INFORMACIN EXGENA Y MEDIOS MAGNTICOS EN LOS MUNICIPIOS -PROYECTO DE INVESTIGACIN CONTABLE-

MARA VICTORIA GONZLEZ MEJA ERLEY BERRO PALACIOS

DOCENTE YADIRA RODRGUEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA INVESTIGACIN CONTABLE OCTUBRE 29 DE 2012

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TABLA DE CONTENIDO
1. Introduccin 2. Planteamiento del problema... 3. Justificacin. 4. Descripcin del problema 5. Objetivos 5.1. 5.2.

4 5 6 7 8 8 8 9 9 10 11 11 11 12 15 16 16 17 17 17 18 18 18 20
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Objetivo General. Objetivos Especficos..

6. Marco terico..

6.1.
6.2.

Necesidad de presentar la informacin exgena.. Informacin Exgena

7. Anlisis de la informacin.... 7.1.

7.1.1. 7.1.2.
7.1.3. 7.1.4. 7.1.5.

Elaboracin del formato 1001.... Informacin de pagos o abonos en cuenta y retencin en la fuente Conceptos a informar por pagos o abonos en cuenta y retencin en la fuente.. Cuantas. Asalariados, seguridad social y parafiscales Autorretenciones..

7.2. Prevalidador de la informacin. 7.2.1. Habilitar macros 7.2.1.1. Para versin inferior a Oficce 2007 7.2.1.2. Para versin Oficce 2007. 7.2.2. Acceso al prevalidador.. 7.2.2.1. Plantillas iniciales. 7.2.2.2. Pantalla de diligenciamiento..

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7.2.3. Barra de herramientas del revalidador.. 7.2.3.1. Para versin inferior a Oficce 2007 7.2.3.2. Para versin Oficce 2007. 7.2.4. rea de diligenciamiento 7.2.5. Cuadro de ayudas y errores.. 7.2.5.1. Cuadro de ayudas. 7.2.5.2. Cuadro de errores. 7.2.6. Generacin de archivo XML. 7.3.

20 20 24 24 25 25 26 26 29

Envo de la informacin a la DIAN.

8. Conclusiones y recomendaciones..36 9. Bibliografa..

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1. INTRODUCCIN Los contadores pblicos en Colombia debemos tener claro que esta profesin no es esttica y plana en su conocimiento, da a da los cambios en la normatizacin y leyes la han convertido en una profesin dinmica, esto debido a la globalizacin y el inters de los entes encargados de la disciplina empresarial y de control fiscal que emiten leyes y normas que nos obligan a replantear el modo de llevar la informacin en las diferentes reas que nos desenvolvemos. El crecimiento comercial hace ms difcil el control y fiscalizacin por parte de las entidades gubernamentales; originando la necesidad de crear nuevos mecanismos de que permitan dichos controles. Una herramienta creada para ello es la presentacin de la informacin exgena en medios magnticos, lo que le permite hacer un cruce de informacin y verificar uno a uno a todos los contribuyentes. No es una excepcin para los municipios, pues esta claro que estos realizan contratos con el sector privado en los cuales se pactan altas sumas de dinero que derivan obligaciones tributarias. Progresivamente nos adentraremos en las caractersticas especiales que deben tener en cuenta los municipios para la preparacin y presentacin de la informacin exgena en los medios magnticos, en las que especifican y explican los formatos que se presentan y los requerimientos del software que periten cargar la informacin.

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INFORMACIN EXGENA Y MEDIOS MAGNTICOS EN LOS MUNICIPIOS 2. 1.

2. 3.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Qu es la informacin exgena para los municipios? Qu informacin deben presentar los municipios en los medios magnticos? Cmo deben presentar los municipios la informacin exgena? Cundo deben presentar la informacin exgena los municipios? Dnde presentan la informacin exgena los municipios?

4. 5.

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3. JUSTIFICACIN Desde el ao 2006 el estado requiere que las personas naturales y jurdicas presenten la informacin del periodo contable en medios magnticos, que les permita hacer un cruce de informacin entre ellas; sucesivamente, estas requisiciones han presentado modificaciones hasta la fecha obligando al gremio contable a actualizarse continuamente en este tema. En un principio para muchos contables fue de gran confusin y algo complejo la presentacin de la informacin exgena, quiz por el desconocimiento puntual de las normas que la rigen y por la desinformacin del procedimiento para la presentacin de esta. Otra razn puede ser el poco inters mostrado por las entidades a la requisicin del ente de control fiscal, slo con las sanciones impuestas por la DIAN se evidencio la necesidad de darle la gran importancia que esta amerita. Hoy por hoy el software contable se est actualizando a las necesidades operacionales de las empresas enlazndolas con las ordenes legislativas; es decir, se programa el software en base a la actividad principal del ente econmico y a la reglamentacin y normatizacin que el estado estipula para este, no obstante, es preciso que el contador avale la veracidad de la informacin arrojada por el sistema, lo que lo obliga a conocer completamente sobre dicho tema. Con el fin de seguir con nuestro crecimiento profesional y entendiendo la gran importancia que tiene para las empresas nos adentramos en la investigacin y aprendizaje sobre la normatizacin de la informacin exgena, alimentacin de formatos, elaboracin y presentacin de los medios magnticos ante la DIAN.

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4. DESCRIPCIN DEL PROYECTO Dado el tema abordado se define la investigacin a desarrollar como una investigacin de tipo descriptiva, ya que el propsito es recolectar datos para describir las cualidades de la informacin exgena. Del mismo modo la investigacin contendr caractersticas de investigacin explicativa puesto que es un tema ya tratado anteriormente y nosotros solo explicaremos en que condiciones se da la presentacin de la informacin exgena y cuales son las variables que estn ligadas a ella.

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5. OBJETIVOS 5.1. OBJETIVO GENERAL Al finalizar esta investigacin tendremos el conocimiento necesario para presentar la informacin exgena en los municipios.

5.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 6. Establecer la normatizacin que rige la presentacin de la informacin exgena para los municipios. 7. Aprender a elaborar los formatos de la informacin exgena que presentan los municipios. 8. Conocer el procedimiento para la presentacin de los medios magnticos ante la DIAN.

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6. MARCO TERICO 6.1. NECESIDAD DE PRESENTAR LA INFORMACIN EXGENA

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN) construy un sistema de informacin integral (MUISCA), que es de vital importancia para simplificar los procesos y para ejercer un optimo control tributario. A raz del potencial de este instrumento, una poltica muy clara de este Gobierno ha sido multiplicar el nmero de declarantes en el impuesto de renta, sin aumentar las cargas tributarias, tan solo bajando notablemente los topes para declarar. Por la misma razn, se cre un registro nico tributario (RUT) que debi actualizarse con toda la informacin de los contribuyentes. Este modelo de informacin se ha robustecido por una herramienta de control ms eficiente, la informacin exgena, que se ha convertido en la obligacin ms exigente, dado que no solo debe ser consistente con las declaraciones de renta, IVA y retencin que se han presentado a lo largo del ao, sino que, por sobre todo, debe ser consistente con la informacin reportada por clientes y proveedores, pues constituye el insumo esencial de los programa de fiscalizacin de la DIAN a partir de los cruces de informacin con terceros Los avances tecnolgicos permiten que la DIAN extienda cada vez ms el cumplimiento de obligaciones por medios electrnicos, tanto declaraciones como pagos, para lo cual la habilitacin de firmas digitales ha sido imprescindible. Desde el 2005 empieza a exigirse la presentacin de la informacin exgena hasta la fecha, dicha informacin ha sufrido muchos cambios tcnicos y jurdicos, que tratan de adaptarse cada vez mejor a las necesidades reales de su existencia, para el ao 2011, mediante el Estatuto Tributario (ET), en su Art. 631, se hicieron algunos cambios en cuanto a quienes y de que forma deben presentar los formatos; as mismo, la Resolucin 03846 de abril 30 de 2008 y la Resolucin 03847 de abril 30 de 2008, dicen que las personas o empresas obligadas a presentar la informacin exgena son todas aquellas que elaboran facturas o documentos equivalentes, as mismo las personas naturales o jurdicas que hayan practicado retenciones en la fuente y que estn obligados a presentar nicamente esta informacin. En este contexto se incluye a los municipios, pues estos, estn obligados a practicar retencin en la fuente cuando fuere necesario. Segn el articulo 22 del ET, los entes pblicos a nivel nacional y territorial de orden central y descentralizado no estn obligados a presentar declaracin de renta, sin
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embargo, si lo estn para reportar en la informacin exgena los literales b y e del articulo 631 del ET, que hacen referencia a b. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practic retencin en la fuente, con indicacin del concepto, valor del pago o abono sujeto a retencin, y valor retenido. y e. Apellidos y nombres o razn social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deduccin o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo ao gravable; con indicacin del concepto, retencin en la fuente practicada e impuesto descontable. 6.2. INFORMACIN EXGENA

Es el conjunto de datos que las personas naturales y jurdicas deben presentar peridicamente a la DIAN, segn resolucin expedida por el director general, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. Quien debe presentar dicha informacin es el representante legal de la empresa o su apoderado. En el caso de los municipios, la DIAN slo los obliga a presentar el informe de todos los pagos realizados en el periodo contable y es el Alcalde mayor quien esta obligado a presentar la informacin. Cada ao, la DIAN estipula unos plazos para la presentacin de la informacin exgena, en la que tiene en cuenta el ltimo digito del Numero de Identificacin Tributaria. En caso de no presentarla en las fechas el municipio incurrir en multas y sanciones por extemporaneidad. Tambin se sanciona si la informacin est con errores o no corresponde a lo solicitado. La sancin va desde el 3%, 4% y 5% de los ingresos netos o del patrimonio bruto y se aplicar en forma gradual de acuerdo con la conducta en la cual incurri el contribuyente o el obligado. La informacin exgena se debe presentar en archivos XML, generados a travs de un prevalidador tributario el cual puede ser descargado de manera gratuita en el portal electrnico de la DIAN.

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7.

ANLISIS DE LA INFORMACIN

Debido a que la investigacin se realiz en una entidad gubernamental, donde la informacin se encuentra disponible para el pblico, se procede en primera instancia a entrevistar a una experta en el rea y que labora en la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales en la ciudad de Quibd, la seora SARA YANILA CASTRO, de quien se obtuvo el procedimiento inicial que deba tenerse en cuenta para realizacin del proyecto, el cual es identificar las caractersticas especiales que la ley tiene estipulado en la presentacin de informacin exgena para los municipios. Por consiguiente se establece que el Art. 22 del Estatuto exime a los municipios de la presentacin de declaracin de renta, en el artculo 631 en su artculo 2, literal i, el Estatuto Tributario si los obliga a presentar la informacin exgena, ya que estos estn encargados de practicar retencin en la fuente por todo concepto, cuando fuese necesario.
7.1.

ELABORACIN DEL FORMATO 1001

Teniendo en cuenta que la DIAN exige la presentacin de la informacin en formatos especiales que le permita entrelazarlos con sus sistemas y as realizar el respectivo cruce de cuentas; para el caso de los municipios la DIAN solo exige diligenciar el formato 1001 (formato anexo al proyecto). Para este formato se debe tener en cuenta lo siguiente:
7.1.1 INFORMACIN DE PAGOS O ABONOS EN CUENTA Y RETENCIONES

EN LA FUENTE PRACTICADAS. Informar de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta que constituyan costo o deduccin o den derecho a impuesto descontable, incluido la compra de activos fijos o movibles: Concepto del pago o abono Apellidos y nombres o razn social del tercero Tipo de documento e identificacin Direccin (nomenclatura, Dpto y municipio) Pas de residencia o domicilio del beneficiario Valor del pago o abono en cuenta

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Los pagos o abonos en cuenta no solicitados fiscalmente como costo o deduccin, indicando del valor de las retenciones en la fuente practicadas o asumidas a ttulo de renta e IVA, autorretenciones y timbre. 7.1.2. CONCEPTOS A INFORMAR POR PAGOS O ABONOS EN CUENTA y RETENCIONES PRACTICADAS 1. Salarios, prestaciones sociales y dems pagos laborales efectivamente pagados al empleado, concepto 5001. 2. Viticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5055 3. Gastos de representacin: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto 5056 4. Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto 5022

El valor acumulado pagado o abonado en cuenta por 5. HONORARIOS, concepto 5002. 6. COMISIONES, concepto 5003. 7. SERVICIOS, concepto 5004. El valor acumulado pagado o abonado en cuenta por 8. ARRENDAMIENTOS, concepto 5005 9. INTERESES y RENDIMIENTOS FINANC. 5006 10. Compra ACTIVOS MOVIBLES, concepto 5007 11. Compra ACTIVOS FIJOS, concepto 5008 12. Los pagos efectuados en el ao gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensacin Familiar y al ICBF, en el concepto 5010 13. Los pagos efectuados en el ao gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5011. 14. Los pagos efectuados en el ao gravable 2011 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto 5012.

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15. Las donaciones en dinero efectuadas durante el ao gravable 2011, a las entidades sealadas en los artculos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del E.T. y la establecida en el artculo 16 de la Ley 814 de 2003, y dems que determine la ley, en el concepto 5013. 16. Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el ao gravable 2011 a las entidades sealadas en los artculos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del E.T. y la establecida en el artculo 16 de la Ley 814 de 2003, y dems que determine la ley ,en el concepto 5014. 17. El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el ao gravable 2011 solicitados como deduccin, en el concepto 5015. 18. El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el ao gravable 2011, solicitados como deduccin, en el concepto 5058 19. Redencin de inversiones en lo que corresponde al rembolso del capital, en el concepto 5060. 20. Los dems costos y deducciones, en el concepto 5016. 21. Compra de activos fijos sobre los cuales solicit deduccin segn artculo 158-3 del E.T.: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto 5020. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008. 22. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios tcnicos, en el concepto 5027. Este valor no debe incluirse en el concepto 5004. 23. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia tcnica, en el concepto 5023. 24. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto 5024. 25. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto 5025. 26. El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalas, en el concepto 5026. 27. El valor acumulado de la devolucin de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de aos anteriores debe reportarse en el concepto 5028. 28. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5029.
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29. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5030. 30. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5031. 31. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5032. 32. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5033. 33. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5034. 34. Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto 5035. 35 El monto de las amortizaciones realizadas durante el ao se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto 5057. 36. El monto de las amortizaciones realizadas durante el ao relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto 5057. 37. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5036. 38. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5037. 39. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5038. 40. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5039. 41. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto 5040. 42. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5041. 43. Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto 5042.

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44. El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el ao 2011, en el concepto 5043. 45. El pago por loteras, rifas, apuestas y similares, en el concepto 5044. 46. Retencin sobre ingresos de tarjetas dbito y crdito, en el concepto 5045. 47. Enajenacin de activos fijos de personas naturales ante oficinas de trnsito y otras entidades autorizadas, en el concepto 5046. 48. El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de proteccin de aportes creado con el remanente, en el concepto 5059. AUTORRETENCIONES: 1. Autorretenciones por ventas, en el concepto 5049. 2. Autorretenciones por servicios, en el concepto 5050. 3. Autorretenciones por rendimientos financieros, en el concepto 5051. 4. Otras autorretenciones, en el concepto 5052. TIMBRE: 1. Retenciones practicadas a ttulo de timbre, en el concepto 5053. 2. La devolucin de retenciones a ttulo de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de aos anteriores, en el concepto 5054. 7.1.3. CUANTIAS

Sin importar el concepto por el cual el valor mnimo a reportar por cada beneficiario de un pago o abono en cuenta es de $500.000, no obstante que al discriminar el pago por concepto los valores a reportar sean menores. Sin embargo, a opcin del informante, podrn reportarse pagos o abonos en cuenta menores a dicha cuanta, cumpliendo con las especificaciones tcnicas establecidas. Los pagos que acumulados por beneficiario por todo concepto sean menores a $500.000, se informarn acumulados en un solo registro, con identificacin 222222222, razn social CUANTAS MENORES: Tipo documento 43, En el concepto a que correspondan, Con la direccin del informante

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7.1.4. ASALARIADOS, SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Los trabajadores a quienes durante el ao gravable 2011 se les hubieren realizado pagos o abonos en cuenta por conceptos de salarios y dems remuneraciones laborales, honorarios, comisiones, servicios y otros pagos, cuyo valor acumulado sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000), deben ser reportados en los conceptos correspondientes. Las entidades del Rgimen Tributario Especial, debern reportar los egresos efectuados en el ao gravable 2011, de conformidad con los conceptos y montos establecidos en el presente artculo, de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social Pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado durante el ao gravable 2011, independientemente del ao de su celebracin Las entidades no contribuyentes que estn obligadas a presentar declaracin de ingresos y patrimonio, debern informar el valor total de los egresos diligencindolos en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles. Los pagos correspondientes a los aportes parafiscales y fondos de pensiones obligatorios se deben reportar en cabeza de las entidades autorizadas para recaudar estos rubros. Reportar los valores deducibles del empleador en la columna pagos o abonos en cuenta deducibles y los aportes correspondientes al empleado, se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, segn correspondan. 7.1.5. AUTORRETENCIONES Las autorretenciones debern ser reportadas bajo el NIT del informante, diligenciando el valor en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y cero (0) en la columna de pagos y abonos en cuenta deducibles. El valor correspondiente al impuesto sobre las ventas llevado como mayor valor del costo o gasto, se debe informar en el FORMATO 1001. *
2011*. Informacin tomada del Manual Empresarial de Informacin Tributaria para la DIAN ao Gravable

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7.2.

PREVALIDADOR DE LA INFORMACION

Despus de que el municipio diligencia el formato 1001, se procede a realizar el envo del archivo, a travs del prevalidador tributario, el cual tiene como objetivo ayudarle a diligenciar y validar de manera correcta los diferentes formatos que deben remitirse a la DIAN, en cumplimiento de la responsabilidad legal de presentar la informacin por envo de archivos. Esta herramienta constituye una ayuda para la conformacin de los archivos con las especificaciones tcnicas legalmente establecidas, sin embargo, su utilizacin en ningn momento exime al informante de la responsabilidad que se derive por errores de forma o de contenido de la informacin suministrada. La ayuda ha sido diseada en Excel para garantizar su accesibilidad facilitando la organizacin de la informacin, as como la inclusin, verificacin, modificacin y dems cambios que se generen antes de ser remitida oficialmente. El prevalidador convierte los datos en archivos XML que son archivos planos requeridos para la transmisin de la informacin a travs del aplicativo ubicado en la pgina Web de la DIAN. El documento est organizado en seis temas: el primero corresponde a los pasos a seguir para habilitar la opcin de Macros del Excel y poder ejecutar el prevalidador; el segundo de ellos corresponde al acceso al prevalidador en donde encuentra las indicaciones de cmo utilizarlo adecuadamente y como desplegar y seleccionar el formato a utilizar; en tercer lugar se describe la barra de herramientas, que le permite navegar fcilmente en la ayuda; en cuarto lugar aparecen las pantallas que lo guiarn en el rea de diligenciamiento; el quinto apartado hace referencia a los cuadros de ayudas y errores posibles que se puedan presentar durante la inclusin de los registros, y en sexto y ltimo lugar se muestran las pantallas que lo guiarn en la generacin de los archivos XML. 7.2.1. HABILITAR MACROS Para poder ejecutar el prevalidador es necesario habilitar los macros del mismo en Microsoft Excel, para permitir la ejecucin de los macros contenidos en el prevalidador se hace necesario que el nivel de seguridad de Excel se encuentre en la opcin Bajo. A continuacin podr encontrar el procedimiento para realizar este ajuste en el Excel, tenga en cuenta que este procedimiento debe realizarse antes de abrir el prevalidador, es decir en un Excel nuevo. 7.2.1.1. Para versin inferior a Office 2007.

Una vez abierto Microsoft Excel, haga clic sobre la opcin Herramientas del Men principal, para desplegar el men correspondiente.

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Luego, coloque el puntero del mouse sobre la opcin Macros para visualizar el men correspondiente y haga clic sobre la opcin Seguridad La opcin de Seguridad le mostrar la siguiente ventana : Seleccione la opcin Bajo y haga clic en el botn Aceptar. Cierre el Excel completamente y ejecute el prevalidador. 7.2.1.2. Para versin Office 2007.

Una vez abierto el prevalidador verifique que tenga habilitado el botn Seguridad de Macros, Si est habilitado contine con el procedimiento en la pgina 8, de lo contrario contine con el siguiente paso: Despliegue el Men de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido (A), y seleccione la opcin Ms comandos (B). Haga click en Personalizar (C), depliegue el listado de Comandos ms utilizados (D) y seleccione Ficha Programador (E). Seleccione la opcin Seguridad de Macros (F) y haga clic en el botn Agregar (G). Haga clic en el botn Aceptar (H). El icono de Seguridad de Macros deber aparecer en la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Haga clic en este icono (I). Seleccione la opcin Habilitar todas las macros (J) y luego haga clic en el botn Aceptar (K). Cierre el Excel completamente y ejecute el prevalidador. 7.2.2. ACCESO AL PREVALIDADOR Pantallas iniciales El prevalidador de datos para presentacin de informacin por envo de archivos incluye 4 pantallas iniciales de presentacin: la primera es la pantalla de entrada; la segunda incluye la definicin, los obligados y recomendaciones generales; la tercera relaciona los documentos necesarios para el diligenciamiento de la informacin, y la cuarta presenta la estructura, desplazamiento por las pantallas, diligenciamiento y ayudas.

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La pantalla siguiente presenta las opciones de Diligenciamiento o Validacin. Si desea Diligenciar seleccione el formato que va a utilizar, y luego haga clic en Ir al formato para acceder a la pantalla de diligenciamiento.

Si va a validar un archivo XML para conocer que est correctamente generado, seleccione el formato del archivo y utilice el botn Examinar para determinar el
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archivo a validar. Al hacer clic en el botn validar el prevalidador revisa la conformacin de los archivos y le enva un mensaje si todo est correcto (En el captulo 6. Generacin de archivos en xml se da ms informacin al respecto). Si al consultar (va Internet) la solicitud de envo de un archivo XML generado por e prevalidador se le informa que este archivo contiene errores, el sistema le presenta un reporte de errores en formato XML el cual podr descargar y revisar frente al XML enviado (En el captulo 6. Generacin de archivos en xml se da ms informacin al respecto). 7.2.2.2 Pantalla de diligenciamiento Una vez ubicado en esta pantalla deben observarse las diferentes caractersticas, como son: Barra de Herramientas rea de diligenciamiento Cuadro de Ayudas y Errores

BARRA DE HERRAMIENTAS DEL PREVALIDADOR Para versin inferior a Office 2007 Ubicado en el formato seleccionado, preste atencin a los distintos iconos que se encuentran en la parte superior de la pantalla. La barra de herramientas del prevalidador contiene todas las opciones que aplican para el formato y que le ayudarn a navegar fcilmente.

Indica el registro actual, y la cantidad total de registros. Si modifica el valor y oprime la tecla Enter lo ubicar en el registro ingresado.
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Permite agregar la cantidad de registros que se indique, para el efecto los registros se agregan al final de la tabla.

Elimina el registro actual. Reinicia el formato, eliminando todos los registros que se han ingresado. Permite generar los archivos XML, que deben ser entregados a la DIAN, esta accin solamente se realizar en caso de que no exista ningn error en la informacin, de lo contrario el prevalidador indicar que hay errores.

Al oprimir el botn S mostrar una pantalla donde se podr observar un listado de errores. Este listado est conformado por los datos:

Hoja del prevalidador donde se encuentra el error. Nmero de Registro al cual pertenece el error. La casilla a la cual corresponde el error, junto con una descripcin del error correspondiente.

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Al oprimir el botn Guardar se guardar un archivo de texto con los errores para su posterior revisin y correccin. La pantalla siguiente mostrar donde puede guardar el archivo.

Una vez guardados e identificados los errores deber volver al prevalidador de datos para presentacin de informacin por envo de archivos, ubicar el formato que tenga el error y modificarlo. Una vez modificados nuevamente realice la generacin de los archivos XML. Si el prevalidador se encuentra correctamente diligenciado sigue con el procedimiento descrito en el captulo 6. Ir a la pantalla de inicio del prevalidador. / Permite ocultar o mostrar los cuadros de ayuda y errores. Es importante tener en cuenta que para efectuar las tareas de copiar y pegar se deben ocultar las ayudas. Para aquellos formatos en los que se debe incluir informacin secundaria, aparece el botn de Registros Secundarios, que permite ingresar al formato de diligenciamiento para esta informacin. Igualmente, en este formato la barra de herramientas muestra el botn Principales, que al accionarlo regresa a la pantalla anterior.

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Permite cargar los datos contenidos en un archivo XML al prevalidador. Cuando se da clic en este botn se presenta un cuadro de dilogo para ubicar y seleccionar el archivo XML que se desea cargar.

Una vez seleccionado el archivo, se da clic en el botn Abrir, presenta el siguiente mensaje:

Este mensaje indica las cantidad de registros principales que contiene el archivo XML y que por lo tanto son los que se van a cargar; antes de carga un archivo XML el formato del prevalidador ser limpiado por lo tanto si se desea adicionar informacin, es recomendable hacerlo despus de carga los datos. Sin embargo, despus de oprimir el botn Aceptar, mostrar el siguiente mensaje de advertencia:

Una vez acepte la advertencia, las hojas afectadas sern limpiadas y los datos del archivo XML sern cargados. Una vez terminado el proceso de cargue de la informacin, se mostrar el siguiente mensaje:

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Para versin Office 2007. La Barra de Herramientas propia del Prevalidador, se puede encontrar en la pestaa Complementos. El men se puede observar de la misma manera que en una versin anterior a Office 2007.

REA DE DILIGENCIAMIENTO Esta zona est destinada para incluir la informacin requerida en los diferentes formatos. Se diferencian tres tipos de celdas: a) la que permiten el ingreso de datos, que tienen fondo blanco; b) las de ttulo, que tienen fondo verde, y c) las celdas bloqueadas, de fondo gris.

El ingreso de la informacin debe cumplir con las condiciones de forma solicitadas, para evitar generar mensajes de error. Veamos un ejemplo: Si se colocan letras en un campo numrico o viceversa, el sistema indica que se ha cometido un error como lo muestra la siguiente pantalla.

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Es importante mencionar que ante esta eventualidad, el programa le permite continuar con el diligenciamiento de las dems celdas, pero si no corrige los errores presentados, no se podrn generar los archivos XML para su entrega oficial a la DIAN. CUADRO DE AYUDAS Y ERRORES Estos cuadros aparecen cuando se est diligenciando la informacin y tienen por objeto guiarlo en el adecuado diligenciamiento de la informacin. Cuadro de Ayudas Indica a manera de ttulo en el encabezado azul, el nombre de la columna que se est ingresando, igualmente menciona la longitud mxima de la casilla, su obligatoriedad, si tiene un rango de valores validos y en algunos casos presenta un texto descriptivo del campo.

Si la casilla tiene un rango de valores vlidos, se puede hacer doble clic u oprimir la tecla Control (ctrl) + la tecla L (minscula) sobre la misma para desplegar dicho listado y seleccionar un valor como se observa en la siguiente pantalla:

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Cuadro de errores Este cuadro aparece solamente en caso de que el registro actual tenga un error en alguna de sus casillas y lista todos los errores que presenta el registro.

Se proporciona all el nombre de la casilla seguido por los errores presentados en su diligenciamiento, este cuadro se actualiza cada vez que se cambia de registro o de casilla. La figura siguiente muestra un ejemplo:

GENERACIN DE ARCHIVOS XML Terminado el diligenciamiento de la informacin en el prevalidador de datos para presentacin de informacin por envo de archivos en los formatos correspondientes, se proceder a utilizar la opcin Genera XML. Si la informacin se encuentra correctamente diligenciada conforme las especificaciones tcnicas indicadas, se presentar la siguiente pantalla:

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Para continuar con el proceso deben diligenciarse los siguientes datos (Algunos de los datos el sistema los traer automticamente, pero es obligacin del usuarios verificar que la informacin sea la correcta). Ao de envo Concepto. Nmero de envo. Fecha de envo. Fecha inicial. Fecha final. Estos campos estn definidos en las especificaciones tcnicas de cada formato y deben diligenciarse de acuerdo a lo indicado en ellas. Adicionalmente debe indicarse la cantidad de registros que sern incluidos por archivo. Recuerde que mximo se deben incluir 5.000 registros por cada archivo. Debe tener presente que al lado derecho de la pantalla el programa indica el nombre de los archivos que se van a generar en este proceso, no olvide los nombres de estos archivos, ya que estos son los que debe presentar a la DIAN. El nombre de los archivos que forman parte de una misma solicitud est dado por las especificaciones tcnicas de todo formato #.xml, donde el smbolo # representa la numeracin secuencial de los archivos. Ej: si requiere enviar tres archivos como parte de una misma solicitud, el nombre de cada uno finaliza de la misma manera: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xml Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xml Dicha numeracin no debe contener saltos ni repeticiones. Recuerde que el prevalidador no calcula y no controla el nmero de los archivos, por tanto debe ser diligenciada directamente por los usuarios.
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Con el botn Generar XML, se inicia el proceso de generacin de los archivos. Finalizado el proceso se emite el mensaje que se muestra a continuacin.

Los archivos se generan en el directorio Salida, de la ubicacin seleccionada para la instalacin del programa.

Si el usuario desea validar los archivos XML creados en una aplicacin distinta al prevalidador puede hacerlo seleccionando el formato y el archivo a validar.

En caso de ser correcto, mostrar el siguiente mensaje.

Si al validar el archivo se encuentra algn error de forma, se presentar la siguiente pantalla con el listado de errores encontrados. Estos errores aparecern en ingls dado que para este proceso se utilizan los procedimientos estndar para XSD, los cuales estn en este idioma.

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Tenga en cuenta que esta validacin es de forma y no debe ser tomada como una validacin definitiva para la presentacin de los archivos a la DIAN. * Informacin tomada del manual del prevalidador de la DIAN*
7.3.

ENVIO D ELA INFORMACIN A LA DIAN

Para el envo de la informacin se debe ingresar al portal de la DIAN, coloque la siguiente direccin en su navegador: http://www.dian.gov.co/ Para ingresar al servicio de Presentacin de informacin por envo de archivos, debe hacer lo siguiente: 1. Ingrese al portal de la DIAN y seleccione la opcin Servicios Informticos Electrnicos 2. Haga clic sobre la opcin Verificar su sistema para firma 3. Haga clic sobre la opcin Habilitar cuenta 4. En caso que la DIAN le haya comunicado que le emitir un Certificado Digital, siga las instrucciones que se dan en la cartilla Mecanismo Digital, para que lo pueda descargar y activar. Adicionalmente, le indica cmo hacer uso de este mecanismo y otros temas de inters. 5. Para Iniciar Sesin, digite su organizacin, usuario y contrasea a. Si desea Ingresar a nombre de una Organizacin, seleccione en el desplegable el tem NIT y digite el NIT correspondiente SIN incluir el dgito de verificacin. b. Si desea ingresar a ttulo personal, escoja el tem A nombre propio. A partir de este momento podr realizar todos los pasos del proceso de presentacin de informacin.

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Salida del Muisca: Para terminar y salir correctamente del Muisca, haga lo siguiente: haga clic en el icono Cerrar Sesin que se encuentra en la parte inferior. Haga clic sobre la opcin Presentacin de Informacin por Envo de Archivos (en cualquiera de los dos mens): A continuacin escoja la opcin Colocar Archivos en su Bandeja de Entrada: Nota Si no tiene certificado digital (o si no lo ha activado), adems de Colocar los Archivos y Diligenciar la Solicitud de Envo, debe acudir a cualquiera de los puntos de Contacto de la DIAN, para realizar el trmite de Presentacin Presencial. A continuacin digite el cdigo y/o el nombre de los formatos que va a colocar y oprima el botn Buscar: Seleccione el formato y oprima el botn Continuar De esta manera, ingresa a colocar los archivos en su bandeja de entrada. Note que los datos de identificacin y los datos correspondientes al formato se cargan automticamente: Para colocar los archivos (XML) en la Bandeja de Entrada en la DIAN, siga los siguientes pasos: 1. Haga clic sobre el botn Examinar. Este le permite buscar en su computador el archivo XML que va a colocar. 2. Haga clic sobre el botn Firmar. Si usted tiene certificado digital emitido por la DIAN, este botn es visible y le permite firmar digitalmente cada uno de los archivos que coloque como se explica ms adelante. 3. Haga clic sobre el botn Colocar. Una vez haya localizado el archivo XML y una vez lo haya firmado (en caso que tenga certificado digital), haga clic sobre este botn para colocar ese archivo en la Bandeja de Entrada en la DIAN. Aplique estos pasos por cada archivo que coloque. Para firmar digitalmente un archivo, haga clic sobre el botn Firmar y con el botn Examinar localice el archivo que corresponde a su certificado y finalice haciendo clic sobre el botn Firma. Haga clic sobre el botn Contrasea con lo cual se despliega el teclado virtual. Utilice el ratn para colocar la contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn Aceptar.

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Recuerde que la contrasea es sensible a maysculas, es decir, las palabras HOLA y Hola son diferentes. Haga clic sobre el botn Aceptar para tomar la contrasea y finalice haciendo clic sobre el botn Firma. Una vez firmado digitalmente el archivo de datos, haga clic sobre el botn Colocar. Nota Si tiene certificado digital, deber firmar digitalmente CADA UNO DE LOS ARCHIVOS que coloque. Lista de Archivos colocados: Cada vez que coloque un archivo, el nombre de este aparece en la lista que se despliega en la parte inferior. Esta lista tiene un doble propsito: por un lado informarle qu archivos han sido colocados, y por el otro, permitirle retirar o remover archivos. En caso que desee quitar o remover un archivo, mrquelo haciendo clic sobre la casilla que se encuentra a la izquierda del nombre, y a continuacin haga clic sobre el botn Remover. Cuando un archivo es removido, desaparece tanto de la lista como de su Bandeja de Entrada en la DIAN. Si lo desea, podr colocar ese archivo nuevamente. Archivo de Firma. Cuando usted firma digitalmente un archivo y lo coloca en la Bandeja de Entrada, adicionalmente se coloca el archivo correspondiente a la firma tal como se muestra a continuacin: El archivo signDmuisca_xxxxxxxxxxxxxxxxxx..xml.xml no se debe eliminar a menos que tambin se elimine el respectivo archivo firmado. Condiciones de los archivos: Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: El nombre de los archivos que formen parte de una misma solicitud est dado por las especificaciones tcnicas de cada formato y deber finalizar con #.xml, donde el smbolo nmero representa la numeracin secuencial de los archivos. Ejemplo: Si requiere colocar tres archivos como parte de una misma solicitud, el nombre de cada uno finalizar de la siguiente manera asumiendo que es su primera colocacin de archivos: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx1.xml xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2.xml xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3.xml Dicha numeracin no deber contener saltos ni repeticiones.
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 Todos los archivos deben corresponder al formato (XML) solicitado. Cada archivo debe contener como mximo cinco mil registros (5.000). La informacin presentada debe atender los principios de oportunidad y calidad requeridos. Nmero de secuencia de archivos. Los archivos que hacen parte de un mismo envo, es decir, que responden al mismo requerimiento, deben finalizar con un nmero consecutivo que permite establecer correctamente cul es el primer archivo, cul el segundo, etc. Control de secuencia. El sistema Muisca controla que cada solicitud que diligencie comience con el nmero consecutivo que le corresponde. Siguiendo con el ejemplo anterior, si el segundo envo no comienza con el consecutivo 4, la solicitud no podr ser guardada. Una persona manejando varios nmeros de secuencia. Si usted es representante de la organizacin A y de la organizacin B, tenga en cuenta que cada una maneja su propio nmero de secuencia de archivos. El sistema MUISCA le ir indicando el nmero de secuencia correspondiente a la organizacin que haya seleccionado al momento de ingresar. El nmero de secuencia reinicia cada ao, es decir, al cambiar el ao calendario el nmero de secuencia de archivos debe iniciar nuevamente en uno (1). Diligenciar solicitud de envo: En este punto se explica cmo debe diligenciar la Solicitud de Envo de Archivos. Una vez haya colocado los archivos en la Bandeja de Entrada, haga clic sobre la opcin Diligenciar Solicitud de Envo de Archivos. Los datos de la seccin Informacin General son diligenciados automticamente por el sistema. Verifique que los datos que figuran estn correctos. De igual manera, aparecen diligenciados los campos relativos al formato de los archivos que va a colocar (nombre, cdigo, tipo de archivo y periodo informado), lo cual agiliza el servicio de presentacin de informacin. Diligencie los campos restantes de la siguiente manera: Cantidad de Archivos: Es el nmero de archivos que van a ser presentados con esta solicitud. Ao informado: Escriba el ao al que corresponde la informacin a presentar, debe ser un nmero de cuatro dgitos. Nombre del primer archivo: De todos los archivos que componen la presente solicitud, escriba el nombre completo del que tenga el nmero consecutivo ms bajo. Nmero de Registros: Es la sumatoria de todos los registros contenidos en los archivos presentados con esta solicitud. Nota
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Al diligenciar una nueva solicitud, en el Concepto aparece preseleccionado el tem Insercin / Nuevo, pero cuando se diligencie una solicitud de remplazo como se indica ms adelante, aparece preseleccionado el tem Remplazo. Presentar en la DIAN: La presentacin es el proceso mediante el cual se confirma la informacin registrada en la Solicitud de Envo de Archivos, bien sea por presentacin virtual (con certificado digital) o por presentacin presencial. Como resultado de este procedimiento, se inician los procesos de validacin y carga de los archivos respectivos, dando como resultado una comunicacin de resultados a travs de la Bandeja de Tareas del usuario o interesado. Nota Hay dos tipos de Presentacin: La Presencial (si no tiene certificado digital) y la Virtual (si tiene certificado digital). Presentacin Presencial (Personas sin certificado digital) Deben presentar presencialmente la informacin: Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes que deban entregar a la DIAN la informacin relacionada con la Resolucin 12689 de 2007, cuando no estn obligados a declarar virtualmente. Tambin los obligados a reportar NICAMENTE la informacin relacionada con el formato 1002 - Retenciones en la fuente practicadas-, a que hace referencia el artculo 5 de la Resolucin 12690 de 2007. Una vez diligenciada la solicitud como se explic en el punto anterior, haga clic sobre el botn Solicitar. De inmediato, aparecer este mensaje pidiendo confirmacin. Haga clic sobre el botn SI y guarde este archivo en su computador e imprmalo. Si usted no tiene firma amparada por certificado digital, se mostrar el siguiente mensaje con el nmero del documento correspondiente: Haga clic en el botn S para generar el documento en formato PDF. Este documento contiene informacin importante acerca de su solicitud y se puede imprimir. En este punto del proceso, tenga en cuenta lo siguiente: Usted ha diligenciado una solicitud de Envo de Archivos. El nmero de documento asignado es importante para poder finalizar su proceso. Antelo y gurdelo. Este documento no implica que haya cumplido con la obligacin de presentar la informacin.

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Nota Tanto el nmero del documento como la impresin del PDF, le sern de gran ayuda, cuando se acerque a un punto autorizado por la DIAN para presentar presencialmente su solicitud. Acercarse a un Punto de Contacto: Ahora debe acercarse a cualquiera de los puntos de Contacto DIAN, para que a travs de un funcionario se realicen los pasos finales del proceso de presentacin de informacin por Envo de Archivos. No olvide llevar el nmero del documento y/o la impresin del formulario que obtuvo en el punto anterior. Presentacin Virtual (Personas con certificado digital): Aplica nicamente cuando el usuario firm con certificado digital cada uno de los archivos colocados inicialmente. En este evento, la persona no requiere realizar el trmite de presentacin presencial pues este se realiza en forma automtica. En su lugar, cuando confirma que desea guardar la solicitud, se despliegan las siguientes imgenes: No genere el PDF ni cierre esta ventana hasta terminar el proceso de presentacin virtual. Esto con el fin que el PDF generado contenga la palabra PRESENTADO. En Firmar Documento, seleccione el archivo que corresponde a su certificado y haga clic sobre el botn Contrasea para desplegar el teclado virtual sobre el cual debe usar el ratn para marcar su contrasea. Colocados estos datos, haga clic sobre el botn Firmar. Como el documento ha sido firmado correctamente, haga clic sobre el botn Presentar Informacin y a continuacin puede descargar y salvar en su computador el acuse de recibo. Haga clic sobre el botn Guardar para salvar su acuse de recibo con lo cual se le pide la siguiente confirmacin. Este acuse de recibo es el soporte legal de su presentacin de informacin y la fecha del mismo ser la que se entienda para todos los fines legales. Adicionalmente, se entrega un nmero de asunto el cual le servir para realizar y el seguimiento a sus solicitudes. En caso que la informacin presentada con esta solicitud tenga error, se le crear una tarea relacionada con el asunto asignado para realizar la respectiva correccin. Todas las solicitudes o tareas relacionadas con esta solicitud inicial sern registradas en el asunto asignado para su seguimiento. Haga clic sobre el botn Guardar y slvelo en su computador. Este archivo es la constancia que usted tiene del trmite realizado. Mantenga una copia de seguridad preferiblemente fuera de su computador. En poco tiempo, la DIAN le comunicar el resultado tal como se explica en el punto siguiente.

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Nota Si tiene certificado digital, firme cada uno de los archivos que coloque y firme la Solicitud de Envo de archivos. El resto de los trmites se realizan en forma automtica por lo que solo debe estar pendiente de la comunicacin de resultados que se realiza a travs de su Bandeja de Tareas.

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8.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este trabajo nos sirvi para aprender a presentar la informacin exgena en los municipios y nos dio las pautas que se deben tener en cuenta para la realizacin del formato 1001. De la misma manera se establecieron las caractersticas que deben tener encuentra para la prevalidacin de la informacin en el sistema segn lo dispuesto por la DIAZ. Formulamos un marco terico concreto que se utilizo par tener una mejor base informativa sobre el tema para poder realizar el proyecto de investigacin, tomando informacin de primera mano directamente en la DIAN. As mismo comprendimos que la finalidad de la DIAN al obligar a presentar la informacin exgena a todos los entes, incluyendo a las entidades gubernamentales, es la de controlar la evasin de impuestos. El principal inters de desarrollar la investigacin estuvo en el deseo de actualizarnos y conocer algunas herramientas que en el futuro laboras nos sern de gran utilidad. De la misma manera estaremos atentos a nuevas disposiciones que se planteen para este tema con la conviccin de que ser un tema con e que ya nos encontramos familiarizados. Para actualizarse sobre informacin exgena se recomienda consultar los medios informativos que tiene la DIAN, las pginas Web especializadas en temas tributarios, asistir a capacitaciones y consultar los medios de comunicaciones que reporten estos temas.

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9. BIBLIOGRAFIA

ROMERO BECERRA, JOHN TAIRO; DAZ HOYOS LUIS ANIBAL; JULIO CSAR, ENCISO PREZ - Manual Empresarial de Informacin Tributaria para la DIAN ao Gravable 2011, pgs. 1 a 63. Publicaciones Organizacin Interamericana de Ciencias Econmicas. Manual de la DIAN Informacin Exgena, Tributaria Ao Gravable 2011 http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/prevalidadores.html http://www.dian.gov.co/descargas/cartillas/Dian-guiaEnvioDeArchivosDian-V104_250208.pdf

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