya penyelesaian tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000 Waktu Ket. 1 hari

3.

Mengentry tindak lanjut ke SIM-HP Dumas

4.

Membuat surat Kabag jawaban ke Instansi PHP terkait atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat Non TP 5000

Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas

Pelaksana 1. Surat jawaban pengolah Itjen atas hasil Surat tindak lanjut Dumas Dumas Non TP 5000 2. Buku ekspedisi surat keluar 1. Tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000 2. Komputer PC

1 jam

5.

Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Pelaksana pengolah Surat Dumas

1 jam

6.

Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Pelaksana pengolah Surat Dumas

1. Lemari arsip 2. Hasil tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000

20 Menit

349

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT NON TROMOL POS 5000
MULAI

Mengadministrasikan Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Menganalisis Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Mengentry tindak lanjut ke SIM-HP Dumas

Membuat surat jawaban ke Instansi terkait atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat Non TP 5000

Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000

SELESAI

350

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000


Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah. Keterkaitan: 1. SOP Pembuatan Surat Dinas 2. SOP Tindak lanjut Dumas 3. SOP Penyajian Data 4. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Tindak Lanjut Dumas TP 5000. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Pimpinan terkait.

Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip 2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan masyarakat TP 5000 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000;

Peringatan: 1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000; 2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit diketahui penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000; 3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menyebabkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000 tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1

Mutu Baku Output Waktu Ket.

Mengadministrasikan Kabag tindak lanjut jawaban/ PHP hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat TP 5000

2.

Kabag Menganalisis tindak PHP lanjut jawaban/hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat TP 5000

Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak AHP Eks- pengolah lanjut atas ternal dan Surat Dumas TP Dumas Dumas 5000 2. Buku agenda surat masuk Kasubbag Pelaksana 1. Bukti AHP Eks- pengolah tindak ternal dan Surat lanjut atas Dumas Dumas Dumas TP 5000

15 Teradmini strasikan- Menit nya tindak lanjut atas Dumas TP 5000 dengan baik 1 Teranalihari sisnya hasil tindak lanjut atas

351

Pelaksana NO Aktifitas 1 Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan 2. Komputer PC/latop 3. Program SIM-HP Dumas Kasubbag Pelaksana 1. Tindak lanAHP Eks- pengolah jut atas duternal dan Surat mas TP Dumas Dumas 5000 2. Program SIM-HP Dumas 3. Komputer PC Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Pelaksana pengolah Surat Dumas

Mutu Baku Output Dumas TP 5000 Waktu Ket.

3.

Mengentry tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000 ke SIM-HP Dumas

Kabag PHP

4.

Membuat surat jawaban ke Menteri Negara PAN atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat TP 5000

Kabag PHP

5.

Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000

Pelaksana pengolah Surat Dumas

6.

Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000

Pelaksana pengolah Surat Dumas

Terinput1 nya hasil hari tindak lanjut atas penyelesai an Dumas TP 5000 terentry dengan baik 1. Surat Tersusun 1 jawaban dan terjam Itjen atas kirimnya hasil tindak surat lanjut jawaban Dumas TP Itjen ke 5000 Menteri 2. Buku Negara agenda PAN surat keluar 1 Tersusun 1. Tindak jam lanjut atas rekapituDumas Tp lasi penyelesai5000 2. Komputer an atas Dumas TP PC 5000 20 Terdoku 1. Lemari mentasi- Menit arsip 2. Hasil tindak kannya lanjut atas penyeles Dumas TP aian tindak lan5000 jut atas Dumas TP 5000

352

FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000
MULAI

MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MENGANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MENGENTRY TINDAK LANJUT SURAT DUMAS TP5000 KE SIM-HP DUMAS

MEMBUAT SURAT JAWABAN KE MENTERI NEGARA PAN ATAS HASIL PENYELESAIAN PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MEMBUAT REKAPITULASI PENYELESAIAN ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

MENDOKUMENTASIKAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

ARSIP SELESAI

353

Lampiran9

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG DATA DAN INFORMASI HASWAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

SOP Penyusunan Naskah Pidato Pimpinan SOP Entry Data LHA SOP Laporan Triwulan SOP Monev Laporan LHA SOP Pengadministrasian LHA SOP Penyajian Dataf SOP Profil Haswas SOP Statistik Haswas

354

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 28 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 2. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Pembukaan Kegiatan; 2. SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen. Peringatan: 1. Jika data dan informasi belum memadai akan mengakibatkan informasi yang disampaikan kurang sempurna; 2. Jika materi naskah tidak sesuai dengan tema akan mengakibatkan kesalahan informasi yang disampaikan tidak tepat sasaran. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 Kasubbag Data dan Info 3 Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi -Sekretaris Menerima disposisi dari -Kabag PHP pimpinan Kualifikasi Pelaksana: 1. Kabag PHP 2. Kasubbag Data dan Informasi 3. Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang memiliki kemampuan: a. Mencari data yang dibutuhkan berdasarkan tema naskah b. Menyusun skema sistematis atau outline naskah c. Menarasikan data berdasarkan outline menjadi naskah d. Mengoperasikan komputer dengan baik

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, USB Pencatatan dan Pendataan: Lembar disposisi, buku kendali surat masuk, buku ekspedisi surat keluar

2.

Menyiapkan bahan naskah

Kasubbag Data dan Info

3.

Menyusun Kasubbag draft naskah Data dan

Pengolah data pada Subbag Data dan Info Pengolah data pada

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 30 Diterimanya Surat permodisposisi dari menit honan materi pimpinan tendan disposisi tang rencana pimpinan penyajian materi 1 Bahan /data Terinventarihari sirnya bahan naskah

Ket

Draft naskah

Tersusunnya draft naskah

1 hari

355

Pelaksana No Aktivitas Info 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Ket

4.

5.

6.

7.

Subbag Data dan Informasi Kasubbag Mengkoreksi Pengolah data pada Data dan draft awal naskah oleh Subbag Da- Info ta dan Info atasan Mengkoreksi Kabag PHP Sekretaris draft final naskah oleh atasan Kasubag Pengolah Membuat dan mence- data pada Data dan Info Subbag tak materi Data dan penyajian Info (power point) berdasarkan naskah Kabag PHP Sekretaris Menyerahkan hasil penyusunan naskah dan bahan tayangan

Kabag PHP

Draft naskah

Terkoreksinya draft naskah

2 jam

Draft naskah

Terkoreksinya draft naskah

2 jam

Naskah net

Tersajinya bahan penyajian/ tayangan naskah

2 jam

Inspektur Jenderal

Naskah dan bahan tayangan

Bahan penya- 15 menit jian naskah pimpinan

356

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN

MULAI

Penerimaan disposisi pimpinan

Penyiapan Bahan

Penyusunan Draft

Koreksi Ya Draft Naskah

Perbaikan Draft Naskah

Tidak Penyusunan tayangan pencetakan naskah

Penyerahan hasil naskah

SELESAI

357

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP ENTRY DATA SIMHP


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Penatausahaan LHA 2. SOP Analisis LHA/STL Khusus 3. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit Peringatan: 1. Jika analisis LHA belum dikirim ke subbag Data dan Info dalam waktu 3 hari per LHA/STL setelah tanggal penerimaan akan memperlambat proses pengentrian. 2. Jika hasil analisis tidak segera dientry mengakibatkan penyajian data tidak aktual. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima hasil analisis LHA 1 Penganalisis pada Subbag AHP Internal Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info 2 Pengolah data pada Subbag data dan info 3 Kualifikasi Pelaksana: Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang: 1. Memahami aplikasi SIMHP 2. Mampu mengoperasikan aplikasi SIMHP 3. Telah mengikuti pelatihan aplikasi SIMHP

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip, ATK, Buku kendali, buku petunjuk pengoperasian SIMHP, buku kodefikasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Hasil analisis 2. Rekap data SIMHP

2.

Mengadministrasikan hasil analisis LHA ke dalam buku kendali 3. Menginput hasil analisis ke dalam aplikasi SIMHP sesuai

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 15 1. Hasil Analisis Terhimpunmenit nya data 2. LHA hasil analisis dan LHA 15 Teradminis1. LHA menit trasikannya 2. Buku hasil analisis kendali dan LHA

Ket

Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info

1. Hasil analisis Terinputnya 2. Aplikasi SIM- hasil analisis pada aplikasi HP SIMHP

1 hari

358

Pelaksana No Aktivitas prosedur baku entry data Mengendalikan entry data Mengkonfirmasikan data yang kurang jelas Mengembalikan analisis LHA yang telah dientry 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Ket

4.

5.

Kasubbag Data dan Info Tim Audit

Kabag PHP

Aplikasi SIM HP Tim entry SIMHP LHA

Kasubbag Data dan Info Penganalisis pada Subbag AHP Internal

6.

Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info

Hasil analisis

Terciptanya 1 pengendalihari an entry data Terciptanya 1 data entry hari yang valid & akuntabel 30 Terkirimnya hasil analisis menit LHA ke Subbag AHP Internal

359

FLOWCHART SOP ENTRY DATA SIMHP

MULAI

Penerimaan Hasil Analisis LHA

Pengadministrasian Hasil Analisis

SELESAI

Pengembalian Hasil Analisis

Entry Data Hasil Analisis

Pengendalian Entry Data

Konfirmasi Permasalahan Data ya

tidak

Kasubbag AHP Internal

Auditor

360

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP LAPORAN TRI WULAN HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2009 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. SOP Pelaksanaan PKAT SOP Riksus SOP Sidang DPSTL SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas SOP Penyajian Data SOP Pengadministrasian LHA Kualifikasi Pelaksana: 1. Kabag PHP; 2. Kasubbag Data dan Informasi; 3. Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang memiliki kemampuan: a. Menghimpun data hasil kinerja pengawasan; b. Mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI, dan Dumas; c. Mengolah data pendukung pengawasan (perencanaan, keuangan, SDM, Kepegawaian, Tata Usaha)

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, ATK, USB

Peringatan: 1. Agar masing-masing subbagian menyerahkan data ke subbagian Data dan Informasi Hawas paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan ybs. 2. Keterlambatan penyerahan data akan mengakibatkan terlambatnya penerbitan laporan triwulan. Pelaksana No 1. Aktivitas Mengumpulkan data dari bagian terkait 1 Kasubbag Data dan Info 2 1.Bag I 2.Bag II 3.BagIV 4.Irwil 3

Pencatatan dan Pendataan: Rekap data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas Kegiatan kesekretariatan Kegiatan Pimpinan Perkembangan SDM

Pengolah data pada subbag Data dan Informasi

2.

Mengolah data

Pengolah data pada

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 2 Terkumpulnya 1. Surat hari permintaan data: - Realisasi 2. Instrumen PKPT 3. Telepon - Realisasi Non PKPT - Kepegawaian - Keuangan - Data hasil pengawasan Data dari Sub- Terolahnya 5 Sub Bagian data untuk hari

Ket

361

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3

3.

4.

5.

6.

7.

8.

subbag Data dan Informasi Menyusun Pengolah draft naskah data pada laporan subbag Data dan Informasi MenyerahPengolah kan draft data pada naskah subbag laporan Data dan Informasi Mengoreksi 1.Kasubbag draft naskah di Bagian laporan PHP 2.Kasubbag TU Irwil 3.Kasubbag Evalap Memperbaiki Pengolah draft naskah data pada subbag yang telah Data dan dikoreksi Informasi Pengolah Mencetak draft naskah data pada final laporan subbag Data dan Informasi MenandataKabag PHP ngani naskah laporan Menggandakan laporan Rekanan percetakan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan draft naskah yang telah terkumpul, komputer Data dari Sub- Tersusunnya 3 sub bagian, draft naskah hari komputer laporan

Ket

Kasubbag Data dan Info

Kabag PHP

Draft naskah yang telah selesai dibuat

Diterimanya draft naskah laporan

20 menit

Kabag PHP

Sekretaris

Draft naskah laporan yang telah selesai dibuat

Terkoreksinya draft naskah laporan

2 hari

Draft naskah hasil koreksi

Terselesaikannya naskah laporan Tercetaknya draft naskah final laporan

1 hari

Draft naskah final laporan

1 jam

Sekretaris

Naskah final laporan

9.

Laporan yang telah ditandatangani 1. Laporan 2. Surat pengantar 3. Buku ekspedisi

10. Mendistribu- Pengolah sikan laporan data pada subbag Data dan Informasi

Ditandatanganinya naskah laporan Terealisasinya penggandaan laporan Terdistribusikannya laporan kepada pihak-pihak terkait

2 jam

2 hari

1 hari

362

FLOWCHART SOP LAPORAN TRIWULAN HASIL PENGAWASAN

MULAI

Pengumpulan Data

Pengolahan data

Penyusunan Draft Laporan

Koreksi Laporan

Tidak

Cetak Laporan

Penggandaan Laporan

Ya Perbaikan Draft Naskah Laporan Pendistribusian Laporan

SELESAI

363

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP MONITORING PENERBITAN LHA


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 369 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371 Tahun 2002 tentang Penye-lenggaraan Ibadah Haji dan Umrah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan PKAT; 2. SOP Pelaksanaan Riksus; 3. SOP Pengadministrasian LHA. Peringatan: Jika laporan monev penerbitan LHA tidak disusun mengakibatkan sulitnya membandingkan antara realisasi audit dengan realisasi penerbitan LHA Pelaksana No Aktivitas 1 Pengolah data pada Subbag Data dan Info Pengolah data pada Subbag Data dan Info Kasubbag Data dan Info 2 Pelaksana pada Subbag Perencanaan dan Program 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Kabag PHP; 2. Kasubbag Data dan Informasi; 3. Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang memiliki kemampuan: a. Menghimpun data penerbitan LHA; b. Mengkonfirmasikan data penerbitan LHA yang belum terbit kepada Subag TU Inspektur Wilayah; c. Mengolah dan menyajikan data penerbitan LHA; d. Mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, Printer, ATK

Pencatatan dan Pendataan: Realisasi PKAT per bulan; buku kendali LHA; Rekap RKAT per bulan

1. Menghimpun data auditan yang tercantum dalam RKAT perbulan 2. Menghimpun data realisasi PKAT bulan lalu 3. Menghimpun data realisasi penerbitan LHA 4. Mencatat dan menginput data auditan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Data RKAT TerkumpulJam nya data auditan RKAT per bulan Data realisasi PKAT Terkumpulnya data realisasi PKAT Terhimpunnya data LHA terbit 1 Jam

Ket

Pelaksana pada Subbag Evalap

Para Kasubbag TU Irwil

Pengolah data pada Subbag Data dan Info

Data realisasi penerbitan LHA

1 Jam

Pengolah data pada Subbag

Data RKAT, Data realisasi PKAT,

Tercatat dan terinputnya data RKAT

2 jam

364

No

Aktivitas

Data dan yang tercanInfo tum dalam RKAT dan realisasi PKAT

5.

Membandingkan data realisasi PKAT yang telah diinput dengan realisasi penerbitan LHA

Pengolah data pada Subbag Data dan Info

6.

Mengkoreksi rekap data monitoring realisasi penerbitan LHA

Kasubbag Data dan Info

7.

Mencetak data monitoring realisasi penerbitan LHA

Pengolah data pada Subbag Data dan Info

8.

Menyampaikan data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA

Pengolah data pada Subbag Data dan Info

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan komputer , dan data Buku Kendali realisasi PKAT dalam buku kendali dan komputer -LHA Tersinkro1 -Buku Kendali nisasinya jam -Data realisasi data -PKAT realisasi PKAT dengan realisasi penerbitan LHA Kasubbag Pengolah Rekap data Terkoreksi1 TU Irwil data pada LHA terbit di nya rekap jam Subbag sekretariat, data Data dan rekap data monitoring Info LHA terbit di realisasi Irwil penerbitan LHA 1 TercetakRekap data Jam nya rekap monitoring data realisasi monitoring penerbitan realisasi LHA penerbitan LHA 30 Kasubbag Kabag PHP Rekap data Tersampaimenit Data dan Info monitoring kannya data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA kepada Sekretaris Terdokumentasikannya rekap data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA 15 menit

Pelaksana

Ket

9.

Mendokumentasikan data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA

Pengolah data pada Subbag Data dan Info

365

FLOWCHART SOP MONITORING PENERBITAN LHA

MULAI

Penghimpunan Data RKAT

Penghimpunan Data Realisasi PKAT

Penghimpunan Data Realisasi Penerbitan LHA

Pencatatan Data RKAT dan realisasi PKPT

Pembandingan Data realisasi PKAT dg realisasi penerbitan LHA

Koreksi Data monitoring Realisasi penerbitan LHA

Cetak Data monitoring Realisasi penerbitan LHA

Penyampaian data monitoring realisasi penerbitan LHA

ARSIP

SELESAI

366

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADMINISTRASIAN LHA


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis LHA/STL Khusus; 2. SOP Analisis Hasil Audit Komprehensif. Peringatan: 1. Jika LHA tidak teradministrasi dengan baik akan menyulitkan pelayanan pada bagianbagian yang membutuhkan; 2. Jika pengembalian LHA yang telah dianalisis melebihi batas yang telah ditentukan, maka mendapat teguran dari atasan langsung. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat LHA dari TU Irwil Mendistribusikan LHA ke Subbag AHP Internal untuk dianalisis Menerima LHA yang telah dianalisis 1 Pelaksana TU Irwil 2 Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi Pelaksana pada Subbag AHP Internal Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengadministrasikan LHA pada buku kendali 2. Memahami sistem pendokumentasian LHA

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, lemari arsip, ATK, Buku kendali Pencatatan dan Pendataan: 1. Peminjaman LHA 2. Ekspedisi LHA

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 2 Tercatatnya 1. Buku jam kendali per LHA pada buku kendali Irwil 2. LHA 1. Buku kendali per Irwil 2. LHA Terdistribusikannya LHA ke Subbag AHP Internal Tercatatnya LHA pada buku kendali 1 hari

Ket

2.

Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi Pelaksana pada Subbag AHP Internal

3.

1. LHA 2. Buku kendali

7 hari

367

Pelaksana No 4. Aktivitas Mendokumentasikan LHA 1 Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 2 1. LHA Terdokumen jam 2. Almari arsip tasikannya LHA per Irwil pada almari arsip secara sistematis

Ket

368

FLOWCHART SOP PENGADMINISTRASIAN LHA

MULAI

Penerimaan LHA Dari Irwil

Pencatatan LHA

Pendistribusian LHA untuk dianalisis

Penerimaan LHA Hasil analisis

Pendokumentasian LHA

SELESAI

369

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Penyusunan Profil Haswas 3. SOP Penyusunan Statistik Haswas Peringatan: Penyajian data dan informasi hasil pengawasan bersifat rahasia dan harus dapat dipastikan bahwa pengguna data ini merupakan pihak-pihak yang bertanggungjawab Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menjalankan aplikasi SIMHP 2. Mampu melakukan pengolahan data 3. Mampu menyajikan data dengan format yang benar

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, Printer, ATK

Pencatatan dan Pendataan: Rekap data dan analisis SIMHP

2.

3.

Menginventa- Kabag PHP Kasubbag risir data yang Data dan dibutuhkan Informasi Hawas Menjalankan/ Pelaksana mengoperasi pada Subkan program bag Data aplikasi SIM- dan Informasi HP Mensortir data Pelaksana berdasarkan pada Subpermintaan/ke bag Data dan Inforbutuhan masi Memeriksa Kasubbag format peData dan nyajian data Informasi

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Kertas dan Terinvenpulpen tarisirnya data yang dibutuhkan Program Komputer deaplikasi ngan aplikasi SIMHP SIM HP

Waktu 1 jam

Ket

5 menit

Komputer dengan aplikasi SIMHP

Tersortirnya data sesuai permintaan /kebutuhan Terperiksanya format laporan

5 menit

Format laporan penyajian data

5 menit

370

Pelaksana No Aktivitas 1 2 3

5.

Mencetakan data sesuai dengan format yang telah dikoreksi

Pelaksana pada Subbag Data dan Informasi

6.

Mendistribusi kan hasil pencetakan

Kasubbag Data dan Informasi

Kabag PHP Pengguna /pimpinan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan penyajian data secara utuh dan benar 10 TerselesaiKertas kannya pen- menit Printer Aplikasi SIMHP cetakan data dan informasi hasil pengawasan dengan baik sesuai kebutuhan Data dan Infor- Tersampai10 masi Hasil Pekannya hasil menit ngawasan penyajian data kepada pihak-pihak terkait

Ket

371

FLOWCHART SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS


MULAI

Inventarisir Data

Pengoperasian Program Aplikasi SIMHP

Pensortiran Data

Koreksi Format Data Tidak

Ya

Perbaikan Format Data

Cetak Laporan

Mendistribusikan Laporan

SELESAI

372

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN PROFIL HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas; 2. SOP Penyajian Data. Peringatan: Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan dengan baik maka akan mempersulit proses pengumpulan dan pengolahan data; Kualifikasi Pelaksana: Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas 3. Mampu menyusun profil hasil pengawasan dalam bentuk grafik dan narasi

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, USB Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. Rekap data temuan Itjen; Rekap data temuan BPK-RI; Rekap data temuan BPKP; Rekap data temuan Dumas. Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 TerkumpulRekap data hari nya data Itjen, BPKP, temuan hasil BPK RI dan audit Itjen, Dumas BPKP, BPKRI, dan Dumas 2 Terinvenjam tarisirnya data temuan

Pelaksana No 1. Aktivitas Mengumpulkan data temuan hasil audit Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas Menginventarisir data temuan 1 Pengolah data pada Subbag data dan info haswas 2 Penganalisis pada Subbag AHP eksternal dan Dumas 3 Penganalisis pada Subbag AHP internal

Ket

2.

3.

4.

Pengolah data pada Subbag data dan info haswas Mengolah data Pengolah data pada temuan Subbag haswas data dan info haswas Penyusunan Pengolah profil haswas data pada Subbag data dan info haswas

Data temuan/ rekap Itjen, BPKP, BPK RI dan dumas

Terolahnya data temuan haswas

2 jam

Data temuan/ rekap Itjen, BPKP, BPK RI dan Dumas

Tersusunnya draft profil haswas

2 jam

373

Pelaksana No 5. Aktivitas Mengkoreksi draft profil haswas 1 Pengolah data pada subbag data dan info haswas Pengolah data pada subbag data dan info haswas Pengolah data pada Subbag data dan info haswas 2 Kasubbag Data dan Info 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Draft profil Terkoreksinya draft profil haswas

Waktu 30 menit

Ket

6.

Mencetak profil haswas

Tercetaknya profil haswas

5 menit

7.

Penyampaian profil haswas

Kasubbag data dan info

Kabag PHP

Tersampai10 kannya profil menit haswas kepada Sekretaris

374

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PROFIL PENGAWASAN


MULAI

Pengumpulan Data

Penginventarisir Data

Pengolahan Data

Penyusunan Draft Profil

Koreksi Profil tidak Cetak Profil

ya

Perbaikan Draft

Penyampaian Hasil Profil

SELESAI

375

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN


Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Penyajian Data. Peringatan: 1. Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan dengan baik maka akan mempersulit proses pengumpulan data; 2. Jika data dan informasi yang dibutuhkan tidak lengkap dan akurat maka akan mempersulit proses pengolahan data. Pelaksana No Aktivitas 1 Pelaksana pada Subbag Data dan Info 2 Pelaksana pada Subbag Analisis Haswas Eksternal dan Dumas 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas 2. Memahami ilmu statistik 3. Mampu menyusun statistik hasil pengawasan dalam bentuk grafik dan narasi

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, Printer, ATK Pencatatan dan Pendataan: Rekap data dan informasi haswas

1. Menghimpun data dan informasi haswas

2. Mengolah data dan informasi haswas

Pelaksana pada Subbag Data dan Info

3. Menyajikan data dan informasi haswas dalam bentuk

Pelaksana pada Subbag Data dan Info

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terhimpun 1. Rekap nya data data Itjen dan 2. Rekap informasi data haswas BPKP 3. Rekap data BPKRI 4. Rekap data Dumas 1. Rekap data Terolahnya data dan Itjen 2. Rekap data informasi haswas BPKP 3. Rekap data BPK-RI 4. Rekap data Dumas 1. Rekap data Tersajinya data Itjen 2. Rekap data haswas dalam BPKP 3. Rekap data bentuk

Waktu 1 hari

Ket

2 hari

1 hari

376

Pelaksana No Aktivitas grafik dan statistik 4. Menyusun laporan statistik haswas 5. Mengkoreksi laporan statistik haswas 6. Mencetak laporan statistik Pelaksana pada Subbag Data dan Info Kasubbag Data dan Info Pelaksana pada Subbag Data dan Info Kabag pelaporan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan grafik dan BPK-RI 4. Rekap data statistik Dumas Tersusun Rekap data nya laporan hasil pengstatistik awasan haswas Konsep laporan Terkoreksi statistik nya laporan statistik haswas TerselesaiKertas kannya Printer pencetakan File Laporan laporan Statistik statistik hasil pengawasan Buku laporan Terganda statistik kan dan terdistribusikannya laporan statistik

Waktu

Ket

10 hari

1 hari

1 hari

7. Menggandakan dan mendistribusikan laporan statistik kepada pihakpihak terkait

Pelaksana pada Subbag Data dan Info

1 hari

377

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN


MULAI

PENGHIMPUNAN DATA

PENGOLAHAN DATA

PENYAJIAN DATA

PENYUSUNAN LAPORAN

KOREKSI LAPORAN tidak

ya

PERBAIKAN LAPORAN

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN LAPORAN

SELESAI

378

Lampiran10

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
BAGIAN UMUM

1. SUBBAG TATA USAHA 2. SUBBAG RUMAH TANGGA 3. SUBBAG PERLENGKAPAN

379

Lampiran4.1.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG TATA USAHA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

SOP Verifikasi Perjalanan Dinas SOP Penggandaan Dokumen SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Penomoran Surat SOP Penerimaan Faksimile SOP Penatausahaan Surat Masuk SOP Pengiriman Surat Khusus Dan Biasa SOP Pengiriman LHA-STL SOP Peminjaman Arsip SOP Retensi Arsip SOP Kliping Berita Pengawasan SOP Arsip Bersejarah SOP Penataan Berkas Arsip

380

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMK Nomor 07/PMK.05/2008 tentang Perubahan Kedua Peraturan Menteri Keuangan Nomor 62/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap. 6. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-37/PB/2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-34/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksaanaan Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/148/2006 tentang Analisis Beban Tugas dan Uraian Jabatan pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP SPPD 2. SOP Pencairan Anggaran 3. SOP Pelaksanaan PKAT 4. SOP Riksus 5. SOP Monev Peringatan: Bukti-bukti perjalanan tersebut kepada tim verifikasi paling lambat 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas, keterlambatan akan berakibat pada keterlambatan SPPD rampung dan penghitungan selisih lebih/kurang Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pegawai yang melakukan perjalanan dinas memberikan bukti-bukti perjalanan dinasnya kepada tim verifikasi 1 Pegawai yang melakukan perjalanan dinas 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan verifikasi, 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Kertas, Komputer, meja, kursi, pensil, ATK,

Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Seluruh bukti Terkumpulperjalanan nya bukti dinas (tiket, bukti perbukti hotel dll) jalanan dinas dari pegawai yang melakukan perjalanan dinas

Waktu 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas

Keterangan

381

Pelaksana NO. 2 Aktivitas 1 2 Pelaksana Subbag RT 3

4.

5.

Menerima, Kasubag mengum- TU Irwil pulkan dan merekap berkas, bukti-bukti perjalanan dinas auditor dan inspektur wilayah Menerima Tim dan mem- Verifikasi verifikasi berkasberkas perjalanan dinas pegawai dan auditor serta mengecek kembali Kewajaran. Selanjutnya hasil rekap verifikasi diberikan kepada Sekretaris Tim. Menerima, Sekretaris Tim memberiVerfikasi kan paraf pada Hasil Rekap verifikasi yang disetujui serta menyerahkan hasil Rekap Verifikasi ke Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Menerima Hasil Rekap Pembuat Komitmen Verifikasi, menyetu-jui dan menandatangani Hasil Rekap Verifikasi

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Tugas, TerkumpulSurat Pernya buktinyataan, bukti perRincian Awal jalanan dari Bendadinas dari hara, Bukti Riil pegawai Kuitansi, Tiket, yang meBoarding Pass lakukan perjalanan dan Invoice dinas Hotel Terverifikasinya berkas perjalanan dinas

Waktu 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas

Keterangan

Pelaksana Berkas KPPN perjalanan dinas

25 Menit

Pelaksana Subbag RT

Hasil rekap verifikasi

Terevaluasinya kebenaran berkas rekap verifikasi sebelum disetujui Pejabat Pembuat Komitmen

30 Menit

Hasil Rekap yang disetujui diberikan kepada Subbag Keuangan dan Subbag Rumah Tangga Hasil Rekap Verifikasi - Tersele1 Hari saikan-nya

6.

- Hasil Rekap

Subbag RT

382

Pelaksana NO. Aktivitas Verifikasi diolah guna penyelesaian SPPD Rampung - Membuat Kuitansi Riil Perjalanan Dinas; - Mendistribusikan Kuitansi Riil Kepada Yang bersangku tan - Merekap Selisih Lebih/atau kurang; - Menerima Kuitansi Riil Perjalanan Dinas setelah ditandatangani oleh yang bersangku tan; - Menyelesaikan Keuangan yang terdapat selisih lebih/atau kurang harus disertai dengan kuitansi yang dikeluarkan oleh bendahara keuangan Memberitahukan kepada pegawai atau auditor hasil final rekap verifikasi untuk mengeta1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SPPD


Rampung

Waktu

Keterangan

- Terwujudnya kuitansi Riil Perjalanan Dinas, - Terdistribusikannya Kuitansi Riil kepada yang bersangkutan

Subbag Keuangan

SPPD Rampung, Kuitansi Riil,

- Terdatanya rekap selisih lebih/ kurang - Terkumpulnya kuitansi yang telah ditandatangani oleh yg bersangkutan - Terselesaikannya

1 Hari

keuangan beserta masalah lebih/ kurangnya

7.

Tim verifikasi

Kuitansi Riil

Tersampaikannya Kuitansi riil

1 hari

Tanggapan atas selisih kurang atau lebih diberikan waktu 1 hari setelah menerima

383

Pelaksana NO. Aktivitas hui adanya selisih kurang atau lebih 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Keterangan rekap pemberitahuan. Selisih kurang atau lebih harus diselesaikan paling lambat 3 hari setelah menerima kuitansi riil.

384

FLOWCHART SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS

MULAI

PEGAWAI/ AUDITOR

KASUBAG TU IRWIL

TOLAK

TIM VERIFI KASI

TERIMA

SEKRETARIS TIM VERIFIKASI

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

SUBBAG RUMAH TANGGA

SUBBAG KEUANGAN

TIM VERIFIKASI

SELESAI

385

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOKOPI/RISOGRAPH)


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 4. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis Keterkaitan: 1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Permintaan Barang Persediaan Peringatan: Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan Penggandaan Dokumen 1 Pemohon 2 Kasubbag Pemohon 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan Fotokopi 2. Mampu mengoperasikan Risograph

Peralatan/Perlengkapan: Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

Memverifi- Kasubbag TU kasi permohonan penggandaan dokumen

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 1. Terisinya Formulir formulir Penggandaan pengganDokumen daan yang telah dokumen ditandatanga 2.Terwujudni Kasubag nya tanda sebagai bukti pemohon permohonan penggandaan dokumen. TertandaFormulir tanganinya permohonan penggandaan Formulir permohondokumen an pengditandagandaan tangani barang. Kasubag TU

Waktu 10 Menit

Keterangan

5 Menit

386

Pelaksana NO. 3 Aktivitas Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen 1 Pengadministrasi Umum 2 3

4. Menggandakan Dokumen

Pengadministrasi Umum

5. Menghitung Pengadmijumlah nistrasi dokumen Umum yang digandakan

6.

Mencatat Jumlah dokumen yang tellah digandakan 7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon

Pengadministrasi Umum

Pengadministrasi Umum

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerdataFormulir Penggandaan nya informasi Dokumen, pemohon Agenda Penggandaan Penggandaan Dokumen Dokumen Dokumen Terlakyang akan sananya digandakan permohonan penggandaan Dokumen Dokumen Terpastiyang akan kannya digandakan jumlah dokumen yang digandakan Terkendali nya jumlah kertas yang terpakai Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen

Waktu 30 Menit

Keterangan

10 Menit

10 Menit

5 Menit

2 Menit

387

FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN

MULAI PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN

PENCATAAN PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN

MENGGANDAKAN DOKUMEN

MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN

MENYERAHKAN DOKUMEN YANG TELAH DIGANDAKAN KEPADA PEMOHON

SELESAI

388

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBUATAN SURAT DINAS


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

2.

3. 4. 5. 6.

Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Peringatan: 1. Konsep Surat diteliti kemudian diparaf oleh pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang guna pertanggungjawaban surat, 2. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama 3. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Surat Keluar Pencatatan dan Pendataan: Buku Surat Keluar

NO. 1.

Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output Waktu 1 2 3 Perlengkapan 30 Dasar Konsep TerkonsepPembuatan PengadmiMenit Surat, Dossier nya surat/ nistrasi Konsep LHA-STL LHA-STL Surat Biasa/ Umum Unit Pengolah LHA-STL 15 Konsep Surat, TerciptaPejabat Penelitian Konsep LHA- nya konsep Menit terkait, dan pemSurat yang STL berian paraf berurutan dapat secara Konsep dipertanghirarkis Surat gungjawab kan Aktivitas

Keterangan

389

NO. 3

Aktivitas Penandatanganan Surat

Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output 1 2 3 Perlengkapan Konsep Surat TersediaPejabat nya Surat yang telah yang berKeluar/ diparaf wenang LHA-STL yang telah ditandatangani Pejabat

Waktu 15 Menit

Keterangan

390

FLOWCHART SOP PEMBUATAN SURAT DINAS MULAI PEMBUATAN KONSEP SURAT

PENELITIAN DAN PEMBERIAN PARAF KONSEP SURAT


TOLAK

TERIMA

PENANDA TANGANAN SURAT


TOLAK

TERIMA

SURAT DINAS

ARSIP SELESAI

391

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENOMORAN SURAT


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

2.

3. 4. 5. 6.

Keterkaitan: SOP Penomoran Surat

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar, Pencatatan dan Pendataan: 1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar

Peringatan: 1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama 2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3

Pengajuan PengadmiPenomoran nistrasi Surat Umum Unit Pengolah

Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota

Pengadministrasi Umum Unit Tata Usaha

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 15 Surat Keluar/ Tersusunnya secara Menit LHA-STL urut suratyang telah surat yang ditandasiap detangani ngan penoPejabat moran sesuai kartu kendali 15 Surat Keluar/ Terklasifika -sinya surat Menit LHA-STL hingga peyang telah nomoranditandanya tangani Pejabat

Keterangan

392

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Keterangan

Dinas, SK, Surat Tugas) Penomoran PengadmiSurat nistrasi Umum Unit Tata Usaha

Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas

4.

Penggandaan Surat guna pengarsipan

Pengadministrasi Umum Unit Pengolah

Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat

Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit tata Usaha

10 Menit

10 Menit

393

FLOWCHART SOP PENOMORAN SURAT MULAI PENGAJUAN PENOMORAN SURAT

KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT (SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SK, SURAT TUGAS) PENOMORAN SURAT

PENGGANDAAN SURAT GUNA PENGARSIPAN ARSIP SELESAI

394

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERIMAAN FAKSIMILE


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Masuk Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan tentang tata persuratan Memiliki kemampuan mengoperasikan faksimile

Peralatan/Perlengkapan: Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk

Peringatan: Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Menerima Faks Masuk 1 Pengadministrasi Umum/ Penerima Faks 2

Pemberian Nomor dan Tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima

Pengadministrasi Umum/ Penerima Faks Pengadministrasi Umum TU Sekretriat

Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan Daftar Faks Adanya Masuk Penanggung jawab Penerima Faks Masuk. Faks Masuk, 1. TerwuDaftar Faks judnya Masuk pengendalian nomor Surat PengadminisDaftar Masuk trasi Umum Surat TU Sekretriat 2. TerpanMasuk, taunya Alat PenoInformasi moran Surat Surat masuk Masuk

Waktu 15 Menit

Keterangan

15 Menit

10 Menit

395

Pelaksana NO. 3. Aktivitas Penggandaan Surat guna pengarsipan 1 Pengadministrasi Umum Unit Pengolah 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Keluar Tersedianya Arsip yang telah Surat pada ditandaUnit Pengtangani dan olah dan memiliki Unit tata tanggal dan nomor Surat Usaha

Waktu 10 Menit

Keterangan

396

FLOWCHART SOP PENERIMAAN FAKS MASUK

MULAI

MENERIMA FAKS MASUK

PEMBERIAN NOMOR DAN TANGGAL SURAT MASUK TERHADAP FAKS YANG DITERIMA

ARSIP

PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS

SELESAI

397

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERIMAAN FAKSIMILE


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Masuk Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan tentang tata persuratan Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk

Peringatan: 1. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat, 2. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, dan tanggal masuk surat, tanpa pemberian nomor surat masuk. 3. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya atas persetujuan Kepala Subbagian Tata Usaha. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Menerima Surat Masuk 1 Pengadministrasi Umum 2 3

Pemilahan Surat Pengagendaan Surat Pribadi

Pengadministrasi Umum. Pengadministrasi Umum.

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Daftar Surat Adanya PeMasuk nanggung jawab penerima Surat Masuk Surat Masuk, Surat Masuk Daftar Klasifi- terklasifikasi atas Surat kasi Surat Dinas dan Masuk Surat Pribadi, Surat PriAgenda Surat badi, Terdatanya Pribadi Surat Pribadi dalam Agenda

Waktu 10 Menit

Keterangan

15 Menit

15 Menit

398

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

3.

Pengagendaan Surat Dinas

Pengadministrasi Umum.

4.

Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasark an tujuan surat,

Pengadministrasi Umum.

5.

Pemilahan Pengadmi Surat Dinas nistrasi Masuk ber- Khusus dasarkan urgensi surat Arsiparis

6.

Serahterima PengadmiSurat ke nistrasi unit tujuan Khusus surat

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Surat Masuk Pribadi. Surat Dinas 1. Setiap 15 Masuk, Daftar Surat Dinas Menit Klasifikasi Masuk Surat Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk 2. Terdatanya Surat Dinas dalam Agenda Surat Dinas Masuk Surat Dinas Surat Dinas 10 Surat yang Masuk, Daftar Masuk Menit telah terKlasifikasi terklasifiklasifikasi Surat Masuk kasi atas diserahkan surat untuk pada pengIrjen, Sekadministrasi retaris dan Khusus Para Irwil pada Unit tata usaha Terklasifi10 Urgensi Surat Dinas kasinya atas Menit surat: Masuk yang atas urgensi - Rahasia, telah tersurat - Penting, klasifikasi, - Biasa Buku Agenda Surat Dinas Masuk 10 Untuk surat Adanya Surat Dinas Menit tertentu/ arsip/Copy Masuk penting/ arsip atas Penting, mendesak Surat Scanner, atau yang Masuk Mesin ditujukan penting/ Photocopy kepada khusus, Irjen, dikonsultasikan kepada Kasubbag TU atau Kabag Umum, dipindai (scan)/ dicopy untuk pengarsipan Surat masuk, Surat 10 buku kendali masuk telah Menit surat masuk, terserahterimakan ke unit tujuan surat Buku Kendali Surat masuk Surat masuk 10 TerserahMenit Surat Dinas yang tidak

Pengadmi nistrasi

399

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 Umum Unit tujuan surat 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan terimakan kepada Pejabat Tujuan Surat dengan melampirkan lembar disposisi. Surat masuk, buku kendali surat masuk,

Waktu

Keterangan didisposisikan lebih lanjut oleh Irjen, Ses, dan para Irwil, selanjutnya disimpan sebagai arsip.

7.

Serah terima disposisi surat ke unit pengolah

Pengadministrasi Umum Unit tujuan surat Pengadmi nistrasi Umum Unit Pengolah Surat

Buku Kendali Surat masuk

Surat Masuk 10 Telah terMenit serahterimakan ke unit pengolah surat Surat masuk 10 Terserahteri Menit makan dari Pejabat Tujuan Surat ke pengolah surat untuk ditindaklanjuti

400

FLOWCHART SOP PENATAUSAHAAN SURAT MASUK

MULAI MENERIMA SURAT MASUK

PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI PENGAGENDAAN SURAT DINAS

PEMILAHAN SURAT BERDASARKAN TUJUAN SURAT (IRJEN, SEKRETARIS, PARA IRWIL) ARSIP SURAT IRJEN PEMILAHAN SURAT ATAS URGENSI SURAT SURAT SES PEMILAHAN SURAT ATAS URGENSI SURAT PARA IRWIL PEMILAHAN SURAT ATAS URGENSI SURAT

PENYAMPAIAN SURAT PRIBADI KEPADA YBS

PENYAMPAIAN SURAT KE IRJEN

PENYAMPAIAN SURAT KE SES

PENYAMPAIAN SURAT KE PARA IRWIL

IRJEN

SEKRETARIS

PARA IRWIL

PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT PENGOLAH

PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT PENGOLAH

PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT PENGOLAH

S E L E S A I

401

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Caraka/Kurir

2.

3. 4. 5. 6.

Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Masuk Peringatan: 1. Keterlambatan atau penundaan pengiriman surat akan berakibat pada keterlambatan penyampaian surat, 2. Surat khusus dalam Kota (Pusat dan DKI Jakarta) dibawa sendiri oleh petugas yang ditunjuk untuk menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut. Cara ini dilakukan bila ; Surat berkualifikasi sangat rahasia, Dikehendaki tanggapan segera , Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Sarana transportasi, faksimili, agenda surat keluar, buku kendali surat keluar Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda Surat Keluar 2. Buku Kendali Surat Keluar

Mencatat Pengadmisurat keluar nistrasi siap kirim Umum dalam buku agenda surat keluar serta mengarsipkannya Arsiparis

2.

Pengiriman surat Khusus dalam kota (DKI

Caraka/ Kurir Bendahara Itjen/

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Daftar Surat Terdatanya Keluar Surat keluar, dengan Tujuan surat, Hal surat, Tanggal dan Nomor surat keluar Daftar Arsip Adanya arsip Surat Keluar Surat keluar Surat Keluar, TerkirimAgenda Surat nya Surat Keluar Kuitansi Terbayarkan nya biaya

Waktu 10 Menit

Keterangan

10 Menit 60 Menit 15 Menit

402

Pelaksana NO. Aktivitas Jakarta, Pusat) 1 2 3

3.

Pengadministrasi Umum Pengiriman Caraka/ Kurir atau surat PengadmiKhusus & nistrasi Biasa luar Umum kota Bendahara Itjen/ Pengadministrasi Umum bidang keuangan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan pengiriman surat Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti pengiriman surat Kuitansi, Bukti pengiriman melalui jasa pos

Waktu

Keterangan

30 Menit

Terbayarkannya biaya pos dan pengiriman surat

15 Menit

Surat luar kota dikirim dengan jasa pos/telegram/ faksimile/jasa ekspedisi sesuai dengan urgensi surat

403

FLOWCHART SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA

MULAI MENERIMA SURAT KELUAR ARSIP PENCATATAN SURAT KELUAR

PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DALAM KOTA DKI JAKARTA

PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA LUAR KOTA DKI JAKARTA

SELESAI

404

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGIRIMAN LHA-STL


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Caraka/Kurir

2.

3. 4. 5. 6.

Keterkaitan: 1. SOP Riksus 2. SOP Pelaksanaan PKAT 3. SOP Sidang DPSTL Peringatan: 1. Khusus terhadap pengiriman LHA/STL penjatuhan hukuman disiplin, menggunakan surat pengantar pengiriman disertai dengan ceklist/Berita Acara Pengiriman, disampaikan langsung kepada pejabat terkait pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen Agama 2. LHA-STL untuk Pusat dan DKI Jakarta, dikirim dengan kurir (caraka) yang ditunjuk secara khusus guna efektifitas dan keamanan. 3. LHA/STL Daerah dikirim dengan menggunakan jasa ekspedisi tercatat, guna menjamin kepastian dan pengendalian penyampaian. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3

Peralatan/Perlengkapan: Sarana transportasi, agenda pengiriman LHASTL, agenda Arsip LHA-STL, Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda Pengiriman LHA-STL 2. Agenda Arsip LHA-STL

Mencatat LHA-STL siap kirim dalam buku agenda LHA-STL serta mengarsipkannya 2. Pengiriman LHA-STL dalam kota

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 10 Daftar LHATerdatanya Menit STL LHA-STL secara rinci. Daftar Arsip LHA-STL Adanya arsip LHASTL 10 Menit

Keterangan

Arsiparis

Caraka/ Kurir

Terkirimnya LHA-STL, Agenda LHA- LHA-STL STL

60 Menit

405

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Keterangan

3.

Bendahara Itjen/ Pengadministrasi Umum bidang keuangan Pengiriman Caraka/ LHA-STL Kurir luar kota

Kwitansi

Terbayarkannya biaya pengiriman LHA-STL.

15 Menit

Bendahara Itjen/ Pengadministrasi Umum bidang keuangan

Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti pengiriman surat Kwitansi, Bukti Terbayarkannya pengiriman melalui jasa biaya pos pengiriman pos LHA-STL

30 Menit

15 Menit

406

FLOWCHART SOP PENGIRIMAN LHA-STL

MULAI PENCATATAN LHA-STL ARSIP

PENGIRIMAN LHA-STL DALAM KOTA DKI JAKARTA

PENGIRIMAN LHA-STL LUAR KOTA DKI JAKARTA

SELESAI

407

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMINJAMAN ARSIP


Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis Keterkaitan: SOP Penataan Berkas arsip Peringatan: 1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan, 2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip. Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

Peralatan/Perlengkapan: Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK, Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

1. Penerimaan PengadmiPengajuan nistrasi Peminjaman Umum arsip

Arsiparis

2. Pencatatan Pengadmi Peminjaman nistrasi Umum Arsip

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 1. Terisinya Formulir formulir Peminjaman penimjam arsip -an arsip 2.Terwujudnya tanda bukti permohonan peminjam -an arsip Daftar Arsip/ Penemuan LHA-STL kembali arsip yang dibutuhkan Terdatanya Formulir informasi peminjaman arsip, Agenda peminjam

Waktu 10 Menit

Keterangan

20 Menit

30 Menit

408

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Arsiparis

3.

Menerima arsip yang telah dikembalikan Memeriksa kelengkapan dan keadaan arsip secara berkala

Pengadmi nistrasi Umum

4.

Arsiparis

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Peminjaman arsip dan Arsip arsip yang dipinjam 15 Tergantikan Formulir Menit Peminjaman nya arsip arsip, Folder yang tempat arsip dipinjam yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip. Formulir Pe- Terdatanya 10 ngembalian bahwa arsip Menit Arsip yang dipinjam telah dikembalikan 60 Arsip, Data 1. TerwuMenit Arsip/LHAjudnya STL pengembalian arsip pada folder/ tempat dimana arsip itu berasal 2. Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap

Keterangan

409

FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP

MULAI PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP

PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP PEMINJAM ARSIP

PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS

MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN

PENGEMBALIAN ARSIP KE PENYIMPANAN SEMULA SELESAI

410

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP RETENSI ARSIP


Dasar Hukum: 1. 2. 3. 4. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

5.

6. 7.

Keterkaitan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah

Peralatan/Perlengkapan: Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas, lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.

Peringatan: 1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan; 2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dimusnahkan. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3

Pemindahan PengadmiArsip statis nistrasi Umum Unit Pengolah

Arsiparis TU

2.

Pengecekan Arsiparis Arsip berda- TU

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Arsip Stasis, Terkumpul -nya arsip Berita Acara Pemindahan statis dari unit pengArsip olah ke unit arsiparis TU Berita Acara TerparafPemindahan nya Berita Acara PeArsip mindahan Arsip Jadwal 1. TerdataRetensi Arsip nya arsip-

Waktu 5 Tahun Sekali

Keterangan

2 Jam

2 x 24 Jam

411

Pelaksana NO. Aktivitas sarkan Jadwal Retensi Arsip 1 2 3

3.

Permohonan Arsiparis Persetujuan TU Pemusnaha n arsip

Kepala Subbag Tata Usaha

4.

Pengisian Daftar Pertelaan

Arsiparis TU

5.

Pengisian Berita Acara Pemusnah an Arsip Pemusnahan Arsip

Arsiparis TU

6.

Arsiparis TU

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya 2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah 1 Jam Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Tata Usaha Surat Permo1 Jam honan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kabag Umum Terisinya Formulir Daftar Pertelaan Pemusnahan Pertelaan PemusArsip nahan Arsip Daftar Berita Terisinya Berita Acara Pemusnahan Acara PemusArsip nahan Arsip Termusna Persetujuan atasan, Arsip hkannya Arsip In in Aktif yang Aktif yang akan dimusnahkan telah tidak terpakai

Waktu

Keterangan

Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang akan dimusnahkan

15 Menit

15 Menit

1 Jam

Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah.

412

FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP MULAI FOLDER ARSIP

PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF

PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

PENUNDAAN

PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP PEMUSNAHAN ARSIP
KEPALA BAGIAN UMUM

TIDAK

SETUJU

SELESAI

413

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Keterkaitan: 1. SOP Riksus 2. SOP Dumas Peringatan: Pemberitaan Pengawasan di lingkungan Dep. Agama di media massa mutlak diketahui seluruh pimpinan Inspektorat Jenderal Dep. Agama. Keterlambatan, ketiadaan pengiriman kliping berita pengawasan dapat mempe-ngaruhi kinerja Inspektorat Jenderal Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pemahaman pengawasan analisis berita

Peralatan/Perlengkapan: Koran, Majalah, Internet, ATK, lembar kendali, Pengantar Kepala Bagian Pencatatan dan Pendataan: 1. Lembar Kendali, 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip

Pengambilan Pengadmisurat kabar nistrasi dan bahan- Umum/ bahan lain Pengadminstrasi Subbagian Teknis Perlengka Kliping pan

2.

PengadmiMembaca dan Mencari nistrasi berita yang Umum/ Pengadberkaitan dengan Dep. minstrasi Teknis Agama Kliping

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 10 Bahan TerkumpulMenit Kliping, ATK nya surat kabar, majalah, lembar print-out pemberitaan internet yang menjadi bahan kliping yang memadai 15 Bahan 1. TerindenMenit Kliping, ATK tifikasinya bahanbahan kliping dari pem-

Keterangan

414

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

3.

Mengkliping Surat kabar, majalah pada blanko kliping yang telah dibuat

4.

5.

Pengadministrasi Umum/ Pengadminstrasi Teknis Kliping Mengganda- Pengadmikan kliping nistrasi Umum/ tersebut Pengaddengan minstrasi fotokopi sebanyak 11 Teknis Kliping Eksp. Dengan peruntukan : - Irjen, - Sekretaris, - Para kabag (4) - Para Irwil (5) PengadmiMengirim nistrasi kliping Umum/ dengan kartu kendali Pengaddan peng- minstrasi antar Kepala Teknis Kliping Bagian Umum

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan beritaan yang telah dibaca, 2. Tersedianya bahan kliping Bahan Terwujud15 Kliping, ATK nya kliping Menit berita pengawasan Dep. Agama Kliping, fotokopi Tersedian ya kliping berita pengawas an 20 Menit

Keterangan

Kliping, Kartu Kendali, Surat Pengantar Kepala bagian Umum

Terkendalinya pengiriman kliping pengawasan, serta dapat dipantau keterkirimannya secara berkelanjutan

20 Menit

415

FLOWCHART SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN

MULAI
PENERIMAAN SURAT KABAR DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN

MEMBACA DAN MENCARI BERITA YANG BERKAITAN DENGAN DEPAG

MENGKLIPING SURAT KABAR DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN

MENGGANDAKAN KLIPING ARSIP

MENGIRIM KLIPING

SELESAI

416

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Keterkaitan: SOP Retensi Arsip Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

Peralatan/Perlengkapan: Agenda arsip, sarana transportasi, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, jadwal retensi Arsip, lembar permohonan persetujuan pemindahan arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip

Peringatan: 1. Pemindahan arsip hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan 2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemindahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dipindahkan ke ANRI. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3

Pemindahan PengadmiArsip Statis nistrasi Umum Unit Pengolah Arsiparis TU

2.

Pengecekan Arsiparis Arsip berda- TU aran urgensi arsip

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Terkumpul- Sesuai Arsip Stasis, nya arsip Berita Acara jadwal Pemindahan statis dari retensi unit peng- arsip Arsip olah ke unit arsiparis TU 2 Jam Berita Acara TerparafPemindahan nya Berita Arsip Acara Pemindahan Arsip Jadwal Terdatanya 2 x 24 Jam Retensi Arsip arsip statis yang bernilai sejarah

Keterangan

417

Pelaksana NO. 3. Aktivitas 1 2 3

Permohonan Arsiparis Persetujuan TU Penyerahan arsip

Kepala Subbag Tata Usaha

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Permo- Terpantaunya secara honan Persetujuan Pe- hirarkis nyerahan Arsip arsip-arsip yang ditujukan bersejarah kepada Kasub- yang akan diserahkan bag Tata ke Arsip Usaha Surat Permo- Nasional honan Perse- (ANRI) tujuan Penyerahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum Formulir Pertelaan Penyerahan Arsip Bersejarah Daftar Berita Acara Penyerahan Arsip Bersejarah Persetujuan atasan, Arsip Bersejarah

Waktu 1 Jam

Keterangan

1 Jam

4.

Pengisian Daftar Pertelaan

Arsiparis TU

5.

Arsiparis Pengisian Berita Acara TU Penyerahan Arsip Bersejarah Penyerahan Arsiparis TU Arsip Bersejarah

6.

Terisinya 15 Daftar Menit Pertelaan Penyerahan Arsip Bersejarah 15 Terisinya Menit Berita Acara Penyerahan Arsip Bersejarah 1 Jam Terwujudnya Penyerahan Arsip Bersejarah ke Arsip Nasional (ANRI)

418

FLOWCHART SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH

MULAI FOLDER ARSIP

PEMINDAHAN ARSIP STATIS

PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN URGENSI ARSIP

PENUNDAAN

PERMOHONAN PERSETUJUAN PENYERAHAN ARSIP KE ANRI PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PENYERAHAN ARSIP PENGISIAN BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP PENYERAHAN ARSIP
KEPALA BAGIAN UMUM

TIDAK SETUJU

SELESAI

419

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENATAAN BERKAS ARSIP


Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Keterkaitan: 1. SOP Retensi Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah Peringatan: Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis

Peralatan/Perlengkapan: Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar arsip 2. Daftar klasifikasi arsip

Penerimaan PengadmiArsip Masuk nistrasi Umum/ Arsiparis

2.

Mengklasifi- Pengadmikasi Arsip nistrasi Umum/ Arsiparis

3.

Mengindeks PengadmiArsip nistrasi Umum/ Arsiparis

4.

Menentukan PengadmiIndeks nistrasi Berkas (titel) Umum/

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Arsip, Daftar Terkumpulnya arsip klasifikasi statis dari arsip unit pengolah ke unit arsiparis TU Arsip, Daftar Terklasifika -sinya arsip klasifikasi berdasararsip kan klasifikasi arsip fasilitatif Arsip, lembar Terbedaindeks arsip kannya arsip/ surat dengan yang lainnya dalam satu berkas Berkas arsip, Terwujuddaftar indeks nya tanda arsip pengenal

Waktu 15 Menit

Keterangan

10 Menit

15 Menit

15 Menit

420

Pelaksana NO. Aktivitas 1 Arsiparis 2 3

5.

6.

Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunan -nya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip Penyusunan kartu kendali

Pengadministrasi Umum/ Arsiparis

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri Berkas arsip, Tersusun30 boks arsip, nya penata- Menit rak arsip an arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip

Keterangan

Pengadministrasi Umum/ Arsiparis

Daftar arsip, Kode klasifikasi arsip

15 TerwujudMenit nya kartu kendali arsip guna mempermudah Pencarian arsip

421

FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP MULAI PENERIMAAN ARSIP MASUK

MENGKLASIFIKASI ARSIP

MENGINDEKS ARSIP

MENENTUKAN INDEKS BERKAS (TITEL)

PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN KLASIFIKASI ARSIP

PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP SELESAI

422

Lampiran11

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG RUMAH TANGGA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

SOP Gaji SOP Pelayanan Tamu SOP Pemakaian Ruangan dan Peralatan SOP Pemeliharaan SOP Penayangan Berita Website SOP Pengamanan SOP Perbaikan Instalasi Listrik SOP Permintaan Konsumsi SOP Permintaan Perbaikan SOP Peminjaman Kendaraan SOP Protokoler SOP SPPD SOP Uang Makan

423

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBAYARAN GAJI


Dasar Hukum: 1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1992 2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985 Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992 3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/ Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara, dan Penerima Pensiun/ Tunjangan 4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil 6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008 Keterkaitan: 1. SOP Pengajuan Anggaran; 2. SOP Pengelolaan Keuangan Peringatan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada bulan yang akan datang Pelaksana NO. 1. Aktivitas Melakukan potonganpotongan, membuat rekap, slip, amplop berserta nomor 1 Pelaksana Sub bag RT 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap gaji 2. Daftar gaji

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 4 Dimulai Rekap, slip, setiap tgl 5 amplop dan hari bulan sebenomor lumnya pengambilan

424

Pelaksana NO. Aktivitas pengambilan Membuat Daftar Gaji 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Keterangan

2.

PDG

Kasubbag Sekretaris RT dan PPK

Daftar gaji

3 hari 2 jam

3.

Mengirimkan Daftar Gaji ke KPPN 4. Menerima Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 5. a. Menyiapkan data pegawai untuk pengambil an gaji yang di bank dan di kantor b. Mengkonfirmasi data pegawai untuk pangambilan gaji di kantor dan di bank 6. Mengambil uang ke bank untuk penggajian pegawai yang dibayarkan di kantor

PDG

Terkirimnya daftar gaji SP2D

PDG

7 hari

Pelaksana Subbag RT

Data pengambilan gaji

1 hari

H-1

Pelaksana Kasubbag Keuangan/ Subbag RT Bendahara

Data pegawai

10 menit

Pelaksana Pelaksana Subbag Subbag Keuangan RT

Tersedianya uang gaji di kantor

1 hari

425

FLOWCHART SOP PEMBAYARAN GAJI


MULAI

DATA DATA KEPEGAWAIAN

POTONGANPOTONGAN 1 SUBBAG RUMAH TANGGA DAFTAR GAJI KPPN SP2D

BANK 3 2

TUNAI

VIA BANK

BAGIAN KEUANG

Transfer ke Rekening Pegawai

AMPLOP UANG GAJI

PEGAWAI

SELESAI

426

SATKER INSPEKTORAT JENDERAL

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh

SOP PEMBAYARAN GAJI


Dasar hukum: 1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1992 2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985 Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992 3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/ Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara, Dan Penerima Pensiun/Tunjangan 4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil 6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008 Keterkaitan: 1. SOP Pengajuan Anggaran; 2. SOP Pengelolaan Keuangan Peringatan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada bulan yang akan datang Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap gaji 2. Daftar gaji

NO. 1.

Aktivitas Melakukan potonganpotongan, membuat rekap, slip, amplop berserta nomor pengam-

Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output 1 2 3 Perlengkapan Rekap, Pelaksana slip, Sub bag amplop RT dan nomor pengambilan

Waktu 4 hari

Keterangan Dimulai setiap tgl 5 bulan sebelumnya

427

NO.

Aktivitas bilan. Membuat Daftar Gaji

Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output 1 2 3 Perlengkapan PDG Kasubbag Sekretaris RT dan PPK Daftar gaji Terkirimn ya daftar gaji SP2D

Waktu 3 hari

Keterangan

2.

3.

Mengirimkan Daftar Gaji ke KPPN 4. Menerima Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 5. a. Menyiapkan data pegawai untuk pengambil an gaji yang di bank dan di kantor b. Mengkonfirmasi data pegawai untuk pangambilan gaji di kantor dan di bank 6. Mengambil uang ke bank untuk penggajian pegawai yang dibayarkan di kantor

PDG

2 jam

PDG

7 hari

Pelaksan a Subbag RT

Data pengambil an gaji

1 hari

H-1

Pelaksana Kasubbag Keuangan/ Subbag RT Bendahara

Data pegawai

10 menit

Pelaksana Pelaksana Subbag Subbag KeuRT angan

Tersedian ya uang gaji di kantor

1 hari

428

FLOWCHART SOP PEMBAYARAN GAJI


MULAI

DATA DATA KEPEGAWAIAN

POTONGANPOTONGAN

1 SUBBAG RUMAH TANGGA

DAFTAR GAJI

KPPN

SP2D

BANK 3 2

TUNAI

VIA BANK

BAGIAN KEUANGAN

Transfer ke Rekening Pegawai

AMPLOP UANG GAJI

PEGAWAI

SELESAI

429

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN TAMU


Dasar hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Pengajuan Konsumsi 2. SOP Pengamanan Peringatan: Setiap tamu yang datang harus menunjukkan Kartu Identitas dan atau Surat Tugas (kecuali untuk tamu VVIP) Pelaksana No. 1. Aktivitas Meminta Kartu Identitas dan atau Surat Tugas dari setiap tamu yang datang Mencatat Identitas serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang Memberikan Kartu Tamu 1 Satuan Pengamanan 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Administrasi Umum

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, ATK, telepon Pencatatan dan Pendataan: Buku Tamu

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan DiketahuiKartu Idennya Kartu titas dan Identitas atau Surat dan atau Tugas Surat Tugas dari tamu yang datang Buku Tamu Tercatatnya Identitas serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang Teridentifikasinya setiap tamu yang datang

Waktu 5 menit

Keterangan

Resepsionis

5 menit

Resepsionis

Kartu Tamu

1 menit

Mengkomu nikasikan kepada pimpinan melalui staff pimpinan perihal kedatangan Tamu Mengkonfirmasikan kesediaan

Resepsionis

Telephone

5 menit

Resepsionis

Telephone

Informasi kesediaan dan waktu

5 menit

430

Pelaksana No. Aktivitas dan waktu pimpinan untuk menerima tamu Mengarahkan tamu ke ruang pimpinan Menyiapkan jamuan tamu pimpinan Menyiapkan kendaraan untuk transportasi tamu pimpinan 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan pimpinan untuk menerima tamu Tertujunya tamu pada pimpinan yang dimaksud Tersedian ya jamuan tamu Tersedianya kendaraan.

Waktu

Keterangan

Satuan Pengamanan

5 menit

Staff Pimpinan

Permintaan jamuan tamu

1 jam

Petugas Pengemudi

Kasubbag Rumah Tangga

Permintaan peminjaman kendaraan dinas

15 menit

431

FLOWCHART SOP PELAYANAN TAMU

MULAI

MEMINTA KARTU IDENTITAS ATAU SURAT TUGAS TAMU

MENCATAT IDENTITAS TAMU

MEMBERIKAN KARTU TAMU

MENGKOMUNIKASIKAN KEPADA PIMPINAN MELALUI STAFF PIMPINAN PERIHAL KEDATANGAN TAMU

MENGARAHKAN TAMU KE RUANG PIMPINAN

MENYIAPKAN JAMUAN TAMU PIMPINAN

SELESAI

432

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN


Dasar hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: SOP Pelaksanaan Rapat Peringatan: Peminjaman/penggunaan ruangan dan peralatan dilayani jika tidak sedang digunakan dalam kegiatan lain. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan dan pengalaman tentang peralatan terkait

Peralatan/Perlengkapan: Ruangan, peralatan, meja, kursi, komputer/ laptop, ATK, telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat/blanko permohonan penggunaan ruangan/peralatan 2. Buku kendali Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terkirimnya Blangko / blangko/ surat permohonan surat permohonan

Waktu 1 jam

Keterangan

Mengajukan permohonan penggunaan ruangan/ peralatan ke Subbag Rumah Tangga 2 Meneliti dan mendisposi sikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga 3 1. Mencatat peminjaman ruangan/ peralatan dalam Buku Kendali. 2. Menyiapkan ruangan/ peralatan dan

Kasub bag Rumah Tangga

Blangko / surat permohonan

Terdisposisinya blangko/ surat permohonan

5 menit

Pelaksana Subbag Rumah Tangga

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

Tercatatnya peminjaman ruangan/ peralatan di buku kendali Tersedianya ruangan/ peralatan yang siap untuk

5 menit

Pemohon

Ruangan / peralatan yang siap digunakan

1 jam

433

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

menyerah kannya pada penanggung jawab dari pihak peminjam sesuai aturan yang berlaku Melaporkan Pemohon pemakaian ruang / tempat kepada Subbag Rumah Tangga

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan digunakan

Waktu

Keterangan

Kasubbag Rumah Tangga

Laporan

Kembalinya Ruangan dan peralatan dalam kondisi seperti semula

5 menit

434

FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH TANGGA

YA

TIDAK

DIPROSES OLEH PELAKSANA SUBBAG RT

PEMOHON

LAPORAN SELESAI KEGIATAN

PEMOHON

SELESAI

435

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS, PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS
Dasar hukum: 1. KMA Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan barang milik/kekayaan negara di lingkungan Departemen Agama 2. KMA Nomor 324 tahun 2002 tentang Petunjuk pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan inventaris kendaraan dinas bermotor di lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Pencairan dana LS 2. SOP Pengadaan 3. Penyedia Jasa Peringatan: Seluruh jenis pemeliharaan BMN harus dilaksanakan oleh Subbag Rumah Tangga dengan persetujuan PPK Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon. Pencatatan dan Pendataan: Buku Kendali

Mendispo- Kabag Umum sisi surat permintaan perbaikan kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga (RT) untuk memproses pelaksanaan pekerjaan 2 1. Menganalisa surat yang telah didisposisi Kabag Umum 2. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep surat permintaan penawaran harga

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Nota dinas Terdisposisinya Surat Permintaan perbaikan

Wakt Keterangan u 1 jam

Kasubbag RT

Surat tugas/Memo

1. terselesaikannya analisa disposisi Kabag Umum 2.Tersampai kannya perintah pembuata n surat permintaan penawaran

1 jam

436

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Wakt Keterangan u

kepada penyedia barang/ jasa terpilih; 3 1. Membuat konsep Surat Permintaan Penawaran; 2. Menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS); 3. Menyerahkan konsep Surat Permintaan Penawaran dan HPS kepada Kasubbag RT 4. 1. Mengana -lisa dan menanda -tangani konsep surat perminta an penawar an 2. Meneliti HPS; 3. Menugaskan pelaksan a untuk mengirim Surat Perminta an Penawar an kepada penyedia barang/ jasa. 5. Menyampai kan Surat Permintaan Penawaran kepada penyedia barang/jasa

Pelaksana Disposisi RT Kabag umum

1. Terselesaikannya konsep Surat Perminta an Penawaran 2. Tersiapkannya HPS 3. Terserah -kannya konsep HPS kepada Kasubbag RT

2 hari

Kasubbag RT

1. Terbu1. Konsep buhinya Surat tanda Permintaan tangan Penawaran pada surat 2. Konsep perminHPS taan penawaran 2. Terselesaikannya analisa HPS 3. Tersampaikannya perintah untuk mengirim surat permintaan penawaran kepada rekanan Pelaksana Surat RT Permintaan Penawaran Terkirimnya Surat Permintaan Penawaran

2 Jam

1 jam

437

Pelaksana NO. Aktivitas 1 Kasubbag RT 2 PPK 3

6. 1. Menerima, meneliti penawara n harga dari penyedia barang/ jasa. 2. Mengoreksi dan menegosiasi harga penawara n dengan penyedia barang/ jasa; 3. Membuat dan menyeles a-ikan Surat Perintah Kerja (SPK) 4. Meneliti kuitansi, faktur, SSP dan faktur pajak selanjutny a menugaskan pelaksana untuk membuat Bukti Kas Tetap (BKT) 7. Membuat konsep BKT dan menyampai kannya kepada Kasubbag RT 8 Meneliti dan memaraf BKT dan menyampaikannya kepada Kabag Umum/PPK 9 Meneliti dan menandatangani BKT

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 1. Surat 1. Kuitansi, Penafaktur, SSP waran dan faktur Harga pajak 2. Surat Pena- 2. SPK 3. Faktur waran 4. Kuitansi Harga, Berita Acara Pemenang Pemilihan Lelang

Wakt Keterangan u Maksimal 30 hari

Pelaksana RT

Setelah pekerjaan selesai

Kasubbag RT

BKT

Terbubuhinya paraf pada BKT

1 Jam

Kabag Umum

BKT

Terbubuhinya tanda

1 Jam

438

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

dan menugaskan pelaksana untuk menyampaikannya kepada Bendahara Pengeluaran 10 Menyampaikannya BKT kepada bendahara pengeluaran

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan tangan pada BKT

Wakt Keterangan u

Pelaksana BKT RT

Tersampaikannya BKT kpd bendahara pengeluaran

1 jam

439

FLOWCHART SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS, PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS

MULAI

PENGAJUAN

KONSEP SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA KEPADA PENYEDIA JASA

MENYIAPKAN HPS

MENYAMPAIKAN SURAT PERMINTAAN PENAWARAN KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA

ANALISA

SETUJU

DITOLAK

KONSEP BUKTI KAS TETAP

PPK

BENDAHARA PENGELUARAN SELESAI

440

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE


Dasar hukum: 1. PP No 09 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005 2. KMA No 137 Tahun 2002 tentang Pengelolaan Informasi Keagamaan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Kegiatan Peringatan: Berita tidak akan ditayangkan jika tidak melalui dewan penyunting Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai jurnalistik dasar-dasar

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, Kamera, ATK, Alat Perekam Pencatatan dan Pendataan: Database berita website Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Bahan berita Bahan berita

Waktu 2 jam

Keterangan

Pelaksana Mencari Itjen dan menulis berita Mengumpu Tim lkan berita Website

Materi Berita

Menyunting berita Menayangkan berita

Dewan penyunting Tim Website

4.

Disposisi Kabag umum Materi berita

Terkumpulnya bahan berita Tersuntingnya berita Tayangan berita

1 Jam

2 hari 2 jam

441

FLOWCHART SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE

MULAI

PENCARIAN & PENULISAN BERITA

PENGUMPULAN BERITA

PENYUNTINGAN BERITA

PENANYANGAN BERITA

SELESAI

442

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAMANAN
Dasar Hukum: 1. UU Nomor 13 Tahun 1961 tentang ketentuanketentuan pokok kepolisian negara 2. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Ketentuanketentuan pokok-pokok kepegawaian Keterkaitan: 1. SOP SIMAK 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: Kualifikasi Pelaksana: Satuan Pengamanan yang mendapatkan Surat Tugas

Peralatan/Perlengkapan: Kamera CCTV, HT, Lampu Senter, Buku laporan, Metal Detektor, Pentungan. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar absensi satuan pengamanan 2. Buku catatan peristiwa 3. Buku catatan keluar masuk barang dari kantor Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Tugas Terdapatnya perintah secara umum Surat Tugas Terdapatnya perintah harian dan terkoordinasikannya kegiatan harian Surat Tugas Terlaksananya tugas harian Satuan Pengamanan Ket

Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3

Waktu 5 Menit 5 Menit

KomanMemberikan perintah secara dan Peleton umum 2 Mengeluarkan perintah harian dan mengkoordinasikan kegiatan harian 3 a. Melakukan tindakan pengaman-an gedung beserta barang inventaris kanto b. Melakukan pengamanan pada kendaraan dinas kantor da kendaraan pribadi c. Memberikan pelayanan kepada setiap pimpinan Inspektorat Jenderal d. Mengawasi keluar masuknya barang inventaris kanto e. Menutup dan mengunci seluruh pintu termasuk pintu gerbang pada

Koman dan Regu

Anggota

24 jam

443

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan

Mutu Baku Output Waktu Ket

hari jumat mulai pukul 12.00 sampai dengan 12.30 (sholat Jumat) f. Mencatat Setiap kendaraan yang keluar masuk d lingkungan Inspektorat Jenderal g. Menanyakan dan memeriksa setiap tamu yang datang baik keperluan maupun tujuannya 4. Menerima laporan pelaksana perihal kehilangan barang, Mengeluarkan barang dari kantor, penitipan kendaraan bermotor 5. Menerima perintah: 1. Menginvestigasi kasus kehilangan (Pencu-rian) 2. Mendampingi pelaksana pada saat mengeluarka n barang dari kantor 3. Menjaga kendaraan bermotor 6 Melaporkan kasus Pencurian kepada Kabag Umum dan Mengkoordinasikan kasus pencurian/ Tindak pidana lainnya dengan Kepolisian Wilayah jika dibutuhkan

Koman dan regu

Laporan

Teridentifikasinya laporan

5 menit

Anggota

Perintah

a. Terinvestigasinya kasus kehilangan b. Terdampinginya pelaksa-na pada saat mengeluarkan barang c. Terja-ganya kenda-raan bermotor

Koman dan regu

Bukti

Terdapatnya laporan kepada Kabag Umum dan terkoordinasinya dengan polda

segera

444

FLOWCHART SOP PENGAMANAN

MULAI

PERINTAH UMUM KOMANDAN PELETON

PERINTAH HARIAN KOMANDAN REGU

PELAKSANAAN TUGAS PENGAMAN

LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS

LAPORAN KASUS/TINDAK PIDANA KE POLDA

SELESAI

445

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Permintaan Perbaikan 2. SOP Pemeliharaan Peringatan: 1. Prosedur ini tidak berlaku bagi perawatan rutin dan berkala. 2. Usulan perbaikan yang dilayani adalah untuk perbaikan ringan atau sifatnya betul-betul mendesak. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan permohonan permintaan perbaikan instalasi listrik / air Meneliti dan mendisposisikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga Memeriksa tingkat kerusakan dan mencatatnya dalam Buku Kendali 1 Pegawai atau Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Keahlian dalam perbaikan instalasi listrik

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, ATK, telepon, peralatan tekhnisi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat / blanko permohonan permintaan perbaikan instalasi listrik 2. Buku Kendali

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Blangko/ Terkirimsurat nya blangpermohonan ko/surat permohon an

Waktu 1 jam

Keterangan

Kasubbag Rumah Tangga

Blangko/ surat permohonan

Terdisposisinya blangko/ surat permohonan

5 menit

Pelaksana Subbag Rumah Tangga

Anggota

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

4.

Memperbaiki kerusakan

Teknisi

Petugas PLN / PAM

Bukti kerusakan

10 Terdetekmenit sinya tingkat kerusakan dan tercatatnya jenis kerusakan dalam Buku Kendali 1 jam Teratasiatau nya keterganrusakan

Jika tingkat kerusakan ringan

446

Pelaksana NO. Aktivitas instalasi listrik / air 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan instalasi listrik / air

Waktu tung tingkat kerusa kan

Keterangan ditangani secara swakelola, tapi jika tidak mampu maka dilaporkan kepada PLN / PAM

5.

Melaporkan pelaksanaan perbaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga

Teknisi

Anggota

Laporan

Adanya laporan pelaksanaan perbaikan

10 menit

447

FLOWCHART SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH TANGGA

PENGECEKAN DAN PENCATATAN TINGKAT KERUSAKAN

TEKHNISI SUBBAG RUMAH TANGGA

PETUGAS PLN

LAPORAN

SELESAI

448

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: SOP Rapat Peringatan: 1. Prosedur ini tidak berlaku bagi unit-unit kerja yang telah memiliki dana talangan konsumsi tersendiri. 2. Untuk permintaan konsumsi bagi lebih dari 50 orang, Surat Permohonan diajukan ke Subbag Rumah Tangga maksimal 1 hari sebelum hari H. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan permohonan permintaan konsumsi pada Subbag Rumah Tangga Meneliti dan mendisposi sikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga Memesan konsumsi sesuai dengan permintaan pemohon Menerima konsumsi yang dipesan 1 Pegawai atau Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan mengatur menu

Peralatan/Perlengkapan: ATK, telepon, direktori toko kue dan rumah makan Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat / blanko permohonan permintaan konsumsi 2. Buku Kas Subbag RT

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerkirimBlangko / surat permo- nya blangko/ surat honan permohonan

Waktu 1 jam

Keterangan

Kasubbag Rumah Tangga

Blangko / surat permohonan

Terdisposisinya blangko/ surat permohonan

5 menit

Pelaksana Penyedia jasa Subbag konsumsi Rumah Tangga

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

Pesanan konsumsi

10 menit

4.

Penyedia jasa konsumsi

Pelaksana Subbag Rumah Tangga

Tanda Terima / Kuitansi

Diterimanya konsumsi yang dipesan

10 menit

449

Pelaksana NO. 5. Aktivitas Menyerahkan pesanan konsumsi kepada pemohon. Mencatat Bukti Pengeluaran di Buku Kas Subbag 1 2

6.

Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan DiterimaPelaksana Pesanan konsumsi nya peSubbag sanan Rumah konsumsi Tangga oleh pemohon Pelaksana Bukti Penge- TercatatSubbag luaran Kas nya bukti Rumah dari Penyedia pengeTangga Jasa Konluaran di sumsi Buku Kas Subbag

Waktu 5 menit

Keterangan

5 menit

450

FLOWCHART SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI


MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH TANGGA

YA

TIDAK

PEMESANAN KONSUMSI KEPADA PENYEDIA JASA

PEMOHON

PENYERAHAN PESANAN KONSUMSI KEPADA PEMOHON

PENCATATAN BUKTI PENGELUARAN KAS

SELESAI

451

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR


Dasar Hukum: Keputusan Menteri Agama Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan barang milik/ kekayaan negara di lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Pemeliharaan Peringatan: Jika tidak koordinasi dengan Subbag perlengkapan (SOP Pengadaan barang) maka tidak mendapatkan penggantian barang yang baru Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Menguasai Keahlian memperbaiki komputer dan alat-alat kantor

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, peralatan tehnisi

Pencatatan dan Pendataan: Buku Kendali

Melaporkan Pelaksana kerusakan terkait barang inventaris kepada Subbag terkait. Kasubbag Laporan 2 Subbag Terkait Kerusakan terkait membuat surat permintaan perbaikan ditujukan kepada Kasubbag Rumah Tangga (RT). Kasubbag Surat 3 Kasubbag RT permintaan RT mendisperbaikan posisikan surat tersebut kepada Pelaksana RT Pelaksana 1. Disposisi 4. a. Melakukan RT Surat analisa Perbaikan awal terhadap 2. Terdapattingkat nya kerusakan barang alat olah inventaris data pada yang subbag rusak

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Bukti TersamKerusakan paikannya laporan kerusakan

Waktu 5 menit

Keterangan

Terealisasinya pembuatan surat permintaan perbaikan

1 jam

Terdisposisinya Surat permintaan perbaikan kepada Pelaksana Terselesaikannya perbaikan barang inventaris jika kerusakan ringan

5 menit

5 jam

452

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu

Keterangan

terkait b. Memperbaiki alat barang inventaris di subbag terkait jika tingkat kerusakan ringan c. Memperbaiki barang inventaris di Subbag RT jika tingkat kerusakan berat. Sub-bag 5. Membuat Terkait surat izin mengeluarkan barang kepada pelaksana RT 6. A. Mengarsipkan surat tersebut B. Melakukan perbaikan di Subbag RT C. Melakukan penggantian spare part jika perlu D. Mengajukan pembelian spare part. E. Membuat laporan hasil kerja perbaika n olah data F. Mengem -balikan alat olah data

Barang inventaris mengalami kerusakan berat

Pelaksana Surat izin RT mengeluarkan barang

Terealisasinya pembuatan surat izin mengeluarkan barang Terselesaikannya perbaikan barang inventaris kantor

5 menit

Jika Barang tersebut mengalami kerusakan berat

6 jam

453

Pelaksana NO. 7. Aktivitas 1 2

Memberikan nota dinas rekomendasi penggantian barang inventaris jika sudah tidak layak pakai kepada Subbag terkait ditujukan kepada Subbag Perlengkapan Kasubbag Mengajuterkait kan permintaan alat olah data (sebagaimana diatur di dalam SOP Pengadaan barang No tahun. .)

Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan TerealiPelaksana Barang sasinya RT inventaris nota tidak dapat dinas diperbaiki rekomendasi

Waktu 5 menit

Keterangan

Nota Dinas rekomendasi penggantian barang baru

5 menit

Terealisasinya penggantian barang baru

454

FLOWCHART SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR

MULAI

LAPORAN KERUSAKAN KEPADA SUBBAG RUMAH TANGGA

ANALISA TINGKAT KERUSAKAN

RINGAN

BERAT

PELAKSANAAN PERBAIKAN DI SUBBAG TERKAIT

SURAT IJIN MENGELUAR KAN BARANG

PROSES PERBAIKAN DI SUBBAG RT

LAPORAN PERBAIKAN

MASIH LAYAK PAKAI

TIDAK LAYAK PAKAI

PENGEMBALIAN BARANG KE SUBBAG TERKAIT

NOTA DINAS REKOMENDASI PENGGANTIAN BARANG

SELESAI

455

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS


Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 324 tahun 2002 tentang petunjuk pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan inventaris kendaraan dinas bermotor di lingkungan Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Kegiatan 2. SOP Pemeliharaan Peringatan: 1. Peminjaman/penggunaan kendaraan dinas dilayani jika kendaraan dinas tersedia dan dalam kondisi layak jalan. 2. Jika terjadi kerusakan / kecelakaan / kehilangan maka menjadi tanggung jawab peminjam Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan permohonan penggunaan kendaraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga Meneliti dan mendisposisikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga Mencatat peminjaman kendaraan dinas dalam Buku Kendali Menugaskan kepada 1 Pegawai atau Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki pengetahuan tentang kendaraan 2. Mampu mengemudikan kendaraan mesin/

Peralatan/Perlengkapan: Kendaraan Dinas, meja, kursi, komputer/laptop, ATK, telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat / blanko permohonan penggunaan kendaraan dinas 2. Buku kendali

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Blangko / Terkirimnya jam surat blangko/ permohonan surat permohonan

Kasubbag Rumah Tangga

Kasubbag Terkait

Blangko / surat permohonan

5 Terdispomenit sisinya blangko/ surat permohonan

Pelaksana Kasubbag RT Subbag Rumah Tangga

Disposisi Kasubbag Rumah Tangga

5 Tercatatnya peminjaman menit kendaraan dinas di buku kendali Terselesaikannya 5 menit

4.

Pengemudi atau

Perintah atau serah

456

Pelaksana NO. Aktivitas pengemudi atau penanggung jawab dari pihak peminjam untuk mengemudikan kendaraan yang dipinjam Mengembalikan kendaraan kepada Subbag Rumah Tangga 1 pemohon 2 3

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan serah terima terima kunci kendaraan + peminjaman kendaraan STNK dinas

5.

Pengemu di atau pemohon

Pelaksana PengembaRT lian kunci kendaraan + STNK

Kembali-nya 5 kendaraan menit dinas dalam kondisi seperti semula

457

FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

MULAI

SURAT PERMOHONAN DARI PEGAWAI

SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT

KASUBBAG RUMAH TANGGA

YA

TIDAK

DIPROSES OLEH PELAKSANA SUBBAG RT

PEMOHON

PENGEMUDI

PENGEMBALIAN

PEMOHON

SELESAI

458

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP KEPROTOKOLERAN
Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Peminjaman Kendaraan 2. SOP SPPD Peringatan: Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mendapatkan informasi kunjungan kerja pimpinan Membuat jadwal deskriptif keberangkatan dan kepulangan pimpinan dari daerah Menyiapkan petugas pendamping perjalanan pimpinan Berkoordinasi dengan sub bagian lain tentang materi dan arahan pimpinan di daerah Menyiapkan administrasi perjalanan dinas pimpinan dan pendam pingnya 1 Staff Pimpinan dan Petugas Protokoler Petugas Protokoler 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memahami tugas Protokol

Peralatan/Perlengkapan: HT, Buku Agenda, Laptop, ID Card, Kartu Pass Bandara, Kendaraan Operasional Pencatatan dan Pendataan: Buku Agenda Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Undangan / Informasi Surat Tugas kunjungan kerja pimpinan Keterangan

Waktu 5 menit

Kasubbag Kabag RT Umum

Kasubbag RT

Laptop / komputer

Jadwal 15 deskriptif menit keberangka an dan kepulangan pimpinan

Kasubbag RT

Surat Tugas

Adanya petugas pendamping pimpinan Materi dan arahan

1 jam

4.

Kasubbag RT

Subbag terkait

Soft copy dan print out materi dan arahan

1 hari

5.

Kasubbag RT

Kasubbag Kasubbag Surat Tugas, Keuangan Perenca- SPPD naan

Tersedianya kelengkapan administrasi

1 hari

459

Pelaksana NO. 6. Aktivitas Mendapatkan tiket keberangkatan dan kepulangan pimpinan dan pendamping ke daerah Melakukan konfirmasi dan koordinasi petugas protokoler daerah Menyiapkan teknis keberangkatan dan kepulangan pimpinan di bandara/ stasiun keberangka tan Melaporkan ke Kabag Umum terkait pelaksanaan keprotokoleran 1 Petugas Protokoler

Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Perlengkapan TersediaKasubbag Kasubbag Tiket nya tiket RT Keuangan/ Bendahara

Waktu 1 hari

Keterangan

7.

Petugas Protokoler daerah

Petugas Kasubbag Telephone, Protokoler RT Fax

Informasi dan koordinasi

1 hari

8.

Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Kendaraan

Kesiapan teknis keberangkatan dan kepulangan pimpinan

1 hari

9.

Petugas Protokoler

Kasubbag RT

Laporan

Adanya laporan pelaksanaan keprotokoleran

1 jam

460

FLOWCHART SOP KEPROTOKOLERAN

MULAI

KABAG UMUM

KASUBBAG RUMAH TANGGA

PELAKSANA RUMAH TANGGA

PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS KEPROTOKOLERAN

LAPORAN

SELESAI

461

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENERBITAN SPPD


Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 11 Tahun 2005 tentang Perjalanan Dinas Ke Luar Negeri; 2. PMK Nomor 45 Tahun 2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap 3. PMK Nomor 62 Tahun 2007 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 45/PMK.05/2007 Tentang Perjalanan Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap 4. PMK Nomor 64 Tahun 2008 tentang Standar Biaya Umum tahun anggaran 2009 5. Petunjuk pelaksanaan Badan Kepegawaian Nasional Nomor 12 Tahun 2001 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap 6. Petunjuk Pelaksanaan Dirjen Perbendaharaan Nomor 21 tahun 2008 tentang perjalanan dinas jabatan dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan pegawai tidak tetap Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan PKAT 2. SOP Riksus 3. SOP Kegiatan Peringatan: Jika tidak mendapatkan surat tugas atau memo dari esseon III ke atas maka SPPD tidak akan diterbitkan Pelaksana NO. 1. Aktivitas Membuat surat tugas perjalanan dinas 1 2 Kualifikasi Pelaksana: Menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan: Komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon, Form SPPD.

Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap Tim/Individu 2. SPPD Rampung 3. Surat Tugas/ memo esselon III ke atas Keterangan

Membuat SPPD Memberik an paraf pada SPPD Memberikan tanda tangan pada SPPD

- Pelaksana Kabag Subbag pe Perencan rencanaan aan - Subbag Perencanaan Pelaksana Subbag RT Kasubbag Perencanaan Sekretaris/ Irjen Kabag I

Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan Sekretaris Nota dinas Terbitnya surat tugas

Waktu 1 hari

Surat tugas/ Memo SPPD

Terbitnya SPPD Terbubuhinya paraf

1 hari 1 hari

4.

SPPD yang sudah diparaf

Terbubuhinya tanda tangan

1 hari

462

Pelaksana NO. Aktivitas 1 Pelaksana Subbag RT 2 3

5. 1. Membubuhi stempel pada SPPD tersebut 2. Mengklasifikasika n SPPD tersebut berdasar -kan tim 3. Mendistri -busikan SPPD kepada yang bersangkutan. 6. Menandatangani dan membubuhi stempel Memberi Nomor dan tanggal

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerbubuSPPD yang hinya sudah di bubuhi tanda stempel, terklasifitangan kasinya dan terdistribusinya SPPD

Waktu 1 hari

Keterangan

Pejabat obrik /satker yang dituju Pelaksana Subbag RT

7.

SPPD SPPD Rampung terbubuhi stempel Itjen dan tanda tangan Terisinya SPPD Yang Nomor sudah dan dibubuhi tanda tangan tanggal SPPD dan stempel satker

1 hari

1 minggu

463

FLOWCHART SOP PENERBITAN SPPD

MULAI

SURAT TUGAS

1 SUBBAG RUMAH TANGGA 2 SPPD

SPPD DIPARAF OLEH KASUBBAG PERENCANAAN & KABAG I

SPPD DITANDATANGANI OLEH SEKRETARIS ITJEN ATAU IRJEN SPPD DIDISTRIBUSIKAN KEPADA PEGAWAI / PEJABAT YANG BERTUGAS SPPD RAMPUNG

PEMBERIAN NOMOR SPPD RAMPUNG

SELESAI

464

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN


Dasar Hukum: 1. PMK Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil 2. PMK Nomor 06/PMK.05/2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil 3. PMK Nomor 64/PMK.02/2008 tentang Standar Biaya Umum Tahun Anggaran 2009 Keterkaitan: 1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Absensi Pegawai Peringatan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka uang makan dibayarkan pada bulan yang akan datang Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 Pelaksana Subbag Kepegawaian 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Menguasai MS Office

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap uang makan 2. Daftar uang makan Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Database Terkirimnya rekap finger print absensi

Waktu 1 jam

Keterangan

Mengirimkan rekap absensi pegawai ke Subbag RT setiap awal bulan 2 a. Melakukan potonganpotongan, amplop berserta nomor pengambilan b. Membuat daftar uang makan c. Mengirimkan daftar uang makan ke KPPN 3 Menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Pelaksana Subbag RT

Rekap uang makan

Terbitnya SP2D

4 hari

Pelaksana KPPN

Daftar uang makan

Terbitnya SP2D

1 minggu

465

Pelaksana NO. 4. Aktivitas Mengkonfirmasikan pencairan uang di Bank 1 2 Pelaksana Sub-bag RT 3

5.

a. Memasu Pelaksana Subbag kkan RT uang makan ke dalam amplop masingmasing pegawai b. Mendistri busikan amplop uang makan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SP2D Tersampaikannya informasi tentang pencairan uang di Bank a. Amplop 1. Tersimb. Daftar uang pannya makan uang c. Nomor makan Pengamdi dalam bilan amplop 2. Terdistribusinya uang makan

Waktu 1 hari

Keterangan

1 hari

466

FLOWCHART SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN

MULAI

REKAP ABSENSI PEGAWAI

POTONGANPOTONGAN 1 SUBBAG RUMAH TANGGA DAFTAR UANG MAKAN KPPN SP2D

BANK

2 BAGIAN KEUANGAN 3

AMPLOP UANG MAKAN

PEGAWAI

SELESAI

467

Lampiran12

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
SUBBAG PERLENGKAPAN

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

SOP SIMAK SOP SIKAP SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Inventaris SOP Pengadaan Barang SOP Penghapusan Barang SOP Penggantian Barang Inventaris SOP Permintaan Barang Kebutuhan Sehari-hari SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN

468

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI BARANG MILIK NEGARA


Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 449 Thn 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama; 2. PMA Nomor 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. SOP Pengadaan barang; SOP SIKAP; SOP Pengelolaan dan Pndistribusian BMN; SOP Penghapusan Barang; SOP Rekonsiliasi SAK-Simak. Kualifikasi Pelaksana: Paham Administrasi; Mengikuti Diklat SAI-SIMAK BMN

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, aplikasi SIMAK BMN

Peringatan: 1. Setiap Pengadaan harus segera diinput ke dalam aplikasi SIMAK BMN, sehingga tidak terlewat saat SIMAK akan dilaporkan; 2. Saat laporan SIMAK BMN selesai perlu dilakukan rekonsiliasi antara SIMAK BMN dengan SAI sehingga data yang dilaporkan sinkron. Pelaksana NO 1. Aktivitas Pengadaan Barang 1 Panitia Pengadaan 2 3

Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Barang Persediaan Alat Tulis Kantor Bahan Komputer Alat Rumah Tangga Bahan Cetakan Barang inventaris kantor

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terpenuhi Dokumen kebutuhan Pengadaan Itjen atas Barang barang inventaris dan barang kebutuhan sehari-hari

Waktu Sesuai jenis pengadaan

Keterangan Diperoleh SP2D

2. Penginputan Petugas data input data SIMAK BMN

1. SP2D; Ter-update- Sesuai 2. Data barang nya data jenis SIMAK BMN penginventaris adaan diinput lengkap dgn penomoran & lokasi barang 3. Data barang persediaan diinput masuk keluar per satuan barang

469

Pelaksana NO Aktivitas 1 Petugas input data SIMAK BMN 2 3

3. Penyiapan laporan semesteran dan laporan tahunan 4. Rekonsiliasi Laporan SAI dengan Laporan SIMAK BMN

Petugas Input data SIMAK BMN

Petugas input data SAI

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Tersajinya Seluruh kontrak/SPK laporan BMN dg & SP2D format dari semester aplikasi berjalan SIMAK BMN 1. Laporan Tersajinya SAI; kesesuaian 2. Laporan laporan SAI SIMAK & SIMAK BMN BMN

Waktu Sesuai jenis pengadaan

Keterangan

3 hari

470

FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI

MULAI

DOKUMEN PENGADAAN

SP2D

INPUT DATA BARANG

LAPORAN SEMESTERAN DAN LAPORAN TAHUNAN

REKONSILIASI LAPORAN SAI DAN SIMAK BMN

SELESAI

471

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)


Dasar Hukum: 1. KMA 449 Thn 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama; 2. PMA 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pengadaan Barang; SOP SIMAK; SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN; SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Inventaris. Kualifikasi Pelaksana: 1. Paham Administrasi 2. Mampu mengoperasikan Aplikasi Komputer SIKAP

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, Aplikasi SIMAK BMN,

Peringatan: 1. SIKAP harus di up date setiap saat; 2. Saat barang telah didistribusikan pada ruangan yang membutuhkan, maka segera diisi data ruangan sesuai berita acara yang ada, agar DIR dan data dari SIKAP sinkron; 3. Setiap 6 bulan sekali diadakan OFBI untuk pengecekan ulang. Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. Pengadaan Barang inventaris kantor; Penomoran Barang inventaris; Pendistribusian Barang inventaris; Pendataan Barang inv. di setiap ruangan; Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan pengembalian); 6. Barang Persediaan. Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terpenuhi Dokumen kebutuhan Pengadaan barang Barang inventaris dan barang kebutuhan sehari-hari kantor 1. Data barang; Terlaksana nya penda2. Urutan penomoran. taan barang sesuai nomor yang diberikan 1. Berita Acara Terlaksaserah terima nanya distribusi babarang; rang inven2. DIR. taris yang diperlukan 1. Data barang; Ter2. Nomor updatebarang; nya data

Waktu Sesuai jenis pengadaan

Keterangan

1. Pengadaan Panitia Barang Pengadaan

2. Penomoran Pengadministrasi barang barang inventaris inventaris

Sesuai dg jml pengadaan

3. Pendistribu- Pengadmisian barang nistrasi barang inventaris inventaris

Sesuai jumlah barang

4. Input data barang inventaris

Petugas input data SIKAP

Sesuai jumlah barang

472

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Petugas .5 Input data barang per- input data SIKAP sediaan

6. Permintaan Pemohon barang persediaan

Administrasi barang persediaan

7. Input data penggunaan barang persediaan

Petugas input data SIKAP

Petugas 8. Input data peminjaman Input data SIKAP barang mobile/ barang pinjam

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 3. Berita Acara SIKAP serah terima barang; 4. Up date DIR 1. Tersaji1. Faktur nya lap barang; BMN dg 2. Data SIMAK format BMN; SIKAP; 3. Kartu Persediaan 2. Tersajinya kesesuaian data SIKAP & SIMAK BMN 1. Pengisian Terpenuhiform nya kebupermintaan tuhan barang; barang per2. Tanda sediaan tangan dari atasan pemohon; 3. Persetujuan dari kasubbag Perlengkapan Bon Permintaan 1. TersajiBarang nya lap barang persediaan terakhir dg format SIKAP; 2. Tersajinya kesesuaia n data SIKAP & SIMAK BMN Tersajinya 1. Form Pedata peminjaman minjam, Barang nomor & Inventaris; jenis barang 2. Data jumlah yang barang dipinjam mobile/ Tersajinya barang data terpinjam yang sebut dalam format tersedia
aplikasi SIKAP

Waktu

Keterangan

Sesuai jumlah barang

10 menit

Sesuai jumlah pengeluaran barang

5 menit

473

FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)

MULAI
PENGADAAN BARANG BARANG PERSEDIAAN INPUT DATA PERMINTAAN BARANG INPUT DATA BARANG INPUT DATA PENGELUARAN BARANG BARANG INVENTARIS PENOMORAN BARANG INVENTARIS PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGISIAN FORM PEMINJAMAN

INPUT DATA PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGEMBALIAN BARANG

DISTRIBUSI BARANG

INPUT DATA PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS

SELESAI

474

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS


Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 449 Tahun 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama; 5. Surat Edaran Inspektur Jenderal Departemen Agama No.IJ/C/4/HM.00/0792/2008. Keterkaitan: 1. SOP SIKAP; 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: 1. Peminjaman harus dilakukan sesuai dengan prosedur; 2. Apabila terjadi kerusakan dan/atau kehilangan selama peminjaman, maka peminjam harus bertanggungjawab atas kerusakan dan atau kehilangan barang tersebut; 3. Peminjam wajib mengembalikan barang tersebut dalam keadaan semula 4. Petugas Administrasi Barang Pinjam dapat menarik barang sewaktu-waktu apabila barang tersebut dibutuhkan untuk kegiatan yang mendesak. Pelaksana NO Aktivitas 1 Penanggung jawab (Kasubbag) Pengadministrasi Barang Pinjam 2 Peminjam 3 Kualifikasi Pelaksana: Administrasi

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, Form Isian Peminjaman Pencatatan dan Pendataan: Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan pengembalian).

1. Pengajuan Peminjaman Barang Inventaris

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerpenuhiSurat Pernya surat mohonan Peminjaman permohonan peminBarang jaman Data Inventaris Gudang Barang Pinjam Kepastian mengenai tersedianya barang yang akan dipinjam Tervalidasi nya permohon an peminjama n

Waktu 5 menit

Keterangan

2. Pengecekan ketersediaan barang mobile/ barang pinjam 3. Persetujuan

10 menit

Diketahui merek dan nomor barang

Kasubbag Perlengkapan

1. Barang tersedia 2. Tdk ada kebutuhan lain yang lebih

5 menit

475

NO

Aktivitas

4. Pengisian Form Peminjaman Barang Inventaris

Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Output Perlengkapan mendesak Terisinya Diketahui Formulir Peminjam PenangPeminjaman Formulir Barang gungjawab oleh Peminjam (Kasubbag Inspektur Barang an Barang Inventaris dan atau Wilayah Inventaris (pd Irwil) Kabag)

Pelaksana

Waktu 5 menit

Keterangan

5. Waktu Peminjaman

Peminjam Barang

Maksimal peminjaman barang adalah 30 hari kalender

Terpenuhi persyaratan peminjama n waktu maksimal

6. Input data peminjaman ke dalam SIKAP

Tim input data SIKAP

Formulir Peminjaman Barang Inventaris

Terinputnya data peminjama n dalam SIKAP

7. Pengembalian barang

Peminjam barang

1. Kondisi barang sesuai pada saat dipinjam; 2. Membawa Formulir Peminjaman

Pengadministrasi barang pinjam

Memeriksa barang yang dikembalikan oleh peminjam

8. Up date data Inventaris barang mobile/ barang

Pengadministrasi barang pinjam

Mencatat barang yang telah kembali ke gudang barang

Dikembalikannya barang pinjam sesuai waktu peminjaman yang tercantum dalam Formulir Terkembalikannya barang pinjam sesuai kondisi saat dipinjam. 1. Terdatanya barang yang telah

Formulir rangkap 3, 7. Perlengkap an 8. Peminjam 9. Kasubbag terkait 30 Bila masih hari dibutuhkan, dapat diperpanjang dgn mengisi kembali formulir peminjaman dengan catatan barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan lain 3 Saat waktu menit peminjaman yg disepakati berakhir, akan ada peringatan pada komputer SIKAP 5 menit

5 menit

5 menit

476

Pelaksana NO Aktivitas pinjam 1 2 3

9.

Input data pengembali an ke dalam SIKAP

Tim input data SIKAP

Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan pinjam kembali; 2. Terupdatenya data gudang barang pinjam apabila sewaktuwaktu dibutuhkan Formulir Pe- Terinput-nya 3 minjaman data menit Barang Inven- pengembataris yang lian dalam telah ditandai SIKAP oleh Pengadministrasi barang pinjam

477

FLOWCHART SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS

MULAI
PENGAJUAN PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG

TIDAK

PERSETUJUAN KASUBBAG PERLENGKAPAN

YA PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG

INPUT DATA PEMINJAMAN KE SIKAP

WAKTU PEMINJAMAN MAKSIMAL 30 HARI

KURANG

CUKUP PENGEMBALIAN BARANG

PENGECEKAN BARANG OK UP DATE DATA BARANG MOBILE/BARANG PINJAM INPUT DATA PENGEMBALIAN KE SIKAP

TIDAK OK

HILANG = TGR RUSAK = PERBAIKAN

SELESAI 478

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGADAAN BARANG


Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. Keppres No. 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Keterkaitan: 1. SOP SIMAK BMN; 2. SOP SIKAP Peringatan: 1. Pengadaan s.d. 50jt dengan Penunjukkan Langsung; 2. Pengadaan s.d. 100jt dengan Pemilihan Langsung; 3. Pengadaan di atas 100 jt dengan Lelang; 4. Pengadaan harus sesuai dengan spesifikasi dan hal-hal lain yang dipersyaratkan/disepakati dalam kontrak/SPK; 5. Apabila terdapat keterlambatan terhadap pelaksanaan penyediaan barang oleh Penyedia, maka akan dikenai sanksi sesuai yang tercantum dalam Surat Perintah Kerja/Kontrak. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pembentukan Panitia Pengadaan & Pemeriksaan Barang 1 Penanggung jawab (Sekretaris Itjen) 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki Sertifikat Pengadaan Barjas 2. Ditetapkan oleh SK Panitia Pengadaan dan Panitia Pemeriksa 3. Memiliki pengetahuan tentang pengadaan barang

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, jaringan internet, Standar Harga Pencatatan dan Pendataan: 1. Pembentukan Panitia Pengadaan dan Pemeriksa Barang; 2. Survey harga, kurs dollar dan jenis barang; 3. Ketersediaan dana pada DIPA; 4. Pembuatan rencana, OE dan RKS; 5. Prosedur pengadaan; 6. Kontrak/Surat Perintah Kerja; 7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang; 8. Pengajuan Kwitansi ke Subbagian Keuangan

2.

Panitia Survey harga dan Pengajenis barang daan

3.

Panitia Alokasi dana dalam Pengadaan DIPA

4.

Prosedur penga-

Panitia Penga-

Persetujuan

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SK Inspektur Terbentuk nya PaniJenderal tia PengDepag adaan dan Panitia Pemeriksa an Barang Brosur dan Terpenuhidaftar harga nya kelengkapan data untuk pembuatan OE dan rencana TerdapatOE tdk nya kepasmelebihi tian keteranggaran sediaan dalam DIPA dana Dipenuhinya Terpilihnya persyaratan rekanan

Waktu 2 hari

Keterangan

1 hari

10 menit

Sesuai jenis

3 macam pengadaan,

479

Pelaksana NO. Aktivitas daan 1 daan 2 Pejabat Pembuat Komitmen 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan yang me- pengapengadaan nawarkan daan sesuai harga yang peraturan yang berlaku menguntungkan negara

Keterangan

5.

Surat Perintah Kerja/ Kontrak

Pejabat Pembuat Komitmen (Pihak Pertama)

Rekanan/ Penyedia Barang (Pihak Kedua)

6.

Penerimaan Panitia dan peme- Pemeriksa riksaan Barang barang

Penyedia barang

Pejabat Pembuat Komitmen

masingmasing memiliki mekanisme pemilihan yang berbeda, sesuai peraturan yang berlaku Kedua pihak Terpenuhi Sesuai Terdapat harus menya perjenis sanksi bila menuhi persyaratan penga- pengadaan syaratan yang pengada- daan terlambat tercantum an barang dari waktu dalam SPK yang ditentukan a. Kondisi Terkontrol 5 menit Saat waktu dan jumlah nya mutu peminjaman barang barang yg sesuai sesuai disepakati dengan spesifikasi berakhir, spesifikasi yang akan ada dalam diinginkan peringatan lampiran pada SPK atau komputer faktur; SIKAP b. Berita Acara Pemeriksaan Barang Berita Acara Terlaksa- 5 menit Serah Terima nanya Pekerjaan pengadaan barang sesuai SPK/ kontrak Tersimpan nya barang hasil pengadaan di Gudang Perlengkapan 1. SPK; Terinput2. Faktur. nya data pengadaan dalam SIKAP Seluruh 1. Terpenu dokumen hinya pengadaan persyadari surat ratan permintaan kelengka penawaran pan harga sampai pengada Berita Acara an untuk Penerimaan diajukan Berita Acara Serah Penerimaan Barang 5 menit

Pelaksana pada Subbagian Perlengkapan

7.

Input data Tim input peminjaman data ke dalam SIKAP SIKAP Pengumpul Panitia an dokuPengadaan men dan pengajuan pembayaran ke Subbagian Keuangan

Sesuai jenis pengadaan Sesuai jenis pengadaan

Barang diberi nomor inventaris terlebih dahulu

8.

480

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan pembaBarang, yarannya dilengkapi ke KPPN kuitansi dan faktur pajak 2. Terselesaikannya proses pengadaan barang dan jasa

Keterangan

481

FLOWCHART SOP PENGADAAN BARANG


MULAI PEMBENTUKAN PANITIA

PANITIA PEMERIKSAAN

PANITIA PENGADAAN SURVEY HARGA DAN JENIS BARANG (INTERNET & SURVEY ALOKASI DANA DIPA RENCANA (RKS) & OE/HPS PROSEDUR PENGADAAN

PERSETUJUAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

SURAT PERINTAH PENGIRIMAN BARANG PENGECEKAN BARANG

BA PEMERIKSAAN PENERIMAAN BARANG OLEH PELAKSANA SUBBAG PERLENGKAPAN BA PENERIMAAN BA SERAH TERIMA PEKERJAAN INPUT DATA PENGADAAN KE SIKAP PENGUMPULAN DOKUMEN PENGAJUAN PEMBAYARAN

SELESAI 482

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGHAPUSAN BARANG


Dasar hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 520 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penghapusan, Pemanfaatan dan Tukar Menukar Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag; 5. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; 6. PMK 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara. Keterkaitan: 1. SOP SIMAK BMN; 2. SOP SIKAP. Peringatan: 1. Pelaksana Penghapusan Barang harus mengerti benar mengenai peraturan yang berlaku dan melaksanakan peraturan tersebut; 2. Akan menjadi beban pengelola barang bila tidak dilakukan penghapusan Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Memahami prosedur penghapusan

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, jaringan internet, kamera Pencatatan dan Pendataan: 1. Pembentukan Panitia Penghapusan Barang; 2. Opname Fisik Barang Inventarisasi (OFBI); 3. Pembuatan Daftar Perkiraan Harga; 4. Pengajuan Usul Penghapusan kepada Sekretariat Jenderal Departemen Agama disertai data pendukung yang diperlukan; 5. Pengajuan permohonan kepada Departemen Keuangan; 6. Persetujuan/penolakan/kekurangan data dari Departemen Keuanganfoto barang; 7. Pelaksanaan Pelelangan dan penyetoran ke kas negara; 8. Penghapusan data barang dari SIMAK BMN Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan SK Inspektur Terbentuk2 Jenderal nya Panitia hari Depag Penghapus an Pendokumen Terpenuhi1 tasian nya keleng- minggu barang yang kapan data hendak barang dihapuskan inventaris untuk pengajuan usul penghapus an TerpenuhiDilengkapi 1 nya keleng- minggu data nilai perolehan kapan data Keterangan

Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pembentuk an Panitia Penghapus an Opname Fisik Barang Inventaris 1 Penanggung jawab (Sekretaris Itjen) Panitia Penghapu san 2 3

2.

3.

Pembuatan Panitia Pengdaftar hapusan perkiraan

483

Pelaksana NO. Aktivitas harga 1 2 3

4.

Pengajuan usul penghapusan kepada Setjen Depag

Panitia Penghapu san

.5.

Pengajuan Permohonan penghapusan kepada Departemen Keuangan

Sekretariat Jenderal Departemen Agama

6.

Persetujuan Departemen / penolakan Keuangan dari Departemen Keuangan

7.

PelaksaPanitia naan PengPelelangan hapusan Penghapusan

8.

Penyetoran Panitia hasil lelang Pengke kas hapusan negara

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan barang barang & inventtaris tahun untuk pengpengadaan ajuan usul penghapusan Terpenuhi Sesuai 1. Surat Permohon- nya peng- jenis ajuan usul pengan Pengpermohon adaan hapusan; 2. Keteranga an pengn kondisi & hapusan kepada lokasi Kuasa barang; 3. Harga & thn Pengguna perolehan Barang dan nilai barang saat ini; 4. Dokumen kepemilikan; 5. KIB; 6. Foto barang. TerpeBundel nuhinya lampiran pengajuan yang telah diajukan oleh usul permoPanitia honan Penghapenghapusan pusan kepada Kuasa Pengguna Barang Terpenuhi Surat Persetujuan/ nya pengajuan penolakan/ usul kekurangan permodata dari honan Depkeu penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 1 Berita Acara Terlakhari Pelelangan sananya proses pelelangan untuk penghapusan Bukti Penye- Terlaksa1 toran nanya hari penyetoran hasil

Keterangan

Bila tdk disetujui disertai alasan,

Bila telah mendapat persetujuan dari Depkeu

484

Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3

9.

Panitia PenghaPengpusan barang dari hapusan daftar inventaris/ SIMAK dan SIKAP Petugas Input data SIMAK; Petugas input data SIKAP

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan lelang ke kas negara Dokumen penghapusan

Waktu

Keterangan

1 hari

Dokumen 1. Tersajipenghapusan nya data penghapusan pada Aplikasi; 2. Tercantumnya data penghapusan pada laporan BMN Semesteran & Tahunan

1 hari

485

FLOWCHART SOP PENGHAPUSAN BARANG

MULAI
PEMBENTUKAN PANITIA OPNAME FISIK BARANG INVENTARIS 1. Kondisi dan lokasi barang 2. Harga & tahun perolehan 3. Harga saat ini 4. Dokumen kepemilikan 5. KIB 6. Foto

PENGAJUAN USUL KEPADA SEKRETARIAT JENDERAL DEPAG UP. BIRO KEUANGAN DAN BMN

PENGAJUAN PERMOHONAN PENGHAPUSAN KPD DEPKEU

DATA LENGKAP

PELAKSANAAN PELELANGAN PENGHAPUSAN PENYETORAN HASIL LELANG KE KAS NEGARA PENGHAPUSAN BARANG DARI DAFTAR BMN PENCANTUMAN LAPORAN PENGHAPUSAN PADA LAPORAN BMN SEMESTERAN DAN TAHUNAN (PENGHAPUSAN DARI SIMAK DAN SIKAP)

ALASAN LAIN YANG MENYEBABKAN PENGHAPUSAN TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN, SESUAI PERATURAN

SELESAI

486

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN ATAU PENGGANTIAN BARANG INVENTARIS


Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 479 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dan Pendistribusian Barang di Lingkungan Depag; 5. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag. Keterkaitan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan barang; 4. SOP Pendistribusian barang.. Peringatan: 1. Pengajuan permintaan barang sesuai dengan rencana pengadaan tahun berjalan dapat segera dipenuhi apabila pengadaan telah dilaksanakan; 2. Pengajuan permintaan barang diluar rencana tahun berjalan dapat terpenuhi apabila dana tersedia atau kebutuhan atas barang tersebut benar-benar mendesak. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer.

Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat pemohonan pengajuan permintaan dan atau penggantian barang Inventaris; 2. Ketersediaan dana; 3. Persetujuan dari Kabag Umum/PPK; 4. Pengadaan barang; 5 Pendistribusian barang

2.

Pengajuan Pemohon Diketahui (kasubbag) oleh : permohonan a. Kabag permintaan (pd Se&/ penggankretatian barang riat); inventaris b. Inspektur Wilayah (pd Irwil) PengadKeterministrasi sediaan dana pada Barang Inventaris DIPA

Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Surat peng- Terpeajuan permo- nuhinya surat honan perpermintaan mintaan &/ penggantian barang yang barang dibutuhkan inventaris

Keterangan

3.

Persetujuan Kabag Umum/

Sisa dana yang tersedia cukup utk pengadaan barang rutin yang telah direcanakan Surat pengajuan

Terdapatnya kepastian ketersediaan dana Persetujuan

1 hari

1 hari

487

Pelaksana NO. Aktivitas PPK 1 2 3

4.

Pengajuan Pengadaan Barang

Pengadministrasi Barang Inventaris

.5.

Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan

6.

Pendistribusian barang

Pengadmi nistrasi Barang Inventaris

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan permohonan pengajuan mendapat perminnota taan &/ persetujuan penggansecara tian tertulis oleh barang Kabag inventaris Umum/PPK 1. Dokume Tersajin permo- nya data penghonan; 2. Daftar ajuan barang perminyang taan diminta barang kepada Panitia Pengadaan Terlaksananya pengadaan barang yang diminta sesuai dengan prosedur 1. Input data Terlakbarang ke sananya pendisSIMAK & tribusian SIKAP; 2. Penomoran; barang 3. Berita acara permintaan &/ penggan serah terima tian barang; inventaris 4. Up date DIR

Waktu

Keterangan

1 hari

Sesuai jenis pengadaan

3 macam pengadaan, masingmasing memiliki mekanisme pemilihan yang berbeda, sesuai peraturan yang berlaku Terdapat sanksi bila pengadaan terlambat dari waktu yang ditentukan

3 hari

488

FLOWCHART SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN/ ATAU PENGGANTIAN BARANG INVENTARIS

MULAI
PENGAJUAN PERMOHONAN PERMINTAAN &/ PENGGANTIAN BARANG INVETARIS: 1. PEMOHON (KASUBBAG) 2. MENGETAHUI (KABAG/IRWIL)

PENGECEKAN KETERSEDIAAN DANA DALAM DIPA

TIDAK TERSEDIA

TERSEDIA TIDAK DISETUJUI

PERSETUJUAN KABAG UMUM/PPK DISETUJUI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG PENGADAAN BARANG PENDISTRIBUSIAN BARANG: Input data ke SIMAK & SIKAP; Penomoran Berita Acara Serah Terima Up Date DIR

1. 2. 3. 4.

SELESAI

489

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI


Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag; Keterkaitan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan Barang; 4. SOP Pendistribusian Barang. Peringatan: 1. Pengadministrasi barang persediaan dapat mengurangi jumlah barang yang diminta apabila dinilai tidak wajar untuk kebutuhan sehari; 2. Terdapat barang-barang tertentu yang peruntukannya hanya bagi pejabat eselon II ke atas; 3. Terdapat barang-barang tertentu yang perminta-annya dibatasi jumlah dan waktu. Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer. Form Bon Barang, Kartu Persediaan

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengisian Form Bon Barang yang ditandatangani oleh Kasubbag bersangkutan; 2. Pengecekan ketersediaan barang yang diminta di Gudang Barang Persediaan; 3. Pengevaluasian kewajaran permintaan bagi kebutuhan kantor sehari-hari; 4. Persetujuan dari Kasubbag Perlengkapan; 5. Pemberian barang kebutuhan sehari-hari dengan item dan jumlah yang telah disetujui. 6. Pengisian Kartu Persediaan; 7. Up date data pada SIMAK dan SIKAP. Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Terpenuhi5 Form Bon menit Barang harus nya permintaan di tandabarang tangani oleh Kasubbag atau YMK Subbagian bersangkutan 5 Barang yang Terdapattersedia nya kepas- menit tian ketersediaan barang Keterangan

Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pengisian Form Bon Barang 1 2 3

Pengambil Pemohon barang (Ka(Pelaksana) subbag)

2.

3.

Pengecekan ketersediaan barang di Gudang Barang Persediaan Evaluasi kewajaran permintaan

Pengadmi nistrasi Barang Persediaan

Pengadmi nistrasi Barang Persediaan

Data kebutuhan sehari-hari setiap bagian

Terlaksa2 nanya menit evaluasi permintaan dalam batas wajar

490

Pelaksana NO. 4. Aktivitas 1 2 3

Persetujuan Kasubbag Perlengkapan

5.

Pemberian Barang

Pengadmi nistrasi Barang Persediaan

6.

Pengisian Pengadmi Kartu nistrasi Persediaan Barang Persediaan

7.

1. Petugas Up date Input data data SIMAK SIMAK; dan SIKAP 2. Petuga s input data SIKAP

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Persetuju Form Bon an perBarang mintaan ditandabarang tangani seharihari Form Bon TerlaksaBarang: nanya a. tandapemetangan nuhan pemberi kebubarang; tuhan b. ditandabarang tangani seharipenerima hari Form Bon TersajiBarang yang nya data telah pengelulengkap aran ditandatanga barang ni pihakkebutuhan pihak terkait sehari-hari Kartu Ter-up Persediaan date-nya data barang kebutuhan sehari-hari

Waktu 1 menit

Keterangan

5 menit

2 menit

2 menit

491

FLOWCHART SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI

MULAI
PENGISIAN FORM BON BARANG DITANDATANGANI KASUBBAG/YMK BERSANGKUTAN

PENGECEKAN KETERSEDIAAN DI GUDANG BARANG PERSEDIAAN

TIDAK TERSEDIA

TERSEDIA

TIDAK WAJAR

EVALUASI KEWAJARAN PERMINTAAN


WAJAR

PERSETUJUAN KASUBBAG PERLENGKAPAN

TIDAK DISETUJUI

DISETUJUI

PEMBERIAN BARANG

PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN

UP DATE DATA SIMAK & SIKAP

SELESAI

492

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN


Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag; Keterkaitan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan Barang;. Peringatan: 1. Pendistribusian barang sebaiknya segera dilakukan untuk menghindari penumpukan barang pada Gudang Perlengkapan; 2. Pendistribusian barang diajukan sesuai dengan pengajuan permohonan barang; Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer.

Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengadaan barang sesuai kebutuhan; 2. Penentuan pendistribusian dan skala prioritas apabila jumlah barang tidak sebanding dengan permintaan; 3. Penomoran Barang Inventaris; 4. Berita Acara Serah Terima Barang; 5. Up date DIR 6. Rekapitulasi barang inventaris. Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat permo- Terpenuhinya honan permintaan permintaan barang barang inv. inventaris sesuai kebutuhan Terdapat1. Tanggal nya surat kepastian permintaan barang; keter2. Jabatan pe- sediaan dan tujuan mohon pendistribusian barang Tersaji1. Up-date nya data daftar penomor- barang sesuai an yang jenis dan ada; 2. Pemberia nomor urutnya n label nomor di setiap barang Keterangan

Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3

Waktu Sesuai jenis pengadaan

Pengadaan Panitia barang Pengadaan Barang

2.

Penentuan pendistribusian dan skala prioritas

Pengadministrasi Barang Inventaris

1 hari

3.

Penomoran Pengadmi nistrasi Barang Barang Inventaris Inventaris

1 hari

493

Pelaksana NO. 4. Aktivitas Penyerahan barang inventaris 1 Pengadmi nistrasi Barang Inventaris 2 3

5.

Up date DIR

Pengadmi nistrasi Barang Inventaris

6.

Rekapitula si Barang Inventaris

Pengadmi nistrasi Barang Inventaris

7.

Input data Petugas Input penomoran data dan lokasi SIMAK; barang ke Petugas dalam input SIMAK dan data SIKAP SIKAP

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Berita Acara TersajiSerah Terima nya data dokumen Barang, pendistriMencanbusian tumkan: 1. Spesifikasi; 2. Nomor; 3. Lokasi. 1. Data Terpepenomoran; nuhinya DIR yang 2. Berita acara sesuai serah dengan terima data barang. pendistribusian barang 1. Penomoran; Tersaji2. Berita acara nya serah laporan terima kondisi barang; inventaris 3. DIR secara riil dan tertib Tersajinya 1. Data penomoran data penomoran ; dan lokasi 2. Berita barang acara pada serah Aplikasi terima SIMAK dan barang. SIKAP

Waktu 1 hari

Keterangan

3 hari

Di up-date sesuai kebutuhan, paling lama 6 bulan sekali

1 hari

Sesuai jenis pengadaan

494

FLOWCHART SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN

MULAI

PENGADAAN BARANG

PENENTUAN DISTRIBUSI BARANG DAN SKALA PRIORITAS

PENOMORAN BARANG INVENTARIS

PENYERAHAN BARANG INVENTARIS

UP DATE DIR

REKAPITULASI BARANG INVENTARIS

INPUT DATA KE SIMAK DAN SIKAP

SELESAI

495

Lampiran13

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

(SOP)
PADAINSPEKTURWILAYAHIV

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

SOPPengusulanAngkaKredit SOPPelaksanaanPKAT SOPPelaksanaanReviuMeeting SOPRapatPembekalanInspekturWilayah SOPPemeliharaanSaranadanPrasarana SOPPeminjamanBarangInventarisInspekturWilayah SOPPengajuanSaranadanPrasaranaInspekturWilayah SOPPengajuanTimRiksusInspekturWilayah SOPPengetikandanPenggandaanLHA/STL SOPPengusulanAuditeePKAT SOPPenyusunanPKATIM SOPPersiapanPelaksanaanPKAT SOPProtokolerInspekturWilayah SOPRapatInternalInspekturWilayah SOPUsulanPenyusunanHasilReviuLaporanKeuangan SOPUsulanPelaksanaanAuditKhusus SOPTugasSupervisor SOPPenyusunanTimAudit

496

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT


Dasar Hukum: 1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen Agama; 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Surat Keputusan Menteri Negara PAN No. 220 Tahun 2008 tentang Penghitungan Angka Kredit Keterkaitan: SOP Penilaian Angka Kredit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai keahlian dalam bidang audit; 2. Mampu menghitung angka kredit; 3. Mampu mengoperasikan Komputer

Peringatan: Bila SOP ini tidak diikuti, maka: 1. Auditor kehilangan kesempatan untuk memperoleh nilai angkat kredit; 2. Auditor akan terlambat naik pangkat.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy, Buku Panduan Penghitungan Angka Kredit, kalkulator. Pencatatan dan Pendataan: 1. Formulir PAK 2. Surat tugas Inspektur Jenderal 3. Surat tugas Inspektur Wilayah 4. Surat pernyataan melaksanakan tugas 5. Daftar usulan penilaian angka kredit (DUPAK) 6. Penandatanganan berkas usulan 7. Berkas pendukung PAK Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat pem5 Terlaksana beritahuan menit nya penerimaan surat pemberitahuan Disposisi Irwil 10 menit Terinforma sikannya pemberita huan Terhitungnya angka kredit

Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat pemberitahuan batas waktu pengusulan dan penilaian angka kredit Menyampaikan informasi kepada seluruh auditor Menghitung angka kredit 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3

Ket

2.

Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

3.

Auditor

4.

Pengesahan usulan penghitungan angka kredit

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

5.

Mengajukan usulan penilaian angka kredit

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

3 1. Formulir hari PAK 2. Berkas pendukung angka kredit 1. Formulir 1 PAK hari 2. Berkas pendukung angka kredit 1. Surat 5 usulan menit Inspektur

Terlaksananya pengesahan penghitung an angka kredit Tersampai kannya surat usul-

497

Pelaksana No. Aktivitas kepada tim Penilai Angka Kredit 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Wilayah 2. Berkas penghitun gan angka kredit

Output an pengajuan angka kredit

Ket

498

FLOWCHART SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT

MULAI

MENERIMA SURAT PEMBERITAHUAN

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL

PEMBERITAHUAN KEPADA SELURUH AUDITOR SURAT PEMBERITAHUAN PENERIMAAN PENGAJUAN ANGKA KREDIT AUDITOR USULAN PENILAIAN ANGKA KREDIT

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

499

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

TU Irwil

SOP PELAKSANAAN PKAT


Dasar Hukum: 1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP pembuatan surat tugas PKAT ; 2. SOP perjalanan dinas; 3. SOP verifikasi perjalanan dinas; 4. SOP Analisis laporan hasil audit. Peringatan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak terealisasi. 2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan baik. 3. Jangkauan audit tidak tercapai. Pelaksana No. 1. Aktivitas Melaksanakan Entry Briefing 1 Supervisor 2 Tim audit 3 Auditi Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit. 2. Memahami bidang dan tugas fungsi. 3. Mampu mengoperasikan komputer.

Peralatan/Perlengkapan: Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap top, printer, kamera, alat bantu audit, tape recorder, flashdisk. Pencatatan dan Pendataan: 1. Peraturan perundang-undangan. 2. Program Kerja Audit. 3. Lembar Temuan Audit. 4. Dosir. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 - Surat tugas jam - SPPD - PKA - Naskah entry 1 1. Dosir hari auditi 2. LAKIP auditi 7 1. Dosir hari auditi 2. LAKIP auditi 3. Dosir yang terindikasi kan 1. Dosir yang 1 terindikasi hari kan masingmasing bidang 2. Kodefikasi temuan

Output Terlaksananya entry briefing Terkumpul nya data auditi Terlaksananya penilaian kelayakan data

Ket.

2.

Mengumpulkan data sesuai bidang audit Menilai dan mencatat datadata yang diindikasikan dalam KKA

Tim Audit

Auditi

3.

Tim audit

4.

Mengidentifikasi masalah temuan hasil audit

Tim audit

Tercatatnya datadata yang diindikasikan dalam KKA

500

Pelaksana No. 5. Aktivitas Mengkomunikasi kan data yang terindikasikan kepada pihak pelaksana auditi Merevieu KKA 1 Tim audit 2 Auditi 3

6.

Ketua tim

Supervisor

7.

Menyusun LTA

Anggota tim

Ketua tim

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 1. KKA hari 2. Lampiran dosir yang terindikasi kan 1. KKA 2 2. Lampiran jam penunjang KKA 1. LTA 3 masingjam masing bidang 2. KKA LTA masingmasing bidang 2 jam

Output Terganda kannya PKA

Ket.

Terlaksa nanya reviu KKA Tersusun nya LTA

8.

Merevieu LTA

Ketua tim

Supervisor

9. Rapat evaluasi kerja tim

Supervisor

Ketua tim

Anggota tim

KKA, LTA, dan lembaran penunjang KKA LTA

2 jam

10. Memberikan LTA pada auditi

Ketua tim

Anggota tim

Auditi

15 menit

11. Menerima tanggapan LTA dari auditi

Auditi

Tim audit

Tanggapan LTA

15 menit

12. Menyusun bahan expose 13 Melaksanakan expose 14. Mempersiapkan penyusunan LHA

Tim audit

Supervisor Supervisor Supervisor Auditi

Tim Audit

Tim audit

KKA, LTA, tanggapan, laptop Naskah expose, laptop, LCD. LTA masingmasing bidang, KKA, laptop, printer, ATK.

5 jam 3 jam 2 jam

Terlaksananya review LTA Terlaksananya rapat evaluasi kerja tim audit Terlaksananya penyerahan LTA Terlaksananya penerimaan tanggapan auditi Tersusunnya bahan expose Terlaksananya expose Terlaksananya persiapan penyusun an LHA

501

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN PKAT

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR USULAN RKAT PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN USULAN RKAT

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

502

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyajian Data Peringatan: 1. Tidak akan ada kesamaan rekomendasi pada temuan yang sama. 2. Tidak akan ada kesamaan kriteria yang digunakan atas temuan yang sama. Pelaksana NO 1. Aktivitas Pembuatan surat undangan revieu meeting 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat undangan 2. Bahan revieu meeting

2.

Pembubuhan paraf surat undangan revieu meeting

Pengadministrasi Subbag TU Irwil

Kasubag TU Irwil

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Terlaksaundangan menit nanya pembuatan surat undangan revieu meeting Surat 10 Terbubuhi undangan menit nya paraf surat undangan revieu meeting Surat undangan 10 menit Tertandata nganinya surat undangan revieu meeting

Ket

3.

Penandatanganan Kasubbag TU Irwil surat undangan Revieu meeting

Inspektur Wilayah

503

Pelaksana NO 4. Aktivitas Penomoran surat keluar 1 Pengadministrasi TU Irwil 2 3

5.

Pencatatan surat keluar

Pengadministrasi TU Irwil

6.

Penggandaan surat undangan

Pengadmi nistrasi TU Irwil

7.

Penyampaian undangan revieu meeting

Pengadmi- Auditor nistrasi TU Irwil

8.

Penyiapan bahan revieu meeting Pembuatan absen kehadiran revieu meeting

Ketua Tim Audit

9.

Pengadministrasi TU Irwil

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Ternomori undangan menit nya surat undangan revieu meeting Surat 10 Tercatatundangan menit nya surat undangan revieu meeting Surat 10 Tergandaundangan menit kannya surat undangan revieu meeting Surat 15 Tersampai undangan menit kannya surat undangan revieu meeting 1 jam TerwujudKonsep nya bahan LHA/STL revieu meeting Absen 15 Terwujudkehadiran menit nya absen revieu kehadiran meeting peserta revieu meeting

Ket

504

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING

MULAI

PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

PENCATATAN SURAT UNDANGAN

PENOMORAN SURAT UNDANGAN

SURAT UNDANGAN

PENGGANDAAN/ PENDISTRIBUSIAN

BAHAN REVIEU MEETING

PENGUMPULAN BAHAN

PELAKSANAAN

SELESAI

505

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP RAPAT PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Pemakaian Ruang dan Peralatan 2. SOP Permintaan Konsumsi Peringatan: Tidak terjadi koordinasi. Pelaksana NO 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit 2. Memahami peraturan perundangan berlaku

yang

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat undangan 2. Bahan Pembekalan. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Terlaksana undangan menit nya pembuatan surat pembekalan Surat 10 Terbubuhiundangan menit nya paraf surat pembekalan Surat 10 Tertandata undangan menit nganinya surat pembekalan Surat 10 Ternomoriundangan menit nya surat pembekalan Surat 10 Tercatatundangan menit nya surat pembekalan KET.

Pembuatan surat Pengadministrasi undangan Subbag TU pembekalan Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Penandatanganan Kasubbag surat pembekalan TU Irwil Pembubuhan paraf surat pembekalan Kasubag TU Irwil

2.

3.

Inspektur Wilayah

4.

5.

Penomoran surat Pengadmikeluar nistrasi Subbag TU Irwil Pencatatan surat Pengadmikeluar nistrasi Subbag TU Irwil

506

Pelaksana NO 6. Aktivitas Penggandaan surat undangan pembekalan 1 2 3

7.

8.

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Penyampaian Pengadmi- Auditor pembekalan nistrasi Subbag TU Irwil Penyiapan bahan Ketua Tim pembekalan Audit

9.

Pembuatan absen Pengadministrasi kehadiran pemSubbag TU bekalan Irwil

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Tergandaundangan menit kannya surat pembekalan Surat 15 Tersampai undangan menit kannya surat pembekalan Berbagai per- 3 jam Terwujudnya bahan masalahan pembekalan 15 TerwujudAbsen menit nya absen kehadiran kehadiran pembekalan peserta pembekalan

KET.

507

FLOWCHART SOP PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH


MULAI

PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

PENCATATAN SURAT UNDANGAN

PENOMORAN SURAT UNDANGAN

PENGGANDAAN/ PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN PENGUMPULAN BAHAN PEMBEKALAN

BAHAN PEMBEKALAN

PELAKSANAAN

SELESAI

508

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Peminjaman dan Pengembalian barang Inventaris Peringatan: 1. Kerusakan barang inventaris menjadi tanggung jawab T.U. Irwil 2. Agar menjaga dan merawat barang inventaris dengan baik dan benar Pelaksana No. 1. Aktivitas Pendataan barang inventaris 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan administrasi

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Menginventarisir barang yang ada di Subbag T.U. Irwil. 2. Pencatatan dalam buku Agenda. 3. Koreksi dan Analisis 4. Koreksi dan revisi oleh Inspektur Wilayah Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan DiterimaKonsep jenis nya dan model konsep barang barang dan jenis barang Konsep & Tercatattata pemelinya haraan konsep l barang Terkorek sinya format konsep pemeliharaan barang Ketera ngan

2.

Pencatatan dalam buku agenda TU Irwil Koreksi dan paraf

3.

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil

509

Pelaksana No. 4. Aktivitas Koreksi dan Revisi 1 Inspektur Wilayah 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep jenis barang yang telah dikoreksi formatnya dan diparaf oleh Kasubbag TU Irwil

Output Terkorek sinya konsep jenis barang

Ketera ngan

510

FLOWCHART SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

MULAI

PENDATAAN BARANG

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

KOREKSI DAN PARAF

KOREKSI DAN REVISI SARANA NET KONSEP BARANG PRASARANA

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

SELESAI

511

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS IRWIL


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Peringatan: 1. Menjaga keutuhan barang pinjaman; 2. Bertanggung jawab terhadap barang pinjaman Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan administrasi

Peralatan/Perlengkapan: Sarana dan Prasarana Irwil Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah Mencatat kebutuhan para Auditor Mencatat dalam bon pengajuan Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil Dikirim Ke Subag terkait. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Sesuai dengan Diterimakebutuhan nya surat pengajuan Kasubbag T.U. Irwil Konsep barang pinjaman yang dibutuhkan Tercatatnya kebutuhan peminjaman barang Terkoreksinya format konsep

Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan data kebutuhan 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 3

KET

2.

Pencatatan dalam buku

3.

Koreksi dan tanda tangan

Net Surat Pengajuan pinjaman Barang

512

Pelaksana No. 4.. Aktivitas Koreksi dan Revisi 1 Inspektur Wilayah 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep pengajuan pinjaman barang dan ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil

Output Terkoreksinya konsep pengajuan pinjaman barang

KET

513

FLOWCHART SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS

MULAI

PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI SARANA PENGETIKAN HASIL REVISI PRASARANA

PENANDATANGANAN

PENGAJUAN

PEMINJAMAN

PENGIRIMAN

SELESAI

514

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA IRWIL


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: 1. Barang yang diajukan memang benar-benar dibutuhkan; 2. Pengahuan Barang berdasarkan prinsip chek and balance. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Memiliki kemampuan administrasi.

Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah Mencatat kebutuhan para Auditor Mencatat dalam bon pengajuan Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil Dikirim Ke Subag terkait. Mutu Baku Keter Persyaratan/ angan Waktu Output Perlengkapan Sesuai dengan Diterimakebutuhan nya surat pengajuan Kasubbag TU Irwil Konsep barang yang dibutuhkan Net Surat Pengajuan Barang Konsep Tercatatnya kebutuhan barang Terkoreksi nya format konsep Terkoreksi

Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan data kebutuhan 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3

2.

Pencatatan dalam buku

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil Inspektur

3.

Koreksi dan tanda tangan Koreksi dan

4..

515

Pelaksana No. Aktivitas Revisi 1 Wilayah 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan pengajuan barang dan ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil

Output nya konsep pengajuan barang

Keter angan

516

FLOWCHART SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA

MULAI

PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI SARANA PENGETIKAN HASIL REVISI PRASARANA

PENANDATANGANAN

PENGAJUAN

NET KONSEP

PENGIRIMAN

SELESAI

517

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS IRWIL


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyajian Data 2. SOP Penanganan Dumas TP 5000 3. SOP Penanganan Dumas Non TP 5000. Peringatan: 1. Pengajuan Tim harus melihat permasalahan kasus; 2. Kasus yang diajukan harus memenuhi berbagai unsur. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit 2. Memahami peraturan perundangan berlaku 3. Mampu mengoperasikan komputer yang

Peralatan/Perlengkapan: Sarana dan Prasarana kebutuhan Riksus

Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. Menerima usulan dari Inspektur Jenderal Konsultasi dengan Inspekur Wilayah Menelaah kasus yang akan di riksus Menganalisis kasus dimaksud oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Mengajukan Tim ke bagian 1 6. Menerima Surat Tugas 7. Disetujui oleh Inspektur Jenderal Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Sesuai dengan ajuan dari Inspektur Jenderal Konsep surat riksus yang dibutuhkan Net Surat Pengajuan Tim Ketera ngan

Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan usulan kasus 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 3

Output Diterimanya surat pengajuan kasubag T.U. Irwil Tercatatnya kegiatan riksus Terkoreksinya format konsep

2.

Pencatatan dalam buku

3.

Koreksi dan paraf

518

Pelaksana No. 4. Aktivitas Koreksi dan Revisi 1 Inspektur Wilayah 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep pengajuan Tim dan di paraf oleh Kasubag T.U. Irwil

Output Terkoreksinya konsep surat

Ketera ngan

519

FLOWCHART SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS

MULAI

PENERIMAAN USULAN KASUS

PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI IRWIL NET KONSEP SURAT TIM IRJEN

PENANDATANGANAN

SURAT TUGAS TIM

SPPD

PELAKSANAAN

SELESAI

520

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Entry data LHA; 2. SOP Pengiriman surat khusus dan surat biasa. Peringatan: 1. LHA/STL tidak akan masuk ke data SIMHP dan TLHP tidak akan terpantau; 2. LHA/STL tidak akan terdata secara formal (penomoran dan pengarsipan) serta terkirim kepada sasaran LHA termasuk tembusannya. Kualifikasi Pelaksana: Mampu mengoperasikan komputer

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Konsep LHA/STL dan berkas-berkas pendukungnya dari ketua tim. 2. Pencatatan dalam buku kendali LHA/STL. 3. Koreksi dan Paraf 4. Koreksi dan revisi 5. Pengetikan revisi LHA/STL 6. Penandatanganan LHA/STL 7. Penomoran LHA/STL 8. Penggandaan LHA/STL Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep LHA/ STL, LTA, BAP, Surat Pernyataan Konsep LHA/ STL & berkasberkasnya, Kartu kendali, map LHA, Buku kendali KET

Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan konsep dan berkas LHA/STL 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3

Output Diterimanya konsep LHA/ STL dari ketua tim Tercatatnya konsep LHA yang diterima Subbag TU Irwil

2.

Pencatatan dalam buku kendali LHA

521

Pelaksana No. 3. Aktivitas Koreksi dan paraf 1 Kasubbag TU Irwil 2 Ketua Tim 3

4.

Inspektur Wilayah

Sekretari s Itjen

5.

Koreksi dan Revisi

Inspektur Wilayah

6.

Inspektur Jenderal

7.

8.

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Penandatanganan Inspektur LHA/STL Wilayah Inspektur Jenderal

Pengetikan Revisi LHA/STL

9.

Penomoran LHA/STL

10 .

Penggandaan LHA/STL

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil

Pengadministrasi Subbag TU Itjen

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep LHA, 1. Terkore LTA, BAP ksinya format konsep LHA 2. Terparaf nya konsep LHA Konsep STL, 1. Terkore BAP, Surat ksinya Pernyataan format konsep STL 2. Terparaf nya konsep STL Konsep LHA Terkorek yang telah sinya dikoreksi konsep formatnya dan LHA diparaf oleh Kasubbag TU Irwil dan Ketua Tim, LTA, BAP. Terkorek Konsep STL sinya yang telah dikonsep koreksi formatSTL nya dan diparaf oleh Inspektur Wilayah dan Sekretaris Itjen, BAP, Surat pernyataan Revisi konsep TerketikLHA/STL nya hasil revisi LHA/STL LHA Net Tertanda tanganinya LHA STL Net Tertanda tanganinya STL LHA/STL Net bertandatangan LHA/STL Net

KET

Terganda- Sesuai dengan kannya LHA/STL jumlah tujuan LHA, tembus an, dan arsip

522

No. 11 .

Aktivitas Pengiriman LHA/STL

Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Waktu Perlengkapan Pengadmi- Pengadmi- Pengadmi- LHA nistrasi nistrasi nistrasi Subbag Subbag Subbag Data dan TU Itjen TU Irwil Informasi

Pelaksana

Output

KET

523

FLOWCHART SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL

MULAI

PENYERAHAN KONSEP LHA/STL

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI

KOREKSI DAN PARAF

KOREKSI DAN REVISI LHA PENGETIKAN HASIL REVISI STL

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGGANDAAN

PENGIRIMAN

SELESAI

524

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGUSULAN AUDITEE PKAT


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusulan Usulan RKAT Peringatan: 1. Auditee harus benar valid dan akurat 2. Tidak berulang-ulang auditee yang pernah di audit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit 3. Memahami peraturan perundang-undangan

Peralatan/Perlengkapan: Komputer Pencatatan dan Pendataan: 1. Membuat peta wilayah audit 2. Menganalisis auditee yang akan diaudit 3. Mengajukan ke Inspektur Wilayah 4. Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Ditanda tangani oleh Inspektur Wilayah 6. Dikirim Ke Subbag terkait Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Auditee Sesuai tidak ber dengan ulangkebutuhan ulang Konsep audit yang dibutuhkan Net Surat Pengajuan auditee Konsep pengajuan auditee ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil Tercatatnya kebutuhan audit Terkoreksi nya format konsep Terkoreksi nya konsep pengajuan auditee KET

Pelaksana No. 1. Aktivitas Membuat peta wilayah audit 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3

2.

Menganalisis auditee

3.

Mengajukan ke Kasubbag inspektur Wilayah TU Irwil

4.

Koreksi dan Revisi

Inspektur Wilayah

525

Pelaksana No. 5. 6. Aktivitas Penandatanganan Irwil Pengiriman Kasubbag 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Net konsep Net auditee auditee

KET

526

FLOWCHART SOP PENGUSULAN AUDITEE

MULAI

MEMBUAT PETA WILAYAH AUDITEE

MENGANALISIS AUDITEE

ANALISIS KOREKSI

KOREKSI DAN REVISI IRWIL PENGETIKAN HASIL REVISI KASUBBAG

PENANDATANGANAN

PENGIRIMAN

SELESAI

527

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN PKA TIM


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusunan RKAT Peringatan: 1. PKA tidak tersusun sesuai prosedur. 2. Hasil audit tidak maksimal Pelaksana NO 1. Aktivitas Menerima Surat Tugas audit 1 Pengadministrasi Subbag Perencana an Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadm inistrasi Subbag TU Irwil 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Tugas 2. Buku Direktori Auditan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat Tugas 10 Diterimamenit nya surat tugas audit KET

2.

Mencatat dalam buku kendali surat masuk

Surat Tugas

10 menit

Tercatatnya surat tugas Tersampai kannya rekap surat tugas audit Diterimanya Surat Tugas audit Terseleng garanya rapat tim audit dengan baik

3.

4.

5.

Menyampaikan rekap surat tugas audit kepada Inspektur Wilayah PengadmiMenyampaikan surat tugas audit nistrasi Subbag kepada auditor TU Irwil Mengadakan Ketua Tim rapat tim audit

Inspektur Wilayah

Rekap Surat Tugas audit

10 menit

Auditor

Surat Tugas

10 menit

Anggota Tim

Surat Tugas, Rekap Temuan Tahun lalu

1 jam

528

Pelaksana NO 6. Aktivitas Menyusun PKA 1 Sekretaris tim 2 Ketua Tim 3

7.

8.

Menyampaikan PKA kepada Inspektur Wilayah Menyampaikan PKA kepada Sekretaris Itjen

Ketua Tim Inspektur Wilayah

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Tipologi 3 Tersusunsatker jam nya PKA dengan baik PKA Tim 30 Tersampai menit kannya PKA Tim PKA Tim 10 menit Tersampai kannya PKA Tim

KET

Pengadmi- Staf nistrasi Sekretaris Subbag TU Irwil

529

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PKA TIM


fc MULAI

MENERIMA SURAT TUGAS

MENCATAT DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

MENYAMPAIKAN REKAP SURAT TUGAS AUDIT KEPADA INSPEKTUR WILAYAH

MENGADAKAN RAPAT TIM AUDIT

Bahan Rapat

MENYUSUN PKA

Notulen Hasil Rapat

MENYAMPAIKAN PKA KEPADA INSPEKTUR WILAYAH

SELESAI

530

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT


Dasar Hukum: 1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP pembuatan surat tugas PKAT 2. SOP perjalanan dinas. 3. SOP pencairan dana Peringatan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak terealisasi dengan baik. 2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan baik. 3. Jangkauan audit tidak tercapai. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat tugas 1 Pengadministrasi TU Irwil Anggota tim Ketua Tim 2 Kasubbag TU Irwil 3 Auditor Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit 3. Memiliki sertifikasi JFA 4. Memahami peraturan perundangan berlaku

yang

Peralatan/Perlengkapan: Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap top, printer, kamera, alat bantu audit, tape recorder, flashdisk. Pencatatan dan Pendataan: 1. Peraturan perundang-undangan 2. Program Kerja Audit 3. Lembar Temuan Audit. 4. Dosir. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat tugas 15 Terlaksana menit nya penerimaan surat tugas 2 Tersusun1. LHA sebehari nya PKA lumnya 2. Dumas PKA anggota 1 Terwujudtim hari nya PKA anggota tim PKA ketua 1 Terwujudtim jam nya PKA tim PKA tim 5 Terwujudmenit nya PKA yang telah disahkan PKA 3 Tergandajam kannya PKA PKA, surat 3 Terlaksana tugas, SPPD, jam nya rapat LHA sebelumtim nya, Dumas.

KET

2.

Menyusun PKA

Ketua tim

3.

Reviu PKA Anggota Tim

Reviu PKA Ketua Tim 4. Pengesahan PKA

Supervisor

Kasubbag TU Irwil

Supervisor

5.

Penggandaan PKA Rapat tim audit

6.

Pengadministrasi TU Irwil Supervisor Ketua tim Anggota tim

Kasubbag TU

531

Pelaksana No. 7. Aktivitas Persiapan pemberangkatan PKAT 1 Ketua tim 2 Anggota tim 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan PKA, surat tugas, SPPD, lumpsum, tiket.

Output Terlaksana nya persiapan pemberangkatan PKAT

KET

532

FLOWCHART SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT


MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

Usulan RKAT

PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR

Usulan RKAT

PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

533

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP SPPD Peringatan: Kegiatan Inspektur Wilayah tidak terencana/ terprogram. Pelaksana NO 1. Aktivitas Menerima Surat Tugas Supervisi Inspektur Wilayah Mencatat dalam buku kendali surat masuk 1 Pengadimi nistrasi Subbag Perencana an Pengadmi nistrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 3 Kualifikasi Pelaksana: Memahami tugas protokol

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Membuat schedule kegiatan Inspektur Wilayah 2. Menghubungi pihak-pihak terkait Mutu Baku Ketera Persyaratan/ ngan Waktu Output Perlengkapan Surat Tugas 10 Diterima menit nya surat tugas Inspektur Wilayah Surat Tugas 10 Tercatatmenit nya surat tugas Inspektur Wilayah Surat Tugas 10 Tersampai menit kannya surat tugas Inspektur Wilayah SPPD 10 Diterima menit nya SPPD Inspektur Wilayah

2.

3.

Menyampaikan surat tugas kepada Inspektur Wilayah

4.

Menerima SPPD Inspektur Wilayah

Pengadmi nistrasi Subbag Rumah Tangga

Pengadministrasi Subbag TU Irwil

534

Pelaksana NO 5. Aktivitas Menentukan waktu keberangkatan Inspektur Wilayah Mendapatkan tiket keberangkatan dan kepulangan Inspektur Wilayah 1 Kasubbag TU Irwil 2 3

6.

Kasubbag TU Irwil

Mutu Baku Ketera Persyaratan/ ngan Waktu Output Perlengkapan Jadwal kebe10 Terjadwal rangkatan menit nya keberangkatan Inspektur Wilayah Tiket 30 Diperoleh pesawat/ menit nya tiket kereta/bus keberangk atan dan kepulangan

535

FLOWCHART SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH

MULAI

MENERIMA SURAT TUGAS

MENERIMA SPPD

PENJADWALAN KEBERANGKATAN

MENCARIKAN TIKET BAHAN RAPAT MENYAMPAIKAN TIKET NOTULEN HASIL RAPAT

BERANGKAT

SELESAI

536

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Pelaksanaan Rapat Peringatan: Tidak terjadi koordinasi. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan rapat 2. Mampu menganalisis permasalahan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat undangan 2. Bahan Rapat. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Terlaksan undangan menit anya pembuatan surat rapat Surat 10 Terbubuhi undangan menit nya paraf surat rapat Surat 10 Tertandaundangan menit tanganinya surat rapat Surat 10 Ternomori undangan menit nya surat rapat Surat 10 Tercatatundangan menit nya surat rapat Surat 10 Tergandaundangan menit kannya surat rapat

Pelaksana Aktivitas 1. Pembuatan surat undangan rapat 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil Kasubag TU Irwil 2 3

KET

2.

Pembubuhan paraf surat rapat

3.

Penandatanganan surat rapat

Inspektur Wilayah

4.

Penomoran surat keluar Pencatatan surat keluar Penggandaan surat undangan rapat

5.

6.

Pengadministrasi TU Irwil Pengadministrasi TU Irwil Pengadministrasi TU Irwil

537

Pelaksana Aktivitas 7. Penyampaian rapat 1 Pengadministrasi TU Irwil Ketua Tim Audit Pengadministrasi TU Irwil 2 Auditor 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 15 Tersampai undangan menit kannya surat rapat Berbagai permasalahan Absen kehadiran rapat 3 jam 15 menit Terwujudnya bahan rapat Terwujudnya absen kehadiran peserta rapat

KET

8.

Penyiapan bahan rapat Pembuatan absen kehadiran rapat

9.

538

FLOWCHART SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH

MULAI

PEMBUATAN SURAT UNDANGAN

PENCATATAN SURAT UNDANGAN

PENOMORAN SURAT UNDANGAN

Surat Undangan

PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

Bahan Rapat

PENGUMPULAN BAHAN RAPAT

PELAKSANAAN

SELESAI

539

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP USULAN PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Entry Data LHA 2. SOP Pengadministrasian LHA Peringatan: Laporan hasil dengan baik No. 1. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki pengetahuan tentang Reviu Laporan Keuangan

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.

kegiatan

tidak

teradministrasi Pelaksana

Pencatatan dan Pendataan: Konsep hasil revieu LK Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep hasil 10 Diterimanya revieu LK menit konsep hasil revieu LK Konsep hasil 10 Diterimanya revieu LK menit konsep hasil revieu LK Konsep hasil revieu LK 60 Terkorekmenit sinya konsep hasil revieu LK 30 Terselesaimenit kannya koreksi konsep hasil revieu 10 Ditandamenit tanganinya revieu LK

Aktivitas Penerimaan konsep hasil revieu LK

1 Auditor

2 Pengadmistrasi Subbag TU Irwil

KET

2.

3.

Pencatatan dalam Pengadbuku kendali surat ministrasi masuk Subbag TU Irwil Koreksi konsep Kasubbag hasil revieu LK TU Irwil

Inspektur Wilayah

4.

Perbaikan konsep Kasubbag Pengadhasil revieu LK TU Irwil mistrasi Subbag TU Irwil Penandatanganan surat usulan audit khusus Kasubbag TU Irwil Inspektur Wilayah

Konsep hasil revieu LK

5.

Hasil revieu LK

540

Pelaksana No. 6. Aktivitas Penomoran hasil revieu LK 1 2 3

7.

Pengadmistrasi Subbag TU Irwil Pengiriman surat Pengadmistrasi usulan audit Subbag TU khusus Irwil

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Hasil revieu 10 TernomoriLK menit nya hasil revieu LK 10 Terkirimmenit nya hasil revieu LK

KET

Pengadministrasi Subbag Pelaporan

Pengadmi- Hasil revieu nistrasi LK Subbag TU Itjen

541

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN

MULAI

PENERIMAAN KONSEP HASIL REVIEU LK

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

DIKOREKSI IRWIL

Konsep Hasil Revieu LK

DIPERBAIKI SUBBAG TU IRWIL

Konsep Hasil Revieu LK

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

542

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusunan RKT Peringatan: 1. Terjadi tumpang tindih program non PKAT 2. Tidak tertib administrasi program non-PKAT Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan surat pengaduan masyarakat Pencatatan dalam buku kendali surat masuk Membaca dan mengetahui isi Dumas 1 Pengadministrasi Subbag TU Itjen Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 3 Kualifikasi Pelaksana: Mampu mengoperasikan komputer Memahami peraturan perundangan yang berlaku

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat pengaduan masyarakat 2. Surat hasil telaah pengaduan masyarakat 3. Surat nota dinas usulan audit khusus Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat Dumas 10 Diterimamenit nya Dumas Surat Dumas 10 menit Tercatatnya Dumas Terbaca dan terpahaminya surat Dumas Terbitnya disposisi Inspektur Wilayah Terselesai kannya telaah Dumas KET

2.

3.

Inspektur Wilayah

Surat Dumas

30 menit

4.

Inspektur Pemberian Wilayah disposisi oleh Inspektur Wilayah Pembuatan telaah atas Dumas Kasubbag TU Irwil Koordinator Kelompok Auditor

Disposisi Inspektur Wilayah Konsep telaah Dumas

10 menit

5.

30 menit

543

Pelaksana No. 6. Aktivitas Penyusunan surat usulan audit khusus 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Kasubbag TU 3

7.

Penandatanganan surat usulan audit khusus

Inspektur Wilayah

8.

Penomoran surat usulan audit khusus Pengiriman surat usulan audit khusus

9.

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil

Pengadministrasi Subbag Perencanaan

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat usulan 15 Terselesai audit khusus menit kannya surat usulan audit khusus Surat usulan 10 Tertandaaudit khusus menit tanganinya surat usulan audit khusus Surat usulan 10 Ternomoaudit Khusus menit rinya surat audit khusus 10 TerkirimSurat usulan menit nya surat audit Khusus usulan Telaah audit Dumas khusus

KET

544

FLOWCHART SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS

MULAI

PENERIMAAN DUMAS

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL

Telaah Dumas

PENYUSUNAN TELAAH DUMAS OLEH PARA KORPOK AUDITOR

Usulan Audit Khusus

PENGETIKAN USULAN AUDIT KHUSUS

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

545

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP TUGAS SUPERVISOR


Dasar Hukum: 1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP pembuatan surat tugas PKAT; 2. SOP perjalanan dinas; 3. SOP verifikasi perjalanan dinas; 4. SOP Analisis laporan hasil audit; 5. SOP persiapan pelaksanaan PKAT; 5. SOP Pelaksanaan PKAT; 7. SOP Penyusunan Laporan Hasil Audit; 8. SOP Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut (DPSTL). Peringatan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. Tugas Supervisor tidak optimal. 2. Pembinaan terhadap tim audit tidak berjalan. 3. Mutu hasil audit kurang maksimal. 4. Pembinaan wilayah kurang maksimal. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat tugas 1 Kasubbag TU Irwil 2 Supervisor 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan managerial 2. Memiliki pengetahuan tentang audit

Peralatan/Perlengkapan: Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, flashdisk.

Lap top,

Pencatatan dan Pendataan: 1. Peraturan perundang-undangan 2. Program Kerja Audit 3. Lembar Temuan Audit. 4. Kertas Kerja Audit. 5. Laporan Hasil Audit. Mutu Baku Ketera Persyaratan/ ngan Waktu Output Perlengkapan Surat tugas 5 Terlaksamenit nanya penerima an surat tugas PKA tim audit 1 Terlaksajam nanya reviu PKA tim audit 3 TerlaksaPKA, surat jam nanya tugas, SPPD, rapat perLHA sebelumsiapan tim nya, Dumas. audit 2 Terlaksa- Surat tugas jam nanya - SPPD entry - PKA briefing - Naskah entry

2.

Mereviu PKA tim audit

Supervisor

3.

Rapat persiapan tim audit

Supervisor Ketua tim

Anggota tim

4.

Melaksanakan Entry Briefing

Supervisor Tim audit

Auditi

546

Pelaksana No. 5. Aktivitas Merevieu KKA 1 2 3

Supervisor Ketua tim

6.

Merevieu LTA

Supervisor

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 1. KKA jam 2. Lampiran penunjang KKA LTA masing2 masing bidang jam

Output Terlaksananya reviu KKA Terlaksananya review LTA Terlaksananya rapat evaluasi kerja tim audit Tersusunnya bahan expose Terlaksananya expose Terlaksananya persiapan penyusun an LHA Terlaksananya reviu meeting Terwujudnya LHA final

Ketera ngan

7.

Rapat evaluasi kerja tim

Supervisor Ketua tim

Anggota tim

KKA, LTA, dan lembaran penunjang KKA KKA, LTA, tanggapan, laptop Naskah expose, laptop, LCD. LTA masingmasing bidang, KKA, lampiran penunjang KKA, laptop, printer, ATK. LTA, BAP, lampiran penunjang LTA dan BAP. LTA masingmasing bidang, KKA, lampiran penunjang KKA, laptop, printer, ATK. Temuan hasil audit, BAP, rekap hasil DP STL. Catatan tugas tim dari Supervisor, LTA, LHA.

2 jam

8.

Menyusun bahan Supervisor expose Melaksanakan expose Supervisor

5 jam 3 jam 2 jam

9.

10 .

Mempersiapkan Supervisor penyusunan LHA

11 .

Melaksanakan reviu meeting

Supervisor Tim audit

1 hari

12 .

Finalisasi LHA/STL

Supervisor Ketua dan Kasubbag Sekretaris TU Irwil tim

3 hari

13 .

Mengikuti sidang DP STL

14 .

Supervisor Ketua tim dan auditor terkait Menyusun laporan Supervisor pelaksanaan tugas supervisor

Dewan Pertimbangan STL

1 hari

2 jam

Terlaksananya sidang DP STL Terwujudnya laporan tugas supervisor

547

FLOWCHART SOP TUGAS SUPERVISOR

MULAI

PENERIMAAN KONSEP RKAT S A S A A

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

Usulan RKAT

PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR

Usulan RKAT

PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

548

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENGUSULAN PKAT


Dasar Hukum: 1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen Agama; 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan PKAT; 2. SOP Perjalanan Dinas. Peringatan: Apabila SOP tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak dapat dilaksanakan; 2. Anggaran pengawasan tidak akan terserap. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Memilki kemampuan audit; 3. Memahami tugas dan fungsi.

Peralatan/Perlengkapan: 1. Direktori Pengawasan/data auditi; 2. ATK; 3. Laptop/komputer. Pencatatan dan Pendataan: 1. Nama auditi. 2. Data temuan tahun lalu yang belum ditindaklanjuti. 3. Nama supervisor, ketua, sekretaris dan anggota tim. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat per5 Terlaksana mintaan menit nya peneusulan rimaan surat permintaan usulan PKAT 1. Surat per5 Tersampai mintaan menit kannya usulan surat per2. Lembar mintaan disposisi usulan Data auditor, 1 hari Tersusunn direktori, ya konsep RKAT, peta PKAT wilayah, Atlas. 30 Tersusun Data auditor, menit nya PKAT direktori, PKAT, peta wilayah, Dumas 30 Terwujud Komputer, menit nya Nota printer, ATK usulan Buku eks05 Tersampai pedisi menit kannya nota usulan PKAT

Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat permintaan usulan PKAT dari Sekretariat 1 Pengadministrasi pada Subbag TU Irwil 2 3

Ket.

2.

Menyampaikan surat permintaan usulan ke Irwil

Kasubbag Inspektur TU Irwil Wilayah

3.

Melaksanakan disposisi Irwil

Kasubbag Kapok TU Irwil dan Auditor Kasubbag Kapok TU Irwil Irwil

4.

Pembahasan konsep PKAT

5.

Membuat nota usulan PKAT Menyampaikan nota usulan PKAT

Kasubbag Irwil TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil

6.

549

FLOWCHART SOP PENGUSULAN PKAT


MULAI

MENERIMA SURAT PERMINTAAN USULAN PKAT DARI SEKRETARIAT

MENERUSKAN SURAT PERMINTAAN USULAN KE IRWIL

MENINDAKLANJUTI DISPOSISI IRWIL

PENGAJUAN KONSEP USULAN KEPADA IRWIL

MEMBUAT NOTA DAN DAFTAR USULAN KEPADA IRJEN

PARAF/PENANDATANGAN SURAT USULAN

PEMBERIAN NOMOR NOTA USULAN

PENGIRIMAN NOTA USULAN

NOTA USULAN DIARSIPKAN

SELESAI

550

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh

Juli 2009

SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT


Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan PKAT 2. SOP Perjalanan Dinas Peringatan: 1. Program audit tidak sesuai rencana 2. Program audit tumpang tindih dengan audit eksternal Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memilki kemampuan audit 3. Memahami tugas dan fungsi

Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Konsep susunan tim audit 2. Buku kendali penugasan auditor 3. Koreksi dan revisi 4. Pengetikan revisi susunan Tim Audit 5. Penandatanganan usulan Tim Audit 6. Penomoran surat usulan Tim Audit 7. Pengiriman surat usulan Tim Audit Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep usulan 10 Diterimausulan Tim menit nya konAudit sep usulan Tim Audit Irwil TercatatKonsep usulan 10 menit nya Tim Audit konsep Inspektur usulan tim willayah Audit 20 1. Terkore Konsep menit ksinya usulan tim konsep Audit usulan Tim Audit

Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan konsep usulan Tim Audit bulan yang akan datang Pencatatan dalam buku kendali surat masuk Koreksi Inspektur Wilayah 1 Pengadministrasi Subbag Perencan aan Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 3

KET

2.

3.

Inspektur Wilayah

551

Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3

Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan

Output 2. Terbitnya disposisi Inspektu r Wilayah Terkorek sinya konsep usulan Tim Audit Terkorek sinya konsep usulan Tim Audit

KET

4.

Pembahasan dengan para Koordinator Kelompok Auditor Penyusunan revisi usulan Tim Audit

Kasubbag TU Irwil

Koordinat or Kelompo k Auditor

Konsep usulan RKAT

30 menit

5.

Pengadministrasi Subbag TU Irwil

6.

Pengajuan tanda-tangan Inspektur Wilayah

Kasubbag TU Irwil

Inspektur Wilayah

7.

Penomoran surat usulan Tim Audit

8.

Pengiriman surat usulan Tim Audit

Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil

Konsep usulan 15 Tim Audit menit yang telah dikoreksi susunannya dan diparaf oleh Kasubbag TU Irwil 10 Susunan Tim menit Audit yang telah dikoreksi formatnya dan diparaf oleh Kasubbag, Tanda-tangan Inspektur Wilayah Surat usulan 5 tim Audit menit

Ditandatanganinya surat usulan Tim Audit tersebut

Surat usulan Tim Audit

10 menit

Ternomori nya surat usulan Tim Audit Pengarsip an surat usulan Tim Audit

552

FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT

MULAI

PENERIMAAN SUSUNAN TIM AUDIT

PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK

KOREKSI IRWIL

Usulan Susunan Tim Audit

PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR

Usulan Susunan Tim Audit

PENGETIKAN REVISI SUSUNAN TIM

PENANDATANGANAN

PENOMORAN

PENGIRIMAN

SELESAI

553

BAB IV PENUTUP

Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP sebagai pedoman tentang langkah-langkah/proses pekerjaan yang harus dilakukan, memiliki peran penting dalam menciptakan pemerintahan yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat. Karena pentingnya SOP setiap jenis kegiatan memiliki SOP untuk menghindari kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih aktivitas antara bagian yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, SOP ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong setiap pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan mereka dalam memantau hasil pekerjaan, bekerja makin terarah.

554