Disusun oleh :siti ariska STRATEGI PELAYANAN PRIMA

1. Pelayanan adalah suatu kegiatan atau suatu urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung dengan manusia atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan konsumen. (Lehtinen 1983 p. 21). Pelayanan adalah sesuatu yang dapat diperjualbelikan dan bahkan tidak dapat dihilangkan (Gumehsoson Th. 1987 p. 22) 2. Pelayanan Umum adalah segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah di Pusat, di Daerah dan di Lingkungan BUMN/BUMD, dalam bentuk barang dan jasa, baik dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundangan (SK Menpan No. 81 /1993 tentang Pedoman Tata laksana Pelayanan Umum) maupun dalam proses interaksi sosial masyarakat luas 3. Berarti pelayanan umum dapat diartikan memproses pelayanan kepada masyarakat / customer, baik berupa barang atau jasa melalui tahapan, prosedur, persyaratanpersyaratan, waktu dan pembiayaan yang dilakukan secara transparan untuk mencapai kepuasan sebagaimana visi yang telah ditetapkan dalam organisasi. 4. Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi. 5. Pemberipelayanan adalah pejabat / pegawai instansi pemerintah atau swasta yang melaksanakan tugas dan fungsi dibidang pelayanan. 6. PenerimaPelayanan adalah orang atau badan hukum/yayasan yang menerima pelayanan umum 7. Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja seefektif dan seefisien mungkin tentang suatu tugas untuk mencapai tujuan yang ditetapkan lebih dahulu yang menggunakan peralatan, fasilitas, tenaga, waktu, ruang, metodedan biaya yang tersedia. 8. Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. 9. Sistem Kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk suatu kebulatan pola kerja tertentu dalam rangka mencapai hasil kerja yang diharapkan. 10. Wewenang adalah hak seseorang pejabat untuk mengambil tindakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang pelayanan umum Unsur-Unsur Pelayanan Prima Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada suatu ketetapan tata laksananya, prosedurdan kewenangan sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan yang : 1.Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan prosedur yangditetapkan untuk penyelesaian setiap tugas dalam pemberian pelayanan. 2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang yang menerimapelayanan merasa puas, berkualitas dan tepat waktu dan biaya terjangkau.

Unsur-unsur kualitas pelayanan antara lain : 1. PENAMPILAN.Personal dan fisik sebagaimana layanan kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan seperti : wajah harus menawan,badan harus tegap / tidak cacat, tutur bahasa menarik, familiar dalam perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus menarik 2. TEPAT WAKTU& JANJI. Secara utuh dan prima petugas pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat memenuhinya. 3. KESEDIAAN MELAYANI. Sebagaimana fungsi dan wewenang harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para pelanggan. 4. PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN. Sebagai syarat untuk melayani dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang luas dibidangnya. 5. KESOPANAN & RAMAH TAMAH. Masyarakat pengguna jasa pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik tingkat status ekonomi dan sosialrendahmaupun tinggi terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam bertutur kepada pelanggan. 6. KEJUJURAN DAN KEPERCAYAAN. Pelayanan ini oleh pengguna jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam penyelenggaraannya harus transparan dari aspek kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima dapat ditambah unsur yang lain. 7. KEPASTIAN HUKUM. Secara sadar bahwa hasil pelayanan terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum. Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan surat legitimasi tersebut. 8. KETERBUKAAN. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada masyarakat. 9. EFISIEN. Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan, tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta hasil kualitas yang tinggi.

Dengan demikian efisiensi dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan dan perlu diperhatikan secara serius. 10. BIAYA. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan, pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 11. TIDAK RASIAL. Pengurusan pelayanan dilarang membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan yang luas dan merata. 12. KESEDERHANAAN. Prosedur dan tata cara pelayanan kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak berbelit-belit dalam pelaksanaan. Perilaku Yang Mencerminkan Pelayanan Prima 1. MENGETAHUI VISI 2. Dalam menetapkan visi harus melakukan sebagai berikut : Gambaran masa depan yang akan dicapai oleh organisasi Karakteristik organisasi Bagaimana mencapai keberhasilan Bagaimana mengemukakan keutamaan visi yg akandicapai Bagaimana mencapai masa depan Bagaimana membentuk interest bersama dlm masyarakat SDM yang unggul dan bermental diberi makna kebanggaansetiap melaksanakan tugas dengan hasil yang baik h. Secara bersama menumbuhkembangkan keunggulan kompetitif 1. MISI Dalam menjabarkan visi harusmenyusun/menetapkanmisi suatu organisasi yaitutentang pokok-pokok kegiatan mengoperasionalkan fungsi arah yang terukur.

Di susun oleh:nurhannan kelas:XII apk-4 no absen:01 AKTIVITAS KANTOR TERASA LEBIH MUDAH DILAKUKAN DENGAN FILLING CABINET DAN FIRE PROOF
Bagi anda yang menginginkan peralatan kantor yang berguna untuk anda, Filling Cabinet merupakan salah satu pilihan yang bisa anda pilih untuk melengkapi kebutuhan kantor anda dalam melakukan penyimpanan file yang penting. Dengan memiliki filling cabinet, anda tidak perlu kesulitan lagi dalam menyimpan file kantor anda, selain itu anda juga akan lebih mudah dalam mencari file lama yang mungkin anda butuhkan lagi guna keperluan kantor anda. Disini anda akan bisa mendapatkan informasi yang cukup jelas pada filling cabinet di setiap merk yang ingin anda pilih. Dengan info yang jelas ini diharapkan anda bisa memilih produk yang anda inginkan dengan lebih mudah dan anda juga bisa mengatur budget anda dengan memilih produk dengan harga yang sesuai dengan kebutuhan kantor. Tidak hanya filling cabinet, tersedia pula Fire Proof yang memiliki berbagai macam merk disini sehingga anda akan bisa lebih mudah untuk melakukan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan anda. Apabila anda berminat untuk memesannya sekarang juga, anda bisa memulai untuk melakukan browsing di website ini dan semua pilihan yang anda inginkan telah tersedia disini dan semua prosesnya sangat mudah untuk dilakukan dan tidak membingungkan. Jangan biarkan file anda berceceran dan hilang; segeralah memiliki file cabinet atau fire proof guna memfasilitasi kantor anda dengan kemudahan dalam menyimpan file anda.

Filling Cabinet Lion

Lion filling cabinet memberikan pilihan yang berkualitas bagi anda, terutama untuk kebutuhan penyimpanan dokumen atau arsip-arsip penting. Tersedia dalam dua tipe filling cabinet dengan ukuran yang beragam, mulai dari filling cabinet dua laci hingga filling cabinet empat laci. Menggunakan material metal yang kuat, kokoh dan awet, sehingga dokumen anda aman tersimpan. Silahkan klik tipe / seri produk untuk mendapatkan detail spesifikasi produk!!!

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L.45

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L.44

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L.43

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L.42

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L. 44 E

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L. 43 E

Filing Cabinet (lemari arsip) Lion L. 42 E

Di susun oleh:rico Kelas:XII apk 4 no:10

Peralatan Survey dan Pemetaan

Alat Ukur (Theodolit Station (TS), Theodolit 1 (T1) dan Theodolit 0 (T0) * ) GPS (jenis gedodetic, geoexplore, mapping) Plotter Scanner Scriber Koordinatograph Klinometer Kompas Meetband/roolmete

Perlengkapan Perkantoran

Komputer (jenis PC dan Laptop/Notebook) UPS Printer Faximile AC Spilte TV LCD Projector Genset (ukuran sedang dan kecil) Dispenser Vacum cleaner (penghisap debu) Kipas Angin (gantung) Wireless Set Mesin tik (manual & elektris) Papan tulis (white board)

Meubeller Meja kerja (biro + biro)

Meja rapat Meja komputer Meja (+ kursi) tamu Kursi besi Kursi kayu Lemari Besi Lemari kayu Fililing Cabinet Rak kayu Brandkas

1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb. 2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi: a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb. b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb. 3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb. 4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb. 5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

NAMA :RINA HUSSANIA KELAS :XII NO.11 A. Kas (cash) 1. Definisi Kas Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya..

2. Kriteria Kas Kas mempunyai kriteria sebagai berikut a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. b. Dapat dipergunakan ketika diperlukan. c. Penggunannya bersifat bebas. d. Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya. 3. Sifat dan Karekteristik Kas Kas mempunyai sifat dan karektiristik sebagai berikut. Aktif Tetapi Tidak Produktif Tidak Memiliki Identitas Kepemilikan sehingga Mudah Dipindah Tangankan. Kondisi trsebut menyebabkan menejemen harus yakin mengenai hal-hal berikut. a. Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan. b. Semua uang yang seharusnya diterima telah benar-benar diterima. c. Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan.

4. Contoh Kas Berikut ini yang termasuk kas. A. Uang kertas dan logam. B. Cek dan giro C. Simpanan di bank dalam bentuk giro D. Travelers check, yaitu cek yang dikeluarkan oleh bank untuk perjalanan. E. Money order, yaitu surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna. F. Cashiers order, yaitu cek yang dibuat oleh bnk untuk suatu saat dicairkan dibank itu juga. G. Bank draft, yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu dibank pembuat. C. Mengelola Kas Kecil Karakteristik Dasar dari Kas Kecil Prosedur Kas Kecil

Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

D. Perlengkapan Administrasi Dana Kas Kecil 1. Tahap-Tahap Pembentukan Dana Kas kecil Beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil. A. Menafsir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil. Jumlah uang yang diperlukan untuk pembentukan dana kas kecil tergantung pada hal-hal berikut. 1) Besar kecilnya perusahaan. 2) Kebijaksanaan dari masing-masing perusahaan.. 3) Jumlah pengeluaran yang terjadi. B. Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan untuk dana kas kecil. C. Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil. D. Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

Contoh: Penarikan cek untuk dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,00. Penarikan cek untuk dana kas kecil tersebut dicatat dengan ayat jurnal sebagai berikut. Keterangan Debit Kredit Dana kas kecil Bank Rp 2.000.000,00 - Rp 2.000.000,0Contoh bukti kas kecil Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil. Buku kas kecil sebaiknya dibuat dua rangkap karena lembar yang asli digunakan untuk pertanggungjawaban dana kas kecil, sedangkan tembusannya disimpan oleh pemegang kas kecil sebgai arsip. BUKTI KAS KECIL No : 022 Dibayarkan kepada: SPBU Jurug Tanggal : 16-09-10 Keterangan Jumlah Pengisian bensin Rp175.000 Total Rp175.000 Disetuji oleh : Yurike Sarah Ambar Diterima oleh : Agus0 1. Jenis Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengolahan dana kas kecil antara lain: Bukti Kas Keluar Cek

 Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Bukti Pengeluaran Kas Kecil Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil 2. Catatan Akuntasi yang Digunakan Catatan yang digunakan dalam pengolahan dana kas kecil antara lain:

Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal) Register Cek (Check Register) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

C. Mengisi Ulang Dana Dana kas kecil diisi ulang pada akhir periode akuntansi tanpa memerhatikan uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil pada laporan keuangan. Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan: 1. Memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk menjamin apakah voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal. 2. Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa diajukan ulang atau diganti. Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain : 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas. 2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan. 3. Mengatur tanggal keberangkatan. 4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan). 5. Mempersiapkan dokumen (surat surat) yang diperlukan. 6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

NAMA KELAS

:RISWATI :XII APK-4 NO.18

A. Teknik Menggunakan Waktu Pimpinan Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan. Dalam menentukan teknik untuk mengetur waktu pimpinan, agar dapat berjalan lancar, maka harus dapat memperhatikan fungsi manajemen yang meliputi : 1. Perencanaan Perencanaan yang di buat harus berdasarkan pada waktu, apakah jangka pendek atau jangka panjang. Ciri-ciri perencanaan jadwal kegiatan pimpinan :

Jelas Realistis Fleksibel Berkesinambungan

2. Pengorganisasian Dalam hal ini pengorganiasasian dapat di artikan sebagai kegiatan mengidentifikasikan, mengelompokkan, menganalisa kegiatan pimpinan, termasuk mengelola waktu yang di butuhkan dalammenyelesaikan pekerjaan tersebut. Hal-hal yang perlu di perhatikan dalam pengorganisasian jadwal pimpinan :

Membuat daftar kerja tentang apa yang di lakukan pimpinan Menetapkan waktu Menetapkan perioritas kegiatan Mengeatur jumlah orang yang terlibat

B. Prosedur Pengajuan Surat Permohonan Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa : 1. 2. 3. Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan. Waktu dan tempat kegiatan. Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut.

Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian

pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang. Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara. C. Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pembuatan konsep surat dinas Pembuatan surat Pengiriman surat Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan. Pemeriksaan surat masuk Pengarsipan surat keluar dan masuk Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan.

Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor. Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu : 1. 2. Berdasarkan urutan surat masuk. Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi).

Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun

waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain. Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut : 1. Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk

Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan. 2. Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.