LAPORAN AUDIT SISTEM AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

UNTUK

OLEH

PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA (MPC)

1.0

TUJUAN
Mengukur keberkesanan Amalan Persekitaran Berkualiti di organisasi yang terlibat. Memastikan organisasi berkenaan mengamal dan menghayati budaya ini secara berterusan. Memberi Sijil Pengiktirafan Persekitaran Berkualiti kepada organisasi yang berjaya.

1.1

1.2

1.3

2.0

TEMPOH SAH SIJIL

Sijil adalah sah selama SETAHUN dari tarikh ianya dikeluarkan/diaudit. Dalam tempoh tersebut panel audit akan mengadakan lawatan pemantauan sekurang-kurangnya 1 kali mengikut keperluan di syarikat tersebut untuk memastikan Persekitaran Berkualiti diamalkan. Pembaharuan sijil akan dikeluarkan untuk tahun kedua setelah panel audit berpuashati dengan pencapaian organisasi itu. Standard bagi pembaharuan sijil adalah seperti sebelumnya.

2.1 2.2

2.3

2.4

3.0

LAIN-LAIN
Audit adalah berdasarkan kepada kriteria yang berkaitan dengan organisasi berkenaan sahaja. Pemberian markah adalah muktamad Organisasi yang ingin mendapatkan Persijilan Persekitaran Berkualiti dinasihatkan supaya membuat persediaan awal sebelum menjemput MPC membuat audit.

3.1

3.2 3.3

PENILAIAN MARKAH

Nota berikut ialah untuk mengenalpasti format dan tanda markah yang terdapat dalam laporan ini; Markah yang bertanda bermaksud tiada sistem diamalkan. Markah yang bertanda bermaksud sebahagian daripada amalan 5S dipraktikkan. Markah yang bertanda bermaksud amalan 5S adalah aktif dan menggalakkan. Markah yang bertanda bermaksud keseluruhan sistem 5S telah diamalkan di tempat kerja, berkesan dan tersusun. Markah yang bertanda bermaksud tempat kerja yang selesa dan amat berkesan.

Untuk memperolehi persijilan 5S, organisasi perlu mencapai jumlah markah minimum 70% atau 3.5.

BORANG AUDIT SISTEM AMALAN 5S

Keperluan Utama Perlaksanaan 5S Jumlah Markah:

Markah Penuh = 140 Markah Kategori No. 1. Perkara Diaudit Disediakan dalam keadaan yang menarik dan memuaskan. Dapat dilihat dan mudah difahami oleh pekerja Ditandatangan oleh Pengarah Urusan / Pengurus Besar dan mempunyai tarikh. Keadaannya bersih, tidak berdebu dan ianya dipasang di beberapa tempat yang sesuai Maksud polisi ini memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan Sistem 5S dan dijelaskan kepada pekerja. Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh pekerja. Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan Bahan yang dilekatkan adalah terkini dan menarik

Catatan

2.

Polisi 5S

3.

4.

5.

6. Carta Organisasi 5S

7.

8. Sudut 5S 9.

Markah Kategori No. 10. Nama Kumpulan 5S dan Sudut 5S untuk Kumpulan Perkara Diaudit Terdapat nama bagi tiap Kumpulan 5S dan gambar ahli kumpulan dengan jelas. Kawasan/ruang kerja yang ditugaskan kepada tiap-tiap Kumpulan 5S. Penggunaan Sudut 5S untuk kumpulan masing-masing adalah memuaskan Telah disediakan oleh pengurusan dan dilekatkan pada Sudut 5S. Ianya dapat difahami dengan mudah Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh dan memuaskan Pengurusan telah dapat melaksanakan aktiviti yang dirancang mengikut jadual. Rekod mesyuarat / perbincangan oleh AJKP disediakan. 16. Rekod Aktiviti Kumpulan 5S 17. Rekod hasil perbincangan Kumpulan 5S yang disediakan tiap 2 minggu sekali disimpan oleh pengurusan Jadual giliran dan tarikh perjumpaan/mesyuarat Kumpulan 5S terdapat pada Sudut 5S syarikat Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas.

Catatan

11.

12.

13.

Jadual Perancangan Perlaksanaan 5S

14.

15.

18.

Markah Kategori No. 19. Disiplin/ Sikap Pekerja 20. Perkara Diaudit Adakah terdapat tanda bahawa pekerja mempunyai sikap positif dan disiplin yang tinggi di tempat kerja mereka melalui Amalan 5S Cara pakaian pekerja kasut dan pakain keselamatan semasa berada di tempat kerja Kursus/Bengkel 5S, kursus Pengurusan yang lain, kursus Teknikal Asas dan Kekerapan Ceramah/Brainstorming Tayangan Video Aktiviti Promosi Poster/Morning Marketing Gotong Royong/Perhimpunan Mingguan/Bulanan. Galakan dan Penghargaan yang diberi kepada Pekerja 23. 24. Surat Hadiah/Kopun Pangkat Bonus/Elaun Dll.

Catatan

Program Latihan Untuk Pekerja

21.

22.

Kekerapan Audit Dalaman Amalan 5S diadakan. Mempunyai kriteria Audit yang lengkap dan sesuai untuk digunakan. Hasil audit dipamerkan untuk memberi maklumat dan pengetahuan kepada semua pekerja.

Penilaian Keberkesanan

25.

26.

Markah Kategori No. 27. Kajian Semula oleh Pengurusan (Review) Perkara Diaudit Kekerapan kajian semula diadakan oleh pengurusan mengenai Amalan 5S. Pelan tindakan bagi aktiviti pembetulan atau aktiviti masa depan.

Catatan

28.

2.

Ruang Pejabat

Jumlah Markah:

Markah Penuh = 90 Markah Kategori No. 1. 2. Lantai 3. Perkara Diaudit Tidak berdebu dan kemas Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot Tiada berlubang/pecah/terkoyak dsb. Kemas dan tersusun dengan rapi

Catatan

4.

Susunatur Peralatan

5.

Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang selesa Teknik susunan juga boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan Tidak berdebu, bersih dan kemas Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja atau dalam rak simpanan Tidak terdapat peralatan rosak

6.

7.

8. Peralatan 9.

10.

Markah Kategori No. 11. Susunan Fail 12. Perkara Diaudit Disusun dengan teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi. Terdapat notis board/papan putih yang digunakan dengan baik

Catatan

13.

Terdapat hiasan seperti gambar, poster, lukisan, bunga dan lain

14.

Susunannya kemas, tersusun dan menyenangkan

15.

Tidak berdebu, kotor dan berkeadaan baik Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik/meja/partition Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran Persekitaran dalaman yang selesa/kemas.

Perhiasan

16.

17.

18.

3.

Ruang Pengeluaran

Jumlah Markah:

Markah Penuh = 140 Markah Kategori No. 1. Perkara Diaudit Tiada minyak di atas lantai

Catatan

2.

Tiada sampah-sarap atau sisa bahan di atas lantai Lantai adalah bersih dan kemas Tanda garisan sempadan di atas lantai adalah jelas dan baik

3. Lantai 4.

5.

Garis sempadan adalah sesuai bagi laluan, temapt kerja dan kawasan penyimpanan Tiada barang yang tidak diperlukan

6.

7.

Tiada retak atau lubang di atas lantai Mempunyai tanda pengenalan bagi setiap mesin Mesin adalah bersih, tiada habuk, berminyak, dsb. Tiada barang diperlukan di letak di atas/dibawah mesin

8. Mesin (Workshop)

9.

10.

Markah Kategori No. 11. Perkara Diaudit Tanda berhati-hati (Awas) diletakkan pada bahagian yang merbahaya Mesin diletak di tempat yang sesuai dan susunannya baik Tiada mesin lama/rosak terdapat di sini Terdapat sistem penyelenggaraan mesin Berada di tempat yang disediakan/ada tempat simpanan yang khas Berkeadaan baik dan selamat untuk digunakan Tiada kesan minyak dan kotor Semua peralatan sentiasa digunakan Ditempatkan secara/kemas teratur sebelum digunakan Tiada lebihan/sisa tumpah/baki dipersekitaran kawasan Terdapat kawasan khas untuk meletak bahan

Catatan

12.

13.

14.

15.

Peralatan (Workshop)

16.

17. 18.

19.

Bahan

20.

21.

Markah Kategori No. 22. Perkara Diaudit Tiada bahan mentah bercampur dengan barangan siap/lain di kawasan tersebut. Kawasan barang siap sebelum dimasukan ke stor Carta panduan aliran proses ditunjukkan Tanda label barangan siap atau separuh siap Penggunaan tanda/label yang sesuai untuk membezakan sesuatu, contoh: label barang siap, dalam proses, rosak dan lain-lain.

Catatan

23. Barang siap dan aliran proses

24.

25.

26.

Visual Control 27.

Penggunaan poster/gambar untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja.

Pakaian keselamatan untuk pekerja seperti kasut/topi/dll. yang ditetapkan oleh Syarikat.

28.

4.

Tempat Simpanan

Jumlah Markah:

Markah Penuh = 80 Markah Kategori Stor No. 1. Perkara Diaudit Keadaan tersusun, kemas dan teratur Kawasan lantai bersih dan tidak berdebu Terdapat tanda label bagi tiap-tiap bahan / komponen Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu bahan dengan bahan lain Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil (seperti rak-rak) bila diperlukan Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod bahan tersebut diambil Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor ini Terdapat poster/papan notis/papan tulis untuk sesuatu catatan Tidak bercampur bahan rosak dan yang boleh diguna.

Catatan

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Markah Kategori Simpanan barang (toxic) No. 10. Perkara Diaudit Susunan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan yang telah ditetapkan Mempunyai tanda label bagi tiap barangan siap yang berbeza Peralatan seperti rak/pallet/lain untuk kegunaan simpanan barangan ini digunakan dengan baik Sistem susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada stor dipraktikan Kawasan lantai yang bersih tidak berdebu dan tidak terdapat bahan buangan Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barangan itu didapati berkeadaan baik Tidak terdapat barangan lama yang sudah rosak dan tidak digunakan lagi

Catatan

11.

12.

13.

14.

15.

16.

5.

Tempat Umum

Jumlah Markah:

Markah penuh = 90 Markah Kategori Bilik Rehat i) Pekerja No. 1. Perkara Diaudit Suasana yang memuaskan seperti peralatan / persekitaran bahan bacaan disediakan Bersih, tersusun, kemas dan tempat tersebut menyenangkan Terdapat pelbagai maklumat kualiti untuk diberitahu kepada pekerja. Peralatan berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan Bersih, kemas dan menyenangkan. Peralatan di dalamnya boleh digunakan dan memuaskan. Bersih, susunannya rapi dan kemas serta menyenangkan. Peralatannya memuaskan dan berada dalam keadaan baik Bersih tidak berdebu dan bahan yang dilekatkan adalah up-to-date. Terdapat hiasan seperti gambar/maklumat mengenai pelbagai pencapaian syarikat, program kualiti dll. Peralatan untuk mainan (indoorgame) adalah memuaskan Bersih, kemas dan tidak kotor. Susunannya juga memuaskan

Catatan

2. 3. 4. 5. 6. Bilik Sembahyang 7. 8. Bilik Mesyuarat/ Latihan 9. 10.

ii) Tetamu

11. Tempat Rekreasi

12.

Markah Kategori Tempat Makan/ Kantin No. 13. Perkara Diaudit Peralatan adalah sesuai dan baik keadaannya. Terdapat pelbagai maklumat untuk diketahui oleh Pekerja. Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam jagaan/kawalan. Peralatan/kemudahan berada dalam keadaan memuaskan Kebersihan, sistem paip/air/lampu adalah memuaskan

Catatan

14.

15.

Tandas

16.

17.

18.

Ada ditunjukkan kaedah/teknik/giliran bagi membersihkan tandas ini.

6.

Kawasan Persekitaran

Jumlah Markah:

Markah Penuh = 60 Markah Kategori Papantanda No. 1. 2. 3. 4. Perkara Diaudit Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih. Saiz yang sesuai dan senang difahami. Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik. Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran kilang. Pokok berada dalam keadaan baik dan di jaga kesuburannya. Disediakan di tempat yang sesuai samada untuk pekerja syarikat atau pelawat. Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan. Berada dalam keadaan baik, kemas, bersih dan memuaskan Sistem kawalan keluar masuk pelawat yang memuaskan Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan mengikut keperluan undang-undang. Adakah tempat tersebut terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran. Ada mempunyai peraturan yang patut dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan tersebut.

Catatan

Tanaman Pokok

5.

6. Lot Letak Kereta 7. 8. 9. 10. Tempat Buangan Sisa

Pondok Pengawal

11.

12.

(i) Contoh Laporan Audit KEPUTUSAN AUDIT AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI Kawasan Audit : Kumpulan Persekitaran Berkualiti Tarikh Audit :.................................. Perlu Pembaikan Seiri/ Sisih Seiton/ Susun Seiso/ Sapu Examples of Excellent Keadaan Semasa auditdidapati Tarikh tindakan pembaikan paling lewat

Bil.

Kawasan/ruang/mesin atau peralatan yang diaudit

Juruaduit : a) b) c) d) e)

T.Tangan : T.Tangan : T.Tangan : T.Tangan : T.Tangan :

Notes : Pemudahcara Kumpulan Persekitaran Berkualiti perlu memastikan tindakan pembaikan dilakukan. Sila berikan laporan ringkas kepada juruaudit selepas dari tarikh pembaikan.

(j) Rekod Keseluruhan Keputusan Audit

Keputusan Audit Kumpulan Persekitaran Berkualiti Tahun 2008 Bil. Nama Kumpulan Persekitaran Berkualiti Bulan dan Markah (%) J F M A J J Catatan

Nota: Keputusan adalah muktamad. Ketua Juruaudit :......................................... Tandatangan :.........................................